Tema 8: Organización de eventos

Juegos y actividades recreativas

Organigrama para la organización de eventos

deportivos
Este organigrama es la base para la realización de un Evento Deportivo:

Generales

Objetivos Participación
Responsables
Económicos
Equipos de
organización
Humanos
Técnicos y
colaborador

Médicos

Recursos
Instalaciones

Organización
Equipos

Materiales Seguros

Programa Avituallamiento

Estructura Inscripciones Publicidad

Jueces Premios y regalos

Reglamento

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OBJETIVOS
a) Objetivos generales
Debemos saber qué es lo que queremos conseguir. Hay que marcar unos
objetivos generales que determinen el alcance que pretendemos que tenga el evento
que organizamos.

Es la finalidad del mismo.

b) Participación
Hay que fijar unos objetivos de participación, planteándonos a cuanta gente
queremos involucrar en la competición a nivel de participantes activos.

c) Económicos
Se refiere al soporte para sufragar la celebración del evento. Puede ser que
nuestro propósito sea únicamente cubrir gastos, o que con el evento pretendamos
ganar dinero.

RECURSOS
Entendemos por recursos todos los medios, humanos y materiales, necesarios
para realizar el evento que hemos programado. Son tan importantes los unos como los
otros, ya que la falta de alguno de ellos puede poner en peligro la posibilidad de una
realización con éxito del evento.

a) Humanos
a. Responsables
Son los encargados de coordinar el acto desde su gestación hasta su desarrollo
y finalización, velando por el cumplimiento de la planificación.

b. Equipos de organización
Forman parte de él las personas necesarias para coordinar cada uno de los

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aspectos que conforman el evento.

c. Técnicos y colaboradores
Son los responsables de que los participantes disfruten con la actividad. Deben
ser elegidos en función del alcance del evento, por sus cualidades técnicas, de
comunicación y motivación de masas.

d. Médicos
Deben estar dimensionados con la participación estimada y el riesgo que la
actividad implique. Hay que tener en cuento la necesidad de contar con medios de
evacuación y puntos de asistencia a los participantes.

b) Materiales
a. Instalaciones
Es fundamental saber con qué instalaciones contamos a la hora de organizar un
evento deportivo. Hay que tener en cuenta tanto el tipo de instalación que
necesitamos como las horas de utilización.

Están en función de los objetivos. Es recomendable que haya gradas. Se deben

reforzar los medios con que cuenta la instalación, especialmente en cuanto a
señalización, vestuarios y sistemas de acceso.

A la hora de elegir serán criterios prioritarios factores como la seguridad o el

poder sortear la climatología adversa.

Es importante tener siempre una instalación alternativa por si por diferentes

causas no podemos utilizar aquella en la que hemos planificado la actividad.

Es también importante no saturar los horarios, ya que cualquier retraso que se

produzca en las actividades va a producir una alteración de las actividades posteriores
a realizar.

Hay que contar cuales son los espacios útiles que existen en cada instalación, ya

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que además de las canchas de juego, hay que contar con unos vestuarios suficientes
para todos los participantes, con unas duchas que reúnan las condiciones higiénicas
adecuadas y con agua caliente, e incluso con la posibilidad de contar con un lugar para
un posterior refrigerio o sitio donde reunirse para charlar y tomar un refresco.

Además hay que prever el material que es necesario para realizar las
actividades programadas, ya que una imprevisión en este punto puede llevarnos al
fracaso de la actividad a realizar.

Hay que dejar claras las normas de utilización de las instalaciones, entre otros
motivos por cuestiones de seguridad. Hay que dejar muy claro cuáles son las cosa que
no se pueden hacer dentro de la instalación porque pueden ser peligrosas para la
integridad física de los participantes. Aunque muchas veces parezcan cosas de
Perogrullo no está de más recordar que es peligroso colgarse de una portería de fútbol
sala, etc.

b. Equipos
En ellos incluimos aquellos equipos auxiliares que nos pueden facilitar diversas
tareas, como son la iluminación, la música, etc. Para asegurarnos que todo funciona
hay que recurrir a empresas especializadas.

c. Seguros
Es importante tener un seguro médico o de accidentes para los participantes.

d. Avituallamiento
Es fundamental el aporte de líquidos. Debemos tener presente que el lugar de
avituallamiento esté en un lugar accesible a los participantes, que existan
contenedores para los recipientes una vez utilizados y que haya personal que se
encargue de los mismos.

e. Publicidad
La publicidad será necesaria para obtener el éxito que deseamos. Debe

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presentarse con la suficiente antelación, pero sin que pueda caer en el olvido por
excesiva anticipación o por falta de continuidad. Debe ser clara y concisa.

Debemos utilizar todos los medios de comunicación posibles, haciendo especial

hincapié en aquellos del ámbito en el que se plantea el evento (medios locales,
regionales o nacionales).

Si tenemos algún sponsor, su logotipo o nombre debe figurar en toda la

publicidad que realicemos.

ESTRUCTURA
a) Programa
En él debe figurar la descripción de la actividad, la finalidad de la misma, el
desarrollo y calendario y horario de realización.

Ya está explicado en los puntos anteriores que el calendario nos va a marcar

cual es el tipo de competición o evento que vamos a organizar.

Pero no únicamente hemos de pensar en las fechas en las que vamos a

organizar cada jornada de la competición, sino también en los horarios en los que se
celebran. No es lo mismo jugar un jueves a las 22 horas que hacerlo un sábado a la
misma hora. Habrá que tener en cuenta las particularidades de los grupos a los que va
encaminada la competición y cuáles son los horarios que les son más favorables para la
práctica de la actividad física.

b) Inscripciones
Son aconsejables para la organización, incluso aunque el evento sea gratuito.
Hay que facilitarla acercándola al futuro participante.

En algunos casos es positivo fijar una cuota mínima de inscripción, ya que hace
que quién se inscriba se tome más en serio la actividad y no abandone.

c) Premios y regalos

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Su importancia depende del evento. Los regalos siempre motivan.

Es interesante que sean los sponsors los que faciliten los diferentes trofeos o
regalos para los participantes.

JUECES
Hay que contar con los suficientes árbitros o jueces para llevar a cabo la
competición. Además de la cualificación que requieren, dependiendo del tipo de
competición también será importante que sean un poco “psicólogos”, ya que no es
igual una competición de equipos federados que unos grupos de amigos que se reúnen
para practicar una actividad física con objetivos de divertirse y relacionarse
socialmente.

REGLAMENTO
Es fundamental que las normas de la competición estén muy claras y sean
conocidas y aceptadas por todos los participantes.

No es suficiente con que todos ellos conozcan el reglamento del juego o

actividad que van a practicar, sino también el régimen disciplinario que se va a aplicar
en la competición. Hay que jugar todos con el mismo reglamento y no se puede alterar
el mismo durante el desarrollo de la competición.

Es importante que exista un comité o persona encargado de estos temas, ya

que pueden surgir discusiones o dilemas a la hora de aplicar el régimen disciplinario en
una competición, y alguien tiene que tomar las decisiones al respecto. Deben ser
personas independientes y que no tengan nada que ver con los participantes, aunque
a veces este último punto es muy difícil de cumplir.

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