¿Qué es y para qué sirve Excel?

13 diciembre, 2012Angel21 CommentsExcel, ManualesExcel, Tutorial

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de
préstamos hipotecarios y otros mucho más complejos.

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro
programa de Office, como Word, Access o PowerPoint… te resultará familiar utilizar Excel, puesto
que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, pero no te preocupes
que para eso estamos aquí.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde, en cada celda de la cuadrícula, se pueden
introducir números, letras y gráficos.

Excel_Post_1_1

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro,
como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres
hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante lo sencillo que es hacerlo).

Pensarás que para una simple suma mejor usamos una calculadora que andar abriendo Excel e
introducir los datos y fórmulas pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en
una suma de 50 números, tienes que volver a introducirlos todos mientras que en Excel no
importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente
Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás
calculando a mano los gastos generados en casa o en tu empresa durante un año entero, algo
como la imagen anterior, y descubres u error, tendrás que volver a calcularlo todo. Si lo haces con
Excel solo tienes que corregir el dato erróneo y se volverá a calcular todo automáticamente.

Esta característica de recalculo automático te permite jugar con simulaciones fácilmente, por
ejemplo, imagina que estás calculando el importe que pagarás mensualmente de un préstamo en
función de la cantidad que solicites al banco, en Excel basta con que vallas cambiando el importe a
pedir y automáticamente se calcularán las cuotas mensuales.

Veamos un ejemplo práctico:

Excel_Post_1_2

Aquí vemos lo que podría ser una factura sencilla en Excel.

Para situarnos tenemos filas (1,2,3,4…) y Columnas (A,B,C,D…). En la columna D se ha calculado el

producto de las columnas B (Precio) y C (Cantidad).

En la celda D15 se ha calculado el IVA, en la parte superior puedes ver la fórmula que he utilizado
“=D14*0.21” o sea, he multiplicado la cantidad de la celda D14 por 0.21.

Así de sencillo es utilizar Excel.

También puedes observar en la imagen anterior que podemos escribir texto en las celdas como el
nombre de la papelería así como podría haber puesto un logotipo de la misma. Otro detalle
importante que suele echar para atrás al usuario al oír hablar de hojas de cálculo es que NO
NECESITAS SABER MATEMÁTICAS para poder usarlo, la mayoría de las veces basta con saber las
operaciones básicas, sumar, restar, multiplicar y dividir. Por supuesto si dominas las matemáticas
mucho más producto le podrás sacar a las hojas de cálculo.

Otro detalle de las hojas de cálculo es que puedes incluir gráficos a partir de los datos mostrados.
Hay una gran cantidad de tipos de gráficos para poder utilizar, de barras, de tarta, etc.

Excel_Post1_3

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano
profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

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