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  • Informe Auditoria Farmacia 2018

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    Informe Auditoria farmacia 2018

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    el LAILELU MTN EUAN at aT Toa ~ 112-2018 COMUNICACION INTERNA Bogota D.C., 25 de septiembre de 2018 PARA: DRA, VICTORIA EUGENIA MARTINEZ PUELLO Gerente Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente DRA. DANNYS IVETH TEHERAN TURIZO Directora de Servicios Complementarios DE CONTROL INTERNO Asunto INFORME FINAL AUDITORIA SERVICIO FARMACEUTICO Respetadas Doctoras, En cumplimiento del Pian Anual de Auditorias de la vigencia, anexo encontrarén el informe final de la auditoria al servicio farmacéutico que inciuye, entre otros, los hallazgos, condlusiones recomendaciones pertinentes Seguin lo acordado en reunién de cierre, de manera atenta solicitamos elaborar el plan de ‘mejoramiento derivado del informe y remitirio a Control interno el dia 9 de octubre de 2018, Cordiaimente, Les JEFE OFICINADE CONTROL INTERNO Subred Intégrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E. Copia: Dra. Luz Dary Taran. Quimica Farmacoutea ‘Anexo. 5 fois (Informe ge audtora) ‘Badare aus hemos revisado el presente documento yo encantrares ajustado @ lat Name y GanGaOTeS BgaIES y por TANS Carga Funconare7 ‘Contrasts Nome rma Foote Fra a Rae Prarenaral Uaverstare | OPA Etaborado par Lina nes Apne Espa | Protestors! Especatzeso Sora paeces Mines | Polesons| Eepecatzage | Coton 4a Calle 9439-46 Codigo postal 110851 sO Tel: 7560505 f . wun subredsurocedente gov.co MEJOR Info: 195 USS Pabie VI PARA TODOS "USS Fontiban i gma 1 de Version 1 she INFORME DE AUDITORIA Fecha de one Swocdnetse CONTROL INTERNO aprobacién 72017 Ccbcig: rr00-Foon02 ——“snoaumon Proceso, procedimiento yo _actividad | Proceso: Gestion de Servicios Complementaros auditada: Subproceso: Farmacia Edgar Lopez Chaparro Autor Eider __defe Oficina de Control interno ‘ra Lucia Afas Gomez Grupo Auditor: Lida inés Aponte Espiia SorayaParedesMufoz | Auditoria programada: SI Fecha Informe Preliminar: oriogrz078 Fecha Informe Final | 25/09/2018 \Veriicar la gestiin de los medicamentos e insumos mécico quirirgicos del Servicio Farmacéutico de la Subred ‘Sur Occidente ESE + Detectar posibies debilidades con relacion a la gestién del Servicio farmacéutica y el cumplimiento de su Sistema de Gestion de la Calidad en concordancia con la normatvidad aplicable. * Verificar la disponiblidad y cumplimiento de los procedimientos de ley relacionados con e! servicio faamacéutico| + Identficar y valorar posibles resgos y controles claves del servicio farmacéutico. + Hacer recomendaciones con ein de aportar a la mejora del Sistema Farmacéutico IM ALCANCE DE EA/AUDITORIA La aucitoria intema seré efectuada mediante una revisién selectiva del servicio farmacéutico, retrospectiva para indicadores del | trimesire de 2018 comparative con 2017 y documental y concurrente en las unidades seleccionadas que presten el servicio farmacéutica de la Subred Sur Occidente E SE TS EMETODOLOGIA 1. Revision documental,Entendimiento y recorrido de: a) Proceso y iyo de informacion ) Areas involucradas en el proceso 6) Actividades de contol a nivel entidad 2 dentiicacion y valoracién de riesgos y contrles claves dol proceso. 3. Planeacién y ejecucion de pruebas 2 contoles. version 4 INFORME DE AUDITORIA Fecha de CONTROL INTERNO aprebacon coago vrocro.oe2 ——“4enohuwor 0737-2017 4, Kdentificacién de posibies brechas de control y oportunidades de mejoramiento, 5. Discusion y valdacion de! informe con el duefio de! proceso y defiicion de planes de accion estructurales para su remediacion Cada etapa de auditoria (entencimiento del proceso, evaluacién del riesgo y evaluactn y prueba de controles) sera desarrolada mediante 1. Lectura de la documentacién vigente de! proceso. 2. Enlrevistas con el duefio del proceso y el personal involucrado en el mismo y aplicacién de listas de vetticacion 3. Ingpeccién de documentos relacionados con la efecucién de! proceso. 4. Solcitud de informacién aciconal, requerida dentro del anaisis del proceso. _V. NORMATIVIDAD APLICABLE AL PROCESO) PROCEDIMIENTO.Y/O ACTIVIDAD AUDITADA Externe + Decreto 2200 de 2005 Por el cual se regiamenta el servicio farmaceiutico y se dictan otras disposiciones + Decteto 1017 de 2006 Por el cual se estabece el Sistema Obigatorio de Garantia de Calidad de la Atencion de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud ‘+ Resolucién 1403 de 2007 Por ia cual se determina el Modelo de Gestion de! Servicio farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras dspasiciones. ‘+ Resolucion 2003 de 2074 “Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscrpcién de los Prestacores de Servicios de Salud y de habiltacion de servicios de salud” ‘+ Resolucién 1478 del 2006 por la cual se expiden las normas pare el contol, seguimiento y viglancia de la importacion, exportacion, provesamiento, sintesis, fabricacién, dstribucin, dispensacion, compra, venta, destruccion y uso de sustancias sometidas a fiscaizacion, medicamentos o cualeuier otro producto que las contenga y Sobre aquellas que son Monopalo dei Estado + Decreto ley 019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y ramites innecesaros existentes en la Administracion Pubica, aticue 131, sumiisto de ‘mecicamentos tegiamentada por la Resolucién 1604 de 2013 del Ministerio de Salud ‘+ Resolucion 001 de 2001 Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administraivos y Contables para el manejo de control de los bienes en los entes pibicos del Distrto Capital + Decreto nirmero 780 de 2016 (6 de mayo 1016) por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentaro del Sector Salud y Proteccién Social Interna = 14.03PR.0006 —_Ingreso y egreso de bienes al almacén-_Procedimiento © 14-04-PR.0001 —_—Procedimiento Adquisiciones de Bienes yo Servicios, © 08.04-PR.0013__Procedimiento baja de medicamentos y cispositivos médicos © 08-04-PR.0012 —_Procedimiento control de fechas de vencimiento en el service famacéutico © 08-04-PR-0014 —_Procedimiento de almacenamiento de mesicamentos y dispositives médicos © 08-04-PR.0016 _—Procedimiento Manejo de Medicamentos y Dispositivos en el Servicio Farmacéutico ‘+ 08-04-PR-0020 Procedimiento para la dispensacion de medicamentos en los servicios de hospitalizacion (08-04-PR-0005 _—Procedimiento Produccion en la Central de Mezclas ‘+ 08-04-PR-0015 —_Procedimiento recepcién técnica de medicamentos y disposiivos médicos * 08-04-PR.0026 _—Procedimiento solicitud ylo cevolucién de medicamentos y dispositvos médicos al almacén general ‘+ 08-04-MA-0001 Manual proceso de gestion de farmacia version 1 y 2 Version 1 INFORME DE AUDITORIA Fecha ce CONTROL INTERNO apradseen aig: 1700-Fo-0002 ——“ssugauaron 07-07-2017 ‘Vi HALEAZGOS (CONFORMIDAD = NO CONFORMIDAD) ¥ OBSERVACIONES GESTION DOCUMENTAL Se evidendia el uso de algunos documentos de las empresas sociales del estado fusionadas en la Subred ‘Sur Occidente, asi como también la utiizacion de formats (en medio fisico y magnético) sin codficacion ylo ‘con logo de los antiquos hospitales; o anterior incumple el Manual de Procesos y procedimientos cbcigo 02- (1-MA-003 aprobado el 06/04/2017, 6.2 Composicién y e! Manual Elaboracién de Documentos codigo 02- (01-MA-0001 del 16-01-20107. (Ver cuadro: Anexo 1. Evidencias Gestion Documental) HALLAZGO IMAGEN INSTITUCIONAL ‘Se evidencia senalizacién de antiguos Hospitales, tanto en la parte extema como interna de algunos servicios farmacéutioos, incumpliendo el Manual de Imagen institucional V2, cédigo 12-00-MA-0001. (Ver cuadro: Anexo 2, Evidencias imagen Insttucional) HALLAZGOS EN INFRAESTRUCTURA urate las visitas de campo realizadas a los diferentes servicios farmacéuticos de la Subred Sur Occidente, se evidenciaron debilidades en el cumplimiento normatvo frente al estandar de infraestructura, incumpliendo Con lo establecido en las Resoluciones 1403 de 2007 y 2003 de 2014, (Ver cuadro: Anexo 3. Evidencias Infraestructura, HALLAZGOS DE LIMPIEZA Y BIOSEGURIDAD En visita de camgo reaizada al servcio farmacéutco de la Unidad de Bosa se observé suciedad en ventanila de d'spensacién, poivo sobre estantes de almacenamiento de mecicamentos y polo bao escalera del almacén, Lo anterior incumple el Manual de Bioseguridad, Numeral 6.5.4 descnpcién de los provedimientos basicos de impieza La dispensacion de medicamentos itrahospitalaria de la Unidad de Bosa se realiza en cajas de carton y bolsas plésticas reutiizabies. Incumple el procedimiento manejo de medicamentos y dispositivos médicos bdigo O8-04-PR-0016 V1 del 11/04/2017 (punto 9). (Ver cuadro: Anexo 4. Evidencias Limpieza y Bioseguridad) DOCUMENTOS PUBLICADOS EN ALMERA QUE REQUIEREN AJUSTES Realizada la verficacion de la documentacion del servicio farmacéutico, se observaron debilidades en la {gestion documental por desarticulacién entre la realidad institucional y lo publicado en el aplicativo ALMERA; se evidencian inconsistencias relacionadas con distribucién, medios de soporte de los documentos, vigencia de formatos de antiguos hospitales, codificacién, cisponibilidad, normalizacién y registros asociados a documentos. (Ver cuadro: Anexo 5, Evidencias Documentos Publicados en aplicativo ALMERA que reguieren ajustes). SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD - EVALUACION DEL SERVICIO De acuerdo con el “Manual proceso gestion de farmacia (medicamentos, dispositivos mécicos, insumos, reactvos)* cbaigo 08-04-MA.0001, versiones 1 y 2, la Subred dispondra de 31 indicadores para la evaluacién del servicio; sin embargo, segiin maniiestan,dichos indicadores no son los que en la actualidad ‘mide la insbtucién, por las difcultades con el sistema de informacién utlizado por la Subred Sur Occidente. De igual forma, los indicadores de costo-resultado y mecanismos que permitan la veriicacion de las érdenes médicas prescritas, dispensadas y no dispensadas, presentan el mismo inconveniente para su medion y ‘eporte; lo anterior ncumple con fa resolucion 7403 de 2007, capituo IV Sistemas de Gestion dela Calidad articulo 18, numeral 1 y capitulo V Sistema de informacion, aticulo 21 numeral 9 (respectvamente), Por otra parte, se incumple con Io establecido en ia resolucién 1403 de 2007, capitulo IV, Sistema de informacion, ariculo 18, en cuanto a la publcacién en la pagina electronica de la entidad, de manera permanente, de os resultados de las mediciones. Version 1 INFORME DE AUDITORIA Fecha ve CONTROL INTERNO oro7-20%7 +17.00-F0-0002 7. En verificacion documental no se evidenciaron los procedimientos para el manejo de medicamentos de ‘control especial, seleccién, transporte, conservacién, uso, participacion en grupos interdsciplinarios, informacién y educacion al paciente y la comunidad sobre uso adecuado y desiruecién o desnaturalizacion de medicamentos y dispositvos médices del servicio farmacéutica. Lo anterior incumple la resolucién 2003 de 2014, Servicio farmacéutico baja complejidad, estandar Procesos Priortarios, = Wi/CONGLUSIONES ‘Se observa que e! sistema de informacién utlizado actualmente por la Subred Sur Occidente genera reproceso y ‘no permite consulta de la informacion en tiempo real, o cual se convierte en un riesgo para el cumplimiento de los objtivos insitucionales y del proceso, mejoramiento continuo, gestion eficiente, satistaccion de los grupos de interés y posicionamiento dela Subred a nivel Distrital La Subred Sur Occidente requiere fortalecer las lineas de defensa estableciendo ylo ajustando los documentos existentes, revisando los controles (diferenciando la descripcién de la actividad y el control), la normatividad vigente, los recursos existentes y a imagen institucional Es preciso revisar el adecuado disefto y ejecucion de los indicadores de gestion, examinando y publicando de manera permanente sus resultados en la pagina web institucional La Subred Sur Occidente requiere elaborar plan de mejoramiento con el fin de dar respuesta a los hallazgos reportados en este informe de auditoria,resolviendo la causa raiz de los misrmos. Se agradece a todo el talento humano que atendié la auditoria, su colaboracién, conecimiento, buena disposicion yy amabilidad durante todo el desarrollo de la misma, teniendo en cuenta que es el activo mas importante de la insttucién para el éxito de la gestion ye! logro de los abjetvos institucionales Vill, RECOMENDAGIONES 2 Fortalecer el sistema de informacién de la Subred Sur Occidente, de tal manera que éste facile la gest de la entidad, su conto, evalvacion para la toma oportuna de decsiones y mejoramiento continuo Es preciso actualizar la documentacién relacionada con el servicio farmacéutica, conforme a le realidad institucional, la normatividad legal y jo publicado en el apicativo ALMERA, estableciendo controles para evitar e| riesgo de desviaciones de las actividades y la distbucién de documentos con logos de antiguos Hospitaes, Facitar a los regentes de farmacia permisos para verificar en et sistema de informacién la entrega de ‘medicamentos a los usuarios con formulaciones superiores @ un mes, con el fin de evita que la formula sea dispensada en mas de un servicio farmacéutico de la Subred Unificar a sefalizacién con los logos institucionales con el fin de fortalecer la imagen ante el cliente interno y extero. Teniendo en cuenta los inconvenientes manifestados por los usuarios del sistema de informacion en la Subred Sur Oocidente y los miitiples apicativos que se manejan en la misma, se recomienda tomar acclones para garantizar el registro completo de la informacion y su seguridad, con el fin de reducir los posibles resgos ‘ervados del uso de las nuevas tecrologias. Aviconalmente, es preciso implementar nuevos coniroles y salvaguardas como seguridad y proteccion de los datos, para garantzar la trazabldad de la gestion, el jo de informacién y sopotar a toma de decisiones. Version: 1 INFORME DE AUOTORA esse rancor A CONTROL INTERNO wate: See ciga sronro.002 —— Senaawon Teniendo en cuenta que la superisin, tanto de los contratos de medicamentos como de los disposiives médico 4uiirgios, se encuentra a cargo de un solo funcéonaro (uno por cada tipo de contra), se recomienda que ésta s@ realice por un equipo mutigiscplinario que facie la ejecucion de las actividades juridcas, administrativas, financieras y técricas. \Verticar si fue informado al Fondo Nacional de Estupefacientes el cambio de la representaciin legal de la ‘Subred Sur Occidente, con el fin de dar cumplimiento a fo establecido en la Resolucién 1478 de mayo de 2008, ‘Se recomienda incluir el formato control fechas de vencimiento del servicio farmacéutica en el procedimiento patinente y registrar inmediatamente en el formato los medicamentos préximos a vencer recibidos para su ‘otacién por traslado de otras unidades de atencién i “

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