Descripción y análisis de cargos

Soraya Nicklas Cantos

2017
 Descripción y análisis de cargos

Soraya Nicklas Cantos

Administrador de empresas

Nicklas Cantos, Soraya. Administración de Recursos Humanos II.

Cuaderno de Aprendizaje. [PDF]. Santiago: IPVC, 2017. N° págs. 27.

Cuadernos de Aprendizaje, Santiago, 2017.

Derechos Reservados Instituto Profesional Valle Central, prohibida su reproducción,
descarga o exhibición para usos comerciales. Permitida su descarga exclusivamente con
fines educacionales.
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 Tabla de contenido

I. Bienvenida. ........................................................................................................ 5

II. Introducción a la unidad .................................................................................. 6

Concepto de análisis y descripción de cargo. ....................................................... 6

III. Tema 1. A. “Descripción y análisis de cargos” ......................................... 7

Definición, objetivos e importancia de la evaluación de cargos. .......................... 7

V. Tema 1. C. Diferencia entre cargo y puesto ................................................... 9

Diferencia entre cargo y puesto ................................................................................. 9

VI. Tema 1. D. Aspectos intrínsecos y extrínsecos del análisis y descripción

de cargos. 10

Aspectos intrínsecos y extrínsecos ......................................................................... 10

ASPECTOS INTRÍNSECOS Y EXTRÍNSECOS ............................................... 12

VII. Tema 2. A. Métodos del análisis de cargos .............................................. 14

Objetivos de la descripción y el análisis de cargos ............................................... 14

Método de Observación Directa: ........................................................................... 14

Método del Cuestionario: ....................................................................................... 15

Método de la Entrevista. ........................................................................................ 17

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VIII. Tema 2 B. Etapas del análisis de cargos. .............................................. 18

La planeación del Análisis de cargos requiere los siguientes pasos: .................. 18

IX. Tema 2. C. Tipos de formularios para descripción de cargos. .............. 20

X. Tema 2. D. Manual de organización y funciones. ...................................... 24

XI. Bibliografía .................................................................................................. 27

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I. Bienvenida.

Estimado estudiante te damos la bienvenida a la unidad Descripción y

análisis de cargos, la cual tiene como objetivo “Conocer y aplicar las principales
técnicas de uso corriente en la administración de recursos humanos”. Se conforma por los
temas: 1. Definir el concepto de análisis y descripción de cargos, importancia, 2. Diferencia
entre cargo y puesto, 3. Aspectos intrínsecos y extrínsecos del análisis y descripción de
cargos, 4. Métodos de descripción y análisis de cargos, 5. Etapas del análisis de cargos, 6.
Tipos de formularios para descripción de cargos, 7. Manual de organización y funciones.
El tema 1, tiene como objetivo “Reconocer la definición, alcance y diferencia entre análisis
y descripción de cargo”. El tema 2, tiene como objetivo “Identificar las diferencias entre los
conceptos de puesto y cargo”. El tema 3, tiene como objetivo “Distinguir los aspectos
intrínsecos, extrínsecos del análisis y descripción de cargos”. El tema 4, tiene como
objetivo “Reconocer los métodos de descripción y análisis de cargos”. El tema 5, tiene
como objetivo “Distinguir las etapas del análisis de cargo”. El tema 6, tiene como objetivo
“Identificar los tipos de formularios de análisis de cargo”. El tema 7, tiene como objetivo
“Reconocer el concepto y funciones de los manuales de la organización”.

A continuación se presenta un cuaderno con la información necesaria de los nueve

temas de la unidad, le invitamos a estudiarlo, revisar la bibliografía y vínculos de interés.
Al finalizar de estudiar la unidad con este cuaderno y la síntesis multimedia, tendrá la
preparación para realizar y aprobar las evaluaciones.

Recuerda que en Valle Online ¡Tu educación es nuestra prioridad!

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II. Introducción a la unidad

Concepto de análisis y descripción de cargo.

La descripción del cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del
cargo, en tanto que la especificación es del cargo tiene que ver con los requisitos que el
ocupante necesita cumplir.

Les invito a conocer estos conceptos y más en la presente unidad.

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III. Tema 1. A. “Descripción y análisis de cargos”

Definición, objetivos e importancia de la evaluación de cargos.

Concepto de descripción y análisis de cargo:

La descripción del cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del
cargo, en tanto que la especificación es del cargo tiene que ver con los requisitos que el
ocupante necesita cumplir. El ocupante del cargo debe tener características compatibles con
las especificaciones del cargo, en tanto que el rol que deberá desempeñar es el contenido
del cargo registrado en la descripción.

Concepto de descripción de cargo: Es un proceso que consiste en enumerar las tareas y

funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa.

Un cargo puede ser descrito como una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes
y responsabilidades lo distinguen. Los deberes y las responsabilidades de un cargo
proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos de
una organización. Tareas y funciones “son elementos que conforman el rol del trabajo que
debe cumplir el ocupante del cargo.

IV. Tema 1. B. Diferencia entre análisis y descripción de cargo:

Aunque la descripción y el análisis de cargos están estrechamente relacionados en sus

finalidades y en el proceso de obtención de datos, se diferencian en que la descripción se
orienta al contenido del cargo: qué hace, cuándo lo hace, cómo lo hace, y porque lo hace.,
en tanto que el análisis pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las

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responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de
manera adecuada.

La diferencia entre análisis del cargo y descripción del cargo se deriva que el análisis del
cargo es un procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los
puestos y los tipos de personas que ocupan el mismo, es decir determina los elementos y las
tareas que integran un puesto dado y permite con certeza determinar las características de
las personas, que debe ocupar el mismo para desarrollarlo normalmente. Por su parte la
descripción del cargo es la lista de tareas, responsabilidades, relaciones de informe y
condiciones de trabajo que se obtienen por medio del análisis. “El análisis del cargo es un
procedimiento que se utiliza para obtener la descripción del cargo”.

El análisis de cargos tiene una estructura que se refiere a cuatro áreas de requisitos:
intelectuales, físicos, responsabilidades implícitas, condiciones de trabajo. Cada una de
estas cuatro áreas está dividida en varios factores de especificaciones, como la experiencia,
por ejemplo, en el área de requisitos intelectuales.

Análisis del cargo: Requisitos intelectuales, instrucción básica, experiencia anterior,

iniciativa necesaria, y aptitudes necesarias.

Requisitos Físicos (esfuerzo, concentración y complexión necesaria)

Responsabilidades incluidas (por supervisión de personal, materiales y equipos, métodos y

procesos, dinero, títulos o documentos, información confidencial y por seguridad de
terceros) Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos inherentes.

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 Importancia del análisis y descripción de cargo: Es necesario que se analicen los cargos
para conocer los contenidos y sus especificaciones, con el fin de administrar los recursos
humanos empleados en ellos.

Importancia del análisis de cargo

 Desarrollo Organizacional
 Planeación de Recursos Humanos
 Entrenamiento
 Desarrollo Gerencial
 Evaluación del Desempeño

V. Tema 1. C. Diferencia entre cargo y puesto

Diferencia entre cargo y puesto

La Definición de cargo según los autores: Lloyd L. Byars y Leslie W. Rue citado por
Morales J. y Velandia N. (1999) lo define así: “Es el conjunto de tareas y responsabilidades
reconocidas, normales y periódicas que constituyen el trabajo asignado a un solo
empleado” Por su parte Chiavenato lo define como: “... Una unidad de la organización,
cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distingue de los demás cargos. Los deberes
y las responsabilidades de un cargo, que corresponde al empleado que lo desempeña,
proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en
una organización”. Conviene entonces considerar al cargo y su descripción, como el
proceso racional de la organización por medio del cual se le asigna valía a un cargo
mediante sus especificaciones. Definición de puesto Comprende las tareas y requisitos de
aptitudes del tipo de personas que se desea contratar tomando en cuenta la naturaleza del
puesto, por lo que las actividades que se generen de éste, deben ser ejecutadas por las
personas que reúnan los requerimientos exigidos. Asimismo, puede ser concebido como el
conjunto de tareas homogéneas que corresponde desempeñar a un trabajador en un tiempo
y lugar específico.

Análisis, Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos para lo cual debe hacerse de

las técnicas necesarias y adecuadas, debiendo poseer en consecuencia su ocupante, las
habilidades esenciales, para lograr como fin último el aporte significativo a los objetivos
institucionales, teniendo siempre presente dentro de su grupo de trabajo, el reconocimiento

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 de sus clientes y sus proveedores, tanto internos como externos. Se puede afirmar que no
hay diferencia entre cargo y puesto, ya que son sinónimos empleados en la administración
de recursos humanos que abarcan en el análisis los mismos elementos. En lo referente al
puesto según Lloyd L. Byars y Leslie W. Rue citado por Morales J. y Velandia N. (ob. Cit.)
es “la agrupación de cargos idénticos en cuanto a sus tareas y responsabilidades principales
o significativas, y lo bastante parecidas para justificar la inclusión en un único análisis.
Puede haber una o varias personas que ocupen el mismo puesto de trabajo” Definición de
tareas En cuanto a las tareas, Morales J. y Velandia N. (ob. Cit.), indican que resulta en “la
agrupación de elementos, una de las distintas actividades que constituyen pasos lógicos
necesarios en la realización de un trabajo. Siempre que se hace un esfuerzo físico o mental
con una finalidad concreta.” Lo que hace el ocupante de manera rutinaria o de manera
constante. En consecuencia, todas las actividades que se realizan en el cumplimiento de
deberes y responsabilidades de un cargo y se distinguen de acuerdo a las funciones que se
desempeñan. Las tareas diarias, son las que se generan de una rutina establecida y
sistemática; las periódicas, se realizan por lapsos o períodos y complementas las diarias; las
eventuales, se ejecutan esporádicamente y se pueden relacionar con los objetivos a mediano
o largo plazo.
Las palabras puesto y cargo suelen emplearse indistintamente, sin embargo, hay diferencias
entre ambos términos.

Cargo: Se refiere a una misión o designación especial dentro de la organización.

Puesto: Se refiere a una ocupación que consiste, en una serie de tareas agrupadas en una
unidad de trabajo que puede ser desempeñada por una persona.

VI. Tema 1. D. Aspectos intrínsecos y extrínsecos del análisis y

descripción de cargos.

Aspectos intrínsecos y extrínsecos

Descripción y análisis del cargo: Constituye el inventario de los aspectos intrínsecos

(contenido del cargo) y extrínsecos (requisitos que el cargo exige a su ocupante), también
llamados factores de especificación del cargo. La descripción y el análisis del cargo
proporcionan información respecto de los requisitos y las características que el ocupante del

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cargo debe poseer para desempeñarlo de manera adecuada. Con esta información, el
proceso de selección puede concentrarse en la investigación y evaluación de estos
requisitos y en las características de los candidatos que se presentan. La recolección de
información basada en la descripción y el análisis del cargo, es muy superior en calidad y
en cantidad con respecto a los otros métodos.

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ASPECTOS INTRÍNSECOS Y EXTRÍNSECOS

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 El análisis pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las
responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de
manera adecuada.

Estructura del análisis de cargos: La descripción de cargos es una simple

exposición de las tareas o funciones que desempeña el ocupante de un cargo, en tanto que
el análisis de cargos es una verificación comparativa de las exigencias o requisitos que
dichas tareas o funciones imponen al ocupante. En general, el análisis de cargos, se refiere a
cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo:
Requisitos intelectuales, Requisitos físicos, Responsabilidades implícitas, Condiciones de
trabajo.

Requisitos intelectuales: Tienen que ver con las exigencias del cargo en lo
referente a los requisitos intelectuales que el candidato debe poseer para desempeñar el
cargo de manera adecuada, por ejemplo: instrucción básica, experiencia básica,
adaptabilidad al cargo, iniciativa, aptitudes necesarias.

Requisitos físicos: Tiene que ver con la cantidad y continuidad de energía y de

esfuerzos físico y mental requeridos, y la fatiga provocada, así como con la constitución
física que necesita el empleado para desempeñar el cargo adecuadamente. Entre los
requisitos físicos se encuentran los siguientes factores de especificaciones: Esfuerzo físico
necesario, Capacidad visual Destreza o habilidad Constitución física necesaria.

Responsabilidades implícitas: Se refieren a la responsabilidad que tiene el

ocupante del cargo, además del trabajo normal y de sus funciones, por la supervisión
directa o indirecta del trabajo de sus subordinados. Como ejemplo, por el material, por las
herramientas o equipo que utiliza, por el patrimonio de la empresa, el dinero, los títulos
valores o documentos, las pérdidas o ganancias de la empresa, los contactos internos o
externos y la información confidencial. En consecuencia, debe responsabilizarse por:

 Supervisión de personal
 Material, herramientas o equipo
 Dinero, títulos valores o documentos
 Contactos internos o externos

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  Información confidencial

CONDICIONES DE TRABAJO Se refiere a las condiciones ambientales del lugar

donde se desarrolla el trabajo, y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto
o sujeto a riesgos. Esto exige que el ocupante del cargo se adapte bien para mantener su
productividad y rendimiento en sus funciones. Evalúan el grado de adaptación del elemento
humano al ambiente y al equipo, y facilitan el desempeño.

VII. Tema 2. A. Métodos del análisis de cargos

Objetivos de la descripción y el análisis de cargos

 Elaboración de anuncios
 Definir sueldos y escalas
 Perfil del ocupante salarial
 Conocer aptitudes
 Guía del empleado necesarias
 Seguridad e higiene
 Estimular la motivación

Método de Observación Directa:

 Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo históricamente
como por su eficiencia. Su aplicación resulta mucho más eficaz cuando se consideran
estudios de micro movimientos, y de tiempos y métodos.

 El análisis del cargo se efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y
dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones mientras el analista de cargos anota los
datos clave de su observación ella hoja de análisis de cargos. Es más recomendable
para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean
sencillos repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la observación directa, pues
el volumen de contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la
observación. Dado que no es todos los casos la observación responde a todas las

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 preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompañada de entrevistas y
análisis con el ocupante del cargo o con el supervisor.

Características:

 El analista de cargos recolecta los datos de un grupo mediante la observación de las

actividades que realiza el ocupante de éste.
 La participación del analista de cargos en la recolección de la información es activa;
la del ocupante es pasiva.

Ventajas:

 Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente
(analista de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta
el trabajo.
 No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.
 Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
 Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica de cargos
(que hace, como lo hace y por qué lo hace).

Desventajas:

 Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para
que el método sea completo.
 La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del cargo, no
permite obtener datos importantes para el análisis.
 No se recomienda aplicarlo en cargos que no sean sencillos ni repetitivos.
 Se aconseja que este método se aplique en combinación con otros para que el
análisis sea más completo y preciso.

Método del Cuestionario:

 Para realizar el análisis, se solicita al personal (en general, los que ejercen el cargo
que será analizado, o sus jefes o supervisores) que diligencie un cuestionario de
análisis de cargos y registre todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su
contenido y sus características. Cuando se trata de una gran cantidad de cargos
semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrática, es más rápido y económico

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 elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El
cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e
información útil. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del
cargo y su superior para establecer la pertinencia y adecuación de las preguntas, y
eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las posibles
ambigüedades de las preguntas.

Características:

 La recolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de

análisis del cargo, que llena el ocupante o su superior.
 La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva (recibe el
cuestionario); la del ocupante es activa (llena de cuestionario).

Ventajas:

 Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o
secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión más amplia de su
contenido y de sus características, además de que participan varias instancias
jerárquicas.
 Este método es el más económico para el análisis de cargos.
 También es el que más personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a
todos los ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo
hayan respondido. Esto no ocurre con los demás métodos de análisis de cargos
 Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo no las
actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

 No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante

tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
 Exige que se planee y se elabore con cuidado.
 Tiende a ser superficie o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas
escritas.

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Método de la Entrevista.

El enfoque más flexible y productivo en el análisis de cargos es la entrevista que el analista

hace al ocupante del cargo. Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca
de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que
comprende el cargo, y de los porque es y los cuándo. Puede hacerse con relación a las
habilidades requeridas para ocupar el cargo, permite intercambiar información obtenida de
los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es
necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos
son válidos. Garantiza una interacción frente afrente entre el analista y el empleado, lo cual
permite la eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados
obstructores y obstinados. En la actualidad, los responsables de elaborar los planes de
análisis de cargos prefieren este método basado en el contacto directo y en los mecanismos
de colaboración y participación. El método de la entrevista directa consiste en recolectar los
elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento
directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o
con ambos, juntos o separados.

Características:

 La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el
ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
 La participación del analista y del ocupante del cargo es activa.

Ventajas:

 Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor.

 Hay posibilidades de analizar y aclarar todas las dudas.

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  Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el
análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.
 No tiene contraindicaciones, Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel.

Desventajas:

 Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo
negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.
 Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
 Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para
realizarla.
 Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del
ocupante del cargo.
 Los métodos más utilizados, cuestionario ambos con el ocupante del cargo. Primero
el ocupante responde el cuestionario después presenta una entrevista.

VIII. Tema 2 B. Etapas del análisis de cargos.

Etapa de Planeación: Fase en que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de
cargos; es una fase de oficina y de laboratorio.

La planeación del Análisis de cargos requiere los siguientes pasos:

 Determinación de los cargos que deben describirse, analizarse e incluirse en el

programa de análisis, así como de sus características, naturaleza, tipología, etc.

 Elaboración del organigrama de cargos y ubicación de los cargos en el mismo. Al

ubicar un cargo en el organigrama se logran definir los siguientes aspectos: Nivel
jerárquico, autoridad, responsabilidad y área de actuación.

 Elaboración del cronograma de trabajo. Que especifica por dónde se iniciará el

programa de análisis, el cual podrá comenzar en las escalas superiores y descender
gradualmente hasta las inferiores, o viceversa. Elección de los métodos de análisis que
van a aplicarse. En general, se eligen varios métodos de análisis porque es difícil que

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 los cargos tengan naturaleza y características semejantes. La elección recaerá en los
métodos que presenten las mayores ventajas. Selección de los factores de
especificaciones que se utilizarán en el análisis, basada en dos criterios: Criterio de
Universalidad y Criterio de Discriminación. Dimensionamiento de los factores de
especificaciones. Determinar el campo o actitud de variación de cada factor dentro del
conjunto de cargos que se pretendan analizar. La actitud de variación corresponde a la
distancia comprendida entre el límite inferior y superior que un factor presenta en un
conjunto de cargos. Gradación de los factores de especificaciones. Consiste en
transformarlos de variable continua en variable discreta o discontinua. Un factor de
especificaciones se gradúa para facilitar y simplificar su aplicación.

Etapa de Preparación: En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales
de trabajo:

Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos que conformarán el

equipo de trabajo.

Preparación del material de trabajo (formularios, folletos, materiales, etc.). Disposición del
ambiente (informes a la dirección, a la gerencia, a la supervisión y a todo el personal
incluido en el análisis de cargos).

Recolección previa de datos (nombres de los ocupantes de los cargos que se analizarán,
elaboración de una relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc.,
utilizado por los ocupantes de los cargos).

Etapa de Ejecución En esta fase se recolectan los datos relativo a los cargos que van a
analizarse y se redacta el análisis.

Recolección de datos sobre los cargos mediante el método de análisis elegido.

Selección de los datos obtenidos. Redacción provisional del análisis, hecha por el analista
de cargos. Presentación de la redacción provisional del análisis al supervisor inmediato para
que la ratifique o la rectifique.

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 Redacción definitiva del análisis del cargo. Presentación de la redacción definitiva del
análisis del cargo para la aprobación (al comité de cargos y salarios al ejecutivo o al
organismo responsable de oficializarlo en la organización).

IX. Tema 2. C. Tipos de formularios para descripción de cargos.

Tipos de formularios para descripción de cargos.

Pueden existir diferentes formatos, no existe un diseño estándar. Muchas Empresas

elaboran sus propios Formatos que se adaptan al estilo de la Empresa

Busque y seleccione primero a sus candidatos y utilice luego el diseño de descriptor de

puesto que le facilitaremos para escoger al mejor candidato.

Los aspectos más importantes a incluir en todo perfil de puesto, son:

1. Propósito del puesto en general:

Hace una síntesis de la responsabilidad general del puesto. Se formula en 3 partes: ¿Qué se
hace? (acción), ¿Cómo se hace? (método) y ¿Para qué se hace? (resultado final esperado).

2. Principales responsabilidades del puesto.

Aquí es importante enunciar las diferentes responsabilidades del puesto (no actividades) de
forma específica. Para cada responsabilidad mencionada, se debe indicar el porcentaje de
tiempo que se le debe dedicar a esa función, qué se hace (acciones que se llevan a cabo),
cómo se hace (método) y para qué se hace (resultado final esperado).

Cuaderno de Aprendizaje. Descripción y análisis de cargos. 20/13

 3. Relaciones del puesto con otras áreas

Este punto debe describir las relaciones más importantes del puesto, desde una perspectiva
Cliente-Proveedor, con las áreas organizacionales y con las cuales reciben o proporciona
servicios/productos.

4. Habilidades y Actitudes

En este punto se deben enumerar en orden de importancia las habilidades y actitudes que se
requieren del candidato para el desarrollo de sus funciones en ese puesto en particular.

5. Área de conocimiento

Es importante especificar claramente los conocimientos generales y específicos requeridos

para desarrollo de las funciones. En muchos casos, dependiendo del puesto, es
recomendable especificar el nivel de conocimiento requerido, si es solo a nivel de
comprensión, de aplicación y/o evaluación.

6. Experiencia Laboral

Se indica los puestos o áreas donde es recomendable que el candidato hubiese trabajado
antes. Se puede incluir también el nivel jerárquico que sería recomendable que el candidato
hubiese tenido.

7. Requisitos Generales del Puesto

Este punto considera los requerimientos específicos para el desarrollo de las funciones del
puesto. Incluye información general como género, edad, si en el puesto se requiere viajar o
no, otros conocimientos como idioma, esfuerzo físico etc.

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Tipos de formularios para descripción de cargos

Definición de formulario: Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco
para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área
funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo
cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los
procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una
serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga
información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.. Los
formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles
para llenar bases de datos.

Pueden existir diferentes formatos, no existe un diseño estándar. Muchas Empresas

elaboran sus propios Formatos que se adaptan al estilo de la Empresa.

Partes de un formulario

Identificación:

Es la parte donde se indica el nombre de la entidad, título del formulario, fecha, código.

Instrucciones:

Indica cómo se debe llenar el formulario, su distribución (al final).

Cuerpo:

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Incluye toda la información necesaria para que el formulario una vez completado cumpla su
objetivo. Los conceptos dentro del cuerpo deben estar organizados según lo establezca el
procedimiento para el cual el formulario ha sido diseñado.

Conclusión:

Está conformada por todos los datos que validen el contenido del formulario, tales como
firmas y sellos.

Objetivo:

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un
fin.

Objetivos específicos: Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos,

imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Importancia:

Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan
guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un
formulario.

Existen diferentes tipos de formularios, de acuerdo a las necesidades de los usuarios:

Breves: se utilizan para registrar poca información (talones, tickets, etc.)

Eventuales: se utilizan para casos especiales (encuestas, investigaciones)

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 Pilotos: sirven para probar un futuro formulario. Es la corrida de prueba del definitivo.

Permanentes: son los que ya han sido debidamente probados y se ha decidido su

implantación.

Ejemplos de formularios

http://www.biztree.com/es/doc/formulario-de-solicitud-de-empleo-D3516

http://empleolisto.blog.elisto.net/wp-content/uploads/sites/3/2010/04/FormatoDesc1.pdf

X. Tema 2. D. Manual de organización y funciones.

Concepto de Manual de organización

Es un instrumento de gestión que describe las funciones específicas, responsabilidades,

autoridad y requisitos mínimos de cada uno de los cargos asignados a las diferentes áreas
dentro de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el reglamento de
organización y Funciones

El manual de organización y funciones (M.O.F), es un documento formal que las empresas

en general elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y
que sirve como guía para todo el personal.

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 Elementos de un manual de organización y funciones:

 La elaboración estará a cargo de un equipo técnico, definen junto con los

responsables de cada área los puestos a cubrirse bajo ciertas características y
requisitos, recopilan información de la empresa se analiza los objetivos de la
empresa, se revisará las condiciones de trabajo.

 La estructura organizacional u organigrama.
 La descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa.
 La descripción de cada puesto, el perfil y los indicadores de evaluación

Beneficios del Manual de organizaciones funcionales:

 Minimiza los conflictos de áreas

 Marca responsabilidades
 Divide el trabajo
 Fomenta el orden
 Sirve como base para implantar otros sistemas organizacionales
 Se evalúa el desempeño de cada puesto y determina las escalas salariales

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Elementos básicos que debe contener un MOF:

 Portada (incluye el logo)

 Índice
 Introducción
 Antecedentes históricos
 Marco jurídico administrativo (constitución legal de la empresa
 Estructura orgánica (el organigrama)
 Objetivo del manual
 Funciones
 Glosario de términos
 Bibliografía

Errores al diseñar un MOF

 Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

 Que sea un documento desconocido por el personal en general.
 Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de
éste con el plan de capacitación.
 Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean demasiados exigentes y
sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.

Recomendaciones para elaborar un MOF

 Lenguaje sencillo
 Que cada unidad no contenga más de 6 áreas subordinadas
 Deben ser elaborados con la participación de los responsables de cada área
 Que cuente con un índice para ubicar rápidamente cada área.
 Se sugiere una revisión final por los encargados.
 Definir la cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se
haga del Manual de Organización, dependerá del gerente comercial, o compartirlo
vía intranet.
 El Manual de Organización deberá actualizarse • Debe tener un glosario de términos
 Desarrolla los perfiles de los cargos considerados, ubicación, dependencia, jerarquía
responsabilidad.

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 Comunicación: Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos
de la empresa comercial.

Orden: Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades

de cada órgano.

Unión: Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si
conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios
para hacerlas bien.

Ejemplo:

http://www.unfv.edu.pe/site/docs_transparencia/2013/Planeamiento_y_Organizacion/UNFV_M
OF_OCRH.pdf

XI. Bibliografía

Chiavenato, 5. 2004. Administración de recursos humanos. Colombia: Editorial McGraw-

Hill Interamericana. Páginas 330 a la 333

William B. Werther y Keith Davis Administración de personal y Recursos Humanos.

McGraw-Hill, 2008, 6 edición.

Lloyd L. Byars y Leslie W. Rue citado por Morales J. y Velandia N. (1999). (Pag.21).

Administración de «Recursos Humanos» quinta edición-noviembre de 1999 Orestes

Salermo2004.analisis, descripción, valoración y clasificación de puestos

Cuaderno de Aprendizaje. Descripción y análisis de cargos. 27/13