MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Fecha : 01-nov-2017 Versión: 02 Páginas: 1 de 4

1. ALCANCE

El Sistema de Gestión de Calidad de MEGAVANS, define como alcance: “Prestación de

servicio de transporte especial de pasajeros, regular y ocasional a nivel nacional”

2. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

La Gerente General de Megavans S.A. evidencia su compromiso hacia el Sistema de Gestión

de la Calidad a través de los suministros de recursos físicos, financieros y humanos, que
permiten el buen funcionamiento del Sistema y de los servicios y productos ofrecidos. Dicho
compromiso se ve reflejado en la definición y adopción de la Política y Objetivos de Calidad,
organigrama, mapa de procesos, caracterizaciones, procedimientos y formatos; como también
comunicando a todo el personal la importancia de cumplir con los requisitos legales. La Gerente
General manifiesta su disponibilidad para suministrar los recursos para el mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la Calidad de Megavans.

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Se cuenta con un documento en el que se detalla la Misión, Visión, los objetivos estratégicos
ya que se revisa su adecuación y conveniencia de manera periódica.

4. RECURSOS
Recursos Descripción
Contamos con un equipo humano idóneo y
comprometido con cada una de las
actividades y procesos de la compañía,
Recursos Humanos garantizando de esta forma la calidad en
todos los servicios y productos mediante el
mejoramiento continuo. Capacitados en
seguridad Vial
Infraestructura La adecuación y la organización de
nuestras instalaciones, permite a nuestro
equipo humano tener un desempeño
agradable y adecuado en todas las
actividades y procesos, los vehículos
adecuados a cada necesidad. Contamos
también con el espacio necesario para los
trámites administrativos requeridos por los
afiliados.
Recursos Técnicos y Tecnológicos Contamos con equipos y herramientas
informáticas y de georeferenciación satelital
modernos que nos permiten prestar el
servicio de manera adecuada. Rube, data
service y rodando en linea,
Recursos Financieros Los recursos financieros destinados a la
realización de los propósitos de la
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compañía, son adquiridos por medio de las

utilidades de la organización.

5. CONTROL DEL MANUAL

El Manual de Calidad se actualiza cada vez que sea necesario, registrando su cambio en el
cuadro de control de cambios al final del documento. La Directora Administrativa de
MEGAVANS, es responsable de registrar los cambios y de divulgar la versión actualizada.

6. COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna en MEGFAVANS, se maneja a través de los siguientes medios:

 Correo electrónico.
 Líneas telefónicas.
 Equipos de comunicación (celular).
 Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas donde el personal tiene la
posibilidad de comunicar las no conformidades potenciales o reales o las oportunidades
de mejora detectadas.
 Comunicaciones o circulares enviadas a los responsables del control de los contratos
para que sean difundidas al personal involucrado y al cliente cuando aplique.
 Reuniones para revisión y seguimiento del SGC.

7. ORGANIGRAMA

La organización estableció el organigrama como un documento independiente para facilitar su

actualización, conveniencia y adecuación con el sistema de gestión de calidad.-
Las competencias del personal se describen en el documento denominado manual de
funciones.

8. MAPA DE PROCESOS

En el mapa de procesos de MEGAVANS, se muestran los procesos macro de la organización

que componen el Sistema de Gestión de Calidad y anexo al Manual de Calidad se encuentran
las correspondientes caracterizaciones de los mismos, donde se realiza la descripción de cada
uno de ellos.

9. VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS

Dado que muchas de las características de calidad de los servicios no son susceptibles de
medición al momento de su prestación, se ha definido al interior del sistema de gestión de la
calidad que la competencia de los responsables de las diferentes etapas del proceso y la
verificación periódica de la conformidad de la documentación tanto de vehículos como de los
conductores, son algunos de los elementos que se constituyen en herramientas y prácticas de
gestión que aseguran la calidad de los servicios ofrecidos por Megavans S.A.

10. PROPIEDAD DEL CLIENTE

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El tipo y alcance de los servicio prestados por Megavans S.A., no implica manejo de la
propiedad del cliente. Cuando de manera eventual se presentan daños o afectaciones a
elementos de propiedad del cliente, se informa a través de los canales de comunicación a la
Dirección Administrativa para la toma de decisiones y definición de las acciones pertinentes.

11. PRESTACION DEL SERVICIO

La prestación del servicio se realiza bajo lo descrito en los siguientes procedimientos y

actividades.

 Procedimiento de vinculación de vehículos.

 Procedimiento de planificación y prestación del servicio.
 Revisión de vehículos por la gerencia

El diseño del servicio se realiza bajo los siguientes parámetros:

Elementos de entrada para el diseño del servicio: Programación del cliente lo cual consiste en
recibir la base de datos de las personas a transportar (paquete del contratos por cada niño, que
entrega el colegio a Megavans), vehículos disponibles con cumplimiento legal para prestar el
servicio, personal competente (conductores y monitoras), herramientas de ayuda (google
maps), equipos de comunicación y rastreo (GPS: todos los vehículos que están en los colegios
tienen GPS).

Revisión de los resultados de diseño y desarrollo de rutas:

La subgerencia analiza y revisa la información recibida por el cliente y hace el diseño de las
rutas con base en horario de entrada y salida de usuarios, localidad, barrio, dirección y la
revisión de los otros elementos de entrada se realiza bajo los parámetros del formato: “Revisión
de Vehículos por Gerencia”.

Verificación del diseño y desarrollo de rutas:

El cliente revisa, hace y/o autoriza cambios en los recorridos con base en las necesidades del
servicio.

Validación del diseño y desarrollo de rutas:

La subgerencia asigna rutas a cada conductor, envía listados para que den orden y horario de
recogida, con el objetivo de validar que el diseño inicial de las rutas es adecuado con los
requisitos del cliente (pre ruta).

Control de los cambios del diseño y desarrollo

Los conductores devuelven los listados con esta información e indicando las personas con
direcciones erradas o fuera de ruta. La subgerencia reorganiza esta información, reasigna rutas
en caso necesario y devuelve listados finales al cliente para su aprobación y una vez aprobados
envía los listados definitivos a los conductores. Esta información se valida nuevamente, para
aprobar el diseño final de la ruta.

12. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

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La gerencia general revisa el sistema de gestión de calidad anualmente, evaluando los

siguientes ítems:

- Estado de revisión por la dirección previas

- Cambios en las cuestiones externas e internas
- Resultados de las encuestas de satisfacción
- Resultados de Auditorias
- La retroalimentación del cliente.
- Desempeño de los procesos y la conformidad del producto.
- Estado de las acciones correctivas y preventivas.
- Los cambios que podrían afectar al sistema gestión de calidad.
- Cumplimiento de los objetivos de calidad.
- Desempeño de los proveedores externo.
- Recomendaciones para la mejora

Resultado de esta revisión, la gerencia toma decisiones y acciones relacionadas con:

- La mejora de la eficacia del sistema gestión de calidad y sus procesos

- La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente
- La necesidad de recursos

Esta actividad se encuentra documentada en el formato establecido para tal fin.

13. MEDICION DE LOS PROCESOS

Dentro del sistema de gestión de la calidad establecido en MEGAVANS, el registro de la

medición de los procesos se realiza en un registro denominado “matriz de Indicadores”, el cual
es diligenciado de manera periódica por los responsables de cada proceso.

FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN

29/05/2015 Emisión Inicial. 1
Se actualiza a los requisitos de ISO 9001:2015, no hay
01/11/2017 exclusiones, se incluye los recursos y se modifican las 2
entradas para la revisión por la dirección.