Manual de Normas y Procedimientos de Centros de Acopio PDF

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE CENTROS DE ACOPIO

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

CAC-MNP001 Pág.
Versión Tercera
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS FECHA DE ELABORACION
CENTROS DE ACOPIO DIA MES AÑO
29 12 2009

ELABORADO POR: REVISADO Y CONFORMADO POR:

UNIDAD ORGANIZATIVA: Gerencia de Tecnología de la Información y UNIDAD ORGANIZATIVA: Vicepresidencia de Operaciones e Inspección
Comunicaciones/Unidad de Organización y Sistemas
NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS:
FIRMA : FECHA: FIRMA: FECHA:
APROBADO POR:
JUNTA DIRECTIVA: FIRMA:
SESIÓN EXTRAORDINARIA . Nº 26 RESOLUCION; 04 FECHA:04/01/2010

CAC-MNP001 Pág.
Versión Tercera
29 12 2009

CAC-MNP001 Pág.
Versión Tercera
29 12 2009
INDICE
Contenido Pág.
I. Aspectos Generales 1
II. Objetivo Especifico 2
III. Alcance 3
IV. Base Legal 4
V. Glosario 5
VI. Normas Generales 9
VII. Normas Especificas 11
1. De la Entrega del Centro de Acopio 11
2. Del Contenido del Acta de Entrega de Centro de Acopio 11
3. De la Recepción de Mercancía 12
4. Del Control de Inventarios 14
5. Reglas a Seguir para la Realización del Inventario Físico 15
6. De la Transferencia de Mercancía 16
7. De la Solvencia del Cliente en Centros de Acopio 17
8. De la Venta de Mercancía y Gestión de Cobranza 18
9. De la Anulación de Facturas/Notas de Entrega 19
10. Del Despacho de los Programas Especiales 20
VIII. Procedimientos
1. Entrega de Centro de Acopio
21
2. Recepción de Mercancía
22
3. Transferencia de Mercancía
24
4. Control de Inventario
26
5. Solvencia del Cliente en Centros de Acopio
27
6. Venta de Mercancía
29
IX. Formularios e Instructivos 32
X. Anexos 71

CAC-MNP001 Pág. 1
Versión Tercera
29 12 2009
I. ASPECTOS GENERALES
Las normas y procedimientos establecidos en este documento estarán sujetos al control

previo por parte de las dependencias organizativas involucradas y al control posterior
como responsabilidad de Auditoría Interna.
Toda modificación o sustitución que requiera el presente documento, deberá tramitarse a

través de la Gerencia de Tecnología de la Información y Comunicaciones – Unidad de
Organización y Sistemas, quién una vez estudiado el caso se someterá aprobación y
realizará los cambios oportunos, emitidos por las dependencias correspondientes, lo que
facilitará el mantener actualizados los procedimientos de la Organización en el transcurso
del tiempo.
Este procedimiento pertenece a Mercal C. A. y forma parte de un archivo disponible en la

Oficina de Tecnología de la Información y Comunicaciones - Unidad de Organización y
Sistemas, para la distribución de copias a las dependencias organizativas que así lo
requieran y es responsable de recopilar, editar y distribuir el manual.
El presente manual entrará en vigencia a partir de su aprobación por parte de Junta

Directiva de Mercal C.A., como su implantación correspondiente.

CAC-MNP001 Pág. 2
Versión Tercera
29 12 2009
II. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, acciones y normativas a seguir para el suministro de

mercancía, control de inventario, venta y distribución de productos hacia los Mercal Tipo I,
Tipo II, Mercalitos y cualquier otro ente de distribución social.

CAC-MNP001 Pág. 3
Versión Tercera
29 12 2009
III. ALCANCE
Sede Central
− Vicepresidencia de Operaciones e Inspecciones
− Gerencia de Compras
− Gerencia de Administración
− Gerencia de Finanzas
− Gerencia de Logística
− Gerencia de Control de Calidad
− Gerencia de Desarrollo Social
− Gerencia de Programas Especiales
− Gerencia de Seguridad Integral
− Consultoría Jurídica
Coordinación Estadal
− Centros de Acopio

CAC-MNP001 Pág. 4
Versión Tercera
29 12 2009
IV. BASE LEGAL
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, con la Enmienda Nº 1 aprobada por

el Pueblo Soberano, mediante Referendo Constitucional, a los quince días del mes de
febrero de dos mil nueve, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 5.908 Extraordinaria, de fecha 19 de febrero de 2.009.
Ley de Protección al Consumidor y al Usuario publicada en Gaceta Oficial Nº 37.930 del

04/05/2004.
Decreto Nº 4948. Gaceta Oficial 38.552 del 30/10/2006 mediante el cual se dispone que
los productos alimenticios de la cesta básica subsidiados por el Estado, a través de la
Sociedad Mercantil La Corporación de Abastecimientos y Servicios Agrícolas, S. A. (La
Casa S. A.), serán comercializados única y exclusivamente por la Red de Distribución de
Mercado de Alimentos, C. A. (Mercal, C. A. )
Resolución Nº 320 del 28 /12/ 1999 emitida el SENIAT por la cual se dictan la
Disposiciones Relacionadas con la Impresión y Emisión de Facturas y otros documentos.
Publicada en Gaceta Oficial Nº 36.859 del 29/12/ 1999
Resolución Nº 01-00-247 del 04/11/2005, emanada de la Contraloría General de la

República. Publicada en Gaceta Oficial Nº 38.311 del 10/11/2005.
Normas de buenas prácticas de fabricación, almacenamiento y transporte de alimentos

para consumo humano (Resolución N° SG-457-96 N° 36.061 de fecha 07 de Noviembre de
1996 ).
Normas venezolanas COVENIN.
Normas del CODEX ALIMENTARIUS.

CAC-MNP001 Pág. 5
Versión Tercera
29 12 2009
V. GLOSARIO
Para efectos del presente manual se definen los siguientes términos:
ACCIDENTE Es todo suceso imprevisto y no deseado que interrumpe o

interfiere el desarrollo normal de una actividad y origina una o
más de las siguientes consecuencias: lesiones personales,
daños materiales y/o pérdidas económicas.
ACCIDENTE DE
TRABAJO Es toda lesión funcional o corporal, permanente o temporal,
inmediata o posterior, o la muerte, resultante de la acción
violenta de una fuerza exterior que pueda ser determinada o
sobrevenida en el curso del trabajo por el hecho o con ocasión
del trabajo, será igualmente considerado como accidente de
trabajo, toda lesión interna determinada por un esfuerzo
violento, sobrevenida en las mismas circunstancias.
CENTRO DE
ACOPIO Son establecimientos de almacenamiento, distribución y
ventas al mayor de alimentos, geográficamente están
distribuidos estratégicamente, a fin de facilitar el proceso de
abastecimiento por parte de los proveedores así como la
distribución a los puntos de ventas al detal (Mercal y
Supermercales).
DETERIORO Productos alimenticios que presentan condiciones no aptas

para el consumo humano: vencimiento, contaminación,
descomposición etcétera.
ESTIBA Colocación ordenada de los productos en el interior del

almacén de modo que, aprovechando al máximo el volumen
de éste, se permita la adecuada distribución y circulación de
personas, cargas y la inspección de los mismos.
EQUIPO DE
TRABAJO Es una integración armónica de funciones y actividades
desarrolladas por diferentes personas.
Para su implementación requiere que las responsabilidades
sean compartidas por sus miembros, necesita que las
actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada y
requiere que los programas que se planifiquen en equipo
apunten a un objetivo común.

CAC-MNP001 Pág. 6
Versión Tercera
29 12 2009
FALTANTES Cantidad de mercancía o producto ausente en el inventario,

según conteo físico cotejado contra lo reflejado en el sistema
o tarjeta de estiba.
FORMULARIO Es una herramienta metodológica de trabajo, que permite

agilizar los procesos, minimizando los tiempos de ejecución
de alguna tarea, pueden ser manuales o electrónicos y, son
asociados a procedimientos.
HIGIENE INDUSTRIAL Es la ciencia y el arte dedicados al conocimiento, evaluación

u control de aquellos factores ambientales o tensiones
emanadas o provocadas por o con motivo del trabajo y que
puede ocasionar enfermedades, afectar la salud y el
bienestar, o crear algún malestar significativo entre los
trabajadores o los ciudadanos de la comunidad.
INCIDENTE Es todo suceso improvisto y no deseado que interrumpe o

interfiere el desarrollo normal de una actividad sin
consecuencias adicionales.
MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS Es un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, información, métodos e instrucciones sobre las
normas y los procedimientos de una unidad organizativa,
para la mejor ejecución del trabajo.
MERMA Es la pérdida de peso que experimentan los productos

alimenticios durante el tratamiento frigorífico recibido
previamente a su almacenamiento y a lo largo de éste.
MERMA
NATURAL La empresa establecerá los índices por productos, teniendo
en cuenta aquellos que disminuyen su peso o su volumen,
debido a condiciones físico químicas.
MERCAL
MERCAL TIPO I Los Mercal Tipo I, son puntos de venta al detal, los cuales
presentan dos variantes de acuerdo a sus dimensiones:
Módulo Administración Directa (154 m2) y Módulo Ampliado
(274 m2).
MERCAL
MERCAL TIPO II Son puntos de venta al detal administrados por Mercal C.A.
(Mercal de Administración Directa) ó por entes privados bajo
la modalidad de franquicia (Mercal de Administración
Indirecta)

CAC-MNP001 Pág. 7
Versión Tercera
29 12 2009
MERCALITOS
( BODEGAS
ASOCIADAS)
Comercializan productos de Mercal, con la estructura de
ventas al detal más arraigada en la población venezolana: la
tradicional “Bodega Popular”.
MERCAL MÁXIMA
PROTECCIÓN (CASAS
DE ALIMENTACIÓN) Consiste en un programa totalmente gratuito, previa
preparación de alimentos en casas de familias para ser
distribuidos a personas de extrema pobreza en un tiempo
prudencial.
PALETAS Consiste en una plataforma portátil sobre la cual colocan los

artículos por unidades de carga, con el fin de facilitar el
manejo por equipos de traslado de mercancía (ejemplo el
montacargas). Las paletas se hacen de madera, plásticos,
metal o de una combinación de estos materiales.
PEPS Iniciales de la norma aplicada a la rotación de productos

alimenticios en condiciones de almacenamiento. Primero, en
entrar, primero en salir.
PVPS Iniciales de la norma aplicada a la rotación de productos

alimenticios en condiciones de almacenamiento. Primero que
vence, primero que sale.
RED MERCAL Se refiere a la red de almacenamiento, distribución y ventas de

Mercal, C.A., está constituida por locales para el
almacenamiento y distribución de productos (Centros de
Acopio) y por establecimientos para la venta del detal, como:
Mercal, Mercal Tipo I, Mercal Mercal Tipo II, Mercalitos y
Mercalitos Móviles.
RIESGO Es la probabilidad de ocurrencia de un accidente/incidente de

trabajo o de una enfermedad profesional.
ROTURAS Productos alimenticios y no alimenticios que en sus empaques

presentan perforaciones, ranuras, huecos, hendiduras,
etcétera.

CAC-MNP001 Pág. 8
Versión Tercera
29 12 2009
SEGURIDAD
INDUSTRIAL Es el conjunto de principios, leyes, criterios y normas
formuladas cuyo objetivo es el de controlar el riego de
accidentes y daños, tanto a las personas como a los equipos y
materiales que intervienen en el desarrollo de toda actividad
productiva.
SUPLEMENTO
NUTRICIONAL Consiste en un programa totalmente gratuito, a través del cual
se hace entrega de un suplemento alimentario a sectores de
extrema pobreza en un tiempo prudencial.
SOBRANTES Cantidad de mercancía o producto excedente en el inventario

según conteo físico.
SISTEMA Es el sistema de información automatizado integrado

multiusuario que deben utilizar los Centros de Acopio para su
proceso administrativo.
TARJETA DE ESTIBA Es la etiqueta que refleja la información respectiva de los

productos de la estiba (producto, presentación, cantidad, etc.)
generalmente está colocada en el extremo visible de la estiba.

CAC-MNP001 Pág. 9
Versión Tercera
29 12 2009
VI. NORMAS GENERALES
1. El Personal del Centro de Acopio debe cumplir con el horario establecido por la Junta
Directiva de Mercal, C.A. y cualquier otro que se establezca en casos especiales.
2. La Facturación Manual en los Centros de Acopio será autorizada únicamente por el
Presidente o el Responsable de su cargo que el delegue y será gestionada a través de
solicitud por parte del Coordinador Regional.
3. Asumirá la responsabilidad jurídica, penal y administrativa todo aquel personal que
realice facturación manual sin la autorización del Presidente de Mercal.
4. El arqueo de Inventario de mercancía debe efectuarse solo por el personal
autorizado y con competencia para el cumplimiento de esta función, en aquellos
casos en que la comunidad a través de los Consejos Comunales solicite la
participación en dicho proceso, se admitirá una representación de los mismos en
calidad de observadores.
5. Queda terminantemente prohibido la permanencia de personas extrañas dentro de las
instalaciones del Centro de Acopio y en especial en el área de almacenamiento fuera
del horario de atención al público.
6. Las tertulias y diálogos extensos que no se relacionen con las operaciones propias del
Centro de Acopio en el horario de trabajo no serán permitidas.
7. En los casos de incidente producido por transacciones fraudulentas debe aplicarse las
normativas de los Lineamientos Generales para el Trámite de Casos de Daños o
Perjuicios para el Patrimonio de la Empresa.
8. Todo faltante de mercancía será reportado a la Coordinación Estadal para iniciar las
averiguaciones pertinentes.
9. Todo el personal del Centro de Acopio debe poseer el Certificado de Salud vigente
otorgado por el Ministerio del Poder Popular para la Salud colocados en un lugar
visible (cartelera).
10. El personal de almacén está obligado a utilizar los equipos de higiene y seguridad
necesarios para la ejecución de sus actividades.
11. Todo el personal del Centro de Acopio debe mantener su higiene personal durante la
jornada laboral.
12. El personal del Centro de Acopio debe abstenerse de ingerir bebidas y alimentos
durante la jornada laboral, así como fumar e ingerir bebidas alcohólicas en las
instalaciones.
13. El Jefe de Centro de Acopio es responsable de velar por el mantenimiento y buen
estado de las instalaciones físicas, mobiliario, equipos de oficina, de computación y
sus periféricos y sancionar aquellos empleados que incumplan con esta norma.
14. El Jefe de Centro de Acopio, debe velar por el local y toda la mercancía existente, a
su vez mantener en su poder las llaves de las cerraduras y/o candados del Centro de
Acopio en cuestión.
15. El Jefe de Almacén es responsable por la custodia de la mercancía existente en los
almacenes.
16. Está prohibido hacer uso de los productos de Mercal para satisfacer necesidades
propias de los trabajadores del Centro de Acopio.
17. Está prohibido fumar en todas las áreas del Centro de Acopio.
18. Está prohibido esputar en las zonas de manipulación, almacenamiento y despacho de
alimentos.

CAC-MNP001 Pág. 10
Versión Tercera
29 12 2009
19. El personal del Centro de Acopio en coordinación con el Jefe del Almacén, deberá
informar por escrito al Analista de Higiene y Seguridad Industrial de la Coordinación,
las condiciones y comportamientos peligrosos en el sitio de trabajo, así como las
sugerencias que consideren pertinentes.
20. El Jefe del Centro de Acopio es responsable por reportar de manera inmediata al
analista de Higiene y Seguridad Industrial de la Coordinación, los accidentes ocurridos
en el área de trabajo.
21. El Jefe del Centro de Acopio velará por el cumplimiento de las instrucciones,
advertencias y enseñanzas que se imparten en materia de Seguridad Industrial.
22. Es de carácter obligatorio para todo el personal respetar las señales de prohibición,
prevención y precaución colocadas en los puntos de distribución.
23. El Jefe del Centro de Acopio es responsable por la asistencia del personal a las
charlas y cursos que se impartan con carácter de obligatoriedad, en materia de
Higiene y Seguridad Industrial.
24. El manejo del montacargas será realizado de manera exclusiva por el personal
debidamente entrenado para esta actividad.
25. Queda terminantemente prohibido transportar pasajeros en el montacargas.
26. Cada trabajador del Centro de Acopio es responsable de mantener limpia y ordenada
su zona de trabajo, así como su equipo personal, sus prendas de trabajo sus
materiales y herramientas.
27. El incumplimiento de las normas aquí descritas son consideradas como causales de
despido.
28. El uso del uniforme y carnet de identificación son de carácter obligatorio mientras se
permanezca en las Instalaciones del Centro de Acopio.
29. Los Centros de Acopio, deben estar plenamente identificados con su placa y código
respectivo, logo de Mercal y los colores institucionales, amarillo, azul y rojo, además
la misión de Mercal debe estar publicada, la lista de los precios de los productos y
toda aquella información necesaria para el usuario en una cartelera colocada en un
lugar visible.
30. Adicionalmente debe tener una cartelera informativa actualizada donde se debe
publicar:
− Planificación de abastecimiento enviada por la Gerencia de Logística.
− Programación de Despacho enviada por la Corporación de Abastecimiento y
Servicios Agrícolas (CASA).
− Horario de Trabajo
− Información de interés para todos los trabajadores del Centro de Acopio.

CAC-MNP001 Pág. 11
Versión Tercera
29 12 2009
VII. NORMAS ESPECÍFICAS
1. DE LA ENTREGA DEL CENTRO DE ACOPIO

1. El Coordinador Estadal es el responsable de realizar la entrega formal del punto
de distribución de Mercal al Jefe de Centro de Acopio, mediante Acta de Entrega
en cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución Nº 01-00-247 de fecha
04/11/2005 emitida por la Contraloría General de la República que establecen las
Normas para regular la entrega de los Órganos y Entidades de la Administración
Pública y sus respectivas Oficinas o Dependencias.
2. En el caso de cambio de Jefe de Centro de Acopio el Jefe de Centro de Acopio
Saliente deberá entregar el Centro de Acopio mediante Acta de Entrega como se
señala en la norma anterior.
3. De existir diferencias de inventario en el proceso de entrega el Jefe de Centro de
Acopio Saliente deberá entregar todos los soportes de la misma al Jefe de Centro
de Acopio entrante o en su defecto al que asuma la encargaduría.
4. El Jefe de Centro de Acopio Saliente tendrá un periodo de hasta quince (15) días
para este procedimiento.
2. DEL CONTENIDO DEL ACTA DE ENTREGA DE CENTRO DE ACOPIO

1. El Acta de entrega deberá contener lo siguiente:
1.1 Lugar y fecha de la suscripción del acta.
1.2 Identificación del órgano, entidad o dependencia que se entrega.
1.3 Identificación de quien entrega y quien recibe.
1.4 Motivo de la entrega y su fundamentación legal.
1.5 Relación de los anexos que acompañan.
1.5.1 Cuentas Bancarias que maneja
1.5.2 Dejar sin efecto en bancos la firma del funcionario saliente.
1.5.3 Vehículos asignados o bienes de la empresa.
1.5.4 Fondo de Caja Chica
1.5.5 Teléfonos asignados.
1.5.6 Fondos de Infraestructura o de compras regionales si maneja.
1.5.7 Verificación de sus rendiciones.
1.5.8 Deudas contraídas con proveedores, contratos o convenios.
1.5.9 Cuentas por Cobrar.
1.5.10 Estados bancarios, conciliaciones, saldos a la fecha.
1.5.11 Plantilla de personal con indicación de reposos, vacaciones,
permisos y otros.
1.5.12 Registro de proveedores.
1.5.13 Listado de comprobantes de gastos.
1.5.14 Cheques emitidos pendientes al cobro.
1.6 Suscripción del acta por parte de quien entrega y de quien recibe.
1.7 Anexos del Acta se debe acompañar de lo siguiente:
1.7.1 Estado de Cuentas que refleja la situación presupuestaria,
financiera y patrimonial de ser aplicable.
1.7.2 Mención del número de cargos existentes, con señalamiento si son
empleados u obreros, fijos, contratados.
1.7.3 Inventario de los bienes muebles e inmuebles.
CAC-MNP001 Pág. 12
Versión Tercera
29 12 2009
1.7.4 Situación de la ejecución del Plan Operativo anual de conformidad

con los objetivos y metas propuestas.
1.7.5 Índice general del archivo
1.7.6 Cualquier otra información o documentación que se considere
necesaria.
2. El Acta de Entrega y sus anexos se elaborarán en original y tres copias

certificadas, una vez suscrita el acta se remitirá de la manera siguiente:
2.1 Se archivará el acta original una en el despacho de la máxima autoridad
jerárquica de la Oficina.
2.2 Copia certificada para el empleado que recibe.
2.3 Copia certificada para el empleado saliente
2.4 Copia certificada para Auditoría Interna.
3. La entrega de las actas se realizará dentro de cinco (5) días hábiles siguientes a
la fecha de la suscripción del acta.
4. La verificación del acta de entrega, le corresponderá a la unidad de Auditoría
Interna la cual verificará la sinceridad y exactitud del acta, los resultados de la
revisión se entregarán dentro de los (90) días siguientes de la recepción del acta
y sus anexos, notificando a las partes, involucradas de las observaciones si
existiere.
5. El funcionario que recibe el órgano u oficina con posteridad a la entrega tenga
observaciones, las informará por escrito al órgano de control fiscal, competente
dentro de los ciento veinte (120) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción
de acuerdo con lo establecido en la Gaceta Oficial Nº 38.311 de Noviembre
2005.
6. En caso que la parte saliente no suscribiere el acta de entrega, la parte entrante
levantará informe que luego remitirá a la unidad de Auditoria Interna.
3. DE LA RECEPCION DE MERCANCÍA
1. El Jefe de Almacén, debe certificar en presencia del Transportista que los bultos,
paquetes o cajas estén debidamente precintados y a su vez que el número del
precinto sea el mismo que esté reflejado en el formulario “Nota de Entrega”,
para fines de control.
2. El Analista de Control de Calidad, debe realizar un muestreo de los productos
recibidos, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Gerencia de Control
de Calidad.
3. El Jefe de Almacén, debe constatar la presencia física de la mercancía en las
condiciones establecidas en el formulario “Nota de Entrega” (Proveedor), a las
puertas del almacén para dar inicio al proceso de recepción de la misma.
4. El Jefe de Almacén, junto con el Almacenista, deben realizar un segundo conteo
de la mercancía y hasta un tercero, si no coincide con la cantidad de mercancía
acordada en el formulario “Nota de entrega” (o cualquier otro documento de
entrega de mercancía del Proveedor a Mercal), y si persiste la diferencia,
procede a llenar el formulario “Reclamo” y realizar las observaciones pertinentes
en la Nota de Entrega, así como, estampar firma y sello del Centro de Acopio.

CAC-MNP001 Pág. 13
Versión Tercera
29 12 2009
5. El Auxiliar de Almacén será responsable de actualizar las tarjetas de estiba

garantizará la salida de mercancía por fecha de vencimiento, ubicación de los
productos en el almacén y actualiza y da reporte diario de los inventarios.
6. El Jefe de Centro de Acopio / Asistente Administrativo, es el responsable de
recibir y conformar mediante firma la mercancía nacional o regional del
Proveedor a través del formulario “Nota de Entrega” o cualquier otro documento
de entrega de mercancía que tenga el Proveedor.
7. Toda mercancía que presente inconformidad en cuanto a cantidad (superior a la
solicitada) debe ser devuelta al proveedor inmediatamente.
8. Toda mercancía que presente inconformidad en cuanto a calidad debe ser
devuelta al proveedor inmediatamente.
9. El Almacenista debe realizar un conteo a ciegas de la mercancía y llenar el
Formulario de “Recepción de Mercancía” manualmente.
10. El Jefe del Almacén, debe autorizar el almacenamiento de los productos
recibidos, previa verificación del físico con la Nota de Entrega.
11. El Asistente Administrativo, debe registrar la información del Formulario
“Recepción de Mercancía” en el sistema destinado para tal fin, realizando las
observaciones pertinentes siendo el caso.
12. En los casos que el proveedor no posea Nota de Entrega la recepción de
mercancía, debe estar sustentada por el formato “Declaración Jurada”.
13. El Jefe de Centro de Acopio, debe elaborar el Resumen Diario de Informes de
Recepción de Mercancías, (emitidas por el sistema o realizadas manualmente) y
enviar al área de Administración de la Coordinación Estadal, para realizar los
registros contables pertinentes.

CAC-MNP001 Pág. 14
Versión Tercera
29 12 2009
4. DEL CONTROL DE INVENTARIOS

1. El Jefe de Centro de Acopio, debe coordinar semanalmente la realización del
conteo físico de la mercancía existente y cuadrarlo contra el Resumen de
Inventario de Mercancía.
2. El Jefe de Centro de Acopio, debe garantizar las condiciones materiales mínimas
indispensables para la ejecución de los conteos físicos en los almacenes.
3. Para realizar el conteo físico de la mercancía, el Jefe de Centro de Acopio debe
suspender el movimiento de entradas y salidas de mercancía, a partir del momento
en que se inicie su ejecución.
4. En el caso de que el conteo físico deba interrumpirse, el Jefe de Centro de Acopio
junto con el Jefe de Almacén, deben identificar los Lotes que contengan la
mercancía.
5. El Jefe de Almacén de los Centros de Acopio, debe garantizar que la mercancía
tenga su correspondiente Tarjeta de Estiba, la cual reflejará el control de las
unidades físicas almacenadas.
6. La Tarjeta de Estiba, debe permanecer junto a la mercancía o en un lugar cercano
a éstas.
7. El Jefe de Centro de Acopio, debe administrar el inventario del Centro de Acopio a
través del sistema automatizado implementado por Mercal, C. A. Por ninguna razón
deberá llevarse en otros medios alternos dicha información.
8. Los conteos físicos de la mercancía para la venta, se deben realizar en todos los
Centros de Acopio con una frecuencia semanal siguiendo los lineamientos emitidos
por las Gerencias de Logística y Administración de la Sede Central.
9. El conteo físico de la mercancía para la venta, no se debe considerar finalizado
hasta lograr la coincidencia en los resultados de los conteos.
10.En los casos de discrepancias en el doble conteo, el Jefe de Almacén debe ejecutar
un tercer conteo, cuyo resultado se registrará en el sistema destinado para control
de inventarios o en su defecto manual.
11.Debe efectuarse el conteo físico de la mercancía de productos no aptos para la
venta y almacenarlos en el lugar destinado para los mismos.
12.El Jefe de Centro de Acopio, debe elaborar el “Resumen Mensual de Productos” y
enviarlo a la Coordinación Estadal, área Logística.
13.El Jefe del Centro de Acopio debe monitorear y garantizar el inventario suficiente
de productos para los programas especiales según los menús o tablas autorizadas
por FUNDAPROAL.
14.El Jefe del Centro de Acopio y/o Asistente Administrativo debe reportar a la
jefatura de programas especiales el inventario destinado a los programas
especiales, así como las fallas detectadas.
15.El incumplimiento de estas disposiciones son causales de despido.

CAC-MNP001 Pág. 15
Versión Tercera
29 12 2009
5. REGLAS A SEGUIR PARA LA REALIZACION DEL INVENTARIO FISICO

1. Cerrar el punto de distribución mientras dure el trabajo, no puede haber
movimientos de mercancías de ningún tipo.
2. Organizar y agrupar la mercancía.
3. Todos los rubros deben tener la Tarjeta de Estiba actualizada y cuadrada con el
auxiliar de inventario.
4. El Jefe del Centro de Acopio y el responsable del almacén deben participar
directamente, y firmar el resultado del inventario.
5. El conteo debe ser realizado utilizando la forma “Tarjeta de Conteo Físico”
6. La mercancía que se reciba durante el inventario, se incorporará posterior a la
toma de inventario físico, con vistas a no interferir en los resultados.
7. El área contable de la Coordinación Estadal debe cuadrar mensualmente los
resultados del inventario físico, y remitir los resultados a la sede central, con las
posibles diferencias y su investigación.
8. El área contable debe mantener su control actualizado de entradas y salidas de
cada almacén, cuadrando estos saldos diariamente por cada centro de costo.
9. En caso de detectarse diferencias en las existencias entre almacén y contabilidad,
debe notificarse por escrito a la Comisión de Inventarios a fin de que se inicien los
procesos pertinentes para la regularización de esta situación, y proceder a la
rectificación en el libro auxiliar de inventario y en las tarjetas de estiba.

CAC-MNP001 Pág. 16
Versión Tercera
29 12 2009
6. DE LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA
1. La Mercancía enviada hacia los Mercal y otros Centros de Acopio, se consideran
transferencias, por lo que se formalizará dicha entrega a través del reporte
“Transferencias Módulo o Centro de Acopio”.
2. El Jefe de Almacén, debe verificar que el reporte “Transferencias Módulo o Centro
de Acopio” esté debidamente firmado y sellado por el Jefe de Centro de Acopio,
para girar instrucciones al Almacenista del despacho.
3. El Jefe del Centro de Acopio/Módulo receptor debe verificar que la mercancía
recibida corresponda con el documento “Transferencia de Salida Módulo o Centro
de Acopio”.
4. El Asistente Administrativo debe emitir el reporte “Recepción de Mercancía” el cual
debe ser firmado en conformidad por el Jefe/Asistente Administrativo.
5. El transportista debe llevar una copia del reporte “Recepción de Mercancía” al
Centro de Acopio emisor de la transferencia de mercancía.
6. El Asistente Administrativo del Centro de Acopio emisor de la transferencia debe
archivar por fecha, los documentos “Transferencia Módulo o Centro de Acopio” con
el reporte “Recepción de Mercancía” para dar conformidad al procedimiento.
7. El Jefe del Centro de Acopio que requiera una transferencia de mercancía debe
solicitarla por escrito al Coordinador Estadal.
8. Las transferencias entre Centros de Acopio deben contar con la conformidad del
representante de abastecimiento en la Coordinación en cuanto a rubros y
cantidades requeridas.
9. El representante de abastecimiento en la Coordinación Estadal deberá llevar un
registro de las transferencias entre Centros de Acopio ordenadas por fechas y
clasificadas por Centro de Acopio solicitante.
10. El Jefe de Centro de Acopio debe emitir el reporte “Transferencias Módulo o
Centro de Acopio”, valorado a precio de costo.
11. El Jefe de Centro de Acopio, debe generar el “Resumen Diario de Transferencias
de Salida” y enviarlo a la Coordinación Estadal previamente firmado.
12. Para el transporte de mercancía, se deben respetar las capacidades de carga que
se establecen a continuación:
Capacidad de
Capacidad de Carga Capacidad de Carga
Tipo de Vehiculo Carga de
Mínima de Peso Máxima de Peso
Volumen
350 16m3 3000kg 3500kg
600 25m3 4500kg 6000kg
750/700 30m3 7000 7500kg
8000 45m3 7000 8000
Gandola 103m3 28000kg

CAC-MNP001 Pág. 17
Versión Tercera
29 12 2009
7. DE LA SOLVENCIA DEL CLIENTE EN CENTROS DE ACOPIO

1. Será responsabilidad del Jefe del Centro de Acopio mantener en custodia y
resguardo el original del Expediente Cliente, así como enviar a la Coordinación
Estadal la copia fiel del mismo.
2. Será responsabilidad del Asistente de Centro de Acopio verificar que el depósito
por concepto de pago de deudas consultando las cuentas bancarias de mercal via
web contra los Boucher entregados por los clientes antes de registrar los mismos
en el Sistema.
3. Será responsabilidad del Facturador en el Centro de Acopio, cargar en el sistema
logístico los pagos realizados por los clientes por concepto de Letras de Cambio o
Facturas.
4. Será responsabilidad del Facturador en el Centro de Acopio mantener actualizado
el sistema logístico en cuanto a las cuentas por cobrar de cada cliente.
5. Será responsabilidad del Facturador en el Centro de Acopio verificar en el sistema
logístico que el cliente esté solvente para así realizar el proceso de Facturación y
Despacho de Productos.
6. El Analista de Cuentas por Cobrar de la Coordinación Estadal, deberá realizar
seguimiento y control a las cuentas por cobrar de cada cliente, así como mantener
la data actualizada en el sistema administrativo.
7. El Analista de Cuentas por Cobrar de la Coordinación Estadal, será responsable de
entregar al Contador del Estado las copias fieles de los Expedientes (conformados
por depósitos bancarios, comprobantes punto de ventas, factura y reporte de giros
pagados del cliente) que han sido procesados en el sistema administrativo.
8. Será responsabilidad del Contador del Estado realizar los asientos contables de los
pagos efectuados por los clientes.
9. Será responsabilidad del Contador del Estado realizar la custodia y resguardo de
las copias fiel de los Expedientes de cada cliente.

CAC-MNP001 Pág. 18
Versión Tercera
29 12 2009
8. DE LA VENTA DE MERCANCÍA Y GESTIÓN DE COBRANZA

1. El Facturador será responsable de exigir al cliente (Mercalitos, Mercal Tipo II y
Supermercales) la copia del depósito bancario antes de emitir la nueva facturación
por la venta de mercancía del día.
2. El Facturador será responsable de verificar que el monto depositado corresponda
con el monto de la factura vencida, que los datos del depósito estén troquelados y
que el monto reflejado en los Boucher concuerde con el ingreso registrado en el
Estado de Cuenta consultado vía web, de lo contrario no se procederá a la venta,
sin excepción.
3. El Facturador, debe realizar el cierre de las operaciones al finalizar la jornada
laboral, en caso que existan varios turnos, el Facturador del turno anterior debe
entregar al próximo el corte de los movimientos procesados durante su jornada.
4. El facturador debe entregar al Jefe del Centro de Acopio/Asistente Administrativo
los soportes físicos que avalen el cierre de las operaciones diarias.
5. El Jefe de Centro de Acopio / Asistente Administrativo, debe firmar el formato
“Factura” como responsable de la mercancía vendida.
6. El Facturador, al momento de recibir el depósito bancario del cliente debe firmar y
colocar el sello de cancelado en la “Factura - Vencida” en señal de conformidad del
pago realizado y cargar al sistema automatizado la deducción de la deuda del
cliente.
7. El Jefe de Centro de Acopio, debe generar por el sistema el “Resumen de Ventas
Diarias” o en su defecto elaborar el registro del Libro de Ventas Diarias (ver anexo)
registrado de forma manual y enviarlo mensualmente la Coordinación Estadal.
8. El Jefe de Centro de Acopio, debe administrar las cuentas por cobrar de sus
clientes, a través del sistema automatizado implementado por Mercal, C. A. Por
ninguna razón deberá llevarse en otros medios alternos dicha información.
9. La Gerencia de Finanzas informará los números de cuentas bancarias donde deben
ser realizados los depósitos productos de las ventas de productos nacionales y
regionales.
10. El facturador deberá indicar al cliente el número de cuenta en que deberá depositar
el monto correspondiente a la venta de los productos regionales o nacionales.
11. El Jefe de Centro de Acopio, debe generar la “Relación Diaria de Depósitos” y enviar
a la Coordinación Estadal anexando las copias de los depósitos bancarios
respectivos.
12. El no cumplimiento de estas disposiciones son causales de despido.

CAC-MNP001 Pág. 19
Versión Tercera
29 12 2009
9. DE LA ANULACION DE FACTURAS/NOTAS DE ENTREGA

1. Son causas de anulación de una factura o nota de entrega las siguientes:
− Error en los montos facturados
− Error en las cantidades facturadas
− Error en el beneficiario
− Error en el producto
− Problemas de impresión
2. Al momento de producirse un error en la facturación, el facturador procederá con la

anulación de la misma, para ello inutilizará la factura o nota de entrega colocando
el sello “ANULADO” en el original y todas las copias del documento.
3. Diariamente el facturador al final de la jornada laboral, entregará al Asistente
Administrativo la totalidad de las facturas o notas de entrega anuladas
conjuntamente con el cierre de operaciones.
4. El Asistente Administrativo del Centro de Acopio, es responsable de generar el
reporte “RESUMEN DE FACTURAS ANULADAS/NOTAS DE ENTREGA” diariamente y
verificar contra los físicos de las facturas o notas de entrega que todas estén
relacionadas y con los juegos completos.

CAC-MNP001 Pág. 20
Versión Tercera
29 12 2009
10. DEL DESPACHO DE LOS PROGRAMAS ESPECIALES

1. Los programas especiales a despachar por el Centro de Acopio, funciona a través de
dos modalidades, que se describen a continuación:
− Casas de Alimentación
− Suplemento Nutricional
2. Los despachos de los programas especiales, deben efectuarse a través de una Nota
de Entrega y resumen de notas de entrega, que se genera por el sistema, o en su
defecto debe elaborarse de forma manual.
3. Los despachos se efectuarán de acuerdo a la planificación realizada por la Gerencia
de Programas Especiales.
4. Las notas de entrega de los programas especiales y servicio de transporte se
realizará, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Gerencia de Programas
Especiales.
5. Cuando se trate de notas de entrega manual, el documento debe ser elaborado sin
tachadura ni enmendadura, y debe estar vinculado por la cantidad total de rubros
entregados de acuerdo a los programas especiales despachados.
6. Las facturas o notas de entrega del proveedor por concepto de programas
especiales, deben ser verificadas contra los originales de las notas de entrega de los
despachos generadas por el sistema.
7. Las notas de entrega recibidas del transportista, deben venir debidamente firmada y
selladas por el responsable de la casa de alimentación y en el caso del suplemento
nutricional debe estar firmada y sellada por el representante de FundaProal.
8. La facturación por concepto de servicio de transporte entregado por el transportista,
deben ser verificadas con el Resumen de Notas de Entrega, generados por el
sistema.
9. El facturador y el asistente administrativo son responsables respectivamente de la
elaboración de la Notas de Entrega Mercal Máxima Protección y de la relación de las
mismas según los despachos efectuados en los períodos correspondientes.
10. El Jefe del Centro de Acopio es responsable del envío semanal de las Notas de
Entrega original y la relación de las mismas en formato físico y digital a la Jefatura
de los Programas Especiales en el Estado.

CAC-MNP001 Pág. 21
Versión Tercera
29 12 2009
VIII. PROCEDIMIENTOS
1. ENTREGA DEL CENTRO DE ACOPIO

COORDINADOR ESTADAL (Cuando es inauguración)/ JEFE DE CENTRO
DE ACOPIO SALIENTE (Cuando es cambio de Jefe de Centro de Acopio)
1. Prepara Acta de Entrega en original y tres (3) copias certificadas de acuerdo con
lo establecido en el capítulo 2 “Normas Específicas” de este manual, y en
cumplimiento con la Resolución Nº 01-00-247 emitida por la Contraloría General
de la República.
2. Entrega y asigna las instalaciones físicas, mobiliario, equipos e inventario de
mercancía al Jefe del Centro de Acopio Entrante (O quien asuma la encargaduría
y en última opción al Coordinador Regional el “Acta de entrega y soportes de
existir diferencia en los inventarios”.
JEFE DEL CENTRO DE ACOPIO (Entrante)

3. Verifica cada uno de los renglones señalados en el Acta de Entrega.
3.1 No está conforme: Realiza observaciones del acta de entrega a través de un
informe que es remitido a la máxima autoridad y la Unidad de Auditoría
Interna, para lo cual tendrá un lapso de ciento (120) días
3.1.1. Devuelve acta original y dos copias al Coordinador Estadal. Archiva
por fecha copia certificada del Acta.
3.2. Está conforme : Firma y sella el Acta.
3.2.1. Devuelve Acta original y dos copias al Coordinador Estadal. Archiva
por fecha copia certificada del Acta.
COORDINADOR ESTADAL
4. Archiva por fecha Acta original. Remite una (1) copia para Auditoría Interna y
otra para el empleado saliente.
5. En caso de diferencias en la entrega, informa por escrito a las unidades
organizativas involucradas.

CAC-MNP001 Pág. 22
Versión Tercera
29 12 2009
2. RECEPCION DE MERCANCIA
JEFE DEL ALMACEN
1. Verifica el número de nota de entrega que sea igual al número de precinto del
transporte, cantidades, presentación del producto packing list.
JEFE DE CENTRO DE ACOPIO

2. Verifica que el pedido está asignado y planificado para el establecimiento que
recibe a través de la GUÍA SADA y el sistema Logístico de CASA.
JEFE DEL ALMACEN

3. Recibe la mercancía del proveedor junto con la Nota de Entrega.
4. Descarga, verifica conjuntamente con el analista de control de calidad cada uno
de los rubros, cantidad, calidad (mercancía contaminada, mojada, con colores u
olores no característicos), presentación y contenido.
5. Registra las observaciones pertinentes al pie de la página de la Nota de Entrega
en cuanto a cantidad, presentación y contenido.
6. Firma la Nota de Entrega, y la remite al Asistente Administrativo para que realice
la carga en el sistema automatizado mientras el Analista de Control de Calidad
Verifica la mercancía.
ANALISTA DE CONTROL DE CALIDAD

7. ¿La mercancía cumple con las especificaciones de calidad?
SI: Certifica mediante su firma en la Nota de Entrega la calidad de los
productos.
8. NO: Informa al Jefe de Almacén y al Jefe del Centro de Acopio para la
devolución.
6.1. Registra observaciones en la Nota de Entrega, conjuntamente con el Jefe del
Almacén. Devuelve la mercancía
6.2. Prepara informe especificando los motivos de la devolución en original y
copia.
6.3. Entrega informe original en la Coordinación Estadal. Solicita firma en la copia
y entrega al Jefe del Centro de Acopio.
JEFE DEL CENTRO DE ACOPIO

6.4 Recibe copia del acta firmada. Archiva por fecha para su control.
JEFE DEL ALMACEN

9. Instruye al auxiliar de almacén para la recepción y ubicación de la mercancía.
AUXILIAR DE ALMACEN
10. Efectúa la recepción de los productos mediante el formato Recepción de
Mercancía en original y copia.
11. Dirige el almacenamiento adecuado, ubicación de la mercancía, actualización de
las tarjetas de estiba, organización de las tarjetas de estiba, organización,
actualización y control del registro de fechas al vencimiento; además despacha,
chequea, clasifica, decepciona, mide y pesa la mercancía.
12. Entrega formato “Recepción de Mercancía” al Jefe del Almacén.

CAC-MNP001 Pág. 23
Versión Tercera
29 12 2009
JEFE DEL ALMACEN

13. Compara Nota de Entrega contra el formato Recepción de Mercancía.
14. Estando conforme: Remite la Nota de Entrega al Asistente Administrativo para su
registro en el sistema automatizado.
15. No estando conforme: Detecta conjuntamente con el auxiliar de almacén las
diferencias. Realiza las observaciones pertinentes. Entrega la Nota de Entrega
al Asistente Administrativo para su registro en el sistema automatizado.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
16. Recepciona la mercancía en el sistema automatizado (En caso de no haber
energía eléctrica o sistema automatizado, recepciona en forma manual en
formato autorizado y numerado. Cuando venga la energía o funcione
nuevamente el sistema automatizado ingresa en el sistema las recepciones
manuales realizadas durante la contingencia). Prepara el formato “Reclamo” en
caso de diferencias en contra.
17. Genera a través del sistema automatizado el reporte “Resumen de Mercancía”.
18. Entrega al Jefe del Centro de Acopio el reporte “Recepción de Mercancía”
conjuntamente con las Notas de Entrega y el formato “Reclamo” si es el caso.
19. Entrega la nota de recepción al proveedor junto con la nota de entrega firmada y
sellada por el Jefe del Centro de Acopio.

20. Verifica los documentos recibidos, coloca su firma en señal de conformidad, o
realiza las observaciones pertinentes al Asistente Administrativo para su ajuste.
21. Envía a la Coordinación Estadal la Recepción de Mercancía, las Notas de
Entrega, y Reclamos conjuntamente con el Informe de Recepción generado por
el sistema automatizado, para su registro contable y demás procedimientos
aplicables en la Coordinación Estadal.

CAC-MNP001 Pág. 24
Versión Tercera
29 12 2009
3. TRANSFERENCIA DE MERCANCIA
1. Elabora programación de despacho a los Mercal en función de las existencias y
las metas de ventas.
2. Entrega al Asistente Administrativo para su ejecución.
3. Totaliza las cantidades a despachar a los Mercal. Entrega programación de
despacho al facturador.
FACTURADOR
4. Registra en el sistema automatizado la transferencia de mercancía.
5. Genera mediante el sistema automatizado el Reporte “Transferencia a Módulo o
Centro de Acopio” según sea el caso y “Control de Transportista” en original y
dos copias.
6. Entrega al Asistente Administrativo para su verificación y conformidad mediante
firma.
7. Verifica en función de la programación.
7.1. Está conforme: Firma y sella el formato “Transferencia a Módulo o Centro
de Acopio” y “Control de Transportista” en original y dos copias. Remite al
Jefe del Almacén.
7.2. No está conforme: Realiza las observaciones y devuelve al facturador para
su anulación en el sistema y nuevo registro del despacho.
JEFE DE ALMACEN
8. Recibe Transferencia y Control de Transportista en original y dos copias. verifica
firma del Asistente Administrativo y sello.
9. Gira instrucciones al auxiliar de almacén para que prepare el despacho de la
mercancía.
AUXILIAR DE ALMACEN
10. Prepara el despacho. Informa al Jefe de Almacén.
JEFE DE ALMACEN
11. Chequea cada uno de los rubros antes de ordenar la carga en el camión de la
mercancía:
11.1. Está conforme: Ordena la carga en el camión. Solicita firma del
transportista en los reportes “Transferencia a Módulo o Centro de
Acopio” y “Control de Transportista”. Entrega original y copia de los
documentos. Archiva por fecha la 2da. Copia para su control.
11.2. No está conforme: Genera las instrucciones pertinentes al auxiliar de
almacén. Reinicia el procedimiento en el paso 10.

CAC-MNP001 Pág. 25
Versión Tercera
29 12 2009
TRANSPORTISTA
12. Recibe los reportes “Transferencia a Módulo o Centro de Acopio” y “Control de
Transportista” en original y copia.
13. Entrega en el módulo o centro de acopio la mercancía junto con los documentos
mencionados en el punto anterior.
14. Solicita firma y sello en el original del reporte “Transferencia a Módulo o Centro
de Acopio” y Control de Transportista”.
15. Solicita copia del formato “Recepción de Mercancía” sellado y firmado por el Jefe
del Módulo o Centro de Acopio.
16. Entrega los documentos mencionados en el punto anterior en el Centro de
Acopio emisor para efectos de conformidad de entrega.
17. Archiva cronológicamente la transferencia a Mercal o Centro de Acopio y control
de transportista conjuntamente con la Recepción de Mercancía del
módulo/supermercal o centro de acopio que recibió la mercancía.

CAC-MNP001 Pág. 26
Versión Tercera
29 12 2009
4. CONTROL DE INVENTARIO
1. Genera el reporte por el sistema automatizado “Inventario del Centro de Acopio”.
2. Gira instrucciones al Jefe de Almacén para la toma de inventario físico.
JEFE DEL ALMACEN

3. Realiza doble conteo físico y clasifica cada rubro de alimentos junto con los
auxiliares de almacén. Registra los resultados en las Tarjetas de Inventario Físico
y luego consolida en la Hoja de Inventario Físico.
4. Entrega resultados al Jefe del Centro de Acopio.

5. Compara la información del reporte Inventario del Centro de Acopio versus la
Hoja de Inventario Físico.
5.1. Inventario cuadrado: Archiva por fecha los reportes de inventario.
5.2. Inventario no cuadrado: Solicita al jefe de almacén un nuevo conteo a fin
de detectar las diferencias.
JEFE DEL ALMACEN

6. Realiza un tercer conteo anota los resultados en la hoja de inventario físico.
7. Entrega resultados al Jefe del Centro de Acopio.

8. Analiza resultados. Si persiste la diferencia: Agota los mecanismos hasta detectar
el motivo de las diferencias en inventario.
9. Solicita por escrito al Coordinador Estadal el ajuste al inventario especificando los
motivos del mismo. Se inicia procedimiento para el ajuste inventario de acuerdo
con el “Instructivo para ajustes de inventarios por mermas, roturas, deterioro,
faltantes y sobrantes de mercancías”.

CAC-MNP001 Pág. 27
Versión Tercera
29 12 2009
5. SOLVENCIA DEL CLIENTE EN CENTROS DE ACOPIO

FACTURADOR
1. Recibe del cliente:
- Depósitos bancarios (pago de giros).
- Comprobante punto de venta (pago de giros).
- Depósitos bancarios (pago de factura).
- Comprobante punto de venta (pago de factura).
2. Entrega los Depósitos bancarios al Asistente al Centro de Acopio.
ASISTENTE DE CENTRO DE ACOPIO

3. Recibe los Depósitos bancarios y verifica que estos estén reflejados en las cuentas
bancarias consultando a través de internet.
4. Entrega Depósitos bancarios al Facturador indicando si existe irregularidad en
alguno de ellos en función de que estos no sean registrados como pagos.
FACTURADOR
5. Recibe Depósitos bancarios
5.1 De existir irregularidad en alguno de ellos regresa al cliente informando que
existe irregularidad en lo que se refleja en el depósito contra lo reportado en
la consulta de las cuentas de Mercal.
5.2 De no existir irregularidad continúa con el paso nº 6.
6. Verifica el tipo de documento a pagar

6.1 En caso de Giros,
- Verifica los depósitos
- Carga en el sistema logístico el depósito bancario y/o comprobante punto
de venta.
- Actualiza el sistema logístico y genera reporte de giros cancelados del
cliente. (Ir al paso Nº 7).
6.2 En caso de Facturas,

- Carga en el sistema logístico el depósito bancario y/o comprobante punto
de venta.
- Entrega original de la factura con sello de pagado.
- Actualiza el sistema logístico.
7. Realiza consulta del cliente en el sistema logístico para verificar su solvencia.

7.1 En caso de no estar solvente, no realiza nueva facturación. (Fin del
proceso).
7.2 En caso de estar solvente,
- Realiza nueva facturación al cliente (Ver proceso Nº 7 Venta de
Mercancía).
- Reproduce copia de los documentos mencionados en el punto Nº 1 y del
reporte de giros pagados del Cliente.

CAC-MNP001 Pág. 28
Versión Tercera
29 12 2009
- Organiza Expediente Cliente en original y copia con los siguientes

documentos: depósito bancario, comprobante punto de venta, factura
cancelada y reporte de giros cancelados.
- Archiva original del Expediente Cliente.
- Envía copia fiel del Expediente Cliente al Analista de Cuentas por Cobrar
del Estado.
ANALISTA DE CUENTAS POR COBRAR DE LA COORDINACIÓN ESTADAL

8. Recibe del Facturador del Centro de Acopio copia fiel del Expediente Cliente.
9. Verifica en el sistema logístico los pagos del cliente.
9.1 En caso de no estar conforme, realiza las observaciones e informa al
Facturador del Centro de Acopio para su corrección.
9.2 En caso de estar conforme,
- Actualiza las cuentas por cobrar del cliente y emite reporte.
- Anexa reporte al Expediente Cliente.
- Remite copia fiel del Expediente Cliente al Contador del Estado.
CONTADOR DEL ESTADO

10.Recibe del Analista de Cuentas por Cobrar copia fiel del Expediente Cliente.
11.Realiza asientos contables correspondientes y archiva la copia fiel del Expediente

para control Interno.

CAC-MNP001 Pág. 29
Versión Tercera
29 12 2009
6. VENTA DE MERCANCÍA
FACTURADOR
1. Atiende al representante del Mercalito, Mercal tipo II o Supermercal indirecto, le
indica los rubros disponibles y las cantidades máximas a despachar.
2. Procesa la solicitud en el sistema automatizado. Genera factura en original y 2
copias.

3. Indica al representante del Mercalito el monto a pagar y las opciones de pago:
contado, crédito. (porcentajes de crédito y lapso de tiempo), números de cuenta
y entidades bancarias.
FACTURADOR
4. Pago de contado o a crédito. Solicita firma y sello al Jefe del Centro de
Acopio/Asistente Administrativo en la factura original y 2 copias.
JEFE DEL CENTRO DE ACOPIO/ ASISTENTE ADMINISTRATIVO

5. Chequea que la cantidad de mercancía por rubro indicado no exceda el máximo
permitido.
6. Estando conforme: firma y sella. Devuelve al facturador para su despacho.
7. No estando conforme: devuelve al facturador original y 2 copias de la factura
con las indicaciones pertinentes para la anulación de la misma y su nueva
emisión.
FACTURADOR
8. Verifica firma y sello en señal de conformidad. Si está conforme y el pago es de
contado:
8.1 Entrega copia de la factura al cliente y le Informa que se dirija a la oficina
bancaria correspondiente para efectuar el depósito. Conserva en archivo
temporal por fecha original y copia de la factura hasta recibir el pago.
9. Si está conforme y el pago es a crédito:
9.1 Entrega copia de la factura al cliente y le Informa que se dirija a la oficina
bancaria correspondiente para efectuar el depósito por el porcentaje
establecido. Conserva en archivo temporal por fecha original y copia de la
factura hasta recibir el pago.
10. Entrega copia de la factura al Jefe del Almacén para su despacho.
11. Entrega copia de la factura al representante del Mercalito, módulo tipo II o
Supermercal indirecto y le indica que se dirija al almacén.
12. Archiva por fecha original de la factura. Continúa con el procedimiento “Venta a
Crédito”
13. No está conforme: Anula factura en el sistema automatizado, coloca sello
anulado al físico y mantiene en archivo temporal por correlativo hasta su relación
al final de las operaciones. Genera nueva factura en original y 2 copias. Reinicia
procedimiento en el paso 5.
JEFE DEL ALMACEN

14. Verifica firma del Jefe del Centro de Acopio/ Asistente Administrativo y sello.
CAC-MNP001 Pág. 30
Versión Tercera
29 12 2009
15. Gira instrucciones al auxiliar de almacén para que prepare el despacho y lo

coloque a puerta del almacén.
16. Chequea cada uno de los productos versus la factura con el representante del
mercalito, módulo tipo II o supermercal indirecto. Ambos firman la factura, le
indica al representante que cargue la mercancía a su transporte.
17. Entrega factura firmada al facturador.
FACTURADOR
18. Archiva temporalmente por fecha hasta el cierre de las operaciones.
19. Recibe del representante del mercalito, módulo tipo II o superpercal indirecto,
original de la planilla de depósito, procesada y sellada por el banco respectivo.
20. Extrae del archivo temporal el original de la factura, verifica que el monto
depositado se corresponda con el total factura.
21. Si el pago contra la factura está conforme: Procesa pago por el sistema
automatizado. Genera documento “Recibo de Pago” por el sistema automatizado
en original y dos copias.
22.1. Coloca sello y firma al original y dos copias del documento “Recibo de
Pago”. Coloca sello cancelado al original y dos copias de la factura.
22.2. Entrega “factura” original y “recibo de pago” original al representante del
mercalito, módulo tipo II o supermercal indirecto.
22.3. Entrega copia de la factura al Jefe de Almacén para su despacho.
22.4. Conserva copia de la factura en archivo temporal por fecha hasta el cierre
de las operaciones diarias.
22.5. Indica al representante del mercalito, módulo tipo II o supermercal
indirecto que se dirija al almacén para el retiro de la mercancía. Reinicia
procedimiento en el paso 14 y culmina en el punto 18.
22. Si el pago no corresponde con la factura no está conforme con el pago: Verifica
faltante o sobrante?
23.1. Faltante: Procesa pago en el sistema automatizado. El sistema
almacena el monto faltante como parte de la deuda.
23.2. Sobrante: Procesa pago en el sistema automatizado y genera nota de
crédito al cliente. Reinicia procedimiento en el punto 21.
23. Al finalizar las operaciones del día: extrae del archivo temporal:
− Facturas firmadas por el jefe de almacén y representante del mercalito,
módulo tipo II o supermercal indirecto.
− Facturas anuladas.
− Recibos de pagos
− Depósitos
24. Genera mediante el sistema automatizado los siguientes reportes: “Resumen de
Ventas Diarias”, Informe de Cuentas por cobrar a clientes, Relación de facturas
anuladas, Relación de depósitos.
25. Chequea los resultados de los reportes contra los documentos físicos.
26.1. Si los resultados de las operaciones se corresponden: Entrega todos los
documentos al Jefe del Centro de Acopio/Asistente Administrativo.
26.2. Si los resultados de las operaciones no se corresponden: Revisa hasta
detectar las diferencias y realizar los ajustes pertinentes.
26.3. Entrega todos los documentos al Jefe del Centro de Acopio.
CAC-MNP001 Pág. 31
Versión Tercera
29 12 2009

26. Verifica el cuadre de las operaciones. Relaciona mediante memorando y remite
los originales de los documentos soportes de las operaciones conjuntamente con
los reportes generados por el sistema automatizado a la Coordinación Estadal.
27. Archiva las copias de acuerdo con la siguiente clasificación:
Expediente del cliente por orden alfabético.
− Facturas canceladas por correlativo y fecha en el expediente del cliente.
− Facturas a crédito por correlativo y fecha en el expediente del cliente.
− Recepción de pagos por correlativo y fecha en el expediente del cliente.
− Copia de depósitos por fecha en el expediente del cliente.
− Facturas anuladas por correlativo y fecha.
− Memorando de entrega por fecha conjuntamente con copia de los reportes
generados por el sistema automatizado.

CAC-MNP001 Pág. 32
Versión Tercera
29 12 2009
IX. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

DE LLENADO

CAC-MNP001 Pág. 33
Versión Tercera
29 12 2009
FORMULARIOS MANUALES:
Estos formularios deben ser elaborados, esté o no funcionando el sistema

automatizado
• RECLAMO
• TARJETA DE ESTIBA
• TARJETA DE CONTROL DE DESPERDICIOS
• TARJETA DE CONTEO FISICO
• HOJA DE INVENTARIO FÍSICO
FORMULARIOS DE CONTINGENCIA:
Estos formularios deben ser elaborados cuando el sistema automatizado no

funcione, cabe destacar que el sistema automatizado arroja cada uno de
estos reportes. (Ver anexos)
• RECEPCIÓN DE MERCANCIA
• AJUSTES DE INVENTARIO
• TRANSFERENCIA DE SALIDA
• CONTROL DE TRANSPORTISTA
• RELACIÓN DIARIA DE DEPÓSITOS
• CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES
• INFORME SEMANAL DE CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES
• RESUMEN DIARIO DE INFORMES DE RECEPCIÓN
• RESUMEN DE VENTAS DIARIAS
• RESUMEN DIARIO DE TRANSFERENCIAS DE SALIDA
• RESUMEN MENSUAL POR PRODUCTOS
• NOTA DE ENTREGA
• AUXILIAR DE INVENTARIO POR PRODUCTOS

FORMULARIO DE CONTINGENCIA
Fecha
RECEPCIÓN DIA MES AÑO
DE MERCANCIA
Nº
Nombre: Código:
MÓDULO TIPO I TIPO II SUPERMERCALES CENTRO DE ACOPIO
DATOS DEL PROVEEDOR

Proveedor: Código: Documento de Nº de Control: Fecha de factura: Importe (Incluye IVA):
Entrega Nº:
DETALLE DEL PRODUCTO

CODIGO DESCRIPCION PRESENTACION U.M. PRECIO CANTIDAD RECIBIDA IMPORTE I.V.A.
SUB TOTAL
IMPORTE TOTAL
OBSERVACIONES:
RECIBIDO POR CHEQUEADO POR JEFE
NOMBRE , APELLIDO Y FIRMA NOMBRE , APELLIDO Y FIRMA NOMBRE , APELLIDO Y FIRMA

CAC-MNP001 Pág. 35
Versión Tercera
29 12 2009
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO

“RECEPCION DE MERCANCIA”
OBJETIVO:
Es un documento para relacionar los productos nacionales y/o regionales recibidos de los proveedores.
PRESENTACION: Original y 1 copia.

DISTRIBUCION: Original a Módulo o Centro de Acopio, 1ra. Copia Coordinador Estadal.
TAMAÑO: Carta.
FRECUENCIA: Cada vez que se reciba productos nacionales o regionales de los proveedores en el Centro de
Acopio o transferencias de otros Centros de Acopio.
CAMPO DESCRIPCION
Fecha: Coloque el día, mes y año en que se está recibiendo la mercancía.
Número: Coloque el número correlativo de la recepción de mercancía.
Módulo, Tipo I, Tipo II, Centro Marque con una equis (x) si la mercancía se está recibiendo en un Módulo Tipo I, Tipo II, o
de Acopio: Centro de Acopio.
Nombre: Coloque el nombre del Módulo Tipo I, Tipo II o Centro de Acopio.
Código: Coloque el código que corresponde al Módulo Tipo I, Tipo II o Centro de Acopio.
Proveedor: Coloque el nombre del Proveedor. En el caso de transferencias colocar el nombre del Centro
de Acopio emisor.
Código: Coloque el código que identifica al Proveedor respectivo.
Documento de Entrega Nº: Coloque el número que identifica al documento de entrega, Ej.: Nota de Entrega o
transferencia de mercancía.
Nº de Control: Coloque el número de control del Transportista.
Fecha de Factura: Coloque el día, mes y año correspondiente a la factura o transferencia de mercancía.
Importe (Incluye IVA): Coloque el importe con el IVA incluido.
Código: Coloque el código que corresponde al producto que está detallando en el form. Recepción de
Mercancía.
Descripción: Coloque el detalle, nombre completo del producto que está recibiendo.
Presentación: Escriba el tipo de presentación del producto, por Ej.: saco, bolsa, caja.
U.M.: Coloque la unidad de medida del producto que está relacionando, por Ej.: Kg.
Precio: Coloque el precio de venta al público.
Cantidad Recibida: Coloque la cantidad recibida del producto que está relacionando.
Importe: Coloque el precio de venta al público por la cantidad del producto.
I.V.A.: Coloque el impuesto al valor agregado del producto que está relacionando.
Sub Total: Coloque el total de la columna de importe y de la columna de IVA.
Importe Total: Escriba la sumatoria que se obtiene del subtotal del importe más el subtotal de la columna
IVA.
Observaciones: Cualquier nota o comentario adicional que desee agregar, con respecto a la recepción de
mercancía.
Recibido por Nombre, apellido y firma de la persona que está recibiendo la mercancía, Almacenista.
Chequeado por Nombre, apellido y firma de la persona que está chequeando la recepción de mercancía, Jefe
de Almacén.
Jefe Nombre, apellido y firma del Jefe de Centro de Acopio/Asistente Administrativo.

FORMULARIO MANUAL
Fecha
DIA MES AÑO
RECLAMO
Nº
Nombre: Código:
MÓDULO TIPO I TIPO II SUPERMERCALES CENTRO DE ACOPIO
DATOS DEL PROVEEDOR / EMPAQUETADOR DOCUMENTO DE ENTREGA RECEPCION DE MERCANCIA

Nombre: Código: Fecha: Número: Fecha: Número:
Certificado Nº: Transportista:

DATOS DEL PRODUCTO RECIBIDO ENTREGADO DIFERENCIA (SOBRANTE) DIFERENCIA (FALTANTE)
CODIGO DESCRIPCION PRESENTACION U.M. PRECIO CANTIDAD IMPORTE CANTIDAD IMPORTE CANTIDAD IMPORTE CANTIDAD IMPORTE
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR APROBADO POR
NOMBRE, APELLIDO, FIRMA Y SELLO

NOMBRE, APELLIDO, FIRMA Y SELLO

CAC-MNP001 Pág. 37
Versión Tercera
29 12 2009

“RECLAMO”
OBJETIVO:
Formalizar las reclamaciones a los proveedores, al existir discrepancias de lo recibido con lo enviado, incluyendo aspectos relativos
a la calidad de los productos.
PRESENTACION: Original y 2 copias.

DISTRIBUCION: Original al Proveedor, 1ra. Copia al Coordinador Estadal y 2da. Copia al Centro de Acopio.
TAMAÑO: Carta.
FRECUENCIA: Cada vez que los Centros de Acopio reciban mercancía de los proveedores O TRANSFERENCIAS
DE OTROS Centros de Acopio y presenten discrepancias, tales como: faltantes, sobrantes, falta
de calidad de las mercancía, etc.
CAMPO DESCRIPCION
Fecha: Coloque el día, mes y año en que se está realizando el reclamo de la mercancía.
Número: Coloque el número correlativo del reclamo.
Módulo, Tipo I, Tipo II, Marque con una equis (x) si el reclamo de mercancía corresponde a un Módulo Tipo I, Tipo II,
Superpercales Centro de Superpercal o Centro de Acopio.
Acopio:
Nombre: Coloque el nombre del Módulo Tipo I, Tipo II o Centro de Acopio, donde se está realizando el
reclamo.
Código: Coloque el código que corresponde al Módulo Tipo I, Tipo II o Centro de Acopio.
DATOS DEL PROVEEDOR / EMPAQUETADOR
Nombre: Nombre del Proveedor al cual se le está efectuando el reclamo o nombre del Centro de Acopio
en caso de transferencias.
Código: Coloque el código que identifica al Proveedor respectivo.
DOCUMENTO DE ENTREGA
Fecha: Día, mes y año correspondiente al documento de entrega.
Número: Coloque el número que corresponde al documento de entrega respectivo.
RECEPCION DE MERCANCIA
Fecha: Día, mes y año correspondiente a la recepción de mercancía.
Número: Coloque el número correlativo de la recepción de mercancía, nota de entrega o factura, según
corresponda.
Certificado Nº: Registrar el número que identifica el formulario Certificado recibido del Proveedor (En este caso
la Empresa CASA), para conocer la mercancía a recibir y su costo.
Transportista: Coloque el nombre del Transportista correspondiente al reclamo de la mercancía.

DATOS DEL PRODUCTO
Código: Coloque el código el producto que está relacionando en el reclamo.
Descripción: Coloque el detalle del producto que está relacionando en el reclamo.
Presentación: Escriba el tipo de presentación del producto que se está relacionando en el reclamo (por Ej.:
saco, bolsa, caja)
Precio: Coloque el precio de venta al público del producto que está relacionando en el reclamo.
RECIBIDO
Cantidad: Coloque la cantidad recibida del producto al cual se le está efectuando un reclamo.
Importe: Coloque el importe del producto recibido, al cual se le está efectuando el reclamo.
ENTREGADO
Cantidad: Coloque la cantidad recibida del producto al cual se le está efectuando el reclamo.
Importe: Coloque el monto en bolívares del producto, si es una devolución, concepto correspondiente al
reclamo.
DIFERENCIA (SOBRANTE)
Cantidad: Anote la cantidad recibida en números determinada del conteo o peso de la mercancía, en la
misma unidad de medida en que se vende al detal.
Importe: Coloque su importe como resultado de multiplicar la cantidad por el precio de costo unitario del
artículo o producto sobrante.
Sub Total: Coloque el total de la columna de importe y de la columna de IVA.
Importe Total: Escriba la sumatoria que se obtiene del subtotal del importe más el subtotal de la columna IVA.
Observaciones: Cualquier nota o comentario adicional que desee agregar, con respecto a la recepción de
mercancía.
Recibido por Nombre, apellido y firma de la persona que está recibiendo la mercancía, Almacenista.
Chequeado por Nombre, apellido y firma de la persona que está chequeando la recepción de mercancía, Jefe de
Almacén.
Jefe Nombre, apellido y firma del Jefe de Centro de Acopio.
CAC-MNP001 Pág. 38
Versión Tercera
29 12 2009
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA REG.Nº 0001

MINISTERIO DE LA ALIMENTACION
MERCADO DE ALIMENTOS. C.A.
INVENTARIO FISICO AL:____________________________________
CENTRO DE ACOPIO:_______________________________________
DESCRIPCION DEL PRODUCTO:________________________________________________
3ER.CONTEO
TARJETAS DE CONTEO FISICO REG.Nº0001
INVENTARIO FISICO AL: _______________________________________
CENTRO DE ACOPIO: __________________________________________
DESCRIPCION DEL PRODUCTO: ________________________________________________________
PRESENTACION:____________________________
BULTOS: UNIDADES SUELTAS: TOTAL

UNIDADES:
2DO.CONTEO TARJETAS DE CONTEO FISICO REGNº0001
INVENTARIO FISICO AL:______________________________________
CENTRO DE ACOPIO:__________________________________________
DESCRIPCION DEL PRODUCTO:__________________________________________________________

____________________________________________________________________________________
PRESENTACION:____________________________________
TOTAL
BULTOS: UNIDADES SUELTAS: UNIDADES:
1ER.CONTEO TARJETAS DE CONTEO FISICO REG.Nº0001
INVENTARIO FISICO AL:________________________________________
CENTRO DE ACOPIO:_________________________________________________
DESCRIPCION DEL PRODUCTO:________________________________________________________

__________________________________________________________________________________
PRESENTACION:___________________________________________
BULTOS: TOTAL
UNIDADES SUELTAS: UNIDADES:

CAC-MNP001 Pág. 39
Versión Tercera
29 12 2009

“TARJETA DE CONTEO FISICO”
OBJETIVO: Servir de instrumento de registro de las existencias de productos en la toma física de inventarios.
PRESENTACION: Original
DISTRIBUCION: Original, Coordinación Estadal
TAMAÑO: Carta
FRECUENCIA: Siempre que se realice una toma física de inventario
CAMPO DESCRIPCION
1.-Recuadro en blanco: Escriba en este espacio de manera abreviada si la toma física corresponde a
productos regionales (REG.) o nacionales (NAC.) ,e indique el número correlativo
correspondiente, utilizando para ello cuatro (4) dígitos numéricos. Ej: REG:Nº0001
2.- Inventario físico al: Día, mes y año de la toma física de inventario.
3.- Centro de Acopio: Nombre del Centro de Acopio donde se efectúa la toma física del inventario.
4.- Descripción del Nombre del producto objeto del conteo físico.
producto:
5.- Presentación: Forma de presentación definida para el producto.
6.- Bultos: Cantidad de bultos en existencia
7- Unidades sueltas: Número de unidades sueltas en existencia
8.- Total de Unidades: Se anotará la suma total de unidades en existencia

FORMULARIO MANUAL
Fecha
DIA MES AÑO
HOJA DE INVENTARIO FISICO

Nº
Nombre del Módulo/ Supermercal: Código: Nombre del Centro de Acopio: Código:
Nombre del Jefe Nombre del Jefe de

de Módulo: Centro de Acopio:
DATOS DEL PRODUCTO INVENTARIO S/REPORTE INVENTARIO FÍSICO FALTANTE SOBRANTE

CÓDIGO PRODUCTO PRESENTACION U.M. PRECIO CANTIDAD IMPORTE CANTIDAD IMPORTE CANTIDAD IMPORTE CANTIDAD IMPORTE
OBSERVACIONES:
PARTICIPANTES EN TOMA DE INVENTARIO:
FIRMA DEL JEFE DE MÓDULO FIRMA DEL JEFE CENTRO DE ACOPIO FIRMA DEL JEFE DE ALMACEN FIRMA DEL ALMACENISTA

CAC-MNP001 Pág. 41
Versión Tercera
09 12 2009

“HOJA DE INVENTARIO FISICO”
OBJETIVO:
Consolidar la información de los registros de los productos obtenidos en los conteos físicos.
PRESENTACION Original y 1 copia.

DISTRIBUCION Original a Módulo o Centro de Acopio, 1ra. Copia Coordinador Estadal.
TAMAÑO Carta.
FRECUENCIA Cada vez que exista una diferencia de sobrante o faltante de mercancía en el procedimiento de
recepción de mercancía, en el Centro de Acopio o Mercal.
CAMPO DESCRIPCION
Fecha: Coloque el día, mes y año en que se está realizando el inventario.
Número: Coloque el número correlativo del inventario.
Nombre del Coloque el nombre del Módulo Tipo I o Tipo II o Supermercal donde se está realizando la toma
Módulo/Supermercal: de inventario físico.
Código: Coloque el código que corresponde al Módulo Tipo I o Tipo II o Supermercal.
Nombre del Centro de Coloque el nombre del Centro de Acopio donde se está efectuando el inventario físico.
Acopio:
Código: Coloque el código que corresponde al Centro de Acopio.
Nombre del Jefe del Escriba el nombre del Jefe del Módulo o supermercal.
Módulo/Supermercal:
Nombre del Jefe de Centro de Escriba el nombre del Jefe de Centro de Acopio, donde se está efectuando el inventario físico.
Acopio:
DATOS DEL PRODUCTO
Código: Escriba el código que corresponde al producto
Producto: Coloque el nombre del producto que está relacionando de acuerdo al código anterior.
Presentación: Escriba el tipo de presentación del producto que se está relacionando (por Ej.: saco, bolsa,
caja)
Precio: Coloque el precio de venta al público del producto que está relacionando.
INVENTARIO S/REPORTE
Cantidad: Coloque la cantidad del producto según el reporte que emite el sistema.
artículo o producto que se está relacionando.
INVENTARIO FÍSICO
Cantidad: Coloque la cantidad del producto según el conteo físico.
artículo o producto, al cual se le está efectuando el conteo.
FALTANTE
Cantidad: Coloque la cantidad del producto faltante según el conteo físico. (si aplica)
artículo o producto faltante.
SOBRANTE
Cantidad: Coloque la cantidad del producto sobrante según el conteo físico.(si aplica)
artículo o producto sobrante.
Observaciones. Cualquier nota o comentario adicional que desee agregar
Participantes en Toma de Coloque los nombres de todos los participantes en el proceso del inventario físico
Inventario:
Firma del Jefe de Firma del Jefe de Módulo o Supermercal correspondiente.
Módulo/Supermercal:
Firma del Jefe Centro de Firma del Jefe de Centro de Acopio donde se está realizando el conteo físico.
Acopio:
Firma del Jefe de Almacén: Firma del Jefe del Almacén del Centro de Acopio correspondiente.
Firma del Almacenista: Firma del Almacenista del Centro de Acopio, Módulo o Supermercal.

Fecha
DIA MES AÑO
AJUSTE DE INVENTARIO
Nº
CENTRO DE ACOPIO Código:

MÓDULO TIPO I TIPO II SUPERMERCAL

COSTO
CODIGO DESCRIPCION PRESENTACION U.M. CANTIDAD PRECIO IMPORTE COSTO TOTAL CLAVE
UNITARIO
OBSERVACIONES:
LEYENDA
1. Faltantes en 3. Roturas y 6. Modificaciones de 7. Sobrantes en 8. Ajustes Positivos en 9. Ajustes Negativos en
2. Mermas 4. Vencimiento 5. Mal estado
conteo Físico Deterioro Precios Conteo Físico Valores Valores
ELABORADO POR AUTORIZADO POR
NOMBRE , APELLIDO Y FIRMA NOMBRE , APELLIDO Y FIRMA

CAC-MNP001 Pág. 43
Versión Tercera
29 12 2010

“AJUSTE DE INVENTARIO”
OBJETIVO:
Registrar los movimientos de las mercancías cuando se producen por conceptos distintos a recepciones, ventas y transferencias,
como son: mermas, roturas, deterioros, faltantes y sobrantes en conteo físico, variaciones de precios, etc.
PRESENTACION Original y una copia.

DISTRIBUCION Original Empresa, Copia Centro de Acopio.
TAMAÑO Carta.
FRECUENCIA Cuando se detecte el ajuste.
CAMPO DESCRIPCION
Fecha: Día, mes y año correspondiente al Ajuste
Nº Escriba el número correlativo del Ajuste de Inventario
Módulo, Tipo I, Tipo II, Marque con una equis (x) si el ajuste de mercancía corresponde a un Módulo Tipo I, Tipo II, o
Centro de Acopio: Centro de Acopio.
Nombre: Coloque el nombre del Módulo Tipo I, Tipo II o Centro de Acopio, donde se está realizando el
ajuste de inventario.
Código: Coloque el código que corresponde al Módulo Tipo I, Tipo II o Centro de Acopio, donde se está
realizando el ajuste de inventario.
Código: Escriba el código que corresponde al producto
Descripción: Coloque el nombre del producto que está relacionando de acuerdo al código anterior.
Presentación: Escriba el tipo de presentación del producto que se está relacionando (por Ej.: saco, bolsa, caja)
Precio: Coloque el precio de venta al público del producto que está relacionando.
Importe: Indicar en números el resultado de multiplicar la cantidad de artículos por el precio de venta.
Costo Unitario: Escriba el costo por unidad del producto que se está relacionando.
Clave: Coloque el número que corresponde de acuerdo al tipo de ajuste (Véase Leyenda) 1.- Faltantes
de Conteo Físico, 2.- Mermas, 3.- Roturas y Deterioro, 4.- Vencimiento, 5.- Mal estado, 6.-
Modificaciones de Precios, 7.- Sobrantes en Conteo, 8.- Ajustes Positivos en Valores, 9.- Ajustes
Negativos en Valores.
Elaborado por Coloque el nombre, apellido y firma de la persona que está elaborando el Ajuste de Inventario
Autorizado por Coloque el nombre, apellido y firma de la persona que está autorizando el Ajuste de Inventario

FORMULARIO MANUAL
Fecha
TARJETA DE ESTIBA DIA MES AÑO
PRODUCTO:_______________________________ Nº
MODULO/ SUPERMERCAL TIPO I TIPO II CENTRO Nombre: Código:

DE ACOPIO
Código del Producto: U.M Mínimo: Máximo: Ubicación:

FECHA DOCUMENTO
DIA MES AÑO REFERENCIA NUMERO ENTRADAS SALIDAS SALDO FIRMA
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR: AUTORIZADO POR:
NOMBRE, APELLIDO Y FIRMA NOMBRE, APELLIDO Y FIRMA

CAC-MNP001 Pág. 45
Versión Tercera
29 12 2009

“TARJETA DE ESTIBA”
OBJETIVO:
Mantener el control de las existencias de las mercancías en el almacén, en unidades físicas. Los documentos que sirven de base para
las anotaciones en estas tarjetas son los Resúmenes de Recepción de Mercancía, Transferencias, Ventas y Ajustes. Estas tarjetas
deben colocarse en las estibas o en un lugar lo más cerca de ellas. Esta Tarjeta se elabora siempre de forma manual y con bolígrafo.
PRESENTACION Original
DISTRIBUCION Original a Módulo o Centro de Acopio
TAMAÑO Carta.
FRECUENCIA Diaria, cada vez que se realicen movimientos de mercancías del Almacén
CAMPO DESCRIPCION
Producto: Coloque el nombre del producto específico, que se va a relacionar en la Tarjeta de Estiba.
Fecha: Día, mes y año correspondiente al inicio de la relación.
Nº Coloque el número correlativo de la Tarjeta de Estiba
Módulo, Tipo I, Tipo II, Marque con una equis (x) si el la Tarjeta de Estiba corresponde a un Módulo Tipo I, Tipo II, o
Supermercal, Centro de Centro de Acopio.
Acopio:
Nombre: Coloque el nombre del Módulo Tipo I, Tipo II, Supermercal o Centro de Acopio, donde se está
llevando el control de la Tarjeta de Estiba.
Código: Coloque el código que corresponde al Módulo Tipo I, Tipo II o Centro de Acopio, donde se esté
realizando el control de la Tarjeta de Estiba.
Código del Producto: Escriba el código del producto que se mencionó arriba en el título.
U.M.: Coloque la Unidad de Medida del producto a relacionar.
Mínimo: Coloque el mínimo que debe existir del producto en el Almacén, de acuerdo al tipo de producto
y a la capacidad de Almacenaje.
Máximo: Coloque el máximo que debe existir del producto en el Almacén, de acuerdo al tipo de producto
y a la capacidad del Almacenaje.
Ubicación: Indique la ubicación donde debe estar guardado el producto en el Almacén.
Fecha: Día, mes y año correspondiente a la entrada o salida del producto.
Referencia: Indicar la referencia del documento que avala la operación.
Número: Indicar el número del documento que avala la operación.
Entradas: Indicar la cantidad recibida del producto
Salidas: Registrar las salidas del producto
Saldo: Indique el resultado de sumar al Saldo final anterior, sumando las entradas y restando las
salidas.
Firma: Coloque la firma de la persona que realiza el registro.
Observaciones: Cualquier comentario o nota adicional que desee agregar.
Elaborado por Nombre, apellido y firma de la persona que llenó el formulario.
Autorizado por Nombre, apellido y firma de la persona que está autorizando los registros.

AUXILIAR DE INVENTARIO POR PRODUCTOS Nº
FECHA
DIA MES AÑO
PRODUCTO:_________________________________________
Código:
MÓDULO TIPO I TIPO II SUPERMERCAL CENTRO DE ACOPIO Nombre:
Código del Producto: Cuenta Contable: Mínimo: Máximo: Ubicación:

FECHA DOCUMENTO ENTRADAS SALIDAS SALDO
PRECIO
PRECIO PRECIO
D M A REFERENCIA NÚMERO CANTIDAD IMPORTE CANTIDAD IMPORTE CANTIDAD IMPORTE COSTO
COSTO COSTO
PROMEDIO
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR AUTORIZADO POR
NOMBRE , APELLIDO Y FIRMA NOMBRE , APELLIDO Y FIRMA

CAC-MNP001 Pág. 47
Versión Tercera
29 12 2009

“AUXILAR DE INVENTARIO POR PRODUCTOS”
OBJETIVO:
Controlar de forma permanente, la cantidad y el valor a precio de costo de las mercancías en existencia, en el Centro de Acopio.
Los datos para este de formulario se tomarán de los formularios “Informes de Recepción”, “Transferencias de Salida y de Entrada”,
así como “Ajustes de Inventarios”.
DISTRIBUCION Original a Módulo o Centro de Acopio
TAMAÑO Carta.
FRECUENCIA Permanente
CAMPO DESCRIPCION
Producto: Coloque el nombre del producto específico, que se va a relacionar en el formulario “Auxiliar de
Inventario por producto”.
Fecha: Día, mes y año correspondiente al llenado del formulario.
Nº Coloque el número correlativo del formulario “Auxiliar de Inventario por producto”.
Módulo, Tipo I, Tipo II, Marque con una equis (x) si el formulario “Auxiliar de Inventario por producto”, corresponde a
Supermercal, Centro de un Módulo Tipo I, Tipo II, Supermercal o Centro de Acopio.
Acopio:
Nombre: Coloque el nombre del Módulo Tipo I, Tipo II o Centro de Acopio, donde se está llevando a
cabo el “Auxiliar de Inventario por producto”
Código: Coloque el código que corresponde al Módulo Tipo I, Tipo II o Centro de Acopio, donde se esté
llenando el formulario “Auxiliar de Inventario por producto”.
Código del Producto: Escriba el código del producto que se mencionó arriba en el título.
Cuenta Contable: Coloque la cuenta contable respectiva.
Mínimo: Coloque el mínimo que debe existir del producto en el Almacén, de acuerdo al tipo de producto
y a la capacidad de Almacenaje.
Máximo: Coloque el máximo que debe existir del producto en el Almacén, de acuerdo al tipo de producto
y a la capacidad del Almacenaje.
Fecha: Día, mes y año correspondiente
Referencia: Indicar la referencia del documento que avala la operación.
Número: Indicar el número del documento que avala la operación.
ENTRADAS
Cantidad: Registre la cantidad del producto a la fecha por concepto de entrada.
Precio Costo: Escriba el precio de costo del producto respectivo.
Importe: Escriba el importe del producto, como resultado de multiplicar la cantidad por el precio de
costo.
SALIDAS
Cantidad: Registre la cantidad de producto por concepto de salida.
Precio Costo: Escriba el precio de costo del producto, Cuando se produzcan cambios en los precios de costo
al momento de la recepción de los mismos, se determinará el precio de costo promedio móvil
para aplicar a las salidas.
Importe: Registre el importe del producto, como resultado de multiplicar la cantidad por el precio.
SALDO
Cantidad: Resultado de sumar las entradas y restar las salidas.
Importe: El importe debe coincidir con el resultado de multiplicar la cantidad por el precio de costo.
Precio Costo Promedio: Coloque el resultado del precio de costo de las entradas y salidas, para obtener el precio de
costo promedio.
Observaciones: Cualquier nota o comentario adicional que desee agregar.
Elaborado por Nombre, apellido y firma de la persona que está elaborando el formulario “Auxiliar de
Inventario por Productos”
Autorizado por Nombre, apellido y firma de la persona que está autorizando el formulario “Auxiliar de
Inventario por Productos”

FECHA
TRANSFERENCIA DE SALIDA
Nº:
REMITENTE: CÓDIGO: CONTROL DE TRANSPORTISTA Nº:
DIRECCIÓN: TRANSPORTISTA:
DESTINATARIO: CÓDIGO:
DIRECCIÓN: TOTAL BULTOS:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN U.M CANTIDAD PRECIO IMPORTE
TOTAL
Despachado por: Autorizado por: Fecha de recepción: Recibido por:
Nombres y Apellidos: Nombres y Apellidos:
Firma: Firma:

CAC-MNP001 Pág. 49
Versión Tercera
29 12 2009

“TRANSFERENCIA DE SALIDA”
OBJETIVO:
Formalizar las entregas de mercancías a los Mercal y las que se produzcan entre Centros de Acopio. Se valoran a precio
de costo al detal.
PRESENTACION Original y 2 copias.

DISTRIBUCION Original a Módulo, 1ra. Copia Centro de Acopio, 2da. Transportista.
TAMAÑO Carta.
CAMPO DESCRIPCION
Fecha Indicar día, mes y año de elaboración de la Transferencia.
Nº Registrar el número correlativo que le corresponda.

Remitente/Código/Dirección Escribir el nombre, código y dirección del Centro de Acopio que envía la mercancía.
Destinatario/Código/Dirección Registrar el nombre, código y dirección del Módulo al cual se le envía la mercancía.
Control de Transportista Nº Indicar el número del modelo “Control del transportista” correspondiente.
Transportista Registrar el Nombre del transportista que hace el traslado de la mercancía.
Total Bultos Indicar la cantidad en número del total de bultos a trasladar.
Código Registrar el código que identifica el producto.
Descripción Escribir el nombre del artículo o producto.
Presentación Indicar las formas de presentación de los artículos o productos enviados, Ej: bultos de 24 X 1
Kg.
U.M. Indicar unidad de peso o medida en la que se vende el producto al detal.
Cantidad Anote la cantidad entregada, en números.
Precio Indicar el precio de costo al detal, en bolívares, de la mercancía.
Importe Anotar el importe obtenido de multiplicar la cantidad por el precio del artículo o producto.
Total Suma de la columna Importe.
Despachado por Registrar nombres, apellidos y firma de la persona que despacha la mercancía.
Autorizado por Registrar nombres, apellidos y firma de la autoriza el despacho de la mercancía
Fecha de Recepción Indicar día, mes y año de recepción de la mercancía.
Recibido Por Escribir nombres, apellidos y firma de la persona que recibió la mercancía.

FECHA
CONTROL DE TRANSPORTISTAS
Nº
REMITENTE: DESTINATARIO:
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN:
CÓDIGO: CÓDIGO:
DATOS DEL TRANSPORTE

COOPERATIVA ___SI ____NO LICENCIA DE CONDUCIR: CAPACIDAD
NOMBRE DEL CHOFER: PLACA:
No.DOCUMENTO ENTREGA: No. DE CONTRATO:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN BULTOS PESO
TOTAL
OBSERVACIONES:
RECIBIDO TRANSPORTISTA ENTREGADO POR PROVEEDOR RECIBIDO CLIENTE CONFORME: SI__ NO__
Nombres y Apellidos:
Nombres y Apellidos: Nombres y Apellidos:
Motivo:
Firma y C.I.
Firma y C.I. Firma y C.I.

CAC-MNP001 Pág. 51
Versión Tercera
29 12 2009

“CONTROL DE TRANSPORTISTAS”
OBJETIVO:
Servirá como constancia de la entrega de productos al transportista para la entrega de mercancías a los destinatarios y para
proceder a realizar el pago por el servicio prestado.

DISTRIBUCION Original Transportistas, 1ra. Copia Centro de Acopio.
TAMAÑO Carta.
CAMPO DESCRIPCIÓN
Fecha Indicar día, mes y año en que se elabora el formato.
Nº Registrar el número correlativo que le corresponda.
Remitente Escribir el nombre del Centro de Acopio que envía la mercancía.
Destinatario Registrar el nombre del Módulo que recibe la mercancía.
Cooperativa Si/ No Indicar si es o no una Cooperativa, en caso positivo indicar nombre de la misma
Nombre del chofer Escribir nombres y apellidos de chofer.
Licencia de Conducir Registrar el número de la licencia de conducir del chofer.
Placa Indicar el número de la placa del vehículo donde se transporta la mercancía.
Código Registrar el número del código del artículo o producto.
Descripción Escribir el nombre del artículo o producto.
Bultos/ Cajas Indicar la cantidad de bultos/cajas por producto.
Cantidad Registrar la cantidad total del producto contenida en los bultos o cajas.
Observaciones Indicar cualquier información de importancia a que haya lugar.
Despachado por Registrar nombres, apellidos, firma y cédula de identidad de la persona que entrega la
mercancía en el Centro de Acopio.
Recibido por Registrar nombres, apellidos, firma y cédula de identidad de la persona que recibe la mercancía
en el Módulo.
Conforme con lo recibido Marcar con una “equis” si esta conforme o no con la mercancía recibida.

FECHA
RELACION DIARIA DE DEPOSITOS
CENTRO DE ACOPIO CODIGO No.
BANCO:
PLANILLA DE DEPOSITO PLANILLA DE DEPOSITO

FECHA No. IMPORTE CUENTA BANCARIA FECHA No. IMPORTE CUENTA BANCARIA
TOTAL
ELABORADO POR RECIBIDO POR

CAC-MNP001 Pág. 53
Versión Tercera
29 12 2009

“RELACION DIARIA DE DEPOSITOS”
OBJETIVO:
Llevar el control de los depósitos bancarios realizados en el Centro de Acopio

DISTRIBUCION Original Centro de Acopio, 1ra. Copia Coordinador Estadal.
TAMAÑO Carta.
FRECUENCIA Diaria
CAMPO DESCRIPCION
Centro de Acopio: Coloque el nombre del Centro de Acopio
Código: Coloque el código del Centro de Acopio
Fecha: Indique día, mes y año en la que se esta realizando la relación de depósitos
Banco: Coloque el nombre del banco al cual pertenece los depósitos que se están registrando en el
formato, por cada banco realice una planilla
Datos de la Planilla de Deposito:
Fecha: Coloque día, mes año en la que se realizo el deposito bancario
Nº: Coloque el número del deposito bancario
Importe: Coloque el monto en bolívares del deposito bancario
Cuenta Bancaria: Coloque el número de cuenta bancaria a la cual se le realizo el abono
Total: Coloque la sumatoria de los importes depositados en las cuentas bancarias
Elaborado por: Coloque nombres y apellido de la persona que elaboro la relación de depósitos bancarios
Recibido por: Coloque nombres y apellidos de la persona que recibió el formato “Relación de Depósitos
Bancarios”

CAC-MNP001 Pág. 54
Versión Tercera
29 12 2009
CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR A AFILIADOS
CODIGO:
AFILIADO: CODIGO:
FECHA IMPORTES EN BOLIVARES

DIA MES No. DOCUMENTO MONTO PAGO SALDO

CAC-MNP001 Pág. 55
Versión Tercera
29 12 2009

“CONTROL DE LAS CUENTAS A COBRAR A AFILIADOS”
OBJETIVO:
Llevar el control de las cuentas por cobrar de todos los clientes por concepto de venta de mercancía a crédito
DISTRIBUCION Original Centro de Acopio en el expediente del Afiliado.
TAMAÑO Carta.
CAMPO DESCRIPCION
Código: Coloque el código que identifica al Centro de Acopio
Cliente: Indique el nombre del cliente al cual se le está realizando el control de las cuentas pendientes
por su pago
Código: Coloque el número de Cédula de Identidad del afiliado.
Fecha: Indique el día y mes en el cual se le está realizando el control
Nº de Documento: Indique el número de factura o documento, que genera la cuenta por cobrar al afiliado.
Importes en Bolívares:
Saldo Anterior: Coloque el monto total en bolívares que debe el afiliado.
Pago: Indique el monto en bolívares que el cliente ha pagado o cancelado
Saldo Final: Coloque en esta casilla la resta del monto del saldo anterior menos el monto del pago del
afiliado.

CAC-MNP001 Pág. 56
Versión Tercera
29 12 2009
INFORME SEMANAL DE CUENTAS POR COBRAR A AFILIADOS
CENTRO DE ACOPIO: DIA, MES Y AÑO :
CODIGO NOMBRE DEL AFILIADO IMPORTE PENDIENTE DE

COBRO
ELABORADO POR: APROBADO POR:

CAC-MNP001 Pág. 57
Versión Tercera
29 12 2009

“INFORME SEMANAL DE CUENTAS POR COBRAR A AFILIADOS”
OBJETIVO:
Llevar el control de las cuentas por cobrar de los clientes e informar a la Coordinación Estadal para los efectos contables

DISTRIBUCION Original Centro de Acopio, 1ra. Copia Coordinación Estadal.
TAMAÑO Carta.
CAMPO DESCRIPCION
Centro de Acopio: Indique el nombre del Centro de Acopio
Mes y Año: Coloque el día, mes y año al cual corresponde el informe semanal de las cuentas a cobrar a
afiliados.
Código: Indique el número de Cédula de Identidad del afiliado.
Nombre del Cliente: Coloque el nombre del afiliado.
Importe pendiente de Cobro: Indique el monto total en bolívares que el afiliado tiene pendiente por cancelar a Mercal

RESUMEN DIARIO DE INFORMES DE RECEPCION

Estado: Fecha:
Centro de Acopio: Código:
Informe de Recepción Datos del proveedor

No.
No. Nota de No. Factura a
Informe de
Importe al Importe Entrega o cancelar (Para
No. IVA Código Nombre Fecha Reclama-
costo total Declaración conciliación)
ción
Jurada
Elaborado por: Revisado por:

CAC-MNP001 Pág. 59
Versión Tercera
29 12 2009

“RESUMEN DIARIO DE INFORMES DE RECEPCIÓN”
OBJETIVO:
Llevar el control diario de toda la mercancía que se recibe en el Centro de Acopio

TAMAÑO Carta.
FRECUENCIA Diaria (cada vez que se reciba un producto)
CAMPO DESCRIPCION
Estado: Coloque el
nombre de la Coordinación Estadal, a la cual le reporta el Centro de Acopio
Fecha: Coloque el
día, mes y año en que se está elaborando el resumen.
Centro de Acopio: Coloque el
nombre del Centro de Acopio
Código: Coloque el
código que corresponde Centro de Acopio.
Informe de Recepción
Nº Coloque el número correlativo del Informe de Recepción
Importe al Costo: Coloque el precio al cual se esta recibiendo el producto sin incluir el (IVA) Impuesto al valor
Agregado.
Importe Total: Coloque el precio al cual se esta recibiendo el producto incluyendo el (IVA) Impuesto al Valor
Agregado
Datos del Proveedor
Código: Coloque el código identifica al proveedor
Nombre: Coloque el nombre del Proveedor.
Nº Nota de Entrega o Coloque el número que identifica al documento de entrega, Ej.: Nota de Entrega, Declaración
Declaración Jurada: Jurada
Fecha: Coloque el día, mes y año correspondiente a la Nota de Entrega o Declaración Jurada.
Nº Informe de Reclamación: Coloque el número e informe de reclamación, en el caso de que este se haya realizado
Nº de Factura a Cancelar Coloque el número de factura a cancelar al proveedor
(Para Conciliación):
Elaborado por: Nombre, apellido de la persona que elaboró el Resumen Diario de Informes de Recepción
Revisado por: Nombre, apellido de la persona que está chequeo la información del Resumen

FECHA
RESUMEN DE VENTAS DIARIAS
CENTRO DE ACOPIO CODIGO Nº
CLIENTE COMPRAS NACIONALES COMPRAS REGIONALES

IMPORTE AL
Nº FACTURA CONTADO CREDITO CONTADO
CODIGO NOMBRE COSTO
VENTA IVA VENTA IVA VENTA I.V.A.

CAC-MNP001 Pág. 61
Versión Tercera
29 12 2009

“RESUMEN DE VENTAS DIARIAS”
OBJETIVO:
Llevar el control de las ventas diarias tanto en productos nacionales como productos regionales e informar a la Coordinación Estadal

TAMAÑO Carta.
CAMPO DESCRIPCION
Nº: Coloque el número correlativo que identifica el Resumen de Ventas Diarias
Fecha: Indique día, mes y año al que corresponde el Resumen de Ventas
Cliente:
Código: Indique el número de Cédula de Identidad o/y RIF del representante de la Red Indirecta
Nombre: Coloque el nombre del representante de la Red Indirecta.
Compras Nacionales:
Contado:
Venta: Coloque el monto en bolívares de la venta por concepto de venta de productos nacionales
IVA: Coloque el monto en bolívares que paga el producto por concepto del Impuesto al Valor
Agregado (IVA)
Crédito:
Agregado (IVA)
Compras Regionales
Contado
Agregado (IVA)
Importe al Costo: Coloque el monto del importe al costo
Elaborado por: Nombre, apellido de la persona que elaboró el Resumen de Ventas Diario
Revisado por: Nombre, apellido de la persona que está chequeo la información del Resumen

CAC-MNP001 Pág. 62
Versión Tercera
29 12 2009
FECHA
RESUMEN DIARIO DE TRANSFERENCIAS DE SALIDAS
CENTRO DE ACOPIO: CODIGO: No.
CENTRO DE ACOPIO MODULO SUPERMERCAL IMPORTE

No. CODIGO NOMBRE A PRECIO DE VENTA AL COSTO
TOTAL
ELABORADO POR APROBADO POR

CAC-MNP001 Pág. 63
Versión Tercera
29 12 2009

“RESUMEN DIARIO DE TRANSFERENCIAS DE SALIDAS”
OBJETIVO:
Llevar el control de la mercancía que sale del centro de acopio e informar a la Coordinación Estadal sobre la misma

TAMAÑO Carta.
CAMPO DESCRIPCION
Fecha: Indique día, mes y año que se elaboró el Resumen Diario de Transferencias de Salidas
Centro de Acopio: Coloque el nombre del centro de acopio al cual pertenece el Resumen
Código: Coloque el código que identifica el centro de acopio
Nº: Coloque el número correlativo del resumen
Nº: Coloque el número correlativo del informe de recepción de mercancía
Centro de Acopio/Modulo/Supermercal
Código: Coloque código del centro de acopio, módulo, suoermercal al cual se le realizó la transferencia
de salida
Nombre: Coloque el nombre del modulo al cual se les realizó la transferencia de salida
Importe:
A precio de Venta Coloque el monto total en bolívares de la transferencias a precio de venta
Al Costo: Coloque el monto total en bolívares de la transferencia a precio de costo
Total: Coloque la sumatoria de los montos totales en bolívares de las transferencias por precio de
venta y de costo
Elaborado Por: Nombres y apellidos de la persona que elaboró el Resumen
Aprobado Por: Nombres y apellidos de la persona que revisó el Resumen

FECHA
RESUMEN MENSUAL POR PRODUCTOS No.

CENTRO DE ACOPIO: CODIGO:
ENTRADAS SALIDAS
DESCRIPCION DEL SALDO INICIAL SALDO FINAL
CODIGO U.M. RECEPCION OTROS VENTAS TRANSFERENCIAS OTROS
PRODUCTO CANT. IMPORTE CANT. IMPORTE CLAVE CANT. IMPORTE CANT. IMPORTE CANT. IMPORTE CLAVE CANT. IMPORTE CANT. IMPORTE

CAC-MNP001 Pág. 65
Versión Tercera
29 12 2009

“RESUMEN MENSUAL POR PRODUCTOS”
OBJETIVO:
Llevar el control mensual de movimientos de los productos en el Centro de Acopio. Los datos para este de formulario se tomarán del
submayor de inventario.

TAMAÑO Carta.
CAMPO DESCRIPCION
Fecha: Día, mes y año correspondiente al llenado del formulario.
Nº Coloque el número correlativo del formulario “Resumen Mensual por Productos”
Centro de Acopio: Coloque el nombre del Centro de Acopio, donde se está llevando a cabo el “ Resumen Mensual
por Productos”
Código: Coloque el código que corresponde Centro de Acopio.
Código del Producto: Escriba el código del producto
Descripción del Producto: Escriba el nombre del producto
U.M.: Coloque la unidad de medida del producto. Ejemplo Litros, Kilos, etcétera
Cuenta Contable: Coloque la cuenta contable respectiva.
Mínimo: Coloque el mínimo que debe existir del producto en el Almacén, de acuerdo al tipo de producto y
a la capacidad de Almacenaje.
Máximo: Coloque el máximo que debe existir del producto en el Almacén, de acuerdo al tipo de producto y
a la capacidad del Almacenaje.
SALDO INICIAL
Cantidad: Registre la cantidad del producto a la fecha
Importe: Escriba el importe del producto, como resultado de multiplicar la cantidad por el precio de costo.
ENTRADAS
RECEPCION
Cantidad: Registre la cantidad del producto recibido en cada uno de los conceptos de entradas
Importe: Escriba el importe del producto por cada uno de los conceptos de entrada, como resultado de
multiplicar la cantidad por el precio de costo.
Clave: Coloque el número del documento que identifica la entrada de mercancía por “Otros” conceptos
SALIDAS
VENTAS/ TRANSFERENCIAS/OTROS
Cantidad: Registre la cantidad de producto por cada uno de los conceptos de salida.
Importe: Registre el importe del producto por cada uno de los conceptos de salida, como resultado de
multiplicar la cantidad por el precio.
Clave: Coloque el número del documento que identifica la salida de mercancía por “Otros” conceptos
SALDO FINAL
Cantidad: Resultado de sumar las entradas y restar las salidas.
Importe: El importe debe coincidir con el resultado de multiplicar la cantidad por el precio de costo.
Elaborado por Nombre, apellido y firma de la persona que está elaborando el formulario “Resumen Mensual por
Productos”
Revisado por: Nombre, apellido y firma de la persona que está revisó el formulario “Resumen Mensual por
productos”

CAC-MNP001 Pág. 66
Versión Tercera
29 12 2009
1. Fecha
TARJETA CONTROL DIA MES AÑO
DE DESPERDICIOS
(AJUSTE DE INVENTARIO)
2. ALMACEN 3. Nombre: 4. Apellido:

SUPERMERCAL
MÓDULO TIPO I TIPO II
CENTRO DE ACOPIO
5. 9.CANTIDAD 11. COSTO 12. FECHA DE

13. N-
MOTIVO 6. DESCRIPCION 7.MARCA 8.PRESENTACION (paquetes)) 10.EMPRESA VENCIMINETO
TOTAL LOTE
14. OBSERVACIONES:
LEYENDA
7. Sobrantes en
1. Faltantes en 3. Roturas y 6. Modificaciones de 8. Ajustes Positivos en 9. Ajustes Negativos en
2. Mermas 4. Vencimiento 5. Mal estado Conteo
conteo Físico Deterioro Precios Valores Valores
Físico
ELABORADO POR ANALISTA DE CALIDAD JEFE DEL ESTABLECIMIENTO
15
NOMBRE , APELLIDO, FIRMA Y SELLO 16. NOMBRE , APELLIDO, FIRMA Y SELLO
1. Almacén: local donde se encuentra el producto deteriorado.

2. Nombre y Apellido: Nombre y Apellido del Analista de Calidad.
3. Fecha: Fecha de la evaluación o inventario de los productos deteriorados.
4. Motivo: Número que identifica la falta o falla por la que se produjo el producto deteriorado. Ver Leyenda.
5. Descripción: Tipo Producto.
6. Marca: Marca del producto.
7. Presentación: Presentación del bulto (12 x 1) o (24 x 1). Etc.
8. Cantidad: Número de Paquetes representados en Kg.
9. Empresa: Nombre de la Empresa proveedora.
10. Costo Total: Costo del producto deteriorado.
11. Fecha de Vencimiento: Fecha de Vencimiento del producto deteriorado.
12. Número de Lote: Identificación del lote de los productos deteriorados.

Nº
Fecha
NOTA DE ENTREGA DIA MES AÑO
I.- DATOS DEL EMISOR

Nombre del Programa: Nombre del Centro de Acopio: Código:
Nombre del Jefe de Centro de Acopio: Estado:
Municipio: Parroquia: Período

Desde: Hasta:
II.- DATOS DEL INTERMEDIARIO
Marque con una equis (x) el Punto de Distribución respectivo: Nombre del Punto de Distribución de la Red de Mercal:
Módulo Punto de Distribución
Ruta Móvil Casa de Alimentación
Código: Estado: Municipio: Parroquia:
Nombre del Jefe de Módulo, Encargado de la Ruta Móvil o Punto de Distribución:
III.- DATOS DEL RECEPTOR

Nombre del Representante Casa de Alimentación: Código Casa de
Alimentación:
IV.- DETALLE DE LOS PRODUCTOS

PRODUCTO U.M. CANTIDAD PRECIO DE VENTA SUB-TOTAL
Observaciones:
REPRESENTANTE CASA DE ALIMENTACION JEFE DE MODULO, ENCARGADO DE RUTA MOVIL, PUNTO DE DISTRIBUCION
Firma, C.I. y Sello Firma y Sello

CAC-MNP001 Pág. 68
Versión Tercera
29 12 2009

“NOTA DE ENTREGA”
OBJETIVO:
Es un documento para efectuar la entrega de mercancía formalmente, su destino final es para los Comedores Populares Bolivarianos.
PRESENTACION: Original y 3 copias.

DISTRIBUCION: Original y copia Coordinación Estadal, una copia al Centro de Acopio
TAMAÑO: Carta.
FRECUENCIA: Cada vez que se realice entrega de mercancía correspondiente al Programa Máxima Protección.
CAMPO DESCRIPCION
Nº: Correlativo del formulario.
Día, mes y año en que el Representante de la Casa de Alimentación retira en forma total o
Fecha:
parcial su cupo semanal.
Nombre del Programa: Describa el nombre del Programa
Nombre del Centro de Acopio: Coloque el nombre que identifica al Centro de Acopio.
Código: Escriba el número alfanumérico que identifica al Centro de Acopio.
Nombre del Jefe de Centro de Coloque el nombre del Jefe del Centro de Acopio.
Acopio:
Estado: Coloque el nombre del Estado correspondiente a la recepción de mercancía.
Municipio: Coloque el nombre del Municipio correspondiente a la recepción de mercancía.
Parroquia: Coloque el nombre de la Parroquia correspondiente a la recepción de mercancía.
PERIODO
Desde: Coloque el día, mes y año correspondiente al inicio del período semanal, debe ser un lunes, pues
es como se inicia el período semanal.
Hasta: Coloque el día, mes y año correspondiente a la culminación del período semanal, debe ser un
sábado, ya que es el fin del período semanal.
II.- DATOS DEL INTERMEDIARIO
Módulo, Punto de Marque con una equis (x) el Punto de Distribución de la Red Comercial que recibirá la
Distribución, Ruta Móvil o mercancía.
Casa de Alimentación
Nombre del Punto de Coloque el nombre del Punto de Distribución que está recibiendo la mercancía, es decir el
Distribución de la Red nombre del Módulo, Casa de Alimentación, Ruta Móvil o Punto de Distribución.
Comercial:
Código: Coloque el código del Punto de Distribución respectivo.
Estado: Escriba el Estado donde está ubicado el Punto de Distribución de la Red Mercal.
Municipio: Coloque el Municipio respectivo del Punto de Distribución de la Red Mercal.
Coloque el nombre de la Parroquia donde está ubicado el Punto de Distribución de la Red
Parroquia:
Comercial.
Nombre del Jefe de Módulo, Escriba el nombre y apellido del que está recibiendo la mercancía, Jefe de Módulo, Encargado de
Encargado de la Ruta Móvil o la Ruta Móvil o del Punto de Distribución, ya que éste se hará cargo de recibir del Centro de
Punto de Distribución: Acopio y de entregar a las Casas de Alimentación.
III.- DATOS DEL RECEPTOR
Nombre del Representante Nombre y apellido del Representante de la Casa de Alimentación.
Casa de Alimentación:
Código Casa de Alimentación:Coloque el código que corresponde a la Casa de Alimentación.
PRODUCTO: Escriba el producto que va a recibir la Casa de Alimentación.
U.M.: Coloque la Unidad de Medida del producto en cuestión, por ej.: Kgs., Lts.
CANTIDAD: Coloque la cantidad en números que se entregará a la casa de Alimentación.
PRECIO DE VENTA: Coloque el precio de venta del producto que recibirá la Casa de Alimentación respectiva.
SUB-TOTAL: Coloque el resultado de multiplicar la cantidad por el precio de venta.
REPRESENTANTE CASA DE ALIMENTACION / JEFE DE MODULO, ENCARGADO DE RUTA MOVIL, PUNTO DE
DISTRIBUCION
Firma, C.I. y Sello: Coloque la firma, número de cédula de identidad y sello de la Casa de Alimentación.
Firma y Sello: Coloque la firma y sello del Encargado del punto de Distribución de la Red Comercial, por ej.:
Jefe de Módulo, Encargado de la Ruta Móvil, etc.

CONTROL DE ENTREGA
(ANEXO DE LA NOTA DE ENTREGA)
I.- DATOS DEL RECEPTOR
Nombre de la Casa de Alimentación: Código: Representante de la Casa de Alimentación:
II.- INVENTARIO
ENTRADAS SALIDAS
TOTAL
Cant. U./M. Producto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Observaciones:
ENTREGADO POR
RECIBIDO POR CASA DE ALIMENTACION
CENTRO DE ACOPIO

CAC-MNP001 Pág. 70
Versión Tercera
29 12 2009

“CONTROL DE ENTREGA/ANEXO A LA NOTA DE ENTREGA ”
OBJETIVO:
Es un documento para controlar las entregas de productos efectuadas del Centro de Acopio hasta el destino final, Casa de
Alimentación, a fin de controlar las entregas en cada período.
PRESENTACION: Original y 1 copia.

DISTRIBUCION: Original para el Punto de Distribución y una copia para el Centro de Acopio.
TAMAÑO: Carta.
FRECUENCIA: Cada vez que se realice entrega de mercancía correspondiente al Programa Máxima Protección
(en este caso).
CAMPO DESCRIPCION
Nº: Correlativo del formulario.
Día, mes y año en que el Representante de la Casa de Alimentación retira en forma total o
Fecha:
parcial su cupo semanal.
Nombre del Centro de Acopio: Coloque el nombre que identifica al Centro de Acopio.
Código: Escriba el número alfanumérico que identifica al Centro de Acopio.
Nombre del Jefe de Centro de Coloque el nombre del Jefe del Centro de Acopio.
Acopio:
Estado: Coloque el nombre del Estado correspondiente a la recepción de mercancía.
Municipio: Coloque el nombre del Municipio correspondiente a la recepción de mercancía.
Parroquia: Coloque el nombre de la Parroquia correspondiente a la recepción de mercancía.
PERIODO
Desde: Coloque el día, mes y año correspondiente al inicio del período semanal, debe ser un lunes, pues
es como se inicia el período semanal.
Hasta: Coloque el día, mes y año correspondiente a la culminación del período semanal, debe ser un
sábado, ya que es el fin del período semanal.
Nota de Entrega: Coloque el número de la Nota de Entrega correspondiente al formulario Control de Entrega.
Fecha: Día, Mes y Año correspondiente al formulario Nota de Entrega.
II.- DATOS DEL RECEPTOR
Nombre de la Casa de Escriba el nombre de la Casa de Alimentación que está recibiendo la mercancía.
Alimentación:
Código: Coloque el código respectivo de la Casa de Alimentación.
Representante de la Casa de Escribe el nombre del Representante de la Casa de Alimentación.
Alimentación:
III.- INVENTARIO
ENTRADAS
Cant.: Indique la cantidad que recibió el Centro de Acopio para la Casa de Alimentación específica
U/M: Coloque la Unidad de Medida de cada producto respectivo.
Producto: Describa brevemente el producto.
SALIDAS
DEL 1 AL 11 Coloque la
Código Casa de Alimentación:
Coloque el código que corresponde a la Casa de Alimentación.
PRODUCTO: Escriba el producto que va a recibir la Casa de Alimentación.
U.M.: Coloque la Unidad de Medida del producto en cuestión, por ej.: Kgs., Lts.
CANTIDAD: Coloque la cantidad en números que se entregará a la casa de Alimentación.
PRECIO DE VENTA: Coloque el precio de venta del producto que recibirá la Casa de Alimentación respectiva.
SUB-TOTAL: Coloque el resultado de multiplicar la cantidad por el precio de venta.
REPRESENTANTE CASA DE ALIMENTACION / JEFE DE CENTRO DE ACOPIO, ENCARGADO DE RUTA MOVIL, PUNTO DE
DISTRIBUCION
Firma, C.I. y Sello: Coloque la firma, número de cédula de identidad y sello de la Casa de Alimentación.
Firma y Sello: Coloque la firma y sello del Encargado del punto de Distribución de la Red Comercial, por ej.:
Jefe de Centro De Acopio, Encargado de la Ruta Móvil, etc.

CAC-MNP001 Pág. 71
Versión Tercera
29 12 2009
ANEXOS

CAC-MNP001 Pág. 72
Versión Tercera
29 12 2009
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE CARGOS
CENTROS DE ACOPIO
COORDINACION ESTADAL
CENTRO DE ACOPIO
CARGOS
OFICIAL DE SEGURIDAD
ANALISTA DE CONTROL DE
CALIDAD
JEFE DE ALMACEN
FACTURADOR
MONTACARGUISTA
AUXILIAR DE ALMACEN
La cantidad de personal a asignar estará determinada por las siguientes variables:
− Dimensión de Local.
− Capacidad de Almacenamiento y Distribución
− Punto de distribución vinculados: Mercal, Supermercales, Bodegas
Asociadas.
− Programas Especiales.

CAC-MNP001 Pág. 73
Versión Tercera
29 12 2009
COORDINADOR ESTADAL
JEFE DE CONTROL DE
CALIDAD
ANALISTA DE CONTROL DE
CALIDAD
ASISTENTE ADMINISTRATIVO OFICIAL DE SEGURIDAD
FACTURADOR JEFE DEL ALMACEN
AUXILIAR DE ALMACEN MONTACARGUISTA

CAC-MNP001 Pág. 74
Versión Tercera
29 12 2009
Las actividades del Coordinador Estadal de Mercal estarán sujetas a las siguientes
disposiciones:
Supervisor: Vicepresidente de Operaciones e Inspección
1. Ejecutar y velar por las políticas y el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos
por la empresa.
2. Monitorear y controlar los gastos operativos de los puntos de distribución de su jurisdicción,
en cuanto a servicios básicos, contrataciones, mantenimiento de las instalaciones y
material de oficina, con el fin de mejorar la rentabilidad de los mismas.
3. Administrar el recurso humano de las coordinaciones, con el fin de mantener completa la
plantilla administrativa y operativa del personal.
4. Planificar objetivos y metas de los puntos de distribución para buscar la máxima
rentabilidad de las mismas.
5. Coordinar y sistematizar los diagnósticos de necesidades en materia de mercadeo o
comercialización a nivel regional y local.
6. Programar y coordinar estudios económicos, financieros y de mercados en materia de
comercialización.
7. Planificar, coordinar, fomentar, dirigir y ejecutar planes, programas, objetivos, estrategias
en materia de su estricta competencia.
8. Coordinar las actividades de desarrollo Estadal, velando por su coherencia con las
políticas, planes, programas y proyectos, según lineamientos establecidos por la Vice
Presidencia de Operaciones e Inspección.
9. Ejecutar los lineamientos de la planificación a nivel Estadal.
10. Participar en las ruedas de negocios estadales.
11. Coordinar acciones con organismos públicos y privados para el desarrollo de actividades
en las materias que le competen a la Empresa, orientadas a promover la comercialización
de alimentos de primera necesidad a nivel estadal.
12. Fomentar las ventas a nivel regional.
13. Gestionar la búsqueda de Cooperativas de Fumigación a fin de satisfacer la necesidad del
servicio en el Estado.
14. Suministrar los productos de limpieza necesarios a fin de dar cumplimiento a las labores de
aseo y mantenimiento en los puntos de distribución.
15. Dotar de agua potable a toda la Red de Mercal.
16. Coordinar con el representante de Seguridad Integral del Estado la dotación de equipos de
seguridad, herramientas, accesorios y vestimenta del personal que labora en el Centro de
Acopio.
17. Responder, velar y salvaguardar los intereses (morales, físicos y financieros) de Mercal.
18. Cumplir y hacer cumplir con las obligaciones establecidas de acuerdo con las Leyes
Orgánicas de Administración Financiera del Sector Público y Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, respectivamente.
19. Velar por el cumplimiento del código de actuación del personal del Ministerio de
Alimentación, en su región.
20. Cumplir con las demás competencias que le señalen las leyes y resoluciones.
21. Cumplir cualquier otra actividad inherente al cargo que se le asigne.

CAC-MNP001 Pág. 75
Versión Tercera
29 12 2009
Las actividades del Jefe de Centro de Acopio de Mercal estarán sujetas a las
siguientes disposiciones:
Supervisor: Coordinador Estadal
1. Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos establecidos para el funcionamiento

del Centro de Acopio.
2. Coordinar, controlar, supervisar funcional y operativamente la recepción y despacho de
mercancía para su distribución hacia los Mercal, Red Indirecta y cualquier otro medio de
expendio de alimentos.
3. Comprobar que las transferencias realizadas desde el Centro de Acopio hayan sido avaladas
con firma y sello por el ente receptor.
4. Suministrar al representante de las Áreas de Logística y Mercadeo y Ventas en la
Coordinación Estadal, la información de la posición diaria del inventario y ventas.
5. Garantizar el mantenimiento óptimo de las instalaciones del Centro de Acopio, a fin de
coordinar las medidas necesarias para la recepción, almacenamiento, conservación, ventas
y distribución de los productos.
6. Garantizar el cumplimiento de la rotación de inventario a través de los métodos “PEPS ó
PVPS” según el caso.
7. Promover la compra de productos regionales por parte de los integrantes de la Red
Indirecta.
8. Realizar control y seguimiento sobre las fechas de vencimiento de los rubros existentes en
el almacén y elevar las medidas que correspondan al supervisor de calidad en el Estado
cuando se esté cerca de su vencimiento.
9. Controlar la entrada y la salida del personal que labora en el Centro de Acopio.
10. Supervisar las actividades del personal a su cargo.
11. Garantizar el cumplimiento de las normas de Seguridad e Higiene Industrial, siguiendo los
lineamientos de la Gerencia de Seguridad Integral.
12. Velar por el cumplimiento en el uso de la vestimenta adecuada, equipos y accesorios de
seguridad en las labores diarias dentro del Centro de Acopio.
13. Velar por el correcto uso de las herramientas, equipos de trabajo y de seguridad.
14. Reportar al Coordinador Estadal las necesidades de equipos de seguridad, herramientas,
accesorios y vestimenta del personal que labora en el Centro de Acopio.
15. Responder, velar y salvaguardar los intereses (morales, físicos y financieros) de Mercal.
16. Verificar que las transferencias realizadas entre la Red Mercal, estén firmadas y selladas.
17. Llevar el expediente del personal que se encuentra asignado al Centro de Acopio.
18. Llevar registro y control en físico de las transferencias enviadas y recibidas por el Centro de
Acopio.
19. Reportar a la brevedad cualquier irregularidad presentada al Coordinador Estadal.
20. Registrar un consolidado de las transacciones por mes.
21. Elaborar informes de gestión periódicos de las actividades y funcionamiento del Centro de
Acopio.
22. Velar que la emisión de las facturas por ventas se efectúen cumpliendo los lineamientos
establecidos en la Resolución 320 del 28/12/1999.
23. Garantizar el buen trato al público asistente a las instalaciones del Centro de Acopio.
24. Llevar el control de los procesos que se realizan en el Centro de Acopio, a través de los
sistemas automatizados que estén autorizados.
25. Llevar el control efectivo y sistematizado de las cuentas por cobrar.
26. Cumplir cualquier otra actividad inherente al cargo que se le asigne.
27. Mantener el control en las facturas y notas de entrega a fin de evitar su destrucción.
CAC-MNP001 Pág. 76
Versión Tercera
29 12 2009
Las actividades del Asistente Administrativo del Centro de Acopio de Mercal estarán
sujetas a las siguientes disposiciones:
Supervisor: Jefe del Centro de Acopio
1. Llevar el control del inventario por medio de los sistemas autorizados por la Empresa.
2. Registrar inmediatamente la recepción de la mercancía, en el sistema automatizado.
3. Llevar el control diario de las ventas y despachos de mercancía.
4. Llevar el control del libro de ventas del Centro de Acopio.
5. Actualizar en el sistema automatizado los precios y descuentos de los productos.
6. Controlar y archivar en orden cronológico los documentos generados de las operaciones del
Centro de Acopio.
7. Verificar que se coloquen en lugares visibles muestras de los productos regionales, a fin de
promover la adquisición de los mismos por los integrantes de la red Indirecta,
8. Supervisar la correcta emisión de las facturas por parte del facturador.
9. Colaborar con el Jefe del Centro de Acopio en la supervisión de las actividades del
facturador.
10. Controlar la entrada y la salida del facturador.
11. Reportar al Jefe del Centro de Acopio las irregularidades presentadas por el sistema
automatizado y cualquier otra ocurrida en los procesos diarios del Centro de Acopio.
12. Reportar al Jefe del Centro de Acopio toda la información relacionada con los programas
especiales.
13. Colaborar con el Jefe del Centro de Acopio y con el jefe de Almacén en los arqueos
periódicos y eventuales del inventario de mercancía.
14. Suplir al Jefe del Centro de Acopio en caso de ausencia o fuerza mayor.
15. Cumplir cualquier otra actividad inherente al cargo que le sea asignada por el supervisor
inmediato.

CAC-MNP001 Pág. 77
Versión Tercera
29 12 2009
Las actividades del Oficial de Seguridad del Centro de Acopio de Mercal estarán
Supervisor: Jefe de Seguridad Estadal
1. Supervisar y chequear la entrada y salida de los empleados de Mercal.

2. Vigilar y controlar la entrada de los clientes al establecimiento.
3. Notificar y custodiar la llegada de los camiones de mercancía.
4. Chequear la carga de la mercancía en los camiones de los bodegueros y de las
transferencias a los puntos de distribución.
5. Supervisar y certificar el despacho de mercancía.
6. Notificar el mantenimiento del Centro de Acopio.
7. Asentar todas las novedades ocurridas en el libro de novedades diarias.
8. Informar todas las fallas en la estructura y funcionamiento del establecimiento.
9. Informar a su superior inmediato de cualquier anormalidad ocurrida en el establecimiento; o
de cualquiera violación de las normativas y procedimientos.
10. Cumplir otra actividad inherente al cargo que se le asigne por el supervisor inmediato.

CAC-MNP001 Pág. 78
Versión Tercera
29 12 2009
Las actividades del Analista de Control de Calidad del Centro de Acopio de Mercal
estarán sujetas a las siguientes disposiciones:
Supervisor: Jefe de Control de Calidad
1. Garantizar el cumplimiento de todas las normas COVENIN y otras regulaciones establecidas

para la recepción, manipulación, almacenamiento, conservación, rotación y despacho de las
mercancías en el Centro de Acopio.
2. Ejecutar los mecanismos de retroalimentación relativa a la satisfacción del cliente, incluyendo
el reporte de los resultados a la Gerencia de Calidad de MERCAL.
3. Garantizar el cumplimiento del Programa Nacional de Fumigación en el Centro de Acopio.
4. Garantizar el tratamiento a las mermas y pérdidas tal como procede acorde al Sistema
Implantado para la Red de MERCAL.
5. Mantener todos los instrumentos de medida con que cuenta el Centro de Acopio, verificados
y calibrados.
6. Cumplir con lo establecido en la Ley de Protección al Consumidor.
7. Elevar al supervisor de calidad del Estado las propuestas de refacción o inversión del Centro
de Acopio que sean necesarias para garantizar la conservación de los productos
almacenados.
8. Verificar la fecha de vencimiento de la mercancía que se introduce en el Centro de Acopio.
9. Verificar la correcta rotación de los inventarios bajo la perspectiva del control de calidad.
10. Velar y garantizar la divulgación y capacitación a los almacenistas del Centro de Acopio en
materia de manipulación, almacenamiento y transporte de productos alimenticios.
11. Cumplir cualquier otra actividad inherente al cargo asignada por su supervisor inmediato.

CAC-MNP001 Pág. 79
Versión Tercera
29 12 2009
Las actividades del Jefe de Almacén estarán sujetas a las siguientes disposiciones:
1. Girar las instrucciones necesarias a los almacenistas para el cumplimiento de las normas de
almacenamiento y distribución de la mercancía en el depósito.
2. Cumplir las normas y procedimientos relacionados con la recepción, despacho,
almacenamiento y distribución de los productos en el almacén descritos en el MANUAL DE
LINEAMIENTOS DE LA GERENCIA DE CONTROL DE CALIDAD.
3. Colocar las tarjetas de estiba a los rubros.
4. Supervisar la actualización de las tarjetas de estiba.
5. Velar por la rotación del producto y el control del despacho.
6. Supervisar los despachos a las Bodegas Asociadas.
7. Recibir, chequear y confirmar la llegada de mercancía.
8. Efectuar un inventario físico semanal de acuerdo con los lineamientos emitidos por las
Gerencias de Logística y Administración de la Sede Central.
9. Controlar las entradas y las salidas de mercancía desde y hacia el almacén.
10. Llevar el control de la merma y/o pérdida de la mercancía y su respectivo almacenamiento
conjuntamente con el Analista de Control de Calidad.
11. Solicitar mantenimiento periódico de los equipos.
12. Responder, velar y salvaguardar los intereses (morales, físicos y financieros) del Mercal.
13. Supervisar las actividades del personal a su cargo.
14. Ejecutar cualquier otra actividad conexa a sus funciones dictadas por el Jefe del Centro de
Acopio.

CAC-MNP001 Pág. 80
Versión Tercera
29 12 2009
Las actividades del facturador del Centro de Acopio de Mercal estarán sujetas a las
siguientes disposiciones:
1. Registrar todas las transferencias de mercancía hacia los Mercal, Programas Especiales y
las ventas a las Bodegas Asociadas y demás integrantes de la Red Indirecta, a través del
sistema administrativo automatizado.
2. Emitir las facturas respectivas a los representantes de las bodegas asociadas.
3. Archivar en orden correlativo las facturas emitidas.
4. Dar a conocer mediante publicación los productos existentes en el Almacén a los
integrantes de la Red Indirecta.
5. Atender cordial y eficazmente al público asistente.
6. Revisar minuciosamente y archivar en orden cronológico las copias de las planillas y/o
certificados de depósito, cuentas por cobrar en el expediente de los clientes.
7. Realizar el cuadre diario de las operaciones de ventas, despacho y anulaciones para su
revisión y conformación al Jefe del Centro de Acopio.
8. Ejecutar cualquier otra actividad conexa a sus funciones dictadas por el Jefe del Centro de
Acopio.

CAC-MNP001 Pág. 81
Versión Tercera
29 12 2009
Las actividades del Auxiliar de Almacén del Centro de Acopio de Mercal estarán
Supervisor: Jefe de Almacén
1. Almacenar y distribuir la mercancía recibida y/o despachada desde y hacia el almacén.

2. Chequear la Factura en cada operación de salida de mercancía.
3. Recibir, chequear y confirmar la llegada de mercancía conjuntamente con el Jefe de Almacén
mediante la Nota de Entrega, Factura o Declaración Jurada según sea el caso.
4. Registrar las operaciones de recepción y despacho del rubro en las tarjetas de estiba
colocadas en la paletización del producto.
5. Efectuar periódicamente el inventario físico conjuntamente con el Jefe de Almacén.
6. Velar por el correcto funcionamiento y mantenimiento de las pesas y balanzas del Centro de
Acopio conjuntamente con el Analista de Control de Calidad.
7. Mantener limpio y en orden el área del almacén.
8. Cumplir las Normas de Almacenaje de alimentos de acuerdo con el MANUAL DE
LINEAMIENTOS DE LA GERENCIA DE CONTROL DE CALIDAD.
9. Cumplir con las Normas de Seguridad e Higiene descritas en este documento y cualquier otra
emanada de la Gerencia de Seguridad Integral.
10. Realizar la rotación adecuada de los productos en el almacén de acuerdo a la normativa
establecida en el MANUAL DE LINEAMIENTOS DE LA GERENCIA DE CONTROL DE CALIDAD
11. Velar por el cumplimiento de restricción de paso de personas no autorizadas al Almacén.
12. Chequear que todo producto en el almacén se encuentre debidamente identificado.
13. Hacer uso correcto de todo el equipamiento para la operación en el almacén.
14. Reportar al Jefe de Almacén fallas en los equipos (traspaletas, carretillas)
15. Cumplir con cualquier otra actividad inherente al cargo que le sea encomendada por su
supervisor inmediato y/o Jefe del Centro de Acopio.

CAC-MNP001 Pág. 82
Versión Tercera
29 12 2009
Las actividades del Montacarguista del Centro de Acopio de Mercal estarán sujetas a
las siguientes disposiciones:
Supervisor: Jefe de Almacén

1. Colocar la mercancía en su respectivo puesto, en función de los códigos de ubicación.
Transportar la mercancía de forma correcta según los lineamientos en materia de
manipulación, almacenamiento y transporte de productos alimenticios de acuerdo con el
MANUAL DE LINEAMIENTOS DE LA GERENCIA DE CONTROL DE CALIDAD.
2. Trasladar la mercancía desde sus sitios de almacenamiento al momento de realizar el
despacho.
3. Reponer la mercancía en sus sitios al momento de agotarse para el despacho.
4. Rotar la mercancía de acuerdo a su fecha de vencimiento.
5. Verificar que el montacargas esté en condiciones adecuadas para su operación.
6. Ubicar el montacargas en su sitio al momento de culminar con sus labores.
7. Reportar las deficiencias de la unidad que impida su correcto funcionamiento.
8. Respetar los canales de traslado y zona de maniobra del montacargas.
9. Operar el montacargas de acuerdo a los límites, capacidades y uso de éste.
10. Realizar el mantenimiento preventivo diariamente del montacargas al momento de terminar
la jornada de trabajo.
11. Realizar otras actividades afines con su cargo, según instrucciones del jefe inmediato.

CAC-MNP001 Pág. 83
Versión Tercera
29 12 2009
REGISTROS CONTABLES
“REGISTROS DE LOS INFORMES DE RECEPCION DE MERCANCIAS PARA
COMPRAS NACIONALES” de los Centros de Acopio:
a) Débito a la cuenta 1-01-03-01-XX-001 Inventario de mercancías-
compras nacionales, por centro de costo, del centro de acopio.
b) Crédito a la cuenta 2-01-01-99-25-002 Otras Cuentas por Pagar
Casa, por el importe total a precio de costo.
Especificando en ambas cuentas lo siguiente: En la referencia el número de nota de
entrega con su respectiva fecha y en la descripción el producto recibido y su
cantidad en unidades, el nombre del proveedor de Casa y el Nº de Informe de
Recepción así como la fecha de recepción, en el centro de acopio.
Se debe crear un comprobante contable, por cada nota de entrega y anexarlo a la
nota de entrega que se enviará a sede central (cuentas por pagar CASA).
“REGISTRO DE LOS INFORMES DE RECEPCION DE MERCANCIAS PARA
COMPRAS REGIONALES” de los Centros de Acopio:
a) Débito a la cuenta 1-01-03-02-XX-001 Inventario de mercancías-
compras regionales asociado por centro de costo, del centro de acopio por el
importe a precio de costo.
b) Crédito a la cuenta 2-01-01-02-XX-XXX Proveedores compras
regionales, por proveedor, por el importe total a precio de costo.

CAC-MNP001 Pág. 84
Versión Tercera
29 12 2009
c) Especificando en todas la cuentas lo siguiente: En la referencia el número de
nota de entrega con su respectiva fecha y la descripción del producto recibido y su
cantidad en unidades, el nombre del proveedor regional y el Nº del informe de
recepción así como la fecha de recepción, en el centro de acopio.
TRANSFERENCIAS DE SALIDAS de los Centros de Acopio a los Mercal para
compras Nacionales y Regionales. (A Precio de Costo)
Por la salida del Inventario del centro de acopio: (A Precio de Costo)
Primer asiento:
DEBITO: Otros Activos No Circulantes (transacciones entre dependencias)
CREDITO: Inventario de mercancía Nacional o Regional.
Por la entrada del inventario al módulo: (A Precio de Costo)
Segundo asiento:
DEBITO: Inventario de mercancía al Módulo.
CREDITO: Otros Activos No Circulantes (transacciones entre dependencias).
COSTO DE VENTA
“COSTO DE VENTAS NACIONALES”, de los Centros de Acopio.
Al Final del mes el contador determinará el costo de ventas de las unidades vendidas a
través del reporte “Resumen mensual por productos nacionales” y realizará el siguiente
asiento:

CAC-MNP001 Pág. 85
Versión Tercera
29 12 2009
Primer asiento:
DÉBITO: Costo de Ventas – Compras Nacionales por cada estado (Por el
importe al costo)
CRÉDITO: Inventario de Mercancía- Compras Nacionales del Centro de
Acopio. (Asociado al centro de costo, por el importe de las ventas valoradas al costo)
“COSTO DE VENTAS REGIONALES”, de los Centros de Acopio.
Al Final del mes el contador determinara el costo de ventas de las unidades vendidas a
través del reporte “Resumen mensual por productos regionales” y realizará el siguiente
asiento:
Primer asiento:
DÉBITO: Costo de Ventas-Compras Regionales por cada estado, (Por el importe
al costo)
CREDITO: Inventario de Mercancías-Compras Regionales de Centro de
Acopio. (A precio de costo, asociado al centro de costo, por el importe de las ventas
valoradas al costo)

CAC-MNP001 Pág. 86
Versión Tercera
29 12 2009
LIBRO DE VENTAS
MERCAL CA
LIBRO DE VENTAS
VENTAS INTERNAS o
PERIODO: Enero - 2005 EXPORTACION GRAVADAS
Fecha Número Número Número Número Número de Total Ventas Ventas

Oper. de la de Control Nota de Nota de Factura Incluyendo Internas % Impuesto
Nro. Factura R.I.F. Nombre o Razón Social Factura de Factura Débito Crédito Afectada el IVA No Gravadas Base Imponible Alícuota IVA
1 31/01/2005 116.533,33 0,00 101.333,33 15,00% 15.200,00
2 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
3 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
4 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
5 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
6 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
7 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
8 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
9 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
10 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
11 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
12 31/01/2005 0,00 0,00 0,00 15,00%
83.805.120,00
Totales 116.533,33 83.805.120,00 101.333,33 15.200,00

CAC-MNP001 Pág. 87
Versión Tercera
29 12 2009

Manual de Normas y Procedimientos de Centros de Acopio PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Normas y Procedimientos de Centros de Acopio PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR: REVISADO Y CONFORMADO POR:

NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS:

FIRMA : FECHA: FIRMA: FECHA:

SESIÓN EXTRAORDINARIA . Nº 26 RESOLUCION; 04 FECHA:04/01/2010

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Las normas y procedimientos establecidos en este documento estarán sujetos al control

Toda modificación o sustitución que requiera el presente documento, deberá tramitarse a

Este procedimiento pertenece a Mercal C. A. y forma parte de un archivo disponible en la

El presente manual entrará en vigencia a partir de su aprobación por parte de Junta

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Establecer los lineamientos, acciones y normativas a seguir para el suministro de

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

IV. BASE LEGAL

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, con la Enmienda Nº 1 aprobada por

Ley de Protección al Consumidor y al Usuario publicada en Gaceta Oficial Nº 37.930 del

Resolución Nº 01-00-247 del 04/11/2005, emanada de la Contraloría General de la

Normas de buenas prácticas de fabricación, almacenamiento y transporte de alimentos

Normas venezolanas COVENIN.

Normas del CODEX ALIMENTARIUS.

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Para efectos del presente manual se definen los siguientes términos:

ACCIDENTE Es todo suceso imprevisto y no deseado que interrumpe o

DETERIORO Productos alimenticios que presentan condiciones no aptas

ESTIBA Colocación ordenada de los productos en el interior del

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

FALTANTES Cantidad de mercancía o producto ausente en el inventario,

FORMULARIO Es una herramienta metodológica de trabajo, que permite

HIGIENE INDUSTRIAL Es la ciencia y el arte dedicados al conocimiento, evaluación

INCIDENTE Es todo suceso improvisto y no deseado que interrumpe o

MERMA Es la pérdida de peso que experimentan los productos

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

PALETAS Consiste en una plataforma portátil sobre la cual colocan los

PEPS Iniciales de la norma aplicada a la rotación de productos

PVPS Iniciales de la norma aplicada a la rotación de productos

RED MERCAL Se refiere a la red de almacenamiento, distribución y ventas de

RIESGO Es la probabilidad de ocurrencia de un accidente/incidente de

ROTURAS Productos alimenticios y no alimenticios que en sus empaques

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

SOBRANTES Cantidad de mercancía o producto excedente en el inventario

SISTEMA Es el sistema de información automatizado integrado

TARJETA DE ESTIBA Es la etiqueta que refleja la información respectiva de los

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

VI. NORMAS GENERALES

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

VII. NORMAS ESPECÍFICAS

1. DE LA ENTREGA DEL CENTRO DE ACOPIO

2. DEL CONTENIDO DEL ACTA DE ENTREGA DE CENTRO DE ACOPIO

1.7.4 Situación de la ejecución del Plan Operativo anual de conformidad

2. El Acta de Entrega y sus anexos se elaborarán en original y tres copias

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

5. El Auxiliar de Almacén será responsable de actualizar las tarjetas de estiba

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

4. DEL CONTROL DE INVENTARIOS

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

5. REGLAS A SEGUIR PARA LA REALIZACION DEL INVENTARIO FISICO

GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS