4.

Mecánica del proceso administrativo

4.1 Planeación

¿Qué es la planeación?
A todo directivo le interesa que su empresa sea eficaz y eficiente,
es decir que cumpla su misión, su encargo social y lo haga de
modo que su producto o servicio sea redituable, además de que
satisfaga las expectativas de sus clientes, manteniendo una
relación armónica y mutuamente ventajosa con el medio
ambiente. Es por ello que suelen emplear mucho de su tiempo y
esfuerzo personales a atender y cuidar personalmente todos los
detalles que intervienen en la consecución de estos propósitos,
mediante el ejercicio de las funciones generales que conforman el
ciclo administrativo.

a. Establecer el orden de los recursos y las funciones que

deben realizar los miembros de la empresa para lograr los
propósitos.
b. Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo,
la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación
de tiempo y números necesarios para su realización.
c. Consiste en hacer que el personal trabaje para que se
logren los propósitos de la empresa.
4.1.1 Elementos y principios de la planeación
¿Cuáles son los elementos de la planeación?

a. Objetivos, Cursos alternos de acción, Elección, Futuro…

b. Objetivos, Estrategias, Tiempo, Elección…
c. Elección, Objetivos, Futuro, Tiempo…
d. Necesidad, Inspección, Compromiso, etc.
e. Compromiso, Unidad, Estrategias, etc.
f. Precisión, Flexibilidad, Factibilidad, Unidad, etc.

4.1.2 Estrategias
Una estrategia es un plan de acción que se lleva a cabo para lograr un determinado fin en una
empresa a largo plazo, la estrategia Empresarial Se refiere al diseño del plan de acción dentro
de una empresa para el logro de sus metas y objetivos.
En el campo de la administración, una estrategia, es el patrón o plan que integra las principales
metas y políticas de una organización, y a la vez, establece la secuencia coherente de
las acciones a realizar. Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner en orden y
asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una
organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles
cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes inteligentes.
Las metas u objetivos establecen qué es lo que se va a lograr y cuándo serán alcanzados los
resultados, pero no establecen cómo serán logrados. Todas las organizaciones poseen múltiples
metas, pero las metas principales que son aquellas que afectan a la dirección general y la
viabilidad de la entidad se llaman metas estratégicas.
Las políticas son reglas o guías que expresan los límites dentro de los que debe ocurrir la
acción, y aquellas que guían la dirección general se llaman políticas estratégicas.

Elementos de una estrategia eficaz

Las estrategias en el escenario de negocios deben abarcar como mínimo los siguientes factores
y elementos estructurales:
 a) Objetivos Claros y Decisivos. Las metas específicas de las unidades
subordinadas pueden transformarse al ritmo de la competencia, sin embargo las metas
centrales de la estrategia para todas las unidades deben ser siempre lo bastante específicas y
claras para que proporcionen continuidad y den cohesión al seleccionar las tácticas durante
el horizonte temporal de la estrategia.
No todas las metas requieren ser escritas o precisadas numéricamente, pero si deben
entenderse bien y ser decisivas, es decir el logro de las metas debe asegurar la viabilidad y vida
de la empresa frente a sus competidores.
 b) Conservar la iniciativa. Una posición reactiva prolongada engendra cansancio,
hace descender la moral, cede la ventaja del tiempo e incrementa los costos, disminuye el
número de posiciones disponible, y baja la probabilidad de alcanzar el éxito.
 c) Concentración y Atención. Puntos obvios, pero es mejor corroborarlos.
 d) Flexibilidad. El reforzamiento de habilidades en un ámbito de acción planeado y la
ubicación renovada permiten mantener a los contrincantes, con un mínimo de recursos, en
relativa desventaja.

 4.1.3 Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación.

 TÉCNICAS CUALITATIVAS

 LLUVIA DE IDEAS: Técnica especialmente efectiva para generar ideas
nuevas. El procedimiento consiste en que se reúne un grupo de personas
interesadas en solucionar un problema en particular. El lugar ideal para
realizar esta técnica es un salón, donde el problema puede escribirse en el
tablero para que todos lo vean. El líder explica el problema y las reglas del
ejercicio. La lluvia de ideas es más efectiva cuando el problema se enumera
en forma simple y específica.

 SINÉCTICA. Este método se asemeja a la lluvia de ideas, pero la solución
final al problema se obtiene con una metodología más estructurada. La
 sinéctica tiene como aspectos positivos que es posible evaluar un problema
mucho más complejo, debido a que el problema se aborda por segmentos.
La parte negativa es que el grupo requiere entrenamiento para utilizar
medios como analogías simbólicas.

 DECISIONES POR CONSENSO. Cuando los conocimientos sobre un tema
en particular están repartidos entre varias personas, las decisiones por
consenso no requieren el acuerdo total por parte de todos los miembros del
grupo, aunque la decisión debe ser aceptable para todos. Este sistema
compromete a los miembros del grupo para seguir el camino que escoja.

 LA TECNICA DELPHI. Es un método para predecir el futuro utilizando
expertos en el área a la cual pertenece el problema. Se conforma un grupo
de expertos en el campo específico y ellos en forma independiente predicen
el futuro. A cada miembro se le distribuye una serie de preguntas
relacionadas con su área de especialización.

 LA PECERA. En esta técnica el grupo que debe tomar la decisión se sienta
en forma de círculo y en el centro de este se coloca una silla. Cuando
alguien se sienta en el centro, solo esa persona puede hablar. Ella puede
presentar sin oposiciones sus puntos de vista y proponer soluciones al
problema dado.

 INTERACCIÓN DIDÁCTICA. Esta técnica se utiliza cuando se requiere una
decisión del tipo se hace o no se hace. Los factores relacionados con la
decisión final pueden ser supremamente complejos y su investigación muy
amplia. Se le asigna a un grupo o persona la tarea de enumerar las
ventajas del problema, y a otros la enumeración de todas las desventajas.

  LA NEGOCIACIÓN COLECTIVA. Esta técnica generalmente es el
resultado del acercamiento de los trabajadores de la gerencia de la
empresa para una negociación.

 METODOLOGÍA ZOPP es decir: planificación de proyectos orientada a
objetivos zopp es un sistema de procedimientos e instrumentos para una
planificación de proyectos orientada a objetivos. Zopp es el método final de
panificación de proyectos en la gtz. Características Procedimiento de
planificación por pasos sucesivos Visualización y documentación
permanente de los pasos de planificación. Enfoque de equipo.
 TÉCNICAS CUANTITATIVAS
 LA MATRIZ DE RESULTADOS: Es un instrumento muy utilizado que
muestra los posibles resultados que se pueden conseguir, al seguir cursos
alternativos de acción (estrategias) en diferentes circunstancias.
 ÁRBOLES DE DECISIÓN: Un método eficaz de combinar conceptos de
probabilidades y valor (o satisfacción) esperados en la solución de
problemas complejos que involucran tanto incertidumbre como un gran
número de alternativas. Incluido en este tópico hay un tratado del análisis
de costo – utilidad bajo condiciones de incertidumbre respecto a la
conducta de demanda como de costo.
 PROGRAMACIÓN LINEAL: Es una técnica que se aplica a una amplia
gama de problemas administrativos y a otros de decisión.
 Es de valor cuando se debe escoger entre alternativas demasiado
numerosas para evaluarlas con los métodos convencionales. Al usar la
programación lineal, podemos determinar combinaciones óptimas de los
recursos de una firma para alcanzar cierto objetivo. Se tratan de métodos
gráficos y simplex de aplicación de esta técnica.
 EL SISTEMA DE INVENTARIOS: Ayudan al control de los costos totales
de inventario; estos enfoques pueden reducir exitosamente el costo total de
comprar para almacenar, de llevar el inventario y de quedarse sin él.


 TEORIA DE COLAS: Se refiere a como optimizar una distribución en
condiciones de aglomeración y de espera.
 Esta teoría cuida de los puntos de congestión y de los tiempos de espera,
es decir, de las demoras presentadas en algún punto de servicio. Las
técnicas matemáticas que utiliza son extremadamente variadas.
 TEORIA DE REDES: Permite a los gerentes hacer frente a las
complejidades involucradas en los grandes proyectos; el uso de esta
técnica ha  disminuido notablemente el tiempo necesario para planear y
producir productos complejos. Las técnicas incluyen pert (técnica de
evaluación de programas), cpm (método de la ruta crítica) pert/ costo y
programación con limitación de recursos.
 Se tratan tanto las dimensiones de costo como las de tiempo en la
planeación y control de proyectos grandes y complejos.
 LA PROGRAMACIÓN ENTERA: El método de ramificar y limitar, la
programación dinámica y la programación de metas son métodos para
escoger entre alternativas en situaciones donde las respuestas deben
hallarse en números enteros.
 LA SIMULACION: Es un procedimiento que estudia un problema al crear
un modelo del proceso involucrado en ese problema y después, mediante
 una serie de soluciones por tanteos organizados, intenta determinar una
mejor solución a ese problema.
 EL ANALISIS DE MARKOV: Le permite a uno predecir los cambios con el
tiempo cuando la información sobre la conducta de los sistemas es
conocida.

4.1.4 Planeación estratégica, táctica y operativa

Planeación Estratégica.
Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la
empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la
misma.

Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los
objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas
generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la
empresa como una entidad total.

Las características de esta planeación son, entre otras, las siguientes:

a) Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos
subsecuentes.

b) Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.

c) Establece un marco de referencia general para toda la organización.

d) Se maneja información fundamentalmente externa.

e) Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.

f) Normalmente cubre amplios períodos.

g) No define lineamientos detallados.

h) Su parámetro principal es la efectividad.

Planeación Táctica.
Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones
concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo
más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos. La
diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes procesos;
mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación. Por tanto, una
planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran
parte de la planeación de un producto o de publicidad.

Algunas de las características principales de la planeación táctica son:

a) Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.

b) Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio.

c) Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.

d) Se maneja información externa e interna.

e) Está orientada hacia la coordinación de recursos.

f) Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

Planeación Operativa.
Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las
personas en cada una de sus unidades de operaciones.

Las características más sobresalientes de la planeación operacional son:

a) Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica.

b) Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.

c) Trata con actividades normalmente programables.

d) Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.

e) Normalmente cubre períodos reducidos.

f) Su parámetro principal es la eficiencia.

4.1.4. Análisis FODA

El Análisis DAFO (en inglés, SWOT - Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats),
también conocido como Matriz ó Análisis -DOFA- o también llamado en algunos países
-FODA- es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su
mercado (situación externa) y de las características internas (situación interna) de la misma, a
efectos de determinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

La situación interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades,

mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades
y amenazas.

Es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la situación real en
que se encuentra la organización

Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del análisis DOFA se debe poder
contestar cada una de las siguientes preguntas:

1) ¿Cómo se puede explotar cada fortaleza?

2) ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad?

3) ¿Cómo se puede detener cada debilidad?

4) ¿Cómo se puede defender de cada amenaza?

4.2. Organización
4.2.1. Concepto e importancia

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del

griego -organon- que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organización como
una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso.

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es
posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman
parte del grupo social. Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de
organización, es necesario determinar qué medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de
esto se encarga la etapa de organización.
 Algunas definiciones de organización:
Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una
empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos
materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
(Isaac Guzmán Valdivia)

Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a
cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en
sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. (Harold Koontz y Cyril O-
Donnell )

Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa. (Mario Sverdlik )

Los elementos básicos del concepto Organización son:

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá
de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones,
jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos
Sistematización. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben
de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Importancia de la organización:
1) Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos). 2) Es un medio que
establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

3) Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,
con el mínimo de esfuerzos.

4) Evita lentitud e ineficiencia.

5) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

6) La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

4.2.2Proceso de la Organizacion, Tipos y Tecnicas de

Organizacion.
Proceso de la Organizacion.
El proceso de organizacion consiste en los siguientes seis pasos:

1.  Establecer los objetivos de la empresa.

2.  Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
3.  Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.
4. Agrupar esta actividad de  acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la
mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
5.  Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos
de información.
 Tipos de organizacion.
Organización formal

Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en si una determinada
cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas.
Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización
fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.
Organización Lineal
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval.
Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite
todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación son rígidamente
establecida.
Organizacion Linea-Staff
Se trata de la mezcla entre la organización lineal y funcional, para conseguir las ventajas
de ambas y reducir sus inconvenientes, formando la organización jerárquica-consultiva.
Los órganos de línea tienen autoridad lineal y escalar, mientras que los órganos staff se
centran en asesorar a los diversos departamentos. La estructura lineal se basa en la
autoridad única, respondiendo cada órgano ante una autoridad superior.

Tecnicas de Organizacion.
Organigramas.
Por su objeto:

 Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa.

 Funcinales: indican en el cuerpo de la grafica ademas de las unidades y sus relaciones,
las principales funciones de los departamentos.
 Especiales: Se destaca alguno.
Por su area:
 Generales: Presentan toda la organizacion; se llaman tambien cartas.
 Departamentales: Representan la organizacion de un departamento o seccion.

Por su contenido:

 Esquematicos: Contienen solo los organos principales, se elaboran para el publico, no

contiene detalles. 
 Analiticos: Son mas detallados. 

Manuales
 De politicas departamentales.
 De bienvenida.
 De organizacion.
 De procedimientos.
 De contenido multiple.
 De Tecnicas.
 Diagramas de procedimiento o de flujo
 
 Grafica de flujo de operaciones.
 Grafica esquematica de flujo.
 Grafica de ubicacion de equipo.
 Grafica de distribucion de formas.