La Empresa WeMusic

La empresa WeMusic se encarga de organizar eventos musicales, y para

ello subcontrata diferentes empresas que trabajan conjuntamente para
montar todos los elementos necesarios con vistas a que los eventos salgan
bien.

EMPRESA DE ESCENARIOS:
La empresa de escenarios tiene que coordinarse con WeMusic para
establecer el tipo de escenario más adecuado por dimensiones, temática,
etc. Dependiendo del tipo de escenario, su orientación, ubicación, etc. se
contratarán unas luminarias determinadas y unos equipos de sonido.
Utilizan fundamentalmente el email para intercambiarse especificaciones,
planos, etc.

EMPRESA DE LUMINARIAS:
Debe coordinarse con WeMusic para saber si el evento es de mañana,
tarde o noche. Y tiene que coordinarse con la empresa de escenarios para
saber la disposición de este, sus dimensiones, etc. Estas comunicaciones
se hacen a través del responsable de WeMusic vía correo electrónico.

EMPRESA DE SONIDO:
La empresa de sonido también debe conocer todas las características del
proyecto para saber qué tipo de amplificadores, altavoces y bafles tiene
que instalar. Al igual que las anteriores se comunica con WeMusic a través
del email.

WEMUSIC:
El responsable de WeMusic, intercambia correos electrónicos diarios con
las tres empresas para coordinar el proyecto. En algunas ocasiones los
emails no han sido leídos a tiempo y por ejemplo se han instalado más
luminarias de las necesarias o los equipos de sonido no han sido
suficientes para el recinto donde se ha celebrado el evento.

El responsable de WeMusic utiliza el correo electrónico para coordinar

cada uno de los proyectos. ¿Crees que está empleando la mejor
herramienta para esta labor de coordinación? Si fueras tú el
responsable de organizar todo, ¿qué herramienta o herramientas
emplearías? ¿Por qué?
SOLUCION DEL CASO

Observando el caso se diagnostica que ante la realización de un evento el

encargado subcontrata varias empresas, en la que cada una de estos
cumple una labor específica y se pueden presentar problemas para el
cumplimiento de cada una de las tareas teniendo en cuenta que las
falencias pueden ser:

1.- Fallas en la comunicación utilizada por Wemusic. Para darle solución

a este inconveniente se puede implementar el uso de una herramienta
asíncrona o síncrona, que puede ser entre otros la aplicación Zimbra ,ya
que incorpora herramientas para trabajo colaborativo en la nube entre
distintos miembros del mismo equipo, que en este caso sería la
comunicación entre Wemusic y las empresas de escenario, luminarias y
sonido.
2.- Fallas en el intercambio de archivos importantes, como planos,
fotografías. Para darle solución a este inconveniente toda vez que se trata
de documentos importantes como fotografías del lugar donde se llevara a
cabo el evento, planos de este lugar donde veremos la ubicación de sillas
en las zonas VIP, platea, platino y general, lugar de ubicación de la tarima
principal que puede ser en el frente de la locación o en el centro, etc.
Distribución de las luces o del sonido para cada uno de las empresas
contratadas como escenario, luminarias y sonido. Tendría en cuenta una
herramienta muy importante que nos permite enviar esta clase de archivos
sería un aplicativo de comunicación síncrona como Gotomeeting, Mikogo,
Skype Whastapp.

3.- No se calendarizan los eventos. Calendarizar las tareas es muy

importante ya que una tarea debe tener una fecha de inicio y una fecha de
terminación, incluido un seguimiento de inconvenientes, alertas, para lo
cual se necesitaría una herramienta de gestión de proyectos como la Todo
list, que se encargan de calendarizar las tareas la asignación de recursos,
trabajo en grupo, gestión de la calidad, control de costes y administración
del presupuesto, etc.

4.- No se tiene una herramienta de gestión de tareas y proyectos.

Las herramientas TodoList, están orientadas a proyectos sencillos en los
que un equipo de trabajo va siguiendo el estado de una tarea. Estas
herramientas permiten crear diferentes tareas y jerarquizarlas y la mayoría
nos permite definir atributos para estas actividades como pueden ser:

 La prioridad que queramos establecer en la tarea.

 El nivel de riesgo de que no se cumpla la tarea.
 Porcentaje de tarea completado.
 Tiempo estimado para completar las tareas.
 Tiempo empleado hasta el momento sobre la tarea asignada.
 Fecha de inicio, fecha de vencimiento, fecha de finalización esperada
para la tarea.
 A quién se asigna y quién la asigna.
 Incluir enlaces a archivos externos, etc.