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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE FARMACIA
SEPTIEMBRE DE 2015
Código: PR-GSS-001
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FARMACIA Página: 2 de 38
Contenido
I. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................................................ 4
1. Procedimiento: Selección y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos. ......................................................... 5
1.1. Propósito del procedimiento: .................................................................................................................................... 5
1.2. Alcance: .................................................................................................................................................................... 5
1.3. Responsables: .......................................................................................................................................................... 5
1.4. Políticas de Operación: ............................................................................................................................................ 5
1.5. Descripción del procedimiento: Selección y Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos. ..................... 7
1.6. Diagrama de flujo: Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos. ............................................................. 9
2. Procedimiento: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. ............................................. 11
2.1. Propósito del procedimiento. .................................................................................................................................. 11
2.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 11
2.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 11
2.4. Políticas de Operación: .......................................................................................................................................... 11
2.5. Descripción del procedimiento: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. ......... 12
2.6. Diagrama de flujo: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. ............................. 15
3. Procedimiento: Distribución de medicamentos y dispositivos médicos. .......................................................................... 32
3.1. Propósito del procedimiento: .................................................................................................................................. 32
3.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 32
3.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 32
3.4. Políticas de Operación: .......................................................................................................................................... 32
3.5. Descripción del procedimiento: Distribución de medicamentos y dispositivos médicos. ...................................... 33
3.6. Diagrama de flujo: Distribución de medicamentos y dispositivos médicos............................................................ 35
4. Procedimiento: Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos. ....................................................................... 37
4.1. Propósito del procedimiento: .................................................................................................................................. 37
4.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 37
4.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 37
4.4. Políticas de Operación: .......................................................................................................................................... 37
4.5. Descripción del procedimiento: Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos. ................................... 38
4.6. Diagrama de flujo: Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos. ........................................................ 40
5. Procedimiento: Control de cadena de frío. ....................................................................................................................... 17
5.1. Propósito del procedimiento: .................................................................................................................................. 17
5.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 17
5.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 17
5.4. Políticas de Operación: .......................................................................................................................................... 17
5.5. Descripción del procedimiento: Control de cadena de frío. ................................................................................... 18
5.1. Diagrama de flujo: Control de cadena de frio......................................................................................................... 22
I. PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
“SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS”
1.2. Alcance:
1.3. Responsables:
Las políticas institucionales para la selección del proveedor son definidas teniendo
en cuenta el tiempo de entrega, calidad y menor precio, acorde a lo establecido
en el manual de procedimientos contractuales.
La ESE debe contará con criterios, técnicas y métodos que permitan controlar,
evaluar, y gestionar la calidad durante el proceso de adquisición de
medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo 13 del
decreto 2200 de 2005 y demás normas que complementen o modifiquen.
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
Las políticas institucionales de
selección son definidas teniendo
en cuenta el tiempo de entrega,
calidad y menor precio, acorde a
lo establecido en el manual de
procedimientos contractuales.
El comité de compras está
conformado por:
Define políticas
Comité de Gerente de la ESE, Asesor
1 institucionales de N/A
compras. jurídico, Profesional Universitario
selección.
Administrativo, Almacenista o en
quien este delegado dicho
proceso, Jefe de presupuesto.
Nota: El director del servicio
farmacéutico dará su concepto
técnico al comité para la
adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos.
Teniendo en cuenta el perfil
epidemiológico de la ESE, la
población usuaria, necesidades
Determina Líder de determinadas por los servicios y
2 N/A
necesidades Farmacia. presupuesto disponible se
determina la cantidad de
medicamentos para un periodo
mensual.
Comparar los cálculos de la
actividad anterior con el consumo
histórico.
¿Se presentan cambios
Confronta con el
Líder de significativos en las cantidades
3 consumo N/A
Farmacia. de medicamentos?
histórico
Si: Analizar causas (Actividad
N°4).
No: Programar cantidades a
adquirir (Actividad N° 5).
Estudia las causas que incidieron
a la modificación de los
consumos.
Líder de Generando un informe donde se
4 Analiza causas Informe
Farmacia. indiquen detalladamente las
causas con el fin de justificar los
cambios. Para proceder a
programar las cantidades a
Inicio
2
Determinar necesidades
Confrontar con el
3 consumo histórico
¿Se presentan Si
cambios significativos Analizar
en las cantidades de causas
medicamentos? 4 Informe
No
5
Programar cantidades a adquirir
3
7
Solicita disponibilidad presupuestal
3
Expide Certificado de
8
Disponibilidad Presupuestal CDP
3
Fin
PROCEDIMIENTO
“RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS”
2.2. Alcance:
2.3. Responsables:
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
Los medicamentos, dispositivos
médicos y demás insumos de
servicio farmacéutico, se reciben
en el almacén central de la ESE,
lugar en el cual se ejecuta una
recepción administrativa que
permite comprobar si el insumo
cumple o no las condiciones
pactadas entre la institución y el
proveedor; igualmente si cumple
Realiza recepción con lo solicitado en la orden de Orden de compra y
1 Almacenista.
administrativa. suministro o contrato y si el facturas de venta.
pedido físico está acorde con lo
facturado.
Entre las especificaciones a
revisar están:
Nombre genérico del
producto.
Precios unitarios y totales.
Cantidades, fechas y formas
de entrega.
Hacer entrada al almacén en el
sistema de información
institucional, módulo de almacén,
con base en la información
Entrada a almacén o
Hace entrada a registrada en la factura de venta.
2 Almacenista. comprobante de
almacén Este documento de entrada
ingreso.
contiene la siguiente información:
Datos del proveedor, fechas,
descripción del artículo, cantidad,
valores (unitario y total).
Se transportan hasta la farmacia
los medicamentos, dispositivos
médicos y demás insumos para
verificar el grado de
acercamiento de las
características técnicas del
Realiza recepción Líder de Formato de
3 producto que están establecidas
técnica. farmacia. recepción técnica.
como referencias por la
legislación y la institución.
Se debe revisar:
Fecha de vencimiento (Debe
ser igual o inferior a cinco
años, a partir de la fecha de
fabricación)
Lote de fabricación.
Registro sanitario.
Características físicas y
organolépticas del producto.
Características de la etiqueta,
empaque, embalaje (No
deben estar rotos, mojados,
abiertos o maltratados)
Forma farmacéutica.
Condiciones de
almacenamiento y cadenas de
frio de cada uno de los
medicamentos.
Laboratorio fabricante
(Proveedor).
Se registra el ingreso en el
sistema de información
institucional, módulo de farmacia,
Registro de Líder de
4 los medicamentos, dispositivos N/A
ingreso. farmacia.
médicos y demás insumos
recibidos en el servicio
farmacéutico.
Se elabora un acta de describe
detalladamente la información
que arroje el procedimiento de
recepción:
Fecha y hora de entrega.
Nombre genérico y comercial.
Concentración.
Forma farmacéutica.
Presentación.
Registro sanitario.
Elabora acta de Líder de
5 Lote. Acta de recepción.
recepción. farmacia.
Fecha de vencimiento.
Vida útil (Dispositivos
médicos)
Proveedor.
Embalaje (estado).
Temperatura de
almacenamiento.
Cantidad recibida.
Firma del responsable (Quien
recibe).
Diligencia El formato se diligencia con la
Acta de control de
formato de Líder de siguiente información:
6 fechas de
control de fechas farmacia. Fecha en que se elabora el
vencimiento.
de vencimiento. acta.
Nombre genérico.
Nombre comercial.
Concentración.
Forma farmacéutica.
Presentación.
Fecha de vencimiento (Día,
Mes, Año).
Firma del responsable.
Se deben distribuir y organizar
los medicamentos dentro del
área de almacenamiento de
Organiza farmacia previamente asignada y
Líder de
medicamentos y debidamente identificada, con la
7 farmacia/ N/A
dispositivos que cuenta la ESE, de acuerdo
Auxiliar.
médicos al orden alfabético del nombre
genérico del medicamento o
dispositivo y su forma
farmacéutica.
Para el mantenimiento de las
condiciones ambientales de los
medicamentos, se tendrán en
cuenta algunas características
relacionadas con la luz, la
temperatura y la humedad.
Las principales características
son:
Fotosensibles: Deben
almacenarse protegidos de la
luz.
Termolábiles: Deben
Registro diario de
almacenarse a temperaturas
temperatura,
Aplica control adecuadas para evitar su
humedad y cadena
sobre las descomposición con el calor.
Líder de de frio / Acta de
8 condiciones
farmacia. Inflamables: Deben registro de curvas de
ambientales de almacenarse en sitios con temperatura
almacenamiento ventilación, temperatura y humedad y cadena
humedad controlada, de frio.
iluminación adecuada y suelo
con drenaje.
Inicio
1
Ejecutar recepción administrativa
2
Hacer entrada a almacén
3
Ejecutar recepción técnica
4
Registrar ingreso
5
Elaborar acta de recepción
Acta de recepción
Organizar medicamentos y
7 dispositivos médicos
Fin
PROCEDIMIENTO
“CONTROL DE CADENA DE FRÍO”
3.2. Alcance:
3.3. Responsables:
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
Se reciben los medicamentos
termo-sensibles en el almacén
central de la ESE, los cuales
deben ser atendidos con
prioridad y rapidez para ser
trasladados al área de
almacenamiento de farmacia,
verificando que estos coincidan
con lo solicitado y lo descrito en
Realiza recepción la factura de venta. Orden de compra y
1 Almacenista
Administrativa Durante esta recepción se debe facturas de venta.
exigir la evidencia documentada
que muestre que los
requerimientos de rangos de
temperatura han sido mantenidos
durante todo el tiempo que duró
el transporte desde el punto de
fabricación.
Seguidamente se hace entrega
de este pedido a la farmacia.
Verificar las condiciones de
entrega de los medicamentos,
protección, embalaje, cadena de
frio y la integridad del producto.
Se realiza la recepción técnica
identificando:
Fecha de recibido
Nombre genérico
Nombre comercial
Concentración
Forma farmacéutica
Presentación
Realiza recepción Líder de Formato de
2 Registro invima
Técnica Farmacia recepción técnica.
Lote
Fecha de vencimiento
Proveedor
Embalaje
Temperatura
Cantidad recibida
Firma de quien realiza la
recepción técnica (Regente).
Además se debe verificar la
temperatura a la que se
encuentran los medicamentos
termo-sensibles, la cual debe
olores.
Enjuagar y secar el
refrigerador.
Luego de un tiempo de
reposo reconectar la red de
frio y esperar a que alcance la
temperatura adecuada (2°C a
8°C).
Introducir los medicamentos
almacenados anteriormente
en los embalajes aislantes.
Cerrar el refrigerador.
La distribución de medicamentos
termo-sensibles se hace en
mayor parte al servicio de
Urgencias de la ESE, aplicando
el procedimiento de Distribución
de medicamentos y
dispositivos médicos,
anteriormente descrito en este
Distribución de Líder de
manual.
7 productos termo- farmacia/ N/A
sensibles Auxiliar
Teniendo en cuenta que el sitio
donde se reciben los
medicamentos cuenta con un
equipo refrigerador (de menor
capacidad) para la conservación
de los medicamentos termo-
sensibles hasta el momento de
su utilización.
Realizar recepción
1
administrativa
2
Realizar recepción técnica
¿La temperatura
No
está dentro del Rechazar
rango permitido producto
(2°C a 8°C)? 3
Si
Almacenar medicamentos
4
termo-sensibles
Aplica limpieza de
6 cadena de frio
Distribución de productos
7 termo-sensibles
Fin
PROCEDIMIENTO
“CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO”
4.2. Alcance:
4.3. Responsables:
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
Se transportan hasta la farmacia
los medicamentos, dispositivos
médicos y demás insumos para
verificar el grado de
acercamiento de las
características técnicas del
producto que están establecidas
como referencias por la
legislación y la institución.
Se debe revisar:
Fecha de vencimiento (Debe
ser igual o inferior a cinco
años, a partir de la fecha de
fabricación)
Realiza recepción Líder de Lote de fabricación.
1
técnica. farmacia Registro sanitario.
Características físicas y
organolépticas del producto.
Características de la etiqueta,
empaque, embalaje (No
deben estar rotos, mojados,
abiertos o maltratados)
Forma farmacéutica.
Condiciones de
almacenamiento y cadenas de
frio de cada uno de los
medicamentos.
Laboratorio fabricante
(Proveedor).
El formato se diligencia con la
siguiente información:
Fecha en que se elabora el
acta.
Diligencia Nombre genérico.
Acta de control de
formato de Líder de Nombre comercial.
2 fechas de
control de fechas farmacia. Concentración.
vencimiento.
de vencimiento. Forma farmacéutica.
Presentación.
Fecha de vencimiento (Día,
Mes, Año).
Firma del responsable.
3
4
5
PROCEDIMIENTO
“DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS”
5.2. Alcance:
5.3. Responsables:
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
1
PROCEDIMIENTO
“DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS”
6.2. Alcance:
6.3. Responsables:
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
En la ESE se maneja un sistema
de distribución por existencia en
los servicios (stock), se basa en
la reposición de cantidades fijas
a cada servicio hospitalario y
tiene como reserva una cantidad
determinada de medicamentos y
dispositivos médicos más
utilizados, manejados y
controlados por el personal
asistencial y que periódicamente
son repuestos por el servicio
farmacéutico.
Con base en el stock que maneja
cada servicio, su hoja de
consumo y el horario de entrega
de medicamentos (Donde se
indica la periodicidad con la que
Diligencia
Coordinador cada servicio solicita pedido a Solicitud de pedido a
1 solicitud de
de área farmacia), se deben diligenciar farmacia.
pedido
el formato de solicitud de pedido
a farmacia, señalando los
medicamentos y/o dispositivos
médicos con la cantidad
solicitada en la casilla “pedido”.
En el formato de solicitud de
pedido a farmacia se encuentra
el listado de medicamentos,
dispositivos médicos y
anticonceptivos en orden
alfabético, manera en la que se
encuentran almacenados.
1
Diligenciar solicitud de pedido Solicitud de pedido
a farmacia
¿El servicio
asistencial se Si Presentar
presenta actividades solicitud escrita
extraordinarias? 2 Solicitud
No
Entrega pedido
4
Fin
PROCEDIMIENTO
“DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS”
7.2. Alcance:
7.3. Responsables:
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
Se debe verificar que la formula
u orden medica esté
debidamente diligenciada y
cumpla con las características y
contenido señaladas en el
decreto 2200 de 2005:
Solo podrá hacerse por
personal debidamente
autorizado de acuerdo con su
competencia.
La prescripción debe ser en
letra clara y legible, con las
indicaciones necesarias para
su administración.
No podrá contener
Líder de enmendaduras o tachaduras,
Recibe orden o Orden o formula
1 farmacia/ siglas, claves, signos
formula medica mecdica.
Auxiliar. secretos, abreviaturas o
símbolos químicos, con la
excepción de las abreviaturas
aprobadas por el comité de
farmacia de la institución.
La prescripción debe permitir
la confrontación entre el
medicamento prescrito y el
medicamento dispensado.
La prescripción debe permitir
la correlación de los
medicamentos prescritos con
el diagnóstico.
La dosis de cada
medicamento debe
expresarse en el sistema
alimentos y otros
medicamentos.
Advertencias sobre eventos
adversos.
Problemas relacionados con
medicamentos (PRM).
Problemas relacionados con
la utilización de medicamentos
(PRUM).
Importancia de la adherencia
a la terapia.
Se registra el ingreso en el
sistema de información
Líder de institucional, módulo de farmacia,
Registro de
6 farmacia/ los medicamentos, dispositivos N/A
salida.
Auxiliar. médicos y demás insumos
recibidos en el servicio
farmacéutico.
Inicio
1
Recibir orden o formula medica
¿La fórmula u
No Solicitar al prescriptor
orden médica está
completamente la aclaración,
diligenciadas? corrección o adición
2
Si 3 Responder solicitud
4
Entregar medicamentos
Registrar salida
6
Fin
PROCEDIMIENTO
“DESTRUCCIÓN O DESNATURALIZACIÓN DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS”
Disminuir los riesgos para la salud humana y el medio ambiente que representan los
residuos químicos, deteriorados o mal conservados, por medio de la entrega de
medicamentos y/o dispositivos médicos caducados o averiados al área de gestión
ambiental.
8.2. Alcance:
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
Según su presentación
farmacológica (Tableta,
Capsulas, Jarabes, Cremas,
Óvulos, entre otros) se separan
Separa los los medicamentos y dispositivos
medicamentos y Líder de médicos a dar de baja.
1 dispositivos farmacia/ Los residuos químicos se a dar
médicos a dar de Auxiliar. de baja se clasifican en:
baja.
Fármacos parcialmente
consumidos.
Fármacos vencidos.
Fármacos deteriorados.
Todos los medicamentos y
reactivos reportados a dar de
baja del servicio farmacéutico se
relacionan en el formato
establecido para tal fin, en el cual
se detalla:
Fecha de último reporte
generador de residuos.
Fecha actual. Acta de control de
Relaciona en Líder de Área. residuos fármacos y
formato de farmacia/ Tipo de residuo. dispositivos médicos
2
control de Técnico del servicio
Registro Invima.
fármacos. Ambiental. farmacéutico de la
Lote.
ESE.
Fecha de Vencimiento.
Cantidad Entregada.
Cantidad recibida.
Cantidad en letras.
Observaciones.
Este documento es firmado por
quien entrega medicamentos y
por quien los recibe.
Actualiza el inventario en el
sistema de información
institucional indicando las salidas
Registra salida Líder de de los medicamentos y
3 N/A
en el sistema. farmacia. dispositivos médicos dados de
baja por su vencimiento o fin de
su vida útil (en el caso de los
dispositivos médicos).
Inicio
Relacionar en formato de
control de fármacos
Acta de control de residuos
2
fármacos y dispositivos médicos del
servicio farmacéutico de la ESE.
Registrar salida en
el sistema
3
Fin
PROCEDIMIENTO
“MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL”
9.2. Alcance:
9.3. Responsables:
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
Medicamentos de control
especial: Realizar inventario de
medicamentos de control
especial actualizado a la fecha,
para tener conocimiento de los
medicamentos faltantes.
Con esta información se solicita
al jefe de compras (Almacenista)
la adquisición de los
medicamentos faltantes para un
periodo de (3) tres meses por
Selecciona Líder de medio de un oficio (conservando
1 N/A
medicamentos farmacia la copia original).
En esta actividad se ha
estipulado un stock para el
manejo y control de la
distribución (control de
inventarios de medicamentos de
control especial – monopolio del
estado)
Hace entrega de los
Líder de medicamentos de control
Solicitud de pedido a
9 Entrega pedido Farmacia/ solicitados y previamente
farmacia.
Auxiliar verificados al jefe de enfermería
que solicita y diligencia en la
Inicio
1
Seleccionar medicamentos
2 Cotizar medicamentos
3 Solicitar efectivo
Efectuar adquisición
4 de medicamentos
Almacenar medicamentos
7 de control especial
Entregar pedido
9
Revisar pedido
10
entregado
Entregar informe
11 Informe
Fin
II. GLOSARIO
Almacenamiento: Es el conjunto de actividades que tiene por objeto el cuidado y la
conservación de las condiciones técnicas con las que fueron elaborados los
medicamentos y dispositivos médicos.
Embalaje: Es el recipiente que puede tener varios empaques para efectos del
trasporte.
Embalaje Aislante: Grupo de elementos, que forman parte del contenedor externo
donde se colocan productos terminados para que sean transportados brindando
protección y estabilidad térmica. Estos elementos pueden ser caja aislante (térmica),
refrigerantes, separadores, etc.