INVERSIONES QUINTOR S.A.

S
NIT.: 900.191.237-1

Para: Administración General – Sra. Diana Yara Cabrera

De: Departamento Administrativo

D.I.C-004
Asunto: TOMA FISICA DEL INVENTARIO DE PRODUCTOS E INSUMOS COCINA EN PLAZA
IMPERIAL Y GRAN ESTACION

Realizada con anterioridad la programación para el asunto en mención, se procedió a realizar

la toma física de los productos e insumos de los cuales junto a este documento se anexan
las cantidades encontradas, contadas y pesadas (gramera) para dejar en forma exacta las
cantidades de cada producto.

1. Objetivo:

a. Verificar la existencia física de las cantidades relacionadas en el cuadro de control,

de cada uno de los productos e insumos con corte al 30 de Septiembre de 2016,
para Plaza Imperial y Gran Estación.
b. Verificar el cumplimiento de los procedimientos implementados por la
administración general de la compañía.
c. Realizar la entrega del inventarió con saldos verificados al personal de cocina,
para su estricto control y manejo.

2. Procedimiento:

A. Programación del inventario:

- La toma física se planifico para ser realizada el 01 de Octubre de 2016. Con
corte de información al 30 de Septiembre de 2016.

B. Preparación del Inventario:

- Para proceder con la toma física, se solicitó:

 Personal de cocina: realizar el alistamiento de los insumos necesarios

para no obstaculizar la operación diaria de la compañía para el 01 de
Octubre, y dejarlos descargados con fecha de 30 de Septiembre, así
mismo no utilizar ningún producto ni insumo, mientras se realizaba la
toma física, a fin de realizar en forma confiable el conteo.

 Personal de administración: realizar el descargue de los consumos

registrados en el libro de control y/o notas de entrada y salida, con
corte al 30 de Septiembre de 2016, entregarlo el 01 de Octubre en la
tarde (1:00 p.m.) para dar inicio a la toma física.
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C. Ejecución del Inventario:

- El 01 de Octubre de 2016, se reunieron en las instalaciones de la compañía el

personal designado y acordado con anterioridad, para la toma física de
inventario de productos e insumos de cocina.

 Milena Paola Puentes Asistente Administrativa.

 Alexandra Moreno Funcionaria de Cocina.

- La toma física se programó para las 1:00 de la tarde.

- Se realizó revisión y cruce con las notas de entrada y salida de Plaza Imperial,
y de Gran Estación.

- Se realizó un cuadro comparativo (adjunto) en donde se registraron las cifras

encontradas en el conteo vs los saldos registrados al cierre del 30de
Septiembre de 2016, así mismo las diferencias por cada ítem y producto.

- El inventarió físico en Plaza Imperial se cerró a las 7:50 p.m. luego se procedió
a realizar el cruce del conteo con el saldo final de inventario para sacar las
diferencias.

- Se dio cierre de la toma del inventario en Gran Estación a las 2:30 p.m.

- Se realizó la verificación de entradas y salidas de plaza imperial y gran

estación para revisar las diferencias encontradas en el inventario.

- Se realizó un cuadro comparativo (adjunto) en donde se registraron las cifras

encontradas en el conteo vs los saldos registrados al cierre del 30 de
Septiembre de 2016, así mismo las diferencias por cada ítem y producto.

D. Resultado del Inventario:

1. Finalizada la toma de inventarios, se realizó el cierre del conteo y se elaboró el

cuadro de diferencias presentadas con respecto a los saldos registrados en el
cuadro de control. (Adjunto al presente informe).

2. Se comunicaron las diferencias presentadas a la funcionaria encargada del

control de los inventarios, para que procediera a revisar a que obedecían dichas
diferencias, realizada este labor se detectó y corrigió lo siguiente:
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PLAZA IMPERIAL

a. El café presenta una diferencia de 4 libras (2000gr), en lo cual se revisó y no

se descargó la segunda semana de septiembre.

b. Hay una diferencia de 200 tubos de azúcar, no se descargaron.

c. Hay una diferencia de 1.910 gramos de carne de res que faltan, de los cuales
no se dio justificación alguna.

d. Hay una diferencia de 730 gramos de jamón de cerdo a favor, que no tiene
justificación alguna.

e. Hay un faltante de papa criolla de 1.775 gr y un sobrante de papa pre-frita de

1.955, por lo cual se cree que se cruzó. se recomienda hacer la compensación
de estos dos productos, pero queda sujeto a la autorización de la
administración.

f. Hay un faltante en el tomate chonto de 3.575 gramos de los cuales no se

encontró justificación alguna.

g. Hay un faltante de queso campesino que se utilizó el día 16 de septiembre

pero no se descargó.

GRAN ESTACION

a. Para los abarrotes hay sobrantes de 1.125 gramos de arroz y de 4.054 de azúcar en
bolsa, el capuchino presenta una diferencia de 500 gramos sobrantes, los dulces
coffe tiene un faltante de 100 unidades y la leche en polvo un faltante de 900 gramos.
b. Las bebidas tienen a favor 38 botellas de agua y un faltante de 12 cervazas.

Las diferencias encontradas en gran estación no pueden ser validadas debido a que el
inventario de cocina está a disposición del personal que se encuentra de turno y en la
mayoría de veces no hacen las anotaciones para que el personal de cocina pueda llevar un
óptimo control.
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3. Se procede a realizar el informe con destino a la administración de la compañía,

a fin de revisar el tema de faltantes y sobrantes del inventario.

El presente informe se entrega con destino a la administración de la compañía el día 14 de

Octubre de 2016, en forma virtual y se allega copia impresa el mismo día.

Atentamente,

Milena Paola Puentes Silva

Asistente Administrativa