Sistema Integrado de Comunicaciones de la Vicerrectoría Académica

de la Pontificia Universidad Javeriana

La comunicación en la Pontificia Universidad Javeriana se concibe como una estrategia de

apoyo a la institución mediante un proceso de relación, interacción y diálogo a través del cual los
miembros de la Comunidad Javeriana (estudiantes, profesores, egresados y personal
administrativo) y el público externo no solo se informan sino que también opinan, debaten, se
cuestionan, aprenden, aportan y sugieren (Fuente Oficina de comunicaciones PUJ).

De acuerdo con lo anterior, el proceso comunicativo de la Vicerrectoría Académica de la

Javeriana busca alinearse con los valores y proyecciones de la universidad, así como
fortalecer la comunicación interna y externa de cada dirección y unidad que le son propias
para que esta sea oportuna, clara e innovadora. En consonancia con estos propósitos, se
configura el Sistema Integrado de Comunicaciones (SIC) que se compone de una propuesta
de tres niveles: nivel inspiracional, nivel estratégico y nivel de ejecución.

1. Nivel inspiracional
La gestión de la Vicerrectoría Académica está guiada por los principios que la Javeriana
establece en su Misión, Visión y Proyecto Educativo. En esta línea, la comunicación que se
genera toma como punto de partida el diálogo como una práctica determinante que ahonda en
el contexto y la experiencia para llevar a cabo procesos de reflexión, acción y evaluación que
aporten al quehacer institucional enfocado en la docencia, la investigación y el servicio.

Este diálogo permite fortalecer los vínculos comunicativos con cada uno de los estamentos de
la Universidad y con las personas fuera de ella con la intención de:

a) Promover el sentido de pertenencia: Asumir el compromiso de conocer e informar

permanentemente sobre temas relacionados con la institución y gestión interna de la misma.
b) Generar pedagogía de la comunicación: Orientar sobre la pertinencia y el buen manejo
de la información en los medios de comunicación de la Universidad.
c) Crear mecanismos de evaluación: Contribuir al proceso de evaluación de los distintos
espacios de comunicación con el fin de acoger las buenas prácticas y repensar aquellas que
no den resultado.

2. Nivel estratégico:
En este nivel se articula la propuesta de comunicación con las proyecciones de la
Universidad, para lograrlo se establecen cuatro pilares que constituyen una red mediada por
dos ejes transversales: innovación y comunicación. A partir de esto, la propuesta de valor del
modelo SIC es brindar apoyo en la gestión y publicación de los contenidos propios de la
Vicerrectoría Académica, con el propósito de que estén en consonancia con los medios de
comunicación que ofrece la Universidad y que se orienten por los valores y las proyecciones
institucionales.
 1. Redes colaborativas: Consolidación de una comunicación efectiva entre las
direcciones, unidades y servicios de la Vicerrectoría Académica. Este aspecto también
implica el fortalecimiento de vínculos estratégicos con los comunicadores de cada una
de las facultades y unidades de la Universidad.
2. Cultura de la comunicación: Se construye mediante la gestión de la comunicación y
relaciones entre los líderes, voceros, equipos de trabajo y gestores de la
comunicación. Esta gestión se dirige al público objetivo conformado por la
Comunidad Javeriana.
3. Recursos: Planeación y alineación de procesos y métrica.
4. Medios y actividades: Creación y divulgación de contenidos en los distintos canales
que brinda la universidad, algunos de ellos son:

● Página web
● Revista digital de la Vicerrectoría Académica
● Emisora Javeriana Estéreo
● Revista Hoy en la Javeriana
● Boletín Javeriana en los medios
● Correo electrónico
● Redes sociales (#viceacadémicajaveriana)

3. Nivel de ejecución:
En este nivel se trabaja en el diseño y en la implementación de proyectos de comunicación
para acciones específicas de la Vicerrectoría enmarcadas dentro del desarrollo estratégico de
cada una de sus direcciones.

En materia de avances en la implementación del SIC, se dio inicio a los siguientes proyectos
en el primer semestre del 2018:

● Actualización de la página web de la Vicerrectoría Académica:

El equipo de comunicaciones ha venido adelantando un proceso de cambio para la página
web de la Vicerrectoría Académica junto con cada una de las direcciones que la componen.
De acuerdo con esto, se inició el proceso con cada dirección para hacer una depuración y
actualización de los contenidos que existen en cada uno de los sitios.

- Propuesta de valor: Reestructurar la página web de la Vicerrectoría Académica y de

las Direcciones y Unidades que la componen, con la finalidad de empezar a utilizar
este medio como una herramienta de comunicación y articulación frente a las
necesidades que tiene cada dirección.
- Redes colaborativas: Vicerrector Académico, Direcciones, unidades y servicios de la
Vicerrectoría Académica, comunicadores de las unidades adscritas, comunicadores
de la universidad, brigada de comunicaciones PUJ, Webmaster de la Universidad,
DTI.
- A quién se dirige la cultura de la comunicación: La página web está dirigida a la
Comunidad Javeriana y al público externo que desee conocer más sobre la institución.
 - Recursos: Como recursos clave para desarrollar este proyecto se tuvieron en cuenta
los contenidos con los que actualmente cuenta la página y la interfaz actual de la
Universidad.
- Medios y actividades:
- Revisión y actualización de la información actual, según los temas que
requieran ser visibilizados desde la Vicerrectoría y cada una de sus
direcciones.
- Reformulación del diseño y de la navegación.
- Integración de nuevas secciones.
- Socialización de la web a direcciones (retroalimentación).
- Difusión.

- Ejes transversales:
- Innovación: Se busca tener un aspecto visual más amable y dinámico, con
contenido actualizado y nuevas secciones.
- Comunicación: Es importante hacer mayor difusión de la labor de la
Vicerrectoría Académica, crear cercanía con el público y generar recordación
sobre los servicios y apoyos que brinda la Vicerrectoría.

● Revista digital:

En la Vicerrectoría Académica se ha venido realizando cada año la construcción de un boletín

trimestral. La finalidad de esta pieza de divulgación es compartir con la Comunidad Javeriana
cada uno de los temas de interés, proyectos y gestión interna de los mismos a cargo de las
direcciones y unidades adscritas mediante artículos y reflexiones producidos por quienes
conforman el equipo de la Vicerrectoría.

Dentro de las oportunidades de mejora para el boletín se propone la elaboración de una

revista digital dinámica y más participativa tanto en la construcción como en la recepción de
los textos. La revista digital incluirá los temas más importantes según los proyectos y
gestiones de la Vicerrectoría, y se publicará cada cuatro meses. El proceso de la construcción
de textos se realizará con el apoyo de cada dirección y unidad adscrita como se ha venido
realizando hasta el momento.

- Propuesta de valor
Construir una revista digital como herramienta de divulgación que comparta con la
Comunidad Javeriana los diferentes proyectos estratégicos en los que se encuentra
cada dirección y unidad enmarcados dentro de las funciones propias de la
Vicerrectoría Académica.
- Redes colaborativas: Vicerrector Académico, Direcciones, Unidades adscritas,
equipo de comunicaciones de la Vicerrectoría Académica, Centro Ático, DTI.
- A quién se dirige la cultura de la comunicación: Comunidad Jesuita, Directivos,
Administrativos, Profesores, Estudiantes.
 - Recursos: Los recursos para el desarrollo de esta propuesta incluyen insumos
(contenidos de la vicerrectoría), banco de imágenes y gráficos, videos (para ampliar la
información que lo requiera) y presupuesto para la adquisición y mantenimiento de la
plantilla.
- Medios y actividades:
- Seleccionar los temas que puedan ser relevantes para conocimiento de la
comunidad.
- Producir los contenidos en conjunto con los encargados de cada tema. Estos
pueden ser desarrollados a manera de artículos, reportajes o entrevistas.
- Revisar los contenidos en conjunto para su aprobación y posterior publicación.
- Revisión de referentes para la plantilla.
- Validación con Brigada Web, Centro Ático y DTI de las posibles opciones.
- Trabajo conjunto con Centro Ático, selección e implementación de la plantilla
de Wordpress.
- Envío por correo electrónico y ubicación en la Página web.

Periodicidad: La revista digital se publicará en 3 entregas al año, es decir que será de

carácter cuatrimestral. Los meses correspondientes para cada publicación son: abril,
agosto y diciembre.

- Ejes transversales:
- Innovación: Utilización de un nuevo formato de publicación en el que se
integran texto y multimedia de forma dinámica y con mayor legibilidad. El
propósito es que el formato sea sencillo para que permita una navegación
intuitiva y una mejor usabilidad.
- Comunicación: Se busca proporcionar contenido de calidad e interés para el
público lector, que sea acorde con el despliegue estratégico de la Vicerrectoría
Académica.

● Emisora Javeriana Estéreo 91.9FM:

Javeriana Estéreo es uno de los medios de mayor difusión en la Universidad. En

representación de la Vicerrectoría Académica, el vicerrector Luis David Prieto Martínez ha
participado en algunas emisiones del programa Bitácora (L-J 8pm). Con el fin de mantener el
contacto e interés por compartir temáticas bien sea desde la Vicerrectoría o desde las
Direcciones, actualmente se trabaja en la indagación de contenidos que puedan ser
compartidos por este medio. Por otro lado, se evalúa la posibilidad de contactar invitados que
en función de los temas puedan aportar a la difusión de información. Según este propósito,
para el trabajo con la emisora se ha planteado lo siguiente:

- Propuesta de valor: Participar activamente en la emisora Javeriana Estéreo mediante

la difusión de temas de la Vicerrectoría Académica y de las Direcciones que la
componen.
 - Redes colaborativas: Vicerrector Académico, Direcciones, Unidades adscritas,
equipo de comunicaciones de la Vicerrectoría Académica, locutores de Javeriana
Estéreo, invitados.
- A quién se dirige la cultura de la comunicación: Público general que no está
directamente relacionado con el tema académico; Comunidad Javeriana.
- Recursos: Intervenciones recientes del Vicerrector Académico en la emisora, listado
de temas que se están trabajando en la Vicerrectoría Académica, invitados.
- Medios y actividades:
- Selección de temáticas que podrían ser compartidas en la emisora. Cabe
precisar que en función del estado y avance de los diferentes proyectos e
iniciativas se evaluará la pertinencia del contenido en el espacio de la emisora
y a su vez, se gestionará la asignación del espacio con el invitado idóneo para
compartir la temática según sea el caso.
- Planteamiento de preguntas para los invitados.
- Contacto con los locutores de Javeriana Estéreo.

- Ejes transversales:
- Innovación: Participación continua de la Vicerrectoría Académica en este
espacio institucional. El propósito es compartir cómo funcionan algunas
dinámicas y procesos de interés general de la Comunidad Javeriana desde la
vicerrectoría. Con esta participación también se busca diversificar los canales
de comunicación tradicionales de la Vicerrectoría Académica.
- Comunicación: Llegar a más audiencias y brindar nuevas perspectivas sobre a
partir del contexto académico de la Pontificia Universidad Javeriana.

● Revista Hoy en la Javeriana:

La revista Hoy en la Javeriana, de formato impreso y de publicación mensual, tiene como
propósito difundir temas y eventos que sean transversales para la Comunidad Javeriana a
partir de un enfoque periodístico en el que se compartan las voces de los miembros de la
comunidad educativa. Además de estar dirigida a la comunidad académica javeriana, tiene
entre su público a miembros de la Compañía de Jesús, rectores de otras universidades,
embajadores y directores de medios de comunicación. En este sentido, la Vicerrectoría
Académica ha publicado artículos que buscan profundizar en dichos aspectos y en los que
también participan, según el tema, el Vicerrector Académico, las Direcciones y las Unidades
adscritas.

- Propuesta de valor: Continuar con la publicación de artículos relacionados con la

Vicerrectoría Académica, teniendo en cuenta las directrices de comunicación emitidas
por la Oficina de información y prensa, y un repositorio de los artículos ya publicados
para que las temáticas no resulten repetitivas.
- Redes colaborativas: Vicerrector Académico, Direcciones, Unidades adscritas,
equipo de comunicaciones de la Vicerrectoría Académica, editora de la revista.
 - A quién se dirige la cultura de la comunicación: Comunidad académica javeriana.
Público externo: Miembros de la Compañía de Jesús, rectores de otras universidades,
instituciones jesuitas, directores de medios de comunicación, embajadores, etc.
- Recursos: Repositorio de artículos. Directrices de publicación emitidas por la Oficina
de información y prensa.
- Medios y actividades:
- Selección de temas
- Producción de contenidos
- Revisión
- Aprobación
- Publicación

- Ejes transversales:
- Innovación: Promover la investigación de temas cuyo impacto vaya más allá
de los eventos que se realizan desde la Vicerrectoría Académica y sus
Unidades.
- Comunicación: En la revista se busca proporcionar información de calidad e
interés, así como dar un enfoque narrativo a los contenidos.

● Redes Sociales:
Las redes sociales son uno de los medios más consultados por la Comunidad Javeriana, por
esta razón se desea incentivar la participación de la Vicerrectoría Académica con contenidos
gráficos que informen sobre los eventos y gestiones que puedan ser de interés para el público.
Todo esto a través del numeral #viceacadémicajaveriana que se encontrará enlazado con las
redes ya existentes de la Universidad, como Facebook, Twitter e Instagram.

- Propuesta de valor: Producir contenidos para las redes sociales de la Universidad en

los que se visibilice la labor y participación de la Vicerrectoría Académica en
diferentes eventos.
- Redes colaborativas: Vicerrector Académico, Direcciones, Unidades adscritas,
brigada de comunicaciones, equipo de comunicaciones de la Vicerrectoría
Académica.
- A quién se dirige la cultura de la comunicación: Comunidad Javeriana y público
externo.
- Recursos:
- Redes sociales de la universidad
- #viceacadémicajaveriana
- Contenidos propios de la vicerrectoría
- Medios y actividades:
- Selección de la información y contenidos gráficos para publicar en las
principales redes: Facebook, Twitter e Instagram.

- Ejes transversales:
 - Innovación: Con la actividad en redes se busca participar en canales de
comunicación distintos a los tradicionales de la Vicerrectoría Académica y
generar una etiqueta propia.
- Comunicación: En cuanto a comunicación, se desea percibir la reacción del
público, ser precisos con la información y ser constantes con la publicación de
contenidos.

● Proyecto de videos:
Este proyecto surge de la necesidad de mostrar en un formato audiovisual la gestión de la
Vicerrectoría Académica en medios como la página web, la revista digital y las distintas
redes sociales de la Universidad. Es importante considerar que se cuenta con un repositorio
de videos que consta de los videos Vicerrectoría (gestión, acciones, personajes) y tendrá
nuevos contenidos.
La creación de estos videos se hará con el apoyo técnico de Centro Ático.

- Propuesta de valor: Difundir a la comunidad educativa de la Universidad Javeriana

las orientaciones y acciones estratégicas de la Vicerrectoría Académica, para esto se
propone la realización de una serie de videos que se desarrollen con el apoyo de
Centro Ático.
- Redes colaborativas: Vicerrector Académico, Direcciones, Unidades adscritas,
equipo de comunicaciones Vicerrectoría Académica, Centro Ático.
- A quién se dirige la cultura de la comunicación: Comunidad Javeriana y público
externo.
- Recursos:
- Repositorio de videos
- Nuevos contenidos

- Medios y actividades:
- Búsqueda de los videos existentes
- Selección
- Lineamientos para nuevos videos
- Construcción del guión
- Aprobación
- Producción - Posproducción
- Ubicación en la sección multimedia de la página web, en el canal de YouTube
de la Universidad (Unijaveriana) y en redes sociales

- Ejes transversales:
- Innovación: Presentar a través de un nuevo formato los proyectos y temáticas
de la Vicerrectoría Académica.
- Comunicación: Difundir los videos en los diferentes medios de la universidad
y dirigirse con estos a nuevos públicos.

● Guía para eventos:

Dado el rol de la Vicerrectoría Académica como anfitriona de diferentes eventos en el último
semestre, se consideró la necesidad de construir una guía que apoye en los procesos de
organización de eventos. En esta guía se enlistan y agrupan los elementos clave a tener en
cuenta según el tipo de evento a realizar.

- Propuesta de valor: Tener una guía que facilite la organización de eventos propios
de la Vicerrectoría Académica con el propósito de prever cuestiones logísticas y
gestionar de la manera más adecuada cada detalle requerido en los distintos eventos.
- Redes colaborativas: Vicerrector Académico, Direcciones, Unidades adscritas,
equipo de comunicaciones de la Vicerrectoría Académica, Oficina de protocolo de la
universidad y demás personal de logística presente en la Universidad.
- A quién se dirige la cultura de la comunicación: Comunidad Javeriana, público
externo participante de los eventos, otras unidades o entidades que apoyen los
eventos.
- Recursos: Dependen del evento a realizar.
- Medios y actividades: Dependen del evento a realizar.

- Ejes transversales:
- Innovación: Contar con una guía que facilite la organización de eventos.
- Comunicación: Poder estar en sincronía con todas las personas que participen
y puedan apoyar el evento.

Puntos a tener en cuenta sobre el Sistema Integrado de Comunicaciones:

● La comunicación desde la Vicerrectoría Académica debe estar orientada por la

interacción y el diálogo aplicados en los canales propios.

● El SIC (Sistema Integrado de Comunicaciones) busca que los contenidos de la

Vicerrectoría Académica estén en correspondencia con los medios de comunicación
de la Universidad y con los valores institucionales.

● Mediante el SIC se quiere orientar sobre la pertinencia y el buen manejo de la

información en los medios de comunicación de la Universidad.

● El modelo SIC (Sistema Integrado de Comunicaciones) se propone como la estructura

principal bajo la cual funcionarán los proyectos de comunicación de la Vicerrectoría
Académica.

● Se recomienda hacer un uso apropiado del Manual de Identidad Visual de la

Pontificia Universidad Javeriana cuando se requiera, disponible en:
http://www.javeriana.edu.co/documents/10179/48161/Manual+de+Identidad+Visual+
2018.pdf/6146b146-895a-4ab3-a754-09f14764c80a

● Del Manual de Identidad Visual ya se implementaron las firmas de correo y las hojas
membrete.