INFORME FINAL DE AUDITORIA

La Cruz - Nariño

PROCESO DE ARCHIVO OCTUBRE DE 2017

EDILMA ANDRADE TORRES

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

OCTUBRE DE 2017.
 INFORME FINAL DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN AL PROCESO DE ARCHIVO

1. INTRODUCCIÓN.

Los Programas de Gestión Documental, PGD, como herramienta o instrumento, nacen en

el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, allí se señaló, que las
entidades, públicas, debían elaborar tal instrumento. La norma registró dos condiciones:
primera, contempló el uso de nuevas tecnologías; segunda, que a pesar de aplicar nuevos
recursos tecnológicos y soportes para los documentos, se deberían seguir los principios
archivísticos, en otras palabras, la aplicación de la tecnología no exime el cumplimiento de
las especificaciones archivísticas definidas en la ley, normas técnicas y prácticas
generalmente adoptadas en el quehacer institucional. Para efectos de esta auditoria la
Oficina de Control Interno, ha separado en tres pasos así: 1.) auditoria al proceso
archivístico, 2.) auditoria a la gestión documental. 3. Auditoria al proceso de Gobierno en
Digital, anteriormente Gobierno en Línea, a pesar de que estos tres subprocesos deben ir
de la mano y articular sus actividades se la realiza por separado con el fin de identificar
directamente a cada responsable de los hallazgos y hacer las recomendaciones a que haya
lugar.

2. OBJETIVO.
Realizar al proceso de archivo verificando el cumplimiento y desarrollo de las actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por el municipio de la Cruz Nariño desde su
producción y/o recepción hasta su destino final, facilitando su utilización y conservación de
los documentos.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a) Evaluar el Proceso de archivo, su implementación y mantenimiento efectivo en
concordancia con las disposiciones y requisitos legales aplicables.
b) Establecer la capacidad del proceso para cumplir con las disposiciones planificadas y los
requisitos establecidos por la entidad.
c) Identificación de las oportunidades de mejora y la generación de las recomendaciones
correspondientes.
3. ALCANCE
El alcance que tendrá la auditoría comprende la evaluación y verificación del proceso de archivo de
la Alcaldía de La Cruz Nariño, de los requisitos legales y normas aplicables y de la documentación
asociada de acuerdo con los criterios. Se realizará el seguimiento teniendo en cuenta la revisión de
las acciones que en consecución se tienen adelantadas, con base en las evidencias documentadas
evaluadas, auditadas y realizada por la oficina de Control Interno, plasmadas en las acciones de
mejoramiento.

4. MARCO LEGAL
4.1. MARCO POLÍTICO Y NORMATIVO
 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. EN: DIARIO OFICIAL. Vol. 136. No. 44093. 20, JULIO, 2000. Pág.1.
 NTC GP 1000:2009 ¸ MECI y SISTEDA
 Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para
el Estado Colombiano “MECI 1000:2005, y su modificación Decreto 943 del 21 de Mayo de
2014
 COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos.
 Guía para la implementación de Programas de un Programa de Gestión Documental.

4. METODOLOGÍA
Para el desarrollo de esta auditoria se tiene contemplado las siguientes actuaciones
definidas generalmente aceptadas para la recolección y análisis de datos, hechos y
evidencias objetivas tal como se describe a continuación: Preparación de documentos de
trabajo, Revisión documental previa. Entrevistas a los responsables de su ejecución.
Inspección ocular, solicitud de información, consulta y verificación del contenido en el sitio
web de la Alcaldía de la Cruz Nariño, Mapa de Riesgos de la Administración. Lo anterior se
resume en una lista de chequeo que se aplicó a las responsables del área de archivo anexa
a este informe.

EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

No PROCEDIMIENTO CUMPLE NO OBSERVACIONES

CUMPLE

1 Existe acto X
administrativo que
evidencie la
modificación de las
Tablas de Retención
Documental del
Municipio de la Cruz.
2 Existe evidencia del X Existe un documento del
inventario y inventario de la
levantamiento de la información para la
información, para la implementación de las TRD
implementación de las de la vigencia 2010.
TRD en las dependencias
adscritas al municipio de
la Cruz?.

3 Existe soporte que X En ninguna área de la

evidencie la aplicación administración Municipal
de las Tablas de se aplica las TRD.
Valoración Documental.

4 Existe soporte que X Del archivo acumulado de

evidencie el la administración existe un
levantamiento de los documento elaborado
inventarios respetivos, manualmente.
en los archivos
acumulados.

5 Aplica el Formato Único X Se recomienda dar

de Inventario aplicabilidad al Formato
Documental? Único de Inventario.

6 Conoce el instructivo del X

Formato Único de
Inventario Documental?

7 Encuentra evidencias, de X
capacitación al personal
en principios básicos
archivísticos y
normatividad. se
requiere sensibilizar a
todo el personal sobre la
necesidad de utilizar las
herramientas
archivísticas y seguir
ejecutando los procesos
 técnicos conforme a la
normatividad vigente.

X
8 Realiza Monitoreo y
control ambiental y
biológico en las oficinas
de Archivo de Gestión,
central y otras áreas
donde se almacenan
documentos?

9 Realiza Limpieza de SI El Hospital El Buen

áreas y documentos?
Samaritano – ESE, colaboró
con los implementos de
protección como batas y
tapabocas para adelantar
esta actividad en el mes de
Julio y Octubre 2017.

10 Realiza Inspección y SI
mantenimiento de
instalaciones?

11 Realiza jornadas de NO
sensibilización en
Prevención y atención de
emergencias?

12 Cuenta con la adecuada X

ventilación, factor
determinante para la
buena conservación, y
que ayuden a controlar
los efectos de la
temperatura y la
humedad relativa?

13 Realizas mesas de X
trabajo para organizar
archivo en cada
 dependencia de la
Administración?

X
14 El área de archivo
trabaja con un plan
Operativo Anual – POA
que le permita medir
sus avances
trimestralmente?

15 Tiene definido los X

periodos de
transferencias y
organización de
expedientes del archivo
de gestión al archivo
Central e Histórico?

16 Cuenta con la Matriz de X

Riesgos de archivo, que
se identifique su riesgo,
impacto, consecuencia,
acción correctiva,
responsable,
seguimiento?

17 Tiene documentado, X
socializado y publicado
en la página web. la
política de gestión
documental y archivo?

CONCLUSIONES
En visita realizada en fecha 15 de octubre del presente año, se evidenció que si bien la
Administración Municipal del Municipio de la Cruz, presenta unas mejoras muy
representativas en cuanto a su organización de los documentos y disposición final de los
mismos, hay otras actividades que deben coordinarse con las diferentes áreas para
emprender acciones correctivas tendientes a subsanar los hallazgos así:
Observación 1.
No presenta actas de reunión del comité interno de archivo de la vigencia 2017 instancia
que puede coadyuvar a que se dé cumplimiento a la normatividad vigente, lo cual
demuestra que existe un comité inoperante.
Observación 2
No existen evidencias de haber solicitado capacitaciones a otras entidades externas a la
Administración Municipal.
Observación 3.
Existe un manual de las Tablas de Retención Documental de la Vigencia 2010, sin embargo
nadie conoce la aplicabilidad de las mismas, tampoco existe acto administrativo que
soporte dicho documento.
Observación 4.
No Realiza jornadas de sensibilización en Prevención y atención de emergencias ·
Observación 5.
No existe soporte que evidencie el levantamiento de los inventarios respetivos, en los
archivos acumulados. (Aplicar formato)
Observación 6.
No existe evidencia del inventario y levantamiento de la información, para la
implementación de las TRD en las dependencias adscritas al municipio de la Cruz.
Observación 7
No a plica el Formato Único de Inventario Documental? Ni conoce el instructivo de su
aplicación.
Observación 8
No presenta evidencias, de capacitación al personal en principios básicos archivísticos y
normatividad vigente.
Observación 9
No realiza Monitoreo y control ambiental y biológico en las oficinas de Archivo de Gestión,
central y otras áreas donde se almacenan documentos.

Observación 10.
No Realiza mesas de trabajo para organizar archivo en cada dependencia de la
Administración.
Observación 11:
No Tiene definido los periodos de transferencias y organización de expedientes del archivo
de gestión al archivo Central e Histórico (cronograma anual coordinado con cada
responsable de archivo de gestión y/o otras dependencias.
 Observación 12.
No Cuenta con la Matriz de Riesgos de archivo, que se identifique su riesgo, impacto,
consecuencia, acción correctiva, responsable, seguimiento?

RECOMENDACIONES
 Conformar el nuevo comité interno de archivo, con personal de carrera
administrativa a fin de que se dé cumplimiento y continuidad a los procesos y
procedimiento de archivo. Aunque es de tener en cuenta que con la expedición
del Decreto 1499 de 2017, se integran los 17 Comités de la Administración en un
solo comité que se denominará Comité Institucional de Gestión y Desarrollo, el
cual incorporará las funciones de todos los comités.
 Respecto a la información de los archivos acumulados, que existen manualmente
se recomienda digitalizarla en el sistema y guardar copia de seguridad.
 Se recomienda dar aplicabilidad al Formato Único de Inventario, y revisar el
instructivo.
 se recomienda sensibilizar a todo el personal sobre la necesidad de utilizar las
herramientas archivísticas y seguir ejecutando los procesos técnicos conforme a la
normatividad vigente por lo menos cada bimestre.
 Se recomienda la Planificación de preservación: La prevención de desastres y
situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la
preservación. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rápida y
eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal,
como para los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo lo
costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el
establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos
documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperación después del
siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación. Deberá incluir una
capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre
otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o
conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de
evacuación. (solicitar capacitación a la ESAP o SENA).

Elaborado por:

ORIGINAL FIRMADO
EDILMA ANDRADE TORRES
Jefe Oficina de Control Interno
Falta de compromiso de la alta y media dirección en el tema archivístico. Elaborar las Tablas de
Valoración Documental.
Los espacios destinados para depósitos de archivo no cuentan con elementos de control, alarmas
contra incendio y aislamiento que garanticen la seguridad para dar cumplimiento al acuerdo 049
de 2000.
Carencia de presupuesto para acondicionar áreas locativas destinadas al almacenamiento
archivístico. Elaborar el Plan Institucional de Archivos - PINAR.
Incumplimiento en la elaboración de los inventarios documentales en las distintas dependencias.

Falta implementar paz y salvo documental en la mayoría de las dependencias. Elaborar las Tablas
de Acceso y Control de los documentos para el establecimiento de Categorías Adecuadas de
Derechos y Restricciones de Acceso y Seguridad Aplicables a los Documentos.
Ausencia de un Archivo Central para el almacenamiento de documentos no permite realizar
transferencias documentales y está originando represamiento de cajas de archivo en las oficinas
poniendo en riesgo la adecuada disposición, acceso, consulta y conservación de documentos de
archivo. No contar con un Plan Institucional de Archivos – PINAR –.
Desarrollar la inmersión de la protección de datos personales en el proceso de gestión documental.
Ausencia de un cronograma de limpieza y desinfección en los depósitos de archivo.
Carencia de un sistema de información en red que facilite el inventario documental. Desarrollar e
implementar el boletín virtual de Gestión Documental.
Insuficiencia de personal para desarrollar las actividades archivísticas.

Falta de dotación de unidades de conservación, cajas, carpetas y mobiliario archivístico para la

protección de los documentos acorde con el volumen documental de la entidad. Desarrollar la
implementación de la capacitación virtual de inducción y re inducción del proceso de Gestión
Documental.
Inadecuada cultura archivística y desinterés por parte de servidores públicos y contratistas por no
considerar importante el tema de archivo.
Existencia de fondos acumulados en varias dependencias de la entidad.
Falta de articulación entre el documento físico con el documento electrónico.
Falta de compromiso o desconocimiento de la alta dirección para dar cumplimiento al Programa de
Gestión Documental. Formular el Programa de Documentos
No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación Vitales o Esenciales. (SIC).
Falta terminar la implementación de los Centros de Documentación y Correspondencia en algunas
reparticiones Formular el P