¿Cómo mejorar el proceso de compras?

En las pequeñas y medianas empresas las compras suelen ser gestionadas

directamente por la máxima autoridad, ya sea su propietario o director. El área de
compras típicamente se encuentra entre las últimas en ser delegadas. Sin
embargo, más allá de que el dueño se muestre reacio a dejar esta función en
manos de otros, lo cierto es que en muchos casos no la ejecuta correctamente (o
al menos hay mucho por mejorar). Un problema habitual en la Pyme es que
muchas veces el comprador tiene un comportamiento más parecido al de un
consumidor que al de un comprador institucional, lo que trae como consecuencia
una merma importante en la productividad y en la competitividad. En efecto,
¿cuántas veces se descarta una compra porque “el vendedor no me agrada”?
¿Cuántas veces se elige un proveedor sencillamente por “la buena relación que
tenemos con su vendedor”?

Existen diversos métodos y herramientas para comprar mejor: algunas pautas

sugeridas en la práctica cotidiana a pequeñas y medianas empresas son las
siguientes:

Tomar conciencia de la importancia de la función de compras: se dice que la

verdadera ganancia no viene de las ventas sino de las compras. Así, es importante
asignar los recursos necesarios a esta tarea, teniendo en cuenta que se trata de
una actividad estratégica de la empresa.

Diversificar: es buena práctica ampliar la cantidad de proveedores a un mínimo

de 3 por cada producto o servicio relevante para nuestro negocio, manteniendo la
relación comercial (aunque sea mínima) con todos ellos. Si concentramos todas
las compras en un solo proveedor, nos encontraremos en una posición muy
desfavorable a la hora de negociar.

Hacer competir a los proveedores: es recomendable implementar un sistema de

“concurso de precios”, comparando al menos dos ofertas similares antes de cerrar
una operación.

Dejar de lado las apreciaciones personales: es importante concentrarse en lo

que le conviene a la empresa, independientemente de cuestiones afectivas
respecto del vendedor o del proveedor. También es crítico no decidir en el
momento. Debemos tomarnos el tiempo necesario para que las emociones se
dispersen y podamos juzgar si la compra es realmente lo mejor para nuestro
negocio.

Exigir siempre una nota de pedido: allí deben constar todas las condiciones
acordadas (artículo, características, precio, forma y plazo de pago, tiempo de
entrega, datos del vendedor y del comprador, fecha y observaciones si fuera
necesario). Cuando compran, las grandes empresas tienen sus propios
formularios y hacen que el vendedor firme el original. Esta es una práctica que
conviene implementar en cualquier organización.

Registrar adecuadamente a los proveedores: confeccionar una ficha por cada

proveedor que contenga datos básicos como nombre de la empresa, CIF/NIF,
teléfonos, fax, email, nombre y teléfono del vendedor y un espacio para las
condiciones habituales que se utilizan con ese proveedor.

Mantener registros de todas las operaciones: para poder cotizar rápida y

fácilmente, es deseable tener notas de pedidos, listas de precios y datos del
proveedor.

Controlar las entregas: verificar que lo ingresado coincida con lo pactado a

través de un control físico (conteo de los productos, comprobación de la calidad,
que las cantidades coincidan con lo facturado) y administrativo (de las facturas con
la nota de pedido y las listas de precios).

Controlar el stock: es importante contar con información actualizada de las

existencias. Se deben asignar cantidades mínimas y máximas para cada artículo.
Cuando el stock de un producto baja del mínimo asignado, se corre el riesgo de
faltantes. Cuando se excede el máximo, por el contrario, pueden sufrirse pérdidas
por improductividad.

Analizar permanentemente el mercado proveedor: debemos estar abiertos a la

posibilidad de nuevos proveedores que reemplacen a los anteriores.

Equilibrio en la relación: no debemos perder de vista que estamos haciendo

negocios, no amigos o enemigos. Entonces, es necesario mantener un equilibrio
en la relación con el vendedor y con proveedor, a partir de cierta distancia y a la
vez mucha amabilidad y cordialidad en un marco de respeto absoluto de ambas
partes.

Si se logra una política y un método de compras adecuado, la empresa ganará

más dinero. Y, más importante, crecerá en su competitividad, única garantía de
supervivencia y éxito a largo plazo.