Proceso de Organización

Juan José Luis Hernández Quiroz

Fundamentos de la Administración

Instituto IACC

19 de Julio de 2015
 Desarrollo

La organización es una función administrativa la cual nos permite definir las actividades

para alcanzar una meta determinada previamente en la planificación, en la organización debemos

contar con elementos básicos para desarrollarlo en buena forma, estos son el elemento humano,

los elementos físicos y materiales y la organización, ya sea una empresa o institución, esta se

mantiene a través de órdenes concretas y esto debe interpretarse como la facultad o el derecho a

entregar instrucciones y la obligación correlativa de ser obedecido.-

En la organización hay ciertos principios que deben darse como son: los de la especialización

esto quiere decir que cuanto más se divide el trabajo, mayor eficiencia, precisión y destreza se

obtiene, de la unidad de mando, esto quiere decir que para cada una de las funciones solo debe

existir una cabeza o jefe, del equilibrio de la autoridad, esto debe considerarse como el grado de

responsabilidad que a cada uno le compete de acuerdo al nivel jerárquico y del equilibrio de la

dirección o control, vale decir que a cada grado de delegación se debe contemplar el

establecimiento de controles adecuados, esto para asegurar la unidad de mando.-

Las etapas de la organización consisten en el diseño y determinación de estructuras, procesos y

responsabilidades, así mismo como el establecimiento de métodos y la aplicación de variadas

técnicas para lograr la simplificación del trabajo, estas etapas son:

División del Trabajo: esta es la separación y delimitación de todas las actividades o procesos

con la finalidad de la realización de una función con la mayor precisión al mínimo esfuerzo y

con la mayor eficiencia y calidad, vale decir, especialización y perfeccionamiento del trabajo.-

Jerarquización: esto se refiere a la disposición de las funciones por orden jerárquico, esto

quiere decir por rango, grado o importancia.-

Departamentalización: esto se refiere a la agrupación o la división de las funciones o

actividades de tipo especifico usando como base la similitud de las tareas.-

Descripción de las actividades, funciones y responsabilidades: esto quiere decir que es

necesaria la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y de las actividades para

llevar a buen fin los trabajos.-

Coordinación: esto se refiere a la sincronización y armonización de los esfuerzos, las líneas de

comunicación y autoridad que deben ser fluidas, se debe lograr la combinación y la unidad de los

esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo.-

Para este control debemos organizar una actividad ficticia en la cual debemos basarnos en

las cuatro etapas de la organización (actividades, agrupación por factores comunes, responsables

y control), esta actividad la esbozaremos a continuación:

Mi hija prontamente estará de cumpleaños y debo organizar un cumpleaños temático, basado en

las Monster High, son aproximadamente 25 niños los cuales asistirán sin sus padres, esta será

desde la 13:00 horas, debe incluir almuerzo y merienda para la tarde, la idea es contratar payasos

o lo que estime conveniente para entretener a los niños. Cuento con el apoyo de mis padres, mi

conyugue y un par de primos jóvenes con mucha energía.

Actividades a realizar:

Arrendar el local para la celebración del cumpleaños con vajilla, vasos y elementos en la cocina.-

Comprar adornos (gorros, trompetas, colgantes, bolsitas, sorpresas, serpentinas, chayas) de la

temática (Monster High) para 30 personas y de acuerdo a las dimensiones del local a utilizar.-

Comprar 4 bolsas de golosinas variadas, 10 bebidas de 3 litros variadas, 4 paquetes de papas

fritas, 2 paquetes de ramitas, 5 litros de jugos variados, 2 bolsas de suflitos, 2 paquetes de

cabritas para el picoteo durante la tarde, bebidas y jugos para el almuerzo y once.-

Comprar 10 Pizzas familiares para el almuerzo de los niños y de los colaboradores.-

Comprar 60 panes de completo, 60 vienesas, 1 Kilo de chucrut, 2 kilos tomates, 1 kilo de

mayonesa, 2 kilos de palta, 500 gramos de mostaza para la preparación de completos para la

once de los niños y de los colaboradores.-

Arriendo de juegos inflables de acuerdo a las dimensiones del local y vigilancia de estos el día

del cumpleaños.-

Ornamentación del local arrendado y limpieza de este.-

Contratación de 2 personajes disfrazados de las Monster High para el día del cumpleaños a las

15:00 Hrs.-

Mandar a hacer la torta temática de cumpleaños de las Monster High, retirar la torta y llevarla el

día del cumpleaños al local arrendado.-

Tomar fotografías el día del cumpleaños.-

Agrupación por factores Comunes y responsables:

Esta agrupación está definida por:

Contrataciones y arriendo: Responsable el padre de la festejada.-

Compras y torta: La madre de la niña festejada:

Ornamentación y limpieza del local: Madre de la niña festejada

Vigilancia de las actividades el día del cumpleaños y fotografías: Primos Jóvenes.-

Preparación del almuerzo y once: Madre de la niña festejada.-

Control y seguimiento:

2 semanas antes del día del cumpleaños se entregara a cada uno de los colaboradores minuta

escrita con las actividades a realizar antes, durante y después, con el responsable de la buena

ejecución de cada una de las tareas y los presupuestos asociados a cada actividad.-
2 días antes del cumpleaños se revisara el nivel de avance de las tareas asignada y verificando si

faltase algo como se deberá accionar para alcanzar el 100 % de avance.-

Conclusión

Una vez terminado el control vemos que la organización nos permite alcanzar los objetivos del

grupo, elimina la duplicidad y la lentitud del trabajo, nos permite la creación de los canales de

comunicación necesarios y nos permite crear una estructura jerárquica la cual debe ser graficada

en los organigramas.-
 Bibliografía

IACC (2014). Proceso Administrativo: Etapa organización. Fundamentos de la Administración.

Semana 6. Recuperado desde http://online.iacc.cl/mod/resource/view.php?

inpopup=true&id=1571678

http://es.slideshare.net/MARABEATRIZLECHNTARA/etapas-de-la-organizacin-en-el-proceso-

administrativo-20990441