INVENTARIO

Desventajas de sistema de inventario periódico:

El principal problema con un sistema periódico es que no proporciona datos en
tiempo real para los gerentes. Siempre se está trabajando con datos antiguos
de la última actualización realizada.

 No ofrece ninguna información sobre el costo de mercancía vendida o los

saldos finales de inventario durante el período intermedio, hasta que se
haga un recuento de inventario físico.
 Consume mucho tiempo en los conteos físicos y puede producir números
obsoletos, que son menos útiles para la gerencia.
 Generalmente el sistema es manual y más propenso a errores humanos.
Los datos pueden extraviarse o perderse.
 Los excedentes y faltantes de inventario quedan escondidos en el costo
de la mercancía vendida. No existe un registro contable disponible para
poder compararlo con el recuento físico del inventario.
 El costo de la mercancía vendida debe estimarse durante los períodos
intermedios, lo que probablemente resulte en un ajuste significativo en
el costo real de los productos cada vez que se complete un recuento de
inventario físico.

 No hay forma de ajustar durante los períodos intermedios el inventario

obsoleto o las pérdidas por productos defectuosos, por lo que para estos
problemas tiende a haber un ajuste significativo (y costoso) cuando se
complete finalmente un recuento de inventario físico.

 No es un sistema adecuado para grandes empresas que tengan grandes

inversiones en inventarios, dado su alto grado de inexactitud en
cualquier momento (que no sea el día en que el sistema se actualiza con
el último recuento de inventario físico).

Sistema de inventario permanente o perpetuo:

Es una serie de procesos contables que permiten determinar el valor y la
cantidad de mis existencias en cada momento. Para determinar las cantidades
y su valoración se utilizan cuentas contables de variación de existencias (donde
se registran fecha de compra, valor de compra, cantidad de compra, fecha de
salida, valor de salida y fecha de salida de inventario). El problema radica en la
valoración del stock resultante de todos los movimientos puesto que las
compras se realizan con diferentes fechas y precios. Para solventar esta
situación se utilizan criterios de valoración de stock como el precio medio
ponderado, el FIFO, el LIFO
Este sistema proporciona un grado de control más alto que el sistema
periódico, debido a que la información del inventario siempre está actualizada.
Este sistema también se denomina sistema de inventario perpetuo y en el
mismo las cuentas de inventarios y las bases de datos se actualizan
automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto.
Esto implica una alta dependencia con respecto a la tecnología de la
información para poder mantener un seguimiento efectivo y al instante del
movimiento del inventario, así como para enviar actualizaciones electrónicas a
las bases de datos centrales, que pueden estar ubicados en la sede de la
empresa o en una sede a gran distancia de esta. Por ejemplo, podemos
mencionar el caso de una tienda en la que se ha instalado un sistema
de Identificación por Radiofrecuencia (RFID) y lectores de etiquetas para
escanear los artículos que pasan a través del punto de venta.
Ventajas:
 Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin
necesidad de practicar inventarios físicos.
 No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de
mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las mercancías.
 Se puede descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el
manejo de mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de la
mercancía que debería haber.
 Se puede conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo
vendido.
 Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o
perdida bruta
 Información fiable y precisa. Un sistema de inventario permanente
ofrece una información real y al instante de los valores de stock
permitiendo tomar decisiones de calidad basadas en la precisión del
dato. Permite tener siempre disponible información actualizada sobre la
correspondencia entre el stock de almacén y el inventario teórico.

 Control exhaustivo de los costes. El sistema inventario permanente

permite conocer el coste de la venta de cada transacción al instante.

 Menor y mejor reparto de esfuerzos. Los esfuerzos para controlar el

inventario no se centran un uno o varios días, sino que se distribuyen a
lo largo de todo el año. Esto permite repartir mejor las cargas de trabajo
en el almacén y facilita los cierres mensuales, trimestrales o anuales.
Desventajas
 Sistema costoso y complejo. Para poder trabajar con inventario
permanente es necesario disponer de una herramienta ERP que soporte
los movimientos de cada transacción. Este tipo de sistemas suponen una
mayor inversión.
 La formación. Formar a los empleados para que estén capacitados para
gestionar este tipo de herramientas (su manejo supone cambios
constantes en la contabilidad general) también supone una inversión.
 Sistemas tecnológicos de control de stock. Trabajar con un sistema de
inventario permanente fiable requiere de la utilización de sistemas de
códigos de barras o TPV que permitan automatizar los movimientos del
stock en tiempo real. De poco sirve llevar una contabilización de
existencias en tiempo real si los movimientos en el almacén, planta o
punto de venta no se actualizan de forma constante en el sistema.
PEPS (primero en entrar primero en salir)
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán
aquellos productos comprados más recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto
que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere
procedimiento especial alguno.

UEPS (ultimo en entrar primero en salir)

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se
compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden
aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil
cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es
muy común en los países con tendencias inflacionarias.
Promedio ponderado
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los
valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para
luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario
incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

Kardex
Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben
implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el
movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se
requiere un kárdex. El kárdex o fichero de mercancías está formado por
tarjetas que permiten controlar las cantidades y los costos de las entradas y
salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier
momento sin necesidad de realizar un inventario físico. Cada tarjeta de kárdex
constituye un auxiliar de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa,
en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las
mercancías en existencia, a precio de costo. • Kárdex - manejo. Para
establecer el control de las mercancías por medio del kárdex, la empresa
puede utilizar los métodos ponderados, PEPS o UEPS.
 Encabezamiento:
1. Fecha en que se efectúa la transacción.
2. Descripción del movimiento de acuerdo con el soporte.
3. Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos.
 Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos
comprados y las devoluciones. Al final del periodo esta columna informa
el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo.
 Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las
devoluciones en ventas. Al final del periodo esta columna informa el
costo total de la mercancía vendida.
 Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en
existencia.
 Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía
en existencia. Al final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el
inventario final de mercancías.
 Ubicación: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.
 Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o
empresa a quien se le compra el artículo.