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VISIONANDO ESTADOS DESEADOS PERSONAL Y ORGANIZACIONAL

Autor: Andrés Gerardo Rodríguez Castillo

RESUMEN

La planificación estratégica en las organizaciones y proyectos es aquel que se plantea un

fin, analiza los medios con los que cuenta para llegar a él, y luego los dispone de tal

modo que faciliten su alcance, de la mejor manera posible, con el menor costo temporal,

personal y material, y el máximo beneficio. Es así como los procesos son impactados por

diferentes acciones que nos obligan a presentar una serie de diagnósticos y cambios en el

transcurso de un proceso. Por tal motivo, este documento presenta una idea de las

incidencias que se presentan en una empresa de servicios públicos domiciliarios como la

Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, con relación a los planes que se

presentan anualmente y sus indicadores de gestión a nivel Corporativo, Estratégico y

Operativo y la importancia de implementar un proyecto en el cual permita capacitar a los

gerentes, lideres y funcionarios en temas relacionados con pensamiento estratégico y

planeación estratégica y la posibilidad de coordinar los procesos para que sean transversales

en las cinco zonas de servicio con las que cuenta esta Entidad.

ABSTRACT

Strategic planning in organizations and projects is one that sets an end, analyzes the

means available to reach it, and then arranges them in such a way as to facilitate their reach,

in the best possible way, at the lowest cost. temporary, personal and material, and

maximum benefit. This is how processes are impacted by different actions that force us to
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present a series of diagnoses and changes in the course of a process. For this reason, this

document presents an idea of the incidents that occur in a home utility company such as the

Aqueduct and Sewer Company of Bogotá, in relation to the plans that are presented

annually and their management indicators at the Corporate level, Strategic and Operational

and the importance of implementing a project in which managers, leaders and officials can

be trained in topics related to strategic thinking and strategic planning and the possibility of

coordinating processes so that they are transversal in the five service areas with the that this

Entity has.

PROBLEMÁTICA / OPORTUNIDAD

En nuestra vida cotidiana vemos a menudo proyectos, procesos, etapas y actividades en

las organizaciones que han sido impactados con diversos números de incidencias, retos,

tomas de decisiones y cambios de estados de acuerdo con los acontecimientos y vivencias

durante su desarrollo. De otra parte, vemos como las empresas públicas implementan

procesos de seguimiento y control inadecuados que hacen que la descoordinación entre sus

dependencias y procesos generen afectaciones a la calidad en la prestación de sus servicios

impactando la ciudadanía.

Es aquí donde el desarrollo de las habilidades criticas para el pensamiento estratégico

toman un lugar importante y desequilibrante al momento de enfrentar los retos que a diario

se pueden evidenciar, no solo los líderes de estas entidades y dependencias, sino a su propio

equipo de trabajo. Por esto, analizaremos las causas que afectan a la empresa de Acueducto

y Alcantarillado de Bogotá (EAAB) y por qué es necesario implementar un pensamiento

estratégico para la ejecución de los procesos y la necesidad de incluir un Magister en

Gerencia de Proyectos que aporte sus conocimientos en el análisis de procesos, hallazgo de

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riesgos y capacitación del personal de esta empresa para el mejoramiento de calidad de sus

funciones ante la ciudadanía y ser un modelo de buenas practicas en las Entidades Públicas.

MARCO TEORICO

El punto de partida para la construcción de una estrategia es el pensamiento. Cualquier

estrategia siempre está primero en la mente de la persona. De allí que se hable de la mente

del estratega; luego, pensar estratégicamente es el arte de superar un adversario a sabiendas

de que éste está intentando hacer lo mismo con nosotros.

El pensamiento estratégico es aquel que se plantea un fin, analiza los medios con

los que cuenta para llegar a él, y luego los dispone de tal modo que faciliten su alcance, de

la mejor manera posible, con el menor costo temporal, personal y material, y el máximo

beneficio.

El desarrollo de este pensamiento requiere de habilidades para intuir, observar, analizar,

argumentar, imaginar y la destreza para dar soluciones a temas que exigen la lógica y la

creatividad; así como es necesario tener un alto nivel de motivación en cualquier área de

planeamiento económico, político, social e incluso en nuestra vida. [ CITATION DeC20 \l

9226 ]

Otras de las habilidades que son determinantes ya que permiten construir el eje

estratégico. Entre estas se encuentra la capacidad para desechar los modelos predictivos. No

se debe adoptar un modelo y mantenerse en el de manera permanente. La estrategia esta en

la renovación constante de acuerdo a las acciones que impactan la organización o los

proyectos. Por lo tanto, se debe tener la mente abierta para direccionar o en algunas

ocasiones redireccionar las estrategias.

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Otra de estas es la capacidad para formular preguntas. Las preguntas son mas

importantes que las respuestas ya que si se logra definir la pregunta, se ha adelantado el

50% del recorrido para abordar los impactos.

La última menciona la identificación de los puntos claves. Se requiere saber cuales son

los factores decisivos para poder hacer un seguimiento mas exacto y guiar las acciones

hacia la solución de las necesidades.

Un claro ejemplo de desarrollo del pensamiento estratégico se basa en el simple hecho

de hacer amistades, ya que para ellos podemos implementar un sin numero de estrategias

que nos permitan alcanzar las metas programadas y aumentar nuestra confianza para asumir

los retos. El pensamiento estratégico busca unir el plan y la acción de todo proceso.

El pensamiento estratégico está constituido por tres componentes básicos:

- Lógico: Consiste en comprender, analizar, formular y evaluar los argumentos.

- Crítico: Identifica y resuelve los problemas verdaderos.

- Creativo: conduce las ideas habituales y las compara con las ideas originales.

Unas de sus características están basadas en funcionar mentalmente de una manera

creativa, entender y descubrir el proceso en juego, conocer la estructura de los múltiples

elementos del problema, y utilizar confrontaciones con la realidad. La segunda, tiene un

propósito, el cual permite explorar desafíos futuros, tanto previsibles como imprevisibles.

Mientras que la tercera tiene una esencia, la cual radica en el desarrollo de visiones y

capacidades para poder realizar lo planeado; más que centrarse en la elaboración de planes.

[ CITATION Dou16 \l 9226 ]

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Este pensamiento es flexible, ya que tiene la capacidad de reorganizar los procesos

cuando el objetivo se desvía o se pierde de vista y logra adaptarse a los cambios

contextuales a los que se vean necesarios para enderezar el camino.

FACTORES DEL PENSAMIENTO ESTATEGICO

En las dependencias de Mercadeo de las organizaciones se acostumbra a escuchar la

expresión: “el pensamiento estratégico es el campo para planear el futuro sin que estorben

las utilidades prácticas”, [ CITATION CEU20 \l 9226 ] que más allá de toda ideología cultural y

organizacional, el pensamiento estratégico cuenta con una serie de factores que favorecen

su desarrollo. Estos factores son:

- Pensamiento Corporativo: Es la acción de coordinar y controlar todas las acciones

de una organización o proyecto por parte de la gerencia.

- Misión Empresarial: Es el conjunto de objetivos generales y principios de trabajos

para avanzar organización, que se expresa por medio de la misión y busca

comunicarla a todos los miembros de la organización.

- Planeamiento y control: Planificar (establecer objetivos) por parte de la dirección y

controlar los procesos comparando los resultados con los objetivos que se han

establecido. De esta forma se pueden tomar acciones para la solución de incidencias

o implementación de políticas que permitan evidencia las buenas practicas para el

cumplimiento d ellos objetivos.

- Actitud: Tener en cuenta una actitud de apertura mental, de reflexión y la

participación en la toma de decisiones, que le permita a la gerencia o los lideres

analizar los distintos puntos de vista para obtener la mejor solución.

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VENTAJAS

El pensamiento estratégico es una proceso dinámico y flexible, el cual permite

modificaciones en los planes y la adaptación a los cambios en estos, a fin de responder con

las circunstancias que ven la necesidad de generar cambios. Es así como esta cultura o

habilidad tienen una serie de ventajas que hacen que las organizaciones o equipos de

trabajo sean mayormente calificados. Entre las ventajas se tienen:

- Fomentar el pensamiento y la comunicación.

- Mantener el enfoque en el presente y en el futuro, reforzando los lineamientos

consignados en las estrategias, la misión y visión.

- Mejoramiento de el desempeño de la organización. Todos aprenden y todos crecen.

- Aprender a aprender. Es una metodología que permite a los lideres y miembros de

un equipo de trabajo a conocer la forma de aprendizaje continuo entre todos.

- Permite a las organizaciones tener la capacidad de enfrentar los problemas que se

presenten, implementar cambios y adaptarse a ellos de una manera rápida y efectiva

detectando las amenazas y oportunidades.

- Ayuda a mejorar los niveles de productividad y la obtención de mejores resultados.

- Contribuye a la creación y redefinición de valores corporativos tales como el trabajo

en equipo, compromiso con lo que se esta haciendo, calidad, desarrollo personal y

profesional, comunicación y liderazgo.

De otra parte, los procesos pueden presentar cambios durante la ejecución de sus

actividades para el cumplimiento de las metas, así como los lineamientos para conseguir

resultados favorables. Todo proceso de cambio presenta tres etapas fundamentales:

determinar el estado actual de donde iniciamos, el estado deseado al cual queremos llegar y
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el proceso para alcanzarlo, es decir los pasos que debemos seguir para conseguirlo, todo

esto partiendo del estado actual del proceso.

Estos cambios permiten constituir una preparación critica aprovechando las

oportunidades que se han detectado y conocer las amenazas para mitigar la materialización

de los riesgos, permitiendo captar y diagnosticar un problema; evaluando con objetividad

las fortalezas y debilidades logrando calcular su impacto y tomando la mejor decisión a

tiempo.

APRENDIZAJE EN EQUIPO

El aprendizaje en equipo es el proceso de alinearse y desarrollar la capacidad de un

equipo para crear los resultados que sus miembros realmente desean. Según el libro de

Peter Senge en la Quinta disciplina, este aprendizaje se construye sobre la disciplina de

desarrollar una visión compartida. También se construye sobre el dominio personal, pues

los equipos talentosos están constituidos por individuos talentosos.

El aprendizaje individual, en cierto nivel, es irrelevante para el aprendizaje

organizacional. Los individuos aprenden todo el tiempo y sin embargo no hay aprendizaje

organizacional. Pero si los equipos aprenden, se transforman en un microcosmos para

aprender a través de la organización y logrando pensar agudamente sobre problemas

complejos, y de dar soluciones a la necesidad de una acción innovadora y coordinada por

medio del papel que desempeñan los miembros del equipo en otros equipos.

La disciplina del aprendizaje en equipo implica dominar las prácticas del diálogo y la

discusión. Los equipos inteligentes necesitan "campos de entrenamiento” [ CITATION pet10 \l

9226 ], ámbitos de práctica conjunta para desarrollar sus aptitudes colectivas de aprendizaje.
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La ausencia casi total de “prácticas" o "ensayos” son un factor predominante para impedir

que la mayoría de los equipos de administración sean unidades efectivas. [ CITATION pet10 \l

9226 ]

MICROMUNDOS

Cuando un grupo de trabajo realiza un ejercicio al aire libre con el objetivo de

consolidar y complementar el equipo de trabajo, se está creando un micromundo. Los

micromundos permiten que todos sus miembros mediten, expongan, verifiquen,

profundicen y mejoren los modelos mentales. Estos modelos mentales son importantes ya

que en la mayoría de los casos dependen para enfrentar problemas de un alto nivel de

dificultad.

La reflexión sobre la capacidad de aprendizaje de las personas y los equipos de trabajo,

pueden lograr aclarar los panoramas y generar alivio en el momento de la toma de

decisiones reales para atacar los problemas. Los micromundos permiten experimentar

situaciones que le costarían dinero a toda organización. En estos pequeños mundos

podemos implementar todas las ideas que se tengan para resolver problemas actuales y

plantear problemas futuros.

Permiten poner en práctica ideas de los ejecutivos de las organizaciones. Poder

arriesgar, simular, variar el tiempo de la ejecución de estos experimentos ya sea acelerando

o llevando con mucha calma.

Los micromundos nos permiten que así sea la idea más descabellada del mundo se

pueda experimentar, llevar a cabo al menos en la simulación. Esto nos permite conocer los

diferentes escenarios que se pueden presentar en un problema y si las ideas que nos
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planteamos van a ser de gran ayuda para las organizaciones. Podemos manipular las

diferentes variables según las necesitemos para lograr observar las acciones de los hechos

que realicemos. [ CITATION pet10 \l 9226 ]

EVIDENCIA EMPIRICA

Como se ha mencionado al inicio del documento, el pensamiento estratégico no solo es

competencia de los líderes de las organizaciones o de los proyectos, también es una cultura

que los miembros de los equipos de trabajo deben adaptar, ya que esto fortalece no solo a la

persona, sino al grupo como tal haciéndolo mas fuerte y competitivo en cualquier rol o

circunstancia que se presente durante el desarrollo de sus actividades y fortaleciendo a las

organizaciones.

La EAAB está dividida en 5 zonas de atención a los usuarios de Bogotá, Soacha y

Gachancipá, prestando los servicios de acueducto y alcantarillado. Cada zona cuenta con 2

Direcciones de atención, uno para temas comerciales y la otra para el tema operativo en

relación con acueductos y alcantarillado; que a su vez tienen un equipo de gestión y control

de procesos en cada una de las áreas establecidas dentro de las Direcciones. Cabe aclarar

que todas las zonas cuentan con la misma cantidad de dependencias.

La empresa tiene estipuladas metas mensuales y anuales las cuales están soportadas por

indicadores de gestión Corporativos, Estratégicos y Operativos. Estos indicadores de

gestión miden el cumplimiento de cada proceso, evidencian las incidencias que se

presentan y exigen la realización de planes de mejoramiento para aquellos indicadores de

gestión que vienen incumpliendo sus fines para enrutarlos hacia el cumplimiento a corto

plazo.
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De otra parte, se ha podido evidenciar que el cálculo de los resultados de estos

indicadores tiene diferentes metodologías para llegar al resultado. Es decir, una

dependencia de la zona X realiza un proceso diferente o variado al de la zona Y para

obtener el resultado de estos compromisos, que también permite la manipulación de los

datos y la información para en algún momento obtener el resultado esperado.

Estos indicadores se han vuelto desde hace unos años un simple requisito para cumplir

los compromisos y obligaciones ante las entidades de control como lo son la

superintendencia de servicios públicos domiciliarios (SSPD), la Personería de Bogotá,

Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación y para obtener la

recertificación en calidad que se otorga anualmente ante una empresa certificada para esto.

Actualmente la empresa no cuenta con la implementación de metodologías agiles que

sean transversales en sus proceso y que permitan coordinar de una mejor manera las

actividades desarrolladas a diario, así como también la escases de Magísteres en Gerencia

de Proyectos dedicados a la potencialización de los procesos aplicando metodologías agiles

y pensamiento estratégico para implementarlo en los procesos y aplicarlo con los

funcionarios independientemente del cargo, tipo de contrato o nivel de educación.

RESULTADOS

Se evidencia que las zonas a pesar de tener las mismas dependencias, compromisos e

indicadores de gestión son totalmente diferentes, trabajan los temas de manera desigual y al

momento de consolidar una información o un informe gerencial, se tiende a cometer errores

en la apreciación de los datos y esto acarrea una posible desviación al resultado real.
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Se puede comprobar que al reunir a los líderes de un proceso X de las diferentes zonas

de servicio y consultarles de la metodología para realizar el cálculo de un indicador al azar,

cada uno tiene una forma diferente de realizarlo, así como los resultados son distintos si

uno de los funcionarios calculara el resultado del indicador de otra zona.

De acuerdo con lo anterior, se puede confirmar que es necesaria la aplicación de

metodologías agiles y aplicación de pensamiento estratégico para unificar los criterios y

procedimientos con el fin de realizar el análisis, calculo y presentar los resultados de

gestión mensuales, trimestrales, semestrales y anuales de una forma coordinada; en la que

datos presentados sean 100% reales y se pueda llevar a cabo una mejor auditoría en el

transcurso del año.

Es por ello por lo que mi deseo por adquirir los conocimientos y capacitarme en la

Universidad Piloto de Colombia para obtener el título de Magister en Gerencia de

Proyectos toma una alta importancia, ya que tengo la posibilidad de aplicar estos

conocimientos adquiridos, así como mi experiencia en gestión, control y seguimiento de

procesos en los proyectos y la que he adquirido a lo largo de mi vida académica y laboral,

para el mejoramiento de la calidad de los procesos en la empresa y poder aportar mis

habilidades para que los funcionarios que hacer parte de esta entidad, puedan adquirir estas

competencias y logremos tener a la EAAB nuevamente como una empresa de buenas

prácticas en la gerencia de proyectos asociados a los servicios públicos domiciliarios.

Actualmente estoy liderando una propuesta que apoyada de los asesores de la Gerencia

Corporativa de Servicio al Cliente para implementar una política unificada que le permita a

las cinco (5) zonas trabajar de una manera coordinada, y a la par de las demás. Esto

enrutará los procesos para alcanzar las metas establecidas y regresar al ranking
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latinoamericano como una de las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios

con buenas prácticas en la gerencia de proyectos.

CONCLUSIONES

Se deben tener procesos más controlados a nivel de dependencias, ya que la empresa al

ser una entidad sin competencia en el departamento, se vuelve un monopolio y minimiza el

control de procesos y actualizaciones que podrían permitirle con la tecnología que tiene a

su servicio, ser una de las mejores empresas a nivel latinoamericano.

Se deben revisar los indicadores de gestión Corporativos, Estratégicos y Operativos

mediante un grupo de trabajo enfocado a la actualización y mejoramiento en la definición,

análisis, procedimientos y cálculo de las metas y resultados por dependencia.

Es necesita la implementación de metodologías agiles para la gerencia de proyectos, así

como la capacitación de los funcionarios en relación con el pensamiento estratégico

aplicado a las actividades que realizan a diario dentro y fuera de la empresa.

RECOMENDACIONES

Acudir al juicio de expertos de empresas a nivel nacional como EPM y en otras tantas de

empresas a nivel continental, obteniendo las buenas prácticas que han hecho crecer y ser un

modelo de empresa de servicios públicos altamente competitivo y que ha crecido y se ubica

como la mejor empresa en este campo de acción, pese a ser de las más nuevas en este

campo.

Se requiere capacitar y certificar a los gerentes y líderes de procesos en temas

relacionados con la gestión de proyectos lo cual le sirve a la empresa para realizar un

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trabajo en equipo y que haga que los procesos y procedimientos sean más agiles y aumente

su nivel competitivo ante las necesidades que los ciudadanos presentan.

Se recomienda implementar un modelo actualizado de indicadores corporativos,

estratégicos y operativos relacionados con el hoy de la empresa que le permitan evaluar

realmente los procesos e identificar las fallas para generar planes estratégicos transversales

que le permitan a la Entidad atender las necesidades que se presentan y generar un plus ante

los ciudadanos.

Aprovechar los recursos tecnológicos que se tienen para potencializar los procesos

operativos que se llevan a cabo a diario.

Se sugiere la participación de un estudiante de maestría en gerencia de proyectos o de un

equipo PMO para liderar los temas relacionados con los procesos de gestión de calidad y

capacitar a los funcionarios de la EAAB en desarrollar sus habilidades estratégicas como

una buena práctica en la gestión de proyectos asociados a la misión de la Entidad.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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