FORMATO DE PRE-EVENTOS

NOMBRE DE DOCUMENTO: PRE-EVENTOS

GENERALES
TITULO DEL EVENTO: Por Definir

FORMATO DE
TIPO DE EVENTO: Externo Taller
EVENTO:

ESPACIO REQUERIDO (ej. 100m2) Nro. AFORO Minimo 30

CARACTERISTICAS DEL INCLUIR EN EL PRECIO WIFI, SILLAS, MESAS, PROYECTOR, PANTALLA, AUDIO, MICROFONO (¿EXTENSIONES ELECTRICAS PARA EQUIPO
SALON REQUERIDO: AUDIOVISUAL?)
UBICACIÓN AV. WILSON - CIBERPLAZA 3er Piso - LIMA REFERENCIA FRENTE AL REAL PLAZA DE WILSON

MAPA GOOGLE MAPS DIRECTIVOS, PRECIO DEL SALON FREE

(URL) GERENTES
PÚBLICOS,ASE
SORES,
PROFESIONAL CERTIFICADO DEL
ENTRADA DEL EVENTO SIN ENTRADAS SIN CERTIFICADO
ES, TÉCNICOS, EVENTO
ASISTENCIALE
S, PUBLICO EN
DIRIGIDO A: GENERAL EMPRENDEDORES RUBRO: AL AZAR

FECHA(S) DEL EVENTO:

OBJETIVO DEL EVENTO:

Es de suma importancia contar con esta información

RESPONSABLE DEL
EVENTO:
(inicio a fin)
INVITADOS
TIPO DE INVITADOS
Ninguno ESPECIALES 0
ESPECIALES
(nombres):

HORA FIN DE
HORA INICIO DE EVENTO:
EVENTO:

Nro. PONENTES:

HORA INICIO DE PONENTE HORA FIN DE

1: PONENTE 1:

HORA INICIO DE PONENTE HORA FIN DE

2: PONENTE 2:

EQUIPO DEL PRODUCTOR DEL EVENTO

FUNCIÓN
PRODUCTOR DEL EVENTO:
PRINCIPAL:

FUNCIÓN
PRESENTADOR 1:
PRINCIPAL:

PRESENTADOR FUNCIÓN
(CONTINGENCIA): PRINCIPAL:

FUNCIÓN
COORDINADOR:
PRINCIPAL:

FOTOGRAFÍA Y FUNCIÓN
FILMACIÓN: PRINCIPAL:

FUNCIÓN
DISEÑO GRÁFICO:
PRINCIPAL:

FUNCIÓN
COMMUNITY MANAGER:
PRINCIPAL:

FUNCIÓN
DISEÑO DE VIDEO:
PRINCIPAL:

FUNCIÓN
VOLUNTARIOS:
PRINCIPAL:

DETALLES Y REQUERIMIENTOS DEL PONENTE

PONENTE 1:

EXPERIENCIA:

CONOCIMIENTOS:

Marketing Digital (Publicidad en Facebook, Google - Contenido …) // Video hecho con Celular u otro programa facil de
TEMARIO DEL EVENTO: hacer o Diseño Web en Google o Wordpress u otro // *Para emprendedores, explicación nivel usuario - Edad Aprox.
Publico 28 - 40*

TITULO:

PONENTE 2:

EXPERIENCIA:

CONOCIMIENTOS:

TEMARIO DEL EVENTO:

TITULO:

NOTA: (Lorem Ipsum)

 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS - LISTA DE TAREAS
Chek-list acciones Responsable ¿CuántasCaracterísticas
personas necesitarás
ANTES DEL EVENTO gestionando el evento? Se debe
Definir y organizar al equipo Listado
Productor del Evento elegir alde posibles
personal "voluntarios"
que estara al
Definir y organizar al equipo
de trabajo evento. Seguro que habrá quienes
directamente involucrado en la
Todo el equipo de trabajo
Elaboración
de voluntarios del programa de quieran ayudar
planificación a dinamizar
ydel
ejecución en
Productor del Evento Planificación
redes sociales. evento del evento.
evento
Selección de presentador
Organización de tiempos de
Elaboración de oficios de Realizar un diseño y plantillas de
ponentes
invitación por email, pitch de
invitación a ponentes Enviar
llamadaEmail, realizar llamadas,
Convocar a los ponentes
reunión yprecios,
Revisar acuerdoscv's, especialidad,
Selecciona a los ponentes Pedirlas como mínimo 1 semana
Check list a Presentaciones temas, experiencia exponiendo
antes y pedir autorización (por
ppt de los ponentes escrito) para subirlas a SlideShare
Identificar invitados Enviar Email, realizar llamadas,
Cotización
especiales de sedes para el Plano
reunióndey cómo y dónde recibirás a
acuerdos
Precio, detalles,
los asistentes, enespacio …
dónde estarán los
Selección de sede para el
evento
registros, las pantallas, las azafatas
Confirmar
evento. fecha para sede con los micrófonos para las
del evento preguntas, los fotógrafos, etc.
Gestión de diseño de
invitación para el evento Enviar a ponentes para validar su
Gestión
Aprobaciónde diseño de
del diseño
aprobación
diplomas y certificados para
Aprobación de diseño de
ponentes y usuarios
diplomas y certificados
Impresión de diplomas
Firma de diplomas
Planeación de decoración de
Diseño de materiales de
sede
Gestióndelde
evento
impresión de
decoración
Preparación(lonas,
de cajabanners,
con
material
etc.) de decoración
material para evento (tijeras,
(lonas, banners, etc.)
Gestión de diseño
cinta adhesiva, deplumas,
clips,
Impresión
volantes
hojas, etc.) de diseño de Haz
Un Ebook PDF,  un vale para un
Realizar hoja de registro
volantes comunicación En
Hojalascon
quelegalidad
todo el equipo se
de clausula
online y offline. taller de formación, una
para asistentes mantenga
Formato
para manejo al tanto
Digital Hoja para debe
de
de ydatos lo que
Encuesta de Evento Llega a todos
Concursos en los subscripción gratuita a alguna
Regalo para los asistentes (si suceder
evaluaciónen yelfeedback
evento para que sea
medios.
Instagram, Piensa No dejes
revista paraespecializada,
digital el final el guion del
 un
Reuniones
los hubiera)de alineamiento que, aunque sea exitoso.
comunicación acto y decide
periodo quiénes
de prueba convan a
alguna
con el equipo Invitic,
un
previa a los2.0, a
evento Para promocionar, dar de
a conocer
Creación
Comprar del y/o Guión
preparar intervenir,
plataforma en qué orden,
o software con qué
interés
Eventbrite,
lo mejor te
influencers, Estas reuniones deben darse
Creación
comida, de landingy page
bocaditos gaseosa Amiando, a los ponentes
duración y qué y registro
van
para los asistentes…  a de
decir los
Creación de formulario en interesa
enviar que antes, durante y asistentes
después del
#TA2012
Ticketea
asista gente que Para registro
asistentes
ponentes y el de
presentador
para
googlelosdoc
invitados y
para asistentes información
#EBE12 del evento.
Difundir no utiliza la red
ponentesen plataformas
y tener de
listos los evento
#SMP11 a los
de forma (por si
ponentes
Difundir
gestión deel evento
eventos
menajes en caso si por redes
habitual.
Crea el realizar
quieren
Crea un hashtag exclusivo
sociales
utilizamos suspenso
un post antes del
Realiza acciones alrededor
para el evento Folletos,
evento) tarjetas,
Comunicación
del hashtag online y vallas en todos
Indica Es un vídeo de cierre del evento
offline publicitarias,
los
EJ: documentos
Concurso que muestra los mejores momentos
Crea un Evento en Facebook CDs,
que lahojas
gentecon
Planificar el Making of #SiQuieroTA201 durante su montaje.
membrete,
esté atenta a las La campaña de intriga, también
(Video) 2
Crear un Video "Teaser" regalos para
pantallas los
porque conocida
Vídeo quecomo campaña
documenta de se
cómo
Involucrar a la audiencia asistentes (de
"habrá prelanzamiento
realizó una producción
Reunión operativa para patrocinadores
sorpresas..." ;) o
Confirmar
repaso del detalles
evento con sede propios), Google
del evento Ads, Publicidad
de Facebook
DURANTE
Estar EL EVENTO
en contacto con
Repaso de
personal decomisiones
sede del
evento
Seguimientoa aasistentes,
Bienvenida programa
del eventoespeciales y
invitados
ponentes
Organizar el cumplimiento
de registro de usuarios
Atención a invitados
especiales
Organizacióny Presidium
y entrega de
diplomas
Audio de
Toma y video
fotografías y
filmación
Desmontaje
Email de agradecimiento a
asistentes
DESPUÉS DEL
Recolección (invitados
deEVENTO
notas en
especiales
medios de y Presidium)
comunicación
sobre el evento
Socializar fotografías del
evento con los usuarios

*Es una guía se pueden variar de acuerdo a mejorar los procesos*

LISTA DE TAREAS
Tu equipo Documentos
Ejemplos
Productor del Evento,
Coordinador, Asistentes, adjuntos
Presentador, Moderador
Voluntarios para las Pre-Eventos
redes sociales,
Otras areas para
de apoyo Pre-Eventos
difusión de volantes
Fotografo,Video, Diseñ…o, Pre-Eventos
Community Manager, Pre-Eventos
Pre-Eventos
Plantilla Invitación
Plantilla Invitación
*** Ordenarlo en un
*** Power Point por
sedes las
Un artista, compositor, imágenes y/o
Pre-Eventos
referente … plano
Cotizaciones
Plano y/o Fotos del salon
***

Plantilla de Hoja de
Registro
Plantilla de Hoja de
Encuesta
Un Ebook PDF o Algún
Valor Agregado Digital
***
Guión del Acto
Sitio Web
Plantilla de Formulario -
Google Form
 Plantilla de
Agradecimiento a
Invitados

a mejorar los procesos*

 FORMATO DE PRE-EVENTOS
NOMBRE DE DOCUMENTO:

GENERALES

1) TITULO DEL EVENTO:

2) TITULO DEL EVENTO:

3) TITULO DEL EVENTO:

4) TITULO DEL EVENTO:

5) TITULO DEL EVENTO:

CONCEPTO DE LA EXPERIENCIA

el “Concepto de la experiencia”. Que es, en palabras simples, el tipo de experiencia que

quieres que tus invitados tengan.

La experiencia está muy vinculada a quiénes son los que organizan el evento, quién
es tu marca y qué quieres mostrar. Es necesario entender que el dueño del contenido
es el que debe decir qué es lo que quiere que el participante sienta.
Para esto, debemos pedirle a la persona dueña del contenido que piense en acciones
que quiera que los invitados al evento realicen.

Este es el ejemplo de lista que armaron para un evento de una empresa:

Este es el ejemplo de lista que armaron para un evento de una empresa:

·         Intercambiar
·         Charlar
·         Reunirse
·         Debatir
·         Cuestionar
·         Conocerse
·         Probar
·         Acercarse
·         Relacionarse
·         Animarse
·         Dar Feedback
·         Aprender

El siguiente paso es decidir qué tipo de verbos tienen significados similares para poder priorizar los
más importantes.

1. Reunirse
2. Aprender
3. Debatir
4. Animarse
5. Dar Feedback
6. Acercarse
DE PRE-EVENTOS
E DE DOCUMENTO: TÍTULOV

NERALES
USUARIO 1 USUARIO 2 USUARIO 3 TOTAL PUNTAJE
 GUIÓN DEL ACTO
Chek-list acciones Responsable Hora Inicio
ANTES DEL EVENTO
Recibir a los Asistentes 5:00

DURANTE EL EVENTO
Presentación al ponente 5:11

DESPUÉS DEL EVENTO

*Es una guía se pueden variar de acuerdo a mejorar los proceso

L ACTO
Hora Fin

5:10

5:20

cuerdo a mejorar los procesos*

 Telefono de Contacto /
Nombre de Ponente Correo Provincia Distrito Ubicación
Reserva
 FORMATO DE COTIZACIONES

NOMBRE DE DOCUMENTO: COTIZACIONES S (Ponentes)

Mapa Google Maps
Referencia Linkedin (URL) Experiencia Conocimientos
(URL)
 - Los horarios
que ofrece el
lugar
- Saber si cuen
con áreas
verdes en el
caso que el
evento requiera
de esas
locaciones para
dinámicas al air
Free / Precio por Otros
Especialidad en Área Especialidad en Sector Comentarios libre
hora (Ej. Titulos de sus eventos) - Facilidad de
llegar al lugar
- Parqueadero
- Los horarios
que ofrece el
lugar
- Saber si cuenta
con áreas
verdes en el
caso que el
evento requiera
de esas
locaciones para
dinámicas al aire
libre
- Facilidad de
llegar al lugar
- Parqueadero
 FORMAT

NOMBRE DE DOCUMENTO:
Nombre/Marca Mapa Google
Provincia Distrito Ubicación Referencia
Del Lugar Maps (URL)
 FORMATO DE COTIZACIONES

COTIZACIONES P (Lugares) Nombre de

Espacio Aforo Free / Precio por Contacto /
Caracteristicas
(Ej. 50m2) (Ej. 50 personas) hora Reserva
(Opcional)
 - Los horarios
que ofrece el
lugar
- Saber si cuenta
con áreas
verdes en el
caso que el
evento requiera
de esas
locaciones para
Telefono de dinámicas al aire
Contacto / Comentarios libre
- Facilidad de
Reserva llegar al lugar
- Parqueadero
 Presupuesto del Evento [Nombre del evento]
Gastos
Total de Gastos

Estimado Actual
Items
Salón
Decoración Salon
Ponente
Comida
Bebida / refrescos
Postres / dulces
Impresión de Certificados
Impresión de Diplomas
Impresión de Volantes
Regalos / Presentes
Transporte
Totales $0.00 $0.00
vento]
Estimado Actual
$0.00 $0.00
 Presupuesto del Evento [Nombre del evento]
Gastos
Total de Gastos

Admisiones / Entradas
Estimado Actual
300 278 Publico $5.00

Agregados al evento / Certificados

Estimado Actual
300 278 Certificados $5.00

Patrocinios
Estimado Actual
1
2
3

Renta de espacio de exhibición

Estimado Actual
otros
otros
otros

Venta de otros objetos

Estimado Actual
objeto 1
objeto 2
objeto 3
ento]
Estimado Actual

Estimado Actual
$1,500.00 $1,390.00
$1,500.00 $1,390.00

Estimado Actual
$1,500.00 $1,390.00
$1,500.00 $1,390.00

Estimado Actual
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00

Estimado Actual
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00

Estimado Actual
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
 Presupuesto del evento [Nombre del evento]
ANÁLISIS

Estimado Actual
Ingresos totales $1,000.00 $1,000.00
Gastos totales $500.00 $400.00

Resultado $500.00 $600.00

del evento]
 TIPO DE
(Actores,
INVITADOS
Humoristas..)
ESPECIALES

Dependiendo del
tipo el
Conseguir delugar
evento,
y los elementos necesarios
se deben crear
Local los contenidos
pertinentes y
convocar
Se deben identificar y obtenera los
loselementos materiales
que se necesitaránprofesionales
para el evento: pantallas, equipo de
(oradores,
audio, sillas, mesas, etc.
animadores,
etc.)yque
Generar el contenido tendrána los profesionales
conseguir
una participación
central.
Coordinar con el equipo de Se necesita coordinar la difusión
comunicación interna del evento y, además, gestionar
las inscripciones, bases de datos,
acreditaciones, etc.

Negociar con sponsors y partners Se necesita una persona encargada de hacer acuerdos con aliados relevantes.
Coordinar con el productor Se necesita un productor que coordine toda la logística y actividades adicionales que pudieran surgir.

¿Quiénes vienen? Definir la audiencia es algo que muchas personas pierden de vista
cuando organizan un evento. De qué edad son, ¿tienen familia?, cuánto ganan, dónde
viven, qué les gusta hacer, etc. Moderador
Moderador principal
Asistente
Productor
Coordinador
promotor

¿A qué hora llega la gente?

¿A qué hora se abren las puertas?
¿A qué hora se sirve la comida?
¿A qué hora debe estar listo este proveedor o patrocinador?
¿A qué hora debo transicionar para la siguiene parte del evento?
¿A qué hora termina el evento?
s adicionales que pudieran surgir.

Eventos Networking

Charlas empresariales
Foros
Seminario
Conferencia
Charla

Capacitación
Entrenamiento. Refuerzas algo que ya conoces.
La idea es que regularmente dura poco tiempo.

Curso
Minicurso

Taller
Es una acción de aprender y crear
 Actividad Responsable Sema
1
ANTES DE CEREMONIA DE GRADUACIÓN
Selección de sede para el evento Coordinación
Confirmar fecha con donante Dirección
Elaboración del programa de evento y compartir con donante - Primer borrador Dirección/Coordinación
Elaboración del programa de evento y compartir con donante - Versión final Dirección/Coordinación
Lista general de invitados - actualizar continuamente Dirección/Coordinación
Identificar invitados especiales Dirección/Coordinación
Identificar Presidium Dirección/Coordinación
Elaboración de oficios de invitación para Presidium e invitados especiales Admnistración/Coordinación
Entrega de oficios de invitación para Presidium e invitados especiales Dirección
Confirmar asistencia de Presidium e invitados especiales Dirección/Administración
Socializar con Presidium su rol en evento Admnistración
Selección de maestro de ceremonias Coordinación
Selección de joven representante de generación Coordinación
Gestión de diseño de invitación Administración
Solicitud de aprobación de diseño de invitación Admnistración
Envío de invitación a lista general de invitados (save the date) Admnistración
Envío de invitación a lista general de invitados Admnistración
Elaboración de aviso de prensa Dirección/Coordinación
Elaboración de nota de prensa Dirección/Coordinación
Lista con nombres de jóvenes graduandos Coordinación
Planeación de decoración de sede del evento Admnistración/Coordinación
Diseño de materiales de decoración (lonas, banners, etc.) Admnistración/Coordinación
Solicitud de aprobación de materiales de decoración (lonas, banners, etc.) Administración
Gestión de impresión de material de decoración (lonas, banners, etc.) Administración
Gestión de diseño de diplomas Administración
Solicitud de aprobación de diseño de diplomas Administración
Impresión de diplomas Administración
Firma de diplomas Dirección/Administración
Impresión de personalizadores para Presidium Administración
Asignación de comisiones
Impresión/copias para el evento
de documentos (programa, listas de graduandos, listas de invitados, Coordinación
comisiones, etc.) Administración
Preparar carpetas para Presidium (folder, programa, fact sheet, hoja en blanco, pluma) Administración
Solicitud de arreglos florales Administración
Reunión operativa para repaso del evento Coordinación
Montaje en sede del evento Coordinación
Gestión de transporte
Preparación para
de caja con jóvenes
material para evento (tijeras, cinta adhesiva, clips, plumas, hojas, Administración
etc.) Administración
Confirmar detalles con sede del evento Coordinación

DURANTE CEREMONIA DE GRADUACIÓN

Repaso de comisiones Coordinación
Estar en contacto con personal de sede del evento Coordinación
Seguimiento a programa del evento Coordinación
Bienvenida a asistentes, invitados especiales y Presidium Comisiones
Atención a invitados especiales y Presidium Dirección
Recepción a prensa Comisiones
Atención a prensa Dirección/Donante
Bienvenida y acomodo de jóvenes Comisiones
Organización y entrega de diplomas Comisiones
Audio y video Comisiones
Toma de fotografías Comisiones
Desmontaje Comisiones

DESPUÉS DE CEREMONIA DE GRADUACIÓN

Email de agradecimiento a asistentes (invitados especiales y Presidium) Dirección
Recolección de notas en medios de comunicación sobre el evento Coordinación
Socializar fotografías del evento con donante Coordinación

*Responsables pueden variar de acuerdo a la estructura de cada organización

 Semana de Formación
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