BASE DE DATOS Y SISTEMASDE INFORMACIÓN

Objetivos

Definir la necesidad de tener información sobre la administración de recursos humanos

Conocer el formato adecuado del banco de datos de la administración de recursos humanos

Definir los sistemas de supervisión de la administración de recursos humanos

CONCEPTO DE DATOS

Y DE INFORMACIÓN

Desde el punto de vista de la teoría de las decisiones, cabe decir que la organización es una serie
estructurada de redes de información que ligan a las fuentes de datos con las necesidades de
información de cada proceso de decisión. Estas redes, si bien separadas, se sobreponen y se
interpretan de forma compleja. Para entender cómo funcionan, es preciso definir el significado
de los términos dato, información y comunicación. Los datos son los elementos que sientan las
bases para formar juicios o para resolver problemas. Un dato es sólo un índice, un registro, una
manifestación objetiva, que puede ser sujeto a un análisis subjetivo; es decir, su manipulación
exige que la persona lo interprete. Los datos en sí tienen poco valor, pero una vez clasificados,
almacenados y relacionados entre sí, permiten obtener información.

BANCO DE DATOS DE RECURSOS HUMANOS

El banco de datos es un sistema para almacenar y acumular datos debidamente codificados y

disponibles para el procesamiento y la obtención de información. En realidad, el banco de datos
es un conjunto de archivos relacionados de forma lógica, organizados de tal modo que facilitan
el acceso a los datos y eliminan la redundancia. La eficiencia de la información es mayor con la
ayuda de bancos de datos, lo cual reduce la “memoria” en los archivos, porque los datos
interrelacionados de forma lógica permiten la actualización y el procesamiento integrado y
simultáneo. Esto disminuye las incongruencias y los errores que ocurren debido a archivos
duplicados

El soporte de todo el sistema de información es la base de datos, que funciona como un sistema
de almacena-miento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para el
procesamiento y la obtención de información. Los datos son los elementos que sirven de base
para formar juicios o para la resolución de problemas. Un dato es un índice o un registro. En sí
mismos, los datos tienen poco valor. No obstante, cuando se les clasifica, almacena y relaciona,
permiten obtener información. Así, los datos aislados no son significativos y no constituyen
información. Los datos exigen de su procesamiento (clasificación, almacenamiento y
vinculación) para que adquieran significado y, por consiguiente, para informar. La información
tiene significado e intención, aspectos fundamentales que la diferencian del dato simple.

La administración de recursos humanos requiere de la utilización de varias bases de datos

interconectadas que permitan obtener y almacenar datos sobre diferentes estratos o niveles de
complejidad, a saber:

1.Registro de personal, con datos personales sobre cada trabajador.

2.Registro de puestos, con datos sobre los ocupantes década cargo.

3.Registro de secciones, con datos sobre los trabajadores de cada sección, departamento o
división.

4.Registro de remuneración, con datos sobre los salarios los incentivos salariales.

5.Registro de prestaciones, con datos sobre las prestaciones y los servicios sociales.

6.Registro de entrenamiento, con datos sobre los programas de entrenamiento.

7.Registro de candidatos, con datos sobre los candidatos empleo.

8.Registro médico, con datos sobre consultas y exámenes médicos de admisión, exámenes
periódicos, etcétera.

9.Otros registros, dependen de las necesidades de la organización, de la administración de

recursos humanos, de los gerentes de línea y de los propios trabajadores.

Los datos se deben procesar para ser transformados en información. El término procesamiento
de datos designa la variedad de actividades que ocurren en las organizaciones, los grupos
sociales y entre las personas. Existe un volumen de datos iniciales

CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del talento humano. 3ra Edición. McGraw

Hill pag 512

Procesamiento de datos El término procesamiento de datos designa la

variedad de actividades que ocurren en las organizaciones, en los grupos
sociales y entre las personas; es decir, existe un cierto volumen de datos o
información inicial

CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del talento humano. 3ra Edición. McGraw

Hill pag 513

El procesamiento de datos es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos

para transformarlos en información, para cierta finalidad u objetivo, a efecto de obtener otra
información, o la misma, pero de otra forma.

El procesamiento de datos puede ser:

1. Manual: cuando se efectúa manualmente, con la utilización de fichas, talones, tarjetones,

mapas, etc., con o sin ayuda de máquinas de escribir o calculadoras.

2. Semiautomático: cuando presenta características de procesamiento manual y también de

procesamiento automático; es decir, cuando se utilizan máquinas de contabilidad o
microcomputadoras, en las cuales el operador inserta fichas, talones o tarjetones, uno a uno (la
parte del procesamiento manual) y después de recibir la ficha y los datos iniciales, la máquina
realiza numerosas operaciones consecutivas, ya programadas, sin la intervención del operador
(la parte del procesamiento automático).

3. Automático: cuando una máquina programada para un conjunto determinado y complejo de

operaciones, de las cuales ejecuta la secuencia entera, sin que haya necesidad de la intervención
humana entre un ciclo y los siguientes. Las computadoras o las microcomputadoras procesan
los datos de forma automática.
CHIAVENATO, Idalberto. Gestión del talento humano. 9na Edición.
McGraw Hill pag 552

VENTAJAS

- Permiten crear fácilmente cualquier estructura de registro y comenzar a capturar la

información deseada

- Mediante sofisticados pero sencillos lenguajes o procedimientos facilitan la programación de

sistemas específicos

- Sus consultas son muy rápidas

- Permiten ordenar grandes cantidades de información en poco tiempo.

- Son muy útiles para las listas y reportes basados en condiciones de búsqueda.

- Son los únicos capaces de manipular grandes cantidades de registros al mismo tiempo.

- Tienen la capacidad de relacionar y manipular varias bases de datos creadas para distinto
propósito y en tiempos distintos.

- Los hay tanto para usuarios finales como para Programadores expertos.

SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA (SIA)

El sistema de procesamiento de datos tiene objetivos específicos que varían de una organización
a otra.

La información puede provenir del entorno exterior (fuera de la organización, como el mercado
de trabajo, competidores, proveedores, organizaciones gubernamentales, otras organizaciones,
etc.) o del entorno interior (dentro de la organización, como el organigrama y los salarios
correspondientes a los puestos, personas que trabajan en ella, horas/hombre trabajadas,
volumen de producción y de ventas, productividad alcanzada, etc.). La información que sirve a
toda la organización constituye el sistema de información global (implica el nivel institucional o
directivo, el intermedio o ejecutivo y el operativo de la organización), mientras que la
información que sustenta las decisiones de los gerentes constituye el sistema de información
administrativa (que implica el nivel institucional o directivo y el intermedio o ejecutivo).

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DE RECURSOS HUMANOS

El sistema de información es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas),

ligados de forma lógica, de modo que su interacción genere la información necesaria para la
toma de decisiones.1 Como la administración de recursos humanos es una responsabilidad de
línea y una función de staff, el departamento encargado de la ARH debe delimitar y abastecer a
los departamentos de línea la información relevante sobre el personal, en forma de lotes para
cada uno de los departamentos a efecto de que los respectivos gerentes puedan administrar a
sus subalternos.

quiere abastecerse y surtirse por medio de alguna forma de procesamiento de datos. La

preparación del sistema de información de recursos humanos requiere del análisis y la
evaluación de la organización o de sus subsistemas y de sus respectivas necesidades de
información. Un sistema de información debe identificar e incluir toda la red de flujos de
información para ser proyectado para cada grupo de decisiones. Se debe subrayar la necesidad
de información y no el uso de ésta, como se suele hacer. En el fondo, el sistema de información
es la base del proceso de decisión de la organización

La auditoría de recursos humanos

La auditoría de recursos humanos se define como "el análisis de las políticas y prácticas de
personal de una empresa, y la evaluación de su funcionamiento actual, acompañados de
sugerencias para mejorar"^ El propósito principal de la auditoría de recursos humanos es
mostrar cómo está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son
perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que
deben incrementarse. La auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la
administración sobre la eficiencia y la eficacia del programa que se lleva a cabo, en especial
cuando ese programa está descentralizado. Dado que la tendencia moderna es transformar a
cada gerente en un gestor de RH, la auditoría adquiere gran importancia.

La auditoría de los recursos humanos se basa en verificaciones, seguimiento, registros y

estadísticas. En la figura 17.7 aparece una lista de ítems que componen la auditoría de recursos
humanos

La cobertura de la auditoria de recursos humanos es tan amplia como las mismas funciones de
ARH y presenta una división semejante a las divisiones seccionales de los organismos de ARH.
Las decisiones relacionadas con al cobertura y profundidad de la auditoria guían su
procedimiento.
Las auditorias empiezan por una evaluación de las relaciones empresariales que afectan la
administración del potencial humano.

A partir de ahí se aplica una variedad de estándares y medidas; se examinan los registros e
informes de personal; se analiza, compara y prepara un informe final que incluye,
recomendaciones sobre cambios y modificaciones. La auditoria puede penetrar más
profundamente cuando evalúa programas, política y filosofía. Dependiendo de la política de la
organización, la auditoria de RH puede enfocarse en uno o en todos los siguientes niveles de
productividad.

1. Resultados: Incluyen las realizaciones concretas y la solución de problemas en la

administración actual.

2. Políticas: Incluyen la explicita, formalizada por la empresa, y la implícita.

3. Programas: Comprenden practicas y procedimientos de RH.

4. Filosofía: Sus prioridades, valores metas y objetivos.

5. Teoría: Relaciones y explicaciones que detallan y relacionan la filosofía, la política y las

practicas de personal.

Cuanto mayor sea la organización y mas descentralizada, este, tanto mayor será la necesidad de
una cobertura sistemática de auditoria. Muchas veces la auditoria sirve de refuerzo al
entrenamiento que se brinda a ciertos ejecutivos del área de recursos humanos. Dejando a un
lado su carácter fiscalizador, la auditoria puede desencadenar un fuerte impacto educativo, pues
permite relacionar la calidad de la administración de recursos humanos con los diversos
indicadores de eficiencia de la organización. La auditoria también puede presentar los
indicadores de la calidad de liderazgo, de motivación en el trabajo, de eficiencia de la supervisión
y de crecimiento continuo y desarrollo de los empleados y administradores, tomados
individualmente. En síntesis, la auditoria permite verificar:

1. Hasta que punto es aceptable la teoría que fundamenta la política de recursos humanos.

2. Hasta que punto se adecuan la practica y los procedimientos a la política y teoría adoptadas.
En últimas, se trata de evaluar y medir los resultados de la ARH en sus actividades de mayor o
menor prioridad tales como:

· Indicadores de eficiencia y eficacia en relación con la formulación de staff, entrenamiento

y desarrollo, remuneración, beneficios sociales, relaciones sindicales, etc.

· Clasificación de objetivos y expectativas en cuanto a la ARH en términos de cantidad,

calidad, tiempo y costos.

· Distribución de recursos y resultados obtenidos.

· Contribución de la ARH a los objetivos y resultados de la organización.

· Clima organizacional, involucramiento e incentivo a la participación del personal.

La medición de los resultados de la ARH permite establecer condiciones para evaluar si en

realidad esta ejecutando un buen trabajo para la organización.