Despliegue Del Modelo de Los Recursos Logísticos y Financieros PDF

POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DESPLIEGUE DEL MODELO

DE ADMINISTRACIÓN
de los recursos logísticos
y financieros
POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
DESPLIEGUE DEL MODELO

DE ADMINISTRACIÓN
DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS
Y FINANCIEROS
Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN
Presidente de la República
Doctor LUIS CARLOS VILLEGAS ECHEVERRI

Ministro de Defensa Nacional
General
JORGE HERNANDO NIETO ROJAS
Director General de la Policía Nacional
Mayor General
RICARDO ALBERTO RESTREPO LONDOÑO
Subdirector General de la Policía Nacional
Mayor General
ÓMAR RUBIANO CASTRO
Director Administrativo y Financiero
Coronel
GERMÁN ALBERTO TORRES CORTÉS
Subdirector Administrativo y Financiero
Coronel
RICARDO BLANCO GÓMEZ
Jefe Oficina de Comunicaciones Estratégicas
www.policia.gov.co
diraf.jefat@policia.gov.co
Carrera 59 No. 26-21 CAN, piso 2

(1) 315 9000 IP. 9681 - 9113
Bogotá, D. C.
Enero de 2018
“Hacia un nuevo Modelo de
Administración de los Recursos
Logísticos y Financieros,
objetivo transcendental para
optimizar recursos y garantizar la
sostenibilidad institucional”
Introducción
L a Policía Nacional de Colombia ha desarrollado el Modelo de Administración de los
Recursos Logísticos y Financieros como uno de los objetivos señalados en el Plan
Estratégico Institucional 2015-2018 “Comunidades Seguras y en Paz”. Adicionalmente,
este modelo ha sido incorporado dentro de una de las 15 líneas estratégicas formuladas en
el proceso de Modernización y Transformación Institucional (MTI), que está relacionada
con el fortalecimiento estructural y administrativo de la Policía Nacional.
Como resultado de estas premisas se desarrolló la hoja de ruta para garantizar la
sostenibilidad institucional, a partir de la optimización de los recursos presupuestales
asignados por el Gobierno nacional que permita soportar y apalancar el servicio de policía
en materia de seguridad y convivencia en todo el territorio nacional.
Desde esta perspectiva institucional, la Dirección Administrativa y Financiera como
unidad de apoyo y soporte en el servicio de Policía, a través del análisis de las capacidades
que posee a nivel nacional por cada uno de los componentes y ámbitos de gestión,
diseñó la metodología necesaria con el propósito de encontrar métodos efectivos que
garanticen el manejo óptimo de los recursos de la entidad y de esta forma alcanzar los
logros institucionales deseados.
La construcción y diseño del Modelo de Administración de los Recursos Logísticos y
Financieros incorporó una metodología de trabajo innovadora y de fácil aplicación para
todos los ámbitos de gestión en que se desarrolla el quehacer policial (misional, educativo,
salud y bienestar), mediante el uso de herramientas que sirvan para aprovechar de la mejor
manera el capital humano, así como los recursos financieros, logísticos y tecnológicos con
los que cuenta actualmente la institución.
Consciente de este gran reto, la Administración Logística y Financiera se ha venido
consolidando a partir del rediseño administrativo, como uno de los pilares para renovar
y fortalecer la gestión institucional, a través de la implementación de reglas de negocio
conocidas comúnmente como restricciones desde el nivel central hacia las unidades
policiales donde se limitan o se reducen algunas compras, se establecen líneas de
tiempo para la entrega de elementos y se parametrizan controles que permitan realizar
proyecciones acertadas frente a las capacidades actuales. Todo esto, bajo los preceptos
expuestos por el Ministerio de Defensa Nacional en el marco del plan de modernización
y transformación del sector defensa, tales como planeación basada en capacidades,
Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 4

POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA - DIRAF
cálculo del costo de ciclo de vida útil, eficiencia en el gasto público, presupuestación por
programas y compras eficientes.
Como parámetro fundamental en esta arquitectura administrativa, se plantea la
participación activa entre el nivel central y las unidades policiales ejecutoras con las que
se cuenta en la actualidad, con el fin de estructurar las decisiones o las victorias tempranas
para apalancar la metodología puesta en marcha, mediante el despliegue que se utilizará
para el cumplimiento, seguimiento y control de todas las unidades policiales sin importar
la ubicación geográfica o especialidad del servicio.
De esta forma, seguiremos avanzando en la construcción de una Policía más innovadora
y efectiva en materia administrativa, logística y financiera, capaz de estructurar las
herramientas necesarias y solventar las necesidades de bienes y servicios requeridos
por todos los policías a nivel nacional para hacer frente a los desafíos que en materia de
seguridad y convivencia ya existen, y de todos aquellos que vienen derivados de un proceso
de posconflicto; una Policía a la altura de las transformaciones que ya está comenzando a
vivir nuestro país.

Objetivo General
P roporcionar los conocimientos doctrinarios y herramientas de control que deben
aplicar los responsables de administrar los componentes logísticos y financieros a
nivel institucional, para contribuir en la optimización de recursos que permita asegurar
las necesidades del presente sin comprometer las necesidades de futuras generaciones
en el servicio de policía.
Objetivo Específicos
`` Conceptualizar la importancia de implementar la unidad misional, cadena logística y
sistema de información, como elementos claves en el despliegue del modelo.
`` Conocer los principios y preceptos legales establecidos para la implementación del
modelo a nivel institucional.
`` Contextualizar a los responsables en administrar los componentes logísticos y
financieros en cada unidad policial, que permita a la institución la optimización de
recursos.
`` Orientar sobre el despliegue del modelo de administración como una herramienta
gerencial aplicable en cada ámbito de gestión.
`` Comprender la importancia de aplicar los controles estandarizados desde el nivel
central para cada componente, con el fin de detectar las desviaciones en la ejecución
de los procedimientos.
`` Simplificar la labor de los responsables de los componentes logísticos y financieros a
través de los sistemas de información.
`` Conocer el apoyo real y cuantificable de las entidades del orden nacional, regional y
local para el servicio policial.

Alcance
A demás de aplicarse para lograr la optimización de recursos en materia de movilidad,
armamento, intendencia, infraestructura, TIC y semovientes, las herramientas
estandarizadas permiten ampliar el campo de aplicación a todos los ámbitos de gestión
(misional, salud, bienestar, educación) como mecanismo para optimizar recursos en pro
de la sostenibilidad institucional.
Corresponde la aplicación a los comandos de región, direcciones, oficinas asesoras,
metropolitanas, departamentos y escuelas de policía, independientemente de contar o no
con delegación del gasto, siendo su aplicación viable y necesaria en todas estas unidades,
por requerir medios logísticos y financieros para adelantar la actividad policial.

Contenido
Conceptualización .............................................................................................................................................10
Componente logístico..............................................................................................18
Subcomponente Movilidad.........................................................................................................
Unidad misional ..................................................................................................................................................19
Cadena logística .................................................................................................................................................24

• Proyecciones .................................................................................................................................................24
• Adquisiciones.................................................................................................................................................31
• Distribución....................................................................................................................................................32
• Control .............................................................................................................................................................32
Victorias tempranas..........................................................................................................................................38
Subcomponente Armamento...............................................................................................40
Unidad misional ..................................................................................................................................................41

• Proyecciones..................................................................................................................................................43
• Adquisiciones.................................................................................................................................................44
• Distribución....................................................................................................................................................45
• Control..............................................................................................................................................................47
Subcomponente Intendencia...............................................................................................52
Unidad misional...................................................................................................................................................53
Cadena logística..................................................................................................................................................57
• Proyecciones..................................................................................................................................................57
• Adquisiciones.................................................................................................................................................60

• Distribución....................................................................................................................................................60
• Control..............................................................................................................................................................61
Subcomponente Infraestructura........................................................................................66
Unidad misional ..................................................................................................................................................67

• Proyecciones .................................................................................................................................................69
• Adquisiciones.................................................................................................................................................73
• Distribución ...................................................................................................................................................76
• Control..............................................................................................................................................................77
Subcomponente Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones...84
Unidad misional ..................................................................................................................................................85
• Proyecciones..................................................................................................................................................92
• Adquisiciones.................................................................................................................................................95
• Distribución ...................................................................................................................................................95
Componente financiero...........................................................................................99
Unidad misional ..................................................................................................................................................99
Subcompone Presupuesto.................................................................................................103
• Presupuesto de ingresos.......................................................................................................................103
Subcompone adquisiciones...............................................................................................121
Victorias tempranas.......................................................................................................................................127
Subcomponente contable...................................................................................................131
Sistemas de información...................................................................................... 134

C onceptualización
DEFINICIÓN DEL MODELO DE ADMINISTRACIÓN
C onsiste en una metodología administrativa que proporciona las directrices orientadas

al fortalecimiento y sostenibilidad de las capacidades logísticas y financieras necesarias
para prestar el servicio de policía.
El planteamiento de un modelo de administración de recursos logísticos y financieros
en la Policía Nacional define la ruta para planificar, organizar, direccionar y controlar las
actividades requeridas para garantizar la optimización de los recursos y la sostenibilidad
institucional.
FINALIDAD DEL MODELO
E l modelo de administración busca garantizar la sostenibilidad institucional a través de

la optimización de los recursos, mediante la debida planeación basada en capacidades,
costeo unitario, cálculo de costo de ciclo de vida, proyecciones de gastos de personal y
equipo, eficiencia en el gasto, presupuestación por programas y compras eficientes, lo cual
permite articular los objetivos del Gobierno nacional, la política sectorial del Ministerio
de Defensa Nacional y la misionalidad institucional.
ELEMENTOS DEL MODELO
E l modelo de administración de los recursos logísticos y financieros contempla tres

(3) elementos (unidad misional, cadena logística y sistema de información) que se
relacionan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga
plenamente los requerimientos que demanda el servicio de policía en materia logística y
financiera en todo el territorio nacional.
Para la construcción del modelo se identificaron todos los requerimientos predefinidos
por las unidades policiales con y sin delegación del gasto, en cumplimiento del mandato
constitucional y normatividad legal vigente que permita contar con los bienes y servicios
requeridos para garantizar la convivencia y seguridad ciudadana.
La representación gráfica del modelo es la siguiente:

Sostenibilidad institucional
Cadena
logística
Unidad
misional
Sistemas de
información
Optimización de recursos
D e esta forma, la Policía Nacional está llamada a ser garante en el óptimo manejo de los
recursos logísticos y financieros, diseñando un modelo de administración para gestionar
de forma acertada los componentes requeridos para el servicio de policía en los ámbitos de
gestión en que se desenvuelve la institución.
La Dirección Administrativa y Financiera como responsable de la gestión logística para
el servicio de policía se convierte en la piedra angular para el logro de los nuevos retos
institucionales, aunado a la escasez de recursos que demanda a las instituciones generar
nuevos mecanismos de optimización de los bienes y servicios.
MOVILIDAD 11
C oncepto unidad misional
E s un conjunto de actividades desarrolladas por una empresa para la prestación del
servicio las cuales pueden establecer una estrategia común, autónoma del resto, pero
no totalmente independiente, con enfoque en factores claves comunes para el éxito1 .
C ONCEPTO CADENA LOGÍSTICA

H erramienta metodológica que permite el suministro de los bienes y servicios que
requiere el servicio de policía desde su punto de origen hasta el cliente final. Se aplica
en la Policía Nacional para proveer los bienes y servicios requeridos en los diferentes
componentes y ámbitos de gestión, con el fin de lograr la eficiente prestación del servicio
de policía.
La gestión de la cadena logística policial se encuentra estructurada así:
1. Proyecciones: la unidad misional establece el presupuesto necesario para garantizar
el funcionamiento, utilizando la metodología de optimización y aplicando las reglas del
negocio para la planeación de la demanda y proyección del plan de necesidades.
2. Adquisiciones: inicia con el plan adquisiciones (aprobado por OFPLA) y la programación
contractual (aprobada por el ordenador del gasto) para dquirir los bienes y servicios a
través de los mecanismos legales vigentes.
3. Almacenamiento y distribución: eslabón de los bienes para el servicio policial, que
debe estar programado según las líneas de tiempo contractual para garantizar la
entrega oportuna de los bienes al servicio y según los planes de distribución aprobados
por el ordenador del gasto.
4. Control de activos: refleja la contabilización, mantenimiento y disposición final de
acuerdo al ciclo de vida útil, para asegurar el permanente suministro de elementos en
buenas condiciones para el servicio policial, dando aplicación a la política institucional
de buen uso y cuidado de los bienes.
Es importante que la interacción se realice de manera permanente y continua, evitando la
ruptura en alguno de sus eslabones, toda vez que al no cumplir esta secuencia la unidad
policial afecta el suministro de los bienes y servicios requeridos para la prestación del
servicio policial, afectando de manera directa el bienestar y la satisfacción de los policiales.
1 Menguzzato y Renau, 1991, p. 90.

C ONCEPTO SISTEMA DE INFORMACIÓN

E ste elemento busca integrar todos los sistemas de información en uno solo que posea
todos los registros que hoy día se gestionan de forma individual, pues técnicamente se
hace necesario migrar toda la información atomizada en múltiples estructuras de datos;
esto permitirá la implementación de una herramienta de negocio empresarial soportada
en una estructura única y ordenada de datos, que facilite la generación de esquemas
visuales ordenados, orientados a la formulación de estrategias y a la evaluación e los
resultados de las decisiones tomadas y que formulen tendencias.
N ivel Despliegue Estratégico

A l nivel estratégico del modelo de administración de los recursos logísticos y financieros
le corresponde definir los lineamientos, políticas, reglas de negocio y decisiones de
su ámbito de gestión encaminadas a la optimización de los recursos, mejoramiento de la
cadena logística y generación de información gerencial para la toma de decisiones en las
siguientes unidades:
Responsable de fijar la política del modelo, supervisión y control del mismo en todos sus
ámbitos de gestión.
JEFES ÁREAS DIRAF
`` Gestionar el diseño de la unidad misional en las unidades, aplicación de la cadena
logística y mejoramiento de los sistemas de información para los subcomponentes y
ambientes de gestión.
`` Verificar que se establezcan las reglas de negocio y las decisiones por cada ámbito de
gestión y subcomponente.
`` Asegurar el cumplimiento del modelo en las unidades desconcentradas por cada
ámbito de gestión y subcomponente.
`` Diseñar las guías para la administración de la cadena logística (proyecciones,
adquisiciones, almacenamiento y control de activos).

DINAMIZADORES DEL MODELO
`` Funcionarios DIRAF encargados de las decisiones.
`` Controlar la aplicación de las decisiones a cargo en los ambientes de gestión y
subcomponentes.
`` Elaborar los informes de análisis de la aplicación de las decisiones con la información
de las unidades a nivel nacional.
`` Diseñar los formatos y herramientas necesarios para la aplicación de las decisiones en
los ámbitos de gestión y subcomponentes.
Á mbitos de Gestión
DIRECCIÓN DE SEGURIDAD CIUDADANA
Es la responsable de controlar la ejecución del modelo, en armonía con el MNVCC y las
estrategias institucionales aplicadas al servicio de policía.
DIRECCIÓN NACIONAL DE ESCUELAS
Es la responsable de gobernar las unidades policiales de su misionalidad, fijando los
parámetros del desarrollo del modelo.
DIRECCIÓN DE SANIDAD
Tiene la responsabilidad de gobernar a las unidades policiales de su misionalidad, fijando
los parámetros del desarrollo del modelo.
DIRECCIÓN DE BIENESTAR SOCIAL
Es la responsable de gobernar a las unidades policiales de su misionalidad, fijando los
parámetros del desarrollo del modelo.

DIRECCIÓN DE SEGURIDAD CIUDADANA DIRECCIÓN NACIONAL DE ESCUELAS
• Regiones de policía
• Metropolitanas • Escuela de policía
• Departamentos
DIRECCIÓN DE BIENESTAR SOCIAL DIRECCIÓN SANIDAD
• Colegios • Sección de sanidad

• Centros sociales • Hospitales
• Centros vacacionales • Centro de atención
RESPONSABLES Y GESTORES DEL MODELO POR ÁMBITO DE GESTIÓN

`` Son responsables los funcionarios de los entornos administrativos nombrados como
gestores de las unidades DISAN, DINAE, DIBIE y DISEC.
`` Los Jefes Administrativos oficiarán como responsables del modelo para el ámbito de
gestión respectivo.
OBLIGACIONES
`` Establecer las reglas de negocio y decisiones por cada ámbito de gestión respectivo.
`` Diseñar la unidad misional del ambiente de gestión incluyendo las unidades
subordinadas, dando aplicación a la cadena logística determinada por el modelo
(cartilla del ambiente de gestión).
`` Asegurar el cumplimiento del modelo en las unidades subordinadas.
`` Reportar a la DIRAF los resultados del modelo en el ambiente de gestión.
N ivel Táctico
A l nivel táctico del modelo de administración de los recursos logísticos y financieros
le corresponde controlar el desarrollo del modelo a nivel regional; además responde
precisamente a la necesidad de empoderar a las Regiones de Policía como garantes del
mejor aprovechamiento de los recursos, aunado a una mayor supervisión del desarrollo
de la cadena logística, para garantizar que las unidades policiales respondan de forma
eficiente a las expectativas y necesidades en materia de seguridad ciudadana, prevención,
investigación criminal e inteligencia policial.

CONTROL REGIONAL
`` Los funcionarios de los entornos administrativos nombrados son los responsables del
modelo en la región.
OBLIGACIONES
`` Controlar la aplicación del modelo y consolidar el cumplimiento de las decisiones
existentes y las nuevas decisiones identificadas.
`` Reportar a los ambientes de gestión (DISAN, DINAE, DIBIE y DISEC) los resultados
del modelo.
`` Reportar a la DIRAF los problemas y soluciones identificados en aplicación del modelo.
N ivel Operacional
A l nivel operacional del modelo de administración de los recursos logísticos y financieros
le corresponde aplicar el modelo a nivel local, son los llamados a materializar las
decisiones y reglas de negocio definidas por los ámbitos de gestión misional, bienestar,
salud y educación; asimismo, este nivel, como un actor esencial en la cadena logística,
debe proponer y poner en práctica nuevas decisiones derivadas de la ejecución de sus
recursos, sean estos de funcionamiento y otras fuentes de financiación, para garantizar
una adecuada toma de decisiones en torno al funcionamiento de la unidad.
CONTROL LOCAL
RESPONSABLES Y GESTORES DEL MODELO EN LAS UNIDADES

`` Son responsables los funcionarios de los entornos administrativos nombrados como
gestores en las unidades policiales a nivel nacional.
`` Los Jefes Administrativos oficiarán como responsables del modelo para la unidad de
policía respectiva.
OBLIGACIONES
`` Aplicar las reglas de negocio y decisiones determinadas por la DIRAF y los ámbitos de
gestión.
`` Diseñar la unidad misional de la unidad, dando aplicación a la cadena logística
determinada por el modelo.
`` Identificar nuevas reglas de negocio y decisiones aplicables a la unidad, y las informarán
al responsable del MAD 2.0 de la región de policía respectiva.

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Metropolitanas Escuelas Seccionales Centros sociales
Departamentos Hospitales Centros vacacionales
puntos de atención Colegios
Despliegue Misional Educación Salud Bienestar
modelo
Logístico
Financiero
Infraestructura
R oles y responsabilidades
C onocidos los niveles de despliegue del modelo, es indispensable entender que en cada
unidad policial deben estar nombrados los responsables, dinamizadores y gestores
de este, quienes tienen la responsabilidad de retroalimentar al nivel estratégico del
modelo de cómo se desarrolla, sus dificultades y decisiones adoptadas para garantizar
los servicios misionales de la institución, garantizando la continuidad, la cobertura y el
soporte logístico apropiado.
NIVEL CENTRAL COMPONENTE COMPONENTE SUBCOMPONENTE
LOGÍSTICO FINANCIERO DE INFRAESTRUCTURA
01 JEFE ÁREA LOGÍSTICA

JEFE ÁREA FINANCIERA
JEFE ÁREA DE INFRAESTRUCTURA
DINAMIZADOR DEL MODELO
DINAMIZADORES DEL MODELO
AMBIENTES DE GESTIÓN MISIONAL EDUCACIÓN
02 DIRECTOR DE SEGURIDAD FINANCIERA

DIRECCIÓN NACIONAL DE ESCUELAS
DIRECCIÓN DE SANIDAD
SALUD BIENESTAR
DIRECTOR DE BIENESTAR SOCIAL
RESPONSABLES REGIONALES
03 COMANDANTES REGIÓN DE POLICÍA

RESPONSABLES DE INFRAESTRUCTURA REGIONAL
GESTOR DEL MODELO DE LA RESPECTIVA REGIÓN
Despliegue Misional Educación Salud Bienestar

RESPONSABLES LOCALES modelo
Logístico
04
COMANDANTE UNIDAD DE POLICÍA METROPOLITANA
DEPARTAMENTO ESCUELA Financiero
JEFE GRUPO LOGÍSTICO
RESPONSABLE INFRAESTRUCTURA Infraestructura
GESTORES DE MODELO EN LA UNIDAD

Componente logístico
P ara soportar el servicio policial, la institución cuenta con seis subcomponentes
logísticos: movilidad, armamento, intendencia, infraestructura, semovientes y TIC; así
como tres financieros: presupuesto, adquisiciones y contable. A continuación, se muestra
el modelo de administración para cada uno de los subcomponentes, con el fin de exponer
más a fondo la metodología de la cadena logística y su despliegue a nivel institucional.
S ubcomponente Movilidad
E l subcomponente de movilidad de la Policía Nacional es el encargado de proyectar,

adquirir, distribuir y controlar todo lo relacionado con la gestión para la movilización y la
legalización del equipo automotor, suministra el combustible y mantenimiento requerido;
asimismo, establece los lineamientos a nivel nacional para su administración; para lo cual
cuenta con un sistema de información para la gestión del equipo automotor, a través del
cual se actualiza toda la información relativa al inventario que conforma este equipo,
llevando la trazabilidad sobre los mismos para el control y seguimiento a nivel nacional.

Este subcomponente comprende todo tipo de automotores para el servicio policial:

automóviles, ambulancias, carrotanques, buses, cuatrimotos, grúas, panel, VPM,
motocicletas, equipo fluvial, etc.
Para la administración de la movilidad, la unidad misional cuenta con cuatro grupos:
1. Estadística y control vehicular
2. Mantenimiento
3. Combustibles
4. Coordinación de vehículos
El subcomponente movilidad administra el equipo automotor de la Policía Nacional
y establece lineamientos a nivel nacional, siendo sus clientes las unidades policiales
de los niveles estratégico, táctico y operacional, en los ambientes de gestión misional,
salud, educación y bienestar, así: 14 direcciones, 8 regiones, 34 departamentos, 17
metropolitanas y demás unidades entre escuelas de formación y centros de instrucción.
U nidad misional
Estadísticas
y control vehicular 1
Impuesto Siglas
2 Mantenimiento
TIE Placas
3
Trámites Órdenes
de trabajo
Seguimiento
Movilidad
Bajas y control
Entradas Facturación
y salidas
Remesas
Seguros
Siniestro SOAT
Hojas de vida
Sistema Combustible
de información
Suministro
Distribución Seguimientos
contratos
Coordinación
Necesidades Innovación
de vehículos Facturación
Adquisiciones
Fuente: Imprenta Nacional.
MOVILIDAD 19
A. Estadística y control vehicular
B usca garantizar la trazabilidad de la información

relacionada con los vehículos de la institución,
desde su ingreso al almacén hasta la culminación
de su vida útil, haciendo uso de controles que
garanticen el buen uso y conservación del equipo
automotor.
Actividades
`` Recepción de los vehículos que han sido
ingresados a los inventarios.
`` Verificación de la procedencia del vehículo y
trámites correspondientes para su legalización
o actualización e ingreso al aplicativo, así como
toda la información de identificación y las
actividades relacionadas con el vehículo.
`` Asignación de los vehículos a las unidades,
a través de los planes de distribución y su
respectivo seguimiento y control.
`` Actualización de la información en el aplicativo.
`` Disposición final de los vehículos al terminar su
vida útil.

En el nivel central a través de este procedimiento se lidera la administración del

aplicativo que permite la supervisión y control de la información del equipo automotor
de la Policía Nacional; se elaboran planes de necesidades y de distribución del equipo
automotor; se adelantan los trámites para la consecución de los registros especiales,
tarjetas electrónicas de exención de peajes, seguros obligatorios y póliza de automóviles
para el equipo automotor al servicio de la Policía Nacional y se asignan las siglas de
identificación de los automotores; se proponen directrices, lineamientos y actualización
a la normatividad relacionada con la administración del equipo automotor en la Policía
Nacional en coordinación con los otros procedimientos.
De igual forma, en estadística y control vehicular se realizan actividades con el fin de
garantizar el cumplimiento de los requisitos para la puesta al servicio de los automotores
a nivel nacional, así:
`` Ingreso del componente de movilidad al SILOG, con el fin de llevar un control del
equipo automotor que tiene la institución para el cumplimiento de su misionalidad.
`` Asignación de siglas a cada automotor, con un consecutivo para cada unidad policial.
`` Trámite ante el Ministerio de Tránsito y Transporte para la adquisición del registro
especial para el equipo automotor que ingresa a los inventarios de la institución por
compra o donación, contribuyendo a que este componente quede exento del pago de
impuestos y otros gravámenes.
`` Diligencia ante Invías, para que el equipo automotor quede exento del pago de peajes.
`` Gestión anual para el aseguramiento del componente de movilidad con póliza de
automóviles y renovación del SOAT.
`` Trámites para la afectación de póliza de automóviles del equipo automotor de la
institución involucrado en siniestros.
`` Asignación de cada unidad de movilidad a un funcionario, el cual se hace cargo y
responde por el bien puesto bajo su responsabilidad.
`` Trámite ante la Oficina de Telemática para la asignación de los usuarios para el ingreso
a la herramienta informática, con el fin de mantener actualizada la información en cada
uno de sus módulos.
`` Gestiones para la desintegración del equipo automotor que culmina su vida útil y
cancelación de la matrícula ante el Ministerio de Tránsito y Transporte.
Las unidades misionales de movilidad en la estadística y control vehicular deberán ingresar
al aplicativo toda la información de los vehículos de su unidad en tiempo real, con el fin de
que este reporte permita una administración eficiente del equipo automotor.
MOVILIDAD 21
B. Combustible
C orresponde al procedimiento de suministro de combustible (gasolina, ACPM, extra y

gas natural vehicular) para los automotores y demás equipos de combustión interna
de propiedad de la Policía Nacional; en este sentido, se lleva el control y seguimiento al
presupuesto y ejecución contractual para este rubro, así como el control de consumos y
lineamientos a nivel nacional, con el fin de suplir las necesidades en materia de combustible
y no afectar el servicio policial.
La unidad misional de combustibles en el nivel central proyecta las necesidades en materia
de combustibles y de esta manera asesora a la Oficina de Planeación la distribución de los
recursos para las unidades con delegación del gasto del territorio nacional.
Actividades
`` Seguimiento y control a la ejecución de los contratos para el suministro de combustible.
`` Seguimiento a los consumos.
`` Asesoría y acompañamiento a nivel nacional.
`` Análisis de información.
`` Determinar necesidades de combustible para vehículos, motores y equipos de la
Policía Nacional.
`` Verificar la calidad del suministro.
`` Cargue de información en el sistema de información.
Las unidades misionales de combustibles a nivel nacional deberán efectuar el seguimiento
puntual de los consumos de los vehículos a su cargo, de acuerdo con las reglas de negocio
y actualizar la información en tiempo real para la oportuna toma de decisiones.

C. Mantenimiento
E s el encargado de impartir lineamientos que permiten garantizar la preservación

del parque automotor de la Policía Nacional, liderando las diferentes actividades
relacionadas a este fin, como la contratación del servicio de mantenimiento al equipo
automotor, realizando el seguimiento al ciento por ciento de las unidades a nivel nacional
a través de la supervisión al plan de mantenimiento que realizan en cada una de los
direcciones, departamentos, metropolitanas y escuelas. De igual forma, se realizan
comités de aprobación de proyectos para entidades externas y se suministra información
al mando institucional, brindando calidad y oportunidad en el mantenimiento preventivo
y correctivo del equipo automotor de la institución.
Actividades
`` Actualización permanente en las especificaciones técnicas y lineamientos para el
desarrollo de contratos para el mantenimiento preventivo y correctivo del equipo
automotor, teniendo en cuenta la normatividad vigente.
`` Calidad y oportunidad en los estudios previos realizados para la adquisición del
servicio de mantenimiento.
`` Seguimiento y control a la ejecución de los contratos para el mantenimiento del equipo
automotor.
`` Seguimiento a consumos a nivel nacional.
`` Asesoría y acompañamiento.
`` Análisis de información.
`` Establecimiento de necesidades de recursos.
`` Elaboración de órdenes de trabajo para los vehículos.
`` Elaboración de estudios previos para la adquisición de servicios de mantenimiento.
`` Control y estadística de los mantenimientos.
`` Elaboración y aprobación de planes de mantenimiento.
`` Diagnósticos técnicos.
MOVILIDAD 23
C adena logística
Proyecciones
La proyección de las necesidades en materia de movilidad se realiza mediante el plan de
necesidades de cada vigencia, teniendo en cuenta las reglas de negocio enunciadas en el
manual logístico y según los siguientes parámetros:
Reposición
La Unidades Misionales de Movilidad
a nivel nacional son las encargadas de
iniciar el proceso para sacar del servicio
a los vehículos cuando se requiera en
cumplimiento a las políticas establecidas
de tiempo en servicio, depreciación u
obsolescencia tecnológica para que
den inicio al proceso de desintegración
física dentro del marco legal existente; a
continuación, se relacionan los tipos de
reposición para el subcomponente:
Reposición por tiempo

Se tiene como parámetro que cada
automotor debe cumplir con un tiempo de
servicio en la institución; una vez el equipo
automotor cumple su ciclo de vida, la unidad
debe analizar los gastos de mantenimiento,
con el fin de orientar a la toma de decisiones,
de tal manera que se concluya si es viable
económicamente dar de baja el automotor
ya que por el valor de su sostenimiento
puede generar sobrecostos para la Policía
nacional; es por ello que al cumplir el ciclo
por años se evalúan aspectos importantes
como:

Desgaste de las piezas: como todo objeto observe y determine qué favorabilidad
sincronizado y compuesto por partes, los hay de sostener una movilidad con un
vehículos no son la excepción, es por ello que avanzado desgaste de piezas aunque en
al cumplir unos años en que los repuestos muchos casos no es visible. En la hoja ruta
hacen constantes ciclos de acople que se reportan las recomendaciones de casas
en conjunto permiten el desempeño de matrices para determinar que un vehículo
cualquier vehículo pero el desgaste de es más rentable reponerlo que sostenerlo.
estos elementos hacen que la institución
Reposición por depreciación

Se realiza un comparativo entre el año de depreciación y los costos de sostenimiento del
automotor, considerándose como un factor fundamental en la prestación de servicio, así
como en la administración de los recursos asignados a cada unidad, permitiendo evaluar
la viabilidad en el mantenimiento de la flota vehicular sin incurrir en gastos innecesarios
que generen pérdidas económicas para la institución.
Costo
adquisición 400 300 300 200 100 0
AÑO 5 4 3 2 1 0 0 0 0 0 0
Kilómetros
recorridos 20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 120.000 140.000 160.000 1180.000 200.000 220.000
Costo
$0 $50 $100 $200 $300 $400 $500 $600 $700 $800 $900
sostenimiento
Reponer
Fuente: DIRAF GUMOV.
MOVILIDAD 25
Reposición por obsolescencia tecnológica
Ocurre cuando el vehículo tiene poca comercialización en Colombia y los repuestos no
son de fácil acceso, lo que indica que este dura más tiempo inactivo que en servicio, el
vehículo presenta deficiencias en sus componentes tecnológicos y su mecánica no es de
fácil acceso a los concesionarios.
Cobertura
La cobertura permite determinar por cada unidad qué automotores se requieren para
lograr prestar un servicio de policía óptimo, teniendo en cuenta las reglas de negocio
en cada caso; lo anterior se obtiene como resultado de la diferencia entre cantidad de
vehículos requeridos menos el asignado actual obteniendo así las “necesidades por
cobertura”.
Cobertura Especialidad
Describe a las unidades que
no cuentan con la totalidad Topografía
de movilidad suficiente para
el cumplimiento de la Nivel de riesgo
misionalidad, por lo que el
modelo, de acuerdo a las
variables de cada grupo,
Cargos
busca las unidades que no
completan su movilidad en
un 100% y las pone en
consideración para que el
mando institucional viabilice
la asignación de nuevo
equipo automotor.
Fuente: DIRAF -GUMOV.
Crecimiento
Se refiere al incremento del pie de fuerza en las diferentes unidades o especialidades,
el modelo clasifica la especialidad y de acuerdo al plan de asignación de personal por
la DITAH, se proyectan las necesidades en materia del tipo de vehículo a adquirir; por
otra parte, dentro de este aspecto se tiene en cuenta la creación de nuevos grupos de
seguridad, como por ejemplo nuevos cuadrantes; es allí donde la geografía del lugar indica
al modelo el tipo de vehículo ideal para el cumplimiento de esta misionalidad.

Teniendo en cuenta la incorporación

de nuevo personal, de manera gradual
el modelo busca la identificación de la
cantidad y del tipo de vehículo que
requiere para la creación de nuevas
unidades o grupos que desempeñen
funciones de seguridad y prevención.
Fuente: DIRAF GUMOV.
De igual forma, se establecen parámetros portante prever vehículos nuevos que

para las proyecciones del soporte necesario terminan periodo de mantenimiento
para el funcionamiento del subcomponente, posventa.
en este caso, mantenimiento y combustible.
`` Dados de baja.
Proyección del mantenimiento `` Proyecto de baja.
Al igual que para la compra de vehículos, `` Siniestrados.
también se requiere realizar la proyección `` Devolución comodatos.
de los recursos para el mantenimiento a
nivel nacional. Para efectuar la proyección `` Comodatos con mantenimiento.
de mantenimiento se tienen en cuenta los `` Alquileres.
siguientes parámetros:
`` Sin ubicar.
1. Vehículos en la cuenta de cada unidad. `` Hurtados.
Es importante mantener actualizados
los registros en cada uno de los campos `` Vehículos eléctricos.
de la base de datos vehicular. `` Auto balanceados.
2. Determinar cuáles son los automoto- `` Botes inflables.
res que van a recibir mantenimiento. `` Tráiler.
Depurar el listado de aquellos con no-
vedades. Para esta proyección es im- `` Otros.
MOVILIDAD 27
3. Clasificación del equipo automotor en grupos
funcionales. Primero en grupos operativos y
administrativos, y, segundo, de acuerdo con las
especificaciones técnicas de los vehículos; se
agruparán así:
`` Motos menores, iguales de 250 c. c.
`` Motos mayores de 250 c. c.
`` Automóviles.
`` Camionetas S. W.
`` Camionetas Pick Up.
`` Paneles, Paneles Volkswagen.
`` Vehículos de chasis con capacidad menor a 5.0
toneladas.
`` Vehículos de chasis con capacidad mayor a 5.0
toneladas.
`` Tanquetas de personal y lanzaagua y vehículos
articulados.
`` Lanchas con motores fuera de borda.
4. Determinación de mantenimientos El valor total de los mantenimientos

preventivos. Es importante conocer la preventivos equivale a la sumatoria
cantidad de kilómetros promedio que del valor de los mantenimientos
recorren anualmente los vehículos que preventivos de cada grupo, agregando
integran los grupos funcionales, con el un 15% por mantenimientos
fin de conocer la cantidad de rutinas de preventivos no especificados.
mantenimientos preventivos y de esta
forma su valor. Enseguida se retoman 5. Determinación de mantenimientos
las actividades de mantenimiento correctivos. Aunque lo ideal no es
preventivo que establece el manual ejecutar actividades correctivas, estas
logístico, cotizándose con los diferentes siempre se presentan por más que se
concesionarios y talleres, el valor de las tenga control sobre los procesos, en
rutinas para cada uno de los grupos esto recae la importancia de establecer
funcionales. Para el caso de cálculo de un procedimiento documentado
presupuestos para los siguientes años, que minimice el impacto de estas
se debe tener en cuenta agregar al valor contingencias. El mantenimiento
de las cotizaciones, las proyecciones de correctivo es realizado sobre la marcha,
índices de precios al consumidor. equipo dañado, equipo reparado,

aplicando los correctivos necesarios, para consideración de la Oficina de

es decir, se efectúa después de la Planeación de la Dirección General y
ocurrencia de la avería. Subdirección General de la Policía.
Tomando como base el valor anual 8. Teniendo en cuenta la asignación
calculado de los mantenimientos de presupuestos por concepto de
preventivos por grupo funcional, se mantenimiento a las unidades y el valor
establece en la práctica el 30% de solicitado, establecemos la brecha, la
este presupuesto para mantenimiento cual debe ser suplida únicamente a
correctivo, y para sus proyecciones de través de la gestión directa de recursos
las siguientes vigencias incrementando de los señores comandantes de la
el índice de precios al consumidor al unidades de policía a nivel país.
valor calculado. 9. La Policía Nacional, a través de la
6. El valor total del presupuesto de Dirección Administrativa y Financiera
mantenimiento. Se obtiene de la suma y otras fuentes de financiación,
del valor del mantenimiento preventivo, adquiere el equipo automotor
más el valor del mantenimiento con mantenimientos prepagados,
correctivo. haciéndose necesario fijar pautas
para la ejecución de las rutinas de
7. El Grupo Movilidad de la Dirección mantenimiento asociado a la compra
Administrativa y Financiera realizará de los vehículos e ingresos a los
los pasos anteriores para el cálculo de los inventarios a través del aplicativo SAP/
presupuestos de las unidades de policía SILOG, desagregando los ítems: valor
a nivel nacional, el cual será presentado del vehículo, mantenimiento y SOAT.
Ejecución de rutinas de mantenimientos asociados a la compra
Es responsabilidad de los Jefes Administrativos y Responsables de los Grupos de

Movilidad:
a) Verificar la orden de compra o contrato, con el fin de determinar las rutinas de
mantenimiento posventa adquiridas.
b) Realizar coordinaciones con el contratista y con el centro de servicio autorizado de la
marca, para programar la ejecución de las rutinas de mantenimiento contratadas y el
procedimiento a seguir.
c) Notificar al personal de conductores la obligatoriedad de llevar el vehículo a la rutina
de mantenimiento según el kilometraje establecido, indicando el centro de servicio
autorizado.
d) Generar la orden de trabajo del contrato posventa en el aplicativo, como requisito
obligatorio para su ejecución.
MOVILIDAD 29
e) Los responsables de los Grupos de h) La información contenida en el
Movilidad harán el seguimiento de la informe ejecutivo debe corresponder
totalidad de las rutinas de mantenimiento a los registros ingresados al sistema de
posventa adquiridas, de las rutinas de información.
ejecutadas y pendientes por ejecutar. i) En los casos de vehículos siniestrados
f) Los responsables de Movilidad adquiridos con el servicio de
elaborarán informe ejecutivo firmado mantenimiento posventa, deberán
por el Jefe Administrativo de la unidad; informar de manera oportuna al CRAET
en el caso de la Dirección Admirativa para que se determine la acción a tomar,
y Financiera, va firmado por el Jefe asimismo, informar al almacenista de
Logístico, el cual deberá enviar los cinco la unidad, para que en el aplicativo
primeros días de cada mes, con copia SILOG se lleve al gasto el presupuesto
al contador de la unidad, informe de faltante del mantenimiento del vehículo
las rutinas ejecutadas por el vehículo siniestrado.
e indicando el saldo pendiente por j) informar por escrito cualquier
ejecutar. irregularidad que se presente con la
g) Informar al Grupo de Movilidad de la prestación del servicio de mantenimiento
Dirección Administrativa y Financiera el posventa en los centros de servicio
incumplimiento y las observaciones en la autorizado por cada marca.
ejecución de lo contratado.
Proyecciones del combustible

Para realizar las proyecciones del combustible se
excluirán los vehículos:
`` Fuera de servicio.
`` En estado de siniestro o reclamación.
`` Propuestos para remate y baja.
En tal sentido, se hace necesario realizar una proyección
de los vehículos a ingresar por adquisiciones y/o
convenios, según sea el caso, para lo cual se tienen en
cuenta características tales como el tipo de vehículo,
cilindraje, tipo de combustible y tipo de servicio que
prestan, así como los históricos de combustible adicional
requerido en vigencias anteriores.
Para establecer el consumo de equipos y motores se
tienen en cuenta las estadísticas sobre los consumos
con variables, número de vehículos, equipos y motores
a cargo de la unidad.

Adquisiciones
La adquisición del componente de movilidad suscritos por la Dirección Administrativa y

se rige por las especificaciones técnicas Financiera de la Policía Nacional, los cuales
elaboradas en el Grupo de Movilidad, de están publicados en la plataforma SECOP
la Dirección Administrativa y Financiera II. Asimismo, los estudios de conveniencia
en materia de adquisición del componente y oportunidad de las unidades a nivel país,
y su funcionamiento (mantenimiento, para contratar el servicio de mantenimiento,
combustible, seguros, etc.), de acuerdo con deben ser enviados al Grupo de Movilidad
las necesidades que tenga la institución, DIRAF para su aprobación sin excepción.
las cuales se encuentran enmarcadas
en el Modelo de Administración de los Para la adquisición del SOAT las unidades
Recursos Logísticos y Financieros, para deben tener en cuenta que se debe
este fin se deben elaborar los estudios mantener actualizado el estado del equipo
previos y especificaciones técnicas de los automotor en el sistema, en tiempo real, tal
bienes y servicios a adquirir, realizando y como lo establece el Manual Logístico,
los estudios previos para ser presentados así como aquellos vehículos nuevos deben
al área de contratos para su verificación; ser reportados al Grupo de Movilidad con
de igual manera, se realiza el seguimiento el SOAT vigente por un año. La necesidad
contractual con el fin de dar cumplimiento para la renovación de SOAT para la vigencia
a los plazos establecidos en el contrato en curso se debe solicitar a más tardar los
para la recepción de los bienes y servicios. primeros 20 días del mes de enero.
Para contratar los servicios de Es necesario que la información del

mantenimiento y suministro de componente esté actualizada en su
combustibles de los vehículos de la Policía totalidad, teniendo en cuenta que esta
Nacional se deben tomar como modelo las información es el insumo para realizar las
características técnicas y estructuración, proyecciones del componente de manera
así como los estudios de conveniencia oportuna y de este modo su adquisición
y oportunidad de contratos similares, sea acertada.
MOVILIDAD 31
Distribución
Esta se realiza de acuerdo con el análisis de situación de cada unidad y según los resultados
obtenidos de las reglas de negocio, teniendo en cuenta lo anterior, se efectúa la propuesta
al mando institucional en donde se ajusta la respectiva propuesta; para finalmente hacer
entrega de la distribución aprobada a los proveedores, para que ellos efectúen la entrega
a todo el territorio nacional.
Estaciones
Vehículos Reposición MNVC
adquiridos Cuadrantes
Propuesta
al mando
institucional Distribución
Cobertura Grupos operativos
Análisis
Aprueba
Crecimiento Otros contenidos
ministeriales
Ajusta
El modelo entrega los Se entrega a los Se distribuye con

Se realiza la compra Se presenta una
El modelo realiza el resultados del proveedores para
del equipo propuesta al mando, destinación
análisis de la análisis en las que realicen la específica para cada
automotor de quien en reunión
situación actual de necesidades reales entrega de cada uno unidad y se verifica
acuerdo al modelo debate los resultados
cada unidad de la movilidad que de los automotores que no haya
en tipo y cantidad y toma decisiones
hace falta para en el territorio modificaciones
funcionar nacional
Fuente: DIRAF-GUMOV.
Control
El control es un elemento clave del proceso fallas en su debido momento, aplicando así
administrativo que involucra a todos los los mecanismos de control adecuado para
ámbitos de gestión y a los niveles de la cada caso.
institución: nivel estratégico, nivel táctico
y nivel operativo, para realizar todas las Para efecto de control, además de
actividades necesarias para garantizar que decisiones anteriormente expuestas, los
las ejecuciones de las tareas correspondan procedimientos de movilidad cuentan con
con lo planificado; de igual forma, permite los siguientes controles para la correcta
detectar los errores a tiempo y corregir las gestión administrativa del subcomponente:

Estadística y control vehicular

1. Verificar que los vehículos se encuentren legalizados
y creados en la aplicación web con la información
requerida en todos los campos exigidos de acuerdo
al origen (compra, donación, comodato, etc.) y estado
(servicio, mantenimiento, no explotado, baja, etc.), que
se encuentren asegurados y que la solicitud cumpla
con los documentos exigidos para el trámite por
siniestralidad.
2. Verificar que la documentación para los vehículos policiales sean cancelados

la matrícula del vehículo se encuentre o gestionados por los responsables en
completa y cumpla con los requisitos forma oportuna (dentro del mes).
exigidos.
9. Verificar que el responsable de mo-
3. Verificar que la documentación se vilidad de la unidad, en forma trimes-
encuentre completa y cumpla con los tral, realice al ciento por ciento de los
requisitos exigidos. vehículos las revistas para verificar cum-
plimiento de requisitos y que producto
4. Verificar el estado y el tipo de del resultado se deje el registro en el
adquisición en la aplicación web para formato “Revista Física” 1LA-FR-0007 y
la renovación de SOAT, además de lo se generen las acciones correspondien-
anterior, se verifican vigencias. tes y seguimiento para subsanarlas.
5. Verificar que los vehículos se 10. Verificar en la revista física que los
encuentren legalizados y creados en conductores cuenten con copia del
la aplicación web, que se encuentren
original del SOAT vigente, revisión
asegurados y que la solicitud cumpla
técnico mecánica y licencia de tránsito
con los documentos exigidos.
del vehículo y los tengan disponibles
6. Realizar la corrección de las novedades para cualquier revista; asimismo, que
determinadas en el sistema de cuente con el extintor con recarga
información, a fin de que la información vigente, kit de carretera completo,
corresponda a la realidad de los botiquín de primeros auxilios con los
hechos económicos que presente este medicamentos y elementos requeridos
componente. y con fecha de vencimiento vigente.
7. Realizar de manera selectiva cruce de 11. Verificar que los vehículos asignados a
información de las unidades policiales, la unidad cuenten con conductor.
enviando reporte de las novedades
detectadas para su corrección. 12. Verificar que las reglas de negocio esta-
blecidas para la asignación de vehículos a
8. Verificar que los comparendos las unidades se esté cumpliendo, dejando
electrónicos generados en la unidad a evidencia de la verificación realizada y ac-
MOVILIDAD 33
ciones tomadas por la unidad. (Tener en 16. Verificando que la entrega de los
cuenta lo establecido por DIRAF - Grupo vehículos haya sido realizada a la
movilidad). Actualmente se están inclu- desintegradora seleccionada para
yendo en el Manual Logístico para apro- adelantar este proceso, soportado todo
bación. mediante acta de entrega.
13. Alimentar el sistema de información y 17. Con copia de la resolución y del acta
dejar, en los casos que corresponda, los de entrega de los bienes se procederá
documentos físicos en la carpeta de la a la baja contablemente del equipo
hoja de vida del vehículo. automotor.
14. Verificar a través de muestreos mensua- 18. Verificar que la empresa desintegradora
les, que el sistema de información se en- emita y entregue el certificado de
cuentre actualizado con la información desintegración para cada vehículo de
de los vehículos que evidencie la traza- manera individual.
bilidad, desde la entrada a inventarios y
todas las novedades generadas mientras 19. Con el certificado de desintegración se
dure la vida útil. adelantará el trámite de cancelación de
15. Garantizar que los vehículos desinte- la matrícula.
grados sean dados de baja de los inven-
tarios de la Policía Nacional.
Distribuir combustible
para vehículos de la Policía Nacional
1. Verificar que al inicio del nuevo proceso de contratación
esté el comparativo de consumos.
2. Verificar que el estudio se realice de acuerdo al formato de
diligenciamiento para la elaboración de estudios previos (2BS-FR-0004).
3. Revisar los anexos técnicos establecidos en el contrato.
4. Realizar la entrada del combustible adquirido por cualquier modalidad compra,
donación, etc.
5. Consultar en el aplicativo web que el vehículo está ingresado
legalmente a los inventarios de la institución.
6. Las unidades que no poseen el dispositivo electrónico
deben elaborar la planilla de control de suministro de
combustible a vehículos de la Policía Nacional y que
estos estén ingresados y actualizados en la aplicación
web.

7. Verificar que el suministro de combus- almacén, actas de recibido a satisfacción

tible adicional sea a vehículos propie- del periodo facturado, copias de
dad de la Policía Nacional. facturas, copia de parafiscales).
8. Coordinar vistas de inspección a 11. Realizar el cruce de la información del
las instalaciones que suministran el combustible adquirido con presupuesto
combustible (comprado o donado), nacional y/o donado con el Grupo de
con el fin de verificar y garantizar la Contabilidad de la unidad, con el fin
calidad y medida del mismo, asimismo, de establecer que el registro contable
verificar las certificaciones semestrales corresponda al consumo y el saldo
de calibración de los surtidores y de pendiente por consumir en las cuentas
la calidad del producto expedidos por contables correspondientes, firmando
las alcaldías locales, Secretaría de el acta de conciliación de la información
Hacienda y la Superintendencia de de la unidad.
Industria y Comercio. (Establecidos
en las especificaciones técnicas de los 12. Verificar el estado de ejecución del
contratos). contrato y en forma oportuna informar
las novedades que se presenten a la
9. Verificar que el consumo corresponda oficina de contratos.
al galonaje establecido de acuerdo con
la clase, característica del vehículo y el 13. En los casos en que se requieran
kilometraje recorrido. adiciones o modificaciones al contrato,
esto se debe realizar con la debida
10. Revisar documentos vs. consumo antelación, teniendo en cuenta los
y tramitar facturas para pagos trámites contractuales que se deben
(comunicación oficial, entrada al surtir.
Realizar mantenimiento del equipo automotor
1. Verificar que el personal encargado del procedimiento de

mantenimiento conozca el procedimiento respectivo, tanto las
actividades como puntos de control establecidos en el mismo y que
tenga la idoneidad requerida.
2. Solicitar el plan de mantenimiento de la unidad para la presente
vigencia, aprobado por el comando de la unidad y el cumplimiento al
mismo, verificando que se esté aplicando el indicador de medición,
reflejando el seguimiento de los resultados. Constatar que se haya
socializado con el personal de conductores de la unidad.
3. Solicitar el informe de la última auditoría realizada por algún ente de
control, en el que se evidencien hallazgos frente al procedimiento de
mantenimiento.
MOVILIDAD 35
4. Solicitar el plan de mejoramiento realizado para subsanar la causa de
los hallazgos para el procedimiento de mantenimiento, verificando
las tareas de cumplimiento y que los soportes presentados reflejen
acciones que realmente corrijan la falla presentada.
5. Garantizar que en la elaboración del estudio previo para realizar
la contratación del mantenimiento del componente de movilidad
quede incluido en el clausulado la destinación final de los repuestos
y las llantas, en cumplimiento a la normativa vigente de protección
ambiental.
6. Verificar que se diligencie la orden de trabajo con la información
requerida y la firma de los responsables.
7. Verificar que se diligencie la orden de trabajo con la información
requerida y la firma de los responsables. Para lo cual se deben tener
en cuenta las condiciones pactadas en el contrato de mantenimiento
vigente, suscrito con el taller y las fuentes externas de financiación.
8. Verificar que el contratista aplique la normativa ambiental vigente,
entre otros, que cuente con lugares debidamente señalizados o
rotulados para el almacenamiento transitorio de los repuestos
cambiados, llantas, desechos de lubricantes o solventes, materiales
utilizados u otros residuos generados como producto del
mantenimiento realizado. Para el caso de residuos peligrosos,
que cuente con los permisos correspondientes (almacenamiento,
transporte y disposición de estos residuos). Si la empresa presta
el servicio de lavado de automotores, debe contar con el permiso
correspondiente.
9. Verificar la información ingresada al módulo de mantenimiento del
aplicativo, a través de muestreo, dejando evidencia del estado de
actualización y acciones tomadas, asimismo, se actualice esta misma
información en el Sistema SAP-SILOG.
10. Verificar la disposición final de los repuestos inservibles e insumos
según la normatividad vigente, si es del caso realizar visita aleatoria
de verificación.
11. Verificar que se incluya en la evaluación del plan la información
correspondiente al indicador de cantidad de mantenimientos
preventivos proyectados versus cantidad de mantenimientos
preventivos realizados.
12. Verificar si existen inconvenientes con la implementación de los
módulos de mantenimiento y reportarlo al Grupo de Movilidad.
13. Revisar el diligenciamiento de encuestas dirigidas al cliente interno,
en el que se evalúe tanto el servicio del proveedor del servicio y el
servicio del personal del Grupo de Movilidad de la unidad, y que se
estén tabulando para conocer los resultados.

14. Revisar la facturación y devolución de repuestos inservibles al

almacén de la unidad.
15. Verificar y realizar un constante seguimiento de los automotores con
mantenimiento posventa, con el objetivo de cumplir con el ciento por
ciento de lo pactado en el acuerdo marco de precio.
16. Al momento de autorizar el mantenimiento (preventivo y/o
correctivo) verificar que el equipo automotor no se encuentre dentro
de las garantías suministradas por el proveedor o mantenimientos
prepagados asociados a la compra del vehículo. Si hace parte de las
mismas, hacer uso mientras estén vigentes.
17. Verificar que el estado del automotor sea disponible, previo a la
realización de la orden de trabajo.
18. Verificar y llevar la estadística de los vehículos que más ingresan a
mantenimiento preventivo y/o correctivo, cuantificando los costos
y la implementación de las reglas de negocio, de acuerdo al tipo de
vehículo, kilometraje y modelo, con el fin de analizar resultados para
la toma de decisiones y control del Modelo de Administración de
Recursos Logísticos y Financieros.
19. Verificar que todos los automotores asignados a la unidad cuenten
con el mantenimiento requerido, mediante reporte generado por el
aplicativo SIGEA, realizando análisis de los diferentes mantenimientos
realizados (preventivo y/o correctivo y/o posventa) y a cuáles de los
automotores de la unidad no se le ha dado mantenimiento.
20. Llevar control sobre los tiempos en taller de los automotores
enviados a mantenimiento (preventivo y/o correctivo) de acuerdo
con lo pactado en las cláusulas contractuales.
21. Verificar que los repuestos a utilizar en las actividades de
mantenimiento se encuentren en el menú de repuestos del contrato,
y de no ser así, realizar el estudio de mercado, debidamente firmado
por las dos partes.
22. Realizar los recibidos a satisfacción de los trabajos entregados y
verificados.
23. Con el fin de evitar inconvenientes posteriores en el mantenimiento,
el kilometraje registrado en el SIGEA debe corresponder al real, al
momento de la elaboración de la orden de trabajo.
24. Se debe reportar al Grupo Movilidad del nivel central las otras
fuentes de financiación, con el fin de conocer el panorama real del
mantenimiento del equipo automotor de la Policía.
MOVILIDAD 37
V ictorias tempranas
`` Solicitud de vigencias futuras para el proveedor y la unidad policial, la
todas las unidades de la Policía matrícula se debe realizar con el NIT de
Nacional: teniendo en cuenta que el cada unidad policial.
mantenimiento vehicular se requiere `` Notificación al correo institucional del
de manera constante, con el fin de no suministro de mantenimiento: con la
suspender el servicio de policía por implementación de las herramientas
falta de un mantenimiento preventivo o tecnológicas se ha permitido generar
correctivo del equipo automotor, es por cultura de conservación del equipo
ello que el Grupo de Movilidad DIRAF, automotor asignado y del presupuesto
encabeza el procedimiento para realizar para este fin, toda vez que se notifica
mantenimiento del equipo automotor al conductor del automotor que a su
para la presente vigencia; de ahí que vehículo se le generó una orden de
realizó los trámites y cálculos necesarios trabajo de mantenimiento en donde se
para distribuir el presupuesto asignado indica cuáles son los trabajos a realizar.
y generar una cobertura en tiempo y
cantidad de vehículos, para así evitar `` Notificación PSI suministro de
que las unidades hicieran este trámite combustible: teniendo en cuenta que
por su cuenta, porque a muchas de ellas el control del combustible se basa en
les asignaban un presupuesto mayor al el uso de dispositivo electrónico para
requerido. el suministro de combustible, ya que
a través del kilometraje reportado en
`` Matrículas para el componente de las estaciones de gasolina se calculan
movilidad de la Policía Nacional: la consumos y rendimiento de combustible
Dirección Administrativa y Financiera de cada uno de los tipos de vehículos,
no seguirá realizando el trámite de es por ello que se implementa Web
matrículas ante el Ministerio de Service desde la base de datos de la
Transporte; por lo anterior, el equipo empresa que suministra el combustible
automotor que sea adquirido por hasta nuestra base de datos, a fin de
las diferentes unidades policiales parametrizar dentro del sistema PSI las
con presupuesto propio, entregados siguientes variables, así:
por entidades como el Ministerio
del Interior, Fonade, alcaldía, - Kilometraje inicial.
gobernaciones y demás, deberán ser
matriculados en las Secretarías de - Kilometraje final.
Tránsito en donde sean asignados los
vehículos; estos deben ser matriculados - Combustible.
como servicio oficial y con el fin de
que queden exonerados de impuestos - Recorrido.
o gravámenes; en coordinación con

- Rendimiento teórico. `` Bloqueo de suministro de combustible

a vehículos fuera de servicio: Teniendo
- Rendimiento real. en cuenta la parametrización realizada
- Acumulado de galones en al aplicativo y por medio de la herra-
mienta Tableau se tiene la posibilidad
el tanque.
de obtener reportes de alertas por in-
- Galones faltantes por cumplimiento de los lineamientos para
consumir. el suministro de combustible, en el cual
incurren automotores de unidades a
- Kilómetros faltantes por nivel nacional, facilitando así la supervi-
recorrer. sión desde el nivel central.
`` Depuración periódica de los vehículos
Para obtener la actividad número 12 a nivel nacional: se realizan revisiones
del “Procedimiento Suministro de mensuales de los vehículos a nivel
Combustible” nacional, con el fin de identificar los
Recorrido: automotores que han salido de servicio
así evitar la adquisición de sus seguros, y
km final – km inicial. de esta manera invertir dichos recursos
en la adquisición de pólizas de seguro
Rendimiento km x galón: para los automotores que ingresan a los
inventarios.
km recorrido / galón gastado
Reglas de negocio
Con las anteriores variables y la tabla
rendimiento teórico se verifican las Las reglas de negocio establecidas
inconsistencias que se pueden presentar para el subcomponente se encuentran
en la actividad número 12 (selectiva establecidas dentro del Manual Logístico
rendimiento kilometraje por galón). capítulo Movilidad.
MOVILIDAD 39
S ubcomponente Armamento
El Subcomponente de Armamento de la Policía Nacional
se refiere a proyectar, adquirir, distribuir y controlar todo lo
relacionado del Subcomponente de Armamento; realiza las
adquisiciones de armas, municiones, explosivos, dispositivos de
letalidad reducida y equipos de protección; asimismo, realiza
los mantenimientos preventivos y correctivos a los sistemas
electroópticos y armamento de corto, mediano y largo alcance.
Como dueño del proceso establece los lineamientos a nivel
nacional para su administración; proyecta el fortalecimiento
de la administración del equipo de armamento, en busca de
una mejor gestión de los recursos disponibles en función del
cumplimento de la misión institucional, garantizando un mayor
desempeño en la prestación del servicio policial.
Este subcomponente lo define normativamente el Decreto
2535 de 1993, Diario Oficial 41142, del 17 de diciembre de
1993 “por el cual se expiden normas sobre armas, municiones y
explosivos”. En este sentido, se incluyen los siguientes elementos:
`` Armas.
`` Sistemas electroópticos.
`` Gases y dispositivos de letalidad reducida.
`` Equipos de protección personal.
`` Equipos y elementos personales (detectores de metales,
esposas metálicas, lanzador de esferas de tinta, fundas de
extracción rápida (interna y externa).
Asimismo, para el desempeño correcto del Componente de
Armamento se requiere de los siguientes elementos:
`` Repuestos y accesorios: exclusivos para la garantizar el
normal funcionamiento de las armas.
`` Municiones.
`` Mantenimiento preventivo y correctivo.
`` Pólizas.
`` Mantenimiento de armerillos para el almacenamiento.

U nidad misional
1 Armamento
Mantenimiento Instrucciones
Electroópticos
Armamento Pruebas Fichas

técnicas
Seguimiento
Innovación
2
contractual
Adquisiciones
Distribución Necesidades Salidas Bajas
Estadística
Almacenamiento
y control
de armamento Entradas Stock
Asignación Revistas
Hojas de vida
Fuente: Imprenta Nacional.
1. Mantenimiento de armamento
El mantenimiento al equipo de armamento el correcto funcionamiento del equipo
y accesorios al servicio de la Policía de armamento, mediante la aplicación
Nacional se realiza mediante programación de insumos de limpieza. Entendiéndose
basada en la verificación y estado de como el desarme parcial, la desarticulación
funcionamiento de cada una de las armas, manual de los subconjuntos que conforman
nos garantiza la prolongación del tiempo un arma de fuego, sin la utilización de alguna
de vida útil, así como el buen desempeño herramienta especial. Las operaciones
mecánico y funcional, optimizando los básicas del mantenimiento preventivo de
recursos disponibles y reduciendo los primer nivel son la inspección, el desarme
costos de mantenimiento del equipo de parcial y la lubricación.
armamento de la institución.
El mantenimiento de segundo nivel es
El mantenimiento de primer nivel es aquel en el que se requiere el cambio
realizado por el personal a cargo del de alguna de las piezas que integran
arma, o por el usuario en caso que este se el eslabón cinemático del arma o sus
encuentre en calidad de dotación; quienes sistemas de alineación de miras, el cual es
de acuerdo con las instrucciones emitidas efectuado por el personal de armeros de
por el armero de la unidad, lo ejecutaran las unidades policiales y los armeros del
con el fin primordial de preservar y obtener Grupo de Armamento de la DIRAF. Dicho
ARMAMENTO 41
mantenimiento se realiza cuando el arma Actividades
presenta fallas durante su utilización y/o
cuando el armero evidencia el desgaste de `` Recepción del componente que ha sido
ingresado a los inventarios.
una de las piezas del eslabón cinemático.
`` Verificación de toda la información
El mantenimiento de tercer nivel permite de identificación del armamento y sus
garantizar la conservación de los bienes y accesorios.
optimizar los recursos, en el tema específico `` Asignación a las unidades, a través de los
de las armas que son básicamente un planes de distribución y su respectivo
sistema (eslabón cinemático) formado por seguimiento y control.
partes móviles y engranajes metálicos que `` Actualización de la información en el
para su óptimo funcionamiento requieren aplicativo.
de un mantenimiento básico y de igual forma `` Disposición final al terminar su vida útil.
una protección adicional en su superficie
que proteja el arma de las inclemencias del En el nivel central, a través de este
tiempo, humedad, corrosión y del desgaste procedimiento se lidera la administración
normal por uso en el servicio. del aplicativo que permite la supervisión
y el control de la información del equipo
de armamento de la Policía Nacional,
Almacén de armamento se elaboran planes de necesidades y de
Es el encargado de la adquisición, distri- distribución del mismo, se adelantan los
bución y control de los repuestos, armas, trámites para la adquisición de seguros
municiones, explosivos, dispositivos de obligatorios y pólizas, para el equipo de
letalidad reducida, equipos de protección armamento al servicio de la Policía Nacional,
balística y municiones no letales, para las se proponen directrices, lineamientos y
diversas variaciones del servicio de policía. actualización a la normatividad relacionada
con la administración del subcomponente
2. Estadística y control de armamento en la Policía Nacional en coordinación con
los otros procedimientos.
Busca garantizar la trazabilidad de la
información relacionada con el armamento Las unidades misionales de movilidad en la
de la institución, desde su ingreso al estadística y control vehicular deberán in-
almacén hasta la culminación de su gresar al aplicativo toda la información de
vida útil, haciendo uso de controles que los vehículos de su unidad en tiempo real,
garanticen el buen uso y conservación del con el fin de que esta permita una adminis-
subcomponente. tración eficiente del equipo automotor.

C adena logística Proyecciones Planear demanda
Control de
inventarios Disposición final
Armamento
Gestionar proveedores
Asegurar la calidad Adquisiciones
Entrada y salida de bienes Almacenamiento

Transporte y distribución
Fuente: DIRAF GARMA.
Proyecciones
La proyección de las necesidades en materia de armamento se realiza mediante el plan de
necesidades de cada vigencia, teniendo en cuenta las reglas de negocio enunciadas en el
manual logístico y según los siguientes parámetros:
Reposición
La gestión de inventarios dirigidos a mantener las existencias de los elementos del
componente de armamento es una actividad que todo almacenista debe contemplar para
optimizar espacios de almacenaje, consumos de elementos con fechas de vencimiento,
distribución, cobertura, todo lo anterior con la finalidad de mantener y proveer a los
funcionarios de los elementos necesarios para la prestación del servicio de policía. Esta
información es el insumo necesario para definir el plan de necesidades de la unidad.
Reposición por tiempo
La aplicación del sistema PEPS (primeras existencias en entrar, primeras existencias
en salir) en el inventario de la unidad, es una práctica administrativa transversal y
de obligatorio cumplimiento, este método consiste básicamente en darle salida del
inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
ARMAMENTO 43
quedarán aquellos productos comprados por los armeros del Grupo de Armamento
más recientemente, evitando así que los de la Dirección Administrativa y Financiera,
elementos que tengan fechas de expiración quienes emitirán dicho concepto frente
lleguen a su vencimiento, terminando a los bienes que no sean susceptibles de
su vida útil sin haber sido aprovechados reparación.
adecuadamente. Asimismo, la aplicación
de esta práctica permite mantener los Cobertura
inventarios valorizados.
Siendo la institución una entidad con
Reposición por obsolescencia presencia en todo el territorio nacional,
tecnológica o inservible el componente de armamento, con apoyo
del servicio aéreo de la Policía Nacional,
Se define como la determinación o ha distribuido los elementos de este
programación del fin de la vida útil de un componente a todas las unidades policiales,
producto, de modo que, tras un período dotando a cada uno de los funcionarios del
de tiempo calculado de antemano por el material bélico necesario de acuerdo con
fabricante o por la empresa durante la fase su misionalidad.
de diseño del mismo, este se torne obsoleto,
no funcional, inútil o inservible por diversos Crecimiento
procedimientos, por ejemplo por falta de
repuestos, y haya que comprar otro nuevo El crecimiento se da en razón a la necesidad
que lo sustituya. Su función es generar más institucional de nuevos grupos, para los que
ingresos debido a compras más frecuentes según las reglas de negocio establecidas se
para generar relaciones de adicción (en realizan las proyecciones determinando el
términos comerciales, “fidelización”) tipo y cantidad de armamiento requerido,
que redundan en beneficios económicos así como los recursos necesarios para su
continuos por periodos de tiempo más funcionamiento en términos de munición,
largos para empresas o fabricantes. repuestos, mantenimiento, seguros, etc.
En el caso de armamento, el constante
avance tecnológico de la carrera
Adquisiciones
armamentista es uno de los aspectos por Las adquisiciones para el componente de
los cuales se presenta la reposición de armamento se realizan teniendo en cuenta
un bien que, pese a que se encuentre en las necesidades institucionales frente
buenas condiciones de funcionamiento, al crecimiento de personal, creación de
son sometidos al procedimiento de baja grupos nuevos, reducción del inventario
de bienes. La obsolescencia tecnológica es por pérdidas, hurtos, consumos, extravío
dictaminada por el Grupo de Armamento o elementos dados de baja por inservibles
de la Dirección Administrativa y Financiera, u obsoletos; información que sirve de
toda vez que una de sus funciones es insumo para el plan de necesidades que se
realizar las compras y proponer al mando la realiza al final de cada año, contemplando
adquisición de nuevas tecnologías. los elementos que se prevén adquirir para
la próxima vigencia.
De otra parte, los elementos inservibles son
aquellos que sean conceptuados como tal,

Distribución Criterios de dotación y reserva estratégica

para las armas de fuego en servicio: con
La distribución de los elementos se planea de el propósito de unificar criterios en lo que
acuerdo con la cantidad de elementos adqui- refiere a la reserva estratégica y establecer
ridos por la institución frente a las necesida- las cantidades mínimas de municiones que
des institucionales, para lo cual se realiza el deben dotarse al personal policial en los
plan de distribución al final de cada año fren- servicios de policía, se tendrán en cuenta las
te a la siguiente vigencia; por seguridad de reglas de negocio establecidas en el manual
los elementos, estos son distribuidos en su logístico, a fin de garantizar la capacidad
mayoría mediante servicio aéreo, y para las de reacción de los funcionarios, evitando
unidades más cercanas a la ciudad de Bogo- igualmente el desgaste innecesario de
tá, se efectúa por vía terrestre, previa coor- los elementos que son dispuestos para el
dinación con el almacenista de armamento servicio.
GARMA–DIRAF.
Cantidad de Reserva estratégica

Arma y uso
elementos por arma (municiones)
- Funda de extracción
rápida.
3% del total de munición calibre
Pistola: arma principal para
- Tres (3) proveedores. 9 mm para atender situaciones
el servicio de policía, dotada a
especiales como sustitución o
todas las unidades policiales. - Carga básica de 45
reposición.
cartuchos calibre 9
mm por cada arma.
Fusil de asalto: concebido

para su uso en zonas rurales, Equivalente al 15% del total
operaciones policiales o según de munición en inventario, la
• 175 cartuchos para
se requiera, de acuerdo a la cual será administrada por los
nivel de riesgo bajo.
ubicación y al nivel de riesgo de almacenes de armamento de
la unidad policial. La dotación • 350 para nivel de las unidades con delegación
de los fusiles está determinada riesgo medio. del gasto de la Policía Nacional
teniendo como criterios y un 15% del total de munición
• 350 para nivel de
fundamentales el nivel de riesgo asignada a cada centro de costo
riesgo medio.
de la unidad, el propósito táctico, adicional en el lugar donde se
número de armas vs. cantidad de encuentre el arma.
personal.
Escopeta: arma polivalente,

de uso policial con capacidad
de emplear una gran variedad
de municiones para distintos 15 cartuchos por cada Equivalente al 3% de la
propósitos tácticos, de uso escopeta. existencia total.
letal y de letalidad reducida
y utilizada en los vehículos
policiales multipropósitos VPM.
ARMAMENTO 45
Cantidad de Reserva estratégica
Arma y uso
elementos por arma (municiones)
Ametralladora: arma de
acompañamiento, orientada a la 2.000 cartuchos
ejecución de operaciones rurales eslabonados para
y especiales, además la defensa patrullas móviles. El 15% de la existencia total.
de poblaciones, demandando 1200 cartuchos por
para su operación, de personal ametralladora.
calificado e idóneo.
Lanzadores de granadas de
40 mm: armas de apoyo que
Mínimo de 18
permiten el lanzamiento de
granadas por cada El 15% de la existencia total.
granadas de baja velocidad,
lanzador.
según cometidos o necesidades
tácticas.
Morteros de 60 mm: arma de

apoyo, con capacidad de emplear
20 granadas por cada
granadas de fragmentación, así 15% de la existencia total.
uno.
como de iluminación, humo u
otras según sea necesario.
Dispositivo de control eléctrico:

Un (1) dispositivo de control Dos (2) cartuchos por Equivalente al 20% de la
eléctrico por patrulla en cada cada uno. existencia total.
ciclo del servicio de vigilancia.
Fusil calibre .50:

Carga básica 100
cartuchos.
Fusiles de precisión: enfocados
a grupos de operaciones especia- Fusil calibre .308:
les, su cantidad será determinada Carga básica 200
teniendo en cuenta los siguientes cartuchos.
10% de la existencia total.
criterios: ámbito de aplicación,
Fusil calibre 5.56 mm:
número de armas vs. cantidad
Carga básica 200
de personal entrenado, entrena-
cartuchos.
miento, propósito táctico.
Fusil calibre .338:
Carga básica 200
cartuchos

Control
A continuación se describen los puntos de control definidos para
el componente de armamento.
Realizar mantenimiento de armamento
1. Proyectar el plan de mantenimiento, aprobación y socialización
al equipo de trabajo.
2. Verificar que se ejecuten las actividades del plan de
mantenimiento preventivo, reportando a la dependencia de
planeación de la unidad los avances correspondientes.
3. Verificar el mantenimiento realizado, ejecutando las
actividades correspondientes y comprobar su oportunidad.
4. Determinar los bienes que presentan novedades, a través del
concepto técnico emitido por el armero de la unidad.
5. Verificar que se realice el mantenimiento para lo cual
fueron solicitados los repuestos, instalando cada uno de los
anteriormente solicitados y enviando las piezas desinstaladas
al Grupo de Armamento DIRAF.
6. Verificar que la munición solicitada sea empleada en su
totalidad en la actividad de mantenimiento.
7. Verificar el cumplimiento a lo establecido en la normativa
vigente para dar de baja los elementos o repuestos producto
del mantenimiento realizado.
8. Verificar la trazabilidad de la instalación de los respectivos
repuestos (verificar registros en actas vs. repuestos colocados
en las armas a través de muestreos).
9. Verificar que se haya consumido la munición entregada y se
esté dando aplicabilidad al sistema PEPS y al Manual Logístico.
10. Realizar cruce de la información del armamento en
mantenimiento con el Grupo de Contabilidad de la unidad,
con el fin de establecer que el registro contable corresponda
al estado en que se encuentran (mantenimiento), firmando el
acta de conciliación de la información de la unidad.
ARMAMENTO 47
Realizar mantenimiento
de sistemas electroópticos
1. Verificar que se realice la calibración de equipos, teniendo en cuenta las unidades
patrón, las cuales son calibradas anualmente por las casas fabricantes.
2. Verificar la efectividad de las actualizaciones realizadas al personal de
los laboratorios de electroóptica.
3. Verificar qué tipo de mantenimiento necesita el dispositivo,
ejecutando las diferentes actividades de mantenimiento y
verificando su oportunidad.
4. Verificar el cumplimiento a lo establecido en las normas
vigentes para dar de baja los elementos de esta especialidad.
Almacenamiento y control (entrega y recibo) de bienes del
componente de armamento
1. Asignar los elementos para el servicio, de acuerdo al
requerimiento elevado y autorizado por el ordenador del gasto.
2. Asignar los elementos para el servicio, de acuerdo con lo
ordenado por el comandante de la unidad y/u ordenador del gasto.
3. Verificar, recepcionar y custodiar los elementos asignados al armerillo
de la unidad

`` Lineamientos para el consumo de ciclo de vida útil, lo que genera un ahorro
munición, explosivos y gases en pruebas frente a los costos actuales del mercado
de instrucción: se evidenció que frente para la adquisición por reposición de
al tema de consumo de munición esta clase de arma.
no existían lineamientos claros que
permitieran conocer, controlar y `` Optimización mediante prácticas de
estandarizar la cantidad de munición mantenimiento para la prolongación de
consumida en servicio o instrucción por la vida útil de los sistemas electroópticos:
la Policía Nacional en cada vigencia, por Efectuar el mantenimiento a los sistemas
lo anterior se reglamentó la cantidad de electroópticos de la Policía Nacional,
munición a utilizar para los polígonos de mediante una programación de
instrucción anual como para los cursos mantenimiento basada en la verificación
de formación de las especialidades, y estado de funcionamiento de cada
esta situación permite conocer la uno de los elementos, garantizando la
demanda institucional, lo cual repercute prolongación del tiempo de vida útil,
directamente en mejora de las falencias así como el buen desempeño mecánico
en el control de estos elementos, las y funcional, optimizando los recursos
cuales se relacionan de la siguiente disponibles y reduciendo los costos
manera, así: de mantenimiento de los equipos de la
• Falta de capacitación en instrucción institución.
de polígono al personal de las Se realizaron coordinaciones con el
unidades policiales. Ejército Nacional para que en compañía
de funcionarios especializados del
• Personal con más de 15 años en laboratorio de sistemas electroópticos
servicio sin recibir instrucción de
realizaran la inspección y verificación
polígono.
a equipos de visión nocturna que se
• Funcionarios que realizaban más de encontraban fuera de servicio e iban a ser
tres polígonos en una sola vigencia. dados de baja.
• Falta de control en el consumo de Una vez realizada la verificación, se
munición. procedió a realizar los trámites entre la
Policía Nacional y Fuerzas Militares para
`` Optimización de la vida útil del la donación y recepción de los equipos
armamento a través del mantenimiento electroópticos, a los cuales se les realizó
de tercer nivel: se efectúa el un procedimiento denominado “scraping”
mantenimiento de tercer nivel a las (reutilización de repuestos entre los
pistolas Sig Sauer que cumplen con el equipos con las mismas especificaciones).
ARMAMENTO 49
Con esta práctica se logró la habilitación en el Grupo de Armamento se logró
al servicio de equipos electroópticos con dar una disposición final adecuada
un costo para la institución de cero pesos, de vainillas, obteniendo con estos
logrando así un ahorro por compra para recursos beneficios institucionales en la
reposición de equipos. reducción de gastos por compra.
`` Lineamientos para el consumo de
`` Lineamientos para la dotación del munición, explosivos y gases en pruebas
equipo de armamento según el perfil de instrucción: se realizaron mesas de
laboral: al interior del Grupo de trabajo con diferentes especialidades
Armamento se realizó el análisis policiales, a fin de estandarizar la
acerca de la distribución del equipo de cantidad de munición a consumir
armamento en cada una de las unidades para capacitación en prácticas de
policiales, a fin de determinar la clase y tiro, reentrenamiento y pruebas de
cantidad de armas de acuerdo al perfil funcionamiento e instrucción en el
y misionalidad. Para ello se tuvo en uso manejo de explosivos, gases y
cuenta los siguientes factores de las equipo antimotín, obteniendo como
reglas de negocio, así: parte personal, resultado las cantidades mínimas y
nivel de riesgo (alto, medio, bajo), máximas necesarias para estas clases
topografía (urbano, rural), especialidad de capacitaciones; documento que está
(vigilancia, operativo, administrativo, incluido en la nueva versión del Manual
investigación). Información que sirve de Logístico para la Policía Nacional.
insumo para determinar las necesidades
institucionales, consolidar el plan Como herramienta de control y
de compras, optimizar los recursos seguimientos, se trabajó conjuntamente
asignados para la compra de armamento con la Oficina de Telemática para la
por reposición y recomposición o creación de un módulo en Portal de
reasignación de armamento sobrante Servicios Internos (PSI) en el cual se
y/o faltante de acuerdo con los factores lleva el registro de los consumos de
enunciados anteriormente. cada funcionario policial, situación
que permite conocer las cantidades
`` Entre los logros obtenidos al adoptar de munición, gases o explosivos
las reglas de negocio para determinar consumidas por cada unidad policial,
la clase y cantidad de armas de acuerdo seguimiento a lotes y notificación al
al perfil y misionalidad, se puede correo electrónico del funcionario
mencionar que reasignó el armamento capacitado. Logrando así los siguientes
sobrante de las unidades policiales, el resultados:
cual sirvió para la dotación del personal • Estandarización de la cantidad de
policial que se tiene proyectado para cartuchos para instrucción por
la creación de nuevos grupos a nivel policía.
nacional, evitando así la adquisición de
armamento nuevo. • Entrenamiento y reentrenamiento
adecuado al personal policial.
`` Convenio para adquirir elementos para
el componente de armamento, a través • Idoneidad en el manejo del
del aprovechamiento de la disposición armamento según el perfil y la
final de las vainillas: mediante la misionalidad de la unidad.
centralización del acopio de las vainillas

• Rotación de munición, gases y mentos no letales establecidos en el

explosivos, a través del intercambio presente documento, se dotará una sola
de los elementos de consumo con vez por curso, para el personal profe-
más de diez años en servicio, en sional se dotará de acuerdo al perfil del
coordinación con las escuelas de arma a utilizar y esta será una sola vez
formación, dando como resultado por vigencia, de igual forma estará suje-
la renovación de los inventarios, to a disponibilidad de municiones según
asignación presupuestal.
dando aplicabilidad al sistema PEPS
(primeras existencias en entrar Reglas de negocio
primeras en salir).
• Al implementar las reglas de negocio Con el objetivo de determinar el estado
la Policía Nacional se evitó la del equipamiento institucional, bajo los
compra de munición calibre 9 mm, criterios concretos de la identificación de
ahorrando los costos de adquisición la demanda, planeación de la distribución
y reposición. y gestión de los inventarios, constituidos
como cimientos fundamentales para
• Facilita la proyección para la la administración del componente de
adquisición de munición, gases y armamento, el Grupo de Armamento de
explosivos para las vigencias futuras. la Dirección Administrativa será quien
`` Para el suministro de municiones y estandariza y determina las cantidades para
explosivos de los cursos especializados la dotación de armamento y municiones
que por su misionalidad reciben apoyo tanto para el servicio como para el consumo
logístico de convenios de otras naciones, en instrucción, las cuales serán divulgadas
el abastecimiento de estos elementos en cada vigencia mediante instructivo.
no se realizará por parte de la Policía Las reglas de negocio establecidas
Nacional mientras estos acuerdos se para el subcomponente se encuentran
encuentren vigentes. establecidas dentro del Manual Logístico
`` El suministro y el consumo en instruc- capítulo Movilidad.
ción de municiones, explosivos y ele-
ARMAMENTO 51
S ubcomponente Intendencia
El Subcomponente Intendencia se encarga de proyectar, adquirir, distribuir y controlar

todo lo relacionado del subcomponente, además imparte lineamientos y realiza el
seguimiento a nivel nacional sobre la administración eficiente de los bienes que tiene a
cargo el Almacén de Intendencia, tales como elementos de vestuario, muebles y enseres,
raciones de campaña, útiles de papelería y escritorio, para lo cual se establecieron
segmentos de trabajo a fin de establecer parámetros de acuerdo con variables como
clima, género, especialidad, unidad, etc., en concordancia con el presupuesto asignado.

U nidad misional
Unidad misional de Intendencia Está conformado por los elementos de intendencia y dotación (vestuario), los
cuales son desplegados a nivel nacional para su administración; para el caso
Administra el componente de intendencia para los diferentes ámbitos de gestión, de intendencia, las unidades, de acuerdo son su especialidad, integrarán otros
para apoyar el servicio de policía. elementos como para el caso de la Dirección de Sanidad los equipos médicos, los
medicamentos, entre otros, teniendo en cuenta el mantenimiento y/o calibración
requerido para su conservación.
Papelería y útiles
de escritorio
Elementos Proyecciones Seguimiento

de intendencia y control
Muebles
y enseres
Proyecciones Entrada
y salida
Seguimiento
Intendencia
Bajas
y control
Elementos
de dotación Proyecciones Adquisiciones Entradas Almacenamiento Distribución Salidas Disposición
final
Innovación
(vestuario)
Fuente: DIRAF GUINT.
a) Vestuario funcionalidad y seguridad para la prestación

del servicio, con el objeto de fortalecer
Administra el componente de vestuario la imagen corporativa, los criterios de
para los funcionarios en los diferentes visibilidad, economía, diseño, desempeño y
ámbitos de gestión con el propósito de elegancia que armonicen la uniformidad en
apoyar el servicio de policía. Tiene como sentido integral. Esto constituye uno de los
alcance definir claramente todos los lineamientos más importantes a considerar
aspectos relacionados con la entrega en el direccionamiento institucional. Trae
de vestuario, fijando parámetros de consigo beneficios en el mejoramiento
entrega a fin de optimizar los recursos del servicio, haciéndolo armónico a su
logísticos impactando la población policial, misionalidad y a la naturaleza civil que le
atendiendo las necesidades actuales del es inherente, facilitando su acercamiento e
personal en términos de comodidad, interacción con la comunidad.
INTENDENCIA 53
Proyecciones
Etapa inicial, que contempla la
necesidad real basada en las reglas de
negocio y el presupuesto asignado
Disposición final Adquisiciones
Entrega de dotación al Proceso de compra de los bienes
usuario final proyectados, de acuerdo a las diferentes
modalidades de contratación
Unidad misional
elementos de
dotación y
vestuario
Innovación Entradas
Mejora continua y Proceso de recepción de los
aplicación de nuevas bienes contratados con el
tecnologías cumplimiento de requisitos
Salidas Almacenamiento
Proceso de entrega física y Proceso de almacenamiento
documental de elementos o de mercancía que garantice
de acuerdo al plan de Distribución su conservación
distribución Proyecciones de entregas
de acuerdo a la necesidad
basada en las reglas de
negocio
b) Papelería, útiles de escritorio y los recursos presupuestales asignados, en

oficina cumplimiento al Modelo de Administración
de Recursos Logísticos y Financieros, por
Tiene como objetivo administrar el medio de las reglas de negocio establecidas
suministro de papelería, útiles de y en atención a la política denominada
escritorio y oficina para las diferentes “Cero Papel”, y la política presidencial de
unidades operativas y administrativas a austeridad del gasto. Define claramente
nivel nacional, contribuyendo a la política todos los aspectos relacionados con la
denominada “Cero Papel”, mediante el entrega de suministros de papelería, útiles
uso de las herramientas tecnológicas que de escritorio y oficina, fijando parámetros
contribuyan a la eficiencia administrativa que permitan optimizar los recursos
y el uso eficiente y racional de los recursos presupuestales asignados para la población
asignados con el objetivo de racionalizar policial.

Proceso de
seguimiento de
Etapa inicial, que
pedidos y control de
contempla la
Proyecciones entregas a satisfacción
necesidad real
a cada centro de costo
basada en las reglas Seguimiento en las cantidades
de negocio y en el y control aprobadas y
presupuesto
despachadas
asignado
c) Intendencia - Raciones de campaña

Administrar el componente de Intendencia Consiste en una comida empacada en
en diferentes aspectos, realizando condiciones de salubridad y empleada
gestiones con el fin de optimizar los para cubrir las necesidades nutricionales
recursos, satisfaciendo las necesidades durante 24 horas, de fácil transporte,
de bienestar y comodidad en las unidades tamaño reducido, con un peso mínimo y
policiales. Define claramente todos los con fácil distribución, su consumo puede
aspectos relacionados con la dotación de las ser en frío sin ningún tipo de preparación.
instalaciones policiales, fijando parámetros
de entrega, optimizando recursos Composición de la ración de campaña:
logísticos de dotación de instalaciones
y supliendo las necesidades del servicio, Está clasificada en diferentes grupos y
lo cual se constituye en uno de los está compuesta por un plato principal, un
lineamientos más importantes a considerar acompañamiento con postres, bebidas,
en el direccionamiento institucional; trae elementos auxiliares y 7 energéticos.
consigo beneficios en el mejoramiento - Muebles y enseres
del servicio, haciéndolo armónico a su
misionalidad y a la naturaleza civil que le Está definido como todo artículo inventa-
es inherente, facilitando su acercamiento riable o activo de cualquier clase, incluyen-
e interacción con la comunidad. Entre los do activos fijos, materiales y artículos en
elementos administrados por este grupo proceso de producción. Estos elementos
se encuentran: en la institución tienen como único fin apo-
INTENDENCIA 55
Realizar
bajas
de bienes
Recepción de
bienes
yar logísticamente el desarrollo de las acti-
inservibles vidades encaminadas al cumplimiento de la
misionalidad institucional. Estos bienes se
Clasificación
y dividen en bienes en bodega, que son los
agrupación
nuevos que serán utilizados en un futuro, o
reintegrados en buen estado o inservibles
y bienes en servicio, los cuales se encuen-
Resolución
tran en funcionamiento, misión para la cual
de
baja
fueron adquiridos.
- Baja de bienes
Acta de
destrucción
La baja de bienes se define como el proceso
administrativo mediante el cual la entidad
retira definitivamente de su patrimonio los
Destrucción de
bienes y equipos de su propiedad, tanto
bienes inservibles de forma física como de los registros del
Destinación final patrimonio de la entidad, por obsolescencia,
de acuerdo con las
normas ambientales
por inservible, reparación antieconómica,
hurto, siniestro, fuerza mayor o caso
fortuito.
Manejo integral
Empresa
especializada

C adena logística Caden a A l macen amien t o

Proyección Adquis icion es L ogíst ic a y dist rib uc ión
NECESIDAD P L AN DE
COM P R AS ING R ES O A PLA N D E
B O D EG A D IS T R IB U C IÓ N
ING R ES O
A A LM AC ÉN
T R A NS PO RT E
U NIDA D ES
D E PO LIC ÍA
CONTROL CERTI FI CADO DE

PROVEEDORES DE CALI DAD CONFORM IDAD ILE
Proyecciones determinadas para cada caso, las cuales

se encuentran relacionadas en el Manual
Las proyecciones de las necesidades Logístico; en cuanto a los elementos de
en materia de intendencia se realizan dotación de muebles y enseres, la unidades
mediante el plan de necesidades de cada proponen su reposición mediante el plan de
vigencia, teniendo en cuenta las reglas de necesidades, para este subcomponente las
negocio, las directrices contempladas en reglas de negocio establecidas en el manual
el manual logístico y según los siguientes
determinan la metodología para cada caso.
parámetros:
La proyección y las adquisiciones son
Reposición
parte de la etapa inicial, que contempla
La reposición en el Subcomponente la necesidad real basada en las reglas de
de Intendencia consiste en suplir las negocio y en el presupuesto asignado.
necesidades de dotación de vestuario, Dentro de la proyección se contempla
papelería y útiles de escritorio para cada la adquisición de bienes o servicios que
vigencia, teniendo en cuenta que estos son indispensables para que una entidad,
elementos hacen parte fundamental empresa o negocio logre los objetivos
de la operación según las variables eficientemente.
INTENDENCIA 57
La proyección está soportada en los análisis de información genera-
dos a través de los sistemas de información de donde se obtiene la
información completa de segmentos poblacionales, además de las
proyecciones de incorporación de estudiantes, auxiliares y ascen-
sos. Esta información es consolidada y parametrizada por cada uni-
dad policial, con el fin de establecer por elemento la cantidad que
debe ser adquirida, de acuerdo con los siguientes parámetros:
`` Necesidad real.
`` Stock inicial de las unidades.
`` Cantidad a adquirir.
La Policía Nacional luego de identificar sus necesidades, basada
en los conceptos descritos anteriormente, deberá programar
la adquisición, en la que se deberán priorizar todos los bienes
y/o servicios necesarios de acuerdo a tiempos de ejecución y
modalidades de contratación.
Los objetivos principales de la proyección son:
`` Mantener la continuidad de abastecimiento.
`` Hacerlo con el menor costo posible, manteniendo altos niveles
de calidad.
`` Evitar duplicidades de compras.
`` Realizar entregas oportunas.
Las proyecciones se realizan con base en las reglas de negocio
que asimismo son parámetros de entrega de los elementos para
dotar a un funcionario y/o unidad policial, de acuerdo al segmento
poblacional, tiempo de vida útil del elemento y cantidades máximas
a entregar, de acuerdo con el presupuesto asignado en relación al
rubro de dotación.
De igual forma se debe tener en cuenta que la cobertura de la
población objeto total, en el caso de nuevos elementos, se llevará
a cabo en forma gradual hasta alcanzar el ciento por ciento de las
personas a impactar, como por ejemplo las linternas, portalinternas,
etc. Es importante señalar que los elementos que no son adquiridos
por la Dirección Administrativa y Financiera deben cumplir con los
parámetros de proyección, compra, almacenamiento, distribución
y control definidos en el MARLF (Modelo de Administración de
los Recursos Logísticos y Financieros) y reglas de negocio en
el componente intendencia (adquiridos y/o gestionados por las
unidades).

Para los casos excepcionales en que por de nuevos segmentos. Lo anterior se veri-
diferentes circunstancias, fuerza mayor, ficará en la herramienta de información y
orden público, entre otras, se haga será evaluado en los indicadores de ges-
necesario la entrega de algún elemento por tión, catalogando lo anterior como mala
fuera de la regla de negocio establecida, entrega en caso de no cumplir con el pará-
se deberá realizar solicitud escrita al jefe metro anterior; asimismo, la entrega de la
del Grupo de Intendencia de la Dirección talla correspondiente a la registrada en PSI,
Administrativa y Financiera, debidamente así como se realiza para cada elemento de
justificada. dotación.
Los almacenistas a nivel nacional deberán Cobertura
realizar la entrega de la dotación de
vestuario de acuerdo con las reglas de La cobertura en términos de intendencia
negocio y a la matriz de distribución busca garantizar la entrega de los elemen-
suministrada por el Grupo de Intendencia tos de dotación individual en vestuario a
de la Dirección Administrativa y Financiera todos los funcionarios policiales asignados
donde se relaciona el funcionario, fecha a las unidades policiales del orden nacional,
para la entrega, cantidad de elemento y de conformidad con las reglas de negocio
descripción del bien, generando reportes determinadas y con los segmentos de dota-
mensuales de la distribución de elementos ción identificados. La cobertura está dada
en sus respectivas unidades, identificando
en términos de la población policial existen-
la población objeto por segmento y
te, funciones que desarrollan, registro del
verificando la cobertura al otal de sus
clientes, y remitir informe mensual del historial de dotaciones y segmentos aplica-
cumplimiento del mismo. bles, de allí se determinan las necesidades
anuales, y se proyecta la distribución de los
Es de anotar que las cantidades a entregar, elementos de dotación y su entrega a tra-
periodicidad y segmentos podrán ser modi- vés de los almacenes de intendencia de las
ficados, teniendo en cuenta el presupuesto unidades con ordenación del gasto, y estas
anual asignado para dotación, característi- a su vez por intermedio de los responsables
cas técnicas del elemento y conformación de intendencia de las unidades adscritas.
INTENDENCIA 59
Crecimiento
El crecimiento para este subcomponente
se refiere, por un lado, al incremento del
pie de fuerza en la institución, con lo cual se
analizan las funciones que desempeñarán
los segmentos de dotación aplicables y
proyectar el presupuesto requerido para
tal fin. En términos de muebles y enseres,
corresponde a la necesidad de mantener
las capacidades de este tipo de elementos
en las unidades, proyectando la vida útil
de los mismos y necesidades recurrentes
identificadas.
Adquisiciones
Las adquisiciones parten de las necesidades
determinadas en las proyecciones y se rea-
lizan conforme a lo establecido en la ley (ver
Componente Financiero-Adquisiciones).
Para el caso de los muebles y enseres, les
corresponde a las unidades policiales a Distribución
nivel nacional establecer el inventario
El plan de distribución está soportado en
actual de bienes con los que cuenta la
los análisis de información generados a
unidad, ciclo de vida útil de los mismos,
través de los sistemas de información y
control a los inventarios para determinar
debe corresponder a lo planteado en las
bienes no aptos para el servicio o en desuso,
proyecciones inicialmente establecidas,
y así determinar las necesidades de la
adicionalmente se tiene en cuenta la
unidad y sus unidades subordinadas; estas
incorporación de estudiantes, auxiliares y
necesidades deben ser tenidas en cuenta
ascensos en cada vigencia. Esta información
dentro del plan de necesidades general,
es consolidada y parametrizada por cada
para lograr que dentro del presupuesto de la
unidad policial, con el fin de establecer
unidad se asignen partidas presupuestales
por elemento la cantidad que debe ser
que logren reducir dichas necesidades; es
entregada y remesada, de acuerdo con los
de responsabilidad de los Comandantes
siguientes parámetros:
de las unidades gestionar recursos por
otras fuentes de financiación con los `` Cantidad proyectada.
entes territoriales de la jurisdicción para `` Stock inicial de las unidades.
garantizar que las necesidades en materia
de intendencia (muebles y enseres) sean `` Cantidad a remesar.
suplidas. `` Tallaje (cuando aplique).

Una vez se consolida el plan de distribución almacenes del nivel central, el recibo de
es plasmado en el respectivo formato, que estos bienes, indicando cantidad, tipo
debe ser aprobado y firmado por el ordena- de elemento y la fecha de recibo de los
dor del gasto para dar inicio a su ejecución. elementos.
Control 7. Verificar que los bienes incautados,
decomisados y/o en comodato,
Entrada y salida de bienes recibidos o entregados en custodia,
hayan sido registrados en cuentas de
1. Diligenciar la entrada de bienes de orden.
acuerdo con su clasificación, con
los documentos soportes idóneos 8. Se debe verificar el cumplimiento del
y de acuerdo con la procedencia de plan de distribución y/o los documentos
los bienes, en cumplimiento con lo soporte de distribución de los
establecido en el Manual Logístico de la elementos.
Policía Nacional.
2. Verificar lo establecido en los docu-
mentos soportes de la entrada de los
bienes al almacén; para el caso de los
bienes importados, deben verificarse
los documentos de nacionalización.
3. Verificar si se requiere convocar a un
técnico especializado, teniendo en
cuenta la especificidad del bien y las
características técnicas y/o físicas del
mismo.
4. Para la recepción de los bienes donados
por la DIAN, estos deben ser recibidos
cumplidos los trámites requeridos.
5. Para la recepción de los bienes donados 9. Verificar que las solicitudes individuales
por la DIAN, estos deben ser recibidos de dotación de armamento cumplan
dentro de los 10 días hábiles siguientes con lo establecido en el capítulo de
a la notificación de la resolución de Armamento del Manual Logístico
donación a la Ponal, con el fin de (muestreos).
evitar el pago de bodegaje después de
cumplidos los trámites requeridos. 10. Verificar la asignación y el uso final de los
bienes por cooperación internacional
6. Para la recepción de los bienes con destinación específica.
entregados por el proveedor en la unidad
policial respectiva, se debe certificar, 11. Realizar la toma física al ciento por
a través del correo electrónico a los ciento de los bienes en bodega y en
INTENDENCIA 61
15. Actualizar la valoración de los bienes, de
acuerdo al componente que presenta
el Modelo Logístico y Financiero,
cuando estos sean objeto de mejoras
y/o mantenimiento significativo que
afectan las condiciones del bien, e
informar a Contabilidad para realizar
oportunamente el registro contable.
16. Verificar de manera permanente el es-
tado en que se encuentran los bienes
(mantenimiento, pérdida, baja, entre
otros) con el fin de realizar los ajustes
con afectación contable correspon-
dientes, garantizando el control interno
de la administración de los mismos.
17. Realizar mensualmente cruce de
la información con el Grupo de
Contabilidad de la unidad, evidenciando
las novedades en el acta de conciliación
de la información contable.
servicio de la unidad, esta toma física Realizar la baja de bienes

debe corresponder a la verificación
física del total de los activos con los que 1. Identificar plenamente y de manera
cuenta la unidad. individual los bienes (cantidad,
descripción del bien, valor unitario,
12. Mantener actualizados los inventarios valor total), con el fin de proponerlos
de los elementos en servicio de cada para la baja ante el comandante de la
una de las dependencias, distritos y unidad o la DIRAF, previo concepto
estaciones de policía. técnico y registro en los sistemas de
información, retirando los bienes del
13. Verificar que se realicen revistas servicio y reclasificándolos a la cuenta
selectivas de las existencias en los No Explotados.
almacenes(es) o bodega(s) y que se
subsanen las novedades encontradas. 2. Realizar las gestiones correspondientes
ante la DIRAF y/o en la unidad, para
14. Coordinar y verificar la realización de elaborar el acto administrativo que
muestreos aleatorios en lo relacionado soporte la baja de los bienes y defina su
con los elementos de dotación destinación final.
entregados, en los cuales se constate
que los usuarios recibieron los bienes 3. Una vez sea aprobado el acto
relacionados en la salida de almacén. administrativo, el almacenista deberá

realizar el ajuste en los sistemas de cumplimiento a lo determinado en la

información de bienes No Explotados, Ley 1476 del 19 de julio de 2011.
reconociéndolos en cuentas de orden
como activos totalmente depreciados, 8. Revisar que los procesos de baja
agotados o amortizados. cumplan con el protocolo establecido
en la normativa ambiental vigente de
4. Para el caso de vehículos de la Policía acuerdo al tipo de bien.
Nacional, se deberán diligenciar los
formatos Inventario para el peritaje 9. El almacenista previamente ha verifi-
de vehículos/motocicletas (según el cado o solicitado un inventario y la fo-
caso) propuesto para dar de baja, y el tografía del bien a desintegrar, para el
formato Informe pericial para el equipo caso de vehículos, lo cual se tiene en
automotor. cuenta por el responsable al momento
de entregar los bienes, siendo respon-
5. Para el caso de los bienes recibidos por sabilidad del almacenista entregar los
la DNE, los jefes responsables deberán bienes de acuerdo al inventario envia-
adelantar las gestiones de coordinación do. Para la desintegración se debe te-
con la Oficina de Bienes Incautados de ner en cuenta el diligenciamiento de los
la DIRAF, con el fin de determinar la formatos establecidos por DIRAF.
fecha de entrega de estos bienes a la
SAE y/o recibir autorización de esta 10. El jefe del Área de Administración de
entidad para que la Ponal realice la baja la Información verifica cumplimiento
y la destinación final de estos bienes, al Formato de Constancia de Borrado
teniendo en cuenta lo establecido en Seguro de Información.
las actas. 11. Verificación de la relación del acta
6. Para el caso de los bienes recibidos entregada y de los equipos recibidos
por los Fondos de Seguridad, el y que serán entregados a la empresa
responsable deberá adelantar para el proceso de disposición final, en
gestiones de coordinación con el Fondo cumplimiento a las normas ambientales.
de Seguridad del municipio, con el fin de 12. Verificar que las bajas se hayan
determinar la fecha de entrega de estos realizado en el mes correspondiente y
bienes y/o recibir autorización de esta que se reflejen en los inventarios.
entidad para que la Ponal realice la baja
y la destinación final de estos bienes. 13. Para el caso de armamentos cuando
de acuerdo con lo establecido en el su procedencia sea por cooperación
contrato de comodato suscrito por las internacional, solicitar concepto a la
partes. oficina del NAS (Asuntos Narcóticos)
teniendo en cuenta las cláusulas
7. Verificar que se elabore el informe al establecidas en los convenios
ordenador del gasto de los bienes a bilaterales suscritos.
dar de baja por motivo de caducidad
en la fecha de vencimiento, teniendo 14. Para el caso de vehículos de la Policía
en cuenta que se debe dar tratamiento Nacional, se deberán diligenciar los
como pérdida o daño de bienes, en formatos Inventario para el peritaje
INTENDENCIA 63
de vehículos/motocicletas (según el 19. Para el caso de remates, previamente
caso) propuesto para dar de baja, y se ha verificado, con la entidad que
formato Informe pericial para el equipo realizará el remate, que todos los
automotor. documentos estén correctos, teniendo
en cuenta dar cumplimiento a los
15. Para el caso de los bienes recibidos por requisitos por ellos establecidos
la DNE, de acuerdo con lo establecido
en el acta de recibido. 20. El almacenista previamente ha
verificado o solicitado un inventario y
16. Para el caso de los bienes recibidos por la fotografía del bien a desintegrar, para
los Fondos de Seguridad, de acuerdo el caso del equipo automotor, dejando
con lo establecido en el contrato de co- registros sobre el estado del bien y los
modato suscrito por las partes. documentos soportes establecidos en
17. En el caso de los bienes a dar de baja el Manual Logístico y el procedimiento
por vencimiento, se debe informar al establecido de baja de bienes.
ordenador del gasto para la toma de 21. El jefe de Área de Administración de
decisiones. la Información verifica cumplimiento
18. Revisar que se dé cumplimiento a las al Formato de Constancia de Borrado
normas ambientales, de acuerdo al tipo Seguro de Información .
de bien. 22. Verificación de la relación del acta
entregada y de los equipos recibidos
que serán entregados a la empresa
para el proceso de disposición final, en
cumplimiento a las normas ambientales.
23. Verificación física de la documentación
y de los elementos.
24. Verificación del cumplimiento de las
normas ambientales.
25. Verificar que las bajas se hayan
realizado en el mes correspondiente y
que se reflejen en los inventarios.

Estructuración de segmentos, kits y reglas y a la misionalidad donde se encuentre
de negocio en la dotación de uniformes el funcionario, es decir, a las unidades
cuya codificación en el sistema SIATH sea
En el año 2015 se estipuló la equidad en la catalogada operativa, se les entregará una
entrega individual de elementos, a través cada año; y para unidades catalogadas
de la segmentación de los uniformes para en la tabla misional Administrativo y/o
dotar el personal policial con cobertura del Docente, se les entregará una cada
100% de acuerdo con la vida útil del bien dos años.
y entregando solamente los elementos
necesarios para el servicio de acuerdo al tipo Se estableció un módulo de
de uniforme que requiere cada funcionario préstamos para la entrega
según su especialidad. En este sentido, de elementos en forma
con los controles establecidos, entregado temporal (desfile
tres uniformes por policía. Lo anterior ha 20 de julio/
permitido efectividad y cobertura en la chaquetas
distribución de elementos a nivel nacional, ESJIM) y
con una optimización, del 2015 a la fecha, entrega del
de un ahorro para la institución por valor elemento de
en compra de uniformes 4 y 5. acuerdo con la
última entrega. Lo
Unificación de botas de servicio (combate anterior ha permitido
media caña y botín) y periodicidad en la obtener un ahorro para la
dotación (cada 18 meses) institución por la entrega de
Al centralizar la compra de botas y que el chaquetas de servicio.
diseño se pudiera utilizar con los uniformes
4 y 5, se logró comprar botas de servicio Estandarización en el suministro de
por valor unitario, generando con ello papelería, útiles de escritorio y oficina
optimización en la compra de botas por cada
Se limitaron 21 productos que no
funcionario. Posteriormente y de acuerdo
correspondían a la misionalidad
con la garantía para este producto, se toma
institucional o no eran esenciales para
la decisión de parametrizar la entrega de
el servicio, o que su tiempo de duración
este elemento cada 18 meses.
permitía que fueran suministrados en
Periodicidad y control en la entrega de tiempos más largos, tales como: bolígrafos
chaquetas y chalecos de servicio en gel negro, marcadores permanentes
con punta fina, pad mouse gel, limpiatipos,
Se parametrizó la entrega de este guantes de látex y tóner, lo que generó
elemento al clima promedio menor a 20ºC ahorros en el suministro de papelería.
INTENDENCIA 65
S ubcomponente Infraestructura
Es el subcomponente que abarca el sopor- incluye dentro de su alcance y tiene como

te logístico misional que funciona como so- actividades principales las siguientes:
porte para el desarrollo de las actividades `` La proyección, adquisición y contrata-
policiales, necesaria para la correcta orga- ción de los proyectos para la construc-
nización institucional, funcionalidad y bien- ción de instalaciones policiales en sus
estar policial. diferentes ámbitos de gestión (misional,
Tiene como objetivo principal administrar salud, bienestar y educación), incluida la
la infraestructura para los diferentes compra de terrenos y su legalización.
ámbitos de gestión y el cumplimiento de `` Administración de los bienes inmuebles
los parámetros técnicos, ambientales, de la Policía Nacional.
funcionales y legales requeridos, para `` Mantenimiento de la infraestructura en
que el servicio de policía se desarrolle de sus diferentes ámbitos de gestión.
manera permanente en todo el territorio `` Trámite de pago de servicios públicos
nacional, en concordancia con el Modelo de gas, energía y acueducto.
de Planeación y Desarrollo de Capacidades `` Trámite del pago de impuestos y
de la Fuerza Pública; este subcomponente valorización de los bienes inmuebles.
Cartilla Despliegue del Modelo de Admnistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 66

Plan maestro
U nidad misional
infraestructura Legalización
Necesidades priorizadas
Comités
Proyectos
1 2 Documentos Tipos de Ficha técnica
propios y
Internos Externos Innovación Bienes legalización legalización
no propios
Seguimiento
inmuebles propios Gestión
y no propios
Seguimiento Posventas
contractual
Servicios públicos
Impuestos
propios y no propios
Infraestructura
Avalúos
Actualización
estados contables
3
Mantenimiento Plan de
mantenimiento Diagnóstico
Seguimiento
Seguimiento Posventas
Necesidades contractual
priorizadas Priorización
Paquetes
técnicos Ejecución
Fuente: IMPRENTA NACIONAL.
Seguimiento a proyectos a nivel central se debe manejar

información en cuanto al seguimiento
`` La supervisión a las interventorías de de estos, coordinando sus funciones
los proyectos de la Policía Nacional por medio de los pares regionales en el
imparte directrices en cuanto a diseño tema de infraestructura (coordinadores
de instalaciones policiales, gestión de proyectos).
de proyectos realizados por entes
externos, por lo cual se debe contar Bienes inmuebles
con personal calificado para estas
actividades y un sistema de información `` Realiza la adquisición de predios
adecuado para el registro del avance y para la construcción de los nuevos
control de cada uno de los proyectos en proyectos de acuerdo al crecimiento
ejecución. institucional inmerso en el plan maestro
de infraestructura, teniendo en cuenta
`` Verificar los proyectos internos los planes de ordenamiento territorial,
y externos en cuanto a su diseño, uso del suelo, matrícula inmobiliaria,
ejecutando comités donde se aprueben escritura pública, tipificación del riesgo,
los diseños arquitectónicos a nivel certificado de tradición y libertad,
espacial, volumétrico y conceptual estado actual de los impuestos y
para que de esta manera se garantice la disponibilidad de servicios públicos.
funcionalidad y la imagen institucional. `` Controlar y hacer seguimiento al pago
`` En cuanto a los proyectos contratados oportuno de los servicios públicos e
por entes gubernamentales externos, impuestos de los predios de la Policía
INFRAESTRUCTURA 67
Nacional, previendo el presupuesto acuerdo con las variables, las cuales
necesario para esto, así como realizar los establecen objetivamente los inmuebles
avalúos de acuerdo con la periodicidad que deben ser construidos, reforzados
establecida en la normatividad vigente. estructuralmente y/o mantenidos.
`` La legalización de inmuebles ocupados `` Distribuir el presupuesto asignado
sin soporte legal, mediante el correcto y realizará seguimiento mensual a
análisis de información jurídica, técnica, la ejecución, para de esta manera
económica y catastral. identificar posibles demoras en la
`` Mantenimiento de instalaciones. contratación de los mantenimientos y
la calidad de los mismos, garantizando
`` Realizar el diagnóstico del estado con esto la correcta ejecución de los
de la infraestructura existente en la recursos, a fin de impactar al máximo las
Policía y de esta manera priorizar las edificaciones más deterioradas.
necesidades de mantenimiento de

C adena logística
Proyecciones
crecimiento
Incremento ante una nueva
demanda del servicio de
Cobertura
policía (proyecciones)
Requerimiento para -Activos fijos

cubrir el 100% del -Activos de consumo
servicio de policía
Proyecciones
Planear
demanda
Funcionamiento
Reposición
Sustitución
DE la operación
DE la edificación
que se ha deteriorado
o demolido
Fuente: DIRAF-ARINF.
La proyección de las necesidades en Dentro de la gestión en la cadena logística

materia de administración de los bienes de de infraestructura se cuenta con las
infraestructura, inmuebles propiedad y no proyecciones, que se materializan a través
propiedad a cargo de la Policía Nacional, del plan maestro de infraestructura,
se realiza a través de la proyección del plan direccionado por la Dirección de
de necesidades de cada vigencia, conforme Seguridad Ciudadana donde la selección,
con los lineamientos y criterios señalados el diagnóstico y la priorización de los
en el plan maestro de infraestructura, proyectos de inversión en cuanto a
asignación presupuestal por parte de instalaciones policiales están orientadas
la Oficina de Planeación y la demanda a mejorar las condiciones del personal
presupuestal de cada una de las unidades policial en las diferentes zonas de la
desconcentradas a nivel país, para cubrir geografía nacional.
las obligaciones fiscales (impuesto predial
y/o contribuciones) y de funcionamiento La proyección del mantenimiento se realiza
(servicios públicos domiciliarios). a través de la Matriz de Priorización Técnica
INFRAESTRUCTURA 69
de Bienes Inmuebles, la cual requiere de la priorización del
estado de un inmueble y se obtiene a través del diagnóstico
técnico del inmueble por parte de un profesional en
ingeniería civil o arquitectura, la cual se encuentra
establecida en el Manual Logístico capítulo Infraestructura.
Reposición
Las reposiciones dentro de las condiciones en las
instalaciones físicas policiales están dadas por el nivel
de vetustez y por efectos causados ante los fenómenos
naturales, es por ello que al momento de planear dichas
reposiciones dentro del territorio nacional se deben
considerar aspectos que gradualmente se explican de la
siguiente manera:
Reposición por vetustez
Este parámetro tiene una condición específicamente
técnica en cuanto al aspecto físico, geográfico y normativo
de las instalaciones policiales, que por su estado avanzado
de deterioro y años de antigüedad en la construcción se
logra evidenciar a través del diagnóstico en visita técnica
que dichas instalaciones no son habitables, conllevando
a evaluar la estructura de la misma edificación dentro de
los ámbitos de gestión, para posteriormente priorizarla
de acuerdo con las nuevas necesidades institucionales. Es
preciso resaltar que esto mismo sucede en el momento de
ejecutoriarse una orden emitida por un juez, en atención a
los posibles riesgos evidenciados por la comunidad local,
con lo cual se procede a evaluar las condiciones de las
instalaciones policiales.
Reposición por fenómenos naturales
En el caso de ocurrir una reposición por fenómenos
naturales, esta es asumida institucionalmente por medio de
un plan de contingencia desde el cual se evalúa y articula la
mejor estrategia de atacar y poner en marcha el despliegue
interinstitucional y las diferentes disciplinas en materia de
infraestructura, movilidad y elementos de intendencia, con
las cuales se mitigue el efecto destructivo de la naturaleza,
enfocado, desde luego, a dar bienestar a los miembros de
la institución y de manera paralela a la ciudadanía afectada.

Cobertura o ejecutores del gasto en la Policía Nacional

que deban legalizar bienes inmuebles de
La cobertura del área de infraestructura acuerdo con los lineamientos de orden
se ve reflejada especialmente desde la técnico establecidos por la Institución, que
administración de bienes inmuebles en contribuyan a satisfacer las necesidades
lo referente a legalización de predios del servicio policial.
y edificaciones, pago de impuestos,
servicios públicos y los avalúos; la otra Igualmente determina la cantidad de
parte de la cobertura se da en función del inmuebles con que cuenta la Policía
mantenimiento de la planta física de los Nacional, con el fin de enmarcar
inmuebles a cargo, bien sean propios o indiscutiblemente en los conceptos de
con otro estado de legalización, pero que sostenibilidad y economía en los cuales se
figuren mediante algún acto administrativo incluyen los servicios públicos domiciliarios
ya que es deber de la Policía nacional de acueducto, alcantarillado, alumbrado
realizar su mantenimiento. público, energía eléctrica, recolección de
basuras, telecomunicaciones, entre otros,
Cobertura para la administración de para ello requerimos de la construcción
bienes inmuebles propios, no propios sostenible del territorio, a través del cual
se viabiliza el crecimiento de las ciudades
La cobertura para la administración de y los centros poblados, conforme a las
bienes inmuebles propios, no propios y capacidades de provisión de servicios y a la
sus unidades desconcentradas, inicia con planificación urbanística del territorio; este
la identificación de los bienes inmuebles modelo también permite que las unidades
a legalizar a favor de la nación-Policía a nivel país sean las encargadas de iniciar
Nacional, bien sea a título constitutivo el proceso del pago del impuesto predial,
o traslaticio de dominio o de tenencia, el cual es el tributo con el que se grava
o través de autorizaciones para una propiedad o posesión inmobiliaria
ocupar bienes inmuebles o finalmente (estaciones de policía, viviendas, oficinas,
restituyendo bienes inmuebles no edificios, lotes y/o bodegas).
requeridos para el servicio policial,
asimismo, se realizan los trámites técnicos Por último, a los bienes inmuebles a cargo
y jurídicos que correspondan y, por último, de la institución (propiedad, comodatos
la entrada del predio a la unidad por el y convenios) se les realiza un avalúo
almacén de Intendencia y la incorporación o dictamen técnico con una completa
contable, según el tipo de investigación que establece en
legalización. Aplica para
los ordenadores
INFRAESTRUCTURA 71
forma imparcial la realidad contable de la con el fin de satisfacer e impactar
Policía Nacional, mediante la utilización positivamente y con infraestructura todo
de herramientas como la inspección física aquel servicio de policía instaurado con
al inmueble y al sector de localización, anterioridad en aquellos sitios afectados
análisis de la construcción, acabados y negativamente con la problemática que
estado de conservación, análisis de su conlleva el crecimiento no controlado o
ubicación física, entorno y normatividad desbordado de los centros poblados y
vigente, análisis de mercado del sector y/o que muy probablemente han funcionado
de sectores comprables. o funcionan en bienes inmuebles no
propios.
Cobertura para el mantenimiento de los
bienes inmuebles a cargo de la Policía Asimismo, la cobertura consiste en brin-
Nacional dar mantenimiento a la totalidad de los
bienes inmuebles propiedad de la Policía
Otro aspecto dado dentro de la cobertura Nacional y también a aquellos que están
está evidenciado en el momento en que bajo otra figura de legalización donde se
se lleva a cabo un desarrollo consultivo y indique –mediante algún documento– que
constructivo de instalaciones policiales, la institución es responsable de su man-
tenimiento y del tipo de mantenimiento a
realizar (preventivo, correctivo).
La cobertura en mantenimiento se da de
acuerdo con el tope presupuestal dictado
por Planeación de acuerdo con la matriz
de priorización de mantenimiento a nivel
nacional, así:
1. Cuando el Grupo de Mantenimiento a
Instalaciones tenga la información, la
consolidará y presentará la propuesta
mediante comunicación oficial firmada
por el señor Director Administrativo
y Financiero anexando la matriz
de priorización de cada una de las
unidades ante la Oficina de Planeación
de la Policía Nacional, de acuerdo con
los techos presupuestales establecidos
por esta.
2. El presupuesto para cada unidad se
definirá de acuerdo con el porcentaje
total de edificaciones que se requiera
intervenir.

3. De acuerdo al orden de priorización tos de crecimiento se observa una gran

definido se empezará a dividir el posibilidad de realizarlo en el ámbito mi-
presupuesto asignado para la unidad, sional para impactar desde la Dirección de
hasta agotar el presupuesto. Carabineros, diversas Unidades Básicas de
Carabineros (UBICAR) como cubrimiento
4. La propuesta será realizada por el Jefe estratégico de consolidación rural en el te-
del Grupo Mantenimiento Instalaciones rritorio nacional.
DIRAF y será aprobada por el Director
Administrativo y Financiero. Es desde este punto de vista que se visiona
incrementar en cobertura los diferentes
Crecimiento servicios policiales, con los cuales se
apunta a mantener la cercanía con la
El Área de Infraestructura en la presente comunidad; esto mismo, desde luego, es
y futura vigencia, e inmediata de acuerdo generado por las condiciones actuales en
con la asignación de recursos financieros, las que se encuentra el cambio progresivo
proyecta dar continuidad a los constructi- de nuestro Estado colombiano, donde se
vos que están en desarrollo, en atención a forjan espacios de integración, aceptación
que es prioridad culminarlos, a fin de cerrar y desarrollo con todo aquel ciudadano
brechas en el tema de estaciones, coman- dispuesto a buscar una Colombia más
dos, metropolitanas y/o complejos policia- segura, más integral y con mejores
les. Por tal motivo, dentro de los paramen- condiciones de igualdad.
Adquisiciones
1.Plan maestro
Infraestructura
2.Especificaciones
técnicas e innovación
3.Estudio
de mercado
4.Contratación
5.Seguimiento
Supervisión
6.Posventa
adquisiciones
Fuente: DIRAF ARINF.
INFRAESTRUCTURA 73
La adquisición de bienes inmuebles para
la Policía Nacional se hace a través de la
Dirección Administrativa y Financiera,
quien realiza el estudio legal de los títulos
y documentos, revisando los antecedentes
legales que acrediten la transparencia
de la compraventa, donación o cesión
gratuita, permuta, prescripción adquisitiva
de dominio, sucesión, adjudicación, dando
así la viabilidad para adquirir dicho predio
y así proponer al mando institucional la
adquisición; asimismo, cualquier otra forma
de adquisición se realizará con autorización
expresa del Director General de la Policía
Nacional de Colombia.
Para adquirir un bien inmueble por parte
de los municipios, departamentos u otras
entidades, se debe estudiar la matrícula
inmobiliaria, la cual es esencial, ya que en
esta se determina si existen limitaciones
del dominio tales como embargos, falsa
tradición o patrimonio de familia o que
el inmueble se encuentre hipotecado. Es
importe dejar claro que el único facultado
para firmar escrituras de bienes inmuebles,
sea para entregar o recibir, es el Director
General, en forma directa, o por delegación
mediante poder.
De acuerdo con las necesidades que tenga
la institución, las cuales se encuentran esta-
blecidas en el Modelo de Administración de
los Recursos Logísticos y Financieros, se de-
ben realizar los trámites para la legalización
de los bienes inmuebles que están siendo
ocupados por la institución y que no tienen
ningún soporte legal. Lo ideal es legalizarlos
mediante escritura, dando así cumplimiento
a la ley, o en su defecto suscribir contratos
de comodato que permitan su uso por un
periodo de tiempo determinado, igualmen-
te pueden tomarse en arriendo y contar con
el contrato respectivo como soporte.

Finalmente, cuando la Policía lleva en to, a fin de obtener los resultados espera-
el inmueble cierto periodo de tiempo dos con la satisfacción en calidad, cumpli-
ocupando el bien, sin reconocer a dueño miento y estabilidad requerida, por último
alguno, es factible iniciar un juicio de dar una respuesta oportuna al cliente final,
pertenencia para que se declare la con el objeto de satisfacer las diferentes
prescripción adquisitiva de dominio, posventas que por condición natural se re-
asimismo es importante que se realicen y quieran.
se actualicen en el aplicativo los avalúos
de todos los predios de propiedad de la La adquisición de los servicios de
institución, tal como lo establece el Manual mantenimiento será en concordancia con
Logístico, con el fin de identificarlos y tener el presupuesto asignado a cada una de las
actualizados los activos fijos de la Policía unidades, de acuerdo al tope establecido
Nacional. por planeación y a la distribución
presupuestal acorde con la priorización
Por otro lado, se evidencia la necesidad de técnica de mantenimientos establecida
hacer alusión a los siguientes pasos o des- para cada unidad.
cripciones generales que permiten obtener
resultados favorables para el desarrollo de En este caso y de acuerdo la priorización
cualquier proyecto constructivo, como lo nacional se realizará la contratación de
es contar con un plan maestro de infraes- los servicios de mantenimiento por cada
tructura; todo proyecto cuya dimensión o una de las unidades ordenadoras del
proporcionalidad requiera de grandes can- gasto, los cuales deben tener dentro de su
tidades de recursos de financiación debe estructuración precontractual lo siguiente:
contar con un plan de implantación a nivel `` Pliegos tipo: la Dirección Administra-
arquitectónico, de esta manera se podrá tiva y Financiera emite anualmente los
desarrollar por fases, tienen gran impor- pliegos tipo, actualizados con la norma-
tancia las especificaciones técnicas, toda tividad vigente y con las últimas circula-
vez que estas deben presentar propuestas res de Colombia Compra Eficiente, así
innovadoras y elaborar un adecuado es- como últimas sentencias y actualizacio-
tudio del mercado; con posterioridad y de nes a la contratación estatal.
acuerdo con los tiempos establecidos por `` Precios de referencia: anualmente la
la ley se obtendrá la contratación, la penúl- Dirección Administrativa y financiera
tima descripción general y con un alto con- actualizará el instructivo de precios de
tenido de responsabilidad, coordinación referencia para insumos, mano de obra,
y gestión se encuentra la supervisión a la herramienta, equipo y transporte, así
interventoría del proyecto desde la cual se como los APU de las actividades más
mantendrá constante control y seguimien- relevantes de los mantenimientos.
INFRAESTRUCTURA 75
Distribución
Distribución de recursos
-Pago de impuestos, servicios públicos
y arrendamiento.
distribución
-Presupuesto de proyectos.
-Presupuesto de mantenimiento a
instalaciones.
Fuente: DIRAF PLANE.
La distribución en cada uno de los aspectos dentro de cada una de sus vigencias, que
en los que se encuentra desenvolviéndose si bien es cierto, la primera propuesta es
el Área de Infraestructura está dado por expuesta desde esta misma área, es relevante
el manejo plasmado en el plan de compras resaltar que esta misma decisión se eleva
ante el Comité de Inversión convocada
por el Director de la Subdirección General
donde asisten el señor Director General
de la Policía Nacional, Oficina Asesora de
Planeación y cada uno de los responsables
de las diversas necesidades institucionales
dentro de los ámbitos de gestión. Del mismo
modo, y de acuerdo al resultado obtenido
del mencionado comité, se hace necesario
y fundamental llevar ante el Ministerio
de Defensa Nacional esta propuesta para
ser presentada y expuesta ante el Comité
de Infraestructura, este comité avalará el
plan de compras para la vigencia futura o
modificará de acuerdo con la necesidad en
la distribución de los recursos asignados.

Control
1.Inventarios
inmuebles
2.Avalúo
comercial
3.verificación del estado

del inmueble y mantenimiento
4.supervisión
contractual
control
de activos
Fuente: DIRAF ARINF.
El control sobre los activos inmobiliarios actual, dando trazabilidad y soporte a los
de la Policía Nacional se realiza a través antecedentes y trámites administrativos
del Grupo Bienes Raíces en cada unidad, inmobiliarios.
obedece inicialmente al inventario
inmobiliario con la información catastral Por otro lado, el despliegue del talento
(física, jurídica, económica y fiscal) de humano en los grupos y/o asignación de
cada uno de los predios propiedad y no responsables de Bienes Raíces en las
propiedad a cargo de la Policía Nacional en unidades de policía, obliga a un control
todo el territorio colombiano. por parte del nivel central, en cuanto a
los procesos de retroalimentación de las
La anterior información debe estar capacidades y conocimientos técnicos
consignada digitalmente en el sistema de y jurídicos necesarios para el correcto
información correspondiente (del acervo funcionamiento y ejecución de cada uno de
documental, de los títulos de propiedad, los procedimientos a cargo.
certificaciones técnicas y requerimientos
sobre cada predio, originales que reposan Controles
en el archivo físico de la unidad policial a
la cual pertenece el bien); además permite Para efecto de control, además de
el seguimiento y control sobre su estado decisiones anteriormente expuestas, los
INFRAESTRUCTURA 77
3. Ordenar mediante comunicación
oficial, firmada por la Subdirección de la
Policía Nacional, que se les dé tiempo y
dedicación específica a los funcionarios
que fungen como supervisores de
contratos en las unidades, debido a la
cantidad de recursos que se manejan
en los mismos y el nivel de control
técnico requerido.
Realizar mantenimiento de instalaciones
policiales
1. Control de la ejecución de los contratos
de mantenimiento a través de órdenes
de trabajo, que deben llegar al PSI del
procedimientos de movilidad cuentan con comandante de la estación o jefe de la
los siguientes controles para la correcta unidad, para que esté pendiente de las
gestión administrativa del subcomponente: obras que se realizarán.
Supervisión 2. Verificar que se realice acta con los

listados de los inmuebles priorizados,
1. Mensualmente los funcionarios de la inmuebles en mal estado, inmuebles
Regional de Infraestructura realizarán a intervenir con otras fuentes de
visitas técnicas aleatorias en la región financiación e inmuebles ocupados que
y de manera bimestral lo harán los no tienen soporte documental para su
funcionarios del nivel central, con el fin mantenimiento y se diligencia la matriz
de verificar el cumplimiento contractual de priorización técnica de bienes
y que la calidad de la intervención esté inmuebles.
de acuerdo con los estándares más
altos en materia de mantenimiento, e 3. Verificar que la unidad cuente con
identificar que los servicios prestados el plan de mantenimiento para las
estén acordes con los requisitos instalaciones policiales a cargo y se
exigidos por la entidad. realice el seguimiento correspondiente
dando aplicación a los lineamientos
2. Si durante las visitas técnicas se eviden- establecidos en el procedimiento
cia que los recursos de mantenimiento 2BPR-0014 “Realizar mantenimiento a
no han sido utilizados para repara- instalaciones policiales” y en el formato
ciones o mejoras locativas, sino para 1LA-FR-0014.
obras nuevas, ampliaciones, adecua-
ciones, modificaciones, restauraciones, 4. Asegurar que la intervención a
reforzamiento estructural, demolicio- edificaciones no esté financiada con
nes, reconstrucciones o cerramientos, recursos de la Policía Nacional y a la
se enviará copia a la Contraloría y a la vez por otras fuentes de financiación
INSGE para la investigación respectiva. (mismo objeto contractual)

5. Verificar el diligenciamiento o a cancelar con recursos propios, por

actualización del Plan de Mantenimiento cada bien inmueble.
por cada inmueble.
3. Verificar que se recepcione la totalidad
6. Realizar seguimiento a la ejecución me- de las facturas de los servicios públi-
diante aplicativos, revistas y demás ele- cos domiciliarios a cancelar con re-
mentos que sean necesarios. cursos propios por cada inmue-
ble, conforme al listado de la
7. Verificar el ingreso y la actualización evidencia del punto de con-
de la Información en los aplicativos, trol de la actividad 6 de
a través de muestreos y cruce de este procedimiento.
información.
4. Verificar que se
8. Disponer la evacuación de las edificacio- haya realiza-
nes que se encuentren en mal estado. do el pago
dentro de
Administrar información de bienes los plazos
inmuebles y términos
establecidos
1. Verificar la incorporación de los predios en las facturas
e información de los mismos al sistema tramitadas. En caso
de información de bienes inmuebles de que se presenten
adquiridos por título traslaticio de novedades, informar al
dominio o de tenencia en el respectivo ordenador del gasto.
periodo. Quién: jefe y/o analista DIRAF.
5. Verificar la incorporación de la
2. Sistema de información de bienes información de los servicios públi-
inmuebles actualizado. cos domiciliarios en el aplicativo co-
rrespondiente.
Gestión y seguimiento al pago oportuno
de los servicios públicos domiciliarios Gestión y seguimiento al pago de
impuesto predial y contribuciones
1. Verificar que los recursos necesarios
para el pago de servicios públicos con 1. Verificar que los recursos necesarios
cargo al presupuesto de la institución para el pago de impuesto predial
sean incluidos dentro del plan de y valorización en la vigencia
necesidades y el plan de compras de la sean incluidos dentro del plan de
unidad. necesidades y en el plan de compras
de la unidad, de acuerdo con lo
2. Cruzar la información de los servicios establecido en el diagnóstico.
públicos domiciliarios certificados
por los comandantes de cada unidad 2. Verificar que el aplicativo contenga
policial con el listado de predios del todos los bienes inmuebles a cargo
diagnóstico, y consolidar la información de la unidad, con la información
de los servicios públicos domiciliarios correspondiente de los formularios
INFRAESTRUCTURA 79
para el trámite de pago predial y 7. Verificar que se realice la entrada por
contribuciones, según sea el caso. almacén, la incorporación contable y la
incorporación en el aplicativo del bien
3. Verificar en el aplicativo que con los inmueble.
formularios cargados y solicitudes rea-
lizadas se haya generado el respectivo Realizar avalúos
pago por parte de la dependencia finan-
ciera que corresponda, y en el caso de 1. Verificar que las Unidades Policiales
que se presenten novedades, informar reporten al Grupo Bienes Raíces DIRAF
al jefe administrativo. a manera de diagnóstico el listado de
predios que requieren actualización del
4. Verificar el pago oportuno del avalúo y/o aquellos predios nuevos que
impuesto predial y/o contribuciones requieren su primer avalúo.
a nivel nacional, por medio de la 2. Verificar que se realice el cruce de
implementación efectiva del aplicativo información de los Grupos de Bienes
en los módulos respectivos. Raíces en las unidades policiales y
Contabilidad, verificando que los
Legalizar bienes inmuebles
avalúos estén debidamente registrados
1. Remitir la relación de bienes inmuebles en los estados contables, con el fin de
a legalizar en la siguiente vigencia con evidenciar posibles avalúos que no se
su correspondiente justificación. encuentren registrados en los estados
contables, informando de cualquier
2. Realizar diagnóstico, priorizando los novedad al nivel central.
predios a legalizar en la vigencia.
3. Verificar que se socialice el cronograma
3. Notificar a las unidades los predios de avalúos firmado por la SUDIR, con el
priorizados a legalizar en la vigencia. formato de presentación de avalúos y
que se socialice internamente en todas
4. Verificar que las condiciones técnicas las unidades policiales.
y jurídicas del estudio de viabilidad
4. Verificar que el sistema de información
o el estudio previo se ajusten a los sea actualizado con la información de
parámetros normativos y lineamientos los avalúos en forma permanente.
institucionales, de acuerdo al tipo de
legalización. 5. Verificar que los funcionarios
evaluadores a nivel nacional presenten
5. Firmar las minutas, actos administrati- copia de los avalúos en medio magnético
vos, solicitud para recibir autorización y/o físico a la DIRAF, utilizando el
de ocupar bienes inmuebles y actas de formato de avalúo establecido dentro
entrega que permitan legalizar el bien de los plazos relacionados en el
inmueble. cronograma, suprimiendo el envío de
anexos, como las escrituras.
6. Verificar que los documentos se
archiven de acuerdo con lo establecido 6. Verificar que los Jefes de Bienes Raíces
en las tablas de retención documental. una vez reciban los avalúos de parte de

los funcionarios evaluadores envíen formato establecido y que se realicen

copia del mismo al Grupo Contabilidad las observaciones a los funcionarios
de la unidad, con el fin de actualizar los evaluadores que presenten novedades,
estados contables y que se remita la para que sean subsanadas.
certificación de lo realizado al Grupo
Bienes Raíces DIRAF como soporte 8. Verificar que se informe a la Dirección
y actualizando la información de los Administrativa y Financiera los
avalúos en el aplicativo. avances, novedades y cumplimientos al
cronograma de avalúos definido para la
7. Verificar la calidad de los avalúos entre- vigencia.
gados por las unidades policiales en el
1. Integrar o articular los criterios para inmuebles, según el tipo de legalización
recibir o reintegrar bienes inmuebles obtenido, mejorando las condiciones de
(terrenos y edificaciones), con el fin habitabilidad de los uniformados que
de optimizar los recursos destinados pernoctan en dichas instalaciones.
por inversión, tanto propios como
de entidades externas públicas y 2. Primero consultorías, posteriormente
privadas, dando cumplimiento a las obras.
políticas de austeridad del gasto
definidas en la Directiva Permanente Esta decisión permite tener:
del Ministerio de Defensa Nacional No `` Conocimiento del alcance de los
20/MDNSGDALGPO del 12/06/2009, proyectos.
“Unificación de las políticas encaminadas
a respetar el derecho a la propiedad `` Conocimiento del presupuesto oficial
privada sobre bienes inmuebles”. del proyecto.
`` Facilita la planeación de recursos.
Se minimiza la posibilidad de que personas
naturales o jurídicas interpongan deman- 3. Todo diseño arquitectónico en su etapa
das contra el Estado, soportadas en la ocu- inicial debe pasar por revisión de la
pación irregular de sus bienes para el fun- DIRAF, para dar pautas y así tener su
cionamiento de instalaciones policiales. posterior aval en el comité de diseño.
Permite la incorporación contable de los Con esta decisión se logra obtener:
bienes inmuebles, garantizando que sean
`` Proyectos que cumplan con los
cobijados con la póliza de seguros de la
estándares institucionales en el tema
DIRAF. de infraestructura.
Habilita la inversión de recursos por `` Proyectos que no sean sobredimensio-
inversión y mantenimiento a estos bienes nados en costos y espacios.
INFRAESTRUCTURA 81
4. Estandarización de áreas por proyectos. 1. Establecer pliegos tipo desde el nivel
central y costos de referencia con
Reconoce aspectos como: cuatro tipos de accesibilidad.
`` Facilidad de diseños para entes externos Desde la Dirección Administrativa y
e internos. Financiera se establece tanto los pliegos
`` Unifica criterios en áreas para la tipo como los costos de referencia para la
adquisición de lotes en cualquier contratación de mantenimientos a nivel
modalidad. nacional, esto se socializa a través de
instructivos anualmente, con lo cual se
`` Identificación de proyectos que no estandariza tanto requisitos habilitantes
cumplirían con las áreas mínimas en los como los paquetes técnicos, acorde con
predios donde se pretenden desarrollar las disposiciones de Colombia Compra
el mismo. Eficiente y la política de austeridad
`` Ayudaría a la cuantificación de los del gasto, optimización de recursos y
recursos para la ejecución de los sostenibilidad institucional.
proyectos.
2. Implementar mantenimientos de eje-
`` Mantiene la imagen institucional a nivel cución por tracto sucesivo (outsourcing)
nacional. proyecto.
5. Viabilidad técnica-ambiental y legal
El tracto sucesivo permite contratar acti-
para los Proyectos (soportar necesidad vidades con precios unitarios para deter-
estratégica). minada cantidad de instalaciones dentro
A fin de dar continuidad con: de un complejo o una zona geográfica,
con esto es posible que las unidades ten-
`` Proyectos inviables (costos, normativa, gan maniobrabilidad y disponibilidad per-
diseños). manente para atender cualquier tipo de
eventualidad en las edificaciones, así como
`` Ayuda en la toma de decisiones en programar intervenciones importantes
cuanto a la viabilidad para el desarrollo en los edificios, sin descuidar imprevistos
de los proyectos. que se presenten, teniendo al día todas las
`` Ataca directamente los retrasos en la instalaciones policiales cubiertas por out-
ejecución de los proyectos. sourcing.

S ubcomponente Tecnologías
de la Información y las
Comunicaciones
El Subcomponente de Tecnologías de y pongan en marcha los proyectos

la Información y las Comunicaciones es tecnológicos requeridos para soportar la
el encargado de asesorar, establecer y operación institucional, brindar soporte,
promover el direccionamiento tecnológico mantenimiento, control y seguimiento
en la Policía Nacional, brindando soluciones a la plataforma tecnológica, mediante el
integrales de tecnología para la prestación empleo del Sistema para la Administración
del servicio de policía en los cuatro ámbitos de Hardware y Software (SINVE), a través
de gestión, a través de la proyección, del cual se actualiza toda la información
adquisición, desarrollo, implementación, relativa al inventario que conforma este
administración y soporte de las TIC; subcomponente a nivel nacional.
asimismo, establece los lineamientos a
nivel nacional para que a través de las El Subcomponente TIC comprende todos
dependencias de telemática se desarrollen los segmentos tecnológicos requeridos

para el servicio de policía, conectando a la 4. Gestión de Seguridad de la Información.

institución con la infraestructura de TI y
esta a su vez con las capacidades institu- 5. Mantenimiento.
cionales, así: plataforma cómputo y comu-
El Subcomponente TIC se encuentra
nicaciones, plataforma de administración
alineado con el direccionamiento
de datos, plataforma de software y aplica- estratégico institucional y tiene como
ciones, licenciamiento, accesorios, suminis- propósito fundamental adaptar tecnología
tros y servicios tecnológicos. para el mejoramiento de la gestión
operativa y administrativa de la Policía
Para la administración de las TIC, la unidad
Nacional, alcanzar una mayor eficiencia
misional cuenta con cinco (5) grupos:
y transparencia, mejorar la forma como
1. Gestión de infraestructura de Tecnolo- se presta el servicio de policía, facilitar la
gías de la Información. administración y control de los recursos,
gestionar la seguridad de la información y
2. Gestión de Servicios Tecnológicos. brindar información objetiva y oportuna
para la toma de decisiones en todos los
3. Gestión de Sistemas de Información. niveles.
Unidad misional
1.Gestión de infraestructura 1.Gestión de servicios 3.Gestión de sistemas
de tecnologías de la información tecnológicos de infoRMación
CÓmputo comunicaciones administración de conectividad informáticos operación arquitectura desarrollo implantación
datos
Licenciamiento accesorios suministros soporte procedimientos
TIC
de gestión
adquisiciones
necesidades proyecciones
4.Gestión de seguridad
contratación 5.Mantenimiento de la información
administración
hardware software integridad disponibilidad confidencialidad
adquisición almacenamiento distribución salidad innovación

logística
Fuente: Oficina de Telemática.
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 85

1. Gestión de Infraestructura de
Tecnologías de la Información
Comprende la definición de la arquitectura
de la plataforma tecnológica y de los planes
de adquisición a partir de los análisis de
capacidad, seguridad y de disponibilidad,
los cuales recogen las necesidades de
infraestructura que permiten soportar los
sistemas de información, la administración
de bases de datos y los servicios
tecnológicos de la institución.
Dentro de este componente se incluyen
todos los elementos de infraestructura
tecnológica requeridos para consolidar la
plataforma que da soporte a los servicios
que requiere la Policía Nacional en los
cuatro ámbitos de gestión:
de los planes de distribución y su res-
`` Infraestructura de comunicaciones. pectivo seguimiento y control.
`` Infraestructura para centro de datos. `` Actualización de la información en el
`` Infraestructura de seguridad. aplicativo SINVE
`` Equipamiento de respaldo eléctrico `` Disposición final de los equipos al
para infraestructura de TI. terminar su vida útil.
`` Equipamiento de climatización para En el nivel central a través de este
infraestructura de TI. procedimiento y los que constituyen la
`` Equipos de redes, comunicaciones, unidad misional se lidera la administración
cómputo, sensores, periféricos y del aplicativo que permite el registro,
audiovisuales. supervisión y control de la información
`` Accesorios y suministros. del Subcomponente TIC de la Policía
Nacional, se elaboran planes de
`` Licenciamiento.
necesidades y de distribución, se proponen
Actividades directrices, lineamientos y actualización
a la normatividad relacionada con la
`` Proyección de los planes de adquisicio- administración de las TIC en la Policía
nes para reposición, crecimiento y co- Nacional.
bertura
`` Evaluación de viabilidades para adquisi-
ción de tecnología
2. Gestión de Servicios Tecnológicos
`` Implementación de infraestructura tec- Corresponde al procedimiento para
nológica en sitio y distribución de dota- garantizar la operación continua del negocio
ción tecnológica a las unidades, a través en los cuatro ámbitos de gestión, para ello

es necesario desarrollar la estrategia de `` Servicios de soporte a la infraestructura

servicios tecnológicos que garantice su de TI.
disponibilidad y operación con un enfoque Este servicio consiste en brindar, de una
orientado hacia la prestación de servicios, manera eficiente soluciones, asistencia
haciendo uso de tecnologías de información funcional y técnica a los requerimientos de
y comunicación de vanguardia, que las unidades policiales sobre la operación y
contemple entre otros aspectos el soporte el uso de los servicios, aplicativos y sistemas
a los usuarios, la disponibilidad de los de información.
sistemas de información, la administración,
el soporte y la implementación de las `` Servicios de administración de base de
mejores prácticas de gestión de tecnología datos
reconocidas internacionalmente. Son los servicios de administración de
todas las bases de datos que confor-
Este procedimiento comprende el suminis- man la plataforma tecnológica y
tro y operación ininterrumpida (7x24x365) comprende la administración
de los servicios que permiten el funciona- de la estructura de la base
miento de la infraestructura tecnológica y de datos, actividad de los
los que se prestan a través de ella: datos, aseguramiento
`` Servicios de conectividad de la confiabilidad
de la base de da-
Son los servicios relacionados con la tos, seguridad
capacidad de conectividad que se debe de la base de
disponer para dar acceso a las redes LAN, datos, identi-
WAN e internet a nivel nacional. ficación de cau-
`` Mesa de ayuda sas de fallas, solu-
ción o escalamiento,
La operación de la mesa de servicio se atención de requeri-
basa en el procedimiento de gestión mientos de consultas y eje-
de incidentes, para ello se cuenta con cución de los cambios sobre
una herramienta tecnológica llamada las bases de datos.
Sistema de Información para la Gestión
de Incidentes en TIC-SIGMA que facilita `` Servicios informáticos
la gestión del servicio en todos los niveles, Son los servicios de
incluso permitiendo administrar toda la administración del correo electrónico,
cadena de valor de servicios tecnológicos servicios de comunicaciones unificadas,
que sostiene operación de la institución. servicios de telefonía (local, internacional,
`` Servicios de administración y operación celulares), administración de DNS,
de operación de TI. directorio activo, antivirus y servicios de
impresión.
Incluye todos los elementos de operación
y servicios requeridos para garantizar la `` Procedimientos de gestión
disponibilidad y operación de la plataforma La operación de los servicios tecnológicos
tecnológica. en la institución se realiza según

los procedimientos establecidos en `` Identificación y registro del problema.
la caracterización del proceso de `` Búsqueda inicial de soluciones.
Direccionamiento Tecnológico, como es la `` Escalamiento, si es necesario.
gestión de cambios que se presentan en
los servicios TIC, con el fin de asegurar que `` Resolución y recuperación.
los cambios se desarrollen en un entorno `` Cierre de incidentes.
controlado, minimizando el impacto que `` Proyecciones de mejora.
estos puedan tener en los servicios TIC, `` Realizar evaluación del cambio.
la gestión de incidentes y la gestión de
`` Asesoría y acompañamiento a nivel
problemas. nacional.
La Unidad Misional de Gestión de
Servicios Tecnológicos en el nivel central
proyecta las necesidades en materia de 3. Gestión de Sistemas de
Información
servicios requeridos, el funcionamiento
de la plataforma tecnológica con personal Para apoyar los procesos gerenciales,
técnico o de terceros, así como la oferta misionales y de soporte en la Policía
de servicios que requieren las unidades Nacional, se cuenta con una arquitectura
policiales a nivel nacional a través del de sistemas de información que se
Subcomponente TIC, con calidad y convierten en fuente única de datos útiles
oportunidad. para la toma de decisiones en los cuatro
ámbitos de gestión; garantizando la calidad
Actividades de la información, ofreciendo recursos
de consulta a los diferentes públicos de
`` Realizar la planificación y gestión.
interés, permitiendo la generación de
`` Evaluar los requisitos de la unidad transacciones e información desde los
misional. diferentes procesos de la institución.
`` Evaluar viabilidad técnica.
`` Adelantar los procesos de contratación. La Unidad Misional de Gestión de Sistemas
de Información en la Policía Nacional
`` Realizar seguimiento de los Acuerdos está compuesta por la arquitectura de los
de Niveles de Servicio.
sistemas, el desarrollo, los procesos de
`` Monitoreo a la infraestructura de TI. implantación, los servicios de soporte y
`` Identificación y registro de incidentes. capacitación al usuario funcional.

Arquitectura: a partir de ella se organizan y de información y sistematización, su

se estructuran los sistemas de información priorización y la definición del alcance.
según los criterios establecidos por las Para lograr una alineación con los procesos
necesidades y los flujos de información, de la institución, definir requerimientos,
establecen las categorías de información garantizar desarrollos óptimos y la
y los flujos de comunicación que se unificación de criterios técnicos, se
deben garantizar para que estos sistemas realizan comités de evaluación de acuerdo
gestionen y produzcan la información que al desarrollo de sistemas de información/
requiere la institución; de igual forma, se aplicaciones, con la participación de los
tienen en cuenta los criterios definidos jefes de grupos del nivel central, a fin de
por el Marco de referencia de arquitectura establecer la pertinencia, viabilidad y
empresarial del Estado colombiano, como facilitar la supervisión y el seguimiento
son: de los proyectos desarrollados tanto con
`` Orientación a una arquitectura basada firmas externas como con talento humano
en servicios. interno.
`` Independencia de la plataforma.
Las iniciativas y/o proyectos de desarrollo
`` Soporte multicanal. y soporte a los sistemas de información en
`` Usabilidad. la Policía Nacional siguen los lineamientos
`` Funcionales. definidos en el ciclo de desarrollo y soporte
del Modelo de Gestión de Tecnologías
`` Mantenibles. de la Información (IT4+) del Ministerio
Desarrollo: los proyectos de desarrollo de Tecnologías de la Información y las
de sistemas de información inician con Comunicaciones, como se relaciona en la
la identificación de las necesidades siguiente gráfica:
acuerdo de lineamientos y metodologías de desarrollo procedimientos de operaciÓn

desarrollo
necesidades y desarrollo entrega y

alcance análisis y despliegue
diseño pruebas
gerencia de proyectos / supervisión

Fuente: MINTIC.

Implantación de sistemas: el producto
desarrollado se implementa en servidores
y bases de datos dispuestos de la Policía
4. Gestión de Seguridad de la
Información
Nacional, para iniciar el período de Los sistemas, procesos y personas que
pruebas; en esta fase se realizan ajustes y hacen uso de la información, son activos
afinamiento del sistema; posteriormente críticos para la Policía Nacional; esta unidad
se realiza la configuración, puesta en misional busca protegerlos como insumo
producción del sistema desarrollado y se fundamental para el cumplimiento de la
informa al usuario funcional los resultados. misión constitucionalmente encomendada.
Luego de culminado el ciclo de desarrollo Teniendo en cuenta la necesidad de

o de ajuste de un sistema de información, brindar un servicio cada vez más rápido
se incluyen actividades de entrenamiento, y efectivo al ciudadano a través de la
acompañamiento y evaluación, que plataforma tecnológica institucional y la
permiten la generación de capacidades de atención personalizada en las diferentes
uso y apropiación en los usuarios, así como especialidades del servicio de policía, se
el aprovechamiento de las herramientas hace necesaria la adecuada administración,
dispuestas para la prestación del servicio procesamiento y/o gestión de la
de policía. información, desde los niveles estratégico,
táctico y operacional; teniendo en cuenta
Actividades el crecimiento exponencial de los riesgos
`` Inicio, estructuración y gestión del que aprovechando cualquier vulnerabilidad
proyecto. existente sobre la infraestructura física,
digital o producto de una inadecuada
`` Evaluación de la viabilidad. manipulación, pueda llegar a comprometer
`` Aseguramiento de la calidad. los activos de información ante diversas
`` Especificación de requerimientos del
sistema y análisi.
`` Análisis diseño y arquitectura de
software.
`` Definición de la arquitectura de
seguridad.
`` Modelación de casos de uso del sistema.
`` Construcción, pruebas y aceptación.
`` Implantación en ambiente de pruebas.
`` Implantación y puesta en operación.
`` Entrenamiento, acompañamiento y
evaluación.
`` Control de cambios.
`` Cesión de derechos patrimoniales de
autor.

modalidades de fuga, pérdida, fraude, `` Análisis de vulnerabilidades.

sabotaje, vandalismo o espionaje, `` Gestión de incidentes.
generando posibles incidentes de seguridad
de la información que afecten la imagen `` Plan de continuidad del negocio.
institucional o la continuidad del negocio. `` Monitoreo, evaluación y establecimien-
to de planes de mejora continua del sis-
Este componente que es transversal a los tema.
5.Mantenimiento
cuatro ámbitos de gestión de la institución,
busca fortalecer la calidad, seguridad y
ciclo de vida de la información, a través
de la preservación de su integridad, Es el encargado de impartir lineamien-
confidencialidad y disponibilidad mediante tos que permiten garantizar la pre-
la aplicación efectiva de estándares, servación y operación continua de
mejores prácticas y controles reflejados la infraestructura de TI y el uso
en acciones preventivas, proactivas y de los sistemas de informa-
reactivas hacia la plataforma tecnológica ción para la prestación de
y los procesos que administran los grupos los servicios tecnológi-
sociales objetivo o clientes, fortaleciendo cos que requiere la
de esta forma el sistema de Gestión de Policía Nacional
Seguridad de la Información implementado, en los cuatro
y por ende sus atributos: ámbitos de
gestión.
`` Confidencialidad: es la garantía de
que la información no está disponible El Direccio-
o divulgada a personas, entidades o namiento Tecno-
procesos no autorizados. lógico en la Policía
`` Disponibilidad: es la garantía de que los Nacional contempla
usuarios autorizados tienen acceso a la los procesos de Planear
información y a los activos asociados y dar lineamientos de TIC,
cuando lo requieren. Gestión de infraestructura de
`` Integridad: es la protección de la TI, Gestión de información,
exactitud y estado completo de los Desarrollo de sistemas de in-
activos. formación y la Gestión de los ser-
vicios tecnológicos; a través de la unidad
El procedimiento está compuesto de: misional se brinda soporte y mantenimien-
`` La definición de la política de seguridad to a la plataforma tecnológica, con el fin de
de la información de los servicios TIC mantenerla actualizada de acuerdo con los
prestados a la población objetivo. requerimientos del servicio de policía, del
`` Definición de un método para la Sector Defensa y el marco de referencia
evaluación, análisis y gestión de riesgos. del país.
`` Concienciación de los funcionarios. A través de este proceso se lideran diferen-
`` Implementación de controles preventi- tes actividades como son la contratación
vos, detectivos y correctivos. del servicio de mantenimiento, realizan-

do el seguimiento al ciento por ciento de `` Actualización permanente en las
las unidades a nivel nacional, a través de la especificaciones técnicas y lineamientos
supervisión al plan de mantenimiento que para el desarrollo de contratos para el
realizan en cada una de los direcciones, me- mantenimiento preventivo y correctivo
tropolitanas, departamentos y escuelas; de del Subcomponente TIC.
igual forma, se realizan comités para la eva- `` Calidad y oportunidad en los estudios
luación de viabilidades, brindando calidad y previos realizados para la adquisición
oportunidad en el mantenimiento preven- del servicio de mantenimiento.
tivo y correctivo al Subcomponente TIC de `` Seguimiento y control a la ejecución de
la institución. los contratos de mantenimiento.
Actividades `` Asesoría y acompañamiento.
`` Establecer necesidades de recursos. `` Análisis de información.
`` Evaluación de viabilidad. `` Control y estadística de los manteni-
mientos.
`` Elaboración de estudios previos
para la adquisición de servicios de `` Elaboración y aprobación de planes de
mantenimiento. mantenimiento.
C adena logística
Proyecciones -Reposición por tiempo
La proyección de las necesidades en el Cada bien tecnológico debe cumplir un
Subcomponente TIC se realiza mediante tiempo de servicio en la institución, de
el plan de necesidades de cada vigencia, acuerdo con lo establecido en las Normas
teniendo en cuenta las reglas de negocio Internacionales de Contabilidad del
enunciadas en el manual logístico y según Sector Público (NICSP), una vez el equipo
los siguientes parámetros: tecnológico cumple su ciclo de vida, lo cual
es analizado por cada unidad, se concluye
Reposición si es viable económicamente dar de baja,
ya que por el costo de su sostenimiento
Desde el nivel central y a través de los puede generar sobrecostos para la Policía
grupos de telemática a nivel país, se da inicio Nacional; es por ello que al cumplir el ciclo
al proceso para sacar del servicio los bienes por años se evalúan aspectos importantes
tecnológicos obsoletos; o según sea el como:
caso, cumplan con las políticas establecidas
de tiempo en servicio, depreciación `` El desgaste de las piezas.
u obsolescencia tecnológica para su `` El deterioro.
disposición final dentro del marco legal `` La obsolescencia.
existente; a continuación, se relacionan los
tipos de reposición para el subcomponente: `` Las fallas en momentos crítico.

`` Sin respaldo y/o soporte técnico . tecnológico, considerándose como un

`` La no existencia de repuestos en el factor fundamental en la prestación de
mercado. servicio, así como en la administración
de los recursos asignados a cada unidad,
Reposición por depreciación permitiendo evaluar la viabilidad en el
mantenimiento del bien tecnológico,
Se realiza comparativo entre el año de sin incurrir en gastos innecesarios que
depreciación con relación a los costos generen pérdidas económicas para la
de sostenimiento del componente institución.
Costo de adquisicióN 5412 4870 4329 3788 3247 2706 2164 1623 1082 541 0
Año 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 0
Costo de sostenimiento 0 541 1082 1623 2164 2706 3247 3788 4329 4870 5412 Reponer
Reposición por obsolescencia tecnológica Cobertura

Ocurre cuando el medio tecnológico al La cobertura permite en el Subcomponente
cumplir su ciclo de vida cae en desuso al TIC, determinar por cada unidad, que
mostrar un rendimiento insuficiente en medios tecnológicos se requieren para
comparación con los modelos actuales en lograr el 100% de lo necesario para prestar
el mercado, los repuestos no son de fácil un servicio de policía óptimo, teniendo en
acceso, lo que indica que este dura más cuenta las reglas de negocio en cada caso,
tiempo inactivo que en servicio, o lo que lo anterior se obtiene como resultado de la
es peor, el equipo se avería y el alto costo diferencia entre la capacidad tecnológica
de la reparación obliga a comprar uno instalada actual y la cantidad requerida,
nuevo. obteniendo las “necesidades por cobertura”.

Fuente: OFITE.
Crecimiento servicios que respondan a las necesidades

de la ciudadanía, el mejoramiento de las
El crecimiento de la infraestructura de TI capacidades de lucha contra el crimen, la
en la Policía Nacional se produce como creación de nuevas unidades de policía y los
resultado del crecimiento exponencial nuevos retos institucionales. La adaptación
de información en los procesos de la y el uso de tecnología, en una institución
institución, la necesidad de automatizar como la Policía Nacional, fortalecen la
los procesos, el incremento del pie de prestación del servicio de policía en los
fuerza, la ampliación de la cobertura tiempos de respuesta, la generación y
del servicio de policía en los territorios tratamiento de información, así como la
nacionales, la necesidad de crear nuevos toma de decisiones.

Fuente: MakingPIT.
Adquisiciones en cuenta las características técnicas y

recomendaciones establecidas por el
La adquisición de infraestructura de proceso de Direccionamiento Tecnológico,
tecnologías de la información, sistemas los procesos de contratación similares
de información, aplicaciones, servicios suscritos por la Dirección Administrativa y
tecnológicos y servicios de mantenimiento Financiera de la Policía Nacional, los cuales
y soporte en la Policía Nacional se rige por se encuentran publicados en el Sistema
las especificaciones técnicas elaboradas en Electrónico de Contratación Pública
la Oficina de Telemática, de acuerdo con las (SECOP II). Los procesos de contratación
necesidades que presente la institución, con que realicen las unidades a nivel país, para
el fin de garantizar la capacidad tecnológica la adquisición de bienes y servicios de
necesaria para la operación de los procesos, mantenimiento, deben ser aprobados por
en el marco del Modelo de Administración el Comité de Evaluación de Requerimientos
de los Recursos Logísticos y Financieros. Tecnológicos de la Oficina de Telemática,
Para este fin se evalúan las condiciones para su aprobación sin excepción.
técnicas de los bienes y servicios a adquirir,
se elaboran los conceptos de viabilidad y Distribución
se estructuran los estudios previos para
ser presentados al Área de Contratos para Esta se realiza de acuerdo al análisis de
su verificación, aprobación, publicación de situación de cada unidad, los compromisos
pliegos y contratación. Una vez en ejecución institucionales con el despliegue de las
se realiza el seguimiento contractual, con el políticas públicas y según los resultados
fin de dar cumplimiento a las condiciones obtenidos de las reglas de negocio,
técnicas establecidas en el acuerdo de teniendo en cuenta lo anterior se efectúa la
voluntades y los plazos para la recepción propuesta de distribución en función de las
de los bienes y servicios. prioridades identificadas en los procesos de
contratación; finalmente, se hace entrega
Para la contratación de los servicios de de la distribución a los proveedores para
mantenimiento en el Subcomponente que ellos efectúen la entrega a todo el
TIC de la Policía Nacional, se deben tener territorio nacional.

MNVCC
Reposición CNPC
Tecnología
adquirida
Distribución
Análisis
Grupos operativos
Cobertura
Modelo de
Administración
de los Recursos Otros compromisos
Logísticos institucionales
Crecimiento
Se realiza compra de El modelo entrega En los contratos Las herramientas

equipo tecnológico El modelo realiza el los resultados del se refleja el plan de tecnológicas llegan con
de acuerdo a la análisis de situación análisis de necesidades distribución para que destinación específica
necesidad y actual en cada unidad. de TIC requerido las TIC sean para el servicio
disponibilidad de para la entregadas en sitio. de policía.
recursos. operación.
Fuente: Oficina de Telemática.
Control Para efecto del control y la supervisión,

el subcomponente de TIC en la Policía
Los mecanismos de control y seguimiento Nacional, cuenta con los siguientes
son elementos claves en el proceso de controles y/o herramientas de seguimiento
gestión de las TIC en la Policía Nacional e para la correcta gestión de las TIC:
involucra a todos los ámbitos de gestión y a
los niveles estratégico, táctico y operacional, `` Seguridad del cableado.
a fin de garantizar el aseguramiento de la `` Seguridad de los equipos fuera de las
capacidad, funcionamiento continuo y fiable instalaciones.
de la infraestructura de TI, la conectividad,
los servicios de administración y operación, `` Destrucción o reutilización segura de
los servicios de soporte, así como la equipos.
capacidad de restauración, identificación, `` Normas de escritorios y pantallas
clasificación, medición y mitigación de limpias.
eventos e incidentes que se presenten o
`` Suministro de energía.
potencialmente se den. Estos controles
sobre el Subcomponente TIC mejoran `` Seguridad de los equipos.
la forma como se prestan los servicios `` Controles de las redes.
tecnológicos para soportar los procesos
gerenciales, misionales y de soporte e `` Seguridad de los servicios de red.
incrementan la productividad, aumentando `` Manejo de los medios de almacena-
la eficiencia de la institución. miento.

`` Mensajería electrónica. `` Estado de funcionamiento plataforma

`` Responsabilidad de los usuarios frente tecnológica.
al uso de las TIC. `` Cumplimiento de normas ambientales.
`` Identificación y autenticación de `` Plan de mantenimiento para equipos
usuarios. tecnológicos.
`` Sensibilización y concienciación a
funcionarios y terceros. `` Borrado seguro.
`` Atención de incidentes de seguridad de `` Acuerdos de niveles de servicios ANS.
la información. `` Control de cambios del diseño y
`` Disponibilidad de canales de desarrollo.
comunicaciones.
`` Control y seguimiento servicios de
`` Antivirus. telefonía.
`` Equipos de cómputo promovidos en el `` Control a los cambios realizados a la
dominio @policia.gov.co. plataforma tecnológica de la Policía
`` Actualización SINVE. Nacional.
`` Solicitud de vigencias futuras para datos para la localización automática
servicios tecnológicos que requieren de vehículos, se administren desde el
de un funcionamiento continuo y nivel central para todas las unidades
operación ininterrumpida (7x24x365); a nivel nacional, generando ahorros
dentro de esta categoría se encuentran significativos y optimización en el
los servicios de conectividad, servicios empleo de los recursos; de igual forma,
de impresión y fotocopiado, los servicios se están realizando gestiones para
de mantenimiento a la infraestructura la centralización total del servicio de
de comunicaciones, infraestructura de telefonía fija. La administración de estos
cómputo, equipamiento de respaldo servicios públicos se realiza a través del
eléctrico para la infraestructura de TI, módulo para la asignación y control del
equipamiento de refrigeración para la servicio de telefonía – SISTEL.
infraestructura de TI, plataforma de `` Centralización de servicios de
datos y sistemas de información. conectividad: mediante esta decisión el
`` Centralización de servicios públicos Subcomponente TIC gestiona a nivel
de telecomunicaciones: mediante central los servicios de conectividad
esta decisión el Subcomponente TIC que requiere la institución para operar
ha logrado que la telefonía celular y la infraestructura de TI, los sistemas de
los servicios que se prestan a través información y servicios tecnológicos; los
de ella, como el de datos para los servicios de conectividad centralizados
cuadrantes, datos gerenciales, datos son el de carrier de internet y canales
para conectividad de estaciones y de datos para las unidades a nivel país;

por lo anterior, ninguna unidad policial la contratación de hardware, software y
puede contratar este tipo de servicios servicios tecnológicos; para su realiza-
sin la autorización del proceso de ción, el proceso de Direccionamiento
Direccionamiento Tecnológico. Tecnológico estableció el procedimien-
`` Control de viabilidad para las compras to 1DT-PR-0019 “Analizar, estudiar y
de tecnología: la adquisición de compo- evaluar las necesidades de tecnología
nente tecnológico en la Policía Nacional de la Policía Nacional”.
debe ser sometido a estudio, análisis y
evaluación, con el fin de garantizar que Reglas de negocio
las soluciones de tecnología a incorpo- Las reglas de negocio establecidas para
rar sean interoperables con la platafor-
ma tecnológica institucional, que las ne- el Subcomponente de TIC se encuentran
cesidades respondan a una necesidad y establecidas dentro del Manual Logístico,
estén alineadas con las políticas institu- en el capítulo Tecnologías de la Información
cionales, evaluar costo-beneficio y fijar y las Comunicaciones en la Policía Nacional.
criterios técnicos de estandarización en

Componente Financiero
U nidad misional
El Componente Financiero requiere de la consolidación del
plan de necesidades como base fundamental para la orientación
del gasto y su financiación - ingresos, insumos necesarios para
la aprobación de las partidas presupuestales por los diferentes
conceptos y recursos asignados a la Policía Nacional, que
garanticen la sostenibilidad y el cumplimiento de la misión
institucional; estos recursos son distribuidos a las unidades
ejecutoras del gasto a nivel país, dependencias encargadas
de priorizar las necesidades teniendo en cuenta las normas
que emite el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la
Contaduría General de la Nación y las políticas del Gobierno
nacional a mediano y largo plazo, consolidándose en un plan
anual de adquisiciones, alineado a los componentes logísticos
y financieros según la especialidad de la unidad policial en
los niveles estratégico, táctico y operacional, buscando la
optimización de los mismos.
En cuanto a la ejecución de estos recursos, es importante tener
en cuenta la definición de cadena presupuestal, descrita como:
“una secuencia de operaciones que son realizadas por diferentes
dependencias dentro de cada Unidad Ejecutora o Establecimiento
Público, y consiste en la asunción de compromisos a través de
la afectación de las apropiaciones aprobadas en la ley anual de
presupuesto y del pago de las obligaciones que se generen de tales
compromisos”1.
Esta actividad requiere de la sinergia activa y permanente de las
diferentes dependencias que conforman la cadena presupuestal
en las unidades ordenadoras del gasto (Planeación, Contratos,
Presupuesto, almacenes, Central de Cuentas, Tesorería y
contabilidad), basados en la aplicación de los procedimientos
que garanticen la efectiva ejecución de los recursos mediante el
seguimiento, control y mejora continua a través de la adopción
2. Ministerio de Defensa Nacional. Procedimiento No. 12 Ejecución presupuestal de gasto, pág. 3.

de mejores prácticas administrativas, de las apropiaciones asignadas por rubros
buscando con ello satisfacer las y proyectos a las unidades ejecutoras del
necesidades de forma óptima y oportuna gasto continúa con la ejecución presupues-
para una excelente prestación del servicio tal por cada concepto y culmina con la pre-
policial. sentación de informes de ejecución presu-
puestal para la toma de decisiones.
Los datos, cifras y hechos de las operaciones
realizadas en la cadena presupuestal Central de Cuentas: garantiza la causación
de la ejecución de ingresos y gastos se contable de las cuentas por pagar, a
reflejan en los informes contables de través del registro de las obligaciones
cada unidad, los cuales hacen parte de los presupuestales de los bienes y servicios,
estados financieros de la Policía Nacional, previo el cumplimiento de los requisitos
documento que da a conocer la situación legales vigentes y la tributación nacional
económica, financiera y patrimonial en un y territorial; asimismo, se encarga de
periodo determinado, convirtiéndose esta efectuar las gestiones persuasivas de los
información en la base fundamental para la derechos a cobro y cartera a favor de
toma de decisiones del mando institucional. la Policía Nacional, de acuerdo con
los parámetros establecidos en
Dependencias que conforman el la reglamentación interna y las
Componente Financiero normas legales vigentes.
Financiera: se encarga de supervisar, con- Tesorería: es la respon-

trolar y efectuar seguimiento permanente sable de ejecutar
a la ejecución de los procedimientos que de manera efec-
hacen parte del proceso de administrar tiva los proce-
recursos financieros, coadyuvando de dimientos:
esta manera a la sostenibilidad institucio- Ingresos de
nal mediante la administración eficiente Te s o r e r í a
de los recursos financieros de la Policía Fondos Espe-
Nacional. ciales (SCUN), pa-
gar obligaciones, ad-
Presupuesto: encargada de ejecutar y ministrar el Programa
controlar las asignaciones presupuestales Anual Mensualizado de
determinadas para cada unidad policial, Caja (PAC), control y segui-
realizando las actividades requeridas para miento a cuentas DTN, permi-
la oportuna ejecución de las apropiaciones tiendo con ello garantizar el buen
con cargo a funcionamiento e inversión, uso de los recursos financieros.
garantizando la óptima ejecución de los
recursos asignados. Contabilidad: se encarga de analizar,
verificar y validar la información contable
Por lo anterior, el seguimiento presupues- de las unidades policiales, estableciendo
tal inicia con la recepción de la Ley Anual de las actividades requeridas que permitan
Presupuesto y decreto de liquidación; pos- presentar una información contable
teriormente, la resolución de distribución razonable que refleje en forma fidedigna
la situación financiera, económica, social y presupuestales asignadas a la unidad por

ambiental de la unidad, dando cumplimiento concepto del gasto, rubro y recurso (CSF,
a la normatividad vigente. SSF), las cuales deben corresponder a los
montos definidos en la estructuración del
Consecuentemente, la verificación de la plan anual de adquisiciones, basado en
información inicia con la recepción de los los componentes logísticos, Movilidad,
documentos soportes de las dependencias Armamento, Intendencia, Infraestructura,
que afectan la contabilidad, efectúa el TIC y Semovientes; una vez elaborado
análisis de la información que registran las el plan, se construye la planeación y
dependencias involucradas en el entorno programación contractual con las metas
administrativo y finaliza con la presentación de ejecución presupuestal de la vigencia,
de los reportes contables a Contaduría en conjunto con las dependencias de
General de la Policía Nacional. Contratos, Jurídica y Presupuesto.
Actividades y dependencias Contratos: encargada de la adquisición
Transversales al Componente Financiero de los bienes y servicios aprobados en el
plan anual de adquisiciones, por lo tanto,
El Componente financiero requiere de solicita la expedición del Certificado
actividades y dependencias transversales, de Disponibilidad Presupuestal (CDP);
como requisito para el buen desarrollo de anexando los estudios previos y la
la misión asignada, así: certificación del plan de compras. Una
Actividades vez realizado el proceso precontractual y
contractual y firmado el acto administrativo
`` Asignación de partidas presupuestales. que genera el compromiso, solicita la
`` Plan Anual de Adquisiciones. elaboración del Registro Presupuestal del
Compromiso (RP) adjuntando el acto legal
`` Planeación y Programación Contractual. que la originó.
`` Certificación del Plan de Compras.
Asimismo, registra contablemente la
`` Solicitudes del CDP y RP de procesos
contractuales y no contractuales. entrada de los servicios producto de
los procesos contractuales; igualmente
`` Entradas de almacenes. revisa, radica y asigna el derecho a turno
`` Recibo a satisfacción de supervisores. a las facturas recibidas para pago, previo
`` Actos administrativos soportes del cumplimiento de los requisitos establecidos
compromiso (contratos, orden de en la ley, documentos que son tramitados a
compra, nóminas y resoluciones). Financiera para el respectivo pago.
Planeación: consolida el plan de Almacenes: Recepcionan y registran

necesidades, teniendo en cuenta la contablemente la entrada de los bienes
misionalidad, la existencia de bienes en por cada uno de los subcomponentes
servicio y en bodega de los diferentes (Movilidad, Armamento, Intendencia,
almacenes, dando prioridad a los principios Infraestructura, Semovientes y TIC),
de reposición, cobertura y crecimiento; producto de los procesos contractuales,
posteriormente se notifica de las partidas soportes necesarios para que Contratos
asigne el derecho a turno de acuerdo con lo `` Bienes Raíces: resoluciones de servicios
indicado en la norma. públicos, impuesto predial, valorización,
entre otros.
Asimismo realiza la entrada de las `` Secretaría General: nómina de pensio-
donaciones y transferencias recibidas por nados, cuotas partes pensionales, bo-
cooperación internacional, entidades del nos pensionales, nóminas prestaciona-
orden nacional, territorial, sector privado les entre otros.
y recursos entregados en administración,
`` Escuelas de Formación Policial: resolu-
entre otros. ciones hora cátedra y Planilla Integrada
Otras dependencias transversales que de Liquidación de aportes (PILA).
intervienen en la cadena presupuestal, las `` Talento Humano: nómina para el
cuales suministran actos administrativos personal activo, nóminas de comisiones
necesarios para la ejecución de los al exterior, resoluciones de viáticos al
recursos según el concepto del gasto son interior y al exterior.
las siguientes:
Esquema del componente financiero
Asignación par�da presupuestal Apropiaciones presupuestales

Funcionamiento e inversión Modificación (adición, reducción y traslado)
Plan Anual de Adquisiciones
Plan Anual de Adquisiciones
Cer�ficación Plan de Compras
(Contractual y no contractual)
Ingresos Corrientes Nación CSF
Cupo Vigencias Futuras

Ingresos Fondos Especiales SSF Efec�vo Cer�ficado de disponibilidad presupuestal
Vigencias expiradas
DTN
Programa Anual de Caja (PAC)

Ges�ón Orden Nacional, Ges�ón Registro presupuestal del compromiso
CUN
Territorial, portafolio de servicios
Registro Presupuestal de Obligación
PONAL, multas y sanciones.
Componente (Liquidación de impuestos)
Financiero
Plan de Necesidades
Ges�ón Internacional, Ges�ón Orden de Pago Presupuestal

Orden Nacional, Ges�ón Especie
Territorial y Ges�ón Sector Declaración de impuestos
Bienes y
Privado.
Servicios
Logís�ca – (Infraestructura Rezago de la Ejecución Presupuestal
Cuentas por pagar y reserva presupuestal
Almacenes por componente)
Informes presupuestales
U�lidades FACON
Recursos SIMIT Recursos en
Rendimientos CUN - Fiducias Administración
Control Cuentas
Logís�ca – (infraestructura Especie
Efec�vo
Bancarias - DTN
Almacenes por componente)
Efec�vo - CUN
Devoluciones de Derechos pendientes por pagar

Derechos pendientes por cobrar Acreedores
ingresos SSF Deudores Contractuales - No contractuales f Servicios personales
Transferencias Ingresos y
Ingresos y Gastos
Reintegros de ingresos y Gastos Cobro persuasivo y seguimiento coac�vos Sujeto a devolución DTN – Bancos
apropiación CSF – SSF Contenciosos Administra�vos
Superávit
S ubcomponente Presupuesto
Está soportado en proyecciones, de acuerdo con lo establecido en el Modelo
necesidades y análisis de variables de Administración de Recursos Logísticos
(reposición, cobertura y crecimiento) en y Financieros.
materia de bienes y servicios requeridos
para la prestación efectiva del servicio Presupuesto de ingresos
de policía, en donde básicamente
es considerado para un periodo de Los ingresos públicos son elementos
tiempo que garantice la sostenibilidad monetarios y no monetarios percibidos
institucional en los ámbitos de gestión por el Estado, cuyo objetivo esencial es
(misional, salud, educación, bienestar); la financiar el gasto público, su gestión hace
estructura presupuestal está conformada referencia a los procesos financieros y
por la gestión del ingreso y la gestión del contables que se deben registrar para
gasto; cifras, datos y hechos que se reflejan controlar su causación, recaudo y las
en los estados contables que brindan cuentas pendientes por cobrar; por lo
información financiera comprensible, tanto, los ingresos están clasificados en
transparente, comparable, pertinente y efectivo, especie e ingresos por recursos
confiable, útil para la toma de decisiones entregados en administración.
Plan de necesidades
Devoluciones
de ingresos SSF
Reintegros de ingresos 1. Ingresos corrientes nación CSF Asignación partida
y aprobaciones CSF - SSF 2.Ingreso de fondos especiales SSF
Efectivo Gestión Orden Nacional, gestión presupuestal
Superávit DIN
CUN
territorial, portafolio de servicios
Ponal, multas y sanciones Funcionamiento e inversión
Especie
1. Gestión internacional, gestión orden
nacional, gestión territorial y gestión
Plan Anual
bienes y sector privado
Logistica - (infraestructura Almacenes
de Adquisiciones
servicios por componentes)
1. Utilidades FACON
Recursos en 2. Recursos SIMIT
administración 3. Rendimiento CUN - Fiducias
especie Logística - ( infraestructura Almacenes
por componente)
efectivo Efectivo - CUN
Derechos pendientes por cobrar

Deudores contractuales - no contractuales
ingresos y Cobro persuasivo y seguimiento
coactivos contenciosos administrativos
gastos
PRESUPUESTO 103
1. Ingresos en efectivo sociedades de economía
mixta y del Banco de la
Conformados por los ingresos corrientes República, rendimientos
de la nación Con Situación de Fondos (CSF) financieros, recuperación
recaudados directamente por la nación y de cartera, reintegros y
sin situación de fondos (SSF) corresponden recursos no apropiados,
al recaudo efectuado por la institución recursos del balance,
en nombre de la nación; estos recursos enajenación de activos
conciernen a la identificación de la fuente y demás ingresos extraordinarios
de financiación establecida para la atención que se incluyen en otros recursos de
del gasto, según grupos homogéneos capital. El Recurso 11 utiliza recursos
de ingresos establecidos para facilitar Con Situación de Fondos (CSF) y
la programación de los flujos de caja del Sin Situación de Fondos (SSF).
Tesoro y en las entidades ejecutoras del
presupuesto, el conocimiento para tramitar Recurso 13: son los recursos del crédito
la asignación oportuna de los fondos para externo autorizados por la Ley Anual de
la atención de pagos de las obligaciones y Presupuesto. El Recurso 13 corresponde
compromisos adquiridos en desarrollo de por lo general a recursos Con Situación de
su objeto misional2. Fondos (CSF).
Por lo tanto, las fuentes de financiación Recurso 16: Son financiadas con los ingresos
de las apropiaciones presupuestales definidos en la ley para la prestación de un
asignadas a la Policía Nacional, entre otras, servicio público específico. El Recurso 16
se clasifican de la siguiente manera: corresponde a recursos Sin Situación de
Fondos (SSF).
Recurso 10: los ingresos corrientes de
la nación como parte del presupuesto Recurso 50: corresponde principalmente
del Estado se clasificación en tributarios a los recursos obtenidos de la cuota
(impuestos directos e indirectos, tales compensatoria para definir situación militar
como renta, IVA, impuesto a la gasolina, al establecida por la Ley 48 de 1993, recaudo
Patrimonio, al oro y al platino, al turismo), realizado por el Ministerio de Defensa
y no tributarios (tasas, contribuciones y Nacional. El Recurso 50 corresponde por lo
multas), los primeros comprenden aquellos general a recursos Sin Situación de Fondos
recursos provenientes de impuestos (SSF).
directos e indirectos, y los segundo
provienen de tasas y multas. El Recurso 10 1.1 Fondos especiales
corresponde por lo general a recursos Con
Situación de Fondos (CSF). Algunas rentas públicas clasificadas como
fondos especiales son las siguientes:
Recurso 11: son los excedentes financieros
(de establecimientos públicos nacionales), 1.1.1 Fondos Internos Policía Nacional
utilidades de Empresas Industriales Corresponden a recursos nación Sin Si-
y Comerciales del Estado (EICE), las tuación de Fondos (SSF) originados por la
2 Recursos del Presupuesto General de la Nación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público. prestación de un servicio o con ocasión a la
suscripción de con- discho fondo está destinado a financiar

venios, orientados la prestación de los servicios de salud de
a soportar la apro- funcionarios y de sus familiares3.
piación asignada a la
Policía Nacional. Su 1.2. Causación del Ingreso
recaudo se materia- Para la causación contable y recaudo de
liza cuando a través los ingresos se debe contar con los actos
de las cuentas ban- administrativos de reconocimiento del
carias recaudado- derecho o de la obligación, derivados
ras de las tesorerías del hecho económico que los produjo4
se recibe dinero en (portafolio de servicios institucional,
efectivo por alguno de los conceptos esta- convenios, contratos de arrendamiento,
blecidos en los actos administrativos inter- fallos administrativos y disciplinarios,
nos que regulan su recaudo. acuerdos de pago, entre otros).
Las estimaciones de recaudo que efectúen 1.3. Recaudo
las unidades policiales deben ajustarse a
la realidad económica de las mismas, el Constituye el hecho real de registro de
seguimiento y control de los ingresos no la ejecución presupuestal de los ingresos
debe basarse solamente en las proyecciones aforados. Los ingresos corrientes de la
efectuadas por cada unidad, sino en la nación y aquellas contribuciones y recursos
verificación y control de los mismos a cuyo recaudo y manejo no haya sido
través del cruce entre lo recaudado y la asignado por normas legales a otro órgano,
fuente generadora del ingreso, en aras de deberán ser consignados a la Dirección
garantizar que los recursos recaudados General de Crédito Publico y del Tesoro
reflejen la efectiva gestión del ingreso. Nacional (DGCPTN) por quienes estén
encargados de su recaudo5.
Este procedimiento impacta directamente
todos los ámbitos de gestión (misional, El recaudo en efectivo se presenta cuan-
salud, educación y bienestar), toda vez que do a través de las tesorerías o de cuentas
la buena planeación y el oportuno recaudo bancarias recaudadoras las unidades reci-
de los ingresos garantiza la ejecución de ben dinero en efectivo por los diferentes
la apropiación Sin Situación de Fondos conceptos establecidos en el portafolio de
(SSF) para la adquisición de bienes y servicios, la contabilización de estos ingre-
servicios, satisfaciendo las necesidades sos se efectuará de forma posterior a la
institucionales. recepción de los dineros, ya que requiere
los soportes documentales necesarios para
1.1.2 Fondo de Salud de la Policía Nacional identificar el ingreso de acuerdo con los
procedimientos establecidos para ello.
Ingreso público tributario y no tributario,
corriente, proveniente de los aportes 3 Morales Domínguez, David Fernando. La gestión del presupuesto público colombiano.
patronales y de los funcionarios que Editorial Papiro, pág. 143.
conforman la Policía Nacional, como de la 4 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Aspectos generales del proceso presupuestal
colombiano, versión actualizada, pág. 106.
venta de servicios médicos asistenciales; 5 Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Aspectos generales del proceso presupuestal
PRESUPUESTO 105
1.4 Devoluciones ingresos recaudados frente a la sumatoria
de los pagos de la vigencia, acreedores, las
En algunas ocasiones las personas natura- reservas presupuestales y las cuentas por
les o jurídicas efectúan consignaciones a las pagar constituidas a 31 de diciembre de
cuentas de fondos especiales de la institu- cada vigencia con cargo a las apropiaciones
ción, que no obedecen a conceptos u obli- de Recurso 16 fondos especiales, esta
gaciones sino a un error; en consecuencia, comparación arroja el valor del superávit de
se les debe devolver tales dineros, toda vez esa vigencia, estos recursos se encuentran
que no es un derecho de la entidad recau- en la Cuenta Única Nacional (CUN), hasta
dadora, atendiendo el procedimiento esta- tanto, sea asignada la apropiación Recurso
blecido y el lleno de los requisitos exigidos 16 SSF para atender nuevas necesidades
para tal fin, en este evento, la recepción de en la vigencia posterior a la del recaudo.
los dineros obedece a uno de los siguientes
hechos: pago en exceso, pago de lo no debi- 2. Ingresos en especie
do, es decir, que el tercero no está obligado a
pagar, y un error en consignación. La unidad Son bienes en especie que ingresan a
policial registrará en los ingresos como un los diferentes almacenes afectando los
menor valor y no afectará en ningún caso el subcomponentes logísticos (Movili-
presupuesto de gastos. dad, Intendencia, Infraestructura,
TIC, Semovientes, Armamento
1.5 Reintegros -no letales- realizando la en-
El concepto de reintegro presupuestal parte trada al almacén y alimen-
de la concepción que los dineros girados tando en tiempo real la
por la Dirección General de Crédito Público información contable
y del Tesoro Nacional para el pago de los de las unidades
diferentes conceptos del gasto ejecutado por diferentes
por una unidad, por uno u otro motivo, no fuentes de fi-
fueron utilizados en su totalidad, por lo cual, nanciación
deben ser devueltos parcial o totalmente a como coo-
la caja original de donde salieron, es decir, peración in-
a la Dirección General de Crédito Público ternacional, en-
y del Tesoro Nacional, para disminuir el tidades del orden
valor de la orden de pago, ajustar el valor nacional, orden terri-
de las deducciones causadas, liberar PAC, torial y sector privado,
reducir la obligación y liberar el saldo del entre otros. Asimismo, los
compromiso, para que se pueda obligar servicios recibidos en especie
nuevamente o se proceda a reducir el son registrados en los sistemas
compromiso y el respectivo CDP6. contables por los contadores de las
unidades policiales, con el fin de coad-
1.6 Superávit yuvar a la satisfacción de las necesidades
institucionales en los diferentes ámbitos
Se origina cuando la unidad policial al de gestión que permitan el cumplimiento
cierre del ejercicio fiscal compara los de la misión institucional.
6 www.mindefensa.gov.co, presentación de reintegros presupuestales, año 2012.
El registro y control contable de estos para el caso del efectivo, estos recursos
bienes se realiza mediante los mecanismos se incorporan a los fondos especiales o
de transferencia para aquellos recibidos se reintegran a la nación dependiendo la
de entidades públicas (Fonsecón, Fonset, fuente de financiación de los mismos.
Ecopetrol, ministerios, entes territoriales,
entre otras), y donación para los bienes A. LA GESTIÓN DEL PRESUPUESTO
recibidos del sector privado. DE GASTOS
ASPECTOS GENERALES
3. Ingresos por Recursos Entregados en
Administración 1. Principios presupuestales
Corresponden a los ingresos que se La base filosófica y conceptual del sistema
perciben producto de la entrega en presupuestal colombiano está constituida por
administración de recursos o bienes de nueve principios que regulan la programación,
propiedad, generalmente estos ingresos la ejecución y el seguimiento del presupuesto
tiene su origen en: público. Como principios delimitan el proceso
presupuestal en cada una de sus etapas, de
`` Fiducias, por rendimientos generados forma tal que orientan tanto a las autoridades
por los anticipos girados en ejecución fiscales como a los ejecutores y a los entes de
de contratos de obra. control, sobre los alcances y posibilidades que
`` La Dirección del Tesoro Nacional, por tienen frente a las decisiones que se deben
los rendimientos generados por los tomar en materia presupuestal7. Es por
recursos de fondos especiales girados a ello, que la ejecución presupuestal debe
la Cuenta Única Nacional. ajustarse fielmente a los preceptos legales
`` El Fondo Rotatorio de la Policía, de obligatorio cumplimiento.
por las utilidades generadas por
la administración de la fábrica de Por lo tanto, el Decreto 111 de 1996 “Por el
confecciones de la Policía Nacional, cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179
que son destinados para proyectos de de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman
interés institucional. el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
establece los principios presupuestales en
Es importante resaltar que estos ingresos los siguientes artículos:
pueden recibirse en efectivo o en especie,
Artículo 13. Planificación. El Presupuesto
General de la Nación deberá guardar
concordancia con los contenidos del Plan
Nacional de Desarrollo, del Plan Nacional de
Inversiones, del Plan Financiero y del Plan
Operativo Anual de Inversiones.
Artículo 14. Anualidad. El año fiscal comienza
el 1º de enero y termina el 31 de diciembre
de cada año. Después del 31 de diciembre no
7 Morales Domínguez, David Fernando. La gestión del presupuesto público colombiano.

Editorial Papiro, pág. 143.
PRESUPUESTO 107
podrán asumirse compromisos con cargo a las en su integridad los derechos reconocidos a
apropiaciones del año fiscal que terceros en estas sentencias.
se cierra en esa fecha y los saldos Se incluyen en esta prohibición
de apropiación no afectados las cesiones y participaciones de
por compromisos caducarán sin que trata el capítulo 4º del título
excepción. XII de la Constitución Política.
Artículo 15. Universalidad. Los funcionarios judiciales
El presupuesto contendrá la se abstendrán de decretar
totalidad de los gastos públicos órdenes de embargo cuando
que se espere realizar durante no se ajusten a lo dispuesto en
la vigencia fiscal respectiva. En el presente artículo, so pena de
consecuencia ninguna autoridad mala conducta
podrá efectuar gastos públicos, erogaciones
con cargo al tesoro o transferir crédito alguno, Artículo 20. Coherencia macroeconómica. El
que no figuren en el presupuesto. presupuesto debe ser compatible con las metas
macroeconómicas fijadas por el Gobierno en
Artículo 16. Unidad de caja. Con el recaudo de coordinación con la Junta Directiva del Banco
todas las rentas y recursos de capital se atende- de la República.
rá el pago oportuno de las apropiaciones auto-
rizadas en el Presupuesto General de la Nación. Artículo 21. Homeóstasis presupuestal.
El crecimiento real del presupuesto de
Artículo 17. Programación integral. Todo pro- rentas, incluida la totalidad de los créditos
grama presupuestal deberá contemplar si- adicionales de cualquier naturaleza, deberá
multáneamente los gastos de inversión y de guardar congruencia con el crecimiento de
funcionamiento que las exigencias técnicas y la economía, de tal manera que no genere
administrativas demanden como necesarios desequilibrio macroeconómico.
para su ejecución y operación, de conformi-
dad con los procedimientos y normas legales 2. Composición del Presupuesto de Gastos
vigentes.
Mediante decreto a la Policía Nacional le
Artículo 18. Especialización. Las apropiacio- asignan el presupuesto de gastos o Ley
nes deben referirse en cada órgano de la admi- de Apropiación, el cual incluye los gastos
nistración a su objeto y funciones, y se ejecuta- que se prevén ejecutar en una vigencia,
rán estrictamente conforme al fin para el cual compuesto por funcionamiento e inversión
fueron programadas. a nivel de programas y subprogramas.
Artículo 19. Inembargabilidad. Son inembar-
gables las rentas incorporadas en el Presupues- Funcionamiento: dirigido a atender las
to General de la Nación, así como los bienes y necesidades de las entidades para cumplir
derechos de los órganos que lo conforman. a cabalidad con las funciones asignadas en
la Constitución y la ley, está conformado
No obstante, la anterior inembargabilidad, los por gastos de personal, gastos generales y
funcionarios competentes deberán adoptar las transferencias.
medidas conducentes al pago de las sentencias
en contra de los órganos respectivos, dentro de Gastos de personal: corresponden a
los plazos establecidos para ello, y respetarán aquellos gastos que debe hacer el Estado
como contraprestación a los servicios que 3. Capacidad para contratar, ordenación

recibe, sea por una relación laboral o a través del gasto y autonomía presupuestal
de contratos. Siendo el gasto más relevante
ya que es más del 67.16% de la asignación Es importante indicar que la Policía
para la institución. (Decreto Liquidación Nacional es una sección “1601” en el
Presupuesto General de la Nación). Presupuesto General de la Nación, por
lo tanto, tiene la capacidad de contratar
Gastos generales: son los gastos y comprometer y ordenar el gasto en
relacionados con la adquisición de bienes desarrollo de las apropiaciones indicadas
y servicios necesarios para que el órgano en la sección; al interior de la institución
cumpla con las funciones asignadas por la la delegación del gasto se da mediante
Constitución Política y la ley, con el pago resolución debidamente firmada por el
de los impuestos y multas a que estén señor Director de la Policía Nacional.
sometidos legalmente. (Decreto Liquidación
Presupuesto General de la Nación). La ordenación del gasto es la potestad
para ejecutar el presupuesto, pero es
Transferencias: son recursos que importante destacar que va mucho más
transfieren los órganos a entidades allá, pues es quien toma la decisión de
nacionales o internacionales, públicas o afectar el presupuesto público por parte
privadas, con fundamento en un mandato de quien la norma facultó; además, es el
legal. De igual forma, involucra las responsable de que el gasto esté orientado
apropiaciones destinadas a la previsión y a desarrollar y suplir las necesidades
seguridad social, cuando el órgano asume acordes con el cumplimiento de los
directamente la atención de la misma. objetivos institucionales.
(Decreto Liquidación Presupuesto General
de la Nación). 4. Ejecución Presupuestal del Gasto
Las transferencias corrientes son “La ejecución del gasto es secuencial y
aportes o asignaciones de recursos sin referencial. Secuencial, porque al efectuar un
contraprestación financiera que están pago con cargo al presupuesto de gastos, se
condicionados a la aplicación de gastos o debe seguir obligatoriamente la secuencia
amortizaciones del crédito, y se clasifican descrita, no es posible saltarse un paso
de acuerdo al sector receptor o beneficiario referencial, porque para continuar con el paso
de la transferencia8. En la Policía Nacional, siguiente, siempre se tiene que hacer referencia
las transferencias se catalogan como pagos al paso anterior, con el fin de garantizar la
que se realizan mediante mandato o acto legalidad del gasto”9.
legal (sentencias, bonos, nóminas).
La ejecución del presupuesto es la
Inversión: erogaciones económicas que asunción de compromisos a través de la
permiten incrementar la capacidad tecno- afectación de las apropiaciones aprobadas
lógica y de infraestructura física y social, en la Ley Anual de Presupuesto y del pago
esta apropiación cuenta con la aprobación de las obligaciones que se generan de
del Departamento Nacional de Planeación. tales compromisos, dicha gestión se hará
8 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Aspectos generales del proceso presupuestal 9 Morales Domínguez, David Fernando. La gestión del presupuesto público colombiano.
colombiano, versión actualizada. Editorial Papiro, pág. 260.
PRESUPUESTO 109
ajustada a procedimientos establecidos en `` Cumplir con las normas consagradas
la ley y a los principios presupuestales10. en el Estatuto Orgánico de Presupues-
to, Ley 111 de 1996.La inobservancia
Durante la gestión presupuestal la de la normatividad presupuestal aca-
apropiación puede adoptar cinco estados, rreará responsabilidades disciplinarias,
que son: disponible, reservada para el penales y fiscales, tener capacidad de
compromiso, comprometida, obligada y contratación, delegación del gasto y au-
pagada, estos estados de ejecución son tonomía presupuestal.
indicadores que permiten la oportuna toma `` Control efectivo sobre la destinación
de decisiones, de acuerdo con los reportes del gasto.
generados por SIIF-Nación “Sistema
Integrado de Información Financiera”, y `` Está prohibido tramitar actos adminis-
con los análisis que se realicen de manera trativos u obligaciones que afecten el
periódica y permanente. presupuesto de gastos, cuando no reú-
nan los requisitos legales o se configu-
Las apropiaciones incluidas en el ren como hechos cumplidos.
Presupuesto General de la Nación se `` Los compromisos que se asuman con
entienden legalmente ejecutadas con la fundamento en un certificado deben
recepción de los bienes y servicios que contar con un registro presupuestal
se han acordado en los compromisos que garantice su destinación.
adquiridos con todas las formalidades `` Ninguna autoridad podrá contraer obli-
legales y, en los demás eventos con el gaciones sobre apropiaciones inexis-
cumplimiento de los requisitos que hagan tentes o en exceso del saldo disponible.
exigible su pago11.
`` Es obligación que todos los actos
Aspectos a tener en cuenta en el proceso administrativos que afecten las partidas
de ejecución del gasto: presupuestales cuenten con los
certificados de disponibilidad previos.
ordenación del gasto

ESTADOS FINANCIEROS
Plan de aquisiciones
Estudios
Previos
certificado de
disponibilidad
adquisiciones
registro
presupuestal
Causación contable
obligación
Registro contable
PAC
pago
Entrada de bienes y
servicios
10Morales Domínguez, David Fernando. La gestión del presupuesto público colombiano.
Editorial Papiro, pág. 259.
11 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Aspectos generales del proceso presupuestal

4.1 Proceso de afectación de afectación para atender un gasto que

presupuestal se va a adquirir a través de un compromiso
con cargo al presupuesto de la respectiva
En el proceso de vigencia fiscal.
afectación del gasto y las
apropiaciones incluidas 4.4 Compromisos
en el Presupuesto
Son los actos administrativos y contratos
General de la Nación se legales con los que se asume un compromiso
entienden legalmente en desarrollo de la capacidad de contratar
ejecutadas con la y de comprometer el presupuesto, cuando
recepción de bienes y servicios que estén se acepta un gasto se compromete con un
contenidas en los correspondientes proveedor o un tercero a pagar la suma a
actos administrativos con el lleno de los que tiene derecho como reconocimiento
requisitos que hagan exigibles los pagos. por los bienes entregados o los servicios
prestados, una vez se reciba a satisfacción
4.2 Apropiación
el objeto pactado entre las partes.
El Estatuto Orgánico de Presupuesto indica Previo a la adquisición del compromiso, la
que una apropiación es el monto máximo unidad debe contar con el certificado de
autorizado para asumir compromisos con disponibilidad presupuestal, igualmente, se
un objeto determinado durante la vigencia deben comprometer los recursos asignados
fiscal. Después del 31 de diciembre entre el 1° de enero y el 31 de diciembre
de cada año, estas autorizaciones de cada año, toda vez que los saldos no
expiran y en consecuencia no podrán comprometidos caducarán sin excepción.
comprometerse, adicionarse, transferirse
ni contracreditarse. 4.4.1 El acto legal del compromiso debe
tener las siguientes características:
El anexo del decreto de liquidación `` Constar por escrito.
presupuestal define el detalle de cada `` Señalar el objeto del gasto.
uno de los rubros presupuestales según
el objeto de gasto o proyecto. Las `` Determinar el valor que afecta la
apropiación.
apropiaciones pueden tener restricciones
para su ejecución, lo cual determina `` Indicar la imputación que respalda el
gasto.
que están condicionadas a cumplir un
requisito antes de poder afectarse. Estas `` Registrar el número del CDP expedido
previamente para tal fin.
apropiaciones son las que se conocen como
apropiaciones condicionadas. `` Registrar la vigencia futura otorgada
por la autoridad competente, si el perio-
4.3 Certificado de Disponibilidad Presupuestal do de ejecución del objeto del gasto se
desarrolla en más de una vigencia fiscal.
Es un documento de carácter obligatorio `` Tener un beneficiario debidamente
expedido por el Jefe de Presupuesto o identificado.
por quien haga sus veces, garantizando la `` Tener una fecha en la que se elabora el
existencia de apropiación disponible y libre acto.
PRESUPUESTO 111
`` Señalar el periodo de tiempo en que se bienes y servicios recibi-
desarrollará el objeto del gasto. dos a satisfacción, con-
secuencia del perfeccio-
`` Establecer la forma de pago. namiento y cumplimien-
`` Tener el nombre y la firma del ordenador to parcial o total de los
del gasto. compromisos adquiridos
debe ser equivalente al
`` Relacionar el número del registro. valor de los bienes recibi-
dos, servicios prestados
4.5 Registro presupuestal del compromiso y demás exigibilidades
pendientes de pago.
El registro es la imputación presupuestal
que afecta en forma definitiva la El registro presupuestal de la obligación es
apropiación, previa al inicio de la ejecución la imputación mediante la cual se afecta el
de la relación contractual, garantizando que compromiso que originó la afectación de la
solo se utilizará para ese fin, la operación apropiación. Se debe indicar el plazo en el
indica el valor y el plazo de las prestaciones que se debe atender el pago.
a las que haya lugar, se debe elaborar con
cargo al CDP que amparó el proceso desde Asimismo, se generan obligaciones que
su inicio. Se deben controlar de manera dependen de la forma de pago pactada
permanente los saldos del CDP, con el fin en el contrato que generó el compromiso,
de tomar decisiones de liberar para iniciar como son valor anticipado y anticipo que
nuevos procesos. no requieren recibo a satisfacción.
4.5.1 El registro o imputación presupuestal Anticipo: “En los contratos de obra, concesión,
debe tener las siguientes características: salud, o los que se realicen por licitación
`` Número consecutivo diferente al del pública, el contratista deberá constituir una
CDP. fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable
para el manejo de los recursos que reciba a
`` Nombre y número de identificación del título de anticipo, con el fin de garantizar que
beneficiario. dichos recursos se apliquen exclusivamente
`` Número del acto legal. a la ejecución del contrato correspondiente,
salvo que el contrato sea de menor o mínima
`` Objeto del gasto. cuantía”12. Es importante resaltar que la
`` Valor del compromiso. fiducia se encarga de realizar desembolsos
proporcionales de acuerdo al progreso
`` Plazo de ejecución del objeto. de las obras a cargo del contratista,
`` Fecha de expedición. causándose las obligaciones tributarias de
acuerdo con el avance en la ejecución del
4.6 Obligación contrato.
Se entiende como el monto adeudado, pro-

ducto del desarrollo de los compromisos 12 Ley 1474 de 2011, “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos
de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control
adquiridos por el valor equivalente a los de la gestión pública”. Art. 91.
Pago anticipado: corres- to de la orden de pago.

ponde a la entrega anticipa-
da de dineros “por concepto El pago de obligaciones
de la adquisición de bienes y inicia cuando se ha
servicios que se recibirán de generado la “obligación
terceros, cuando las normas presupuestal” por medio
de contratación le permitan del cual el ordenador del
a la entidad contable públi- gasto reconoce a favor
ca hacer esta modalidad de de un tercero una cuenta
pago, en desarrollo de sus funciones de come- por pagar de acuerdo con la naturaleza del
tido estatal”13. En el momento de usar esta gasto.
modalidad de pago, se liquidan en su tota-
lidad los impuestos a cargo del tercero que 4.7.1 Generar la orden de pago
por ley correspondan.
Una vez tramitada la obligación presupues-
Al momento de causar la obligación, se tal a la tesorería con sus soportes de pago,
practican las deducciones correspondientes y a partir de la línea de plan de pagos esta-
por impuestos, para lo cual se debe tener blecida en dicho comprobante, el pagador
en cuenta la calidad de la persona jurídica a de la unidad creará la correspondiente or-
retener, el tipo de bien o servicio adquirido, den de pago presupuestal donde verifica
las tarifas a aplicar por concepto de retención los anexos conforme a los puntos de con-
en la fuente, retención al Impuesto al Valor trol establecidos para tal fin.
Agregado (IVA), retención por Industria y
comercio, contribución de obra y estampilla, Cuando las órdenes de pago presupuesta-
garantizando que el beneficiario de la les contengan deducciones, se realizará una
deducción sea la entidad a la cual se le debe orden de pago no presupuestal con atribu-
efectuar el pago, y que el impacto económico to de traslado a pagaduría; posteriormen-
de la operación sea reflejado en los estados te, se realizará el pago a los beneficiarios
financieros de la entidad. de dichas deducciones, que por lo general
corresponden a conceptos de retenciones
4.7 Pago de una obligación de impuestos.
Es una operación financiera que consiste 4.7.2 Autorización, giro o lanzamiento de

en girar dineros del Tesoro Nacional a un la orden de pago
tercero en nombre del órgano ejecutor del
Presupuesto General de la Nación, con el El Perfil Pagador Central o Regional en
fin de cancelar una obligación o cuenta por SIIF Nación ejecutará esta acción para dar
pagar que tiene el Estado con este. la instrucción al Ministerio de Hacienda
y Crédito Público con el fin de que este
Para hacer efectivo el pago se realizan dos realice con antelación su programación de
acciones, generar la orden de pago presu- pagos “flujo de efectivo” y efectúe el pago
puestal y la autorización, giro o lanzamien- al beneficiario final, dando de esta forma
cumplimiento a las obligaciones contraídas
13 Contaduría General de la Nación, Régimen de Contabilidad Pública, Libro II Manual de
Procedimientos, Título I Catálogo General de Cuentas, pág. 208. por la institución.
PRESUPUESTO 113
4.7.3 Retención y consignación de presupuestal, que se constituirán el 31 de
impuestos diciembre de cada vigencia por diferentes
conceptos del gasto.
La Policía Nacional como entidad de
derecho público, es agente de retención 4.8.1 Cuentas por pagar presupuestales
de impuestos, según lo establecido en
el artículo 368 del Estatuto Tributario, Están conformadas por todas las obliga-
teniendo como obligación legal efectuar ciones de una entidad pública que a 31 de
las retenciones de impuestos y consignar el diciembre de cada vigencia permanecen en
valor retenido en los lugares y plazos que las tesorerías pendientes de ser pagadas,
para tal efecto señale el Gobierno nacional cuyos bienes o servicios comprometidos
y las entidades territoriales que deban han sido recibidos a satisfacción y obliga-
recibir dichos tributos. dos en la misma vigencia, las cuales se ge-
neran en el SIIF Nación de la diferencia en-
Es así que al momento de generar tre las obligaciones y los pagos.
y autorizar las órdenes de pago
presupuestales se hace efectiva la 4.8.2 Reservas presupuestales
retención de impuestos a que haya lugar a
las personas naturales o jurídicas, los cuales Corresponden a los contratos o actos
en las fechas establecidas se solicitan a legales suscritos que tienen respaldo
la Dirección del Tesoro Nacional para su presupuestal, pero que a la fecha de cierre
posterior consignación a la Dirección de anual no se han constituido obligaciones
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y con cargo a estos, es decir, no se han
Secretarías de Hacienda, respectivamente. entregado a satisfacción los bienes o
Posteriormente se presenta a esas servicios contratados, las cuales se generan
entidades el conjunto de datos de todas en el SIIF Nación de la diferencia entre los
las operaciones económicas efectuadas compromisos y las obligaciones.
según la normatividad vigente denominada
Información Exógena. 5. Gestión presupuestal del gasto a través
de cajas menores
4.8 Rezago de la ejecución presupuestal
La caja menor es un mecanismo de fondos
Es la excepción al principio de anualidad, renovables, mediante el cual se asigna
el cual consiste en prolongar una apropiación máxima mensual
por un año la vigencia fiscal del del Presupuesto de Gastos
presupuesto que culminó, con el Generales a un funcionario
propósito de garantizar el pago responsable de su manejo
de los compromisos asumidos y denominado cuentadante; estas
que por razones de fuerza mayor, cajas menores se constituyen
caso fortuito o por causa de un únicamente para cada vigencia
tercero, no fueron pagados en esa fiscal, mediante resolución
vigencia. El cual toma forma en suscrita por el Director General
dos conceptos, que son: cuentas de la Policía Nacional, con el fin de
por pagar presupuestales y reserva atender de forma oportuna todas
aquellas solicitudes que tienen el carácter Legalización y cierre definitivo

de imprevistas y que por su urgencia no
pueden ser atendidas por medio de un Dado que la caja menor opera únicamente
proceso contractual. durante una vigencia fiscal, se debe realizar
el cierre definitivo con la devolución del
Cuentadante saldo sobrante y el pago de las deducciones
de los egresos a ser legalizados; para su
Es el funcionario nombrado mediante legalización se deben tener en cuenta las
acto administrativo, delegado como el formalidades establecidas y resaltar que
responsable del manejo y el control de se trata de la legalización definitiva; por
los recursos asignados, utilizados para lo tanto, no habrá lugar a un reembolso
sufragar gastos identificados y definidos de dinero; esto no implica saldar la cuenta
en los conceptos del Presupuesto General corriente, porque quedará con saldo cero
de la Nación que tengan carácter de $0,00 y puede ser utilizada en la vigencia
urgente, siendo este imprescindible siguiente para los mismos fines.
para el adecuado funcionamiento de las
unidades. 5.2 Prohibiciones de las cajas menores
5.1 Ciclo de la caja menor `` Fraccionar compras de un mismo

elemento o servicio, o efectuar gastos
Apertura y constitución que excedan el valor de cada rubro
presupuestal autorizado.
De acuerdo con el Decreto 2768 de 2012,
`` Reconocer y pagar gastos por concepto
por medio del cual se regula la constitución
de servicios personales.
y funcionamiento de las cajas menores, en
su artículo 2° menciona: “Las cajas menores `` Cambiar cheques o efectuar préstamos.
se constituirán, para cada vigencia fiscal,
mediante resolución suscrita por el jefe del `` Pagar gastos que no contengan los
respectivo órgano, en el cual se indique la documentos soporte exigidos para su
cuantía, el responsable, la finalidad y la clase legalización.
de gastos que se puedan realizar. Asimismo, se `` Efectuar pago de servicios públicos (la
deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía entidad evalúa la urgencia y las razones
de cada rubro presupuestal”. que lo sustentan).
Reembolsos `` Adquirir elementos que existan en el

almacén de la entidad.
Consiste en la legalización oportuna de los
`` Realizar desembolsos con destino a
gastos que gestionó el cuentadante de la
gastos de órganos diferentes de la
caja menor durante el mes, esto con el fin subunidad.
de provisionar nuevamente los recursos
y así mantener la liquidez necesaria para `` No se podrán entregar nuevos recursos
atender los requerimientos de bienes o a un funcionario, hasta tanto no se haya
servicios. legalizado el gasto anterior.
PRESUPUESTO 115
6. Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).
Es el instrumento mediante el cual se define el monto mensual de fondos disponibles en la
Cuenta Única Nacional para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo
de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el presupuesto y financiadas con
recursos de la nación. El PAC fija el monto máximo autorizado para efectuar pagos.
cupo pac
disponible
orden de
pac $
Obligación pago
presupuestal
Generar op
cupo pac
gestionado
tipo de cun
beneficiario
beneficio final entidades
Compensación
por deducciones
autorizar op
orden de pago en Traspaso a cuentas

estado pagada pagadurÍa dtn
cupo pac pagado notificación
6.1 En la administración del PAC se utilización insatisfactoria de los cupos

pueden encontrar las siguientes situaciones: asignados.
6.1.1 Adiciones: aumenta el monto 6.1.3 Anticipos: incrementa el cupo de
global del PAC asignado a la unidad, con PAC de meses actuales sin alterar el cupo
el fin de incrementar la capacidad de global asignado, disminuyendo los cupos
pago de obligaciones en la vigencia fiscal, de meses futuros de la misma vigencia, con
el requerimiento debe ser justificado, el fin de atender el pago de obligaciones
manifestando la necesidad.
con el lleno de los requisitos.
6.1.2 Reducciones: disminuye el monto
global del PAC asignado a la unidad, toda 6.1.4 Aplazamiento: disminuye el cupo de
vez que el flujo de pagos diario sea inferior a PAC de meses actuales, aumentando los de
los cupos aprobados, es decir, la proyección los meses futuros, teniendo en cuenta que
de la solicitud de PAC no fue la correcta, los pagos planeados presentaron cambios,
de lo contrario, se debe justificar la razón, siendo necesario replantearlos para no
buscando con ello evitar castigos por la perder el cupo autorizado.
6.2 La ejecución del PAC tiene dos estados: 7. Afectaciones modificaciones y autori-
Disponible y Gestionado. zaciones al presupuesto.
El sistema gestionado a la vez se divide así: Entre otras afectaciones al presupuesto, se
encuentra:
6.2.1 PAC Gestionado comprometido:
corresponde a los cupos de PAC que la 7.1 Previo concepto DNP: es determinado
unidad utiliza en el momento en que la por las direcciones técnicas del DNP, la
entidad asume un compromiso y elabora el unidad debe solicitar el levantamiento del
registro presupuestal. previo concepto ante el DNP anexando
la información requerida a la dirección
6.2.2 PAC Gestionado obligado: corres- técnica que la solicite, esta actividad se
ponde a los cupos de PAC que se destinan debe hacer al inicio de la vigencia a través
a amparar el pago de los compromisos que de Oficina de Planeación.
han sido ejecutados, es decir, se tiene un
recibido a satisfacción del bien o servicio y 7.2 Adiciones y traslados presupuestales:
se encuentra pendiente de pago. Modifican los montos inicialmente
asignados, buscando con ello adecuar el
6.2.3 PAC Gestionado pagado: corres- presupuesto a nuevos requerimientos y
ponde al PAC que la unidad utilizó para necesidades, así lo ameriten; es importante
atender el pago efectivo de las obligacio- resaltar que estas modificaciones –cuando
nes, cancelando definitivamente los pasi- se trate de los componentes logísticos–
vos de la entidad. deben ser analizadas y viabilizadas por los
responsables de los mismos. Garantizando
Con el ánimo de administrar en un ciento la optimización de los recursos y la
por ciento la ejecución de PAC, la Dirección sostenibilidad institucional, requieren de
Administrativa y Financiera efectúa el aprobación por el mando institucional.
acompañamiento de pagos a las unidades,
verificando cada una de ellas al finalizar 7.3 Vigencias expiradas: es el mecanismo
el mes, para determinar los recursos que permite atender obligaciones
que se puedan aprovechar a través de legalmente adquiridas en vigencias
redistribución en las mismas unidades o la anteriores, con el lleno de los requisitos
utilización en el nivel central, garantizando exigidos por la norma, se podrá hacer el
su uso óptimo. pago bajo el concepto de “Pago Pasivos
Exigibles - Vigencias Expiradas” a través
Este procedimiento impacta directamente del rubro presupuestal correspondiente
todos los ámbitos de gestión (misional, de acuerdo con el detalle del anexo del
salud, educación y bienestar), permitiendo decreto de liquidación. También se podrán
que las unidades ordenadoras del gasto pagar estas obligaciones aun sin que medie
soliciten la totalidad del PAC, con el fin de certificado de disponibilidad presupuestal
realizar los pagos producto de la adquisición ni el registro presupuestal, siempre y
de bienes y servicios mediante los cuales se cuando cumpla con todos los requisitos de
satisfacen las necesidades institucionales ley. Lo antes mencionado no aplica cuando
de acuerdo al presupuesto asignado. se configuren como hechos cumplidos.
PRESUPUESTO 117
8. Autorizaciones presupuestales información oportuna y confiable
permitiendo obtener reportes en tiempo
8.1 Vigencias futuras real que arrojan datos y cifras para la
construcción de informes de ejecución
Este mecanismo presupuestal es una del presupuesto asignado, que facilitan
autorización de cupo, mediante el cual se la medición y análisis de indicadores para
garantiza la existencia de apropiaciones el cumplimiento de las metas propuestas
suficientes en los años siguientes para a lo largo de la cadena presupuestal
asumir obligaciones con cargo a ellas en (apropiación, compromiso, obligación y
las vigencias respectivas, mecanismo pago), proyectando posibles escenarios
presupuestal que garantiza la continuidad que permitan la toma de decisiones
en la prestación del bien o servicio anticipadamente.
contratado para satisfacer las necesidades
al cierre de una vigencia y otra. B. DEUDORES
8.1.1 Vigencias futuras ordinarias: son Se consideran deudores las personas
aquellas autorizaciones cuya ejecución naturales o jurídicas que, a cualquier título,
inicia afectando el presupuesto de la tengan contraída una obligación con la
vigencia en curso, para ello se requiere que Policía Nacional, estos derechos a favor
se tenga un CDP que apalanque ese cupo de la Policía pendientes por cobrar son
de apropiación y el objeto del contrato se originados en el desarrollo de las funciones
ejecute en cada una de las vigencias futuras institucionales, de los cuales se espera
autorizadas. a futuro la entrada de flujo financiero –
ingresos u otro medio de pago.
8.1.2 Vigencias futuras excepcionales: son
aquellas autorizaciones cuyas obligaciones Los deudores están clasificados en
afectan el presupuesto de las vigencias fis- conceptos tales como responsabilidades
cales futuras estas no requieren de presu- administrativas, préstamos, anticipos,
puesto de la vigencia en que se concede la recursos entregados en administración,
autorización, es decir, no requiere de CDP. arrendamientos, cuotas partes
Estas vigencias son autorizadas por el Con- pensionales, indemnizaciones, descuentos
fis “Consejo Superior de Política Fiscal”, y no autorizados, responsabilidades por
son, en casos excepcionales, para infraes- procesos administrativos y disciplinarios,
tructura, defensa y seguridad, aeronáutica, reintegro de haberes no descontados,
entre otros. acciones de repetición, entre otros; las
actividades para el cobro de derechos
9. Informes de ejecución presupuestal a favor de las unidades policiales están
enmarcadas en lo establecido en la
El Sistema Integrado de Información resolución que adopta el Manual para el
Financiera (SIIF Nación II) es una cobro persuasivo y coactivo en la Policía
herramienta del Ministerio de Hacienda y Nacional, el cual se encuentra alineado
Crédito Público que integra y estandariza con las políticas del Ministerio de Defensa
el registro de la gestión financiera de Nacional y normatividad vigente del
todas las entidades del Estado, brindando Gobierno nacional.
La gestión de cobro se compone por dos de los requisitos del título ejecutivo para
etapas, a saber: cobro persuasivo y cobro utilizar este mecanismo de cobro.
coactivo.
Recomendaciones para el cobro persuasivo:
Cobro persuasivo: "Es una oportunidad
`` Los documentos soporte deberán
en la que se invita a los deudores morosos a contener el acto administrativo por
pagar en forma voluntaria las obligaciones a medio del cual se declara deudor del
su cargo, bien de manera inmediata o a través tesoro público al tercero debidamente
de la concertación de fórmulas que incluyen la ejecutoriado.
expedición de facilidades de pago, evitando el
desgaste o el costo que para la administración `` Efectuar la verificación en los sistemas
de información, estableciendo direccio-
significa adelantar el proceso de cobro por nes, teléfonos, unidad laboral actual, be-
jurisdicción coactiva14. neficiarios, entre otros.
Cobro coactivo: es el procedimiento `` Seguimiento oportuno a los requeri-
especial contenido en la ley donde la Policía mientos efectuados a los deudores,
Nacional obtiene el pago forzado de las con el fin de establecer los requisitos y
obligaciones a su favor, una vez agotada la tiempos para el inicio de cobros coac-
etapa del cobro persuasivo sin resultados tivos.
favorables, previa verificación del lleno
Gastos de personal y
prestaciones sociales Devoluciones que se Por las entidades que Bonificaciones no
Por indemnización por presentan en la medidas Retenciones de salarios a
que administra la Recursos del personal reportan descuentos por cobradas por el personal
disminución de la cautelares por los funcionarios por
Policía Nacional del fallecido. nómina y presentan de auxiliares de policía y
capacidad alimentación del suspensión penal en
personal uniformado y novedades para la bachilleres por la
PSICOFÍSICA. personal activo y ejercicio de sus
no uniformado. ejecución del pago. prestación de su servicio.
pensionado por la funciones y atribuciones.
tesorería general.
1 2 3 4 5 6 7
14 ROJAS YEPES, Luz Mireya, “Proceso de cobro por jurisdicción coactiva para las entidades
públicas”. ESAP-Ministerio de Minas y Energía. Bogotá. 2005. Pág. 23.
PRESUPUESTO 119
C. ACREEDORES VARIOS administrativos que ordenan el pago de
los dineros en suspenso, orden de no
Los acreedores varios se generan en pago, bloqueos de pago y/o controversia
la institución policial por los siguientes judicial.
motivos, así: `` Verificación de los expedientes de
reconocimiento del derecho, con el fin
Constitución de acreedores varios de ubicar el número de cuenta bancaria
de los beneficiarios del pago.
Procederá en los siguientes eventos:
`` Divulgar los listados por medio de los
`` Órdenes de no pago (por suspensos y/o sistemas de comunicación institucional
controversias en el reconocimiento de (página web, Polired, correos electró-
derechos a favor de terceros). nicos, anuncios en emisoras policiales y
`` Recursos del personal fallecido, mien- listados a las tesorerías de las unidades
tras surte el trámite de la designación policiales).
de los beneficiarios. `` Soportes para el pago, como actos
`` Dineros bloqueados para pago por las administrativos, certificaciones de
unidades nominadoras. beneficiarios, certificaciones, cuentas
bancarias y solicitudes de pago.
`` Sueldos retenidos por suspensión penal.
`` Cuenta bancaria inexistente, bloqueada D. CONTROL Y SEGUIMIENTO
o inactiva. CUENTAS DTN
`` Inconsistencias entre la información del Garantiza la buena administración de
tercero y la cuenta bancaria. los recursos que son depositados en las
`` Dineros no reclamados en banco. entidades financieras, llevando el control
`` Efectivo no entregado (solo para pagos y seguimiento a Cuentas de la Dirección
de divisas por comisiones al exterior). del Tesoro Nacional (DTN), iniciando con
la apertura de cuentas bancarias, continúa
`` Gastos reservados. con el seguimiento de la ejecución de los
`` Recomendaciones pago de acreedores gastos que se depositan en ellas y finaliza
varios. con la terminación de las mismas.
`` Ubicación del beneficiario del pago
(direcciones y/o números telefónicos), Es responsabilidad de las tesorerías
por medio de bases de datos y/o custodiar y llevar el control de los recursos
sistemas de información. financieros que ingresan a la unidad, por
ello, es indispensable que cada tesorero
`` Cruce de cuentas con archivos tenga en su poder la póliza de seguro que
históricos de pagos realizados por los
diferentes rubros conceptos del gasto. permite salvaguardar el manejo de los
recursos15.
`` Verificación con las dependencias
encargadas de emitir los actos
15 Cartilla básica para tesoreros del Ministerio de Defensa Nacional.
S ubcomponente Adquisiciones
En el Modelo de Administración de Re- los procesos de contratación y la compra

cursos Logísticos y Financieros, la contra- pública bajo los principios de valor
tación (adquisición) de bienes y servicios del dinero público, eficacia, eficiencia,
está reglamentada por la Ley 80 de 1993, promoción de la competencia, manejo del
además de los decretos reglamentarios riesgo, rendición de cuentas, publicidad y
y el Manual de Contratación de la Policía transparencia.
Nacional para las unidades policiales con
delegación del gasto; esta adquisición se Teniendo en cuenta la Ley 80 de 1993, la
realiza con base en la resolución de distri- Ley 1150 de 2007, Decreto 4170 de 2011
bución interna de presupuesto y que da “por la cual se crea la Agencia Nacional de
lugar al plan de adquisiciones y a la progra- Contratación Pública –Colombia Compra
mación contractual. Eficiente– se determinan sus objetivos y
estructura”, y el Decreto 1082 de 2015
La compra y la contratación pública es un “por medio del cual se expide el Decreto Único
asunto estratégico para el funcionamiento Reglamentario del Sector administrativo de
del Estado, se realizará a través de Planeación Nacional”.
Colombia Compra Eficiente, la cual
ofrece herramientas para solicitantes La programación y seguimiento contractual
y responsables de compra, así como es el procedimiento de agrupación de
ordenadores del gasto. Estas herramientas los bienes y servicios relacionados en el
están dirigidas a facilitar la ejecución de Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo
PRESUPUESTO 121
con su especialidad, fechas en que se Gobierno nacional desarrollará el Sistema
requiere adquirir, los plazos de ejecución Electrónico para la Contratación Pública,
y modalidad de contratación, previa (SECOP), el cual:
verificación de las metas de ejecución
presupuestal establecidas para la unidad. a) Dispondrá de las funcionalidades
Esta programación deberá ser realizada con tecnológicas para realizar procesos
la participación de los jefes de Planeación de contratación electrónicos bajo los
de las unidades (con y sin delegación del métodos de selección señalados en el
gasto), jefe de Contratos y dueños de la artículo 2º de la presente ley, según lo
necesidad. defina el reglamento;
De la misma forma, el Grupo de Contratos b) Servirá de punto único de ingreso de
y los supervisores de los contratos deben información y de generación de reportes
establecer sistemas de retroalimentación para las entidades estatales y la
mediante los cuales los proveedores les ciudadanía;
comuniquen con anticipación las entregas
que puedan presentar incumplimientos, lo c) Contará con la información
cual deberá generar acciones inmediatas oficial de la contratación
que contrarresten estas situaciones, y realizada con dineros
presentar los informes necesarios para públicos, para lo cual
realizar el seguimiento a la ejecución del establecerá los
contrato. patrones a que
haya lugar y
Lo anterior se establece a partir del artículo se encar-
3° de la Ley 1150 de 2007, que establece: gará de su
Artículo 3°. De la contratación pública: De difusión a
conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 través de ca-
de 1999, la sustanciación de las actuaciones, nales electróni-
la expedición de los actos administrativos, los cos y;
documentos, contratos y en general los actos
d) Integrará el Registro
derivados de la actividad precontractual y
Único Empresarial de las
contractual, podrán tener lugar por medios
Cámaras de Comercio, el
electrónicos. Para el trámite, notificación y
publicación de tales actos, podrán utilizarse Diario Único de Contratación
soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Estatal y los demás sistemas que
Los mecanismos e instrumentos por medio involucren la gestión contractual
de los cuales las entidades cumplirán con pública. Asimismo, se articulará con
las obligaciones de publicidad del proceso el Sistema de Información para la
contractual serán señalados por el Gobierno Vigilancia de la Contratación Estatal
nacional. (SICE) creado por la Ley 598 de 2000,
sin que este pierda su autonomía
Con el fin de materializar los objetivos para el ejercicio del control fiscal a la
a que se refiere el inciso anterior, el contratación pública.
Colombia Compra Eficiente establece que Lo anterior a través del aseguramiento

las compras de las entidades del Estado en las mejores condiciones del talento
se realizan a través de dos herramientas: humano, de los bienes muebles e
el Sistema Electrónico de Contratación inmuebles, incluidos los semovientes
Pública y la Tienda Virtual del Estado (equinos y caninos), aéreo, terrestre y
colombiano. acuático; realizar y hacer seguimiento a las
reclamaciones realizadas ante la compañía
SEGUROS aseguradora con el fin de establecer la
(Exclusivo de la Dirección modalidad, cobertura y afectación de
Administrativa y Financiera) acuerdo con los términos establecidos
en el Código de Comercio. Finalmente,
Garantiza el aseguramiento en las mejores notificación de la indemnización a la
condiciones al talento humano, a los unidad policial perjudicada de acuerdo
bienes muebles e inmuebles, incluidos los con la póliza afectada, y adelantar los
semovientes (equinos y caninos), aéreo, procesos de reposición ante las compañías
terrestre y acuático, contribuyendo a aseguradoras.
los ámbitos de gestión para el apoyo del
servicio de policía.
Unidad misional de seguros
Vida Aviación
Daños materiales Vehículos

Reclamación
Necesidad combinados
SOAT
Contratación Manejo
Seguimiento de global
reclamación
Responsabilidad
Control a la
indemnización
civil extracontractual
Pago
Reposición
Reparación
Reconstrucción
PRESUPUESTO 123
Partes en el contrato de seguro: 6. La vigencia del contrato, con indicación
de las fechas y horas de iniciación y
1. El asegurador, o sea, la persona jurídica vencimiento, o el modo de determinar
que asume los riesgos, debidamente unas y otras.
autorizada para ello con arreglo a las
leyes y los reglamentos, y 7. La suma aseguradora o el modo de
precisarla.
2. El tomador, o sea, la persona que,
obrando por cuenta propia o ajena, 8. La prima o el modo de calcularla y la
traslada los riesgos. forma de su pago.
Beneficiario. El seguro corresponde al que 9. Los riesgos que el asegurador toma a su
lo ha contratado, toda vez que la póliza no cargo.
exprese que es por cuenta de un tercero.
10. La fecha en que se extiende, y la firma
Elementos esenciales del contrato de del asegurador.
seguro
En los casos en que no aparezca
1. El interés asegurable; expresamente acordadas, se tendrán
como condiciones del contrato aquellas
2. El riesgo asegurable; de la póliza o anexo que el asegurador
haya depositado en la Superintendencia
3. La prima o precio del seguro, y Bancaria para el mismo ramo, amparo,
4. La obligación condicional del asegurador. modalidad del contrato y tipo de riesgo.
Condiciones de la póliza. Documentos adicionales que hacen parte

de la póliza
La póliza de seguro debe expresar, además
de las condiciones generales del contrato: Hacen parte de la póliza:
1. La razón o denominación social del 1. La solicitud de seguro firmada por el

asegurador. tomador, y
2. El nombre del tomador. 2. Los anexos que se emitan para adicionar,

modificar, suspender, renovar o revocar
3. Los nombres del asegurado y del la póliza.
beneficiario o la forma de identificarlos,
si fueren distintos del tomador. El tomador podrá en cualquier tiempo exigir
que, a su costa, el asegurador le dé copia
4. La calidad en que actúe el tomador del debidamente autorizada de la solicitud y
seguro. de sus anexos, así como de los documentos
que den fe de la inspección del riesgo.
5. La identificación precisa de la cosa o
persona con respecto a las cuales se
contrata el seguro.
Póliza de Seguros Policía Nacional
No. Póliza
1 Seguro de aviación
2 Manejo global entidades estatales IRF y RC servidores públicos
3 RCE parque móvil, laboratorio de ensayos Dijin, laboratorio Grupo de Calidad, magazín
informativo y sistemas de almacenamiento de combustible de las bases aéreas
4 Póliza de seguro de automóviles
5 Seguro SOAT
6 Seguro de todo riesgo, daño material para bienes inmuebles y muebles – incluido
semovientes (ampara caninos y equinos), y casco barco (ampara embarcaciones)
7 Seguro de vida
Seguro de aviación de cobertura establecidas por la Policía Na-

cional en función del riesgo y de conformi-
La póliza de seguro de aviación es para la dad con los mismos precios ofertados en la
protección de las aeronaves de propiedad y propuesta presentada.
de aquellas por las que es o sea responsable
(cuentas de orden), de acuerdo con El Seguro de Aviación es aquel que cubre
los riesgos a los que se encuentran la pérdida o daños físicos sufridos por la
expuestas, al igual que se asegura la aeronave asegurada (seguro de cascos),
tripulación (accidentes personales y gastos así como la responsabilidad civil derivada
médicos), las partes y componentes y la de la explotación de la misma (seguro de
responsabilidad civil en que pueda incurrir responsabilidad civil), ofrece cobertura a los
la “Policía Nacional como consecuencia o propietarios y explotadores de aeronaves
derivada de su actividad de aviación”. ante la eventualidad de cualquier pérdida o
daño de aviones propios, alquilados o que
Adicionalmente, la institución permanen- se encuentren bajo su control o custodia,
temente adquiere y recibe bienes en do- así como las obligaciones por las que este
nación y/o en comodato, los cuales son pudiera resultar responsable frente a
destinados para la prestación del servicio, terceros, pasajeros, tripulantes, carga y
se requiere su inclusión durante la vigencia equipaje.
de la póliza a contratar, bajo las condiciones
PRESUPUESTO 125
Cobertura `` Cobertura de casco: todo riesgo
(incluyendo destrucción de aeronaves),
`` Cobertura de accidentes personales: casco-guerra (incluyendo destrucción
En caso de lesiones o muerte de de aeronaves), partes y componentes.
la tripulación, surgidas debido a la Garantiza la pérdida o los daños físicos
operación de aeronaves, a partir sufridos por la aeronave a consecuencia
del momento en que se aborden, de un accidente, mientras se encuentra
independiente de que la lesión sea en vuelo, marchando por tierra o en
ocasionada por un accidente de la el suelo, incendio o explosión de la
aeronave o por causa de la operación. aeronave, ingestión súbita o violenta de
Cubriendo los miembros de la objetos o animales por los motores de la
tripulación, incluyendo embarque, aeronave.
desembarque (en periodo de guerra).
Por la importancia y magnitud de los
`` Cobertura gastos médicos para
la tripulación: gastos médicos por valores asegurados y por la cuantía de
persona, que incluya la tripulación, las pérdidas que se pueden sufrir y/u
entre otros: pilotos, copilotos, ocasionar en un siniestro de aviación, el
técnicos, artilleros, maestros de carga, seguro de aviación es necesario debido
operadores de equipo de inteligencia, a que se debe contar con el respaldo
auxiliares de vuelo, médicos de a de reaseguradores que cumplan con la
bordo, enfermeros de a bordo. Se calificación de riesgo establecida en el
incluye a la tripulación que opera las proceso, de tal forma que se tenga un
aeronaves, por las que sea responsable adecuado respaldo a los riesgos asumidos
la Policía Nacional y de la empresa o por la aseguradora local.
establecimiento, entidad o institución
que la Embajada Americana designe Seguro daños materiales
en su reemplazo para tal efecto
(incluyendo riesgos de guerra). Riesgos catastróficos: se entenderán
`` Cobertura de responsabilidad civil igualmente excluidos del contrato de
extracontractual: comprende todos los seguro las pérdidas o daños que sufran los
eventos por los cuales la Policía Nacional objetos asegurados, o los demás perjuicios
pueda ser objeto de responsabilidad civil causados por:
por efecto de actividades inherentes o
relacionadas con aviación, incluyendo 1. Guerra civil o internacional, motines,
daños, muerte o lesión a personas y huelgas, movimientos subversivos o,
todo cuanto pueda considerarse como en general, conmociones populares de
perjuicio causado a terceros, pasajeros cualquier clase.
en general, sean o no funcionarios de
la institución, equipaje, carga, correo 2. Erupciones volcánicas, temblores de
y la responsabilidad legal de predios, tierra o cualesquiera otras convulsiones
productos y hangares. de la naturaleza.
Las victorias tempranas al saneamiento contable de las unidades que
alcanzadas permitieron convertir fue efectuado en el comité de normalización de
las debilidades en fortalezas, cartera.
ya que al ser proactivos en la
búsqueda de la mejora continua B. RENDIMIENTOS FINANCIANDO
se fortaleció la administración PROYECTOS ESTRATÉGICOS PONAL
de los recursos financieros de
manera efectiva, coadyuvando con Los rendimientos financieros que generen los
ello al cumplimiento de la misión recursos entregados en administración a la
de las unidades que conforman Dirección del Tesoro Nacional serán trasladados
los ámbitos de gestión (misional, a la Dirección Administrativa y Financiera,
salud, educación y bienestar) y al quien ejecutará los mismos con su apropiación,
despliegue de la Línea estratégica atendiendo las necesidades que se requieran y
5 “Fortalecer la Policía Nacional que generen impacto institucional.
estructural y Administrativamente”,
como se describen a continuación:
A. CENTRALIZACIÓN
DE LAS RESPONSABILIDADES
A NIVEL CONTABLE Falta de recursos para
atender proyectos de
Con el ánimo de optimizar el con- interés institucional
trol con respecto a las responsabi- Distribuir los rendimientos de la

CUN en las unidades ejecutoras
Rendimientos financieros
de la Cuenta Única Nacional
lidades administrativas en la insti- genera superávit o en su defecto
deriva compra de bienes tóxicos
traslados a DIRAF
tución se efectúa la centralización

contable de dicha cuenta a la Di-
rección Administrativa y Financie-
ra, donde se efectúa seguimiento y
control a los procesos que se llevan
en las unidades policiales, quienes La Policía Nacional posee
en promedio 95 millones Se incorporan los recursos a la
DIRAF y se apalancaron
deben reportar oportunamente de pesos en CUN ( recursos
de las 53 subunidades proyectos de interés
toda la información concerniente a ejecutoras del gasto) institucional
los deudores que poseen, así como

Optimización de los recursos
el reporte de los pagos que estos en su planeación y ejecución
realicen.
Lo anterior se puede evidenciar
en el control de los ingresos por Recursos fondos especiales
Ponal en poder del sector
Aumenta el flujo de caja y la
disponibilidad de recursos
concepto de responsabilidades financiero antes de la
entrada a CUN
administrativas y en el seguimiento
PRESUPUESTO 127
C. UNIFICACIÓN DEL PAGO DE unidades policiales que efectuaban el pago
PLANILLAS DE SEGURIDAD SOCIAL DEL de nómina, generando automatizaciones
PERSONAL NO UNIFORMADO (LEY 100) de pagos (no manipulación de archivos de
pago) y minimizando el riesgo de pérdida
La Policía Nacional, aplicando la mejora de recursos en la institución.
continua y ajustando sus procedimientos
que le permitieran controlar los flujos de La centralización del pago de la nómina
caja y minimizar los riesgos en la pérdida de permitió a la institución lo siguiente:
recursos, efectuó mesas de trabajo con las `` Eliminar la duplicidad de esfuerzos en
diferentes direcciones y oficinas asesoras las tesorerías, al no tener la responsabi-
con el fin de definir los cursos de acción a lidad de procesar el pago de salarios a
seguir en el proceso de centralización de la los funcionarios de la institución.
nómina de activos y pensionados. `` Reducción de saldos en las cuentas
corrientes de gastos de personal de 58
Previo a este proceso, los recursos eran tesorerías.
situados por la Dirección del Tesoro `` Disminución de partidas de acreedores
Nacional a la Tesorería General, esta a varios en 58 unidades.
su vez, dispersaba a las tesorerías a nivel
nacional con el fin de efectuar los procesos `` Mayor control sobre las novedades que
se presentan con el pago de la nómina.
de pago de nómina de activos y pensionados
en las fechas programadas. Situación que `` Optimización del proceso de pago a los
generaba riesgos en la manipulación de los funcionarios de la institución.
archivos y en algunas ocasiones pérdida de `` Disminuir el riesgo de pérdida de
dineros. dinero en las tesorerías por conceptos
relacionados con la nómina.
Con la centralización, el modelo de pago se `` Mayor control sobre las novedades.
estableció de la siguiente manera:
`` Eliminación de procesos manuales de
Los recursos son situados por la Dirección pago e inclusión de las novedades a los
del Tesoro Nacional a la Tesorería General, sistemas de información.
donde se efectúa directamente el pago de `` Optimización en el proceso de
nómina a la totalidad del personal policial conciliaciones bancarias.
activo y personal pensionado de la Policía `` Redistribución de funcionarios al inte-
Nacional. rior de los entornos administrativos,
La Dirección Administrativa y Financiera fortaleciendo los diferentes grupos con
apropia y centraliza la función de 58 personal que laboraba en las tesorerías.
Cuentas bancarias Beneficiario

territoriales final
D. PAGOS EN SIIF NACIÓN A BENEFICIARIO FINAL

El pago de obligaciones a entidades del SCUN mediante compensación de deducciones
(traslado entre libretas CUN a DISAN, y entidades beneficiarias, aportes parafiscales)
minimiza el riesgo de pérdida de recursos, teniendo en cuenta la ausencia de flujos de
efectivo en entidades financieras con esta operación.
Pago de obligaciones a entidades SCUN

modelo inicial
8 días en reclasificación de saldos y
traslado vía SEBRA
Pago a beneficiario
final
-FORPO
-CASUR
-DISAN
Cargue de ingresos
en SIIF
Traslado efectivo
a cun
Banco de la
repÚblica
2 días hÁbiLes trÁmite orden de pago
Evidencia: pagos realizados al beneficiario de recursos a través del Ministerio de

final por los rubros presupuestales de Hacienda y Crédito Público.
Gastos Generales CSF y SSF, Inversión
y Transferencias (netos nóminas Pagos realizados al beneficiario final,
prestacionales, cesantías, indemnización descuentos de las nóminas de personal
por incapacidad y compensación por de activos, pensionados y prestaciones
muerte); mitigando el riego de pérdida sociales en los conceptos de libranza.
PRESUPUESTO 129
S ubcomponente Contable
La Contaduría General en la institución se toma de decisiones por parte de la alta

encuentra enmarcada por la Resolución No. dirección.
01387 del 04-04-2014 “Por la cual se define
la estructura orgánica interna de la Dirección - Presentar ante los diferentes entes
Administrativa y Financiera, se determinan reguladores y de control los estados
las funciones de sus dependencias, y se dictan financieros que muestren la realidad
otras disposiciones”, y de acuerdo con estos económica, social y ambiental de la
lineamientos es la responsable de regular la institución.
contabilidad en la Policía Nacional, siendo
la encargada de: - Posicionar la imagen de la Policía Nacional
como una entidad con información
- La interpretación de la normativa contable transparente y de calidad.
contable, determinando las políticas y
las normas de aplicación en la institución, - Resolver las inquietudes de índole
considerando los lineamientos emitidos contable presentadas por las unidades
por la Contaduría General de la Nación. ejecutoras de presupuesto, relacionadas
con la interpretación y la aplicación
- Elaborar los estados financieros de la del Régimen de Contabilidad Público
institución, los cuales son utilizados expedido por la Contaduría General de
como herramienta para facilitar la la Nación.
- Realizar actividades de asesoría y divul- 1.1. Servicios y partes interesadas

gación de las normas, procedimientos y
temas de índole contable, en pro de la La Contaduría General ha implementado
mejora de la razonabilidad y la utilidad una serie de acciones que buscan el
fortalecimiento del control interno
de la información contable, contribu-
contable, facilitar la labor del contador en
yendo a la generación de unos estados cada una de las unidades ejecutoras de
financieros de calidad que logren la sa- presupuesto, unificar criterios y evitar la
tisfacción a los requerimientos de las ocurrencia de errores que puedan afectar la
partes interesadas. razonabilidad de la información financiera,
las cuales se describen a continuación:
- Teniendo en cuenta el nuevo marco nor-
mativo establecido mediante la Resolu- Revisión y análisis normatividad vigente
ción 533 del 08/10/2015 “por la cual se en materia contable
incorpora, en el Régimen de Contabilidad
Pública, el marco normativo aplicable a en- Se analizan y revisan en forma periódica las
fuentes de información general sobre nor-
tidades de gobierno y se dictan otras dispo-
matividad contable (página web, Contadu-
siciones” expedido por la Contaduría Ge- ría General de la Nación, Contraloría Gene-
neral de la Nación, somos responsables ral de la República, Ministerio de Hacienda
de las actividades de planificación, orga- y Crédito Público, Ministerio de Defensa
nización, direccionamiento y control, ne- Nacional), determinando su aplicabilidad
cesarias para la implementación de las en la institución, garantizando difusión y
normas internacionales de contabilidad aplicación de estos preceptos por parte de
en la institución. la unidades ejecutoras de presupuesto.
presentación
Preparación de los estados financieros
de la institución, con el fin de que sean
tomados como herramienta para la toma
de decisiones
análisis
Verificación de cada una de las
unidades en cuanto a la
comprensibilidad, pertinencia
y razonabilidad de las cifras contables
Evaluación
Valoración cuantitativa y cualitativa de los
datos encontrados en la información
contable de las unidades ejecutoras de
presupuesto
Depuración
Cotejo de saldos analítico y sistemático
con cada uno de los eventos que
intervienen en la cadena presupuestal
PRESUPUESTO 131
Manual de lineamientos contables 1.1.3.
Analizar, consolidar, conciliar y
reportar las operaciones recíprocas
Es la recopilación de las normas en materia
contable emitidas por la Contaduría Gene- Se efectúa análisis y se realiza el
ral de la Nación y la Contraloría General de reporte consolidado de los saldos de las
la República y de aplicación en la institu- transacciones económicas y financieras
ción, con el fin de unificar criterios que per- realizadas entre la institución y las demás
mitan a los contadores y auxiliares de con- entidades contables públicas; asimismo, con
tabilidad de las asignaciones internas de el fin de realizar el proceso de conciliación
gestión general y sanidad contar con una se elabora y se envían comunicaciones
herramienta de consulta y de aplicación de oficiales de circularización a las entidades
manera oportuna. públicas del nivel central.
1.1.1. Analizar la información contable Informe de operaciones recíprocas
de las unidades ejecutoras del gasto y
presentar los estados financieros a la CGN Las operaciones recíprocas son todas
las transacciones, hechos y operaciones
Con el fin de verificar la aplicabilidad económicas, financieras, y revelación en el
por parte de las unidades a las políticas proceso contable, que se efectúen entre
y normas de índole contable emitidas, se entidades contables públicas, cualquiera
revisa y analiza la información enviada por sea el nivel y sector al que pertenezcan, por
las unidades ejecutoras de presupuesto. conceptos que pueden estar asociados con
los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,
Asimismo se realiza reporte para análisis, gastos o costos.
verificación y ajustes de las cifras, con la
información ingresada por las unidades, la
cual se obtiene del sistema SIIF-Nación.
Con esta información se elaboran los
estados financieros intermedios y los
correspondientes al final del periodo
contable, los cuales son presentados a la
Contaduría General de Nación.
1.1.2. Elaboración de comunicación oficial
con observaciones
El resultado a la verificación de la informa-
ción contable enviada por las unidades se
plasma en una comunicación oficial; cabe
resaltar que se efectúa seguimiento a la
corrección de las observaciones realizadas,
por parte de las unidades.
Los valores por cada cuenta contable relevancia y representación fiel de que
recíproca deben ser conciliados con trata el Régimen de Contabilidad Pública.
los saldos reflejados en la información
contable, teniendo en cuenta la información El control desde la órbita contable permite
actualizada por la Contaduría General de la mitigar o neutralizar los factores de riesgo
Nación en su página web www.contaduría. que puedan llegar a afectar la calidad de los
gov.co. estados financieros de la institución, es por
esto que Contaduría General desarrolla las
1.1.4. Presentación semestral del balance siguientes actividades:
general a la Dirección
`` Participa activamente en la implemen-
Se presenta a la alta dirección el análisis tación de políticas que orienten el ac-
del Balance de la Policía Nacional, con el fin cionar administrativo en cuanto a la
producción de información financiera,
de generar conocimiento sobre la realidad acorde con la normatividad definida en
financiera económica, social y ambiental de el Régimen de Contabilidad Púbica.
la institución, de manera que sea insumo
para la toma de decisiones. `` Verifica la aplicación y la efectividad
de las políticas de operación para el
1.1.5. Chats institucionales desarrollo del proceso contable.
`` Promueve la cultura del autocontrol por
Aprovechando los recursos tecnológicos parte de los ejecutores directos de las
adquiridos por la institución y buscando actividades relacionadas con el proceso
mejorar las competencias del personal contable.
que labora en los grupos contables a nivel `` Garantiza que los hechos económicos
nacional, se realizan chats institucionales de la entidad se reconozcan, midan,
en los temas identificados y que requieren revelen y presenten con sujeción al
ser profundizados. Régimen de Contabilidad Pública.
1.2. Aporte a la cadena logística `` Define e implementa controles necesa-
rios para que se lleven a cabo las dife-
En concordancia con el anterior rentes actividades del proceso contable
planteamiento, la Contaduría General de forma adecuada.
desde su misionalidad aporta a la cadena `` Garantiza la generación y difusión
logística fundamentalmente en el control de información financiera uniforme,
de los activos, toda vez que coadyuva en la necesaria para el cumplimiento de los
implementación, verificación y evaluación objetivos del proceso contable.
de los procedimientos de control de las `` Evalúa periódicamente la ejecución del
actividades propias del proceso contable, proceso contable, a fin de formular las
de modo que garanticen razonablemente acciones de mejoramiento pertinentes,
que la información financiera cumpla y verifica su cumplimiento.
con las características fundamentales de
PRESUPUESTO 133
S istemas de Información
Dirección de
Talento Humano
Dirección de
Subdirección
Seguridad Ciudadana
General
SIVIC
Inspección
SIATH
SIPAD
SUUR
General
- SILOG: Sistema de
Información Logística del
II
Sector Defensa
Dirección de
SIASE
Dirección SIGEA Carabineros -SIIF: Sistema Integrado de
Administrativa Integración sistemas de Información Financiera
y Financiera información PSI
SIGES Analítica de negocios
-Selección
-Recolección SINVE -SECOP II: Sistema
SIBIN
-Análisis Electrónico de Contratación
-Productos Oficina de
SERTEL Pública
SIFAC Telemática
Los sistemas de información se aplican en la Policía Nacional, obteniéndose los

todos los ámbitos de gestión institucional, siguientes reportes gerenciales para la
de acuerdo con la especialidad de la unidad toma de decisiones de carácter logístico y
y al nivel al que pertenezca: estratégico, financiero, así:
táctico y operacional, alineado con los
componentes logísticos y financieros en Sistema de Información de la Subdirección
principio con los módulos del componente General
logístico.
1. Sistema de Administración Procesos
La integración de los sistemas de Administrativos (Sipad): reporte
información se da a través de herramientas presentación del funcionario, detalle
de inteligencia de negocios como Tableau del proceso, la decisión administrativa,
y Power BI. En la actualidad se tienen fallo, monto y trámites de la aseguradora.
integrados 12 sistemas de información,
pertenecientes no solo a la DIRAF sino Sistema de Información de la Dirección de
a las direcciones y oficinas asesoras de Talento Humano
2. Sistema de Información para la tallaje, proyección y no entregas dota-

Administración del Talento Humano ciones, Cuenta detalle por funcionario
(SIATH): Integración vista SIPAD – y reporte tallaje.
SIATH (empleados) – SIGES, con fin de
hacer un seguimiento a los procesos 6. Sistema de Información para la Gestión
administrativos y al pago de los fallos, del Equipo Automotor (SIGEA):
acceso a tabla empleados (estado y rendimiento del vehículo, órdenes de
novedades), unidades (consecutivo). mantenimiento abiertas y cerradas,
datos del suministro en llantas por
Sistema de Información de la Inspección vehículo, alertas mantenimiento
General vehículos, reporte última revisión
técnico-mecánica, reporte vehículos
3. Sistema de Información Jurídica para la sin SOAT - último SOAT, reporte de los
Policía (SIJUR): control en los activos y sistemas de información de vehículos
verificar la información relacionada con bloqueados por encontrarse fuera de
los deudores por concepto de multas servicio.
disciplinarias, procesos de repetición
por pérdida y/o daño por parte del 7. Sistema de Información de Bienes e
personal de la Policía Nacional, con lo Inmuebles (Sibin): reporte total edi-
cual se verificará el recaudo oportuno ficaciones, reporte servicios públicos
y la cancelación total de las deudas pago vs. sin pago, reporte terreno vs.
constituidas, creación de campos para edificaciones vs. usos, reportes usos vs.
la identificación del fallo y monto de la medidores, reportes mantenimiento a
sanción. instalaciones policiales.
Sistemas de Información de la Dirección Sistemas de Información de la Oficina de
Administrativa Financiera Telemática
4. Sistema de Información para la Ges- 8. Sistema de Información para la
tión de Elementos del Servicio Policial Administración de Hardware y
(SIGES): reporte mantenimiento arma- Software (SINVE): reporte de radios,
mento - detalle, reporte pérdidas vs. radio base, baterías y repetidoras,
recuperadas, repuestos en inventario, nacional y por unidades.
inventario saldos consumo, Alertas re-
glas de negocio. 9. Sistema de Telefonía (telefonía y
Avantel) (SERTEL): uno a uno en
5. Sistema de Información para Factura- servicios de telefonía celular y Avantel
ción y Control de Dotaciones (SIFAC): (responsables de asignación).
identificación facturación elementos
dotación vs. regla de negocio, identifi- 10. Portal de Servicios Internos (PSI):
cación malas entregas elementos dota- integración del Web Service de
ción vs. regla de negocio, identificación proveedores de combustible, a fin de
próximas entregas unidades a nivel na- parametrizar dentro del sistema PSI
cional, diseño y construcción tablero las siguientes variables: Kilometraje
PRESUPUESTO 135
inicial y final, combustible, recorrido, de sesenta millones de registros que hablan
rendimiento teórico, rendimiento real, del comportamiento de la logística a nivel
acumulado de galones en el tanque, nacional en datos, que deben ser trabajados
galones faltantes por consumir, para analizar y formular estrategias que
kilómetros faltantes por recorrer y permitan la generación de un análisis
notificación de suministro al correo propositivo en el uso oportuno y adecuado
institucional del funcionario que de los recursos logísticos representados en
tiene el vehículo asignado, registro bienes y servicios.
capacitación polígono, seguimiento a la
capacitaciones en polígono. Teniendo en cuenta que los datos en la
actualidad son la representación digital
Sistemas de Información de la Dirección de de la actividad de la institución en todos
Carabineros y Seguridad Rural los ámbitos, el objetivo principal de los
sistemas de información es generar una
11. Sistema de Información Administrativa cadena de servicios que entregue valor a la
de Semovientes (Siase): alerta de operación de los procesos de la Dirección
fallecidos que no se han actualizado Administrativa y Financiera, esto se da a
en el sistema, detalle uno a uno en través de la implementación de estrategias
semovientes, eventos (vacunas, de relacionamiento de fuentes de datos
herrajes, adiestramiento, controles estructuradas, las cuales se encuentran
médicos de cada semoviente) y nacidos controladas por las administraciones
en los criaderos de la Policía. regionales de la institución, quienes son
Sistemas de Información Externos los aliados estratégicos necesarios para
obtener los mejores resultados a través de
12. A través de Excel avanzado se logran una visión holística de la cadena logística
integrar los reportes generados desde y el comportamiento de los componentes
el SAP-SILOG para el control del uno a logísticos y financieros de la Policía
uno en cada subcomponente logístico: Nacional.
Movilidad, Infraestructura, Intendencia,
Armamento, cruce inventario SIGES vs. Los sistemas de información deben tomarse
SILOG (lote munición - activos). como una herramienta de alineación
estratégica para evaluar el comportamiento
Tratamiento de datos de la logística institucional por medio del
seguimiento a los datos e indicadores
Conscientes del esfuerzo que requiere para la gestión de la administración a nivel
lograr la sinergia entre los componentes nacional, para tal fin, se debe implementar
del Modelo de Administración de Recursos un modelo cuantitativo regulado por las
Logísticos, el Modelo de Negocio, Cadena reglas de negocio establecidas por las áreas
Logística y Sistemas de información de la Dirección Administrativa y Financiera
Integrados (TITAN), se identifica la y que son de aplicación nacional, para que
necesidad de procesar en línea, en tiempo de este modo se tomen las decisiones y se
real y de forma autónoma, grandes datos, establezcan los criterios de priorización en
aplicaciones como Excel, archivos físicos, el uso de los recursos financieros que se
entre otros, los cuales se traducen en más transforman en bienes y servicios puestos
a disposición de los integrantes de la las unidades de la institución y que cuentan

institución en beneficio de los ciudadanos. con recursos representados en bienes y
servicios que son dispuestos para el cum-
Conocimiento de la unidad plimiento misional, la educación, la salud y
misional el bienestar de los integrantes de institu-
ción y sus beneficiarios.
El conocimiento de la unidad misional
permite reconocer el estado actual de los Analítica / Reglas de Negocio
componentes en general, así, se debe rea- Entendiendo que los Sistemas de
lizar una evaluación del estado actual de Información Integrados (TITAN) operan
los datos que se encuentran en cada uno de forma directa con la cadena logística y
de los Sistemas de Información Integrados el conocimiento de la unidad misional, se
(TITAN) que ayudan al control y gestión de requiere la correcta administración de los
los recursos logísticos y financieros, para datos que reposan en las bases de datos
plantear un horizonte de comportamiento y que son gestionados por medio de los
frente a los requisitos y restricciones de la Sistemas de Información Integrados. La
operación a nivel nacional y su registro en capacidad de análisis basa su oportunidad
cada sistema de información. Los respon- en la parametrización de las reglas de
sables de la definición de la política de cada negocio en los Sistemas de Información
componente participan en el conocimiento Integrados (TITAN) y su supervisión a
del costo y en las maneras para establecer través de ellos mismos y de las herramientas
el control sobre el uso y consumo de los de inteligencia de negocio con que cuenta
bienes y servicios que permiten la opera- la institución para tal fin.
ción del servicio de policía.
Esto se regula con el conocimiento de los
Desde el conocimiento de la unidad mi- administradores funcionales de los sistemas
sional, se determinan los parámetros so- de información que recopilan los datos
bre las metas de gestión y control de cada
componente logístico, los cuales permiten
establecer los indicadores de evaluación de
PRESUPUESTO 137
de la movilidad, intendencia, armamento Comprensión de los datos
e infraestructura, toda vez que permite
que estos realicen una descripción de los La comprensión de los datos es parte fun-
datos con que cuentan para administrar damental para entender el comportamien-
los recursos que son supervisados por to de la información a construir a través del
medio de los procedimientos de captura de ciclo de vida de estos, por tanto, debe reco-
información. nocer la oportunidad y pertinencia de uno
de ellos, al ser vinculado a un estudio de
Requerimientos de datos comportamiento de una regla de negocio y
su posterior evaluación de indicador de se-
Apoyados en el Subcomponente TIC se
guimiento de las unidades y en general de
realiza la verificación de la calidad de los la institución.
datos con que cuenta cada componente
del modelo para el ejercicio de la analítica; Preparación de los datos
toda vez que estos datos –originados
desde las unidades a nivel nacional, La preparación de los datos obedece al
almacenados en los esquemas de datos procedimiento técnico para que las vistas
de los sistemas de información (TITAN)– controladas de las bases de datos, de los
mantienen la persistencia en esquemas sistemas de información empleados para el
estructurados relacionales que permiten seguimiento y control del gasto y consumo
su vínculo con sistemas de gestión de los recursos logísticos, permita un estudio
administrados por otras direcciones, en el capaz de valorar el comportamiento de los
caso particular, con el Sistema de Gestión componentes del modelo de administración
del Talento Humano (SIATH), el cual nos de recursos logísticos y financieros, a través
permite individualizar el uso o consumo de los datos que evidencian la aplicación
de cualquier bien o servicio institucional de la regla de negocio dispuesta para su
por parte de los integrantes. aplicación en las unidades a nivel nacional y
central de la institución, de forma transversal
Recolección de datos en todos los niveles del sistema de gestión
institucional.
Debe realizarse una selección previa de los
datos que se encuentran en los esquemas Modelado/Reglas de
de datos de los sistemas de información,
que permita determinar qué vistas
Negocio
controladas van a ser construidas para que El componente técnico realiza la
estos datos se presenten a la herramienta parametrización de las reglas de negocio
de inteligencia de negocio, la cual realizará en la herramienta de inteligencia analítica,
la presentación de forma simple, para para que estas sean aplicadas en los datos
que así los funcionarios del observatorio que ya han sido clasificados, estudiados
logístico de la institución tengan, desde la y preparados, de acuerdo al set extraído
perspectiva funcional y técnica, la capacidad por medio de vistas de los esquemas
de reconocer los datos presentados para su relacionales de la base de datos, esto
estudio y la escogencia de la metodología permite realizar una doble validación de la
de análisis. aplicación de la regla de negocio establecida
en cada uno de los componentes del modelo institución en cada uno de los ambientes de
y verificar su aplicación en el despliegue, gestión, por esta razón, se realiza la revisión
esto hace visible de otro modo la relación definitiva, para ser presentada de forma
latente entre los elementos que le integran ordenada y ejecutar la retroalimentación
y la forma de relacionarse vía sistemas de que obliga a iniciar el ciclo de producto
información. del observatorio logístico de la Policía
Nacional.
Evaluación resultados
La evaluación de resultados es un
Retroalimentación
ejercicio que, previo al despliegue y a la Finalmente, una vez adelantadas las
materialización de la victoria temprana nueve etapas anteriores se da inicio
conseguida por su implementación, al ciclo de producción de análisis de
facilita la formulación de un modelo información, entendiendo que, de acuerdo
predictivo, que se traduce en la proyección con la periodicidad de los productos
del comportamiento de una variable de seguimiento al cumplimiento de las
dependiente que afecta el gasto o consumo reglas de negocio, los resultados del
de un bien o servicio en la operación de las comportamiento, derivado de su despliegue,
unidades operativas y administrativas de la requiere de que se retroalimenten desde
Policía Nacional, en esta etapa solamente el nivel central a las unidades, para que
se avizora un comportamiento esperado, conozcan el comportamiento de la logística
no se supera la etapa de despliegue, ya que que están empleando en el ejercicio de
es necesaria, una retroalimentación que la operación; así las cosas esto valida y
valide la aplicación de un modelo y su regla permite conocer el nivel de cumplimiento
de negocio o, por el contrario, que fuerce de los indicadores de gestión que están
un ajuste o cambio en la perspectiva de la alineados con el cumplimiento de las reglas
operación con modificaciones al modelo o de negocio. Estos resultados llevan a un
regla de negocio implementada. nuevo aprendizaje, que se transforma en
la gestión del conocimiento del despliegue
Despliegue/victorias del modelo de administración de recursos
tempranas logísticos y financieros, facilitando su
evolución, la cual debe ser dinámica,
Desde las áreas y grupos de la Dirección ajustada a las nuevas formas que se
Administrativa y Financiera, soportados incorporan al conocimiento del negocio y
en el diseño de las reglas de negocio que desembocan en el ejercicio de la cadena
parametrizadas de acuerdo al conocimiento logística y propone el diseño y formulación
del negocio y a la retroalimentación de las de nuevos modelos de análisis de datos.
unidades a nivel nacional, se construyen
las directrices y políticas que puntualizan Productos
los lineamientos estratégicos en materia
de administración de la institución, en esta Con la verificación de la información
etapa se materializan los resultados de su que se encuentra almacenada en los
aplicación, evidenciada en optimización del sistemas de información, haciendo una
consumo y control del gasto operativo de la depuración (movilidad, armamento,
PRESUPUESTO 139
intendencia, infraestructura, TIC) se logra Infraestructura
generar informes que ayudan a la toma de
decisiones más acertadas en los siguientes `` Proyectos: plan maestro infraestructu-
ra, comités, seguimientos.
componentes:
`` Bienes inmuebles propios y no propios:
Movilidad (legalización, gestión, avalúos).
`` Mantenimiento: plan de mantenimiento
`` Estadística y control vehicular: necesidades, paquetes técnicos, segui-
(trámites, bajas (entradas, salidas), miento contractual.
remesas (seguros (siniestros, SOAT),
hojas de vida, adquisiciones). TIC
`` Mantenimiento: órdenes de trabajo, `` Adquisiciones: compras, bajas, licencia-
facturación, seguimiento y control. miento, capacitación, mantenimiento,
`` Combustible: suministro y facturación. manejo de desechos eléctricos y elec-
trónicos.
`` Coordinación de vehículos.
`` Almacenamiento.
Intendencia
Contratos
Elementos de intendencia
`` Adjudicación.
`` Papelería y útiles de escritorio:
proyecciones, seguimiento y control. `` Supervisión.
`` Muebles y enseres: proyecciones, `` Liquidación.
entradas y salidas, seguimiento y Al procesar esta información, por medio de
control, bajas. herramientas tecnológicas en inteligencia
`` Mantenimiento equipos médicos. de negocios y aplicaciones estadísticas,
`` Elementos de dotación (vestuario): se determinarán los beneficios medidos
proyecciones, adquisiciones, entradas, en optimización, resultado del ejercicio
almacenamiento, distribución, salidas, del control frente al consumo de bienes y
disposición final, innovación. servicios. Para que estos productos logren
potenciar su resultado, debe al interior de
Armamento la institución permitirse posicionar en una
sana discusión las ventajas y oportunidades
`` Mantenimiento: Instrucciones, arma- de optimización que se exponen como
mento, electroópticos. producto, y que se orientan típicamente a
`` Estadística y control de armamento: la toma de decisiones.
• Adquisiciones: pruebas, seguimiento
contractual, distribución, fichas téc-
nicas, innovación, necesidades.
• Almacenamiento: stock, salidas, en-
tradas, bajas.
• Hojas de vida: asignación, revistas.

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POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DESPLIEGUE DEL MODELO

DESPLIEGUE DEL MODELO

Doctor LUIS CARLOS VILLEGAS ECHEVERRI

Carrera 59 No. 26-21 CAN, piso 2

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 4

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 5

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 6

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 7

Cadena logística .................................................................................................................................................24

Cadena logística .................................................................................................................................................43

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 8

Cadena logística .................................................................................................................................................69

Cadena logística .................................................................................................................................................92

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 9

C onsiste en una metodología administrativa que proporciona las directrices orientadas

E l modelo de administración busca garantizar la sostenibilidad institucional a través de

E l modelo de administración de los recursos logísticos y financieros contempla tres

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 10

C ONCEPTO CADENA LOGÍSTICA

1 Menguzzato y Renau, 1991, p. 90.

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 12

C ONCEPTO SISTEMA DE INFORMACIÓN

N ivel Despliegue Estratégico

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 13

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 14

DIRECCIÓN DE SEGURIDAD CIUDADANA DIRECCIÓN NACIONAL DE ESCUELAS

DIRECCIÓN DE BIENESTAR SOCIAL DIRECCIÓN SANIDAD

• Colegios • Sección de sanidad

RESPONSABLES Y GESTORES DEL MODELO POR ÁMBITO DE GESTIÓN

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 15

RESPONSABLES Y GESTORES DEL MODELO EN LAS UNIDADES

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 16

01 JEFE ÁREA LOGÍSTICA

DINAMIZADORES DEL MODELO

AMBIENTES DE GESTIÓN MISIONAL EDUCACIÓN

02 DIRECTOR DE SEGURIDAD FINANCIERA

DIRECTOR DE BIENESTAR SOCIAL

03 COMANDANTES REGIÓN DE POLICÍA

Despliegue Misional Educación Salud Bienestar

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 17

E l subcomponente de movilidad de la Policía Nacional es el encargado de proyectar,

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 18

Este subcomponente comprende todo tipo de automotores para el servicio policial:

Fuente: Imprenta Nacional.

B usca garantizar la trazabilidad de la información

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 20

En el nivel central a través de este procedimiento se lidera la administración del

C orresponde al procedimiento de suministro de combustible (gasolina, ACPM, extra y

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 22

E s el encargado de impartir lineamientos que permiten garantizar la preservación

Reposición por tiempo

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 24

Reposición por depreciación

Fuente: DIRAF -GUMOV.

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 26

Teniendo en cuenta la incorporación

Fuente: DIRAF GUMOV.

De igual forma, se establecen parámetros portante prever vehículos nuevos que

4. Determinación de mantenimientos El valor total de los mantenimientos

Cartilla Despliegue del Modelo de AdmInistración de los Recursos Logísticos y FinaNcieros 28

aplicando los correctivos necesarios, para consideración de la Oficina de