Etapas del proceso administrativo

1. Planear
Primero pregúntese con qué recursos cuenta, cuáles necesita adicionalmente, a
dónde quiere llegar, cómo se organizará para lograr los objetivos que se ha
propuesto. Si ya sabe cuáles son sus recursos y ha definido bien su negocio es
hora de ponerse unos objetivos.
Los objetivos pueden ser de carácter general pero deben ir acompañados de otros
más específicos, además de esto los objetivos específicos deben estar de acuerdo
entre sí, con los recursos, con las oportunidades del sector y sobre todo no deben
ser inalcanzables ni tan rígidos que no puedan modificarse en un momento dado;
sólo asegúrese que todo el equipo de trabajo los conozca, si necesita nuevos
recursos haga un pequeño plan para conseguirlos.
El siguiente paso es programar el trabajo para llegar a sus objetivos. Delegue
responsabilidades, programe su tiempo y sobretodo defina las acciones a seguir,
en pocas palabras: organice las actividades, el tiempo, los responsables y la
disponibilidad de espacio, maquinaria y cualquier otro recurso.
2. Organizar e integrar
Para lograr una buena organización e integración de su empresa debe tener en
cuenta lo siguiente: tener en claro los puestos de trabajo que existen en su
empresa, las tareas, responsabilidades y autoridad de cada puesto y, sobretodo,
tener bien claro cuántas personas son necesarias y suficientes para cubrir esas
plazas. Para esta labor válgase de un organigrama, éste le ayudará a organizar
más convenientemente su empresa.
En el organigrama usted define los puestos de trabajo con sus tareas y
responsabilidades, la organización de las líneas de autoridad, comunicación y
coordinación entre dependencias, entre otras. También define los requerimientos
cualidades y conocimientos que exige cada cargo, además las necesidades de
mejoramiento o de formación de los operarios o trabajadores, los planes de
capacitación o formación en relación con las necesidades de puestos y de
trabajadores y por ultimo las comunicaciones necesarias.
3. Dirección
En este paso se logra que la planeación y la organización entren en acción. Ahora
estará dedicado a que cada trabajador quiera y pueda hacer el trabajo de manera
correcta, para esto debe coordinar los trabajos, motivar a su personal y orientarlo
en sus labores. Recuerde que está trabajando con seres humanos no con
maquinas, así que más le valdrá ser un líder que un jefe.
Líder es quien conociendo las características de su gente da respuestas a sus
necesidades y moviliza su voluntad su capacidad de acción y sus potencialidades
a la consecución de los objetivos que se ha propuesto. Tome conciencia de que la
comunicación es su principal herramienta para tomar buenas decisiones y para la
delegación correcta de responsabilidades.
4. El control y la evaluación
Aunque es el último paso, su éxito depende de la calidad de los primeros, es decir
que si se tuvo una buena planeación, una buena organización y una buena
dirección lo más seguro es que el control y evaluación sean positivos.
Controlar es comprobar que lo que se está haciendo sí está de acuerdo con lo
planeado, dirigido a los objetivos y a través de los programas propuestos. Se debe
controlar el manejo del dinero, del tiempo, la calidad, el desempeño de los
trabajadores, el mantenimiento, los inventarios, etc.
Para controlar usted necesita contar con información y esa información la puede
obtener de la etapa de planeación, en el diseño del programa de trabajo.
Igualmente la observación es un buen método de control. Finalmente, la
evaluación le permite sacar partido de lo realizado en un periodo más largo de
tiempo, al poder conocer cuáles son sus puntos débiles y sus fortalezas y lo
principal, para verificar si se cumplieron los objetivos y si se llegó a las metas.
Organigrama
El organigrama es una representación gráfica del esqueleto de una organización,
mostrando los cargos jerárquicos. El organigrama permite obtener una idea rápida
de cómo está organizada una empresa, cooperativa u organización sin fines de
lucros, cualquiera sea el tipo de organización el organigrama es válido.
Si al momento de diseñar el organigrama no se lo realiza de forma fiel a la
realidad, se podrían generar confusiones en cuanto a la toma de decisiones en la
organización, autorizaciones y cuestiones similares.
Tipos de organigrama
Organigramas analíticos. Son específicos, brindan información detallada y pueden
servir de complemento para otras fuentes de información.
Organigramas generales. Este tipo de organigrama muestra solo las unidades de
mayor importancia, se los denomina con ese nombre por ser los más comunes.
Organigramas suplementarios. Son aquellos que se usan para analizar un
departamento en particular y sirven como complemento de los del primer tipo.
Clasificación
Según su forma geométrica, pueden ser: verticales (los más comunes),
horizontales (comenzando por la izquierda como la cabeza), escalares (no se
utilizan recuadros para los nombres o puestos) y concéntricos o circulares (los
más altos rangos jerárquicos están en el centro del círculo y mientras van bajando
la jerarquía, se van alejando del mismo).
Según su naturaleza, pueden ser: microadministrativos (de una sola organización),
macroadministrativos (más de una organización) o mesoadministrativos (se tienen
en cuenta una o más organizaciones del mismo sector de actividad).
Según su finalidad, se clasifican en otros cuatro tipos: informativo (tienen como
objetivo estar a la disposición de todo el público), analítico (analiza determinadas
características de una organización), formal (es aprobado por un órgano mayor en
la institución) e informal (a diferencia del anterior tipo, éste no está aprobado por
un directorio).
Según su ámbito, hay dos tipos de organigramas: generales o específicos.
Según su contenido, tenemos tres tipos de organigramas: integrales (representan
las relaciones entre unidades), funcionales (incluyen las principales funciones de
cada departamento) y de puesto, plaza y unidades (dejan expresados los puestos
ocupados y el número de empleados necesarios por puestos).
Funciones
Los organigramas cumplen dos funciones importantes. Por un lado, permiten
analizar la estructura para detectar fallas. Algunas de las situaciones más
importantes que pueden ser encontradas por este método son:
Fallas de control interno
Duplicación de funciones
Departamentalización inadecuada
Funciones importantes que se han descuidado
Falta de unidad de mando
Falta de claridad respecto del tipo de autoridad que se le asigna a un cargo
Desequilibrios en la estructura, enorme amplitud del control, etc.dissertation
software
Por otro lado, los organigramas cumplen una función como medio de
comunicación dentro de la organización. A través de ellos se puede, por ejemplo,
informar a los empleados la posición relativa que ocupan y la relación que tienen
con el resto de los puestos, informar a terceros interesados en la organización
cómo es la estructura, facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que
tienen los miembros de ascender, mostrar a los nuevos empleados un cuadro
global de la estructura a la que acaban de ingresar, etc.
Descripción del puesto y sus actividades
Un administrador es una persona que obtiene resultados a través de otras
personas. Un administrador es el responsable de llevar a cabo las actividades
necesarias para alcanzar las metas organizacionales. Más específicamente, un
administrador desempeña ciertas funciones básicas para que la organización se
encamine hacia la consecución de dichas metas. (Allen y Gilmore, p.20)
Un administrador es quien controla, ejecuta, maneja, analiza, comunica, vincula,
planifica, lidera, negocia, motiva y toma decisiones, entre muchas otras
actividades, dentro de una organización, un área, rama, unidad o departamento de
la misma, con el propósito de conseguir que se cumplan ciertos objetivos.
Esta definición se basa en lo que hace un administrador, así que puede ser
complementada si se conoce más acerca de las tareas del administrador
específicamente, como se puede ver a continuación.
Planeación.- Formular objetivos y determinar medios para alcanzarlos.
Organización.- Diseñar el trabajo, asignar los recursos y coordinar las actividades.
Dirección.- Asignar personas responsables, dirigir las actividades, motivarlas,
liderarlas y comunicarlas.
Control.- Monitorear las actividades y corregir los desvíos.
A propósito del control del negocio, me parece oportuno comentar que en las
empresas familiares, el 80% de los dueños de estos negocios, “se marean” de
éxito inicial y esa es la forma en que se dan cuenta que tienen “poder”, ya que
“mandan” a otros (colaboradores), y es su única manera de sentirse importantes al
ser “los dueños del dinero y del patrimonio”.
Lamentablemente, sólo un 5% de esos emprendedores, están medianamente
capacitados para hacer frente a todas las vicisitudes que se les van presentando a
medida que el negocio crece.
Es precisamente la falta de preparación (no leen y no se actualizan) y por la falta
de un plan de trabajo correctamente definido, que les permita desarrollar
estrategias de crecimiento en función a la demanda de clientes nuevos, sin darse
cuenta que el cliente interno más importante son ellos mismos.
Si usted descuida la parte que le exige prepararse mejor y estar al día para aplicar
nuevas tecnologías en su negocio, esa obsolescencia le va a costar muy caro, ya
que en poco, muy poco tiempo, le ganarán la partida y otros serán los ganadores.