ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 5

EVIDENCIA 7:

AGENDA DE TRABAJO PARA LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

TECNOLOGÍA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

 INTRODUCCIÓN

Analizaremos las situaciones que se presentan al interior de una organización con

relación a los conflictos que están generando obstáculos en los procesos y no está
permitiendo que se llegue a un acuerdo entre los jefes de las áreas de almacén,
jefe de compras, jefe de costos y jefe de presupuesto; esto está ocasionando que
la organización este dividida sobre intereses propios y no alrededor de un solo
objetivo, es por eso que en el presente trabajo se busca establecer una agenda de
trabajo con el fin de dar solución a estos conflictos; es normal que todas la
organizaciones tengan desacuerdos, aunque son estos una gran oportunidad para
aplicar opciones de mejora que permitan a cada una de las partes su potencial y
habilidad para dar solución a la situación, esto debe ser una discusión de no
violencia, sino una discusión de creatividad, de dinamismo, de proactividad para
generar estrategias que le den a la organización lo mejor de cada uno para la
satisfacción del cliente.
Análisis de la situación de conflicto entre los gerentes de área.

Se realizara un análisis del conflicto que se está generando al interior de la

organización, el cual surge por un desacuerdo entre gerentes de las áreas que
debaten el mejoramiento de los procesos de la cadena logística, en la situación
de conflicto están involucrados el jefe de almacén, el jefe de compras, el jefe de
costos y el jefe de presupuestos, el desacuerdo que se presenta por el
incumplimiento que se viene presentando en las entregas de los pedidos a los
clientes.

Durante este esta semana se realizara un agenda de trabajo, en el cual nos

reuniremos para debatir el conflicto que existe en la organización por el
incumplimiento a los cliente, nos reuniremos el día martes a las 8am. Donde se
revisara la situación y daremos solución a cada uno de los conflictos.

Agenda a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área

Martes 8am:

Criterios del jefe del almacén o inventarios.

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a) Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al

almacén los pedidos solicitados.

Hoy martes analizaremos la responsabilidad que recae sobre el jefe de compras

para que el almacén cuente con la materia prima necesaria. Investigaremos
porque el jefe de compras se demora más de 10 días en entregar al almacén
los pedidos solicitados, porque esta tan demorada en llegar la materia prima;
pensamos que los procesos de compras son muy importantes realizarlos de
una manera eficiente para que sea eficaz, además de eso tenemos que tener
en cuenta que es muy importante para la empresa seleccionar los mejores
proveedores, es bueno pensar en los tiempos de entrega, si nuestro proveedor
se está demorando 10 días en entregarnos la materia prima, preguntemos
porque ?, s¡ que es lo que está pasando?.

Nuestro proveedor responde a la organización, que la demora en los pedidos ha

sido porque tiene demasiados pedidos acumulados, pensaremos que la
selección de proveedores no es fácil, pero ya que nuestro proveedor no está
cumpliendo con nuestros requerimientos, es necesario cambiarlo de manera
inmediata. Ahora pensaremos cuales métodos utilizaremos para medir la
calidad de nuestro nuevo proveedor, y tener un sistema de evaluación para
 evaluar su desempeño que satisfagan las necesidades de la organización, los
criterios que tendremos en cuenta a escoger el nuevo proveedor, la calidad, la
responsabilidad, los tiempo de entrega, los precios, los costos, el servicio al
cliente, gestión de reclamos, compromisos, referencias empresariales, todos
estos criterios se deben establecer para que nuestro nuevo proveedor sea
mucho más eficiente en sus tiempos de entrega y la operación no tenga que
parar porque el proveedor no está cumpliendo. Recuerden gerentes que
nuestro objetivo en la empresa es encontrar la solución a procesos que nos
generan cuellos de botella y no permiten que siga la continuidad en nuestra
producción, el conflicto intergrupal que está generando el no darnos cuenta que
el trabajo debe ser un trabajo de equipo, un trabajo colaborativo, el conflicto se
debe tomar como algo positivo para la empresa porque nos deja entrever, en
que situaciones de malos procedimientos estamos fallando, y nos ayuda a un
mejoramiento continuo en la trayectoria o durante el tiempo que estemos en la
organización. Es por eso que hoy tomaremos en reflexión de afrontar los
conflictos de una manera más proactiva, indagadora, cooperativa, para
encontrar la solución.

Miércoles 7am:
Se revisara criterios del jefe del almacén o inventarios.
Hoy es nuestro segundo día de agendamiento en la solución de conflictos que
suceden en la organización, daremos paso al análisis de la siguiente situación:

b) Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de

inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad
al manejo de los inventarios.

Tenemos que tener en cuenta que es muy importante para la organización los
presupuestos en costos, y una de las misiones de la organización es simplificar
los costos para tener muchos más beneficios, pensemos en cómo estamos
trabajando, de acuerdo a la oferta y demanda del mercado, se debe seguir
buscando estrategias para seguir realizando las metas que tiene la organización
en bajar los costos, y buscar más oportunidades de mejoras sin dejar decaer
nuestros inventarios, también el presupuesto de nuestros inventarios deben ser
de acuerdo a la demanda, no tendremos producto guardado demasiado tiempo
sin utilizarlo hay que bajar costos y para ello el trabajo debe ser colaborativo,
jefe compras debe trabajar de la mano con jefe de presupuesto para que así
nuestro inventarios tenga la capacidad que necesita para cumplir los procesos
de producción. Y así cumplir con las entregas del cliente.

Jueves 7am
Se revisaran los criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro tercer día de agendamiento para la solución del conflicto generado
en la organización daremos debate a la opinión del jefe de compras:
La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a) Del jefe de presupuesto por que no apropia las partidas

presupuestales suficientes para realizar los volúmenes de compras
necesarios que garanticen buenos precios y poder tener capacidad de
negociación.

Bueno como hablamos anteriormente manejar grandes volúmenes de

compras en el almacén puede ser algo positivo en cuestión de negociación,
pero también puede ser algo negativo para la empresa en costos de la
organización, nos colocaremos en la tarea, el jefe de almacenamiento,
realizara un inventario extremo del almacén, y el jefe de presupuestos
realizara un análisis de la demanda que tenemos en pedidos de los cliente,
ya con la información se debatirá la situación de compra en grandes
volúmenes y poner manejar buenos precios, realizaremos antes de tomar
cualquier decisión una matriz DOFA donde verificaremos las debilidades,
las fortaleza, oportunidades, y amenazas, que nos pueden ayudar a la toma
de decisión para mirar si comprar grandes cantidades de materia prima
pueden ayudar a tener mejor negociaciones a unos precios más bajos, o
también podría generarle a la organización un sobre costo en los
inventarios.

Viernes 7am
Criterios del jefe de compras
Hoy es nuestro cuarto día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe de
compras:

b) Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera

oportuna los faltantes de mercancías para poder hacer de manera
adecuada el proceso de compras.
El jefe de inventarios debe entregar a tiempo la información de inventarios
en el tiempo que es, hay que respetar el trabajo de los demás ya que hay
que pensar los que los procesos dependen de otros procesos en la logística
para poder avanzar, si en el transcurso de la operación no hay un buen flujo
de información pues los procedimientos van a estar mal, y las
consecuencias son un caos en la organización. Según nuestro plan de
trabajo y con los nuevos inventarios sabremos cuales son los faltantes, jefe
de compras debes evaluar cuáles serán las compras cruzando con el
 inventario, jefe de presupuesto, debes de ver estrategias de mejora para
que los costos sean los mejores y así poder cumplir con el cliente.

Viernes 7am
Criterios del Jefe costos y presupuestos
Hoy es nuestro quinto día de agendamiento para la solución del conflicto
generado en la organización daremos debate a la opinión del jefe costos y
presupuestos.

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a) Del Jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de

inventarios para poder realizar una adecuada programación de
pedidos.
El nuevo agendamiento, será entregar los inventarios a tiempo, y solucionar
rápidamente la información que otras áreas dependan de nuestro trabajo,
de ahora en adelante se realizaran inventarios semanales mientras, se
normaliza la situación, y entregamos los pedidos a tiempo de los clientes.

b) Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección

de proveedores.
El jefe de compras tendrá el trabajo de escoger un buen proveedor
utilizando sistemas de evaluación que cumplan con un excelente tiempo de
entregas.

 Actividades a desarrollar para solucionar el conflicto identificado en cada área.

ÁREAS
Jefe de Almacén
Jefe de compras
Jefe de costos
Jefe de presupuesto
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Se realizar inventarios semanales.
Reorganización en el almacén.
Entregar los inventarios a tiempo
Realizar cambio de proveedores,
realizar sistemas de evaluación para
que el proveedor sea el mejor.
Trabajo colaborativo
Analizara la demanda del mercado
Organizará el presupuesto de la
organización.
Análisis dofa para ver posibles
 estrategias.

Conclusiones

 El trabajo se realizara en equipo, donde se tomara como solución a todos los

conflictos, el aporte de cada uno en su respectiva área de trabajo, los jefe se
compromete a buscar soluciones en los procesos de la organización, con la
cooperación de cada uno se encuentra la solución a los cuellos de botella que
están estancando la operación, se crean estrategias de mejoramiento, para que
podamos cumplir con los pedidos del cliente, se trabaja con un solo objetivo,
comunicación necesaria con las tecnologías de información para que los
procesos sean rápido y agiles en respuesta inmediata a nuestros cli