INSTITUTO TÉCNICO NACIONAL DE COMERCIO

“FEDERICO ÁLVAREZ PLATA” NOCTURNO

CARRERA DE MERCADOTECNIA
“Gestión de Producto y Marca”
“Publicidad y Producto Audiovisual”
“Diseño Gráfico”

“PLAN DE EVENTOS”
“COMERCIAL P&K”

Elaborado Por:
Jiménez Villarroel Karen
Vargas Meneces Elvia Maribel
Vera Vargas Juan Pablo

Cochabamba, noviembre del 2019

 CONTENIDO
PLAN DE EVENTOS .......................................................................................... 1
1. INTRODUCCION ......................................................................................... 1
1.1. ANTECEDENTES ................................................................................. 1
2. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ..................................................................... 1
2.1 OBJETIVO DEL EVENTO ......................................................................... 1
3. PLANEACION .............................................................................................. 1
4. LOGISTICA ANTES DEL EVENTO ............................................................. 2
4.1. Reuniones preparatorias ....................................................................... 2
4.2. Trabajo Técnico .................................................................................... 2
4.2.1. Diseño de la invitación .................................................................... 2
4.2.2. Preparar el guion del maestro de ceremonia .................................. 2
4.3. Logística en los actos ............................................................................ 3
4.4. La Base de Datos .................................................................................. 4
4.5. Invitaciones ........................................................................................... 4
4.5.1. Diseño De Invitaciones- Esquela .................................................... 5
4.5.2. Impresión de invitaciones ............................................................... 6
4.5.3. Rotulación de invitaciones .............................................................. 6
4.5.4. Distribución de invitaciones ............................................................ 6
4.5.5. Confirmación de asistencias ........................................................... 6
4.6. Elección de Proveedores ...................................................................... 6
4.7. Visita de Inspección .............................................................................. 6
5. LOGISTICA DURANTE EL EVENTO (acto protocolar, ceremonial y
etiqueta) ............................................................................................................. 7
5.1. Ceremonial imagen y etiqueta ............................................................... 7
5.2. Las Banderas ........................................................................................ 7
5.3. Precedencias, Testera y Ubicación en el Salón de Eventos ................. 7
5.4. Programa .............................................................................................. 7
5.5. Maestro de Ceremonias y Guion ........................................................... 8
6. ASPECTOS A CUIDAR EN EL PROCESO DEL EVENTO ......................... 8
6.1. Avanzada y montaje general ................................................................. 8
6.2. Ensayo del Evento ................................................................................ 8
6.3. Ejecución del Evento ............................................................................. 8
6.4. Desmontaje ........................................................................................... 8
6.5. Pago a proveedores .............................................................................. 8
 6.6. Agradecimientos ................................................................................... 8
7. LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y LAS RELACIONES PÚBLICAS ..... 8
7.1. Recepción y atención de medios de comunicación ............................... 8
7.2. Aspectos de Detalle (para los medios) .................................................. 9
8. PRESUPUESTO ......................................................................................... 9
9. CRONOGRAMA ........................................................................................ 10
10 CIERRE Y ANALISIS DE RESULTADO...................................................... 10
 PLAN DE EVENTOS

1. INTRODUCCION

1.1. ANTECEDENTES
El Comercial P & K fue fundado el 01 de enero del 2017, está ubicado en la
calle San Martin y Punata (Mercado Fidel Aranibar, pasillo D local #122)

Vende variedad de productos, como ser parlantes, memorias, accesorios de

celular (cables, cargadores, audífonos y similares), calculadoras, accesorios
para el cabello (secadoras. alisadores, similares), reproductor de DVD,
proyectores, accesorios para las computadoras (mouse), ventiladores en
general, cronómetros, etc.

La atención es permanente durante los 8 días de la semana de 9:00 a 22:00

de lunes a sábados, domingos y feriados de 9:00 a 15:00 horas.

Realizar el evento es de suma importancia para el crecimiento del Comercial

P&K ya que permitirá crear nuevas vinculaciones con instituciones.

2. ANALISIS DE LA SITUACIÓN

2.1 OBJETIVO DEL EVENTO

Diseñar un plan de publicidad para el Comercial P&K.

3. PLANEACION
PÚBLICO OBJETIVO
 Unidades Educativas
 Instituciones Tecnológicas (Institutos)
 Café Internet
 Empresas de Software

ESTILO DEL EVENTO

En evento ser con traje formal

TIPO DE EVENTO
El evento será una cena.

FECHA, LUGAR Y HORA

El evento será el día Sábado 14 de diciembre de 2019 en el salón la Riviera,
ubicado en la Simón López frente a la corte electoral.

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4. LOGISTICA ANTES DEL EVENTO
La logística que se realizara es por Buzoneo.
4.1. Reuniones preparatorias
Reuniones con los Representantes, Propietarios, administrativos, directores
de las instituciones con los propietarios del Comercial P&K.
4.2. Trabajo Técnico
4.2.1. Diseño de la invitación

4.2.2. Preparar el guion del maestro de ceremonia

Saludo

Muy buenos días tardes señoras y señores. Antes de iniciar este evento,
agradeceremos silenciar sus teléfonos celulares por favor.
Introducción

Luego: este evento tiene el fin de mostrarles los nuevos productos y todas
las colecciones que tiene el Comercial P&K para todos ustedes.
Inicio Programa

Programa: Comienza a desarrollarse el programa.

Damos paso a los propietarios del Comercial P&K. Pablo Vera y Karen
Jimenez.

Quienes nos darán algunas palabras y luego dar a conocer los

productos.
Seguidamente pasaremos a la rueda de prensa con los representantes y
directores invitados.

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 Cierre

Les agradecemos por su asistencia, espero el evento haya sido de su

agrado.
4.3. Logística en los actos
LIMPIEZA
La limpieza será encargada por la empresa “Urrutibehety Compañía de
Limpieza Industrial” a la mañana después del evento, para entregar limpio el
lugar.

SONIDO E ILUMINACION
Para el equipo de sonido se contratará a la amplificación “Sonido e
iluminación” que hará las pruebas necesarias para el sonido e iluminación en
el salón antes de que empiece el evento.

TARIMA, SILLAS Y MESAS

La tarima se armará al frente de la entrada del salón de eventos la Riviera.
Las mesas serán en forma redonda en el cual estarán 8 sillas con un arreglo
floral en cada mesa.

TARIMA O ESCENARIO

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4.4. La Base de Datos
El procedimiento de creación, actualización y explotación de la Base de Datos
Institucional (BDI) tiene como objetivo fundamental identificar a los colectivos
de personas que deben formar parte del evento.

Con la creación y actualización de esta BDI se deberán obtener la siguiente

información:

 Nombre y Apellidos
 Cargo/ Profesión
 Entidad, Institución o empresa
 Localidad, Provincia, País
 Teléfono fijo, fax y móvil
 Dirección de correo electrónico
 Datos del jefe o Asistente de Protocolo de la Autoridad invitada.

4.5. Invitaciones
Las invitaciones se deben enviar con 7 dias de anticipación como mínimo, en
caso de urgencia fax o llamadas telefónicas.

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4.5.1. Diseño De Invitaciones- Esquela

El tipo de papel para la invitación ser papel couche, satinado o estucado,

le proporciona excelente visualización a las imágenes, mayor cuerpo y
consistencia.

Los colores serán azul para la tapa y blanco para la invitación.

Las dimensiones de la invitación serán 9 cm. de alto por 15 cm de ancho.

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 4.5.2. Impresión de invitaciones

La impresión de las esquelas o invitaciones se debe realizar en una

imprenta con las especificaciones antes mencionadas o en una muy
buena impresora.

4.5.3. Rotulación de invitaciones

La rotulación de las invitaciones es elaborada por los propietarios.

4.5.4. Distribución de invitaciones

Para la distribución de la invitación se ve más conveniente realizar un

buzoneo para que lleguen a las empresas o instituciones invitadas.

4.5.5. Confirmación de asistencias

Realizar la confirmación por llamadas telefónicas, encargada por los

propietarios del Comercial P&K.

4.6. Elección de Proveedores

Se realiza las cotizaciones con los diferentes servicios contratados.

El servicio de catering incluye servicio de garzones para atender las mesas.

4.7. Visita de Inspección
Realizar una inspección del salón la Riviera con anterioridad para observar
espacios de donde se colocará las mesas, el escenario, la rueda de prensa,
pista de baile, etc.

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5. LOGISTICA DURANTE EL EVENTO (acto protocolar, ceremonial y
etiqueta)

5.1. Ceremonial imagen y etiqueta

5.2. Las Banderas
5.3. Precedencias, Testera y Ubicación en el Salón de Eventos
5.4. Programa

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 5.5. Maestro de Ceremonias y Guion
El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecuánime y
muy formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y solo realizar lo
necesario durante la misma.

El cual seguirá con el guion previamente entregado al principio del evento

6. ASPECTOS A CUIDAR EN EL PROCESO DEL EVENTO

6.1. Avanzada y montaje general

Entregar a los contratistas de sonido e iluminación, y servicio de comida de
catering un programa para que conozcan el cronograma perfectamente y que
ellos mismos sean quienes informen cuánto tiempo necesitan para montar
equipos, luces y servir la comida, etc.
6.2. Ensayo del Evento
Realizar un ensayo por la mañana del día del evento es primordial para que
todo salga bien y con los tiempos establecidos.

Observar bien los detalles de iluminación y sonido en el salón de eventos la

Riveira, sin descuidar los detalles de las mesas del evento.
6.3. Ejecución del Evento
Por ningún motivo se puede perder la cordura; de presentarse una
eventualidad, es importante mantener la calma y tomar decisiones rápidas
que no afecten el resto del programa. No debe descuidarse ningún detalle y
la confianza entre las personas responsables debe ser total.
6.4. Desmontaje
Concluido el evento, viene el desmontaje de luces, sonido, que se hayan
utilizados por los mismos que se contrató, para que el salón sea limpiado al
día siguiente y sea entregado como fue recibida.
6.5. Pago a proveedores
Los pagos para los de iluminación y sonido, catering y limpieza se realizan
para mitad al firmar el contrato y la otra mitad al terminar el evento.
6.6. Agradecimientos
Es muy importante hacer llegar los agradecimientos a cada uno de los
asistentes, en especial a los invitados especiales.

7. LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y LAS RELACIONES PÚBLICAS

7.1. Recepción y atención de medios de comunicación

Los medios el cual se comunicará este evento solo serán por redes sociales,
videos en vivo en Facebook de las cosas más relevantes.

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 7.2. Aspectos de Detalle (para los medios)
Para tal efecto se debe cuidar, sobre todo:

 La vestimenta sea la adecuada

 Adoptar una postura correcta, actuando con normalidad
 Los gestos precisos de las manos son claves, están deberán colocarse
donde más nos favorezcan y no donde nos encontremos más cómodos.
 La sonrisa resulta fundamental, sonreír de vez en cuando es la mejor
forma de transmitir una apariencia simpática,
 Hay que mirar a los otros invitados sin descuidar la cámara, fijarse sólo
en la cámara denotará que te importa mucho la apariencia.
 Dar la sensación de que estas atento a todo y a todos.
 Hablar con claridad y nunca alargarse cuando no hay más que decir, no
repetirse, ni titubear.

8. PRESUPUESTO

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9. CRONOGRAMA

El domingo 18 de diciembre de 2019 a las 9:00 se realizara la limpieza general

del salón de eventos la Riviera.

10 CIERRE Y ANALISIS DE RESULTADO

Es importante evaluar los resultados obtenidos en el evento, cierre de contratos,
etc. y entregar un informe del desarrollo de todo el evento.

Esto permite observar si fue buena la inversión o no.

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