MATERIAL DE ESTUDIO.

CONVOCATORIAS.

CONVOCATORIAS
Razón de ser de la convocatoria:

1. Dar a conocer con anterioridad el orden del día propuesto a los titulares de las unidades
privadas y sus mandatarios.

2. Permitir la participación de los titulares, mandatarios o delegados

3. La convocatoria tiene por objeto dar cumplimiento a los requisitos de Ley, Decreto y
Reglamento.

4. Dejar constancia de la citación al titular del derecho de dominio privado.

5. La convocatoria es un derecho inalienable del titular de la unidad privada, cuantas veces se

cite a una Asamblea se debe hacer la convocatoria a través de un medio escrito.

CLASES DE CONVOCATORIA
Para citar a la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria se requiere dos (2) convocatorias, las cuales se
efectuaran con el quórum deliberatorio y decisorio registrado a continuación:

1. Primera Convocatoria: se hará con una antelación no inferior a quince (15) días calendario si
la Asamblea es ordinaria, si es extraordinaria se hará en las condiciones del reglamento de
propiedad horizontal, en su defecto, no existe norma que determine los días para convocar,
mas para evitar traumas en las costumbres se sugieren los mismos quince (15) días calendario.
2. Segunda Convocatoria: Se hará en los términos del reglamento en su defecto al tercer día
hábil.

FACULTADES O PODER PARA CONVOCAR

1. Convocatoria a Asamblea General Ordinaria: el Administrador es la persona autorizada por
Ley para convocar según el artículo 39 de la Ley 675/2001, siendo ésta una de sus funciones,
debiendo convocar en la fecha prevista en el reglamento de propiedad horizontal o a más
tardar dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal.

2. Asamblea General por Derecho Propio: Si no fuere convocada la asamblea se reunirá en

forma ordinaria, por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al
 vencimiento de cada período presupuestal, en el lugar acostumbrado, a las 8:00 p.m., Será
igualmente válida la reunión que se haga en cualquier día, hora o lugar, sin previa
convocatoria, cuando los participantes representen la totalidad de los coeficientes de
copropiedad del conjunto o edificio, sin perjuicio de lo previsto en la Ley, para efectos de
mayorías calificadas.

3. Asambleas General Extraordinaria: Se sugiere que cuando no convoque el Administrador a

Asamblea Ordinaria antes de los tres (3) meses y no se reuniere por derecho propio, ya no
podrá convocar el Administrador, si no únicamente podrá convocar extraordinariamente el
revisor fiscal, el consejo de administración o el 20% de coeficientes de copropiedad,
convocatoria que deberá ser motivada explicando las razones. Si la Convocatoria es por parte
de los propietarios deben reunir la firma que representen el 20% de coeficientes de
copropiedad, identificarse cada uno de los propietarios, por su nombre, coeficientes de
copropiedad, y documento de identidad como titular del derecho de dominio. Para los demás
casos de asambleas extraordinarias la ley establece que el administrador y los anteriormente
citados pueden convocar asambleas extraordinarias.

4. Convocatoria por parte del Administrador: El Administrador podrá convocar a Asamblea

Extraordinariamente cuando así lo exijan las necesidades imprevistas del Conjunto o edificio.

5. Suspensión De Asambleas: Si por algún motivo se suspende la Asamblea sin desarrollar el

orden del día deberá continuarse en los términos del reglamento de propiedad horizontal, en
su defecto cuando la asamblea lo considere.

6. Iniciación Asambleas: Es importante que la copropiedad cuente con un reglamento de

asambleas, con el fin de que se determinen aspectos importantes como el tiempo de espera
para dar inicio, la moderación entre otros.

TEXTO Y LOS REQUISITOS DE UNA CONVOCATORIA

El texto de convocatoria debe determinar los puntos a tratar, bien sea que la Asamblea sea
Ordinaria o Extraordinaria.

Los requisitos mínimos para efectos de una convocatoria a Asamblea Ordinaria o Extraordinaria
son:

1. Fecha convocatoria

2. Nombre titular

3. Clase de Asamblea Ordinaria o Extraordinaria

4. Número convocatoria

5. Fecha de realización

6. Hora de iniciación

7. Lugar de realización

8. Calidad o cargo de la persona que convoca

9. Orden del día

10. Aclaraciones de Ley

11. Alusión al poder (anexar modelo)

12. Firma de la persona que convoca

13. Documento de identidad de quien convoca

14. Listado de deudores morosos a la fecha de la publicación.

15. Demás información que considere pertinente

MODIFICACIÓN ORDEN DEL DIA ASAMBLEA ORDINARIA

En las reuniones de Asamblea Ordinaria el orden el día se puede modificar, ocupándose de temas
no indicado en la convocatoria a propuesta de cualquier mandatario o propietario, sin olvidarse
del motivo de la convocatoria Art. 39 de la Ley 675/2001.

REQUISITOS CONVOCATORIA A ASAMBLEAS EXTRAORDINARIAS: Una convocatoria de Asamblea

General Extraordinaria no debe contener dentro de su orden del día, el sometimiento a
consideración del mismo, ni proposiciones y varios. Se debe entrar a deliberar y decidir de
acuerdo a los puntos motivo de la convocatoria. En el evento de querer entrar a deliberar con
otros puntos diferentes no indicados en la convocatoria la Asamblea no será válida, ya que debe
mediar convocatoria escrita, a no ser que esté reunido el cien por ciento (100%) del quórum
deliberatorio de acuerdo al total de coeficientes de copropiedad y una vez agotados los temas.

FORMA PARA CONVOCAR A ASAMBLEA ORDINARIA O EXTRAORDINARIA

La forma corresponde al procedimiento establecido en el Reglamento, se refiere al medio de
comunicación, para la notificación al titular, el cual debe ser por escrito a través de circular
personalizada, por cartelera y por correo certificado a la última dirección registrada en el libro de
propietarios.

Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presénciales y de decisiones por

comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar
decisiones sobre temas no previstos en éste.

DOCUMENTOS A REMITIR CON LA CONVOCATORIA

Los documentos a remitir con la citación son los mismos motivos de dicha convocatoria, es decir,
los relacionados con los temas a tratar, además del modelo de poder, en el evento de que no
pueda asistir el titular y delegue su representación en un tercero. Estos documentos son
requisitos ineludibles para poder convocar, debiéndosele dar estricto cumplimiento, con el objeto
de que los titulares o mandatarios tengan elementos de juicio para decidir tanto en las Asambleas
Ordinarias como Extraordinarias.
CONSTANCIA DE LA CONVOCATORIA
Se debe dejar la constancia de citación o convocatoria a las Asambleas, para quienes residan en el
Conjunto o Edificio se les hará firmar una planilla que contenga la fecha y hora de recibo; quienes
no residan será a través de correo certificado oficial, a fin de que ningún titular argumente que no
fue convocado y de pie a una controversia o impugnación de las decisiones de las Asambleas.