CONTADURIA PÚBLICA

PRACTICAS LABORALES

PROPUESTA PLAN DE MEJORAMIENTO

N° de Identificación Nombres y apellidos del estudiante

94.442.711 PAULO CESAR BUENAVENTURA CASTILLO
Ciclo de Formación Docente
TECNOLOGICO SANDRA PATRICIA GONZALEZ GAMBOA
Empresa Área de realización de la práctica
AGENCIA DE VIAJES TURA TOURS CONTABILIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA A MEJORAR
“LA AGENCIA DE VIAJES TURA TOURS” lleva constituida 3 años y ha funcionado
empíricamente; el área de contabilidad no es un área con mucho personal, este está
compuesto por el contador y una auxiliar contable. Pero es un área que cuenta con unas
falencias en ciertos aspectos que son muy necesarios mejorar, para que se mantenga y
mejore el funcionamiento adecuado de la organización.
En el área contable, en cuanto al manejo de las cuentas por pagar, no existe un
procedimiento definido que indique cada uno de los procesos que conforman ese
conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en
relación con los responsables de la ejecución, ya que se deben cumplir políticas y
normas que señalen la duración y el flujo de documentos para que la información y los
pagos puedan ser oportunos.
Se observa que, aunque haya poco personal, no hay funciones establecidas, ni un
manual de procedimientos estructurado; La información no es oportuna ya que existen
retrasos en la información por parte de otras áreas, incurriendo frecuentemente en
errores, desencadenando descuadres, retrasos en los pagos y posibles datos incompletos
a la hora de la presentación de impuestos.
En múltiples ocasiones la información no llega completa, por lo que se debe hacer la
devolución de está; lo que ocasionaba atraso en el proceso, ya que en muchas ocasiones
la factura no cumple los requisitos en su totalidad.
Otra falencia que se observó fueron las notas créditos, en ocasiones no coincidían con
el valor que se registraba en el sistema, ya sea porque el proveedor no emitía el valor
a descontar real.
Otra falencia encontrada, es que las facturas en ocasiones no cumplían con los
requisitos exigidos ya sea por error de Nit, resolución vencida etc. Y esto llevaba a
atrasos en el proceso.
Es necesario la propuesta de un plan de mejoramiento porque a lo largo de los procesos
se están evidenciando atrasos, estos atrasos perjudican a la empresa dentro de otros
sectores ya que al adquirir obligaciones con respecto a las cuentas por pagar con otros
entes se debe procurar que estas obligaciones sean saldadas en la brevedad para poder
adquirir nuevos compromisos con otros sectores para el beneficio de la empresa y así
obtener los insumos y servicios necesarios para la actividad económica de la
organización. Para la empresa es beneficioso lograr consolidarse en los demás sectores
como una empresa sólida que adquiere compromisos, los cuales son cancelados de
forma oportuna y eficaz, esto le da buen nombre a la empresa “LA AGENCIA DE
VIAJES TURA TOURS”.
Es importante un plan de mejoramiento dentro del área contable para poder
minimizar tiempo en otras áreas y realizar eficientemente las causaciones dentro de
la organización, si en el área contable existe instrucciones que se mejoren
constantemente de cómo se debe manejar el proceso de las cuentas por pagar toda la
organización se verá beneficiada porque se incurrirá en menos tiempo para el pago de
estas obligaciones y cualquier insumo o servicio que requiera cualquier área de la
organización se podrá adquirir de manera fácil, así mismo lograremos que la
comunicación entre distintas áreas sea la adecuada y lograr consolidar un grupo de
trabajo que sea eficiente y eficaz a la hora de manejar los procesos de cuentas por
pagar.
OBJETIVO GENERAL
 Elaborar un manual de procesos de cuentas por pagar para la AGENCIA DE
VIAJES TURA TOURS LTDA.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Diagnosticar las áreas involucradas en el proceso.
  Analizar documentación pertinente para el diseño de herramientas para el
mejoramiento del proceso.

 Establecer los procesos en cada área involucrada con respecto a la

documentación.
JUSTIFICACIÓN
Las cuentas por pagar en la AGENCIA DE VIAJES TURA TOURS LTDA., presentan
un proceso para ser registradas y posteriormente pagadas, pero este proceso de las
cuentas por pagar debe ser mejorado por lo que se propone un plan de mejoramiento
y continuamente estudiar que este proceso este entregando los resultados esperados.

Las cuentas por pagar en la AGENCIA DE VIAJES TURA TOURS LTDA. pasan por
una cadena larga para ser aprobadas como también para ser registrada.

Las cuentas por pagar deben estar autorizadas por el gerente, si esta cuenta por pagar
no tiene la autorización no puede ser registrada hasta que se confirme que fue
previamente autorizada, por lo que esto puede generar pérdida de tiempo. Como
también quien recibe la documentación no la entrega oportunamente generando que
estas cuentas por pagar entren a contabilidad en tiempo posteriores a cierras contables.

Por esto y más falencias encontradas es necesario la propuesta del plan de

mejoramiento porque a lo largo del proceso puede existir tendencias a atrasarse ya
sea porque existe mucho flujo de información, o porque alguna de las partes que
intervienen en este tiene alguna dificultad y es necesario superar las debilidades que se
presenten para tener un proceso ágil y eficaz que es lo que se busca desde el control
previo con supervisión de la auditoria.

Para que la causación de proveedores sea rápida pero oportuna y con resultados, y en
el control previo no se generen atrasos, es necesario que se realice un mejoramiento al
proceso existente para que el desarrollo de la actividad administrativa sea controlado
como se exige, pero de manera rápida y oportuna.
Cabe resaltar que el proceso que actualmente se lleva en la AGENCIA DE VIAJES
TURA TOURS LTDA. no es oportuno por lo que es necesario un mejoramiento.
Además, se debe generar esta propuesta ya que cuando en las empresas existen
mejoramientos y actualizaciones a sus procesos y estas se estudian y se estructuran
adecuadamente a las necesidades sus áreas de trabajo logran el objetivo deseado por
cada ente, permitiendo que los procesos que se desarrollen sean beneficiosos para la
empresa y el equipo.