ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

NUMERO FICHA: 2105401

APRENDIZ: JOAN SEBASTIAN ARIAS MENDOZA

INSTRUCTORA: ADIELA ORTIZ JIMENEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)

EVIDENCIA 3- INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

TEMA: INFORME PASO A PASO PARA LA RECEPCION O RADICACION,

REGISTRO, DISTRIBUCION O EMBALAJE DOCUMENTOS DE DIFERENTE
CONTEXTO
INFORME PASO A PASO PARA LA RECEPCION O RADICACION, REGISTRO,
DISTRIBUCION O EMBALAJE DOCUMENTOS DE DIFERENTE CONTEXTO.

OBJETIVO Y ALCANCE

Normalizar las actividades para la presentación del servicio de radicación,

distribución y control de documentos, aplica desde la recolección de documentos,
hasta el archivo de guías y formatos diligenciados.

RESUMEN

En este informe podemos establecer el paso a paso para la recepción o

radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto
y la importancia de mantener este orden en el manejo de archivos dentro de una
organización.

INTRODUCCION

Con este trabajo se busca conceptualizar el proceso de la recepción o radicación,

registro, distribución o embalaje documentos de diferente contexto, para conocer
su importancia en el programa de gestión documental que en buena medida
aportan para el conocimiento y el bienestar de la sociedad en general.

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La misión es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida.

Cabe destacar que ningún documento oficial puede ser desechado ya que éstos
son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa.
PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO,
DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DOCUMENTOS DE DIFERENTE CONTEXTO

-Cuando se reciben documentos para su distribución ya sea en una oficina o

empresa se deben tomar en cuenta una serie de pasos para su distribución a la
zona donde corresponda:

1) La recepción del documento, se debe asentar en un registro el tipo de

documento que se está recibiendo, así como identificar el contenido del
mismo, quién lo elaboró, quién lo entrego y la fecha y hora en la que fue
recibido el documento.

2) Una vez que haya pasado por el proceso de recepción se debe registrar en
la base de datos los documentos recibidos, especificando los datos
exactamente como los contienen los documentos.

3) Una vez que se haya registrado se procederá a la clasificación de los

documentos, este proceso lo caracteriza el cuadro de clasificación
documental que tenga la entidad, y viene dada por el tipo de documento
recibido (acta, memorándum, minuta, carta de solicitud, entre otros).

4) Una vez que se haya realizado la clasificación a la cual corresponde el

documento se procederá a su archivado o envío al sitio que corresponda el
documento (oficina).

CONCLUSION

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,

que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y
local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el
objetivo primordial de este informe “Administración Documental ”.