PROCESO F1.P18.

ABS 12/7/2016

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Versión 1 Página 1 de 1

Clasificación de la Información
FORMATO DE INFORME DE SUPERVISIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO
Pública
FORMATO DE AUTOREPORTE
PERIODO 01 DE DICIEMBRE A 30 ABRIL
OPERADOR FESCO:
XII. Cumplimiento de Obligaciones

Cumplimient
Cumplimiento de Obligaciones Generales del Sistema Accioines que evidencian el evidencias que soportan el
o (SI, NO,
Integrado de Gestión cumplimineto cumlimiento y lugar donde reposan
N/A) (ii)

OBLIGACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: EJE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

1) Certificar el cumplimiento, seguimiento y revisión de los asuntos

Oficio remisorio - lista de chequeo
correspondientes a seguridad de la información enmarcado en la normativa SI Se realiza mediante certificación mensual
certificaciones mensuales.
interna vigente en virtud de la ejecución del objeto del contrato.

2) Suscribir un documento de compromiso de confidencialidad el cual deberá

SI Se encuentra en el contrato firmado Contrato Laboral Firmado
ser entregado al supervisor del contrato una vez se firme el contrato.

3) Informar al supervisor, en el momento que ocurran incidentes de

En caso de requerirse se adoptará el Formato Reporte de incidentes Seguridad d
seguridad que afecten la disponibilidad, integridad y/o confidencialidad de la SI
formato de ICBF ela Información.
información del ICBF, en el marco de la ejecución del contrato.

4) Realizar la devolución de los elementos entregados por el ICBF para la

Se envían las Historías Clínicas una vez
ejecución del contrato, así como la información y elementos adquiridos y SI Oficio remisorio , Inventario Documental
este inactivo el caso
generados durante el plazo de ejecución.

5) Garantizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la Se realiza al momento de ingreso del
si ejecución del contrato en materia de Seguridad de la información.
SI
profesional
Registro de Inducción

6) Prever el plan de recuperación y contingencia del servicio contratado ante Se realiza copia de seguridad Protocolo de seguridad de la información y
SI
los eventos que puedan afectar el cumplimiento de la ejecución del mismo. semanalmente copia de seguridad

OBLIGACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: EJE AMBIENTAL

1) Cumplir con la política ambiental del ICBF, implementando buenas Se cuenta con política ambiental , matriz
Política Ambiental , Matriz Ambiental y
prácticas ambientales relacionadas con el ahorro y uso eficiente de agua, SI de riesgos ambientales y se realiza de
Actas del Comité
energía y papel, y manejo de residuos. manera mensual el Comité Ambiental.
 Los solicita a los proveedores que los
2) Utilizar productos, empaques y materiales amigables con el medio
SI empaques de los refrigerios sean en lo Al momento de la entrega del regrigerio
ambiente.
posible amigables con el medio ambiente

3) Presentar los permisos, licencias y/o autorizaciones ambientales vigentes

N/A
requeridas para la ejecución del contrato.

4) Adoptar las medidas necesarias para el transporte, almacenamiento y

manejo adecuado de los productos químicos y/o combustibles utilizados N/A
durante la ejecución del contrato; de acuerdo a la normatividad vigente.

5) Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado y la disposición

final de los residuos especiales y/o peligrosos que se generen durante la SI Entrega de reciclaje a personal externo Se seguirán tomando fotografías
ejecución del contrato.

6) Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado de los residuos

N/A
orgánicos que se generen durante la ejecución del contrato.

7) Formular e implementar los programas de capacitación del personal

manipulador de alimentos, mantenimiento preventivo de equipos, calibración Se cuenta con liquido desinfectante para
SI Líquido Desinfectante
de equipos e instrumentos para pesar residuos y programa de saneamiento, equipos de calibración .
de acuerdo con la normatividad vigente.

OBLIGACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: EJE DE CALIDAD

1) Socializar con el equipo de trabajo que realiza las actividades definidas en

el contrato, la información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios,
Objetivos Estratégicos y Políticas del Sistema Integrado de Gestión SIGE) Registro de Inducción y entrenamiento ,
SI Se realiza durante la inducción
así como dar a conocer los diferentes documentos (lineamientos técnicos, Presentación en Powert Point.
manuales, procedimientos, guías, formatos entre otros) necesarios para la
operación de los servicios.
 2) Determinar un mecanismo para conocer la percepción del beneficiario
Se realiza aplicación de encuestas de Formato Encuestas de Satifacción , Informe
frente a la prestación del servicio, a través de un instrumento establecido por SI
satisfacción semestralmente Revisión por Dirección.
las mismas EAS para tal fin.

3) Contar con información documentada para la recepción, tratamiento y

Formulario en DRIVE , Buzon de
respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias, en SI Se cuenta con el procedimiento de PQRF
sugerencias , Archivo de Encuestas
el marco de la ejecución del objeto contractual.

4) Demostrar mediante evidencias la implementación de acciones de mejora

(correctivas o preventivas frente a cualquier situación que afecte la Procedimiento de Acciones Correctivas , Formulario en DRIVE , Informe Revisión
SI
prestación del servicio) que permita tomar las decisiones a que haya lugar o Preventivas de Mejora por la Dirección.
experiencia exitosas que de muestren la mejora en la prestación de servicio.

5) Contar con información documentada para la recepción, tratamiento y

respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias, en SI Se cuenta con el procedimiento de PQRF Formulario DRIVE , Informe PQRF
el marco de la ejecución del objeto contractual.

6) Asegurar que el personal requerido para la ejecución del contrato cuente

con el perfil de: Educación (formal: primaria, secundaria, pregrado, Se realiza revisión de los requisitos en
posgrado), formación (cursos específicos de la actividad a desarrollar como SI cuanto al perfil requerido para el cargo Hojas de vida con sus respectivos soportes.
diplimados, seminarios, talleres, entre otros) o experiencias para garantizar ,antes de realizar la selección
la óptima prestación del servicio.

7) Determinar un mecanismo para conocer la percepción del beneficiario

Se cuenta con un Instrumento para Archivo Encuestas de Satisfacción ,
frente a la prestación del servicio, a través de un instrumento establecido por SI
conocer la prcepción del usuario. Formulario DRIVE
el mismo operador para tal fin.

OBLIGACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: DEL EJE DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1) Socializar la Política de Salud y Seguridad en el Trabajo del ICBF, en Se realiza socialización con el personal
SI Registro de Inducción.
virtud de la ejecución del objeto del contrato. vinculado

2) Garantizar la identificación de peligros, valoración de riesgos y

Se realiza Capacitación y Revisión de la Lista de Asistencia y Matriz de
determinación de controles, documentados, en el marco de la Seguridad y SI
Matriz Identificación de Riesgos.
Salud en el trabajo durante la ejecución del contrato.

3) Garantizar que los colaboradores vinculados para la ejecución del

contrato cuentan con los Elementos de Protección Personal requerido para Se realiza entrega de Bata , camisteas y
la realización de sus actividades. En caso de deterioro, daño o pérdida SI sello para la ejecución de las actividades Registro de Entrega de Dotación.
deberá contemplarse los protocolos correspondientes para la reposición, sin propias del Proyecto.
afectar la ejecución del contrato.

4) Realizar los exámenes médicos ocupacionales requeridos de acuerdo con Se realizan los exámenes de Ingreso , Certificado de Examén Médico de Aptitud
SI
las actividades propias del objeto contratado y la normatividad vigente. períodicos y de Egreso Laboral

5) Garantizar que todos los colaboradores vinculados para la ejecución del Se encuentra todo el personal afiliado al
contrato se encuentren afiliados al Sistema de Seguridad Social, incluido los SI sistema ( Salud, Pensión , ARL y Documentos de afiliación en Hojas de Vida.
riesgos laborales. Confamiliares)

6) Informar al ICBF los Accidentes de Trabajo y enfermedad Laboral – ATEL

A la fecha no se ha presentado ningún
del personal a cargo de las EAS, reportados a la ARL y EPS, durante el SI Reporte Correo Electrónico
Accidente , ni incidente de Trabajo
plazo de ejecución del contrato.
 7) Realizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la Se realiza Inducción a todo el perosnal que
SI Registro de Inducción
ejecución del contrato en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo ingresa

8) Formular e implementar el plan de prevención, preparación y respuesta a

SI Se cuenta con Plan de Emergencias Documento Plan de Emergencias
emergencias.

9) Designar por escrito un representante de seguridad y salud en el trabajo,

que cumpla con el perfil establecido en la Resolución 1111 de 2011 del
Documento Desiganción del Lider se
Ministerio de Trabajo y garantice el cumplimiento de obligaciones SI Se encuentra designado el Profesional
SG-SST
contractuales establecidas en el marco de ejecución del contrato o convenio
y la normatividad vigente.

10) Cumplir con la política de buen trato para con los demás colaboradores
internos y externos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y actuar SI Se encuentra firmado el Codigo Ético Hojas de Vida
con responsabilidad, eficiencia y transparencia.

11) Cumplir con las disposiciones establecidas en el Capítulo “Buenas

SI Contrato Suscrito Contrato firmado y Poliza
Prácticas en la Gestión Contractual” del Manual de Contratación vigente.

Cumplimiento
Documento que evidencia el
Cumplimiento de Obligaciones Especificas del Contrato (SI, NO, N/A) Observaciones (iv)
cumplimiento de la obligación. (iii)
(ii)

OBLIGACIONES COMPONENTE ADMINISTRATIVO

Se realiza contratación de los

1) Contar con el talento humano exigido para el desarrollo de la modalidad,
SI profesionales requeridos de acuerdo a la Listado Talento Humano
acorde con los lineamientos técnicos del ICBF.
table de Talento Humano.

2) Mantener actualizadas las carpetas del talento humano vinculado para la

ejecución del contrato, las cuales deben incluir: hoja de vida, soportes de
Se cuenta con Archivo de Hojas de Vida de
estudio, tarjeta profesional (cuando aplique), certificaciones de experiencia, SI Hojas de Vida y sus respectivos soportes
todo el personal contratado
código ético firmado, compromiso de tiempo de dedicación y contrato
debidamente firmado.

6) Realizar los controles necesarios cuando se vayan a desarrollar Guía de Orientaciones la cual es anexo del
Se cuenta con la Guía de Orientaciones
actividades recreativas, lúdicas, deportivas o artísticas, dentro de la SI PAI , Planeador de Actividades , Lista de
para prevenir situaciones de Riesgo
institución. Asistencia.
 7) Gestionar con organismos públicos y privados de carácter nacional o
internacional, la consecución de recursos que complementen la atención Se realizan convenios con Entidades de
SI Convenios
integral a los usuarios (as) de la modalidad en proceso de atención como un Salud , Almacenes , entre otros.
valor agregado para la calidad en la prestación del servicio.

22) Llevar el registro de información en donde se relacione el inventario de

Soportes documentales que reposan en el
bienes y entrega a cada uno de los hogares sustitutos, excepto los bienes de SI Historias Clinicas - Folios Administrativos
archivo del operador
consumo.

OBLIGACIONES COMPONENTE LEGAL

5) Cumplir con obligaciones laborales que como empleador se puedan

generar con relación al contrato suscrito: presentar las certificaciones
expedidas por el representante legal de la entidad o revisor fiscal, según
corresponda, donde conste que la misma se encuentra a paz y salvo con
sus empleados en cuanto a sus obligaciones de carácter laboral, como: i)
Certificaciones mensuales presentadas en Documento que reposa en la carpeta del
aportes parafiscales; ii) aportes con el Sistema de Seguridad Social Integral; SI
la certificación mensual para pago. Contrato
iii) el pago de sueldos u honorarios, según la vinculación laboral; iv) el
suministro de elementos necesarios para el adecuado cumplimiento de sus
labores; v) el reconocimiento de viáticos, gastos de viaje, entre otros. El
cumplimiento de esta obligación, será indispensable para que se efectúe el
desembolso por parte del ICBF.

OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA REFERENTES A LA RECEPCION, ALMACENAMIENTO, SUMINISTRO, INVENTARIO Y

CUSTODIA DE BIENESTARINA

1) Almacenar la Bienestarina, de acuerdo con lo siguiente:

sitio cerrado, dotado de ventanas y puertas que permitan la
ventilación e impidan la entrada de insectos y otros
animales, pisos nivelados en orden y en buen estado de Se cuenta con el espacio de
Bodega de Almacenamiento de
aseo, cielo raso (si aplica) libre de humedades y que impida SI acuerdo a las características
Bienestarina.
el ingreso de animales, drenajes de pisos provistos de indicadas
rejillas y sifones para permitir el lavado, cubierta y muros en
buen estado de aseo y mantenimiento que impidan el
ingreso de agua y estén libres de filtraciones y humedades.

2) Verificar que la cantidad por sabor, el número de lote y la

fecha de vencimiento de la Bienestarina que recibe
coincidan con la información registrada en la respectiva acta La profesional designada para tal
Registro Acta de Bienestarina
de entrega que deberá firmarse como constancia del recibo SI fin realiza la respectiva
recibida.
a satisfacción del producto y en la cual se debe dejar inspección.
constancia de las inconformidades en el evento que las
mismas existan.

3) Informar oportunamente al ICBF, cuando se cuente con

La profesional encargada es la
saldos de Bienestarina, para que el ICBF pueda ajustar las SI Correo Electrónico
responsable de comunicarlo.
cantidades a entregar en el siguiente mes.
4) Realizar la rotación adecuada del producto, garantizando La profesional encargada es la
la salida del producto que cuente con mayor tiempo de SI responsable de realizar la Informes Técnicos Mensuales
almacenamiento. rotación.

5) Presentar un informe al supervisor del contrato en el cual

se describan las cantidades entregadas a los beneficiarios y
Se realiza reporte de manera
las existencias de Bienestarina a la fecha de rendición del SI Informes Técnicos Mensuales
mensual
informe técnico y administrativo, especificando las unidades
de Bienestarina próximas a vencer.

6) Asistir a las audiencias de veeduría ciudadana, mesas

Asiste la profesional delegada Correo Electrónico con
públicas, y reuniones de rendición de cuentas relacionadas SI
para tal fin. confirmación de Asistenia.
con el tema de la Bienestarina.

7) Cancelar al ICBF el valor de la Bienestarina cuando se

presenten vencimientos o se generen averías por mal SI En caso de presentarse Formato destinao para tal fín.
almacenamiento o redistribución de producto.

Firma
COORDINADOR DE LA MODALIDAD
Diana Patricia Morales Betancur