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Procedimiento para el control de

distribución de documentos y
    registros  Código:  

           

Objetivo:

Asegurar que todos lo que realizan Tareas conozcan la existencia y disponibilidad de los
documentos.

Asegurar que los documentos estén disponibles.

Garantizar que la versión de los documentos sea la más actualizada.

Alcance:

El presente documento regula la creación, actualización, y eliminación de todas los documentos

que son necesarios para el funcionamiento eficaz del control de documentos y registros.

Comprende:

 Plantilla
 Lista maestra
 Control de distribución

Responsables:

Es responsabilidad de______________ el llevar acabo el cumplimiento de lo dispuesto en este

documento respecto a los documentos y registros.

Procesos

1. Elaboración de un documento
a. Si el responsable necesita generar un documento nuevo o modificar uno ya
existente deberá asignarse un responsable de elaboración del mismo.
b. El responsable de la elaboración será una persona capaz de realizar el documento,
que además tenga conocimiento del proceso que conlleva el documento.
c.

2. Revisión Aprobación Emisión

Todo documento debe ser revisado y someterse a la aprobación del responsable, la
aprobación será acorde a los requisitos del sistema de gestión de calidad y se asignará un
responsable para la emisión de este mismo.

3. Archivo

Elaborado Aprobado
por:   Revisado por:   por:  
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Una vez aprobado el documento con las firmas y sello correspondientes deberá de ser
archivado en la carpeta definitiva virtualmente y físicamente.

4. Documentos externos
Los documentos originados fuera de la empresa son archivados por el responsable del
área, quien se responsabiliza de archivar y controlar a los mismos.
5. Distribución de documentos

6. Modificación de documentos
7. Documentos Obsoletos
8. Identificación de Registros
9. Recolección de registros
10. Accesibilidad
11. Archivo
12. Mantenimiento
13. Disposición final

Elaborado Aprobado
por:   Revisado por:   por:  
Fecha:   Fecha:   Fecha:  
Firma:   Firma:   Firma:  
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Elaborado Aprobado
por:   Revisado por:   por:  
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