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DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO


MUNICIPIO DE SIBUNDOY
NIT 891201645-6

FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES


INSTITUCIONALES DE LA SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS DEL MUNICIPIO
DE SIBUNDOY

SIBUNDOY PUTUMAYO, 02 ENERO DE 2019

“De Corazón por Sibundoy” 2016-2019


Calle 18 # 15 – 41 Sibundoy Putumayo, Cel. 3105721502, Código postal: 861020; alcaldia@sibundoy-putumayo.gov.co
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TABLA DE CONTENIDO

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................................. 3


1.1. Árbol de Problemas .................................................................................................. 4
1.2. Árbol de objetivos .................................................................................................... 4
2. JUSTIFICACIÓN Y ANTECEDENTES............................................................................. 5
3. IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PARTICIPANTES ..................................................... 8
4. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS ....................................................................... 9
5. IDICADORES Y METAS ............................................................................................. 10
6. ZONA OBJETIVO ...................................................................................................... 10
7. DESCRIPCIÓN DE LA ALTERNATIVA......................................................................... 11
8. CONTRIBUCIÓN A LA POLÍTICA PÚBLICA ............................................................... 11
9. ESTUDIO DE RIESGO ................................................................................................. 12
10. PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA ............................................................................ 15

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La carencia de talento humano especializado dentro de la estructura


organizacional del Municipio de Sibundoy, impide en la Secretaría de Planeación
y Obras Públicas el normal desarrollo de las actividades en función a la atención
del usuario y la gran demanda en los procesos administrativos; esta debilidad
institucional implica duplicidad de funciones, estancamiento en procesos, lentitud
en la respuesta a la comunidad, deficiencia en el desarrollo gubernamental, mala
comunicación, debilidades en la planeación, inadecuado control de procesos y
desgaste administrativo.

Lo anterior repercute negativamente en la verdadera función de la Secretaría


Planeación y Obras Públicas del municipio de Sibundoy en relación con el
desarrollo armónico y productivo que debe tener la planta de personal y los
procesos administrativos y operativos.

Además, dentro de las exigencias y de acuerdo a las expectativas generadas en


la administración municipal y bajo el entorno cambiante de la gestión pública se
hace necesario contar con el talento humano necesario para cubrir la demanda
de servicios con eficiencia y eficacia, para generar resultados en pro del
municipio y la comunidad en general.

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1.1. Árbol de Problemas

3 Incremento de Carga laboral Disminución del


Afectación
Aumento
negativa
las necesidades creciente a la desarrollo innecesario Desarticulación en
de la
de la población administración sectorial del gasto las entidades
EFECTOS por atención
solvencia
organizacionales
Municipal administrativo fiscal operativo
INDIRECTOS insatisfecha
(RAMAS)

3
Bajo acceso a los servicios Incumplimiento de los
institucionales de la secretaria de Bajos niveles de
objetivos misionales organización y gestión.
EFECTOS Planeación y Obras Públicas
DIRECTOS
(RAMAS)

1 BAJO NIVEL DE
CUMPLIMIENTO DE LAS
FUNCIONES DE LA
PROBLEMA SECRETARIA DE PLANEACION
CENTRAL Y OBRAS PÚBLICAS DEL
(TRONCO) MUNICIPIO DE SIBUNDOY (P)

2
CAUSAS Debilidades institucionales en la Secretaría
Niveles de organización
de Planeación y Obras Públicas para la
DIRECTAS y gestión fluctuantes.
atención de necesidades de la población.
(RAÍCES)

2
Normatividad y Necesidad de
Alta Demanda de Bajo articulación por
CAUSAS políticas
trámites y servicios cumplimiento el cambio de
públicas en
INDIRECTAS específicos de objetivos normatividad
constante
(RAÍCES) misionales. actualización o transversal
cambio

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1.2. Árbol de objetivos

3 Disminución de Carga laboral Aumento del Afectación Disminución


las necesidades desarrollo positiva de Articulación en
aceptable en la del gasto
de la población administración sectorial la las entidades
EFECTOS operativo
por atención Municipal administrativo solvencia organizacionale
INDIRECTOS insatisfecha s
fiscal
(RAMAS)

3
Alto acceso a los servicios Cumplimiento de los
institucionales de la secretaria Altos niveles de
objetivos misionales organización y
EFECTOS de Planeación y Obras Públicas
gestión.
DIRECTOS
(RAMAS)

1 MEJORAR EL NIVEL DE
CUMPLIMIENTO DE LAS
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
OBJETIVO DE PLANEACIÓN Y OBRAS
CENTRAL PÚBLICAS DEL MUNICIPIO DE
(TRONCO) SIBUNDOY PUTUMAYO

2
Fortalecer las capacidades institucionales en la
OBJETIVOS
Secretaría de Planeación y obras públicas para
ESPECIFICOS
la atención de necesidades de la población.
DIRECTOS
(RAÍCES)

2
Mejorar la Aumentar el
OBJETIVOS cobertura de la nivel de
Demanda de cumplimiento
ESPECIFICOS
trámites y de objetivos
INDIRECTOS misionales.
servicios
(RAÍCES) específicos

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2. JUSTIFICACIÓN Y ANTECEDENTES

La administración municipal de Sibundoy, trabaja de forma activa en la


recuperación del direccionamiento ordenado, equitativo, sostenible y ajustado a
la constitución y la Ley, en el entendido de poder brindar un excelente servicio a
la comunidad en general, pero para ello se requiere contar con el personal
idóneo que apoye en el cumplimiento de los objetivos misionales, con lo cual se
garantice que con los recursos que invierta la administración se va a mejorar
sustancialmente la prestación de los servicios del ente territorial, optimizándolos y
direccionándolos hacia el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes,
de ahí que estos factores influyen de forma significativa para que se tenga que
prestar un especial interés en el mejoramiento de la prestación de los servicios
públicos en el municipio de Sibundoy.

La estructura administrativa municipal, adoptada mediante decreto Nº 140 del 1


de Agosto de 2017 “POR EL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL ESPECIFICO DE
FUNCIONES, REQUISITOS Y COMPETENCIAS LABORALES PARA LOS EMPLEOS DE LA
PLANTA DE PERSONAL DE CARRERA ADMINISTRATIVA, DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y
REMOCIÓN DE LOS NIVELES PROFESIONAL, TÉCNICO Y ASISTENCIAL DE LA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MUNICIPIO DE SIBUNDOY, DEPARTAMENTO DEL
PUTUMAYO”, cuenta con la definición de los cargos que desempeñan las
funciones en las diferentes dependencias como lo son: Secretaría Financiera,
Secretaría de Planeación y obras públicas, Secretaría General y de Gobierno,
Secretaría de desarrollo agropecuario, turismo y competitividad y Dirección Local
de Salud.

La secretaría de Secretaría de Planeación y obras públicas cuyo propósito


principal es planificar el desarrollo integral del municipio, a través de la
formulación de políticas, estrategias y objetivos de desarrollo, de planes
integrales, programas de inversión y estudios de factibilidad técnica, económica y
financiera de los diferentes proyectos que se deduzcan del plan de desarrollo,
cuenta con los siguientes cargos dentro del manual de funciones: Secretario de
Planeación y Obras Públicas, Celador, Conductor Mecánico y Dirección Local de
salud. Éste último empleo, fue modificado para ser parte de una nueva
dependencia, mientras que los demás hacen parte de los empleos de carrera
administrativa y de libre nombramiento y remoción.

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En ejercicio de las funciones de la secretaría de Planeación y Obras Públicas, se


hace necesario contar con personal asistencial, técnico y profesional que cumpla
con las múltiples labores que exige la administración pública, siendo preciso
apoyar las funciones que corresponde asumir al MUNICIPIO como lo son las de
administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la
ley, igualmente ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que
demande el progreso municipal; la promoción de la participación comunitaria y
el mejoramiento social y cultural de sus habitantes; planificar el desarrollo
económico, social y ambiental de su jurisdicción de conformidad con la ley y en
coordinación con otras necesidades; solucionar las necesidades insatisfechas de
agua potable, servicios públicos domiciliarios, vivienda, directamente y en
concurrencia, complementariedad y coordinación con las demás entidades
territoriales y la nación, al tenor de la ley; promover el mejoramiento económico y
social de los habitantes del municipio y las demás funciones y competencias que
le señale la Constitución y la ley.

El Artículo 2 de la Constitución Nacional establece como fines esenciales del


Estado: Servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución;
facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida
económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la
independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la
convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.

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3. IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PARTICIPANTES

A continuación, se presentan los diferentes actores que participan dentro de la


problemática descrita anteriormente:

ROLES DE LOS INTERÉS DE PARTICIPAR EN EL CONTRIBUCIÓN O


ACTORES
ACTORES PROYECTO BENEFICIARIO
La entidad
territorial es la que
lidera el proceso
Mejorar la gestión
de formulación
Municipio de publica de la Secretaría de
Cooperante del proyecto y
Sibundoy Planeación y Obras Públicas del
realiza la gestión
municipio de Sibundoy
para la
financiación y
ejecución

A continuación se presenta las Características demográficas de la población


objetivo:

NÚMERO
CLASIFICACIÓN DETALLE DE FUENTE DE LA INFORMACIÓN
PERSONAS
0 a 14 años 3.791 DANE

15 a 19 años 1.334 DANE

20 a 59 años DANE
Edad 7.575
Mayor de 60 1.696 DANE
años

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4. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS

4.1. Objetivo general

 Mejorar el nivel de cumplimiento de las funciones de la secretaria de


planeación y obras públicas del municipio de Sibundoy Putumayo.

4.2. Objetivos específicos

 Fortalecer las capacidades institucionales en la Secretaría de Planeación y


obras públicas para la atención de necesidades de la población.
 Mejorar la cobertura de la Demanda de trámites y servicios.
 Aumentar el nivel de cumplimiento de objetivos misionales.

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5. IDICADORES Y METAS

INDICADORES
OBJETIVOS METAS
POR META
Mejorar el nivel de Servicio de apoyo para
cumplimiento de las funciones el fortalecimiento de la
de la secretaria de planeación gestión de las entidades
GENERAL

y obras públicas del municipio públicas 1


de Sibundoy Putumayo

6. ZONA OBJETIVO

Ubicación Municipio de Sibundoy, departamento del Putumayo.

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7. DESCRIPCIÓN DE LA ALTERNATIVA

Implementar acciones de fortalecimiento a la Secretaría de Planeación y Obras


Públicas del Municipio de Sibundoy Putumayo. Con la implementación de
acciones de fortalecimiento a los procesos y funciones que realiza la Secretaría
de Planeación y Obras Públicas se mejoraran las capacidades institucionales en
los sectores de:

a) Vivienda
b) Agua Potable y Saneamiento Básico
c) Prevención y Atención de desastres
d) Equipamiento Municipal
e) Transporte

8. CONTRIBUCIÓN A LA POLÍTICA PÚBLICA

El proyecto denominado FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES


INSTITUCIONALES DE LA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS DEL
MUNICIPIO DE SIBUNDOY, se encuentra en concordancia con el plan de acción
que se encuentra enmarcado dentro del Plan de Desarrollo Nacional “Todos por
un Nuevo País” 2014-2018, Plan de Desarrollo Departamental “Putumayo Territorio
de Paz, Biodiverso y Ancestral. Juntos Podemos Transformar” 2016 – 2019”. Así
mismo se encuentra en concordancia con el Plan de Desarrollo Municipal “De
corazón por Sibundoy” 2016 – 2019, aprobado por el concejo Municipal mediante
Acuerdo No.12 de fecha 31 de mayo de 2016.

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9. ESTUDIO DE RIESGO

Conocer los riesgos que afectarían este proyecto, tanto en aspectos favorables
como adversos, contribuye a asegurar los fines que el estado persigue con la
futura contratación. Con este propósito se ha preparado este estudio, el cual
permite revelar aspectos que deben ser considerados en la adecuada
estructuración de ofertas y planes de contingencia y continuidad del proyecto.

OBJETO: FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES INSTITUCIONALES DE LA


SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS DEL MUNICIPIO DE SIBUNDOY

PLAZO: el plazo previsto para la ejecución del presente proyecto derivado del
proceso de selección será de un (01) día que corresponde a la etapa
precontractual; un (01) año, contado a partir de la suscripción del acta de inicio,
previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento del contrato y un
(01) mes para la liquidación, para un total de un (01) mes y un (1) día.

CONTEXTO: el propósito de señalar un contexto tiene como fin articular los


objetivos del proyecto y definir los parámetros a tener en cuenta para hacer las
valoraciones de riesgo, incluyendo la tipificación, estimación y asignación, según
los distintos grupos de interés que se afectarán en forma favorable o adversa.
Contempla aspectos internos y externos, así como el marco regulatorio.

CONTEXTO NATURAL: dentro del contexto natural se contemplan los fenómenos


de origen externo que abarcan la propensión a inundación y pluviosidad, en
especial arroyos y crecientes, y la actividad atmosférica eléctrica, Será
responsabilidad del oferente realizar la revisión de las características de este tipo
de fenómenos en los lugares en las que realizará la actividades del objeto
contractual y hacer todos los estudios necesarios para determinar la manera en
que su oferta puede verse influida, de manera previsible por riesgos, así como las
implicaciones y medidas que debe adoptar de cara al cumplimiento de las
obligaciones contractuales y el desempeño en cuanto a los niveles de servicio
acordados en el marco del desarrollo del futuro contrato.

CONTEXTO DEMOGRÁFICO Y SOCIAL: este contexto contempla características del


entorno relacionadas con el orden público, afectaciones por el terrorismo y actos
mal intencionados de terceros. Entre los diferentes entes especializados en el
monitoreo del orden público, el Observatorio del Programa Presidencial para los
DDHH y el DIH constituye una fuente de gran utilidad para informarse del estado
del orden público y de las medidas adecuadas a ser adoptadas por el contratista
en la ejecución de sus actividades derivadas del contrato.

VALORACIÓN Y ASIGNACIÓN DEL RIESGO: el precio del contrato y utilidad para el


CONTRATISTA que resulte adjudicado en el futuro proceso se concreta en sus

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propios cálculos y estimaciones, y en la dimensión que él haga del alcance de su


oferta, especialmente lo relacionado a la aplicación de los recursos humanos,
técnicos y económicos para optimizar y ofrecer un precio por sus servicios, bienes
y productos a entregar. Tales estimaciones y cálculos deben considerar el
contexto antes descrito, y todos los fenómenos, actividades y buenas prácticas,
que sus conocimientos sobre la actividad y su estado actual indiquen que, en
forma responsable y cuidadosa, deben ser observados. Estas pueden hacer variar
la intensidad de los riesgos aquí estudiados, dado que al hacer sus ofrecimientos
el contratista como especialista en el área del contrato y con el proceder de un
buen hombre de negocios, puede exacerbar, aumentar o disminuir las
estimaciones de riesgo. Igualmente debe considerar la condición de ejecución
por etapas y los términos en que se encuentran establecidas las causales de
terminación anticipada indicadas en los Términos y Condiciones Contractuales.

De esta forma, queda claro que los valores que se registran en los Términos y
Condiciones Contractuales no constituyen una garantía que esté extendiendo la
entidad contratante, para el cálculo de los ingresos y utilidad esperada del futuro
contratista.

Debe tenerse en cuenta que los eventos de fuerza mayor, caso fortuito y eventos
imprevisibles, en cuanto a las cargas de este contrato tendrán un tratamiento
especial, en la medida que sea factible hacerlo, mediante la obligación de
suscribir pólizas de daños reales y patrimoniales.

TIPIFICACIÓN GENERAL DE RIESGOS: El análisis que se presenta contempla las


siguientes clases de riesgo:

A - Riesgos generales, derivados de cambios en los presupuestos y modelos que


ilustran sobre el posible valor del futuro contrato y el precio con el cual se suscriba
el mismo. En especial se desarrolla en este acápite aspectos económicos que
pueden dar lugar a variaciones en la ecuación económica, con potencialidad
de derivar en un desequilibrio económico en algunos casos.

B- Riesgos específicos, derivados de la operación y ejecución de las tareas


propias del objeto contractual, distintas de las contempladas en el anterior literal
A, que se incluyen para contar con una guía de la azarosidad del proyecto y que
tales riesgos sean contemplados en el desarrollo del futuro contrato. Si durante la
ejecución del contrato se produjeran cambios en la normatividad vigente
relacionada con los trabajos derivados del objeto contractual, sin que su efecto
llegase a romper el equilibrio económico, el contratista deberá adaptar y ajustar
los protocolos de las actividades relacionadas con el cumplimiento de los
objetivos del proyecto.

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ACCIONES LEGALES: en este factor se tienen en cuenta afectaciones por


impuestos, cargas parafiscales, y todo tipo de tributos, timbres, estampillas, o
cargos de origen impositivo que pueden ser considerados en virtud de la
normatividad vigente o en desarrollo, al momento de presentar la oferta.
Igualmente, Actos de autoridad, comiso, embargo, demandas que afecten a las
partes involucradas en el proyecto. También se incluyen todas las licencias y
permisos de autoridades competentes para la ejecución de la obra, igualmente
derechos de autor y de propiedad intelectual de software, materiales, equipos y
técnicas que deba emplear el contratista en la ejecución de sus obligaciones
contractuales. Así mismo las normas vigentes que hoy son conocidas o que
entrarán en vigor durante el plazo de ejecución.

ACTOS DE TERCEROS RELACIONADOS Y SUBCONTRATOS: en este factor se tienen en


cuenta las afectaciones por errores, insuficiencia o eventos con origen en, o
derivados de subcontratos adelantados por el contratista; alteración de planos o
estudios ejecutados o revisados por el contratista o por su cuenta. Falla humana
de otra persona que actúe por cuenta, contratada o a cargo del contratista,
Actos o eventos en proveedores, filiales, subordinadas, y otros contratistas o
subcontratistas relacionados o vinculados con el oferente adjudicado.

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10. PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA

10.1. Presupuesto

ITEM DESCRIPCIÓN V/UNITARIO CANTIDAD V/PARCIAL


1 Servicios de apoyo a la gestión como $14.300.000 1 $14.300.000
Auxiliar Administrativo de la Secretaría de
Planeación y obras Públicas del municipio
de Sibundoy (P)
2 Servicios de apoyo a la gestión para la $14.072.933 1 $14.072.933
verificación de normas urbanísticas y
expedición de autorizaciones sobre
procesos requeridos como licencias y
certificaciones acorde al EOT del municipio
de Sibundoy
3 Servicios profesionales para fortalecer los $20.037.600 1 $20.037.600
procesos de formulación, evaluación y
seguimiento de proyectos a través de la
operación del banco de programas y
proyectos del municipio de Sibundoy
4 Servicios profesionales para el desarrollo de $28.800.000 1 $28.800.000
diferentes acciones de fortalecimiento de
la Secretaria de Planeación y Obras
Públicas municipal de Sibundoy
5 Servicios de apoyo a la gestión en la $14.352.000 1 $14.352.000
operación de la maquinaria amarilla
perteneciente al municipio de Sibundoy
6 Servicios de apoyo a las funciones del $14.072.933 1 $14.072.933
Comité Municipal de Gestión de Riesgo de
Desastres CMGRD y a la supervisión de
obras del municipio de Sibundoy (P)
TOTAL $105.635.466

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10.2. Cronograma

Tiempo en meses
ACTIVIDADES Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1.Etapa Pre-
contractual
2.Etapa
Contractual
3. Etapa Post-
contractual

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