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RESUMEN POR CENTRO DE COSTOS SEGÚN (DOA)

Version 1.0
** Los limites de aprobacion son por factura o documento equivalente**

SECCION A
CENTRO DE COSTOS BOGOTA TIPO: FECHA: PERIODO COMPRENDIDO:
CODIGO: O04 Oficina Central 8/12/2019 Agosto a Diciembre 2019

SECCION B NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 PRESUPUESTO

MENSUAL
LIMITE DE LIMITE DE LIMITE DE LIMITE DE (Sin excepcion para
CARGO CARGO CARGO
DESCRIPCION DE DELEGACIONES CARGO RESPONSABLE APROBACION APROBACION APROBACION APROBACION Incumplimiento)
RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE
(COP) (COP) (COP) (COP)

Gastos Fijos - Administrativos

Gerente Financiero
Caja Menor Auditor Caja Menor $ 2,000,000 Auditoria $ 2,500,000 Controller Financiero $ 3,000,000 xxxxx $ 1,500,000
(CFO)
Jefe de Servicios
Administracion $ 8,000,000 Auditoria $ 8,500,000 Controller Financiero $ 10,000,000 CFO o CEO xxxxx $ 7,700,000
Generales
Jefe de Servicios
Administracion - Otros Cobros $ 1,000,000 Auditoria $ 1,500,000 Controller Financiero $ 2,000,000 CFO o CEO xxxxx $ 850,000
Generales
Jefe de Servicios
Arriendo Oficinas $ 40,000,000 Auditoria $ 45,000,000 Controller Financiero $ 50,000,000 CFO o CEO xxxxx $ 38,000,000
Generales
Jefe de Servicios Gerente Financiero
Elementos de Aseo y Cafetería $ 1,000,000 Auditoria $ 1,500,000 Controller Financiero $ 2,000,000 xxxxx $ 600,000
Generales (CFO)
Jefe de Servicios Gerente Financiero
Energia Electrica (Factura de Admon) $ 3,000,000 Auditoria $ 3,500,000 Controller Financiero $ 4,000,000 xxxxx $ 2,800,000
Generales (CFO)
Jefe de Servicios
Reparaciones Locativas (Aires Acondicionados) $ 300,000 Controller Financiero $ 500,000 CFO o CEO xxxxx $ 260,000
Generales
Jefe de Servicios
Reparaciones /Adecuaciones Mantenimiento Eq Oficina $ 300,000 Controller Financiero $ 500,000 CFO o CEO xxxxx $ 250,000
Generales
Jefe de Servicios
Sostenimiento Club $ 1,500,000 Auditoria $ 2,000,000 Controller Financiero $ 2,500,000 CFO o CEO xxxxx $ 1,300,000
Generales
Jefe de Servicios Gerente Financiero
Telefono Fijo $ 1,500,000 Auditoria $ 2,000,000 Controller Financiero $ 2,500,000 xxxxx $ 1,500,000
Generales (CFO)
Jefe de Servicios Gerente Financiero
Television $ 200,000 Auditoria $ 500,000 Controller Financiero $ 1,000,000 xxxxx $ 170,000
Generales (CFO)
Jefe de Servicios Gerente Financiero
Utiles y Papeleria $ 500,000 Auditoria $ 1,000,000 Controller Financiero $ 1,500,000 xxxxx $ 500,000
Generales (CFO)
Gerente Financiero
Consulta Listas Restrictivas Sarlaft Especialista Compras $ 500,000 Auditoria $ 1,000,000 Controller Financiero $ 1,500,000 xxxxx $ 150,000
(CFO)
Gerente Financiero
Correos y envios Especialista Compras $ 500,000 Auditoria $ 1,000,000 Controller Financiero $ 1,500,000 xxxxx $ 1,000,000
(CFO)
Gerente Financiero
Servicio de Celular Especialista Compras $ 5,000,000 Auditoria $ 550,000 Controller Financiero $ 6,000,000 xxxxx $ 1,300,000
(CFO)
Servicio de Digitacion Especialista Compras $ 3,500,000 CFO o CEO xxxxx $ 3,300,000
Gerente de
Correos - Envio Muestras al Exterior Calidad $ 500,000 $ 1,000,000 Controller Financiero $ 2,000,000 Gerente General xxxxx $ 500,000
Operaciones (CCO)

Correos - Envio Documenos al Exterior Facturacion $ 500,000 Auditoria $ 1,000,000 Controller Financiero $ 2,000,000 CFO o CEO xxxxx $ 1,500,000
Gerente Financiero
Facturacion Electronica - Mensualidad Facturacion $ 100,000 Auditoria $ 500,000 Controller Financiero $ 1,000,000 xxxxx $ 70,000
(CFO)
Gerente Financiero
Compra de Insumos de IT Jefe de Sistemas (IT) $ 500,000 Controller Financiero $ 1,000,000 xxxxx $ 500,000
(CFO)
Gerente Financiero
Honorarios Soporte KCP Jefe de Sistemas (IT) $ 2,000,000 xxxxx $ 1,800,000
(CFO)
Gerente Financiero
Servicio de Internet Jefe de Sistemas (IT) $ 5,000,000 Auditoria $ 5,500,000 Controller Financiero $ 6,000,000 xxxxx $ 5,000,000
(CFO)
Leasing Vehiculo Auditor Operativo $ 6,000,000 Controller Financiero Obligatoria CFO o CEO xxxxx $ 3,500,000

Vigilancia y Seguros Auditor Operativo $ 8,500,000 CFO o CEO xxxxx $ 8,000,000

Gerente Financiero
Honorarios Revisoria Fiscal Contador General $ 19,600,000 xxxxx $ 8,166,667
(CFO)
Validacion Gerente Financiero
Impuestos Jefe de Impuestos xxxxx
Justificacion (CFO)
Gerente Financiero
Honorarios Asesoria Tributaria BDO Jefe de Impuestos $ 2,400,000 xxxxx $ 2,400,000
(CFO)
Honorario Sistemas de Seguridad en el Trabajo HR-CEO $ 8,000,000 Gerente General xxxxx $ 8,000,000
Según
Gerente Financiero
Depreciaciones/Ajustes al Peso Contador General Politica xxxxx
(CFO)
/Materialidad
Viajes Jefe Inmediato Politica Politica Gerente General xxxxx $ 20,000,000

Gastos Variables - Administrativos

Según
Honorarios Asesoria Juridica CFO o CEO CFO o CEO xxxxx $ 5,000,000
Necesidad
Según
Honorarios Selección Recurso Humano CFO o CEO CFO o CEO xxxxx $ 3,000,000
Necesidad
Según
Gastos Notariales = Diferente a Autenticaciones CFO o CEO CFO o CEO xxxxx $ 200,000
Necesidad
Según
Procesos Legales CFO o CEO CFO o CEO xxxxx $ 2,000,000
Necesidad
Capacitaciones Personal (DUAL) HR-CEO $ 1,000,000 Jefe Inmediato Politica Obligatoria CFO o CEO Obligatoria $ 1,000,000

Bonos Sodexo Gasolina/Canasta (DUAL) HR-CEO $ 8,500,000 Gerente General Obligatoria $ 8,500,000

Bonos Sodexo Dotacion Admon (DUAL) HR-CEO $ 1,000,000 Gerente General Obligatoria $ 750,000
Liquidacion Vs
Nomina (DUAL) HR-CEO Gerente General Obligatoria
Personal
Otros Gastos de Personal (Prepagada) (DUAL) HR-CEO $ 10,000,000 Gerente General Obligatoria $ 8,500,000
Jefe de Recursos
Bienestar Empleados - Detalles y celebraciones $ 500,000 Auditoria $ 1,000,000 CFO o CEO xxxxx $ 400,000
Humanos (HR)
Jefe de Recursos
Estudios de Seguridad $ 500,000 Gerente General Obligatoria $ 500,000
Humanos (HR)
Jefe de Recursos
Gastos Funebres $ 500,000 Controller Financiero $ 500,000 CFO o CEO xxxxx $ 200,000
Humanos (HR)
Jefe de Recursos
Honorarios Soporte Novasoft $ 500,000 CFO o CEO xxxxx $ 500,000
Humanos (HR)

Gastos Unicos Administrativos - Monto Anual Puntual

(Periocidad de Facturacion)
Afiliacion Camara Colombo Alemana - (Anual) CFO o CEO $ 6,500,000 CFO o CEO xxxxx $ 541,667

Poliza de Cumplimiento - (Anual) CFO o CEO $ 8,000,000 CFO o CEO xxxxx $ 666,667

Sostenimiento Asociacion Nal de Exportadores - (Trimestral) CFO o CEO $ 10,800,000 CFO o CEO xxxxx $ 900,000

Informe Diario Puerto Sobordos - (Anual) Gerente Comercial (CCO) $ 5,200,000 CFO o CEO xxxxx $ 433,333

Curso de Ingles Empleados - Bimensual HR-CEO $ 1,100,000 Gerente General Obligatoria $ 550,000
Gerente Financiero
Registro Mercantil - (Anual) Contador General $ 3,200,000 xxxxx $ 266,667
(CFO)
Gerente Financiero
Honorarios Asesoria Nuevos Estandares IFRS - (Anual) Contador General $ 10,000,000 xxxxx $ 833,333
(CFO)
 Total Paginas 2

RESUMEN POR CENTRO DE COSTOS SEGÚN (DOA)

Version 1.0
** Los limites de aprobacion son por factura o documento equivalente**

SECCION A
CENTRO DE COSTOS BOGOTA TIPO: FECHA: PERIODO COMPRENDIDO:
CODIGO: O04 Oficina Central 8/12/2019 Agosto a Diciembre 2019

SECCION B NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 PRESUPUESTO

MENSUAL
LIMITE DE LIMITE DE LIMITE DE LIMITE DE (Sin excepcion para
CARGO CARGO CARGO
DESCRIPCION DE DELEGACIONES CARGO RESPONSABLE APROBACION APROBACION APROBACION APROBACION Incumplimiento)
RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE
(COP) (COP) (COP) (COP)
Gerente Financiero
Suscripción Actualicese ORO/Contabilidad - (Anual) Contador General $ 400,000 xxxxx $ 33,333
(CFO)
Gerente Financiero
Honorarios RENTA - (Anual) Jefe de Impuestos $ 12,000,000 xxxxx $ 1,000,000
(CFO)
Gerente Financiero
Honorarios Precios de Tranferencia - (Anual) Jefe de Impuestos $ 10,000,000 xxxxx $ 833,333
(CFO)
Gerente Financiero
Impuesto PREDIAL Inmuebles - (Anual) Jefe de Impuestos $ 7,000,000 xxxxx $ 583,333
(CFO)
Gerente Financiero
Suscripción Actualicese ORO/Impuestos - (Anual) Jefe de Impuestos $ 400,000 xxxxx $ 33,333
(CFO)
Jefe de Servicios Gerente Financiero
Utiles y Papeleria - Archivos - Semestrales $ 1,000,000 xxxxx $ 83,333
Generales (CFO)
Gerente Financiero
Contrato mantenimiento UPS - (3 Facturas) Jefe de Sistemas (IT) $ 3,300,000 xxxxx $ 275,000
(CFO)
Honorarios Implementacion Facturacion Electronica - Gerente Financiero
Facturacion $ 4,646,000 Jefe de Sistemas (IT) Obligatoria xxxxx $ 387,167
(Anual) (DUAL) (CFO)
Gerente Financiero
Impuesto de Vehiculos - (Anual) Auditor Operativo $ 7,500,000 xxxxx $ 625,000
(CFO)
Gerente
Poliza Vehiculos Propios SKN - (Anual) Auditor Operativo $ 10,500,000 Obligatoria $ 875,000
Financiero (CFO)
Gerente
Poliza Vehiculos Empleados SKN - (Anual) Auditor Operativo $ 21,000,000 Obligatoria
Financiero (CFO)
Gerente Financiero
SOAT de Vehiculos - (Anual) Auditor Operativo $ 2,000,000 xxxxx $ 166,667
(CFO)
Gerente Financiero
Consulta Listas Restrictivas Sarlaft - (Anual) Especialista Compras $ 2,000,000 xxxxx $ 166,667
(CFO)
Gerente Financiero
Afiliacion Sarlaft - (Anual) Especialista Compras $ 3,000,000 xxxxx $ 250,000
(CFO)

Gastos Variables - Financieros

Según Gerente Financiero

Comisiones Bancos Nacionales Tesoreria xxxxx $ 1,000,000
Transacciones (CFO)
Según Gerente Financiero
Gastos Bancos Moneda Extranjera Tesoreria xxxxx $ 500,000
Transacciones (CFO)
Según Gerente Financiero
Gastos Bancos Nacionales Tesoreria xxxxx $ 1,000,000
Transacciones (CFO)
Gerente Financiero
Intereses de Sobregiro Tesoreria $ 20,000,000 Controller Financiero $ 50,000,000 xxxxx $ 20,000,000
(CFO)
Gerente Financiero
Gastos No Deducibles Jefe de Impuestos $ 500,000 xxxxx $ 500,000
(CFO)
Gerente Financiero
Intereses Creditos Exterior Controller Financiero $ 150,000,000 xxxxx $ 120,000,000
(CFO)
Gerente Financiero
IVA asumido Jefe de Impuestos $ 500,000 xxxxx $ 500,000
(CFO)
Gerente Financiero
Intereses Moneda Extranjera Controller Financiero $ 200,000,000 xxxxx $ 200,000,000
(CFO)
Gerente Financiero
Intereses Prestamos Moneda Nacional Controller Financiero $ 50,000,000 xxxxx $ 5,000,000
(CFO)

Costos Variables - Operativos

Pendientes de Validar para ser comunicados en la

Version No 2

CAPEX - Compra de activos Fijos CFO o CEO xxxxx Business Plan

Sanciones, Intereses Moratorios, Reclamos, Costos

Gerencia Responsable
Adicionales por fuera del curso normal del Negocio Obligatoria Gerente General xxxxx
Area
(INEFICIENCIAS)

Responsabilidades
DESIGNADO: a) Sera responsable de efectuar la revision y validacion del gasto incurrido para la respectiva firma dentro de la factura o cuenta de cobro que cumpla los requisitos de ley. b) Sera responsable de analizar y
garantizar la ejecucion del mismo basado en el presupuesto otorgado para dicho concepto mensual. c) Debera asegurar que el producto o servicio se recibio a satisfaccion. d) Debera asegurar la entrega oportuna de los soportes
al area financiera dentro de los cierres establecidos. e) Debera solicitar la aprobacion de cada uno de los nives de aprobacion en caso de alguna contingencia en los limites establecidos con la debida justificacion. f) En caso de
ausencia, licencia, vacaciones sera responsable de designar su back up con el debido diligenciamiento del DOA detallando la delegacion otorgado en cada uno de los conceptos en los cuales es responsable y donde el monto no
superara su limite asignado. g) Este formato debera ser divulgado previamente y enviado con las aprobaciones completas al Equipo de (Auditoria, Contabilidad, Controller Financiero)

DELEGADOR (Jefe Inmediato): La asignacion otorgada a la persona de su equipo no lo exonera de la responsabilidad que tiene del presupuesto y razonabilidad de los gastos de acuerdo al tipo de conceptos relacionados al
alcance y rol de su cargo en la compañía.

a) Caja Menor, Transporte Terrestre y Viaticos: Se rige bajo la Politica de montos establecidos b) Aprobaciones Duales (DUAL) de AF (Auditoria Financiera), CEO (Gerente General), CFO (Gerente Financiero, HR (Recursos
Comentarios: Humanos), COO (Director de Operaciones - c) Los montos del Presupuesto son estimativos y pueden variar de acuerdo a las necesidades del negocio con previa aprobacion del CEO/CFO, d) El Nivel 4 puede ser aprobado por CEO
o CFO.
FIRMAS
SECCION C
Favor escriba claro su nombre completo y firme dentro del Recuadro
AVALADOR (AUDITORIA) CFO (Gerente Financiero) CEO (Gerente General)

Nombre: Nombre: Nombre:

Firma: Firma: Firma:

PRESUPUESTO MENSUAL Excluido Nomina $ 509,170,500

 77,000.00
4,400.00
4,400.00
12,900.00
10,500.00

109,200.00
226,100.00
259,800.00
108,000.00
85,205.00
162,000.00 8.00
25,000.00 4,000.00
50,000.00

916,105.00 1,025,305.00
 MATRIZ PERSONAL

Fecha actualizacion 8/12/2019 Version 1.0

PUNTOS DE COMPRA PUNTOS DE COMPRA + TRILLADORAS PROGRAMAS OFICINA CENTRAL

Centros de Costos/ Aprobadores Acevedo Bruselas San Agustin Pitalito Timana Popayan Sabaneta Gloria San Jose Gaitana Giron Nexpresso Starbucks Bogota
Administrador Luz Andrea Cano Luz Andrea Cano Luz Andrea Cano Luz Andrea Cano Luz Andrea Cano Juan Carlos Quinchia Herwin Gutierrraz Herwin Gutierrez Sabik Galindo Ricardo Murillo Jorge Gómez Jorge Gómez
Secretaria Ingrid Tatiana Lizcano Yadira Astudillo Narly Perafan Jenni Díaz Yineth Gutierrez Carolina Sánchez Martha Rocio Barreiro Liliana Garcia Claudia Cardona Olga Castro
Comprador Andres Guisaquillo Diana Hernández Jhon Díaz Ecdien Murillo Luis Gutierrez Juna Carlos Quinchia Tulio Londoño Farid Calderón Didier Cortés Jesús Osorio Ricardo Murillo
Auditor Operativo Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano Mauricio Moyano
Auditor Caja Menor Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado Elbert Salgado
Auditoria Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy Mauricio/Elbert/Freddy
Auditor Financiero (AF) Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera Freddy Barrera
Especialista Compras Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas Jose Bastidas
Calidad Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita Jorge Amezquita
Analista de Logistica Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas Catalina Casas
Jefe Logistica Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado Leonardo Hurtado
Sostenibilidad Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez Jorge Gomez
Jefe de Servicios Generales Maria Patiño
Jefe de Recursos Humanos (HR) Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda Clara Cepeda
Facturacion Olga Suarez/Martha Forero Olga Suarez/Martha Forero Olga Suarez/Martha Forero
Tesoreria Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho Isabel Camacho
Jefe de Sistemas (IT) Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa Orlando Barbosa
Jefe de Impuestos Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe Epimenio Uribe
Contador General Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros Gloria Moros
Controller Financiero Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM Por Definir/ Back Up CCM
Gerente de Operaciones (COO) Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez Jhon Gonzalez
Gerente Comercial (CCO) Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker Andres Dicker
Gerente Financiero (CFO) Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas Catalina Cuevas
Gerente General Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci Danilo Pucci
Aprobaciones Duales
HR-CFO
HR-COO
HR-CEO
IT-CFO
CFO o CEO
Politica
Jefe Inmediato Politica
Gerencia Responsable Area