MANUAL DE ARCHIVO

INTRODUCCION

Los archivos son fuentes materiales que hacen posible dar a conocer en un
futuro todo lo que ha sucedico en el transcurso del tiempo. Estas fuentes
pueden ser cartas, actas, informes, documentos legales, publicaciones,
fotografías, historias orales, registros / informes de conferencias, u otros
materiales que proveen documentación de actividades y eventos. Si esos
registros faltaran, se podrian p`resentar inconvenientes mas adelante por tener
los documentos incompletos. Guardar los registros no debe ser visto como
secundario, sino como una oportunidad propicia para documentar nuestro
pasado y enriquecer nuestro trabajo continuo.

Los archivos pueden:

• Proveer recursos para publicaciones, actividades y eventos

• Ahorrar tiempo y energía al personal que necesita encontrar información para

cumplir con sus responsabilidades

La palabra “archivo” no se refiere solamente a los registros mismos, sino

también al lugar donde se almacenan los archivos. Ellos pueden ser cuidados
de varias maneras:

1) En su lugar de origen.

2) Por una sociedad matriz nacional o regional, o una institución

gubernamental.

3) Por una biblioteca apropiada, archivo.

Cada organización necesitará determinar por sí misma qué modelo será el más
adecuado para su situación. Se espera que este manual provea la información
necesaria para que una institución pueda establecer y desarrollar sus archivos,
tanto en su lugar de origen o en conjunto con otros organismos.
 OBJETIVO DEL MANUAL

Tiene como fundamentos toda la organización de las diferentes aéreas aclarado

sus actividades y mejorando el proceso de documentación de los dientes archivos
que de estos proceden por origen y vida de los mismos tanto en su creación, su
manejo y posteriormente el destino final de este complejo largo e indispensable
procedimiento que se debe implementar como un elemento fundamental para la
mejora de la calidad de vida de los archivos.

Manteniendo claro los procedimientos durante todo el manejo de estos, donde se

evitara el desgaste natural que tiene los archivos por su vida documental
contemplados por medios físicos, protegiéndolos de factores que afecten su
calidad y en el trascurso de su clasificación. Siempre con la levando la rigurosidad
para obtener los más altos estándares de calidad de estos indispensables
documentos.

FUNCIONES

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  Organizar el archivo
con forme a los principios archivísticos.
 Recibir, clasificar, organizar y conservar la documentación.
 Integrar y actualizar permanentemente las bases de datos de la
documentación.
 Conservar la documentación en buen estado
 Definir periodos de guarda de la documentación.
 Proporcional el servicio de acceso a la información.
 Brindar asesoría archivística a las unidades que lo soliciten.
 Garantizar la adecuada integración de los documentos a sus expedientes.
 Conducir el trabajo archivístico con base en criterios organizacionales para
catalogar y conservar la documentación.

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 DEFINICIONES

QUE ES UN ARCHIVO

Conjunto de Documentos Organizados es cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por personas naturales o jurídicas, por
instituciones públicas o privadas, en el transcurso de su gestión y que prestan
servicio de información.

QUE ES UN DOCUMENTO

Registro de Información producida o recibida por una persona o entidad a razón

de sus funciones que tienen valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico,
económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

TIPOS DE DOCUMENTO

La clasificación de los documentos suele ser muy variada, destacaremos los

siguientes tipos:

SEGÚN SU OBJETIVO:

 Descriptivos: Contienen información que consiste es relatar con

palabras lo que se observa o se siente. Es una técnica literaria que
se utiliza cuando se quiere plasmar, como en una pintura, aquello
que se ve.

Es el modo que utilizamos para presentar lingüísticamente, la

realidad.

 Científicos: Contienen información referente a una determinada

experiencia de investigación (documental, de campo, experimental)
en la que se exponen posibles soluciones a problemas planteados
por determinadas áreas del conocimiento.

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 
Argumentativos: Contienen información en la que
destaca la persuasión, la opinión del escritor, confrontación de ideas,
etc. sobre determinada temática, sobretodo, de percepción
(subjetiva).

Ejemplos: artículos de opinión, artículos de análisis y debate, ensayos, etc.

La clasificación de los documentos suele ser muy variada, destacaremos los

siguientes tipos:

SEGÚN SU ESTRUCTURA

 Sin Estructura o sólo texto: Información escrita en prosa que no contiene

apartados que delimitan o especifican el contenido.

 Con Estructura: Información en apartados que delimitan o especifican el

contenido (artículo científico, manual, guía, instructivo, reporte, informe,
tesis, etc.)

La clasificación de los documentos suele ser muy variada, destacaremos los

siguientes tipos:

CON ILUSTRACIONES:

 Sin ilustraciones: Contienen sólo texto que puede ser sin estructura o
estructura. Con ilustraciones. Contiene además de texto, información de
registro visual: Fotografías, diseños, tablas iconográficas, diapositivas, etc.)

 Instructivo: Documento estructurado que contiene información que hace

referencia a un procedimiento o acciones concretas a desarrollar de forma
secuencial.

 Guía Técnica: Documento estructurado que contiene información que hace

referencia a indicaciones, procedimientos o acciones diversas,
generalmente de carácter administrativo.

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 Las guías son muy usadas para dar indicaciones de llenado
de instrumentos que requieren información, para desarrollar actividades que
implican un procedimiento sistemático apegado a normas o reglamentos,
etc.

 Reporte: El reporte es aquel documento estructurado que se utilizará

cuando se quiera informar o dar noticia acerca de una determinada cuestión
o suceso que aconteció generalmente de carácter concreto.

Por ejemplo: Informar sobre los resultados de la aplicación de una

encuesta.

 Informar sobre los resultados de la implementación de un programa de

capacitación.
 Informar sobre los resultados de una estrategia de administración o ventas.

 Informe Técnico: El Informe es aquel documento estructurado que se

caracteriza por contener información que refleja el resultado de una
investigación o de un trabajo adaptado al contexto de una situación
determinada. Los informes técnicos pueden contener información:
 Resultados de una experiencia de trabajo u acción de
investigación.
 Análisis complejo de un acontecimiento o temática.
 Propuesta o propuestas de solución parcial o total a una
problemática. En cuanto a su estructura, los informes suelen
repetir la estructura de una investigación (introducción-
método-resultados-debate). También pueden basarse en la
estructura de problema solución.

 Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original de

investigación (documental, campo, experimental) y sometido al control de
una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o diploma
en esta Institución. Las tesis destacan la exposición de hipótesis (explícitas
o implícitas) mismas que se plantean después de un análisis de la
información teórica (marco teórico).

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 CLASES DE DOCUMENTO

 SUSTANTIVOS

Se derivan de funciones específicas de la entidad.

Ejemplo: Contravenciones, Programas de prevención del delito, Actas de

levantamiento de cadáveres

 FACILITATIVOS

Son documentos comunes a todas las instituciones.

Ejemplo: Historias laborales, Planes y programas, Ordenes de pago, Contratos,

Convenios.

CARACTERISTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

Se genera dentro del proceso natural de una actividad y surge como producto o
reflejo de las tareas de su productor, es decir no son ajenos a él. (Los documentos
del área de recursos humanos son diferentes a los del área de recursos
financieros.

Tiene un carácter seriado: cada documento se produce uno a uno y con el paso
del tiempo constituyen series (actas municipales, acuerdos del Consejo de
Gobierno, Licitaciones del ICE, etc.)

Es estático. Esto quiere decir que es definitivo y no puede ser cambiado o

corregido.

Contiene información única, no existen documentos de archivo iguales. Pueden

existir expedientes con trámites similares pero siempre diferenciados por la
persona moral o física de quien se trate, el asunto o por tema y época del mismo.

Tiene autoridad: proporciona la evidencia “oficial” de la actividad que registran por

lo cual es confiable. Su confiabilidad está vinculada a su creación, al generador y a
la autoridad que tiene para producirlo.

Las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de

los documentos de archivo.

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 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

 FASE ACTIVA: ARCHIVO DE TRÁMITE

Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna

gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que generó la
documentación.

Su lugar de resguardo se encuentra en la propia área generadora que es el

archivo de trámite.

Cuando baja la frecuencia de consulta de la documentación, ésta es trasladada al

archivo de concentración, donde su uso y consulta se convierte en eventual o
esporádica.

 FASE SEMIACTIVA: ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el área a los documentos, ha

cumplido su periodo en trámite.

El periodo de conservación en archivo de concentración es denominado

precaucionar; el tiempo que permanecerá resguardado dependerá de los valores
primarios de los documentos, que son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo
establecido de acuerdo a la legislación (Catalogo de Disposición Documental) que
le competa a la documentación, conforme a los requerimientos institucionales de
la misma.

En ésta fase se realiza una valoración secundaria para determinar su guarda

permanente en el archivo histórico o su baja documental.

FASE INACTIVA

Previo a esta fase se indica cual será el destino de la documentación estos

pueden ser siguiente:

 Muestreo.
 Baja documental.
 Transferencia.
 Traslado al archivo histórico.

En esta etapa inactiva, la documentación deja de ser utilizada por la dependencia

o institución y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podrá

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 consultarlo y utilizarlo como una fuente de información de
investigaciones futuras, publicaciones de artículos, entre otros.

TABLA DE RETENCION DE ARCHIVO

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,

a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer
cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en
términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos
una vez finalice su vigencia o utilidad.

CICLO VITAL DEL ARCHIVO

FASE ACTIVA ARCHIVO DE TRÁMITE

Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados En el curso de

alguna gestión y termina una vez que se Concluye definitivamente el asunto que

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 generó la Documentación.

FASE SEMIACTIVA ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el área a los documentos, ha

cumplido su periodo en trámite.

FASE INACTIVA ARCHIVO HISTÓRICO

Previo a esta fase se indica cual será el destino de la documentación; estos

pueden ser los siguientes:

 Muestreo
 Baja documental
 Transferencia, y Traslado al archivo histórico

ARCHIVO DE GESTION

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.

ARCHIVO CENTRAL

El Archivo Central del Ministerio de Cultura es el área encargada del acopio y

custodia de la gestión documental generada por las diversas unidades orgánicas
que la conforman, garantizando la conservación, protección y difusión de los
mismos. Nuestro valioso Patrimonio Documental es fuente de investigación para
diversos usuarios desde profesionales, investigadores, estudiantes y público en
general que desea conocer asuntos en materia de cultura.

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya
consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida
(semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas
productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen.

Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar

que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario
que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones
documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación
establecido para cada oficina.

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La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado
en las TRD.

Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y

procedimientos previstos en la TRD

ARCHIVO HISTORICO

Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte

material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo
servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias
necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de
su valor archivístico.

A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo,

histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del
patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.

Previo a esta fase se indica cual será el destino de la documentación; estos

pueden ser siguiente:

 Muestreo
 Baja documental
 Transferencia, y
 Traslado al archivo histórico

En esta etapa inactiva, la documentación deja de ser utilizada por la dependencia

o institución y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podrá
consultarlo y utilizarlo como una fuente de información de investigaciones futuras,
publicaciones de artículos, entre otros.

Corresponde a la tercera etapa dentro del ciclo vital del documento, el Archivo
Histórico recibe las transferencias del Archivo de Concentración, cuando sus
vigencias fueron cumplidas.

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 DIAGNOSTICO ACTUAL DE LA EMPRESA

Observando el lugar percibimos que el pórtico cuenta con una oficina en la que
están los archivos de manera organizada de la fase activa y semi-activa, cada
área está identificada con un color y con una organización por A-Z como se puede
estimar en las siguientes imágenes, cada área ya identificada por los tonos se
encuentra todo el papeleo referente al área, en esta oficina se reservan archivos y
documentos desde el 2012 en adelante

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Cuando los archivos entran es su fase inactiva y se convierten en "archivos
muertos" son trasladados y se encuentran ubicados en otra oficina, en la cual se
conserva el mismo orden que en las fases activa y semi-activa en cuanto a sus
archivos.

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En esta foto podemos ver la oficina de seguridad, mantenimiento y logística donde
llevan un archivo activo de documentación de seguridad, del área de cocina

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Durante todo el recorrido por la vida documentaria dentro del pórtico tuvimos la
oportunidad de observar que durante este proceso no se lleva un registro de cada
documento para mejorar la búsqueda de el mismo en corto tiempo, por lo que el

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 tiempo de búsqueda de algún
documento es larga y difícil, además no se tiene una vista rápida
de la localización y el contenido de los diferentes documentos;

no se cuenta con una guía de códigos para el registro de estos documentos para
mayor organización, aunque el trabajo del personal administrativo es de un orden
intachable requieren de ayuda y mejora a la hora de encontrar más rápidamente
los archivos que se requieran con urgencia y disminuir el estar en lugares en
donde el ambiente es muy frio y poco iluminado aumentando el esfuerzo físico de
la persona que requiera buscar un documento.

Mirando desde otra perspectiva hemos sido testigo que no se cuenta con una área
de operativa dentro del pórtico en el campo documental, esta área no existe
generando inconvenientes a la hora de necesitar algún apoyo físico que afirme las
actividades de esta área.

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 PROPUESTA

Nuestra propuesta va enfocada en crear un espacio en el este ubicado la

documentación y archivos de todo el personal de la empresa que brindan el
servicio en ella, es decir crear una ubicación archivística para las historias
laborales del personal y demás.

La mejor manera para desarrollar esta ubicación es crear un espacio dentro de la

empresa donde este espacio solo será para los documentos del personal el cual
será de la siguiente manera:

Adquirir gavetas o estantes para colocar allí el archivo del personal, esto con el fin
de continuar con el mismo ritmo de manejo que se ha venido presentando.

Luego de esto, obtener una carpeta para cada trabajador en el que vaya toda su
información y trayectoria en la empresa junto a su historia laboral.

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 Dentro de esta carpeta iniciaremos a ubicar los documentos que le
pertenecen al trabajador, el documento más importante y principal es su hoja de
vida y siempre

estar actualizando su foto e información ya que

puede realizar estudios complementarios.

Luego a esto adjuntar todo los documentos de identificación; es decir, la copia de

la cedula de ciudadanía, currículo laboral, certificados de estudios, antecedentes
disciplinarios, referencias familiares y personales y su experiencia laboral, registro
profesional, informe de entrevista.

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 Por lo siguiente adjuntar en la
misma carpeta las novedades de salud, pensión, riesgos laborales
y caja de compensación familiar del empleado.

Después de haber adjuntado estos documentos; añadimos todo el proceso que se

realizó con el empleado desde el momento del reclutamiento hasta su inducción
del ingreso a la empresa, es decir, que en estos documentos detallamos como
fue el transcurso de reclutamiento, preselección, que pruebas que realizó y el
informe de cada una de ellas, la etapa de selección y hasta terminar con la
inducción.

Por lo siguiente, se adjunta el contrato de trabajo firmado por el empleador y el

empleado.

No debemos olvidar que en esta carpeta debemos incluir todos los desprendibles
de nómina de pago firmados por el empleado.

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Finalmente adjuntar incapacidades, permisos y vacaciones del empleado.

Esta propuesta se hace con el objetivo de implementar este espacio que no se

posee en la organización ya que al tener la zona para el trabajador obtendrá un
mejor orden en los documentos desde el momento que inició su proceso para
ingresar a la empresa, la documentación que se presente en el tiempo que dure el
trabajador en la organización, al tener una carpeta por cada trabajador será de un
gran uso para buscar cuando sea necesario la información del empleado, además,
es de vital importancia que el pórtico tenga todos los archivos y documentos de

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 todas las áreas en un orden
optimo con los empleados que ejercen sus labores en esta
organización.

TABLA DE RETENCION

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina productora: Gestion del talento humano Codigo: Ubicación organica:

Codigo Series y tipos Retencion Disposicion Procedimiento

documentales final
Archivo Archivo o/c ct e m s
gestion central

Ct: conservacion total e: eliminacion m:microfilmacion s:selección o: original Firma del responsable
c:copia

La propuesta de este documento es para mayor accesibilidad, para la busqueda

de los documentos de manera fácil y rápida, mejorando el tiempo de accesibilidad
a ellos.

TABLA DE CÓDIGOS

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 CÓDIGO AREA
PERTENECIENTE
00100 Área gerencial
00200 Área administrativa
00217 Área de cocina
00234 Área de compras y almacén
00251 Área de seguridad y logística
00268 Área de servicio al cliente
00285 Área comercial
00300 Área financiera
00350 Área de contabilidad
Esta tabla es para brindar un código a los diferentes archivos que se manejan
dentro del portico.

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES PARA LA ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE NOMBRES

DE PERSONAS

1. Se sigue el orden del alfabeto español.

2. En la ordenación alfabética, las consonantes dobles “ch”, “ll” y “rr” se

consideran como dos letras aisladas; es decir, la “ch” se ordena en la “c”, la
“ll” en la “l”...

3. La ordenación alfabética se realiza palabra por palabra y letra por letra.

4. La ordenación alfabética de nombres de persona se realiza por los

apellidos seguidos del nombre:

 APELLIDO1 APELLIDO2, NOMBRE

5. Los apellidos compuestos se consideran como varios apellidos sin

considerar las partículas que los unen:

 APELLIDO1 APELLIDO2 APELLIDO3 APELLIDO4, NOMBRE

6. Cuando los artículos “el”, “los”, “la” y “las” preceden el primer apellido, se
considerarán a efectos de alfabetización y no se pospondrán al nombre.

 Ejem.: LA FUENTE RODRIGUEZ, CARLOS

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 7. Sin embargo, en la
alfabetización se ignorarán los artículos “el”, “la”, “los” y “las”
a partir del primer apellido.

 Ejem: RODRÍGUEZ LA FUENTE, CARLOS (El artículo “la” no

se alfabetiza).

8. No se considerarán a efectos de alfabetización la preposición “de” sola o

cuando vaya acompañada de artículos (“de la”, “del”, “de los”, etc.), tanto si
precede al primer apellido como si se intercala entre apellidos.

 Ejem.: LA FUENTE RODRÍGUEZ, CARLOS DE (La

preposición “de” se pospone). RODRÍGUEZ DE LA FUENTE,
CARLOS (Ni la preposición “de” ni el artículo “la” alfabetizan).

9. La conjunción “y” que suele unir apellidos se ignora en cualquier caso.

10. Los guiones (-) que suelen acompañar a algunos apellidos y, en

especial, a los apellidos compuestos, asimismo se ignoran.

11. llevar un control de las carpetas que estan en las gabetas y cajas.

12. llevar control de los tipos de organizaciónde los ducumentos numerica,

alfabeticamente y alfanumerica.

13. velar por el buen estado de los ducumentos que estan alamecenados
en gabetas, estantes y cajas.

14. organizar los documentos de manera que se puedan encontrar

facilmente.

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