TEMA 40: CREACION DE AVISOS, ORDENES DE TRABAJO Y

UBICACIONES TECNICAS EN SAP R/3

CREACIÓN DE AVISOS

Los avisos se emplean dentro de la gestión de mantenimiento en caso de que

se produzca una avería ó una situación de excepción.

Se distinguen principalmente tres tipos de avisos de mantenimiento:

• Aviso de cliente: aviso de una avería o un problema que se haya

producido.
• Aviso de actividad: documentación de las actividades ejecutadas.
• Solicitud de mantenimiento: solicitud para medidas a ejecutar.

AVISO DE SERVICIOS

Los avisos de servicio describirán una avería producida en un objeto técnico.

La transacción por la que se crea un aviso de servicio es a través de:

Vía Menús Logística → Mantenimiento → Gestión de

mantenimiento → Aviso → Crear en general
Vía Código de Transacción IW21

Ejecutando esta transacción se accede a la siguiente pantalla:

Clase de aviso: clave que identifica el tipo de aviso, (avería, mantenimiento,
actividad). En función de la clase de aviso, las posiciones que presente el aviso
describirán con mayor o menor detalle el problema que ocurrió y la actividad
que se realizó.

Aviso: código del aviso, puede ser un código interno, asignado por el sistema,
ó externo, debiéndose de encontrar entre un rango de números que se haya
definido en el sistema.

Enter:

Los datos de cabecera del aviso contienen información utilizada para identificar
y gestionar el aviso:
Aviso: número del aviso, (en este caso interno del sistema), en el campo
contiguo se puede introducir un texto explicativo.

“Pestaña” de Datos Generales:

Ubicación técnica: sobre la que se notifica el aviso.

Dirección del aviso: datos relativos a la dirección de la ubicación técnica, el

sistema los recoge automaticamente de la ubicación, para ello se selecciona el
icono en forma de sobre ó en el menú: Detalles → Dirección.
Esta ventana recoge los datos que se habían introducido en la ubicación
técnica relativos a la dirección, en caso de que se estime oportuno se pueden
introducir más datos, como teléfono, fax, correo electrónico…
Dando enter los datos se pasan a la pantalla principal del aviso.

Circunstancias:
Descripción: recoge el texto de cabecera introducido en el aviso.
En el campo de texto situado debajo se pueden introducir los datos explicativos
del aviso que se consideren oportunos, el sistema recoge en la primera línea
quién ha introducido los datos y la fecha y la hora en la que se introdujeron en
el sistema.
Parte objeto: parte del objeto sobre la que se realiza el aviso, (por ejemplo,
caso de EMVISL, parte de la vivienda: cocina, baño, dormitorio…)

Motivo llamada: indicador del motivo por el cual se ha realizado el aviso.

Texto: texto explicativo del motivo de la llamada.

Causas avería: clave indicadora de la causa de la avería detectada.

Texto causa: texto explicativo de la causa de la avería detectada.

Prioridad: clave que identifica la importancia del tratamiento del aviso.

Inicio deseado: Fecha en la que se debe comenzar con el tratamiento del

aviso.

Fin deseado: fecha para la cual debe de estar terminado el tratamiento del
aviso.

“Pestaña” de Actuaciones:

Motivos Aviso:
El sistema transfiere a esta pantalla los datos de la posición introducidos en la
“pestaña” de datos generales del aviso: parte del objeto y motivo de la llamada.

Se marca la posición y se selecciona la “pestaña” de Causas:

Causas:

En el campo Grupo códigos, desplegando el matchcode se introduce la causa

que se ha detectado como motivo del aviso.

En el campo Texto de la causa se puede introducir un texto explicativo de la

causa, como por ejemplo asignar un responsable que ejecute la medida
pertinente para solucionar el problema, en caso de que fuera insuficiente,
seleccionando el icono “hoja / lápiz” se dispondrá de una hoja para especificar
los detalles que se estimen oportunos.

Siguiente “pestaña”:
Medidas:

En el campo Grupo códigos, desplegando el matchcode correspondiente, se

introduce la medida que se va a tomar.

En el campo Texto – medidas se introduce un texto explicativo de la medida

que se ha tomado.

Posicionándose sobre la linea de la medida y seleccionando el icono “lupa”,

(vista detallada) aparecerá una ventana que recoge la información acerca de
la medida:
La medida puede tener distintos status, (estados en los que se encuentra), en
principio estará abierta, pero habrá de ser liberada para poder realizar
operaciones con ella, para liberarla habrá que accionar la bandera verde.
Una vez que la medida ha sido llevada a cabo, se pasará a estado de cerrada,
bandera a cuadros, y en caso de que se haya concluido sin errores se podrá
marcar con estado de con éxito.

Una vez especificada la medida, se pasa a la última “pestaña”:

Actividades:

En la columna Grupo códigos, desplegando el matchcode correspondiente del

campo, se introduce la actividad que se ha llevado a cabo para resolver el
problema derivado del aviso.

En la columna Texto de acción se puede introducir un texto explicativo

detallando la acción llevada a cabo, igual que se ha visto hasta ahora,
seleccionando el icono “hoja / lápiz” podrá introducirse un texto mayor, en caso
de que se estime necesario.
Una vez que se ha registrado el aviso, este puede llevar a que se genere una
orden ó no sea necesario, con lo cual quedaría archivado en el sistema a modo
informativo.

En el caso de que fuese necesario la realización de una orden de trabajo para

ese aviso, el procedimiento por el cual se asignaría la orden al aviso sería el
siguiente:

Dentro de la pantalla del aviso, yendo por el menú: Aviso PM → Orden →

Crear → Directo

Aparecerá la siguiente ventana:

Se introduce la clase de orden y el puesto de trabajo responsable, se da “enter”

y se accede a la pantalla de creación de la orden:
La orden que se crea tomará automáticamente del aviso una serie de datos,
como son:
Puesto de trabajo responsable, fechas de inicio y fin, objeto de referencia
(ubicación técnica ó equipo) y la operación.

También aparece un campo referente al aviso al cual está ligado esa orden.
Una vez que se ha creado una orden para un aviso, en la pantalla del aviso, en
los datos de cabecera aparecerá la orden existente para ese aviso:

También puede asignarse una orden a un aviso una vez que la orden ya ha
sido creada, el paso a seguir es: yendo por el menú: Aviso PM → Orden →
Asignar

Aparecerá una ventana en la que pedirá introducir el código de la orden que se

asignará al aviso.
Para imprimir el aviso, a través del menú: Aviso PM → Imprimir → Aviso

Aparece esta ventana, con los tipos de documentos que se pueden imprimir
para ese aviso, se selecciona uno de ellos y en primer lugar se puede visualizar
el documento de la impresión y luego imprimirlo. El dispositivo de salida es
PLOC.
CATÁLOGOS

Todos los motivos de llamada, causas, medidas y actividades que aparecen en

los desplegables correspondientes en el aviso, son catálogos que se crean a
través de la siguiente transacción:

Vía Menús Logística → Mantenimiento → Gestión de

mantenimiento → Entorno → Catálogo → Tratar
Vía Código de Transacción QS41

Ejecutando la transacción se accede a la siguiente pantalla:

Desplegando el matchcode correspondiente al campo catálogo, se introduce el

tipo de catálogo sobre el que se introducirán los motivos, causas, medidas ó
actividades según sea preciso.

A modo de ejemplo, se escoge como catálogo V, (motivo de llamada) y en el

campo grupo de códigos *, (todos los grupos):

Se accede a la siguiente pantalla:

Para crear un nuevo grupo de códigos se selecciona el icono “Entradas
nuevas”.

En la columna Grupo de códigos se introduce la clave identificativa del grupo.

En Texto breve, la denominación del grupo de códigos.

Por último en la columna referente a Status grupo código se indica el estado

en el que se encuentra el grupo, ha de estar en status liberado para que pueda
utilizarse.

Marcando un grupo (Avisos de denuncia) y haciendo doble clic en la carpeta

Códigos, se accede a esta pantalla:
Para introducir un nuevo código se selecciona el icono “Entradas nuevas”.

La columna Código recoge la clave identificativa de cada uno de los elementos

que compone el grupo de códigos.

En la columna Texto breve para código se recoge el texto explicativo del

código, (denominación).

ÓRDENES

CREACIÓN DE ÓRDENES

Cuando se detecta un trabajo a realizar contra un objeto técnico, un empleado

autorizado puede crear inmediatamente una orden y planificar las medidas de
mantenimiento necesarias, sin necesidad de crear previamente un aviso de avería. En
nuestro caso, el aviso de avería se creará automáticamente al crear la orden de
mantenimiento.

Para crear una orden de mantenimiento independiente, haremos lo siguiente:

Vía Menús Logística → Mantenimiento → Gestión de mantenimiento →
Órdenes → Crear en general
Vía Código de Transacción IW31

Siguiendo este camino llegaremos a la pantalla “Crear orden: Acceso”. A partir de

ahí, la secuencia de acciones es la siguiente:

1.- Introducir la clase de orden correspondiente.

Por ejemplo:

26P1 Orden mantenimiento y Renovac Vivienda

2.- Introducir la prioridad de la orden.

Este campo no es relevante de momento ( nos ayuda a pronosticar fecha
de inicio y de finalización de una orden)
3.- Introducir el equipo o la ubicación técnica.
4.- Introducir el centro de planificación del mantenimiento . Hay uno por
planta.

Tras pulsar INTRO se accede a la pantalla “Orden de MT: Cabecera central”. Si se

introduce un objeto determinado para la orden de mantenimiento, por ejemplo, una
ubicación técnica o equipo, éste constituirá el objeto de referencia de la nueva orden de
mantenimiento. El sistema completa algunos datos de cabecera con datos del registro
maestro de objetos. Verifique los datos y complete otros campos relevantes.

Si precisa más líneas para la descripción de las disponibles en el texto breve, llame a un
editor de textos explicativos utilizando:

Cabecera / Texto explicativo

Pasará a la pantalla del editor de textos, en la que puede introducir un texto explicativo
para la cabecera de la orden utilizando las funciones de SAPscript. Grabe el texto
explicativo y vuelva a la pantalla de datos de cabecera con:
 Pasar a / Back.
Después de realizarlo, grabaremos la orden de mantenimiento.

Para programar el trabajo que debe realizarse en la orden de mantenimiento, se utilizan

operaciones. Una operación describe la actividad realizada en una etapa de una
orden de mantenimiento.

Observemos que cada operación puede ser realizada por un puesto de trabajo distinto,
aunque el sistema siempre nos va a proponer por defecto en todas las operaciones el
puesto de trabajo responsable de la orden de mantenimiento
Para cada una de las operaciones de la orden de mantenimiento, el sistema nos
permite introducir un tiempo estimado para realizar dicha operación. Este tiempo,
el sistema nos lo propondrá cuando notifiquemos contra esa orden.

Si volvemos a la pantalla inicial de la orden de mantenimiento podremos

comprobar que en el marco operación (en la parte inferior de la orden), el sistema
introduce por defecto la primera de las operaciones contenida en la lista.

También podemos indicar al sistema que hemos necesitado unos determinados

componentes. Dichos componentes pueden ir asociados a la orden de
mantenimiento o a una operación en particular dentro de la orden. Para asociar
componentes a la orden de mantenimiento, pulsaremos el botón de componentes
dentro de la pantalla correspondiente a la orden.

Si, por el contrario, lo que queremos hacer es asociar componentes a una

determinada operación, marcaremos el flag correspondiente a dicha operación en
la pantalla “Resumen de operaciones”, y pulsaremos el botón de componentes.

Pasaremos a una pantalla como la indicada a continuación, donde podremos ver

cuál es el número de orden y la operación dentro de dicha orden. En esta pantalla
indicaremos el código del material que queremos incluir junto con la cantidad
necesaria y el tipo de posición (L posición de almacén en este caso se crea una
reserva de material contra almacén, N posición de no almacén o T posición de
texto).
 LIBERACIÓN DE ÓRDENES DE MANTENIMIENTO

Una vez terminada la generación de la orden tendremos que liberarla para su

tratamiento. Para ello, pulsaremos el botón situado en la barra de pulsadores a la
izquierda o seguiremos el camino desde la cabecera de la orden:

Orden / Funciones / Para tratamiento

El efecto de liberar la orden es el siguiente:

Se puede imprimir la orden, se pueden confirmar tiempos contra ella, y se pueden

hacer salidas de material de almacén o recepción de materiales de compras contra
la orden.

Una orden cuando se crea sólo es un conjunto de operaciones a realizar, con una
planificación de materiales, etc.. El liberar la orden tiene la implicación de
empezar a ejecutar dicha orden.
CIERRE TÉCNICO DE LA ORDEN

Para realizar el cierre técnico de la orden, entraremos de nuevo en la orden

siguiendo el camino:

Vía Menús Logística → Mantenimiento → Gestión de mantenimiento →

Orden → Modificar
Vía Código de Transacción IW32

Dentro de la pantalla de modificación de la orden haremos:

Orden / Funciones / Cerrar / Cierre técnico

- Se activa el status de sistema "Técnicamente cerrada" para la orden

de mantenimiento.
- Los datos de emplazamiento e imputación especificados en la orden
están fijados y no podrán ya modificarse. Sin embargo, la orden podrá
recibir aún costes, por ejemplo a través de facturas recibidas de
materiales entregados y utilizados.
- Si la norma de liquidación no ha sido actualizada todavía en la orden
de mantenimiento, el sistema creará una automáticamente. Si no fuera
posible debido a la ausencia de datos, el sistema le llevaría a la
pantalla de actualización de la norma de liquidación (véase también
Norma de liquidación).

- El sistema marca para su borrado:

- Todas las solicitudes de pedido de la orden
- Todas las reservas restantes de la orden de mantenimiento.
-·Todas las capacidades restantes programadas para la orden de
mantenimiento.
NORMA DE LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN
Desde la transacción de modificar la orden, vamos a la barra de menú Pasar a /
Norma de liquidación, de ahí nos sale una pantalla en la que nos pregunta si es con
propuesta o sin propuesta, a priori hacemos clic en con propuesta, y dependiendo
de la información en el objeto técnico y en el perfil de liquidación, nos sale la
norma de liquidación rellena o no.

En la pantalla anterior, los datos que tenemos, son:

Tp Tipo de imputación, para determinar si va a cargarse contra un activo

fijo, centro de coste, etc.
Receptor de la imputación Cual va a ser el centro de coste o el activo fijo
que va a recibir los costes. Este campo ha de ir en consonancia con el campo
anterior.
Porcentaje Que porcentaje de los costes se van a liquidar contra el centro
de coste
Clase Si va a ser total o periódica se van a liquidar los cotes totales
acumulados, o sólo los correspondientes a ese periodo.
 CIERRE COMERCIAL DE LA ORDEN

Para realizar el cierre comercial de la orden, entraremos de nuevo en la orden

siguiendo el camino:

Vía Menús Logística → Mantenimiento → Gestión de mantenimiento →

Orden → Modificar
Vía Código de Transacción IW32

Dentro de la pantalla de modificación de la orden haremos:

Orden / Funciones / Cerrar

Como norma, se realiza el cierre comercial de una orden de mantenimiento cuando

ya no se espera ninguna contabilización de costes en la orden y se hayan liberado
todos sus costes. La función para el cierre comercial de una orden se utiliza para
registrar la siguiente información sobre la orden de mantenimiento:

- Se activa el status de sistema "cerrada" para la orden de

mantenimiento.
- Se bloquea la orden para posteriores contabilizaciones, incluso para
contabilizaciones de costes. Esto significa que la liquidación de la orden
será posible sólo mientras la orden de mantenimiento no ha sido
cerrada comercialmente.

Una orden de mantenimiento podrá ser cerrada comercialmente cuando:

- Haya sido cerrada técnicamente

- Su balance sea cero
- No existan (comprometidos de) pedidos para ella.

Si desea realizar un cierre comercial de una orden que no ha sido todavía cerrada
técnicamente, el sistema la cerrará primero técnicamente. A continuación
verificará si el saldo de la orden es cero o no y si aún existen comprometidos para
ella.

Si el saldo es cero y no existen comprometidos abiertos, el sistema realizará el

cierre comercial de la orden de mantenimiento.

Si el saldo no es cero y / o existen todavía comprometidos abiertos, el sistema

emitirá un mensaje de error y fijará el status "técnicamente cerrada" en la orden.
A continuación podrá visualizar el log, procesar la orden de mantenimiento para
compensarla y realizar de nuevo la función Cierre comercial.