Version:02 000000FORMATO UNICO INVENTARIO DOCUMENTAL

Fecha de Vigencia: Noviembre 09 de 2018

ENTIDAD REMITENTE: REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA: DIA MES AÑO Nº T
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA: Nº T: Número de Transferencia:
OBJETO:

FECHAS EXTREMAS
NOMBRE UNIDAD DE CONSERVACIÓN FRECUENCIA
Nro de (DD/MM/AAAA) No
Orden Código Serie Consec Soporte DE NOTAS
Carpeta Folios CONSULTA
(Asuntos nombre de la carpeta) Caja Tomo Otro
Inicial Final o legajo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
19
20
Elaborado por: Entregado por: Recibido por:
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:

Lugar: ____________ Fecha: _____________________ Lugar: ____________ Fecha: _____________________ Lugar: ____________ Fecha: _____________________

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 INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Versión: 02 Fecha de Vigencia: Noviembre 09 de 2018

Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un el archivo de gestión de las dependencias.

ENTIDAD
Entidad que transfiere los documentos (Municipio de Pereira).
REMITENTE
ENTIDAD Debe colocarse el nombre de la entidad que produce los documentos (Municipio
PRODUCTORA de Pereira).
UNIDAD Debe colocarse el nombra de la sección (Secretaría y/o oficina asesora) donde se
ADMINISTRATIVA produce el documento.
OFICINA
Debe colocarse el nombre de la Subsección donde se produce el documento.
PRODUCTORA
Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
OBJETO
Primarias (por terminación de vigencia) o Transferencias Secundarias.
Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias.
REGISTRO DE Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la
ENTRADA fecha de la entrada de la transferencia (DD-MM-AAAA). En NT se anotará el
número de la transferencia.
Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de
No. DE ORDEN
los asientos descritos, y debe ser consecutivo en toda la transferencia.
Se debe colocar el código que aparece en la unidad documental (carpeta y/o
CODIGO
legajo).

Se debe colocar la serie que aparece en la unidad documental (carpeta y/o

SERIES
legajo). Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros

Solo aplica cuando la unidad documental en su nombre tiene un componente

CONSECUTIVO numérico Ejemplo: 2014 (contrato), LJ56 (proceso sancionatorio), que ayuda a la
consulta del expediente.

NOMBRE Se debe colocar el nombre del asunto de la unidad documental (carpeta).

Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento).

Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-
FECHAS EXTREMAS
1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación
no tenga fecha se anotará s.f.

UNIDAD DE Se debe escribir la asignación de número de caja y el número de carpeta y/o

CONSERVACIÓN legajo.

Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación

No. DE FOLIOS
descrita.

Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes
SOPORTE
(M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc

FRECUENCIA DE
Se debe consignar el registro del índice de consulta: alto, medio, bajo o ninguno.
CONSULTA
Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
NOTAS
columnas anteriores
 Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
ELABORADO POR
elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza

Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de

ENTREGADO POR
entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza
Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
RECIBIDO POR
recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió