VALERIA FLOREZ GIRALDO

INVENTARIO

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1. MÉTODO DE IDENTIFICACIÓN ESPECIFICA:

Es una forma de valorar los inventarios de mercancías de la empresa, calculando el costo,

determinando su nivel de utilidad y fijando la producción con su respectivo nivel de ventas. Es el
método más simple pero también el que demanda más tiempo para determinar el costo de los
materiales utilizados y el costo del inventario final.
Este método es utilizado en las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales pero cada una
de ellas se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y
un costo determinado.

Este método exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artículos con
toda precisión y determinarse sus costos con exactitud, cada artículo del inventario puede ser
directamente identificado con una compra y su factura. El costo de los materiales utilizados se calcula
multiplicando la cantidad usada por el precio específico de cada material. El costo actual de cada
artículo específico del inventario pude identificarse claramente y al momento de realizar la venta, es
posible determinar el costo de ventas específico, de igual manera puede valuarse el inventario final,
identificando cada artículo del inventario con su costo específico.

¿Como se realiza?

Paso # 1 Determina el tamaño del inventario. El método de identificación específica es más útil con un
pequeño inventario de artículos de alto costo. Una galería de arte, por ejemplo, sería un buen ejemplo
donde este método de valuación de inventarios es apropiado.
Paso # 2 Desarrolla un sistema de marcado para todos los elementos. Esto puede ser en forma de un
sistema de código de barras o un sistema manuscrito manual.
Paso # 3 Lleva un registro de los artículos vendidos. Una vez que se venda un artículo, usa el sistema de
marcado para relacionar el elemento específico a una venta, entonces calcula las ventas totales.
Paso # 4 Deduce el coste del elemento específico del inventario final total para obtener un número de
inventario nuevo.

Este método es el mejor método, puesto que relaciona las mercancías del inventario de conclusión
directamente con el precio específico que fueron traídas. Sin embargo, este método permite que la
gerencia manipule fácilmente coste del inventario de conclusión, puesto que pueden elegir divulgar
que las mercancías más baratas fueron vendidas primero, y bajar por lo tanto de aumento del
inventario de cierre de Coste de mercancías vendidas. Esto aumentará la renta. Alternativamente, la
gerencia puede elegir divulgar una renta más baja, para reducir impuestos necesitaron pagar.

2. DOCUMENTOS INTERNOS PARA EL CONTROL DE LA MATERIA PRIMA

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación que se
producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros
operativos.
Sirve para: Generar confianza antes clientes, empleados y a antes los mismos dueños.
La importancia del control de la materia prima y materiales, esta basada en la teoría de que todas las
compras de materia prima y materiales son equivalentes a dinero invertido y por lo tanto su guarda,
custodia y contabilización deberán realizarse con igual cuidado que el que se pone control de fondos
de una empresa.

Un control y contabilización adecuados permitirá a la compañía estados financieros razonables, datos

sobre los consumos utilizados en la producción y sobre todo permite una información completa
respecto al costo de los productos manufacturados.

INTERVENCION

*COMPRAS:
-Abastecimiento de los materiales solicitados
-Debe estar organizado para obtener mejores condiciones
-Record de proveedores
-Cotizaciones para obtener mejores precios, mejor servicio y financiamiento.

A) Solicitud de compra:
El almacenista formula la Solicitud de Compra, con la autorización del Superintendente de
Producción, indicando los materiales que se necesiten en cantidad, calidad y plazo de recepción.

La Solicitud de Compra deberá hacerse al menos en tres tantos:

a).- El original para el Departamento de Compras
b).- El duplicado para el Departamento de Contabilidad
c).- El triplicado para el propio Almacenista
B) Pedido:
Al recibir el Departamento de Compras la Solicitud, procederá a formular el Pedido, prestando
mayor atención a las solicitudes que vengan con carácter urgente.
El Pedido se hará al Proveedor que mejores precios y condiciones otorgue, considerando la
puntualidad de entrega.

El Pedido se puede formular en los siguientes tantos:

a). - Original al Proveedor
b). - Duplicado al Almacenista
c). - Triplicado para Contabilidad
d). - Cuadriplicado para el propio Departamento de Compras
e). - Quintuplicado al Departamento de Control de Calidad
C) Recepcion:
Esta función corresponde al almacenista, quien deberá cerciorarse de que los materiales que recibe
del Proveedor estén de acuerdo con lo solicitado, según el procedimiento siguiente:

Confrontando las notas de remisión del Proveedor con la copia del Pedido y la Solicitud de compra 

*Deberá revisar físicamente los materiales que se reciben corresponden a lo especificado en el

Pedido
*De encontrarse a satisfacción la remesa del Proveedor, el almacenista pondrá un sello con los
siguientes datos:

Fecha de recepción
Fecha de entrada
Calidad
Observaciones
Firma del Almacenista
D) Guarda:
Una vez recibida la mercancía, el Almacenista deberá proceder a su guarda, de acuerdo con el tipo
y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibándola para su fácil manejo y recuento.

E) Devoluciones a los proveedores:

Operan en diferente forma, según la época en que se hizo la devolución:

a). - Inmediatas. Cuando al estarse recibiendo los Materiales, el Almacenista o el Departamento de

Control de Calidad, rechazan los que no reúnen las condiciones requeridas, en este caso el
Almacenista hará la anotación en el original y copia de la Remisión del Proveedor, haciendo que
firme el representante de este, de recibido por la devolución, en las propias remisiones.

b). - Posteriores. Cuando después de haber considerado como buena entrada de los Materiales,
por diversas circunstancias y previa comunicación al Proveedor, se acuerde la devolución de ellos,
es conveniente formular una nota de devolución en cuatro tantos:

Original al proveedor
Duplicado para el Departamento de compras
Triplicado para el Departamento de contabilidad
Cuadriplicado para el propio Almacén
Al hacerse la devolución, firmara, a la hora de entrega, de recibido, el representante del Proveedor
y de entregado, el Almacenista.
 ALMACEN DE MATERIALES:
*Guarda y custodia de los materiales. 
*Requiere personal responsable. (que conozca los materiales que están a su cuidado, para evitar
errores, y en la suministración de los mismos, que pueda perjudicar la elaboración).

ENTRADA DE ARTÍCULOS TERMINADOS AL ALMACÉN

*Relación de notas de entrega de producción terminada.
*Facturas o notas de venta.
*Notas de entrada al almacén.
*Notas de crédito.
*Notas de salida del Almacén de artículos terminados.
*Mayor auxiliar del almacén de artículos terminados.

SALIDA DE ARTÍCULOS TERMINADOS DEL ALMACÉN

*Facturas o notas de venta
*Notas de entrada al almacén de artículos terminados.
*Notas de crédito.
*Notas de salida del almacén de artículos terminados.
*Mayor auxiliar del almacén de artículos terminados.
Metodo de control de inventarios:

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control
Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con
antelación a las operaciones mismas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá
controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación
excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control
preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los
registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control
preventivo

Cantidad Mínima: para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
Cantidad Maxima: sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar
la buena marcha de la empresa.
Solicitud de Compras: al observar que algún artículo esta llegando al límite mínimo de existencias,
cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén.
Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que llegaran los
pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las
mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y pasara al departamento de compras el
informe de recepción de mercancías. Este departamento la pasara al departamento de contabilidad el
cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el
costo unitario por artículo.
Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones
de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposición del cliente el
cual indicara la fecha en que debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido
del almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero no
disponibles. El Departamento de ventas pasara información al encargado del registro de control de
inventarios para que la operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique
el saldo disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de salidas, pero
aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al
registrarse las cantidades reservadas.
Salida de mercancías del almacén:El control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente
estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las
correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas
para garantizar que tendrán el destino deseado.
 PRODUCCION

Realiza las operaciones de fabricación, efectúa operaciones de elaboración, y uno de sus principales
elementos es el material, el cual es aprovechado y transformado con el máximo rendimiento.

Materias primas: Debe existir documentacion actualizada sobre la naturaleza de las materias primas
disponibles.
Deben establecerse los criterios de aceptacion de las materias primas y los procedimientos de
verificacion de los requisitos.
 DEPARTAMENTO CONTABLE: Representa la parte:

-Controladora
-Valuadora
-Procesadora
-Informadora y
-Evaluadora de los movimientos de la empresa, como los materiales en todas sus fases. Para el registro
se requieren auxiliares para el control de los movimientos.

A). - COSTO IDENTIFICADO

 Por las características de ciertos artículos, en algunas empresas es factible que se identifiquen
especialmente con su costo de adquisición o producción.
B). - COSTO PROMEDIO
Este método consiste en dividir el valor final de las existencias, entre el número de unidades habidas.
C). - ÚLTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (UEPS)
Consiste en valuar las salidas del Almacén, utilizando los precios de las últimas entradas, hasta agotar
las existencias cuya entrada sea la más reciente.
D). - PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (PEPES)
Consiste en valuar las Salidas de Materiales a los precios de las de las primeras entradas, hasta ser
agotada, siguiendo con los precios de las entradas inmediatas que continúan, y así sucesivamente.
E). - DETALLISTA
En este método, el importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta y
deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artículos.
Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:

a). - Control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras,
como los ajustes a precio de venta.
b). - Agrupación de artículos homogéneos
c). - Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos
d). - Inventarios físicos periódicos para verificar el saldo teórico de las cuentas y en su caso hacer los
ajustes que procedan.
Existen otros métodos de valuación los cuales no los consideran Las Normas de Información Financiera
pero igual son aplicables para valuar los Inventarios como son:

F). - COSTO FIJO O ESTÁNDAR

Consiste en valuar los Inventarios y las salidas del Almacén, aplicando el costo Fijo o Estándar, es el
Costo más apegado a la realidad, a fin de aplicarlo en un lapso.
Tiene como ventaja la facilidad de su operación, y como desventaja, que obliga a efectuar un asiento al
final del periodo, por la diferencia que resulta al ajustar la existencia final, al Precio Fijo establecido.

Dicho ajuste origina un asiento de cargo y abono a una cuenta que se podría llamar Ajuste de
existencias al Almacén, a Precio Fijo, con cargo o abono al Almacén de Materiales.

3. ¿CON QUE DOCUMENTOS SE DA INGRESO A LA CONTABILIDAD EN UNA EMPRESA?

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de
contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse
con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los
principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable

1. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
 El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que
para ellas el soporte es la factura.

1.2. RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la
empresa lo exijan.
1.3. COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques
de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del
cliente.

1.4. FACTURA DE VENTA

1.4.1. Concepto
 La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura
de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

1.4.2. Factura de venta de Mercancia al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por
menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto
sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta gravada se

debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja.

1.4.3. Factura de venta de Mercancia a credito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable,

así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o
a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad,
precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las
solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una
orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

1.5. COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO

1.5.1. Concepto de tarjeta de crédito
 La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza la tarjeta habiente en
los establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de

crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del
contrato, la tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e
intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a
los bienes o servicios comprados a través de este medio

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad

financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un
medio de pago de sus clientes; y, a su vez, la entidad financiera se compromete a pagar al
afiliado las sumas de los comprantes firmados por las tarjetas habientes, deducido por el
servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.

1.6. CHEQUE

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un banco
llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
«beneficiario».

1.7. COMPROBANTE DE PAGO O EGRESO

 Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que
respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante

diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando

claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

1.8. LETRA DE CAMBIO

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada «girador» a otra llamada «girado», para que pague a la orden o al portador,
cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a

crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por
cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
1.9. PAGARE

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en
una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

1.10. NOTA DEBITO

 Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor
valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

1.11. NOTA CREDITO

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o

cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para
el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

1.12. RECIBO DE CAJA MENOR

 El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas
que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja
menor.

2. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

2.1. NOTA DE CONTABILIDAD

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
2.2. COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el

cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las
cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes
que lo justifiquen.

3. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.