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ÍNDICE

 Objeto

 Alcance

 Referencias

 Definiciones

 Responsabilidades

 Metodología

 Anexo: Diagrama de flujo de Control de documentos y

Registros

Elaborado por:_____________ Revisado por:_______________ Aprobado por:______________

_________________________ __________________________ _________________________

Cargo:____________________ Cargo:_____________________ Cargo:_____________________

Firma: Firma: Firma:

Fecha:___/____/20___ Fecha:____/____/20___ Fecha:____/___/20___

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Objeto

Establecer los criterios de recopilación, revisión y actualización de la documentación

necesaria para asegurar una eficaz planificación, operación y control de sus
procesos.

Alcance

Toda la legislación (leyes, reglamentos, directivas europeas), normas ISO que

afectan al ámbito laboral, de equipos de trabajo, maquinaria y productos elaborados
por VERTINAL, así como la correspondencia emitida y recibida.

Referencias

 Norma ISO 9001:2008

 Norma ISO 1401:2004

 Norma OHSAS 18001:2007

Definiciones

 Documento: Información y su medio de soporte.

 Organización: compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o

parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que
tiene sus propias funciones y Administración.

 Especificación: Documento que establece requisitos.

Nota: Una especificación puede estar relacionada a actividades (p. ej.:

especificación de proceso y especificación de ensayo), o productos (p. ej.: una
especificación de producto, una especificación de producto, una especificación
de funcionamiento y un plano).

Descripción de responsabilidades, autoridades, y relaciones entre el personal.

 Manual de la calidad: Documento que describe el Sistema de Gestión de la

Calidad de una organización.

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Nota: el formato y nivel de detalle de un manual dependerá del tamaño y las

necesidades de una organización.

 Plan de la calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a
un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

 Registro: El registro es un documento que nos proporciona resultados

conseguidos o que evidencia actividades efectuadas.

Nota: Los registros de la calidad pueden utilizarse para documentar la

trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones
preventivas y acciones correctivas.

Responsabilidades

 Dirección: aprobación de documentación y registros.

 Gerencia: revisión de documentación y de registros procedentes de los

responsables de todos los departamentos relacionados con la gestión de la
Calidad, el Medio Ambiente y la Prevención de Riesgos Laborales, y traslado a
Dirección para su aprobación.

 Responsable de Prevención de Riesgos Laborales, Calidad y Medio Ambiente

(RPCMA): redacción de la POLÍTICA DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y
PREVENCIÓN de VERTINAL, elaboración de documentos y registros
relacionados con la Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos
Laborales tanto propios como de clientes y proveedores. Distribuir entre los
responsables de los departamentos documentación del SGI de relevancia para
el personal de cada departamento.

 Responsable del Departamento Informático: Revisión de propuestas de

compras relacionadas con el sistema informático, elaboración de propuesta de
compra de software para la gestión del Sistema de Gestión Integrada (SGI).
Distribuir la documentación sobre el SGI de relevancia para el personal a su
cargo.

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 Asesor Jurídico:

o Seguimiento, registro y mantenimiento de la legislación Europea,

Nacional, Autonómica y local, así como normas ISO que afecten a
VERTINAL y que regulen los aspectos de calidad, aspectos e impactos
ambientales y prevención de riesgos laborales.

o Transmitir las novedades y cambios legales y normativos al RCPMA

para que proceda a evaluar la necesidad de realizar cambios en los
procesos de VERTINAL.

 Responsable del Centro Operativo de Servicios: elaborar, registrar y mantener

las órdenes de trabajo para el personal de VERTINAL, y mantener la
documentación y registros de los equipos de trabajo y vehículos. Distribuir la
documentación sobre el SGI de relevancia para el personal a su cargo.

 Director Financiero: Elaborar los presupuestos anuales, revisar propuestas de

gastos e inversiones no presupuestados.

 Recursos Humanos (RRHH): Llevar a cabo la facturación y realización de

nóminas, documentar y registrar las necesidades de personal, documentar las
necesidades formativas del personal, programar acciones formativas, evaluar y
registrar el resultado de las acciones formativas, gestionar las nóminas del
personal, registrar el horario de la jornada laboral, los días festivos y los
períodos vacacionales, gestionar la documentación laboral ante las
administraciones públicas y tramitar las bajas laborales por enfermedad o
accidente ante la Gerencia pública.

 Responsable de Mantenimiento de Sistemas (RMS): Registrar las labores de

mantenimiento de equipos y redes informáticas y periféricos de las mismas,
documentar las propuestas de adquisición de equipos informáticos y periféricos
y transmitirla al Responsable del Departamento informático.

Metodología

 Elaboración y modificación de documentos.

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o El RCPMA elaborará los documentos del Sistema de Gestión Integrado

(SGI) en las siguientes circunstancias:

 A petición de la Dirección.

 A causa de modificaciones legislativas o normativas.

o El Responsable del Centro Operativo de Servicios elaborará y

modificará los documentos relacionado con el proceso de Producción.

 Revisión y actualización de documentos. El RCPMA revisará y actualizará los

documentos elaborados por los responsables de RRHH y del Responsable del
Centro Operativo de Servicios.

 Revisión de Registros. El RCPMA revisará los registros elaborados por los

responsables de responsables de RRHH y del Responsable del

 Centro Operativo de Servicios. Se asegurará de que los documentos

permanecen legibles y fácilmente identificables.

 Aprobación. La Dirección es responsable de la aprobación de los documentos

del SGI.

 Distribución. El RCPMA distribuirá los documentos correspondientes a los

responsables de RRHH y del Centro Operativo de Servicios, asegurándose de
que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso.

 Las copias de los documentos y registros deben ser calificadas como

controladas, realizando su distribución de manera controlada y con acuse de
recibo, o no controladas.

 Documentos y Registros obsoletos. Los Documentos y Registros obsoletos que

por su interés deban ser conservados deberán ser identificados como
OBSOLETOS y con la advertencia de no utilizarse.

 La correspondencia entrante y saliente debe ser debidamente diligenciada por

RRHH con anotaciones de fecha de entrada y salida.

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 La correspondencia entrante se distribuirá a los destinatarios correspondientes

y se anotará en el Registro de Entrada la fecha de recepción, destinatario y
recibí.

 Registros.

o Debe identificarse claramente su condición de Registro y archivarse en

sección distinta de la del resto de la documentación.

o Se archivarán en un soporte (papel o informático) que garantice su

protección legibilidad y recuperación.

o La retención de los registros se mantendrá durante un período no

inferior a cinco años.

o Los Registros estarán a disposición de los responsables de los

procesos que les afecten, de Dirección y del RCPMA.

 Eliminación. Los Documentos y Registros obsoletos e inútiles se destruirán por

medios propios de manera que se asegure su completa ilegibilidad. Para ello se
empleará una destructora de papel y de CD.

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Anexo

Diagrama de flujo de Control de documentos y Registros

Documento
nuevo

Documento
actualizado

Revisar

Aprobar

Distribuir

Sí ¿Copia No Implantar en el Revisar y

controlada? sistema actualizar

Distribución
controlada Documento
obsoleto

Acuse de recibo

Archivar

Eliminar

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