RESUMEN DE VIDEOS SISTEMA ADMINISTRATIVO GALAC SOFTWARE

VIDEO 1
MANEJO DE BALANZA CON PUNTO DE VENTA

En este video muestran los pasos a seguir para activar una balanza con punto de venta.
Para ello es importante tener en cuenta que debe tener activa la licencia de punto de venta.

Para activar la balanza debe asegurarse tener los permisos activados y establecer los
parámetros de seguridad y los usuarios a los que serán asignados, también hay que acotar que
los modelos compatibles de balanza con el software son Xacta 22-23 y ACLAS 052X, se
pueden conectar vía USB, por conexión RS232 o por punto directo pro no debe coincidir con
l de la impresora fiscal.
También muestran como configurar los artículos de Inventarios que usan balanza, pueden
seleccionarse todos los artículos o por rango.

Por último muestran como generar un informe de lista de artículos de balanza puede ser
exportados a PDF o a Excel.

VIDEO 2
CAMBIO A MONEDA EXTRAJERA

En este video muestran como configurar el uso de la moneda extranjera para bancos, como
asignar una cuenta bancaria para moneda extranjera, como generar cotizaciones y facturas
con moneda extranjera indican que debe seleccionarse la moneda y la tasa de cambio del día.
En el módulo de cuentas por pagar nos muestran como generar una cuenta por pagar y realizar
un pago en moneda extranjera de igual manera a efectuar los cobros n el módulo de cuentas
por cobrar.
 VIDEO 3
CORREGIR STATUS EN CUENTAS POR COBRAR

Nos muestra los pasos a seguir para corregir el estatus, si realizamos mal una cobranza y la
modificamos y esta sigue apareciendo en el estatus como abonada y no pendiente.
Para ellos nos indican que debemos activar el modo avanzado, luego de efectuar los cambiar
en el cobro se debe consultar para validar si el mismo volvió al estatus de pendiente por
cobro.
Luego se puede efectuar los cambios necesarios en dicho cobro.

VIDEO 4
ALICUOTA DE IGTF
En este Video nos muestran como cambiar la alícuota de los IGTF y nos dicen que al cambiar
la alícuota nos preguntaran la fecha de vigencia y esto no afectará las alícuotas generadas
anteriormente.
 VIDEO 5
INTEGRACIÓN CONTABILIDAD

En este video nos enseñan cómo crear una empresa en el sistema administrativo, como
generar usuarios y autorizar el uso de los mismos a la empresa.

Al crear la empresa genera un aviso que el software pedirá información del periodo contable
y se trabajara con sistema administrativo y contable integrado.
El software permite crear catálogo de cuentas o usar uno que este en uso en otra empresa.
Aquí indican como configurar la fecha de cierre el nivel de cuentas y cuentas de informe.

Como establecer la configuración inicial de la contabilidad y para ello hay que gestionar las
reglas de contabilización y que se generen los comprobantes contables.

VIDEO 6
MÒDULO DE ANTICIPOS
COREGIR ANTICIPO GRABADO INCORRECTAMENTE.

Si se realizó un pago y se cruzó con un anticipo de manera errada y el mismo es anulado,

pero al momento de consultarlo no aparece disponible nos enseñan cómo cambiar el estatus
del mismo para poder recuperar el anticipo y poder cruzarlo correctamente.
Recordar que se debe tener activado el modulo avanzado.
 VIDEO 7
MODULO DE PUNTO DE VENTA
PARTE I
Nos muestra como configurar una caja registradora, para ello debemos establecer los
parámetros administrativos.
También nos muestran como crear Cajas registradoras, seleccionar la impresora fiscal que se
usara y por ultimo asignar la caja registradora y por ultimo como efectuar la apertura de la
caja registradora, se debe seleccionar el usuario y la caja asignada a ese usuario.

VIDEO 8
MODULO PUNTO DE VENTAS
PARTEII
USO DE LAS TECLAS DE FUNCION

Aquí nos indican las teclas d acceso rápido para el vendedor efectuar el registro de la venta
y efectuar el cobro de manera rápida al igual que indicar forma de pago y generar el cobro y
factura.,
 VIDEO 9
UNIFICAR PROVEEDORES.

En este video nos indican como corregir un proveedor que fue grabado de manera errada y
que no puede ser eliminado ya que posee un historial de registros, para ello debemos crear
un proveedor ficticio y asignarle un RIF X asignarle los parámetros de tipo de persona
Correcta y código de Retención el resto se deja en blanco, para unificar el proveedor se debe
seleccionar el proveedor errado y el creado de manera ficticia a fin de unificarlo, con este
proceso se sustituye el proveedor errado por el ficticio y este toma todo el historial del
incorrecto, y se debe modificar la información colocándole el RIF correcto y deber validar el
RIF y este mostrara el nombre del proveedor que fue eliminado, luego deberán llenarse los
datos correctamente del proveedor tales como dirección y otros.

VIDEO 10
CORREGIR STATUS EN CUENTAS POR PAGAR.

En este video nos muestra como corregir el error de una cuenta por pagar que tenga estatus
abonados a pesar de que está pendiente.
Se debe tener activado el modo avanzado para efectuar esta operación.
Siempre se debe consultar si los cambio fueron realizados.

VIDEO 11
GENERAR XML DE RETENCIONES DE ISLR.

En este Video nos indican como generar directo de sistema el archivo de XML directo del
sistema y poder cargarlo directamente al portal SENIAT.
 VIDEO 12
MODULO DE CAJA CHICA
PARTE I
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
En esta primera parte nos indican como crear una caja chica para ello debemos Asignar un
código de caja chica, y si la empresa es agente de retención especial deben tildar la opción
de ITF, también indican como Ingresar el saldo inicial

VIDEO 13
MODULO DE CAJA CHICA
PARTE 2
CREAR PROVEEDOR GENERICO
En esta parte nos indican como crear un proveedor genérico a fin de registrar los gastos de
caja chica que no cumplan con los parámetros de facturación, a este proveedor se le colocara
proveedor caja chica, también nos muestra como relacionar los gastos de la caja chica para
ello se realiza la reposición de caja chica allí se deben cargar las facturas que cumplen y las
que no siempre y cuando no posean retención de IVA, en este caso deben registrarse por el
módulo de cuentas por pagar.

VIDEO 14
CAJA CHICA
PARTE 3

CIERRE DE CAJA CHICA

Y por último muestran cómo realizar el cierre de la caja chica con los gastos relacionados a
fin de realizar la reposición de la misma.
El sistema indicara que se cerró correctamente el cierre.
 VIDEO 15
MÓDULO DE TALLER
En este video muestran como efectuar la configuración y parametrización en el sistema en
caso de utilizarse para un taller mecánico, como asignar los mecánicos, vendedores y como
asignar la comisión a los mecánicos en las facturas, como modificar los inventarios, efectuar
cambios en las permisologías, crear nuevas marcas vehículos, mecánicos vendedores.

VIDEO 16
MODULO DE TALLER

FACTURACIÓN E INFORMES
En este video muestran como insertar las facturas, asignar mecánico, y servicios realizados,
emitir factura y generar informes ya sea por servicios por mecánicos por vehículos por
periodo de tiempo y horas de servicios de mecánicos al igual que las comisiones. Los
informes pueden visualizar se por pantallas o imprimirse.

VIDEO17
CONCILIACIÓN BANCARIA

En este Video nos muestran cómo realizar una conciliación bancaria, para ello es necesario
seguir 3 pasos, insertar, modificar y cerrar.
En el paso insertar se ingresa a banco, se ubica la cuenta bancaria y se seleccionan las partidas
a conciliar en el mes y se guardan, para Modificar se ubica la cuenta bancaria y se l da
actualizar y allí mostrara todos los movimientos conciliados, luego se verifican los
movimientos no conciliados y se colocan los saldos. Por ultimo para cerrar se ubica la cuenta
se verifica que los saldos sean los correctos y se le da cerrar.
 VIDEO 18
CAMBIO DE CONTRIBUYENTE

SISTEMA ADMINISTRATIVO NO INTEGRADO A CONTABILIDAD.

En este video muestran los pasos a seguir para cambiar de contribuyente ordinario a
Contribuyente Especial.
Nota debe realizarse el mismo día en que la empresa comience a gozar de ser contribuyente
especial, ya que de realizarse antes pueden incurrir en error de emitir retención sin ser
contribuyente especial.

Paso Nº 1 Se selecciona la empresa, se busca la empresa que cambiara el estatus y se mostrara

el listado de las empresas y nos presentara tipo de contribuyente y seleccionar Contribuyente
especia.

Para que se guarden los cambios hay que cerrar y volver a entrar.

Paso Nº 2 Configurar parámetros administrativos, se ubica el usuario y debe estar

seleccionado parámetros administrativos y debe modificar, se debe seleccionar en cuenta por
pagar compra y ubicar la opción retención IVA, se debe colocar los valores en cada opción
y modificar los mismos.
Ya la empresa es Contribuyente Especial y comenzara a emitir los comprobantes de retención
de IVA.
 VIDEO 19
CAMBIO DE CONTRIBUYENTE

SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO A CONTABILIDAD.

En este video muestran los pasos a seguir para cambiar de contribuyente ordinario a
Contribuyente Especial.
Nota debe realizarse el mismo día en que la empresa comience a gozar de ser contribuyente
especial, ya que de realizarse antes pueden incurrir en error de emitir retención sin ser
contribuyente especial.

Paso Nº 1 Se selecciona la empresa, se busca la empresa que cambiara el estatus y se mostrara

el listado de las empresas y nos presentara tipo de contribuyente y seleccionar Contribuyente
especia.

Para que se guarden los cambios hay que cerrar y volver a entrar.

Paso Nº 2 Configurar parámetros administrativos, se ubica el usuario y debe estar

seleccionado parámetros administrativos y debe modificar, se debe seleccionar en cuenta por
pagar compra y ubicar la opción retención IVA, se debe colocar los valores en cada opción
y modificar los mismos.

Paso Nº 3 Reglas de Contabilización se ubica reglas de contabilización y se da gestionar

reglas de contabilización donde se asignara la cuenta contable, indicar al sistema en que
momento contabilizara la retención de IVA.

Ya la empresa es Contribuyente Especial y comenzara a emitir los comprobantes de retención

de IVA.
 VIDEO 20
TECLAS RAPIDAS

Nos habla de teclas de funciones y teclas específicas a fin de agilizar el acceso y manejo del
sistema administrativo.

TECLAS DE FUNCIONES
F2 para ir de Registro anterior al actual
F3 para ir de registro siguiente al actual
F6 para grabar un registro, eliminarlo e imprimir un reporte, (Tecla de opción múltiple)
F7 sirve para escoger la empresa (Solo pantalla principal)
F10 permite el acceso al menú principal.

TECLAS ESPECÍFICAS
Tecla Inicio coloca el cursor al inicio del texto ingresado
Tecla Fin coloca el cursor al final del texto ingresado
Tecla Esc funciona para salir de las ventanas
Tecla Supr para suprimir o eliminar texto
Tecla Tab avanza al siguiente campo en una sub pantalla
Teclas Shift + Tab retrocede a un campo anterior
Teclas Ctrl + Q Salir del Sistema
Teclas ctrl + Inicio Coloca el cursor en la primera línea dela primera página una lista
Teclas ctrl + Fin Coloca el cursor en la última línea dela primera página una lista
Tecla * Realizar búsquedas enBase de datos
Teclas Ctrl + C y Ctrl + V permite copiar y pegar datos.
 VIDEO 21
ASIGNAR FORMATO D FACTURA

En este Video muestra como asignar el formato RPX a la empresa en 2 pasos

1 Copiar el archivo RPX enviado en el correo electrónico y 2 asignar el formato a la empresa.

Cabe destacar que se debe solicitar el formato vía correo electrónico previamente al correo
rpx64galac.
Se debe guardar en la carpeta Galac el archivo recibido en correo.

Se selecciona la empresa, parámetros administrativos y en facturas se selecciona otro y se

ubica el archivo previamente guardado en la carpeta de sistema.
RESUMEN DE TUTORIAL BASICO DE GALAC SOFTWARE CONTABLE

VIDEO 1
PRIMERA VEZ EN CONTABILIDAD

En este video muestra el contenido de los Videos disponibles en el tutorial

1. Crear un usuario personalizado
2. Crear una compañía
3. Crear catálogo de cuenta
4. Parametrizar y crear activos fijos
5. Parametrizar auxiliares
6. Crear centros de costos
7. Parametrizar inventario
8. Cargar comprobantes de apertura
9. Cargar comprobantes contables
10. Generar comprobante de depreciación
11. Generar cierre de inventario
12. Insertar comprobante de reservas
13. Correr cierre de cuenta de resultados
14. realizar cierre de periodo

VIDEO 2
CREAR UN USUARIO PERSONALIZADO

En este video nos muestra los pasos a seguir para la creación de:
1. Ingresar por primera vez: Se ingresa con usuario JEFE Y CLAVE JEFE
(MAYUSCULAS), continuar y aceptar

2. Crear usuario personalizado: Se ingresa con paso 1 nos dirigimos a Seguridad, clic
en insertar se coloca el nombre del usuario con el que ingresara al sistema, puede
tildar si es supervisor y se tildaran todos los permisos, de lo contrario se debe tildar
cuales son los permisos y clic ken aceptar, solicitara la creación de la clave y
repetición de la misma, debe contener al menos 8 caracteres y 1 digito una letra
mayúscula y minúscula y un carácter especial y continuar y cerrar.

3. Entrar usuario personalizado: Se ingresa con el usuario personalizado.

 VIDEO 3
CREAR COMPAÑÍA

Este Video nos muestra los 5 pases a seguir para crear la compañía que son:

1. Insertar compañía
2. Llenar datos generales
3. Activación de módulos
4. Crear primer periodo
5. Parametrizar la compañía

Permite copiar una catálogo de cuentas ya existente.

VIDEO 4
INSERTAR CUENTAS

En este video muestra los 4 pasos a seguir para insertar los 4 tipos de cuentas:

1. Insertar cuentas subtitulo

2. Crear cuenta de movimiento
3. Insertar cuentas para auxiliar
4. Ingresar cuenta de activo fijo

Modulo contabilidad, seleccionar cuenta colocamos código contable, descripción se puede

indicar la naturaleza y se da insertar.
 VIDEO 5
ACTIVOS FIJOS

En el video nos indican los pasos a seguir para insertar un activo fijo, los pasos son:

1. Activar Módulo: Se selecciona en empresa activar módulos clic en activos fijos y se

acepta.

2. Crear cuenta de activo fijo nos dirigimos a Contabilidad comprobante cuenta balance,
cuenta, insertar código contable, descripción y tildar que es un activo fijo, que grupo
manejara e insertamos.

3. Definir grupos: Contabilidad, activos fijos, grupos de activos y se modifica y se

asigna la cuenta de depreciación acumulada y gastos de depreciación.

4. Insertar activos fijos Se ingresa en contabilidad y se llenan los datos de los activos
fijos.

VIDEO 6
COMPROBANTE DE APERTURA

Para poder insertar el comprobante de apertura debemos tener previamente cargado el

catálogo de cuenta y haber parametrizado los activos fijos.

Pasos a seguir:
1. Insertar comprobante de apertura Contabilidad, comprobantes cuentas balances,
comprobante de apertura, insertar.

2. Registrar saldos iniciales

3. Cargar un activo fijo de un periodo anterior

 VIDEO 7
REGISTRO DE COMPROBANTES CONTABLES

En este video se insertan y se registran los movimientos en el comprobante contable.

VIDEO 8
CREACION DE AUXILIARES

En este video nos indican los 5 pasos a seguir para crear auxiliares en el sistema contable:
1. Activar módulo de Auxiliar
2. Crear cuenta con auxiliar
3. Insertar auxiliares
4. Agregar auxiliares en comprobantes contables
5. Generar informes de auxiliares.

VIDEO 9
INVENTARIO

En este video nos indican los pasos a seguir para:

1. Activar módulo de costo de ventas
2. Definir grupos de inventarios
3. Generar comprobantes de cierre d inventarios
 VIDEO 10
CENTRO DE COSTOS

Muestra 5 pasos a seguir para trabajar con centros de costos:

1. Activar centro de costos

2. Parametrizar centro de costos
3. Insertar centro de costos
4. Agregar centro de costos en comprobantes contables
5. Generar informes por centro de costos

VIDEO 11
COMPROBANT D RESERVAS

En este Video nos muestran los pasos a seguir para:

1. Generar comprobantes de Reservas

2. Registrar asientos de Reservas.

VIDEO 12
COMPROBANTE DE DEPRECIACION

El video nos muestra cómo llevar acabo los siguientes fases con respecto al comprobante de
Depreciación:
1. Parametrizar tipo de depreciación de activos.

2. Generar comprobante de depreciación de activos.

 VIDEO 13
RESPALDAR Y RSTAURAR EMPRESAS

En el presente video nos muestran los pasos a seguir para:

1. Respaldar empresa
2. Restaurar empresa.

VIDEO 14
RESTAURAR COMPAÑIA MODELO

El video nos ilustra cómo realizar:

1. Ubicación de respaldo d compañía modelo

2. Restaurar compañía modelo deseada.

Se usa cuando queremos restaurar una compañía que tengamos en uso guardada en los
archivos de Galac software, generalmente se usa para recuperar catálogos de cuentas ya
preestablecidos en otras compañías.