ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Un archivo es un conjunto de documentos producidos por personas que son administrados,

organizados, y conservados para difundir la
Información contenida en ellos, donde los archivos son fuentes primarias de ilustración y
mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en esto podemos encontrar muchas
verdades, versiones, y son muy útiles para una investigación, para la administración
pública, para la ciudadanía, para una difusión cultural y para lograr una mayor eficiencia y
transparencia de la gestión.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno
colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben

legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe
regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organización del archivo

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por
cuanto en su documentación se expresa, en fonema original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades. Su creación, existencia, desempeño y desaparición son
siempre demostrables a través de documentos.

Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por
personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de
concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar
proyectos anteriores, cumplidos  o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar
decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de ciudadanos.

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y

mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en
documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo
creador, por parte de investigadores y estudiosos.  Los archivos sirven para descubrir la
verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes, sobre los acontecimientos; son útiles
para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía,
los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.