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PROCEDIMIENTO COMPRAS
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HSEQ. REPRESENTANTE DEL SISTEMA GERENTE

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1. OBJETIVO
Establecer la metodología que se debe seguir para realizar una compra.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica en la adquisición de materiales, herramientas, equipos, mano de
obra, servicios y elementos de oficina, que inciden en la calidad del servicio prestado.

3. DEFINICIONES
3.1. Cliente: persona o entidad receptora de un producto o servicio suministrado por un
proveedor.
3.2. Proveedor: persona o entidad que suministra un bien o servicio.
3.3. Compra: adquirir un producto o servicio a cambio de una compensación económica.
3.4. Cotización: fijar el precio de un producto o servicio en el mercado, teniendo en cuenta
especificaciones del mismo.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Para realizar una compra es preciso consultar los proveedores previamente
seleccionados y clasificados.
4.2 Las requisiciones de los materiales, productos, bienes o servicios la realiza directamente
el responsable del Proceso.

4.3 Para las compras de equipos de oficina, papelería, dotaciones personal las tramita el
responsable del proceso administrativo, previo visto bueno del Gerente.
4.4 Los contratos realizados con contratistas se elaboran mediante precios acordados según
la prestación del servicio que brinden.
4.5 En general la verificación del producto comprado se realiza o bien con una remisión
firmada o con la factura esta última debe ser firmada por el coordinador del proceso, o
verificación de cumplimiento en MERLIN garantizado así la satisfacción del servicio o
producto suministrado.
4.6 En algunos casos para los proveedores seleccionados se les solicita una cotización al
iniciar el servicio y con base a ella se trabaja durante la ejecución del mismo sin tener en
cuenta los montos por requisición, de esta manera se ahorra tiempo.
4.7 Los proveedores deben facturar según orden de compra emitida, y una vez se haya
terminado lo contratado ya sea material o servicio. No está permitido facturar parciales.

POLIZAS
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5. ACTIVIDADES

DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENT

O
Inicio

Recibir pedidos 1. Se elaboran las requisicion necesarias Dir. Proceso Requisición

para el desarrollo del proyecto.

Existe proveedor para el 1

requerimiento?

Si

No
2. Se selecciona los proveedores de Registro de
Selección de acuerdo con el procedimiento de Administración Proveedores
2
proveedores selección y evaluación de proveedores

Solicitud de 3. Se solicita a los proveedores Solicitud de

3 seleccionados la cotización. Administración Cotización.
cotizaciones.

4. Recepción de las cotizaciones y

Recepción de documentos solicitados. Administración Cotizaciones
cotizaciones

Cumple con los requerimientos? No

Si
5. Realizar el cuadro comparativo de Cuadro
Elaborar cuadro
ofertas según las cotizaciones recibidas. Administración comparativo
comparativo de
de oferta
ofertas

6. Se evalúan las ofertas con relación a Cuadro

Evaluar las ofertas y costo, tiempo de entrega, calidad y forma Administración comparativo
recomendación de de pago. de oferta
Adjudicación

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7. Se solicita la aprobación Dir proceso Cuadro

Aprobación Dir. Proceso Dir. proceso comparativo
de oferta.

8. Una vez se tenga la aprobación Dir

proceso se envía para aprobación de Gerencia General Cuadro
gerencia o sub Gerencia. comparativo
Aprobación Gerencia? de oferta.
No
2

9. Una vez aprobada la oferta por parte

Si de Dir. Procesos y/o Gerencia se Orden de
procede a la elaboración de orden de Administración compra y/o
Elaborar y enviar compra o contrato, se pasa a planeación servicio ó
orden de compra y/o para control de costos.
o contrato Se envía orden de compra y/o servicio
solicitando respuesta de aceptación y
para el contrato se solicita la devolución
del mismo con los documentos
requeridos y firmas.

10. Se realiza seguimiento al

Seguimiento al cumplimiento del contrato u orden de Administración Remisión del
cumplimiento del servicios o de compra. . proveedor,
contrato, orden de Productos Orden de
compra y/o servicio El material es recibido en el almacén, o compra y/o
cantidad mediante la remisión y/o Orden servicio ó
de compra y se ingresa al inventario (si Administración contrato
Se verifican las se requiere).
causales y se toma
decisión
11. Se reciben las facturas donde se
verifica las cantidades y valores.
Recibir Facturas Administración

No 12. Si las cantidades son diferentes se

indaga con el director de proceso con el
Cantidad y valores iguales? fin de determinar si van a entregar el
resto en caso que sean menores, si son Administración,Dir Facturas
mayores se debe devolver la factura y el proyecto
director debe solicitar una nueva
requisición para una nueva orden de
compra.
Si

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13. Se pasa la factura a Dir proceso

para visto bueno y comparación,
Administración Facturas
Se pasa a director de 14. Luego de tener el visto bueno de los
proceso procesos de anteriores se pasan a
Gerencia para aprobación y luego al Administración
proceso contable para pago. .

Se pasan a Gerencia para 15. Se realiza evaluación de proveedores

revisión con de acuerdo con el tipo de proveedor Analista de
respecto al servicio prestado en la servicio MERLIN
ejecución en Merlín servicios
inmediatamente después de la .
ejecución ,los demás proveedores se les
Se realiza evaluación aplica la evaluación establecida por la
de proveedores organización

Dir. Proceso Facturas

Fin

12. Se busca proveedor según los

1 elementos a comprar.
Dir. Proceso Facturas

Se busca proveedor
para el 13. Se realiza el registro de proveedores
requerimiento. solicitando la documentación: Rut, Selección y
cámara y comercio y cuanta bancaria. evaluación
de
proveedores
Se realiza el registro
de proveedores
Registro de
Proveedores
.
3

6. FORMATOS
7.
CÓDIGO NOMBRE REGISTRO

Orden de Compra y/o Servicio ó Contrato

Cuadro comparativo de oferta
Registro de proveedores
Evaluación y Re Evaluación de Proveedores
Selección Proveedores
Control de inventario- administración.
N/A Remisión