GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

GUÍA No. 2

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
 Código del Programa de Formación: 122115
 Nombre del Proyecto: Diseñar Un Programa De Capacitación Para La Ejecución De Procedimientos
Administrativos Propios De La Unidad Administrativa En Las Diferentes Empresas Del Sector
 Fase del Proyecto. EJECUCIÓN
 Actividad de Proyecto: Elaborar un instructivo teniendo en cuenta la GTC 185, sobre la elaboración de
documentos comerciales en una unidad administrativa, diseñar una presentación de la empresa
identificando el modelo.
 Competencia: 210601002 ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES
EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 4028 - Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento,
de acuerdo con el protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización
 Duración de la Guía: 100 horas (60 horas presenciales y 40 horas virtuales)

2. PRESENTACION

Esta guía de aprendizaje propone:

 Apropiar conocimientos, términos propios de la organización de un evento
 Identificar los tipos de eventos y sus comités
 Formular una propuesta de evento

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Descripción de la(s) Actividad(es):

 Proponer y ejecutar eventos de acuerdo al contexto para el que se requiera.

Ambiente Requerido: Aula convencional, elementos y condiciones de seguridad industrial, salud

ocupacional y medio ambiente. CIDE, VILLA CLARA, SIBATE.

Materiales: DEVOLUTIVO (Herramienta - equipo) Televisor o video beam, sillas y mesas, tablero,
Computador. CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa), Marcadores Blocks hoja blanca
tamaño carta, hojas blancas, hojas cuadriculadas carta, tinta para tablero, guías, talleres, fotocopias.

Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones Públicas de una empresa
o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales como para los
comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación
con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie

GFPI-F-019 V3
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acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo. A través de un evento se
puede conseguir llamar la atención, despertar interés y movilizar a toda o a una parte de nuestro público blanco (Target
Group) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los procesos de
fabricación, distribución, comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre
algunos aspectos de nuestra organización menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la
consideración del público.

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXION INICIAL

La anteriores imágenes corresponden a las etapas del proceso administrativo – PLANEACION – ORGANIZACIÓN -
CONTROL y DIRECCION.

¿Cuál imagen corresponde a cada una de ellas?, justifique su elección.

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

PELICULA: LA FIESTA DE LA VIDA a. Con base en la película vista, Usted debe presentar un mapa mental
que resuma las características a tener en cuenta en el desarrollo de
SINOPSIS la boda y esboce los puntos positivos y negativos en la realización
Max ha operado una compañía de del mismo. Tome fotografías y/ó emplee la herramienta ofimática de
servicio de banquetes por 30 años. Ha su preferencia.
planeado cientos de fiestas y está b. Organice un compartir para la proyección de la película, siguiendo
empezando a cansarse. Hoy es el gran las pautas para la realización de un evento, estructurando los
día de Pierre y Helena, quienes se comités respectivos que lleven a cabo ésta actividad.
casarán en un sublime château del siglo
XVII. Max como de rutina ha realizado Recuerde subir esta evidencia en la plataforma blackboard.
toda la organización del feliz evento:
meseros, cocineros, arreglos de flores y
demás, para hacer de la fiesta un éxito.
A pesar de los inconvenientes que van
surgiendo durante la boda, cada
instante de felicidad y emoción puede
convertirse en desastre y caos. Max y
su personal tendrán que contar con su
talento para hacer una gran fiesta.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Ambiente convencional Presencial Desescolarizada Virtual
2 Horas 1 horas 0 horas
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ACTIVIDAD DE Actividades (didácticas activas)

APRENDIZAJE N° 2 En su equipo de trabajo formule una propuesta de acuerdo al tipo de evento
seleccionado para su simulación, según las indicaciones dadas por el instructor,
para ello:
PROPUESTA TIPO DE
EVENTO Y En equipo indague sobre los tipos de eventos, las tres etapas generales de un
CONFORMACION DE evento, la conformación de los comités y subcomités (o brigadas), así como también
las funciones y responsabilidades respectivamente, que debe redactar, con el fin de
COMITÉS
asignar roles y responsabilidades para la ejecución de un evento, dónde deben
quedar como mínimo los siguientes:

 Comité coordinador
 Comité de logística
 Comité de comunicaciones
 Comité de presupuesto y financiero
 Comité de etiqueta y protocolo
 Comité de Brigada y atención de emergencias
 Conformando e indicando a qué Comité apoyan los subcomités de:
o Cocina
o Bares o bebidas
o Área social
o Decoración
o Relaciones publicas
o Seguridad y Servicios médicos o asistenciales
o Música y ambientación
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Ambiente convencional Presencial Desescolarizada Virtual
10 Horas 4 horas 0 horas

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

ACTIVIDAD DE Actividades (didácticas activas)
APRENDIZAJE N° 3 A través de la técnica Phillips 66 (también llamada Discusión 66) que se basa en
SOCIALIZACION TIPOS dividir un grupo o reunión social en subgrupos de 6 individuos y hacerlos discutir
DE EVENTOS sobre un tema en específico, durante 6 minutos. Socialice con su ficha los tipos de
eventos y la importancia de ellos en el ámbito laboral.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Ambiente convencional Presencial Desescolarizada Virtual
1 Hora 1 horas 0 horas
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ACTIVIDAD DE Actividades (didácticas activas)

APRENDIZAJE N° 4 A partir de las orientaciones dadas por el instructor presenta el portafolio de
servicios para una empresa dedicada a la realización de eventos.

PORTAFOLIO DE Mínimo deberá contener:

SERVICIOS  Elementos de la planeación estratégica
 Imagen corporativa
 Servicios o productos ofrecidos
 Análisis del mercado y de costos para cada servicio y/o producto a ofrecer,
para ello emplee la matriz de evaluación de factores internos y externos –
MATRIZ MIME, que encontrará en el material de apoyo.

AMBIENTE REQUERIDO Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Ambiente convencional Presencial Desescolarizada Virtual
15 Horas 10 horas 0 horas

ACTIVIDAD DE Actividades (didácticas activas)

APRENDIZAJE N° 5 1. Con toda la ficha a través de la técnica de trabajo colaborativo presenten una
feria exposición con la siguiente temática:
Protocolo Notarial Protocolo Gubernamental
ETIQUETA Y Protocolo Internacional o Diplomático Protocolo Religioso
PROTOCOLO Protocolo Deportivo Protocolo Militar
Protocolo Social Protocolo Empresarial
Etiqueta personal, empresarial, social y el Decreto 770 de 1982.
Material de apoyo:
http://www.funlam.edu.co/uploads/facultadcomunicacion/244_MEMORIAS_P
ROTOCOLO_Y_ORGANIZACION_DE_EVENTOS01.pdf

https://www.protocolo.org/modelos/cursos-y-manuales/manual-protocolo-
santiago-de-cali/decreto-770-de-1982-reglamento-de-protocolo-y-ceremonial-
de-la-presidencia-de-la-republica-parte-i.html
2. En la carpeta de material de apoyo, indague el archivo sobre “Tipos de mesas
y montajes” y formule la estructura para su evento.
3. Consulte en el link: https://www.protocolo.org/ceremonial/presidencias-y-
precedencias/la-precedencia-y-las-ordenes-de-precedencia.html, sobre
ordenación, recepción de invitados, el maestro de ceremonias, precedencia de
asientos en un vehículo, en un avión, subir y bajar de un vehículo, precedencia
de los departamentos ministeriales, precedencia legal y en 7 equipos de trabajo
se abordará respectivamente cada temática, en una sola presentación en el
formato suministrado por su instructor para power point.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Ambiente convencional Presencial Desescolarizada Virtual
15 Horas 5 horas 0 horas
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ACTIVIDAD DE Actividades (didácticas activas)

APRENDIZAJE N° 6 Realice una prueba piloto para la realización de los siguientes eventos:

Grupo 1: Eventos populares y deportivos

PRUEBA PILOTO Grupo 2: Eventos empresariales
Grupo 3: Eventos culturales y escolares
Grupo 4: Eventos religiosos
Grupo 5: Eventos sociales y en el campo
Grupo 6: Eventos político

 Para ello consulta e incluye toda la documentación necesaria. .

AMBIENTE REQUERIDO Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Ambiente convencional Presencial Desescolarizada Virtual
15 Horas 10 horas 0 horas

3.4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

ACTIVIDAD DE Actividades (didácticas activas)

APRENDIZAJE N° 7 Entregar la planeación del evento final junto con todos los anexos solicitados por
PLANEACIÓN EVENTO el instructor.
FINAL
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
Presencial Desescolarizada Virtual
Ambiente convencional 2 Horas 9 horas 0 horas

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Aprendizaje
DE CONOCIMIENTO  Aplica la teoría y los conceptos administrativos en
la ejecución de programas de la unidad
Administrativa.
 Emplea la planeación estratégica en los programas
de mejoramiento de la organización
 Aplica con objetividad la cultura y el ambiente de
trabajo de la unidad administrativa.
 Elabora con objetividad un inventario de
necesidades de la unidad administrativa para su
DE DESEMPEÑO: mejoramiento.
 Aplica con responsabilidad el manual de funciones
y procedimientos de la organización para
Identificar actividades.
 Coordina con respeto, ecuanimidad y
responsabilidad las actividades de una unidad
administrativa de acuerdo con los lineamientos de
la organización.
Evaluación
Técnica de Evaluación:
Reflexiones iniciales sobre actividades
empresariales y relaciones públicas
cuestionario de preguntas clave en la
planeación de los eventos
Manuales de funciones y
responsabilidades de los comités de
eventos, elaboración de informes
preliminares del evento, elaboración de
esquemas de comunicación y divulgación
del evento.
Instrumentos de Evaluación:
Socializaciones, exposición, práctica de
eventos, informes con base en referentes
normativos
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 Aplica con responsabilidad las metodologías

DE PRODUCTO: establecidas para el diagnóstico de la función
administrativa.
 Lidera, concierta y controla con asertividad y
entusiasmo las actividades de acuerdo con las
políticas empresariales.
 Formula de manera objetiva los proyectos y
programa las actividades de acuerdo al plan de
Mejoramiento de la unidad administrativa
 Evalúa con responsabilidad los programas
(proyectos) propuestos para cada unidad
Administrativa

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Boceto: Un boceto es un esquema básico y simple que sirve como fundamento inicial para desarrollar algo con
posterioridad.

Evento: Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el
hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

Icontec: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación.

Folleto: documento gráfico elaborado para informar sobre la empresa, los servicios, los productos, etc. Generalmente
es una hoja impresa plegada varias veces o un conjunto de páginas encuadernadas. Moderador: es un usuario de un
sitio de relación entre personas que realizan elabores en éste para mantener un ambiente cordial y agradable para todos
los usuarios del mismo.

Mapeo: Realización de un mapa o conjunto de elementos de un mismo tipo o categoría que tienen una distribución
espacial determinada.

Público: colectividad o audiencia en general.

Protocolo: conjunto de normas técnicas de uso social, necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y
ejecución de cualquier acto que encierre una cierta relevancia.

Relaciones públicas.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Eventoclick: Cómo organizar un evento www.eventoclik.com

Orador: Persona que habla en público, pronuncia un discurso o una conferencia.
Eventoclick: Cómo organizar una capacitación, jefa de protocolo de Endesa. www.eventoclik.com
Panelista: Persona que participa en un debate o en una discusión pública sobre un tema determinado
http://es.wikipedia.org/wiki/Lobby
Video: formato para la reproducción de imágenes audiovisuales.
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/investigacion/GESTION_PROM_INVESTIGACION/FORMATOS/FI
N.29.pdf

Orador: Persona que habla en público, pronuncia un discurso o una conferencia.

Panelista: Persona que participa en un debate o en una discusión pública sobre un tema determinado
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http://cgeconsultoria.com/la-aplicacion-de-encuestas-y-su-verdadera-utilidad/

http://www.funlam.edu.co/uploads/facultadcomunicacion/244_MEMORIAS_PROTOCOLO_Y_ORGANIZACION_DE_E
VENTOS01.pdf

https://www.protocolo.org/modelos/cursos-y-manuales/manual-protocolo-santiago-de-cali/decreto-770-de-1982-
reglamento-de-protocolo-y-ceremonial-de-la-presidencia-de-la-republica-parte-i.html

https://www.protocolo.org/ceremonial/presidencias-y-precedencias/la-precedencia-y-las-ordenes-de-precedencia.html,

7. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) YURY GARZON Instructoras Formación 8 de abril de 2017

Titulada
CONSUELO CASAS

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Alba Consuelo Casas Instructora Formación 21/10/2017 Unificación de

Titulada formatos de Guías en
la regional
Cundinamarca

Autor (es) José Antonio Carrillo Correa Instructor Formación 06/02/2019 Actualización.
Titulada
Tatiana Lenke Matallana Roa Instructora

Víctor Alfonso Rivera Jaramillo Instructor