BOLETÍN (JULIO 2018) - COLOMBIA

a2 Herramienta Administrativa Configurable ver. 8.00

a2softway C.A.
 V E R S I Ó N 8 . 0 0 . 0 X E 2FE

a2 HerramientaAdministrativa Configurable.

e-mail a2softway@cantv.net
www.a2.com.ve
Maracaibo-Venezuela
 V E R S I O N E S A2 AD M I N I S T R AT I V AS X E 2

Esta nueva versión permite la elaboración de las facturas electrónicas, trabajando en conjunto
con la plataforma de facturación electrónica de la empresa “The Factory HKA” que provee los
certificados electrónicos conforme a lo que establece la legislación.

De esta manera al adoptar el esquema de facturación electrónica (FEL) los documentos en papel
que corresponden a los documentos de Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito son
reemplazadas x formatos digitales para el almacenamiento y con plena validez legal.

Ahora bien, este nuevo mecanismo que conlleva a la factura electrónica se hace a través de un
nuevo módulo que al momento de instalar el programa, lo podemos ubicar en la siguiente
dirección: Factura Electrónica\a2Felectronica.exe

Este nuevo programa debe correr de forma permanente en el equipo que se destine para ello y su
función será enviar las transacciones al portal de la empresa “The Factory HKA” para su validación
y asignación del CUFE.

El CUFE es el “código único de factura electrónica” que se le asigna de manera única a cada
documento y le otorga validez fiscal.

Ahora bien, para trabajar con esta nueva característica se hace necesario que cumplamos con los
siguientes pasos:

1. Obtener x parte del contribuyente propietario de la licencia las credenciales de acceso a la

plataforma de facturación electrónica de “The Factory HKA”.
Estas credenciales consisten en 2 secuencias de caracteres llamados “Token” y una
secuencia de documentos fiscales para las transacciones de Facturas, Notas de Débito y
Notas de Crédito.
2.- Ejecutar el módulo de “Títulos y Correlativos” y marcar la opción de “Activar Factura
Electrónica”
 3.- Ejecutar el nuevo módulo a2FElectronica.exe y colocar la información de configuración
necesaria para que el sistema pueda autenticar las transacciones.

A continuación identificamos cada uno de los campos presentes en este módulo de configuración:

- Directorio Datos a2 : Ubicación de los datos de la herramienta administrativa configurable,

ejemplo : C:\a2Softway\Empre001\Data\
- Url Conexión : URL (Uniform Resource Locator) del servicio de integración
(proporcionado x “The Factory HKA”)
- Credencial Acceso Empresa : Token asignado por la plataforma
- Password Acceso Empresa : : Token asignado por la plataforma
- Tiempo de Refrescamiento (Min): Le indica al sistema cada cuanto tiempo debe buscar
documentos nuevos para su autenticación, valor x defecto 1 minuto.
- Tipo de Documento: Al momento de configurar los correlativos de los diferentes
documentos en el portal, existen 3 modalidades posibles: Automático, Manual con Prefijo
y Manual sin Prefijo.

- Prefijos y rangos para cada uno de los tipos de Documentos (Facturas, Notas de Débito y
Notas de Crédito): Para los casos en que los correlativos hayan sido seleccionados con
prefijo al momento de la configuración debe indicarse para cada tipo de documento.
Igualmente debe indicarse el correlativo con el que se inició la serie del mismo.

- Usuario a2 y Clave Usuario: Debe indicarse un usuario válido de la herramienta para iniciar
la sesión.

- Clave Local: Es una clave que restringe el acceso al módulo de configuración.

- Activar el envió de email al Cliente: En caso de estar activado (valor x defecto) al momento
de enviar el documento, el cliente recibe el documento a su dirección de correo.

- Fecha Inicio: Se debe colocar a partir de que fecha se van a enviar las transacciones al
portal.

- Código Impuesto 1: La Dian ha dispuesto unos códigos para identificar el tipo de impuesto
que se va a reflejar en el documento. A la fecha los códigos válidos son :

01 IVA
02 ICA
03 ICO
04 CONTRIBUCIONES
05 RETENCIONES
06 RETENCIONES EN LA FUENTE X IVA
07 RETENCIONES EN LA FUENTE POR ICA

- Folios: Este es un valor numérico y le indica al sistema que dé una advertencia cuando el
sistema se acerca a este número de certificados disponibles. Ejemplo: Si colocamos el
valor de 500, el sistema arrojara x pantalla una advertencia para que sea adquirido un
nuevo paquete de certificados.

4. Para realizar consultas de facturas anuladas es necesario reemplazar la tabla

“SoperacionINV” de la carpeta de Anulaciones, por una “SoperacionINV” de una data limpia de
versión 8.00; se debe exportar la información que se tiene en la tabla con la estructura
anterior y luego de reemplazar la tabla exportar la información.
CONFIGURACION DE CAMPOS EXTENSIBLES: La creación de esta figura de los campos extensibles
es una figura creada x “The Factory HKA” que le permite al usuario la inclusión de campos
especiales al momento de imprimir el documento. De esta manera se busca que los formatos
puedan adecuarse con variables adicionales a las necesidades de cada usuario
Existen en la configuración básicamente 2 tipos de campos extensibles; los primeros son los
definidos x “The Factory HKA” y que podemos verlos al desplegar el combo con el título de
disponibles.

Los valores que corresponden a Documento de Origen, Número de días de pago, Vendedor, los
toma el sistema de manera natural ya que son valores que existen en el sistema al momento de
emitir una factura como podemos ver en la siguiente imagen.
Ahora bien cuando utilizamos otra variable como x ejemplo: Destinatario, Persona que recibe la

Mercancía, placa del vehículo, a2 presume que la estamos tomando de la variable de detalle o

Comentario y debemos agregarle número de línea en el campo valor. Veamos esto con un ejemplo

Para que se pueda entender utilizando las variables: Persona que recibe la mercancía y placa del

Vehículo.
Como vemos en las 2 figuras anteriores, le estamos indicando al sistema que vamos a tener al

Momento de totalizar la factura, en el campo de Detalle o Comentario, estas 2 variables en las

Líneas 1 y 2. Debería ser de esta forma:

Al momento de la emisión de la factura electrónica estos campos quedarían incluidos como

Detalles adicionales dependiendo del tipo de negocio que tenga el usuario.

Ahora bien existe la posibilidad de seleccionar como campos extensibles otros valores que maneja

a2 y que podemos reflejar cuando seleccionamos la opción “libre” en campos disponibles. Al hacer
Esto se habilita el siguiente campo “Adicionales” y nos permite elegir de una lista.

Una vez que la configuración esta completada podemos grabarla y ejecutar el programa. Esta
aplicación corre de forma minimizada y podemos ubicarla siempre en los iconos que están en la
parte inferior derecha de la pantalla, al lado del reloj.

Con el botón derecho del mouse tenemos acceso a un submenú que nos permite realizar
diferentes funciones con este módulo, las cuales son:
- Visualizar: Esta opción podemos visualizar como las operaciones que vayamos realizando
se van enviando al portal y se van procesando.
- Consultas: Existen básicamente 4 operaciones disponibles desde el módulo de consulta.
Adicionalmente a esto podemos ver la cantidad de folios disponibles que tenemos.

1.- Reenviar documentos: Le reenvía al cliente un correo con el documento anexo en

formato Pdf. Como requisito debemos colocar el email del cliente o seleccionar el cliente
para que refleje su email de forma automática.

2.- Consultar Estados: Al seleccionar un documento, la consulta devuelve el estado en el

que se encuentra el documento ante la Dian. Veamos un ejemplo en la siguiente imagen.
3.- Descarga XML: Permite visualizar el formato XML del documento electrónico procesado.

4.- Descarga PDF: Permite visualizar el formato PDF del documento electrónico procesado
 - Notificaciones: Por último el sistema cuenta con una sección donde podemos verificar las
transacciones que no han sido procesadas o aprobadas y el mensaje que detalle la razón.
Como ejemplo podemos ver esta imagen donde existe una transacción que no se pudo
procesar x falta de conexión.

Por último hacemos notar que los formatos tradicionales de Ventas (Facturas y Devoluciones) y los
de cuentas x Cobrar (Notas de Débito y Crédito) cuentan con unas variables que reflejan la
información del CUFE así como otras vinculadas a la facturación electrónica. Estas solo estarán
disponibles para los casos de la reimpresión cuando ya el documento fue enviado al portal.

1.108-Cufe del documento (Factura Electrónica) ,0

1.109-Cufe Origen (Devoluciones) ,0

1.110-No. Documento Origen (Devoluciones) ,0

1.111-Fecha Documento Origen (Devoluciones) ,0

1.112-Motivo de la Devolución, 0
CONSIDERACIONES ADICICIONALES
Algunos campos adicionales que son necesarios fueron creados en las bases de datos, estos son:

- Archivo de clientes : Manejo del tipo de Régimen

- Archivo de Monedas: Manejo de código ISO para cada una de las monedas usadas en el
sistema.

- Código Dian para los Tipos de Retención: Según la naturaleza de la retención es necesario
agregarle un código que maneja la Dian para su correcto procesamiento.
- Al momento de Totalizar las operaciones de Notas Débito, Devoluciones o Notas de
Crédito, es necesario ingresar información relacionada con la operación de origen,
incluyendo el CUFE y el motivo de la transacción.