Manual de Usuario Egresado SIEG

SISTEMA DE INFORMACIÓN – PROCESO DE GRADO
Glosario
Egresado: Persona natural que ha cursado y aprobado satisfactoriamente la

totalidad del plan de estudios reglamentado para un programa o carrera, pero que
aún no ha recibido el título académico.
Graduado: Persona que una vez ha terminado el programa académico y ha

cumplido con los requisitos de ley y los exigidos por la respectiva institución de
educación superior, recibe el título académico.
SIEG: Sistema de Información para Egresados y Graduados.
EGRESADO
Al iniciar sesión el egresado, se carga la página de bienvenida y el menú de

opciones correspondiente, donde se encuentran consultar estado del seguimiento
del graduado, diligenciar encuesta, ficha de egresado y adjuntar documentos como
se observa en la figura 1.
Carrera 32 No.22-08 Sector San Pedro Alejandrino

Bloque V, 2do Piso Santa Marta - Colombia
PBX: (57-5) 421 7940 Ext. 3150 Y 3275
egresados@unimagdalena.edu.co
www.unimagdalena.edu.co
Figura 11. Página de Bienvenida del Egresado
Fuente: SIEG de la Universidad del Magdalena
1 Funciones del egresado
Las funciones del egresado se detallaran a continuación:
1.1 Consultar estado del seguimiento del graduado
Al dar clic en el link consultar estado del seguimiento del graduado, se despliega un
formulario emergente que contiene la información del estado, como se ve en la
figura 2, en los que el usuario podrá verificar que procesos tiene pendiente,
realizado o aprobado en los paz y salvos. Después de verificar, el egresado debe
seleccionar la opción cerrar para volver al menú principal.

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Figura 2. Formulario seguimiento del graduado
1.2 Diligenciar encuesta
Al dar clic en el link diligenciar encuesta, el sistema verifica internamente que

encuesta debe diligenciar el egresado y la genera; actualmente se manejan 4
tipos, como se ve en la figura 3,4,5,6 en las que el usuario deberá llenar cada
uno de los ítems de la misma.

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Figura 32. Encuesta Momento de Grado
Figura 4. Encuesta Un Año Después del Grado
Figura 5. Encuesta Tres Años Después del Grado

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Figura 6. Encuesta Cinco Años Después del Grado
Después de llenar la encuesta el usuario debe dar clic en el icono enviar para
finalizar, automáticamente el sistema le notifica con un mensaje de confirmación,
como se ve en la figura 7.
Figura 7. Confirmación de registro
Durante el seguimiento del graduado el sistema verifica que la encuesta solo se

realice en una ocasión, como se ve en la figura 8.
Figura 8. Notificación del sistema

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1.3 Ficha de egresado
Al dar clic en el link ficha de egresado, el sistema muestra un formulario que

contiene los ítem datos básicos del egresado, perfil profesional, información
académica de la que se aspira a grado en la Universidad del Magdalena,
información académica desarrollada en otras instituciones, información de
experiencias laborales, información de manejo de idiomas, información de
asociaciones, información de distinciones, información de discapacidades y
actualidad laboral.
1.3.1 Datos básicos del egresado
Contiene los siguientes datos personales del egresado: nombre completo, apellidos,
tipo y número de documento, lugar de expendición, país, ciudad, departamento de
nacimiento, género, fecha de nacimiento, edad, estado civil, estrato, dirección,
barrio o sector, país, departamento, municipio de residencia, teléfono de contacto y
número de teléfono móvil (ver figura 9) .La información puede ser actualizada al dar
clic en el botón actualizar y luego ok en la notificación.
Figura 9. Datos básicos del egresado

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Después de actualizar, el sistema muestra un mensaje de confirmación, como se ve
en la figura 10.
Figura 10. Confirmación de actualización de los datos básicos del egresado
1.3.2 Perfil profesional
El egresado debe redactar de forma resumida, los datos importantes de sus

competencias, aspectos destacables de formación académica y experiencia laboral,
pero con énfasis en habilidades demostrables (ver figura 11); por seguridad el
sistema verifica que el perfil contenga mínimo 300 caracteres.
Figura 11. Perfil profesional
Después de dar clic en actualizar, el sistema muestra un mensaje de confirmación,

como se ve en la figura 12.

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Figura 12. Confirmación de actualización del perfil
1.3.3 Información académica de la que se aspira a grado en la

Universidad del Magdalena
Contiene la información del programa del que aspira a graduarse el egresado. (Ver
figura 13)
Figura 13. Programa Asociada
1.3.4 Información académica desarrollada en otras instituciones.
Contiene la información de los programas, cursos y otros estudios que el egresado

ha ejercido en otras instituciones, como se ve en la figura 14; este ítem permite
ejecutar las siguientes acciones: editar, eliminar y agregar estudios, las cuales se
detallan a continuación.

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Figura 14. Información académica desarrollada en otras Instituciones
Editar: al dar clic en el icono editar del estudio seleccionado, el sistema mostrara
una ventana emergente con los campos: nombre del estudio, nivel de estudio,
Institución, meses cursados, graduado (si termino el estudio), año de culminación
del estudio y mes de grado; todos los ítems se pueden modificar. Después de hacer
los cambios el usuario debe dar clic en la opción actualizar para guardar los cambios
o en cancelar sino quiere hacerlo. (Ver figura 15).
Figura 15. Actualizar estudio
Después de dar clic en actualizar, se despliega una ventana emergente confirmando

la actualización del registro, como se ve en la figura 16.

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Figura 16. Confirmar actualización del Estudio
Eliminar: al dar clic en el icono eliminar del estudio seleccionado, el sistema permite
realizar dos acciones: aceptar para eliminar o cancelar para no hacerlo. (Ver figura
17)
Figura 17. Confirmar eliminación del estudio
Agregar estudio: al dar clic en el icono agregar estudio, el sistema despliega una
ventana emergente con los campos nombre del estudio, nivel de estudio, Institución,
meses cursados, graduado (si termino el estudio), año de culminación del estudio
y mes de grado; todos los ítems son obligatorios, al finalizar el egresado debe dar
clic en la opción crear para guardar, o cancelar para no guardarlo. (Ver figura 18)

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Figura 18. Creación del estudio
Después de dar clic en crear se despliega una ventana emergente confirmando la

creación del registro, como se ve en la figura 19.
Figura 19. Confirmar creación del estudio
1.3.5 Información de experiencias laborales.
Contiene la información de las experiencias desarrolladas durante su vida

productiva, como se ve en la figura 20; este ítem permite ejecutar las siguientes
acciones: editar, eliminar y agregar experiencia, las cuales se detallan a
continuación.

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Figura 20. Información de experiencias laborales
Editar: al dar clic en el icono editar de la experiencia seleccionada, el sistema

mostrara una ventana emergente con los campos empresa, sector, país,
departamento, dirección, municipio, correo electrónico, teléfono, sector económico,
actividad económica, nivel del cargo, contrato activo, tipo de contrato, área de
desempeño, fecha de ingreso, fecha de retiro (si no está vigente), nombre del cargo
todos los ítems se pueden modificar. Después de hacer los cambios el usuario debe
dar clic en la opción actualizar para guardar los cambios o en cancelar sino quiere
hacerlo. (Ver figura 21)
Figura 21. Actualizar experiencia laboral
Después de dar clic en actualizar se despliega una ventana emergente confirmando


PBX: (57-5) 421 7940 Ext. 3150 Y 3275
Figura 22. Confirmar actualización de la experiencia
Eliminar: al dar clic en el icono eliminar de la experiencia laboral seleccionada, el

sistema permite realizar dos acciones: aceptar para eliminar o cancelar para no
hacerlo. (Ver figura 23)
Figura 23. Confirmar eliminación de experiencia
Agregar Experiencia: al dar clic en el icono agregar experiencia, el sistema muestra

una ventana emergente con los campos empresa, sector, país, departamento,
dirección, municipio, correo electrónico, teléfono, sector económico, actividad
económica, nivel del cargo, contrato activo, tipo de contrato, área de desempeño,
fecha de ingreso, fecha de retiro (si no está vigente), nombre del cargo ; todos los
ítems son obligatorios, al finalizar el egresado debe dar clic en la opción crear para
guardar, o cancelar para no guardarlo. (Ver figura 24)

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Figura 24. Agregar experiencias laborales
Después de dar clic en crear se despliega una ventana emergente confirmando la

creación del registro, como se ve en la figura 25.
Figura 25. Confirmar creación de la experiencia laboral

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1.3.6 Información de manejo de idiomas.
Contiene la información de los idiomas que maneja el egresado y sus respectivos

porcentajes, como se ve en la figura 26; este ítem permite ejecutar las siguientes
acciones: editar, eliminar y agregar idioma, las cuales se detallan a continuación.
Figura 26. Información de manejo de idiomas
Editar: al dar clic en el icono editar del idioma seleccionado, el sistema mostrara
una ventana emergente con los campos idioma, nivel de habla, nivel de escritura,
nivel de lectura; todos los niveles se pueden modificar. Después de hacer los
cambios el usuario debe dar clic en la opción actualizar para guardar los cambios,
o cancelar sino quiere hacerlo. (Ver figura 27)
Figura 27. Actualizar idioma


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Figura 28. Confirmar actualización del idioma
Eliminar: al dar clic en el icono eliminar del idioma seleccionado, el sistema permite
realizar dos acciones: Ok para eliminar o cancel para no hacerlo. (Ver figura 29)
Figura 29. Confirmar eliminación del idioma
Después de realizar la eliminación el sistema genera una notificación, como se ve

en la figura 30.
Figura 30. Confirmar eliminación del idioma

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Agregar Idioma: al dar clic en el icono agregar idioma, el sistema muestra una
ventana emergente con los campos idioma, nivel de habla, nivel de escritura, nivel
de lectura; todos los ítems son obligatorios, al finalizar el egresado debe dar clic en
la opción Crear para guardar o Cancelar para no guardarlo. (Ver figura 31)
Figura 31. Agregar idioma
Después de dar clic en insertar se despliega una ventana emergente confirmando

la creación del registro, como se ve en la figura 32.
Figura 32. Confirmar creación del idioma

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1.3.7 Información de asociaciones.
Contiene la información de las asociaciones a las que pertenece el egresado, como

se ve en la figura 33; este ítem permite ejecutar las siguientes acciones: editar,
eliminar y agregar asociación, las cuales se detallan a continuación.
Figura 33. Información de asociaciones
Editar: al dar clic en el icono Editar de la asociación seleccionada, el sistema

mostrara una ventana emergente con el campo nombre, el cual se puede modificar.
Después de hacer los cambios el usuario debe dar clic en la opción actualizar para
guardar los cambios o cancelar sino quiere hacerlo. (Ver figura 34)
Figura 34. Actualizar asociación


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Figura 35. Confirmar actualización asociación
Eliminar: al dar clic en el icono eliminar de la asociación seleccionada, el sistema

permite realizar dos acciones: ok para eliminar o cancel para no hacerlo. (Ver figura
36)
Figura 36. Confirmar eliminación de la asociación

en la figura 37.
Figura 37. Notificación de eliminación de la asociación

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Agregar Asociación: Al dar clic en el icono agregar asociación, el sistema muestra
una ventana emergente con el campo nombre; después de llenar el formulario el
egresado debe dar clic en la opción crear para guardar o cancelar para no hacerlo.
(Ver figura 38)
Figura 38. Agregar asociación
Después de dar clic en agregar se despliega una ventana emergente confirmando

Figura 39. Confirmar creación de la asociación
1.3.8 Información de distinciones
Contiene la información de las distinciones que posee el egresado, como se ve en

la figura 40; este ítem permite ejecutar las siguientes acciones: editar, eliminar y
agregar asociación, las cuales se detallan a continuación.

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Figura 40. Información de distinciones
Editar: al dar clic en el icono editar de la distinción seleccionada, el sistema

mostrara una ventana emergente con el campo nombre, el cual se puede modificar.
Después de hacer los cambios el usuario debe dar clic en la opción actualizar para
guardar o cancelar sino quiere hacerlo. (Ver figura 41)
Figura 41. Actualizar distinción

Figura 42. Confirmar actualización de distinción
Eliminar: al dar clic en el icono eliminar de la distinción seleccionada, el sistema

43)

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Figura 43. Confirmar eliminación de la distinción

en la figura 44.
Figura 44. Notificación de eliminación de la distinción
Agregar distinción: al dar clic en el icono agregar distinción, el sistema muestra

una ventana emergente con el campo nombre; después de llenar el formulario el
egresado debe dar clic en la opción crear para guardar o cancelar para no guardarlo.
(Ver figura 45)
Figura 45. Agregar distinción
Después de dar clic en agregar se despliega una ventana emergente confirmando


PBX: (57-5) 421 7940 Ext. 3150 Y 3275
Figura 46. Confirmar creación de la distinción
1.3.9 Información de discapacidades
Contiene la información de las discapacidades que posee el egresado, como se

ve en la figura 47; este ítem permite ejecutar las siguientes acciones: editar, eliminar
y agregar asociación, las cuales se detallan a continuación.
Figura 47. Información de discapacidades
Editar: al dar clic en el icono editar de la discapacidad seleccionada, el sistema

mostrara una ventana emergente con el campo discapacidad, el cual se puede
modificar. Después de hacer los cambios el usuario debe dar clic en la opción
actualizar para guardar o en cancelar sino quiere hacerlo. (Ver figura 48)
Figura 48. Actualizar discapacidad

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Después de dar clic en asociar, se despliega una ventana emergente confirmando
Figura 49. Confirmar actualización de discapacidad
Eliminar: al dar clic en el icono eliminar de la discapacidad seleccionada, el sistema

50).
Figura 50. Confirmar eliminación de la discapacidad
Después de realizar la eliminación el sistema genera una notificación, como se

observa en la figura 51.
Figura 51. Notificación de eliminación de la discapacidad

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Agregar discapacidad: al dar clic en el icono agregar discapacidad, el sistema
muestra una ventana emergente con el campo discapacidad, después de llenar el
formulario el egresado debe dar clic en la opción agregar para guardar o cancelar
para no guardarlo. (Ver figura 52)
Figura 52. Agregar discapacidad
Después de dar clic en asociar, se despliega una ventana emergente confirmando

Figura 53. Confirmar creación de la discapacidad
1.3.9 Actualidad laboral
Contiene la información que indica si el egresado actualmente se encuentra

trabajando o no (ver figura 54); para actualizar el usuario debe dar clic en la opción
sí o no dependiendo del caso y luego en el botón actualizar.

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Figura 54. Actualidad laboral
Después de dar clic en actualizar, el sistema notifica la actualización, como se ve

en la figura 55.
Figura 55. Notificación de actualización
1.4 Adjuntar documento de grado
Al dar clic en el link adjuntar documento de grado le mostrara una lista de los
documentos que debe adjuntar para este proceso en el orden establecido (1-cedula
de ciudadanía, 2-recibo de consignación del pago de derecho a grado, 3-certificado
de pruebas Saber PRO), el sistema muestra un formulario que contiene los
siguientes elementos: tres botón browse, tres guardar archivo y tres link con el
nombre del tipo de documento, como se ve en la figura 56.

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Figura 56. Adjuntar documento
Ítems para adjuntar el documento de grado.
 Botón browse: permite buscar el archivo a adjuntar en formato pdf.

 Link guardar archivo: permite guardar el archivo en el sistema.
 Link del estado del documento: permite abrir el archivo que anteriormente se
adjuntó.
Nota: si el archivo se adjunta en más de una ocasión se reemplaza.
Después de dar clic en adjuntar, se genera una notificación en la que el sistema

permite realizar dos acciones: ok para confirmar o cancel para no hacerlo (ver
figura 57). Finalizada la carga del archivo el sistema genera una confirmación (ver
figura 58) y un correo notificando a la dirección de programa.

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Figura 57. Notificación del documento adjunto
Figura 58. Confirmación adjuntar documento
Nota: al adjuntar todos los documentos el sistema cambia el estado de carga de

documento de grado de pendiente ha aprobado.
1.5 Indumentaria de Grado
Al dar clic en el link en indumentaria de grado le mostrara una lista de los datos que
debe ingresar para este proceso (talla de camisa, estatura en metros, tamaño del
birrete), como se puede ver en la figura 59.
Nota: estos solo aplican cuando el grado es por ceremonia.

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Figura 59. Acciones deshabilitadas
2 Aspectos importantes de la funcionalidad
Las fechas de grado creadas por el administrador determinan el periodo en el cual

el egresado puede realizar las diferentes acciones, terminado ese tiempo las
acciones se deshabilitaran y solo se podrá consultar, como se ve en la figura 60.
Figura 60. Acciones deshabilitadas

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1.2 Diligenciar encuesta

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Figura 4. Encuesta Un Año Después del Grado

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Figura 5. Encuesta Tres Años Después del Grado

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Figura 7. Confirmación de registro

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Durante el seguimiento del graduado el sistema verifica que la encuesta solo se

Figura 8. Notificación del sistema

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1.3.1 Datos básicos del egresado

Figura 9. Datos básicos del egresado

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Figura 10. Confirmación de actualización de los datos básicos del egresado

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1.3.2 Perfil profesional

El egresado debe redactar de forma resumida, los datos importantes de sus

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1.3.4 Información académica desarrollada en otras instituciones.

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Figura 15. Actualizar estudio

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Figura 17. Confirmar eliminación del estudio

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Figura 19. Confirmar creación del estudio

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1.3.5 Información de experiencias laborales.

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