Nombre del evento:

Lugar: Salón de los espejos, Universidad Arturo Michelena.

Hora de inicio: 11:00am
Hora de cierre: 12:30am
Host del evento: Amelia Sereno
Código de vestimenta: Cóctel.

Cargos:
-Directora: Ana Moreno.
-Sub-Directora: Ysabela Navarro.
-Administrador: Daniela Pinto.
-Asistente de Administrador: Jesbel Ramirez.
-Coordinador de comunicación: Emi Ángulo.
-Coordinador de protocolo y prensa: Rosalis Henriquez.
-Coordinador de logística y transporte: José Antonio Pulgar.
-Producción: María José Villasmil.

Objetivos del evento:

-Dar a conocer los lineamientos a seguir en la producción de una feria
automovilística.
-Intercambio de ideas y conocimientos referentes al proceso que se debe llevar a
cabo para realizar una expo-autos.
-Potenciar y contribuir al networking estudiantil.
-Plataforma de visibilidad para marcas regionales emergentes.

Estrategias de promoción:
-Difusión del flyer del evento en las plataformas digitales de los integrantes del
staff.
-Tarjeta de invitación a patrocinantes y al público objetivo del evento.
Patrocinantes:
-Comida: @picoteoentablasvalencia
-Bebidas: @tubreaknatural (Limonada con yerbabuena / Té de Jamaica)
-Vestimenta de animadora: @canadesings

Público Objetivo: Estudiantes entre 18 y 23 años de la Universidad Arturo

Michelena interesados en los movimientos de emprendimientos de la institución.

Protocolo:
Franyelin Reveron
Valentina Vásquez
Jeziel Escalona
Jeanpiero Garofalo
Daniel Alvárez

Información a manejar en el evento:

Las ferias de automóviles brindan a expositores, fabricantes y profesionales una
excelente plataforma para presentar sus nuevas ideas y proyectos, así como para
ampliar su red de contactos. Ofrecen la posibilidad de conocer lo más novedoso
en la gama automovilística, además de sin duda comprar un vehículo y acceder a
grandes descuentos.
Las personas que visita este tipo de feria generalmente es un cliente con un perfil
medio en cuanto a su nivel adquisitivo, que busca un utilitario a un buen precio y
sobre todo contar con unas buenas condiciones económicas.
Este tipo de eventos buscan:
• Vender
• Generar nuevos contactos que pueden acabar en ventas
• Dar a conocer nuevos productos (sondear la opinión)
• Potenciar la marca
• Reforzar el contacto con los clientes habituales
• Observar la competencia
• Abrir nuevos mercados
• Hacer relaciones públicas con los medios de comunicación

Para organizar este tipo de eventos es necesario:

- La locación: Determinar el lugar donde se llevará acabo la feria o
convención de vehículos. Es importante determinar si será al aire libre o en algún
establecimiento, dependerá del concepto y objetivos del evento. Además la
locación va a determinar el nivel de aspecto de tema y que tanto resaltan los
protagonistas del evento como en este caso son los automóviles.
- Tramitación de permisos: Estos van a variar según el país o región donde
se llevará a cabo el evento. Por ejemplo los más comunes, son los permisos al
estado para trasladar los vehículos, permiso para la realización del evento, si
habrá venta de comidas lleva un permiso especial, entre otros…
- Quienes van a participar: Determinan si se presentara una o varias
empresas.
- Público: Si será para todo público o un evento privado. Si asistirán entre
los invitados numerosas celebridades del deporte, la política y los medios de
comunicación.
- Costo de la entrada: Determinar el precio de la entrada
- Publicidad: Analizar y determinar en qué canales se transmitirán la
información del evento. Además de establecer el concepto del evento por ejemplo:
“En esta feria se presentarán las últimas tendencias y novedades en el sector de
la automoción. La feria incluye un programa variado que promete glamour, acción,
diversión y entretenimiento”. Y para mayor publicidad si habrá un invitado especial
o pieza clave para generar ventas. Esto, aumentará el nivel del evento.
Ejemplo: hacer un anuncio oficial donde en el evento se encontrará los bancos
más importantes del país para ofrecer financiamiento en cuanto a facilidades para
el crédito automor. Esto es una estrategia de publicidad y mercadeo.
- Patrocinadores o inversionistas: Quienes patrocinaran el evento a
realizar. Y colaboraran a nivel de gastos en la realización. Y se dará a cambio
publicidad a dichas marcas, paquetes de descuentos, o ambos, esto dependerá de
lo que establezca los organizadores con dichos patrocinadores.
- La logística de los coches: incluye tener en cuenta el espacio necesario
para ubicar las máquinas de una manera óptima, tanto para conseguir el mayor
impacto como para permitir el flujo, o incluso el control, de los movimientos de tus
invitados. Además, no debes olvidar otra pequeña cuestión: el aparcamiento de
los vehículos antes y después de su “gran momento”, asegurándote de que
permanecen siempre en el lugar exacto en el que deben estar cuando tienen que
estar.
- Establecimiento de las ofertas en el evento: Esto es una herramienta
clave para la elaboración de este tipo de evento, debido a que determinara el nivel
de éxito que tenga. Aquí se evaluara el presupuesto de los automóviles, para
ofrecer ofertas y también funciona como una estrategia publicitaria para captar
más personas.
- Presupuesto: Se estima el costo del evento donde se incluirá los precios
de lo requiere el montaje por ejemplo: Luces, sonido, el transporte de los
vehículos, personal que laborará en el evento, refrigerios, entre otros. Y todos los
gastos que requiera la organización de dicho evento.
- Establecimiento del horario: Aquí se establecerá el tiempo en el que se
prolongará el evento por ejemplo: si serán de 10 a 14 horas, pero se distribuirá en
3 días, donde el mínimo diario de 3 a 5 horas. Todo dependerá del evento y los
organizadores que lo realizan.

Presupuesto

Comida: 50$ pasapalos y refrigerios.

Bebidas: 35$ (25 limonadas con yerbabuena)
Sonido: 45$
Impresiones: 15$
Transporte animador: 6$
Paraban alquiler: 25$
Guion técnico:

Hora de inicio del evento: 11:00AM

Duración del evento: 1 hora
Lugar: Salón de los Espejos de la Universidad Arturo Michelena.
8:00AM: Reunión de colaboradores. Tareas: establecer roles, verificar que el espacio físico
está en condiciones, acomodar materiales a utilizar en la presentación (documentos, folletería,
equipamiento para proyecciones, etc.), armar y colocar el catering correspondiente en el Salón
de los Espejos.

9:00AM: Recepción de presentador, expositores. Tareas: recibir al presentador del evento,

explicar dónde se acomodará y los tiempos en los que realizará las intervenciones.

10:00AM: Recepción de invitados. Tareas: recibir a los invitados que asiste al evento, indicar
cuáles son sus lugares.
11:00AM: Bienvenida al evento. Tarea del presentador del evento: dar la bienvenida al
evento, a los participantes, presentar a los expositores que ofrecerán las distintas charlas.
11:10AM: Expositor 1
11:15AM: Expositor 2
11:20AM: PAUSA. Tarea del presentador: agradecer a los expositores e indicar que se
procederá a una pausa de 10 minutos. Explicar que en el salón están disponibles los aperitivos.

11:30AM: Expositor 3
11:35AM: Expositor 4
11:50AM: Cierre. Tarea del presentador del evento: agradecer a los expositores, a los
asistentes al evento y a los patrocinantes, finalizar el encuentro.
12:00PM: Fin del evento.
DECORACIÓN: