INFORME AA1

ACTIVIDADES EN UN PROCESO NORMAL DE COPRAS

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un
proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

INTRODUCCIÓN

El procedimiento de compras en la empresa es vital para la misma. En la mayoría

de las compañías es el departamento comercial quién se encarga del suministro
para el correcto funcionamiento del negocio. Pero además, representa el 50% del
valor del producto que se vende. Esto dependerá del tipo de empresa en cuestión;
una entrada para muchos de los procesos, es el departamento de compras desde
la ISO 9001, procesos de carácter misionales como procesos de carácter de
apoyo que ejerce una organización. Su gestión impacta directamente en los
resultados que busca la empresa porque su importancia va ajustada
principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto
final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

PROCEDIMENTO DE COMPRA

 OBJETIVO: Establecer el procedimiento a seguir para llevar a cabo la

formalización de solicitudes de necesidad de material, equipos o servicios,
así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como resultado
final la entrega de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la
organización.
 ALCANCE: Aplica para todas las actividades asociadas a la identificación y
definición de necesidades de compras de materiales, equipos y/o
contrataciones de servicios, finalizando con la recepción de los mismos en
la empresa.
 DOCUMENTACION APLICABLE
 Manual de calidad según NTC ISO 9001:2015
  RESPONSABILIDADES

El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria

para la venta de parte de los jefes de bodega, por los elementos faltantes para
aprovisionarse de materiales. En el caso de reparaciones o mantenimiento para
bienes internos de la empresa, se lo canaliza a través de la conserjería o por
cualquier empleado. El Supervisor General es el responsable por los trámites
correspondientes de contratación y ejecución instalación de las solicitudes.

Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al
supervisor general en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros
atributos relacionados con el producto o servicio.

En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general

reunirá toda la información necesaria para contactar al especialista adecuado,
para el caso en particular.

 DEFINICIONES
 Característica de la calidad: Característica inherente de un producto,
proceso o sistema, relacionada con un requisito.
 Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.
 Comprador: El cliente en una situación contractual. Contratista: El
proveedor en una situación contractual.
 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
 Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o
especificado.
 Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un
producto o prestación de un servicio.
 Especificación: Documento que establece requisitos con los que un
producto debe estar conforme.
 Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y
dictamen, acompañada cuando sea apropiada por medición,
ensayo/prueba o comparación con patrones.
 Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para
llevar a cabo las actividades diarias del negocio.
  CONTROL DE LAS COMPRAS

La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual

debe asegurarse de:

1. Que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente

definidos, según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.

2. Que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables
de la solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas
responsables de su aprobación.

 NECESIDAD DE COMPRA

Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances
solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en
la cual se definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende
los que se tienen que comprar, definiendo cuales son las características y
especificaciones que deben tener. Primeramente, se deberá comprar si dichos
materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea contrario, se
procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad es
responsabilidad del Responsable de Compras.

 EVALUACION Y SELECCIÓNCIÓN DE PROVEEDORES

Teniendo un listado de los materiales e insumos a comprar, el Responsable
de Compras debe identificar de los proveedores más idóneos y aptos de
acuerdo a los lineamientos del procedimiento, Selección, evaluación y re-
evaluación de proveedores externos. Para seleccionar un proveedor, la
organización debe de evaluarlos en función de su capacidad para
suministrar productos o servicios. Se definen entonces, criterios de
selección de proveedores. Cada organización considerará los criterios que
considere pertinentes. Criterios comunes considerados por empresas son,
por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga
las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. De esta forma,
la organización tendrá un listado de proveedores a los cuales comprará.
Algunas organizaciones tienen cientos de proveedores, sin embargo, los
clasifican por proveedor crítico o no crítico en función de su impacto en el
sistema de gestión de calidad. Por ende, establecen criterios para
considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen
la evaluación de desempeño, lo cual es permitido por la norma, pues esta
específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del
 impacto sobre el producto final. Por ejemplo, un proveedor cuyo monto de
compras sea superior a 1000 uds o que la materia prima que provee sea
vital en la elaboración del producto final son ejemplos de consideración de
proveedor crítico.
Para evaluar un proveedor, es necesario se definan criterios de evaluación.
Como en la selección, cada organización considerará cuáles criterios
considera pertinentes. Criterios como cantidad, calidad, oportunidad son
comúnmente usados por las organizaciones para medir el desempeño, el
número de no conformidades también puede ser útil. Los criterios pueden
variar de acuerdo al proveedor, pues no a todos se le mide lo mismo.
Transcurrido un tiempo, el proveedor será reevaluado para determinar
cómo ha sido su desempeño a través del periodo en cuestión, y del
resultado de esta evaluación se define si el proveedor continúa, si debe
mejorar o si se va. En caso de que tenga que mejorar, es común que
algunas empresas soliciten planes de mejoramiento a sus proveedores para
que estos aumenten su calificación de desempeño y se mantengan como
proveedores. Esta evaluación debe hacerse por lo menos una vez al año.

 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES
Después de haber definido cuales son los proveedores aptos e idóneos, se
les realizará la solicitud de cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica.
Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo aquella que brinde las mejores
condiciones comerciales. El pedido se realizará según el formato.
Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o
jefatura correspondiente.

 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente, el responsable de
compras realizará la Orden de Compra. Dicha orden de compra deberá
contener toda la información necesaria de la compra como plazo y sitio de
entrega, forma de pago, responsable, entre otros. Se deben imprimir tres
(03) órdenes de compra, una para el responsable de compras, una para el
registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya se le haya
enviado dicha orden por e-mail. Es tarea del responsable de compras,
realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que se cumpla con los
plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba la
factura de la compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por
Gerencia o Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma.
  RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS:
La recepción del material adquirido es responsabilidad del encargado de
almacén, el cual debe revisar sus características especificadas en el
pedido y orden de compra verificando que cumpla con todas las que se
requirió; y de no ser así se procederá a realizar la devolución,
especificando al proveedor las razones del rechazo al momento de recibir
la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma. En caso
de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica
que incapacite la mercadería para su venta o distribución debe ser
devuelta inmediatamente, indicando del incidente al Supervisor general.

 La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa

al inventario como disponible, lista para su comercialización.
 En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios:
 La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el
Supervisor.
 Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para
cotizar y el factor de compra será el proveedor que cumpla con las
especificaciones necesarias a bajo costo y con el menor tiempo de
entrega, para esto se solicita una cotización con el detalle del pedido.
 Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se
ha contratado, se realizará la verificación del estado final de la misma; en
caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra
característica que no sea la esperada o negociada, será notificado
inmediatamente al Supervisor general.
 Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el
pago de la misma, de acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o
contrato.

 REGISTROS

En este encontramos:

 Orden de pedido
 Solicitud de compra
 Comparativo de Ofertas
 Evaluación de Proveedores
 Acta de Entrega Recepción de producto
 CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE
ORIGEN EXTERNO

DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO DOCUMENTOS DE ORIGEN

EXTERNO
 Orden de pedido  Documentos constitución
 Formato Solicitud de compra Empresa( Certificado cámara de
 Formato Comparativo de Ofertas comercio,Rut)
 Formato de Evaluación de  Ofertas generadas por
Proveedores proveedores.
 Acta de Entrega Recepción de  Fichas técnicas y/o hojas de
producto. seguridad.
 Catálogos
 Documento de Experiencia
reconocida si es posible
certificaciones Iso ambiental etc.

Fuentes:

Betancourt, D. F. (09 de agosto de 2015). El proceso de compras en ISO 9001:

Cómo se gestiona y cuál es su importancia. https://ingenioempresa.com/compras-
iso-9001/.

https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2019/01/como-realizar-un-proceso-de-
compras-responsable-y-con-calidad/.

https://www.todostartups.com/emprendedores/marketing/el-proceso-de-compras-
etapas-y-aspectos-clave