DESARROLLO TALLER PRACTICO DE DIAGNOSTICO EMPRESARIAL.

Juan Camilo Quintero Urriago

1. RESEÑA HISTORICA.
La empresa ASESORIA CONTABLE Y FINANCIERA S.A.S. se va a fundar
el 07 de febrero del 2019 en el municipio de Garzón-Huila, con el fin de
prestar servicios a la comunidad en lo relacionado a creación de empresa,
presupuesto, inversión, etc.
Esta idea surge ya que soy aprendiz Sena en el Tecnólogo de Contabilidad
y finanzas con aspiraciones en continuar la carrera en Contaduría Pública y
al culminar crear mi propia empresa; brindando el mejor servicio a mis
clientes, confidencialidad y confianza.

2. MISION
Es una empresa prestadora de servicios Contables y financieros dedicada a
brindar soluciones a las necesidades de la comunidad. Garantizando la
calidad del servicio de acuerdo a las Normas Contables y Financieras. Con
manejo de la información confidencial de nuestros clientes.

VISION
Para el 2025 será una empresa en continuo crecimiento profesional
contando con sucursales en Neiva, capital del departamento del Huila, de
igual manera estará actualizada en todos los avances Contables para
satisfacer nuestros clientes.

3. OBJETIVOS

General.
Asesor contable y financieramente a pequeñas, medianas y grandes
empresas del municipio de Garzón y departamento del Huila.

Específicos.
 Asesorar a las empresas para que actualicen periódicamente toda la
documentación legal exigida por la ley.
 Llevar un adecuado manejo de la información contable y financiera de
las empresas.
 Implementar estrategias para cada tipo de empresa según políticas
organizacionales.
4. OBJETIVOS PARA CADA AREA FUNCIONAL
 ESTRATEGICOS
- Constituir la empresa e incorporarla en la globalización.
- Generar ingresos necesarios que permitan el crecimiento de la
empresa.
- Realizar prestación de servicios que generen valor agregado
- Lograr la modernización de los sistemas y redes de la empresa
para crecer en cuanto a cobertura.
 TACTICOS
- Ofrecer al consumidor un buen servicio y ofertas especiales.
- Implementar normas para el buen funcionamiento de la empresa.
- Ser una empresa reconocida por su excelente calidad en
personal capacitado y en los servicios ofrecidos
- Trabajar de la mano con otras empresas que también se
encuentren ubicadas en nuestro sector de la economía.
 OPERATIVOS
- Aumentar nuestros clientes en un 75%.
- Aumentar el número de socios.
- Ser reconocidos en mercados nacionales como una empresa
líder en prestación de servicios Contables y Financieros.
- Tener un buen desempeño en cuanto a la competencia con otras
empresas de nuestro sector.
5. POLITICAS
 Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes por igual.
 Todos los integrantes de la empresa deben mantener un
comportamiento ético.
 Prestar atención a las solicitudes y reclamos considerando que el fin
de la empresa es un servicio con calidad al cliente.
 Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la
empresa, para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de
orientarlos.
  Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli funcional;
ningún trabajador podrá negarse a cumplir una actividad para la que
esté debidamente capacitado.
 Definir por escrito, el tiempo máximo de respuesta de todo
requerimiento interno o externo, es responsabilidad de cada una de
las áreas.
 Realizar evaluaciones periódicas, permanentes a todos los procesos
de la organización.
 Mantener en la empresa un sistema de información sobre los
trabajos realizados en cumplimiento de sus funciones, proyectos y
planes operativos.
 Mantener una sesión mensual documentada de trabajo de cada área
a fin de coordinar y evaluar planes y programas, definir prioridades y
plantear soluciones.
 Preservar el entorno ambiental y la seguridad de la comunidad en
todo trabajo.
 Ser puntual con respecto al horario establecido por la empresa.
6. VALORES.
 Respeto: Respetamos la dignidad del ser humano, sus valores y
creencias y reconocemos nuestras diferencias. Escuchamos a todos
con atención y valoramos sus aportes.
 Honestidad: Actuamos de manera recta, acatamos las leyes, normas
y valoras de la empresa. Hacemos uso adecuado de los recursos,
comunicamos de forma veraz y completa las actuaciones de la
empresa.
 Buena Atención: Gozamos y disfrutamos de lo que hacemos. Damos
respuesta a las necesidades de nuestros usuarios y colaboradores
de forma oportuna, amable y efectiva.
 Compromiso: Cumplimos con los servicios que ofrecemos
aceptamos las metas y estrategias como algo propio. Cumplimos
 oportunamente nuestro compromiso de cobertura, continuidad y
calidad del servicio.

PRINCIPIOS.
 Fe pública.
 Igualdad.
 Imparcialidad.
 Transparencia.

7. ORGANIGRAMA.

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

GERENTE

SECRETARIA

SUB-GERENTE SUB-GERENTE SUB-GERENTE

AREA OPERATIVA AREA FINANCIERA AREA COMERCIAL

CONSULTOR 1 CONTADOR PÚBLICO AGENTE COMERCIAL 1

AREA OPERATIVA AREA OPERATIVA AREA OPERATIVA
CONSULTOR 2 ASISTENTE CONTABLE AGENTE COMERCIAL 2
AREA OPERATIVA AREA OPERATIVA AREA OPERATIVA

8. MANUAL DE FUNCIONES POR CADA CARGO.

GERENTE:

- Orientar, dirigir, coordinar, planificar, controlar y evaluar el

cumplimiento de las funciones técnicas, sociales, financieras, legales y
administrativas a cargo de la Empresa en el ámbito de su objeto social.
- Formular las propuestas de financiación de los proyectos
inmobiliarios y recomendar alternativas económicas que aseguren la
ejecución de los mismos.

- Adoptar las políticas y criterios para la participación de la Empresa, a

través de las diferentes modalidades y alternativas, en los programas y
proyectos inmobiliarios del país conforme a su competencia.

- Promover la coordinación entre las entidades u organismos públicos

del nivel nacional y territorial que impacten la gestión de los proyectos
inmobiliarios con el fin de facilitar su ejecución.

- Establecer y desarrollar los mecanismos que permitan promover y

promocionar los proyectos de la Empresa ante la comunidad, las
Entidades del Orden Nacional y Territorial, el sector privado y los
particulares.

- Formular políticas y directrices para el manejo adecuado de las

inversiones, con el fin de garantizar la óptima utilización de los recursos.

- Fijar las pautas organizacionales para la definición y poblamiento de

la estructura de la Empresa, y la estructuración de sus sistemas
operativos y de gestión.

- Suscribir los contratos y convenios estatales y comerciales y demás

actos necesarios para el desarrollo de las funciones.

- Dirigir a la Empresa de conformidad con la Constitución, la Ley y el

interés general.

- Ejercer las demás funciones que la Constitución, la Ley y los

reglamentos determinen.

SECRETARIA: Debe ser una persona en la que se tenga plena

confianza, y que cumpla con las siguientes características:
- Excelente redacción y ortografía.

- Facilidad de expresión verbal y escrita.

- Persona proactiva, y organizada

- Facilidad para interactuar en grupos.

- Dominio de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e
Internet.

- Brindar apoyo a todos los departamentos.

- Desempeñarse eficientemente en cualquier Área Administrativa.

- Conocimientos en el área de logística, Créditos, Cobranzas y

Atención al Cliente.

- Aptitudes para la organización.

- Buenas relaciones interpersonales.

- Dinámica y entusiasta.

- Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación,

liderazgo y toma de decisiones.

- Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión

FUNCIONES:

- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento

deservicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el
cumplimiento y servicios de estos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el
departamento correspondiente para que todo estemos
informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Atender y orientar al público que solicite los servicios de una
manera cortes y amable para que la información sea más fluida y
clara.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los
jefes de los compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por su
jefe

SUB GERENTES DE CADA AREA:

 - Ejecutar las políticas diseñadas por la asamblea de socios.
- Supervisar y evaluar las tareas de las distintas Áreas.
- Programar y estimular los mecanismos de coordinación entre las
diferentes Áreas.
- Supervisar y evaluar el desarrollo y ejecución de los Programas.
- Mantener relaciones interinstitucionales lo más adecuadas
posibles para una eficaz cooperación en el logro de los objetivos.
- Participar en la elaboración del presupuesto anual.
- Proponer a la Asamblea de Socios las medidas más adecuadas
para obtener la mayor eficiencia y eficacia de las actividades
programadas.
- Cumplir y hacer cumplir las resoluciones que dicte la Asociación de
accionistas

CONSULTORES
- Llevar registro contable ordenado de todos los clientes.
- Ayudar a los colaboradores y equipos de trabajo a identificar los
obstáculos y trabas que están impidiendo el logro de las metas
que la empresa se ha propuesto cumplir.
- Crear un clima y un ambiente de confianza y respeto a la forma
de trabajar de cada persona dentro de los equipos de trabajo y
las relaciones internas.
- Ayudar a la resolución de problemas en equipo por medio de un
análisis de las causas del problema y la generación de posibles
soluciones, aportando su experiencia en este tipo de situaciones.
- Proponer e intervenir en los posibles cambios organizacionales
que resulten necesarios, aportando su visión objetiva para la
resolución de estos conflictos.
- Motivar a los colaboradores y equipos para identificar, analizar y
Resolver problemas.
- Realizar un seguimiento a las acciones que han sido pactadas
por el equipo para efectuar los cambios; colaborar y prestar
apoyo al equipo, pero sin llegar a ocupar el rol de un Supervisor.
- Solucionar los problemas surgidos paso a paso sin saltarse
ninguna etapa e intentando inculcar esta dinámica al resto de
trabajadores implicados.
- Trabajar de forma consciente en la formación y desarrollo de los
colaboradores y directivos creando de esta manera una
capacidad propia y permanente de cambio que asegure la
irreversibilidad de estos.
CONTADOR PÚBLICO:

- Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera

de conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos
de Empleados.
- Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los
auxiliares necesarios.
- Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que
exijan los entes de control y mensualmente entregar al Gerente,
un balance de comprobación.
- Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden
municipal y nacional, a los cuales el Fondo de Empleados esté
obligado.
- Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con
sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido
en las normas vigentes.
- Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos
relacionados con el cargo, así como a toda la organización en
materia de control interno.
- Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y
oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de
información tanto internas como externas.
- Presentar los informes que requiera la Junta Directiva, el
Gerente, el Comité de Control Social, el Revisor Fiscal y los
asociados, en temas de su competencia.
- Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea
requerido
- Las demás que le asignen los Estatutos, reglamentos, normas
que rigen para las organizaciones de Economía Solidaria.

ASISTENTE CONTABLE:

- Llevar los registros contables de las transacciones financieras de

una empresa o persona natural utilizando sistemas manual o
computarizado.
- Verificar la exactitud de los comprobantes y otros documentos
relativos a ingresos y egresos y otras transacciones financieras.
- Hacer ajustes de amortizaciones, depreciaciones y otros.
- Clasificar, preparar, codificar y registrar cuentas, facturas y otros
estados financieros de acuerdo con procedimientos establecidos,
usando sistemas manuales y computarizados.
- Procesar, verificar y prepara balance de prueba, registros
financieros y otras transacciones como: cuentas por pagar,
cuentas por cobrar e ingresas datos en libros auxiliares o
aplicación computarizada.
- Elaborar comprobantes de ingreso y egreso.
- Liquidar impuestos de retención en la fuente y aportes
parafiscales.
- Analizar el comportamiento presupuestal y calcular costos de
producción.
- Calcular los costos de materiales y otros desembolsos con base
en cotizaciones y listas de precios.
- Mantener registros de asistencia, licencias horas extras y otras
situaciones administrativas para calcular el salario y beneficios a
que tiene derecho los empleados.
- Elaborar nomina manual o sistematizada, teniendo en cuenta
novedades de personal y deducciones correspondientes.

AGENTES COMERCIALES:

Los agentes comerciales informan sobre:

- El Mercado: Propio potencial, que conoce con detalle por su

experiencia.
- Las Ventas: Que anima, vigila y desarrolla, cuidando la reposición
del producto y el incremento del consumo.
- La Actividad Publicidad: Orientando y aportando ideas, vigilando
su grado de difusión y señalando su eficacia.
- Los Objetivos: Posibles, para obtener la mayor expansión en su
zona.
- La Competencia: De sus precios, de sus tácticas y de su política
de ventas.

El Agente Comercial actúa con:

- Seguridad: Por su identificación con su empresa, por la confianza

que inspira en sus clientes y por el conocimiento de la incidencia
en el mercado y de la situación económica de los mismos.
- Economía: Evitando cargas y gastos a su comitente.
- Eficacia: Por su organización e independencia, que les permite
conocer el consumo de los productos similares.
- Técnica: Por su formación continua, por el conocimiento del
producto y por su dedicación.
 - Rapidez: En la transmisión de las necesidades entre cliente y
proveedor.

9. MATRIZ DE EVALUACION DE FACTORES EXTERNOS EFE

Factores determinantes del Éxito Peso Calificación Peso

Ponderado
Oportunidades      
1.   Disposición de un mercado laboral capacitado. .08 3 .24
2.   Posicionamiento Estratégico. .06 2 .12
3.   Colaboración de los aprendices Sena .11 1 .11
4.   Economía de mercado y estabilidad .14 4 .56
5.   Entidades de Financiamiento que apoyan .09 4 .36
microempresas.
Amenazas      
1.   Saber dónde ubicar el local para no tener .10 2 .20
inconvenientes sociales.
2. Nueva reforma tributaria. .12 4 .48
3.   Aumento de la competitividad .07 3 .21
4.   Cambios y sanciones legales en las obligaciones .13 2 .26
contables
5.   Numero representativo de competidores alrededor .10 1 .10
del establecimiento.
Total 1.00   2.64

MATRIZ DE EVALUACION DE FACTORES INTERNOS EFI

 Factores críticos para el éxito Peso Calificación Total ponderado

Fortaleza
1.         Empleados desempeñados para realizar .06 4 .24
diferentes cargos.
2.         Alto nivel de servicio al cliente. .16 4 .64
3.         La empresa es rentable. .18 4 .72
4.         Sistema nuevo de informática. .08 3 .24
5.         Contamos con infraestructura .12 3 .36
adecuada.
Debilidades
1.         Falta de personal. .05 2 .10
2.         No están actualizados los documentos .15 2 .30
legales.
3.         Falta de sistema para la administración .06 1 .08
estratégica
4.         No contamos con matriz de riesgo. .08 1 .08
5.         Los incentivos para agentes .06 1 .06
comerciantes no han sido eficaces
Total 1.00 2.80
10. MATRIZ DOFA.

DEBILIDADES OPORTUNIDADES
- Falta de personal. - Disposición de un mercado
- No están actualizados los laboral capacitado.
documentos legales. - Posicionamiento estratégico.
- Falta de sistema para la - Colaboración de los
administración estratégica. aprendices Sena.
- No contamos con matriz de riesgos. - Economía de mercado y
- Los incentivos para agentes estabilidad.
comerciales no han sido eficaces. - Entidades de Financiamiento
que apoyan microempresas.
FORTALEZAS AMENAZAS
- Empleados desempeñados para - Saber dónde ubicar el local
realizar diferentes cargos. para no tener inconvenientes
- Alto nivel de servicio al cliente. sociales.
- La empresa es rentable. - Aprobación de la nueva
- Sistema nuevo de informática. reforma tributaria.
- Contamos con infraestructura - Aumento de la
adecuada. competitividad.
- Cambios y sanciones legales
en las obligaciones
contables.
- Numero representativo de
competidores alrededor del
establecimiento.
 11. PLAN DE ACCION.

ESTRATEGIA A
AREA PROBLEMÁTICA IMPLEMENTAR RESPONSABLE COSTO TIEMPO

No presentamos Capacitación a Sub- gerente $70.000 1 mes

software contable los empleados área financiera.
de alta calidad. de esta área
Financiera sobre software
contable

Publicidad Uso de Sub- gerente $1.000.00 1 mes

publicidad área comercial. 0
Comercial visual para el
establecimiento
en todo el
municipio de
Garzón.
Pocos clientes Llamar o Agentes $500.000 3 meses
Comercial conseguir comerciales
clientes.

Información Implementación Sub- gerente $300.000 1 mes

contable de los de materiales área operativa
Operativa clientes como
desordenada archivadores,
portafolios, etc;
a cada
consultor.
12. CONCLUSIONES.
La empresa ASESORIA CONTABLE Y FINANCIERA S.A.S. cuenta con
grandes características; tiene un número representativo de socios y de
personal capacitado según el área de trabajo.
Cada área esta representada por un sub- gerente los cuales están
encargados de presentar reportes al gerente general y a los accionistas con
el fin de estar informados sobre la situación financiera de la empresa.
Se implementara el uso de software contables para mejor funcionamiento
en el área financiera y operativa.
Es una empresa rentable, sus análisis externos e internos se realizaron con
el fin de trabajar especialmente en las debilidades y amenazas para
efectuar estrategias a corto, mediano y largo plazo.
Las matrices efe y efi nos dan a conocer el total ponderado por encima de
2.5 esto quiere decir que la empresa ASESORIA CONTABLE Y
FINANCIERA S.A.S. tiene una posición fuerte.