TOMA FÍSICA EVENT CENTER POINT

Objetivo

● Se planifica el inventario físico del almacén con el objetivo de determinar los

productos que hay en existencia
● Se prepara la información suministrada por el área de compras para la realización de
la toma de inventario
● Se organizará bodega según criterios de eficiencia
● El procedimiento inicia en la elaboración del programa anual de Inventarios y termina
en la elaboración del Informe Final de la toma física de inventario.
● Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de la
existencia de productos en el Almacén.
● Dirigir y coordinar el equipo de trabajo que opera en el Almacén, así como los
recursos bajo su responsabilidad.

Alcancé

Se realizará una toma física del inventario de alimentos que rotan según su época y
demanda (Estacional). Determinar el stock que se encuentra inventariado
Reportar oportuna y adecuadamente al área de Contabilidad, los resúmenes de los saldos,
movimientos y la documentación relacionada con las novedades del Almacén.

Recursos

FORMATOS

Comprobante de entrada al Almacén

documento que acredita el ingreso real del bien a la Entidad, como único soporte para el
movimiento de los registros en el Almacén y en Contabilidad. El comprobante de entrada se
elabora en el Almacén una vez recibidos los elementos adquiridos por la Entidad
registrando directamente en el aplicativo financiero dispuesto para el efecto, la siguiente
información básica:

● Número de orden en forma ascendente y continua

● Fecha
● Datos del proveedor
● Clase de Elementos: Devolutivos o de Consumo
● Cantidad de elementos adquiridos
● Descripción del elemento
● Valor Unitario
● Valor Total
Comprobante de Salida de Almacén

es el documento por medio del cual se identifica clara y detalladamente la salida física y real
de un bien .Debe elaborarse en forma simultánea a la entrega real y material de los mismos
con base en la solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada por el jefe de la
dependencia solicitante, y por quien esté autorizado, este formato debe contener lo
siguiente:

● Número de orden en forma ascendente y continua

● Fecha
● Destinatario
● Nombre del Jefe de la dependencia
● Clase de Elementos: devolutivos o de consumo
● Cantidad
● Descripción de los elementos
● Valor Unitario
● Valor Total
● Firma del Almacenista o quien haga las veces
● Firma del empleado que recibe

Formato de traslado de elementos devolutivos

Para su diligenciamiento, las personas interesadas deben reportar al almacén la decisión de

efectuar el traslado, para realizar los registros y legalización de los respectivos inventarios
en el proceso del traslado. Cuando se trate de equipos o muebles indispensables para el
desarrollo de las actividades de una dependencia, la novedad deberá contar con el visto
bueno del jefe inmediato.

Aplicativos de inventarios

Un software el cual permita la captura y registro de los diferentes movimientos que afectan
los inventarios, de conformidad con las entradas y salidas de los elementos devolutivos, de
consumo, compras por caja menor, reintegros, traslados y la cuantificación y calificación de
los inventarios de cada uno de los centros.

Preparación

1- Administración y finanzas dispondrá de la oportunidad en realizar la toma física de

inventario en general.

2- Administración y finanzas en función al plazo establecido fijará el cronograma de

inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa.
3- El Contador comunicará mediante una agenda dirigido al Dpto. de logística la ejecución
del inventario con indicación de la fecha, hora y lugar.

4- El jefe de Logística procederá a :

● Preparar los almacenes para la toma de inventario poniendo especial énfasis en el

orden y limpieza.

● Designará al personal que deberá atender al equipo de inventario.

● Adoptará las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la
realización eficiente del inventario.

5-El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación gestionada sobre los

inventarios a realizarse:

● El nombramiento de los jefes de equipo por almacén así como la conformación de

los grupos para el proceso de inventario.

● Asignará el personal de inventario y la hoja de Instrucciones para la Toma de

Inventario

● Entregará al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario

● Coordinará con el Dpto. de logística la movilidad y la entrega de útiles de

inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

6-Dpto. de Contabilidad cursará con la anticipación pertinente, una agenda de

nombramiento y notificación a los jefes de equipo con la finalidad de que estos se
encuentren listos para efectuar la labor requerida.

7-El jefe de equipo verificará que el proceso mecanizado de información del almacén a su
cargo, se encuentre debidamente al día , lo que permitirá verificar la existencia de los ítems
de almacén según registros.

8-El Contador y los jefes de equipo se reunirá con el personal que efectuará la toma de
inventario y explicará los mecanismos, procedimientos y demás instrucciones necesarias
para efectuar la labor debiendo descargar las dudas que pudiera tener el equipo de
inventario. En esta reunión previa se designará los grupos de trabajo así como la estrategia
y forma de efectuar la labor en el almacén indicado. Se entregará asimismo el material de
trabajo necesario para la labor de campo a realizar.

Ejecución

Ejecución para toma física

Se realizará el día 29 de abril del 2020 a las 8 am de la mañana con objeto a proceder a
realizar toma física del inventario ante el jefe de inventario el cual dará el valor inventariado
hasta ese momento con las notas de ingreso y salida de mercancía.
El jefe del almacén y su equipo solo intervendrán en caso de saber la ubicación de los
productos y en caso aclarar algunos aspectos.
Una vez el corte documentario se realice el equipo inventariador procederá a realizar el
conteo de los productos
El jefe de inventario recibirá las hojas del conteo para que esté las centralice dentro del
listado del inventario original.
Debe verificar
● Cantidad inventariada
● Reconteo si hay diferencia en presencia del jefe de bodega y el jefe de inventario
● Terminada la labor deber suscribir en los listados el jefe del almacén y el jefe
inventariador realizando un resumen de los faltantes y sobrantes
● Al finalizar el documento del inventario físico el equipo inventariador debe entregar el
material de trabajo al contador general para que esté sea archivado.

Documentos de apoyo

https://www.entrepreneur.com/article/262417

https://repository.ucc.edu.co/bitstream/20.500.12494/11242/1/2019_plan_negocio_comercial
izadora.pdf

https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/VS/PP/ENT/manual-imple
mentacion-puntos-distribucion-frutas-y-verduras.pdf

https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=http://www.ipes.gov.co/images/info
rmes/SDE/Mapa_de_Procesos/proceso_de_Recursos_Fisicos/2020/Pr_066_Toma_Fisica_
De_Inventarios_De_Bienes_Muebles_E_Inmuebles.pdf.pdf&ved=2ahUKEwi8w_aygYnpAh
Wnm-AKHSkSCxsQFjAEegQIBBAB&usg=AOvVaw3yd07RDJnqUnHLVQJWBgwg

https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/Planeacion/SGI/Documentos%20Infra
estructura%20Fisica/Documentos/GINF-M-001%20MANUAL%20ADMINISTRATIVO1.pdf