1.

Factores comunes para

organizar un evento
El primer factor común para organizar un evento es
la elaboración de un briefing. Es decir, un documento que se
revisa continuamente y donde se plasma el planteamiento
estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas
fijadas. En él se comunica lo que se quiere hacer y
los objetivos que se quieren conseguir. El
briefing es el
punto de partida que expresa lo que el
cliente quiere conseguir.CLIC PARA TUITEAR
En este documento se recopila los siguientes puntos, entre otros
muchos:
 La idea creativa
 El público objetivo
 La fecha y lugar de celebración
 El presupuesto
 El programa del desarrollo del evento
 Las gestiones con los proveedores
 Las acciones durante, antes y después del evento.
El segundo factor, es la creatividad que se ha convertido en
uno de los elementos más demandados a la hora de contratar
un organizador de eventos ya que es lo que marca la diferencia
frente a la competencia. Un evento debe generar impacto y
ayudar a fidelizar al público objetivo mediante el
recuerdo durante y después del evento, por ello deben ser lo
más creativos posibles. La
creatividad hace posible
que un evento sea excepcional y que
cumpla sus objetivos.CLIC PARA TUITEAR
Las nuevas tecnologías son otro componente que cobran un
gran protagonismo. En la mayoría de los eventos el sonido, la
iluminación y las imágenes se están convirtiendo en elementos
imprescindibles.
La elección de espacios y escenarios cada día exigen más
sitios amplios capaces de albergar todos los contenidos
funcionales. Esto requiere un gran esfuerzo de producción y
montaje. El lugar geográfico dónde se organiza un evento va a
tener incidencia en la producción del mismo y en su
presupuesto.
Realizar eventos que requieren los desplazamientos del equipo
de producción conlleva una mayor complejidad  y
también obliga a pensar en los proveedores. Tendrás que decidir
si trabajas con proveedores habituales o con proveedores
próximos al lugar.

Son tres etapas las que tienes que tener en cuenta

para organizar un evento con éxito:

La fase pre-producción: la planificación y la preparación. En

esta etapa se trabaja varios aspectos, como el desarrollo del
briefing, la definición de los objetivos, la búsqueda de la
localización y el desarrollo de la idea.
La segunda etapa, es la producción: el desarrollo del
evento. Es el momento de visitar el lugar donde va a
desarrollarse el evento para así realizar el seguimiento del
montaje para que todo esté preparado. En esta fase se realizan
las gestiones con los proveedores necesarios para el proyecto.
Asimismo, con todos los datos se elabora un plan de trabajo, se
realizan diversos ensayos y se establece un escaleta para que
pueda seguir el equipo de producción. 
Terminado el evento, incluido el desmontaje, se pasa a la fase
de postproducción donde se analizan los resultados
obtenidos. Es también el momento de valorar la satisfacción del
cliente, la consecución de los objetivos y el ROI (el impacto y
resultados del evento en relación con el retorno de los
objetivos).

2. Desarrollo del briefing del

evento
Esta fase, como he comentado antes, se basa en el desarrollo
del briefing, donde se definen los objetivos, el público objetivo,
la cantidad de asistentes, la fecha, la sede y las características
del tipo de evento a realizar. Existen varios tipos de eventos:
conferencias, ferias, exposiciones, congresos, eventos
corporativos, festivales, etc. Debes ser consciente de que el
briefing es un buen instrumento de gestión, te va a dar una idea
de lo que quiere el cliente.

3. Análisis de los objetivos 

En este paso se fijan los objetivos de producción. El proyecto
que se diseña para el evento debe guardar absoluta coherencia
con los objetivos esperados.
Te recomiendo mantener reuniones con el cliente para saber
qué objetivos quiere cubrir con el evento y transmitirlo al equipo
de la forma más ordenada posible para así conseguir las
expectativas del cliente. Hay que tener muy bien definido que
se pretende con el evento, cuál es la filosofía y el mensaje
qué se quiere transmitir.
4. Lista de invitados,
invitación y confirmación
Otro paso, antes del evento, es determinar el número y tipos de
invitados. La lista de invitados, el envío de invitaciones y la
confirmación de asistentes son acciones que se deben realizar
en la denominada «fase taquilla».
Las invitaciones son el principal instrumento de
comunicación para hacer llegar a una persona o a un
determinado grupo el deseo por parte del anfitrión o entidad de
que acudan a su evento. Hoy en día, se pueden observar una
gran variedad de diseños llenos de creatividad que incitan a
asistir al evento.
Independientemente del diseño, toda invitación debe tener
el logotipo o escudo de la institución que convoca el
evento, quién invita (nombre del anfitrión, autoridad o entidad),
a quién invitas (si se opta por la invitación personalizada), la
sede del acontecimiento, la fecha, la hora, y si se requiere
confirmación también se debe dejar claro en la propia invitación.
Si deseas añadir más texto, como algún pequeño mapa de cómo
llegar al evento o algún timing de cómo transcurrirá el acto,
puedes recurrir a otro elemento complementario que se adjunta
con la invitación, que es lo que se llama «nota de interés».
En cuanto las confirmaciones, si el invitado debe confirmar su
asistencia es importante informárselo en la invitación. Se
colocarán los datos de contacto y la fecha límite de
inscripción. Es recomendable pedir confirmación para conocer
con antelación el número de asistentes, para así poder empezar
a gestionar aspectos como el encargo del catering, el número de
sillas, la colocación de presidencias, la seguridad, las
acreditaciones, el aforo, etc.

5. Cómo elegir la sede y

fecha de tu evento
A la hora de organizar un evento, uno de los aspectos
importantes es seleccionar la fecha de la actividad y el lugar del
evento dentro de la etapa pre-producción. Marcados los
objetivos debes trabajar en la propuesta de producción. Es
importante escoger una fecha que sea favorable, normalmente
los mejores días son miércoles o jueves de la semana y que no
te coincida con ningún día especial (festivos, partidos de fútbol,
etc.)
Se debe analizar las ventajas y desventajas de las posibilidades
del espacio. Hay que tener en cuenta una serie de aspectos,
como las normas de funcionamiento del espacio, los accesos
para invitados y vehículos, la disponibilidad de materiales de
producción, las dimensiones, capacidad de almacenaje, etc. Lo
importante es buscar un espacio
relacionado con el mensaje que se quiere
transmitir en el evento.CLIC PARA TUITEAR

6. Elaboración del
presupuesto, necesidades y
patrocinadores
Una vez completado todo lo anterior, debes detectar las posibles
necesidades y carencias para tu evento. Por ejemplo, los
micrófonos, los equipos de audio-vídeo, mesas, asientos,
proyectores, etc. Tienes que encargarte de contratar todo el
equipo necesario (técnico, catering, decoración…) y de dejar
bien cerrado todo lo que te tenga que ver con el material gráfico
y las acreditaciones.
Es necesario elaborar una estimación inicial del
presupuesto. Debes cerrar los gastos básicos: el espacio de
celebración, el catering, el montaje y desmontaje, los carteles,
las acreditaciones, la comunicación, el personal, etc. Aquí te
dejo un enlace donde puedes obtener un modelo
de plantilla para el desarrollo de un presupuesto para un evento.
Otro paso fundamental es la búsqueda de
patrocinadores para cubrir tu evento, normalmente puedes
buscar en función de las necesidades que vas a tener en tu
evento y establecer un intercambio de servicios con ellos o sino
elaborar un buen plan de opciones que les vas a ofrecer a los
patrocinadores a cambio de una contribución económica. Es
importante que busques patrocinadores afines a tu sector y a tu
público objetivo para que también puedas sacarle provecho a
sus servicios y que les dejes muy claro toda la visibilidad y
repercusión que van a lograr con tu evento.

7. Cómo promocionar un
evento
¡Ya están todos los pasos! ¡Es hora de dar a conocer tu evento!
Prepara folletos, publica anuncios, convoca a los medios de
comunicación, realiza llamadas telefónicas y visita a los
patrocinadores potenciales.
Puedes promocionar el evento a través de varias formas, a
través de una landing page con la información del evento,
mediante inscripción online, publicidad en medios específicos
del sector del evento, redes sociales, banners para la web,
colaboraciones con otros bloggers del sector para que hablen
del evento, etc.
Mi recomendación es que explotes las redes sociales, tu blog y
que tengas un hashtag asociado a tu evento. Asimismo, si lo ves
necesario puedes recurrir a publicidad mediante Facebook
Ads,Twitter Ads, Instagram Ads e incluso campañas de Google
Adwords. Aquí te dejo un artículo de Elena Charameli, experta
en Adwords y SEM, donde explica detenidamente cómo hacer
anuncios en Facebook. Debes también ir realizando un
seguimiento de las confirmaciones y si lo ves necesario enviar
recordatorios a los invitados.

8. Tipos de presidencia y
el anfitrión
Una figura que debes tener muy en cuenta si es un evento muy
formal, es el anfitrión, es decir, la persona con mayor rango de
la institución que acude al evento. En muchas ocasiones, esta
persona no está definida y es la propia entidad o marca la que
hace de anfitrión. En este caso lo más importante es el producto
y la institución. El anfitrión debe cumplir unas funciones
específicas, entre ellas, presidir el evento. En caso de que no lo
presida se coloca a la derecha o a la izquierda de su invitado de
honor. Las
presidencias comunican
visualmente los mensajes que el evento
quiere comunicarCLIC PARA TUITEAR La presidencia es la
zona reservada para el anfitrión y sus invitados principales.
Existen muchos tipos de presidencias y actualmente se utiliza
n escenografías minimalistas donde la imagen de la marca os y c
olores corporativos destacan sobre el resto de mobiliario. Una
vez elegido el tipo de presidencia se debe tener en cuenta la num
eración

9. Puesta en escena:
Planificación y ejecución 
Durante la celebración del evento se ejecutarán todas las
actividades planificadas en el pre-evento. Para que la ejecución
sea perfecta se hará una reunión previa con todo el
personal involucrado. Durante el desarrollo de un evento lo
más importante es la coordinación, ya que normalmente
intervienen diferentes profesionales.
[Tweet «La producción es toda la fase de planificación y
organización que hará posible el directo del evento.»]
Es recomendable, hacer un ensayo de todo el evento al menos
con 24 horas de antelación, para asegurar que todo está
correcto.

10. Organigrama y
Cronograma 
Debes tener en cuenta el organigrama del equipo de
producción, su jerarquía. Te encargarás de asignar las
responsabilidades y las tareas a cada uno de los involucrados
del evento. Te recomiendo hacer también un cronograma de
actividades, es decir, una lista de todas las acciones que se
van a llevar a cabo con sus fechas previstas de comienzo y
final. Es importante tener un plan de necesidades, es decir, un
documento que contemple la parte técnica y escenográfica
necesaria para llevar a cabo el programa del evento. 
 11. Cómo lograr ser
Trending Tópic durante el
evento 
Si has elegido un buen hashtag, fácil de recordar y lo has
difundido bien antes del evento ahora solo toca reforzarlo
durante el evento para que los asistentes lo usen y
así conseguir ser Trending Topic. Aquí te dejo unos consejos
de cómo conseguir ser TT con tu hashtag durante el evento y de
cómo usar Twitter en los eventos:
 Haz emisiones en streaming para potenciar el uso del
hashtag
 Destácalo en todos los sitios posibles: en las pantallas,
folletos, agenda del evento, etc.
 Haz algún sorteo o concurso para que los asistentes se
animen a participar
 Anuncia a los ganadores por Twitter
 Geocaliza todos tus tweets así será más fácil ser Trending
Topic
 Pide apoyo a los mejores twitteros y bloggers para que
compartan tweets con el hashtag, así tendrás más impacto
 Comparte contenido visual y que impacte
 Monitoriza bien el hashtag e interatúa con los asistentes
¡los RT también cuentan!
 Incluye enlaces y llamadas a la acción en tus tweets
Trabajando bien estos aspectos estoy segura que conseguirías
que tu evento se convierta en Trending Topic, puedes recurrir a
varias herramientas para monitorizarlo y medir su
impacto como por ejemplo Metricool, TweetBinder, Tweetdeck,
Hootsuite entre otras.

En esta etapa destacan dos acciones muy importantes, por un

lado, las encuestas de satisfacción y por otra parte,
el reporte con los resultados obtenidos del evento.

12. Evaluación de los

resultados: ROI 
Una buena manera para evaluar el evento es enviar encuestas
de opinión a los participantes. Además, si se puede responder
de forma online, sería mucho mas simple recibir el feedback de
los implicados. Asimismo, debes medir si el cliente ha
obtenido el retorno de inversión que esperaba. (ROI)

13. Agradecimientos 
Es imprescindible dedicar parte de tu tiempo a dar gracias a los
que hicieron posible el evento: equipo, proveedores, invitados,
asistentes, medios de comunicación, entre otros. También es
esencial, facilitarle a los medios de comunicación el dossier del
evento.

14. Revisar las redes

sociales, monitorización del
hashtag
Otra acción fundamental, es realizar un revisión de todas las
redes sociales y hacer un seguimiento de los medios de
comunicación. Es interesante hacer también un reporte de la
actividad online, de lo qué se ha publicado en la red del evento,
la interacción que se ha tenido con el hashtag creado para el
evento, los mensajes, las menciones, etc.

15. Elaboración de
reporte y sugerencias 
Finalmente, tras la evaluación y el análisis de los resultados
obtenidos, debes plasmarlo en un reporte con conclusiones y
sugerencias, para transmitírselo al cliente.
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Espero que te haya sido útil estos pasos para organizar un
evento, no obstante, si echas en falta alguna acción no dudes
en dejar tu aportación. ¡Estaré encantada de seguir ampliando

este post!