CONTROL

CUARTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Introducción a las
Organizaciones 1
 DEFINICIONES Y CONCEPTO

Las organizaciones utilizan el control :

para asegurarse que van en camino correcto

para verificar que utilizan los recursos de
forma eficiente

Introducción a las
Organizaciones 2
 DEFINICIONES Y CONCEPTO

Definición de Control de Fayol

Que todo se efectúe de acuerdo al plan que ha

sido adoptado, a las órdenes dadas y a los
principios establecidos. Su objeto es señalar los
errores a fin de que sean rectificados y prevenir
de que ocurran nuevamente.

Introducción a las
Organizaciones 3
 DEFINICIONES Y CONCEPTO

Definición de Control de Koontz y

O´Donnell
Es la medición y correción de las actividades de
los subordinados para asegurar que los eventos
se ajustan a los planes.
Mide el desempeño en relación a las metas
Muestra la existencia de desviaciones
Promueve la corrección de las desviaciones
Contribuye al cumplimiento de los planes
Introducción a las
Organizaciones 4
 DEFINICIONES Y CONCEPTO

Definición de Control de Peter

Drucker
CONTROLES CONTROL
• Medición e Información • Dirección
• Medios • Fin
• Sobre hechos ocurridos • Sobre expectativas
• Analítico, lo que era y es • Normativo, lo que debería
ser

Introducción a las
Organizaciones 5
 DEFINICIONES Y CONCEPTO

Evolución del concepto de control

Verificar los desvíos, Complemento del

con un fin de penalizar, proceso de planear, más
e indirectamente ligado al objetivo de
corregir la organización

Introducción a las
Organizaciones 6
DEFINICIONES Y CONCEPTO

PLANIFICACIÓN

CONTROL

Introducción a las
Organizaciones 7
IMPORTANCIA DEL CONTROL

FACTORES QUE LA DETERMINAN :

• PERMITE A LOS ADMINISTRADORES

VALORAR LOS CAMBIOS
• FACILITA VERIFICAR SI LA DELEGACIÓN
DE AUTORIDAD SE CUMPLIO COMO
ESTABA PREVISTO
• POSIBILITA LA DETECCIÓN DE ERRORES
A TIEMPO, PARA EVITAR PERDIDAS

Introducción a las
Organizaciones 8
 TIPOS DE CONTROL

POR EL MODO DE OPERAR :

• SOBRE RESULTADOS (OPEN) - una vez

terminada la tarea

• AUTOMATICO (FEED BACK) - a medida

que se lleva a cabo la acción

Introducción a las
Organizaciones 9
 TIPOS DE CONTROL

SEGÚN LA CONTINUIDAD :

• CONTÍNUO - sin interrupciones

• PERIÓDICO - a intervalos

• EVENTUAL - en circunstancias

Introducción a las
Organizaciones 10
 TIPOS DE CONTROL

SEGÚN EL MOMENTO EN QUE SE

REALIZA:

• PREVENTIVO - antes de los hechos a

examinar

• CONCOMITANTE - durante el desarrollo

de los hechos

• POSTERIOR - luego de realizados

Introducción a las
Organizaciones 11
 TIPOS DE CONTROL

SEGÚN LA INTENSIDAD CON QUE SE

REALIZA:

• ANALÍTICO - sobre todos los hechos

• SINTÉTICO - sobre parte de ellos

Introducción a las
Organizaciones 12
 TIPOS DE CONTROL

SEGÚN EL OBJETO DEL CONTROL:

• DE LEGALIDAD - verifica el cumplimiento

con las normas

• DE MÉRITO (OPORTUNIDAD O
CONVENIENCIA) - atiende a éstos
atributos

Introducción a las
Organizaciones 13
 TIPOS DE CONTROL

SEGÚN LA UBICACIÓN DE LOS

ÓRGANOS QUE LO EFECTÚAN :

• EXTERNO - de fuera de la organización

• INTERNO - pertenecientes a la empresa

Introducción a las
Organizaciones 14
 TIPOS DE CONTROL

DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICO

EN EL QUE SE REALIZA :

• ESTRATÉGICO - en el máximo nivel de

responsabilidad

• DE GESTIÓN - en un nivel intermedio

• OPERATIVO - en el nivel operativo

Introducción a las
Organizaciones 15
 ETAPAS DEL PROCESO DE
CONTROL
1 2 NO HACER
NADA
ESTABLECER
ESTÁNDARES MEDIR EL
Y MÉTODOS DESEMPEÑO SI

CUMPLE LOS
ESTANDARES

3
TOMAR
NO
4 MEDIDAS
CORRECTIVAS

Introducción a las
Organizaciones 16
FACTORES DE CONTINGENCIA
DEL PROCESO DE CONTROL

• TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN
• NIVEL JERÁRQUICO CONTROLADO
• GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN
• ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
• IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD

Introducción a las
Organizaciones 17
 REQUISITOS QUE DEBE
CUMPLIR UN SISTEMA DE
CONTROL EFECTIVO
• PROPORCIONAR INFORMACIÓN ÚTIL Y
COMPRENSIBLE
• PROPORCIONAR INFORMACIÓN PRECISA Y
OPORTUNA
• PROPORCIONAR INFORMACIÓN COMPLETA Y
JUSTA
• OFRECER RESPUESTAS RÁPIDAS Y ADECUADAS
• FLEXIBILIDAD PARA ADAPTARSE A LOS
CAMBIOS
• ECONOMICIDAD
• GUIAR HACIA LA ACCIÓN CORRECTIVA
• ADECUACIÓN A LA ACTIVIDAD Y AL NIVEL
JERÁRQUICO CONTROLADOS
• OBJETIVIDAD
Introducción a las
Organizaciones 18
INSTRUMENTOS DE CONTROL
♦ INSTRUMENTOS DE CONTROL
PRESUPUESTARIO

♦ RATIOS

♦ CUADRO DE MANDO

♦ PUNTO DE EQUILIBRIO

♦ ANALISIS DE VARIACIONES

♦ AGENTES DE CONTROL

Introducción a las
Organizaciones 19
 INSTRUMENTOS DE CONTROL
INSTRUMENTOS DE CONTROL PRESUPUESTARIO
Comparar las previsiones con los gastos o ingresos reales

PRESUPUESTOS OPERATIVOS - de gastos, ingresos o utilidades

en cantidades y en pesos
PRESUPUESTOS FINANCIEROS - fuentes y usos
Pto. de Caja y Balance General.

RATIOS
Relaciones entre variables significativas para la empresa
COMERCIAL - Satisfacción del cliente medida por encuesta
FINANZAS - Liquidez = Act. Cte./ Pas. Cte.
PERSONAL – Ausentismo promedio mensual año 2007 =
[Σ(faltas en – jun 2007)]/6
PRODUCCIÓN – Rotación de inventarios = Ventas / Inventario Promedio

Introducción a las
Organizaciones 20
 INSTRUMENTOS DE CONTROL
CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCE
SCORECARD)
ES UN INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE CONTIENE ELEMENTOS DE
LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PERMITE VERIFICAR SU
CUMPLIMIENTO.

UN FORMATO DEL CMI PRESENTA 4 ELEMENTOS DE LA GESTIÓN :

1. PERSPECTIVA FINANCIERA
2. PERSPECTIVA DEL CLIENTE
3. PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS
4. PESPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO

PLANTEA DISTINTOS OBJETIVOS DE CADA UNA DE ESAS PERSPECTIVAS

Y PARA CADA UNO ESTABLECE INDICADORES

Introducción a las
Organizaciones 21
CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Introducción a las
Organizaciones 22
 INSTRUMENTOS DE CONTROL
PUNTO DE EQUILIBRIO

ES OTRO INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE DETERMINA LAS UNIDADES

VENDIDAS QUE PERMITEN NI GANAR NI PERDER.

ESE VALOR SE DA PARA

Qeq = CF / (p – cv)

CONOCIDO ESTE VALOR, LAS DISTINTAS ÁREAS DE LA EMPRESA,

DEBERÁN TOMARLO EN CONSIDERACIÓN PARA QUE LAS VENTAS
SUPEREN ESE NIVEL, DE FORMA DE OBTENER RENTABILIDAD.

Introducción a las
Organizaciones 23
 INSTRUMENTOS DE CONTROL
ANÁLISIS DE VARIACIONES

ESTE INSTRUMENTO DE CONTROL, BUSCA EXPLICAR LA RAZÓN POR

LA QUE SE PRODUCEN VARIACIONES ENTRE LOS VALORES
REALES Y ESTIMADOS TANTO EN CANTIDADES COMO EN PRECIOS.

VAR = CR x PR – CE x PE

HACIENDO OPERACIONES LLEGAMOS A :

PR x (CR – CE) + CE x (PR – PE) = VAR

VARIACIÓN VARIACIÓN
CANTIDAD PRECIO

Introducción a las
Organizaciones 24
 INSTRUMENTOS DE CONTROL
AGENTES DE CONTROL
DESDE QUE EL CONTROL ABARCA A TODA LA EMPRESA, EXISTEN
DISTINTOS AGENTES QUE CUMPLEN TAREAS DE CONTROL :

1. INTEGRANTES DE LA CÚPULA ESTRATÉGICA

2. INTEGRANTES DE LA LÍNEA JERÁRQUICA
3. AUDITORES EXTERNOS
a) AUDITORÍAS CONTABLES
b) AUDITORÍAS DE GESTIÓN
c) AUDITORÍAS DE CALIDAD
d) AUDITORÍAS AMBIENTALES
4. AUDITORES INTERNOS
a) CONTROL INTERNO
b) RIESGO
Introducción a las
Organizaciones 25