 UNIDAD IV: “Control interno”

Concepto. Elementos:
Es el “conjunto de reglas y normas de procedimiento que regulan el funcionamiento administrativo de una organización con el
propósito de preservar el patrimonio de la misma de los posibles errores o maniobras fraudulentas que pudieran llegar a afectarlo”.
Los objetivos del control interno son:
- Resguardar los activos.
- Cumplimentar las políticas cooperativas y exigencias legales.
- Verificar la exactitud e integridad de las transacciones.
- Asegurar la confiabilidad de los procesos.
- Controlar la eficacia y economía de las operaciones.
El control interno no se puede medir en términos absolutos, es una cuestión de grado por no ser cuantificable: la instauración de
niveles satisfactorios de control interno depende de que el conjunto de reglas y normas se articulan en un plan orgánico y
coordinado. Siempre existen resquicios en origen o como consecuencia del devenir cotidiano que abren la posibilidad al error o al
fraude.
El control interno no es sinónimo de auditoría. Las normas y reglas que hacen a la instauración del control interno regulan el
funcionamiento administrativo diario, por lo que su simple cu molimiento por los miembros de la organización da como resultado
una operatoria con un nivel adecuado de protección. A diferencia de la auditoría, no existen sectores específicos que se dediquen a
la revisión de lo actuado por cada uno de los integrantes de la organización. La auditoría operativa, en cambio, es “la revisión de
operaciones de una organización para determinar si se han desarrollado cumpliendo las pautas de control interno establecidas y si
son convenientes para la organización según los objetivos de la Dirección”. La auditoría se dirige a verificar el cumplimiento
formal de todas las normas de procedimiento y a analizar cada operación efectuando el control de mérito. En conclusión, el
control interno se logra por la actuación coordinada de los sectores operativos, mientras que la auditoría no se dedica como rutina
a revisar todas y cada una de las operaciones que desarrolla la organización; sólo interviene en forma muestral para determinar si
cada sector está cumpliendo las pautas de procedimiento y las funciones que se le han asignado estructuralmente.
El control interno involucra la totalidad de pautas que corresponden a los diferentes elementos que lo conforman. Por eso las
normas de control interno se plasman en:
1) Manuales de procedimiento: en ellos se especifican las rutinas administrativas a ser cumplimentadas. Son la fuente más
importante.
2) Manual de funciones: el control interno se logra mediante la distribución de funciones. Los manuales de funciones
recogen esa separación, especificando el trabajo que debe cumplimentar cada sector.
3) Políticas e instrucciones operativas: las políticas están fijadas en los niveles altos y medios y son lineamientos de
pensamiento para tomar decisiones. Son de vigencia extendida, con revisión periódica y al emitirse deben respetar los
principios del plan general. Las reglas y manuales son instrucciones a la acción y, a diferencia de las políticas, deben ser
respetadas al pie de la letra.
4) Sistema contable: la seguridad que brinda la partida doble es la razón fundamental por la que el sistema contable apoya
directamente el plan orgánico de control interno.
5) Sistema presupuestario: este sistema, al fijar metas en cada área, sienta la base del control de mérito. Cada sector debe
asumir la responsabilidad financiera por los ingresos y egresos que en su conjunto debe producir. Es una de las fuentes
más importantes porque asigna ingresos y egresos por adelantado que se deben cumplir estrictamente.

Normas de Control Interno: Relacionadas con el Personal, con los Bienes, con la Documentación, con la Estructura y con
el Ordenamiento del Trabajo:
Las pautas relacionadas con el personal, los bienes, la documentación y la estructura son estáticas, es decir que se establecen para
ser cumplidas pero no se relacionan con operaciones específicas sino con situaciones generales. Estas normas crean el marco
general de referencia. Las normas relacionadas con los procedimientos son situaciones dinámicas porque cada una de ellas se
aplica a una acción concreta que puede afectar el patrimonio en violación directa con el grado aceptable de control interno. Este
grupo de normas es el que efectivamente instaura los procedimientos que dan lugar al desarrollo de operaciones con el grado de
control interno previsto.

 Normas relacionadas con el personal:

Se refieren a las pautas que se utilizan para selección y manejo, en general, y de la dotación afectada a la custodia de bienes, en
particular.
1) Selección de personal: todo empleado que se incorpore a la organización debe ser investigado en sus antecedentes
personales.
2) Renovación de antecedentes: el área de Personal debe asumir la responsabilidad de renovar periódicamente y formar un
legajo con los antecedentes del personal que ocupa cargos relacionados con el movimiento de fondos y bienes.
3) Promoción de personal: las promociones deben concretarse únicamente si los antecedentes personales del promovido
encuadran en las normas de política que la empresa tiene para el acceso a ese tipo de puestos.
4) Fianzas y garantías: la incorporación o promoción de personal a determinados puestos de responsabilidad, puede ir
acompañada de la exigencia de fianzas y / o garantías personales o reales que avalen el desempeño de la persona en la
función.

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 5) Seguros de fidelidad: para la cobertura de riesgos de malversación, por parte de los empleados, existe la posibilidad de
tomar seguros. Los mismos deben tomarse por un monto equivalente al máximo riesgo que se puede asumir por la
gestión del empleado.
6) Rotación de personal: se debe prever la rotación del personal que se ocupa del manejo de bienes. Esto es el intercambio
de roles entre los diferentes empleados, por períodos de tiempo cíclicos. Tiene como finalidad manifestar, durante el
período que dura el intercambio de personas, problemas o situaciones erróneas o fraudulentas que pudieran ser ocultadas
si el tema fuera conocido por un único empleado.
7) Vacaciones anuales: los reemplazos deben ser cubiertos por personas ajenas al sector y que no tengan a mistado o
subordinación directa con el reemplazado.

 Normas relacionadas con los bienes:

Son las que tienden a resguardar la tenencia en sí, así como los movimientos de ingreso y egreso y los movimientos internos
dentro de la organización misma.
1) Requerimientos físicos de seguridad: el control de cualquier tipo de bienes requiere de locales y medios donde
conservarlos a resguardo de posibles depredadores. Ej.: “controlar si existe una adecuada protección especto al
resguardo físico de los bienes en almacenes”.
2) Recepción de bienes: los bienes que se reciben en la organización deberán ser objeto de control centralizado de ingreso
por sectores que tengan la responsabilidad del control cuantitativo y cualitativo. Los requisitos son: centralización del
ingreso de cosas y servicios, control de cantidad y control de calidad.
3) Identificación de bienes: el término “identificación” se refiere a adecuada caracterización del tipo de clase o bien y a su
localización. Si son cuentas a cobrar deben existir antecedentes que precisen al deudor; si son bienes de cambio deben
existir catálogos o manuales que establezcan las especificaciones de cada especie codificadamente; si son bienes de uso
se identifican individualmente mediante algún código o numeración para su ubicación y asignación.
4) Registro de bienes y deudas: el registro de bienes debe contar con todas las especificaciones que permitan su
identificación, ubicación y control. Si son fondos y créditos, los registros deben mostrar los saldos y títulos de crédito que
habilite al cobro por parte de las empresas; si son bienes de cambio, la unidad de registro en el stock es el artículo y la
ubicación; si son bienes de uso, el registro de los bienes se hace unitariamente, con datos que se refieran a la localización
y valores de origen, amortización y actualización; si son deudas, la identificación se hace por tipo de deuda y dentro de
ellas por concepto y fecha de origen.
5) Asignación de bienes: todos los bienes de la organización, en cuanto a su custodia y disposición, deben encontrarse
asignados a responsables específicamente designados. La asignación de bienes se propone clarificar responsabilidades e
impulsar a los empleados a desarrollar sus funciones con mayor celo.
6) Movimiento de bienes: todo movimiento de bienes debe encontrarse documentado y autorizado por persona responsable.
Se requerirán formularios específicos que los pongan de manifiesto y firmas que lo autoricen.
7) Seguros: debe existir un sistema de registro y definición de responsables con respecto la identificación de los bienes
asegurables, tipo de riesgo a cubrir y evaluación de conveniencia de cobertura.

 Normas relacionadas con la documentación:

Se vinculan con la forma en que se registran los hechos que afecten al patrimonio de la organización.
1) Numeración: los formularios que trascienden externamente y obligan a la organización hacia terceros y aquellos que sin
salir del marco de la misma son comprobantes que avalan el movimiento de bienes, deberán ser numerados
correlativamente en forma preimpresa en todos sus ejemplares.
2) Custodia: aquellos formularios que por su importancia tengan numeración preimpresa se conservarán bajo la custodia de
la persona responsable. Ej.: “averiguar el tratamiento que se le da a los talonarios de venta al contado mientras no se
usan”.
3) Anulación de formularios: cuando sea necesario anular un formulario con numeración preimpresa no se destruyen copias
sino que se le agrega la inscripción “anulado”. Ej.: “verificar el tratamiento que se le da a los recibos anulados”.
4) Control de correlatividad: siempre que se establezcan series numéricas para el control de formularios, en el manual de
procedimientos se deben incluir normas que verifiquen las series en uso y, en caso de existir números faltantes, activen
un procedimiento de excepción para localizarlas. Tiene el propósito de encontrar usos indebidos de documentación o de
prevenirlos.
5) Transferencia intersectorial: la transferencia de documentación entre sectores deberá hacerse respetando series numéricas
en bloque.
6) Diseño: todo formulario debe tener previsto un pie donde se habilitarán casilleros para que cada sector interviniente deje
constancia, mediante firma, del proceso realizado.
7) Archivo: todo formulario prenumerado debe tener un ejemplar que se archive en forma correlativa y que permita efectuar
el seguimiento de los emitidos.
8) Legajo: las operaciones que tienen trascendencia económica serán autorizadas contra la presentación, al funcionario
responsable, de un legajo con antecedentes aportados por cada uno de los sectores intervinientes. La actividad de los
sectores se muestra en comprobantes que deben reunirse en el legajo para documentar la decisión y permitir
posteriormente el control de mérito. Ej.: “controlar si la documentación que se utiliza en el circuito de compras cumple
con los requerimientos de información para decisiones posteriores”.
9) Intervención: la documentación que sirve de base a operaciones que impliquen la entrega de bienes deberá ser anulada
una vez que dicha operación se haya concretada. Ej.: “controlar si al reembolsar el fondo fijo se deja constancia del
pago en el comprobante para evitar duplicación de pagos”.
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  Normas relacionadas con la estructura:
Son las que se incluyen en el Manual de Organización y tienden a precisar las responsabilidades de cada integrante del ente en
cuanto a la custodia de los bienes que se le han asignado y la facultad de autorizar gastos que afectan el patrimonio de la
organización.
1) Separación de funciones: las funciones operativas deberán estar separadas de las de registración y de las de control. La
división atiende a no concentrar en un único responsable atribuciones cuyo ejercicio sin freno puede resultar perjudicial
para la organización. Ej.: “verificación sobre si el personal de caja y bancos realiza las conciliaciones bancarias”
2) Asignación de funciones: mediante el manual de la organización se asignan las funciones y tareas que deben ser
desarrolladas por cada puesto. Esto posibilita a cada individuo conocer con precisión qué es lo que debe desarrollar sin
dejar zonas conflictivas, y permite establecer responsabilidades por el incumplimiento. Ej.: “investigar si se dispone de
un manual que defina funciones y procedimientos relacionados con la operación de venta”.
3) Definición de atribuciones: cada puesto de la organización dispone de un margen de disposición con relación a los
recursos que puede insumir en su cometido. El Manual de Organización debe definir los tipos de gasto y montos que el
titular puede disponer, las facultades que tiene en cuanto a la incorporación, retribuciones, horas extras y demás temas
relacionados con el personal, los bienes cuya compra puede solicitar.
4) Niveles de autorización: las funciones que se cumplen en una organización sufren un doble proceso de división,
agrupamiento y asignación. En el primer proceso, las funciones se agrupan en conjuntos en relación con la afinidad.
(“proceso de departamentalización”). En el segundo, la división por niveles de una misma función asumida por diferentes
empleados se hace por la magnitud del problema involucrado por las decisiones particulares que se presentan (“proceso
de delegación”). Cuando hablamos de niveles de autorización lo hacemos respecto de las funciones y no a las
atribuciones de gasto.
5) Creación de sectores específicos: al emprender el proceso de asignación en lugar de agrupar las funciones y asignarlas a
sectores con actividades que justifican su existencia sin el problema específico del control interno, se atribuyen las
funciones a sectores cuya creación y razón de ser se encuentran únicamente en lograr un adecuado grado de control
interno. Aparecen sectores “filtro” cuya función es evitar que departamentos o personas estratégicas de la organización
tengan relaciones con el contexto. Se pretende evitar el fraude o el error, en lugar de detectarlos una vez que se producen.

 Normas relacionadas con el ordenamiento del trabajo:

Se vinculan con la forma en que se ordena el trabajo operativo para lograr que todo el conjunto de personas administre los bienes,
usando documentación y cumpliendo las funciones establecidas en el manual de organización.
1) Oposición de intereses: los procedimientos administrativos deben diseñarse previendo que los diversos sectores que
intervienen tengan intereses contrapuestos. Así, cualquier sector que pretenda actuar en provecho propio perjudicará a
otro, el que al no admitirlo está sentando las bases del control interno. No es lo mismo “oposición de intereses” que
“enfrentamientos sectoriales”. La sana oposición de intereses no supone enfrentamiento, sin pautas a ser cumplidas por el
trabajo de cada uno, de manera que se clarifica con precisión la actuación de cada responsable. Se usa con relación al
movimiento de valores, a la transferencia de bienes no dinerarios y en la transferencia de documentación. Ej.:
“determinar si los valores recibidos por correspondencia son entregados al cajero quedando constancia detallada y
escrita de su recepción”.
2) Registro por área de responsabilidad: luego de instrumentar controles por oposición de intereses en el trámite, se deben
instaurar registros que individualicen la tenencia de cada responsable en función de descargo que se origina con cada
transferencia. El control por oposición de intereses es efectivo cuando se complementa con un trámite posterior de los
formularios de transferencia.
3) Registros contables: la registración de operaciones valorizadas debe estar basada en los principios contables. El sistema
de registración contable, basado en la partida doble, brinda la coherencia necesaria como para poner de manifiesto
cualquier alteración que quiera efectuarse y resulta necesario para finalidades legales e impositivas. Para que el sistema
contable sea útil para cubrir las necesidades de operación y control se deben cumplir los siguientes requisitos: debe
prepararse un correcto plan de cuentas y la tarea administrativa debe basarse en datos contables.
4) Control por sistema: los procedimientos administrativos deben incluir pautas que tiendan a promover el control por
sistema. Éste es el que se produce naturalmente como consecuencia de la labor coordinada de diversos sectores, y como
consecuencia del cumplimiento por cada uno de ellos de tareas que le han sido convenientemente programadas. Este tipo
de control se presenta de diferentes formas:
a) Lineamientos de trabajo: el control por sistema se logra mediante formas lineales de trabajo que con su
cumplimiento lo propenden naturalmente. Ej.: “analizar si existe un mecanismo definido para la tramitación de
cobranzas por vía legal cuando se agotan las instancia por vía normal”.
b) Consistencia de datos de origen: casi todos los datos que alimentan los sistemas administrativo – contables se
originan en las áreas operativas. La captación supone codificar y transcribir en un soporte hechos económicos a los
efectos de ser comunicados a quienes deben actuar en relación a ellos. sin una correcta interpretación de los
hechos y su traslación a los sopotes, todo el procesamiento anterior se asentará sobre bases falsas y generará
errores en cadena. Por eso es necesario extremar los controles en esta etapa como medio de dotar de seguridad a
todo el sistema.
c) Coordinación de labor de las áreas operativas con las de procesamiento contable: la coordinación se fomenta
cuando se respetan las siguientes pautas:
- Captación en comprobantes de base adecuadamente diseñados y con normas precisas de emisión (para evitar
errores de interpretación).
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 - Transmisión en períodos breves de tiempo y sobre la base de resúmenes de rendición (para lograr consistencia
en origen y lotes de dimensiones reducidas).
- Rendiciones de acuerdo a las necesidades específicas de chequeo del sector de procesamiento (para
aprovechar el trabajo de cada sector estableciendo formas similares de trabajo).
- Área de procesamiento que registre inmediatamente los comprobantes recibidos y verifique los resultados
contra los totales de rendición (para localizar errores de captación y/o procesamiento).
- Discordancias que originen revisiones en los lotes de documentación (para subsanar errores y servir de
elemento de capacitación).
d) División del proceso de captación de datos: diversos procesos de captación de datos tienen un doble flujo de
documentación. Una de las formas de establecer un buen control por sistema es coordinar dicho doble flujo,
comparando los datos producidos por sectores independientes, antes de proceder a su procesamiento.
5) Cadena de actividades: existen ciertas actividades a las cuales no les llega ninguna de las formas establecidas de
ordenamiento del trabajo que aseguren el control interno deseado. Por eso se debe recurrir al control por repetición. El
manual de procedimientos precisará quién será el responsable de ejecutarlas y quién el de revisar totalmente lo realizado
y aprobar el curso del trámite. Las actividades que suponen la disposición de bienes de la organización hacia terceros son
ejemplos típicas de este tipo. La cadena de actividades no debe contemplar controles repetidos ya que esto en lugar de
contribuir a asegurar la corrección del acto, actúa inversamente aumentando las posibilidades de error.
6) Control de relaciones con el contexto: las organizaciones mantienen relaciones con terceros. Como consecuencia de éstas
se establecen posiciones de crédito y deuda, de diferente carácter según cuál sea la naturaleza jurídica de la relación. Para
que el control sea realmente efectivo, la remisión debe estar a cargo de un departamento de control y no del sector que
mantiene el trato directo con el tercero.

Auditoría operativa:
Es “la actividad de revisión permanente que se desarrolla sobre las actividades de la organización con el propósito de controlar el
desenvolvimiento de los integrantes de la misma”. Sus objetivos son:
- Asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes.
- Analizar si dichos procedimientos se adecuan a las circunstancias actuales en las que se desarrolla la actividad.
- Evaluar el grado de conveniencia de los actos revisados, informando sobre los mismos sin decidir sobre su corrección.
Si bien no se efectúa constantemente como el control interno, en las organizaciones modernas es un proceso permanente.
Hay una íntima relación que hace que el diseño de sistemas administrativos y la auditoría operativa se vinculen por 2 motivos: la
forma que adoptan los sistemas condicionan a los programas de auditoría operativa, y la existencia de la auditoría y los resultados
que produce la misma son factores fundamentales para que se concreten en los hechos los objetivos perseguidos cuando se
diseñan los sistemas.
El analista debe lograr que las normas y procedimientos se implementen y sean correctamente aplicadas. Sin embargo, una vez
instaurado el sistema administrativo, es imprescindible una tarea permanente, realizada en forma muestral y rotativa, para revisar
lo actuado, compararlo con lo programado e informar desviaciones. Por eso, el analista debe asegurarse de que el funcionamiento
eficaz y eficiente se extienda en el tiempo, previendo el sector que se hará cargo de la función de auditoría operativa, su
dependencia y composición y el detalle de las tareas y responsabilidades que le competen. De esta manera, el analista diseña un
manual de procedimientos específico y un manual de auditoría operativa.
La auditoría operativa es el último eslabón del circuito y tiende a superar los problemas patológicos que se presentan en los
sistemas administrativos, poniéndolos de manifiesto y promoviendo estudios para solucionarlos.

Informe COSO:
Es una iniciativa del sector privado establecida en 1985 por 5 asociaciones profesionales contables y financieras. Su objetivo es
mejorar la calidad de la información financiera concentrándose en el manejo corporativo, las normas éticas y el control interno.
El informe “Control interno – Sistema integrado”, publicado por el COSO en 1992, establece una definición común de control
interno y proporciona un Standard por el cual las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus sistemas de control.
El informe COSO ha pretendido y conseguido que ante cualquier discusión o problema de control interno, los interlocutores
tengan una referencia conceptual común.
El COSO define al control interno como “un proceso, realizado por el Directorio, la Gerencia General y el personal de una
entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con respecto al cumplimiento de los objetivos en las siguientes
categorías:
- Efectividad y eficacia en las operaciones.
- Confiabilidad en la información financiera.
- Cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables.

Esta definición permite analizar el control interno desde diferentes aspectos:

1) Es un proceso: el control interno constituye una serie de acciones que se extienden por todas las actividades de una
organización y que son inherentes a la gestión del negocio. Los procesos de negocio se coordinan en función de los
procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión. El control interno es parte de dichos procesos y
está integrado en ellos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en
cada momento. El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad. Son más
efectivos cuando se incorporan a la infraestructura de una entidad y forman parte de su esencia.
2) Es llevado a cabo por personas: el control interno lo realizan los miembros de una organización mediante sus acciones y
palabras. Todas las personas de una organización son responsables del control interno:
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 a) La dirección: el director ejecutivo con los demás directores y gerentes son los responsables finales.
b) El directorio: encargado de cuidar y guiar a la organización.
c) Los auditores internos: evalúan la efectividad de los sistemas de control y contribuyen a lograr su eficiencia.
d) El resto del personal: el control interno es responsabilidad de cada uno de los miembros de una organización y por
lo tanto debe ser una parte explícita o implícita de la descripción de trabajo de cada empleado.
De la misma forma el control interno afecta la actuación de las personas. Tiene en cuenta que las personas no siempre
comprenden, se comunican o realizan sus cometidos de una manera uniforme. Los empleados deben conocer sus
responsabilidades y los límites de su autoridad.
3) El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable: el control interno, aunque esté muy bien diseñado
e implantado, solamente puede aportar un grado de seguridad razonable. Las posibilidades de conseguir los objetivos del
ente se ven afectadas por las limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de control interno.
4) El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos: los objetivos pueden establecerse para la
organización como conjunto o dirigirse a determinadas actividades dentro de la misma. Los objetivos se clasifican en 3:
a) Operacionales: utilización eficaz y eficiente de los recursos de la entidad.
b) Información financiera: preparación y publicación de estados financieros fiables.
c) Cumplimiento: por parte de la entidad de las leyes y normas aplicables.

El control interno consta de 5 componentes relacionados entre sí: