LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS

(TRABAJO PRCTICO)
INTEGRANTE:

1. ELABORAR UN GLOSARIO CON LOS SIGUIENTES TRMINOS:

Agrupaciones documentales:
Los documentos se renen en agrupaciones naturales, atendiendo a su
formacin original, y artificiales, atendiendo a situaciones subjetivas.
Entre las primeras: el fondo, la seleccin, la serie, la unidad
archivstica. Entre las segundas: las denominadas secciones ficticias y
las colecciones (Arevalo Jordan, 2003)1.

Diagnostico situacional de archivos:

Es entendido como la bsqueda e identificacin de problemas,
oportunidades y objetivos, as como el anlisis y evaluacin de las
necesidades de informacin y mantenimiento del programa, adems
de planes de mejoramiento y planes de contingencia. En el caso de la
evaluacin documental, los cuestionarios y formularios para recabar
informacin con vista a obtener un conocimiento profundo de la
situacin de este proceso, cobran una gran importancia al convertirse
en testimonios y pruebas de la realidad preocupante (Mena Mugica,
2012).

Tramite documentario:
Proceso que sigue un documento desde su recibo hasta su eliminacin.
Desde que se inicia un asunto propiamente comienza el trmite de un
expediente, que no concluye hasta que no hayan sido cumplidos todos
los acuerdos que se dicten e intercalado su respectiva documentacin2.

Planeamiento estratgico:
Etapa en que se fijan objetivos a corto o largo plazo para reas o
funciones bajo su responsabilidad, de acuerdo con los objetivos y
polticas generales del archivo.

Gestin de documentos:

1 p. 16
2 Diccionario de trminos de Archivos p. 230
 Ligada ntimamente a la valoracin de documentos, comprende:
planificacin, control, direccin, organizacin, promocin y otras
actividades de gestin relativa a los documentos antes de llegar a los
archivos histricos, incluyendo el manejo de la correspondencia,
formularios, microformas, tcnicas de la automatizacin de datos, etc.,
la eficacia del sistema se traducir en la obtencin de calidad y
cantidad de los documentos producidos, evitando la acumulacin
irracional, simplificacin de actividades, coordinacin entre rganos
productores y archivos, eliminacin sistemtica, informacin al da,
informacin complementaria, en definitiva fluidez y eficacia (Arevalo
Jordan, 2003)3.

Gestin de archivos:
Se incluye algunas veces la elaboracin de sistemas de archivo y
recuperacin, as como el funcionamiento de dichos sistemas, pero en
realidad su ampo es mucho ms amplio. Puede comprender
actividades como la concepcin y gestin de muchos sistemas de
archivo y recuperacin en una gran organizacin o hasta en un
ministerio, la capacitacin del personal que trabaja en los archivos, la
seleccin de materiales y equipos adecuados para los archivos, la
garanta de un mayor utilizacin del equipos adecuados para los
archivos, la garanta de una mayor utilizacin del equipo existente y el
control de la adquisicin en soportes que no sean papel, como
microformas o grabaciones de video, provistos de medios para
recuperar la informacin con la ayuda de computadoras. La gestin de
Archivos puede comprender, adems, la responsabilidad de eliminar
peridicamente los documentos que ya no son necesarios de disponer
de una zona intermedia de almacenamiento para documentos
semiordinarios, y de transferir los documentos menos activos a las
centrales de archivo4.

Plan anual de trabajo:

Proyecto. Intencin de hacer cierta cosa. Programa de cosas que se
piensan hacer anualmente y de cmo se piensa hacerlas.

Poltica archivstica:

3
p, 131
4
Diccionario de trminos de Archivos p. 131
 Es la poltica que formula objetivos y propone los medios necesarios
para el desarrollo de los objetivos de la archivologa (Arevalo Jordan,
2003)5.
2. ESTABLECER DIFERENCIAS ENTRE:
a) Jefe de lder
JEFE
Infunde temor, miedo y suele
amenazar
Solo da rdenes e ignora los
requerimientos, solicitudes o
cualquier comentario de su
equipo
No comunica los objetivos del
rea y no hace nada por
comunicarlos
Se adjudica los logros del equipo
Cree que sealando los aspectos
negativos, su equipo mejorara
Cree que es mejor compartir lo
justo y necesario
El jefe suele actuar con autoridad,
recordando que l es el que
manda aqu
b) Estandarizacin y normalizacin
ESTANDARIZACION
Es garantizar que los procesos que
se desarrollan en una
organizacin, sean ejecutados de
una manera uniforme por todos
los involucrados en l, para
asegurar la calidad de los
productos/servicios. Para ello
Para ello se requiere definir unos
5
p. 189
LIDER
Genera confianza
Se preocupa por el bienestar de
su equipo, tanto dentro y fuera
de la empresa
Comunica los objetivos del rea y
los recuerda a su equipo de vez
en cuando
Comparte los xitos
Seala tanto los aspectos
positivos, como negativos de las
personas
Se da el tiempo de compartir con
su equipo, no tan solo en horario
laboral
El lder encuentra su inspiracin
en la frase yo puedo ser til
aqu
NORMALIZACION
Procedimiento por el cual se
definen una serie de reglas y
funciones para determinado tipo
de equipos o procesos con objeto
de garantizar la seguridad de los
sistemas.
 estndares y su sistema de
administracin.

c) Archivo central y rgano de administracin de archivos

ORGANO DE
ARCHIVO CENTRAL ADMINISTRACION DE
ARCHIVOS
Es el rea de la Oficina de Es el responsable de planificar,
Atencin al Ciudadano y Gestin organizar, dirigir, normar,
Documentaria, encargada del coordinar, ejecutar y controlar las
acopio y custodia del acervo actividades archivsticas a nivel
documentario generado por las institucional, as como de la
diversas unidades orgnicas que conservacin y uso de la
la conforman, garantizando la documentacin proveniente de los
conservacin, proteccin y archivos de gestin y perifricos e
difusin. intervenir en la transferencia y
eliminacin de documentos en
coordinacin con el archivo
General de la Nacin.
Lugar donde se conservan Establecer medidas que permitan
expedientes de asuntos gestionar una adecuada
terminados, o piezas de archivos administracin de archivos y
que concentran los archivos de gestin documental de archivos.
trmite.

d) Reglamento de organizacin y funciones y manual de

organizacin y funciones
REGLAMENTO DE
ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
Es el documento tcnico
normativo de gestin
institucional que formaliza la
estructura orgnica de la entidad,
orientada al esfuerzo institucional
y al logro de su misin, visin y
objetivos.
MANUAL DE ORGANIZACIN
Y FUNCIONES
El Manual de Organizacin y
Funciones, es un documento
normativo que describe las
funciones especficas a nivel de
cargo o puesto de trabajo
desarrollndolas a partir de la
estructura orgnica y funciones
generales establecidas en el
Reglamento de Organizacin y
Funciones, as como en base a los
requerimientos de cargos

Contiene las funciones generales El Manual de Organizacin y
de la entidad, y las funciones
especficas de los rganos y
unidades orgnicas, estableciendo
sus relaciones y
responsabilidades.
considerados en el Cuadro para
Asignacin de Personal
Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones
principales de cada de
dependencia, delimitado la
amplitud, naturaleza y campo
de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro
de la estructura orgnica y las
funciones que le competen.

Deber ser empleado como un Determina las funciones

instrumento de gestin
administrativa, para establecer
campos funcionales y
responsabilidades y como un
medio para efectuar el proceso de
direccin y control.
especficas, responsabilidades,
autoridad y requisitos mnimos
de los cargos dentro de la
estructura orgnica de cada
dependencia.
Proporciona informacin a
los funcionarios y servidores
pblicos sobre sus funciones y
ubicacin dentro de la
estructura general de la
organizacin, as como sobre las
interrelaciones formales que
corresponda.

3. REPRESENTAR

a) Elaborar un organizador visual representando los diferentes

niveles de archivo (gestin, institucional, perifrico, regional,
general, etc) y sealando brevemente sus caractersticas.
b) Elegir un trmite documentario y representarlo como un
flujograma.

Solicitud de Traslado Interno Pre grado de la

Universidad Privada Antenor Orrego6.

6
Extrado: http://www.upao.edu.pe/tramites/index.aspx?mod=mod_tra&task=tra&c=29
 FLUJOGRAMA
(PROCESO DE CAMBIO DE CARRERA)

USUARIO USUARIO

1. Solicita cambio de carrera 6. Recibe Resoluciones

segn el cronograma de de Traslado y
traslados. convalidacin.

PLATAFORMA DE ATENCION AL USUARIO

2. Entrega solicitud y recibe pagos y

documentacin correspondiente completa.

VICERRECTOR
VICERRECTOR ACADEMICO
VICERRECTOR
ACADEMICO 5. Emite Resolucin de
ACADEMICO
2. A. Recibe Autorizacin y
comunicacin 3. A. Recibe convalidacin.
electrnica del comunicacin
trmite. electrnica del
provedo.

REGISTRO TECNICO REGISTRO

TECNICO
3. Analiza condicin
Acadmica. 5. A. Procesa el
traslado y
convalidaciones
en el Sistema.

ESCUELA PROFESIONAL

4. Recibe expediente y
efecta convalidacin
de cursos.