MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL DE INVENTARIOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

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Versión – v.0
2018

Gestión 2013 – v.4

ÍNDICE

Introducción

Objetivos

Procedimientos

Del Almacén

Procedimientos de Recepción del producto

Procedimientos del Control de movimientos internos

Procedimientos de control documental

Procedimientos de empaque y despacho

Procedimientos de Devolución

Procedimientos de toma física de inventarios

Introducción

El presente manual se integró con la finalizad de atender los lineamientos generales para la
administración de almacenes.

Cada uno de los procedimientos contienen su propio objetivo, alcance, políticas, definiciones,
actividades y responsables de su atención, los documentos que se relacionan con el
procedimiento, formatos e instructivos de llenado.

Los procedimientos permiten administrar, ejercer y mantener un control de las diversas

actividades que se realizan en los almacenes.
1. Objetivo General

Establecer un instrumento administrativo que permita hacer más eficiente los procesos de registro
y control de inventarios en el almacén, a través de la distribución adecuada de las tareas y
responsabilidades, además de mantener el registro y documentación oportuna y suficiente de los
movimientos que se realicen en cada proceso.

1.1 Objetivos Específicos

- Dar cumplimiento mesuradamente a los lineamientos generales para la administración de

almacenes.
- Presentar y describir los procedimientos que operan en DyP SRL, en material de manejo de
almacenes
- Definir las actividades y políticas de operación que delimitan el campo de actuación del
personal involucrado en los procedimientos.

2. Alcance del Manual de Procedimientos para el control de inventarios

El control de inventarios contempla una serie de pasos que incluyen desde la recepción de bienes
en almacén, registro, acomodo, hasta la protección, conservación y diferentes despachos.

El personal que tiene a su cargo la ejecución del proceso de control de inventarios son el
Departamento de contabilidad y el encargado de almacenes a través del personal de apoyo.

Este manual permite al área administrativa conocer las tareas y responsabilidades a su cargo, tal
como el manejo físico de los bienes, la emisión de información confiable, correcta y oportuna para
la adecuada toma de decisiones. También sirve como material de consulta para la inducción y
capacitación del personal.

3. Políticas Generales

1) el control de inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes trimestrales bajo
los lineamientos y principios establecidos en el presente manual.

2) El almacén deberá llevar un registro sistemático de los movimientos de bines en Kardex.

3) Deberá quedar el soporte debidamente autorizado por los funcionarios responsables de las
acciones, de todos y cada uno de los movimientos del almacén, éste soporte deberá estar
acompañado por los reportes, facturas y/o formatos correspondientes.

4) El área administrativa y el responsable del almacén serán los encargados de que en los
movimientos del almacén se acaten las disposiciones establecidas e n el presente manual y las
normas a las que se deban acoger.

5) Los movimientos de almacén estarán registrados en sistemas a través de un kardex para reflejar
una forma clara y precisa los saldos de las existencias físicas de las mercaderías.

6) Se realizarán revisiones físicas periódicas contra las existencias en el sistema de inventarios para
verificar que estas existencias en el kardex coincidan con las existencias físicas en almacén.
7) Todas las operaciones Relacionada con las entradas, salidas y despachos del almacén deberán
ser autorizadas únicamente por el Departamento contable y el encargado de almacenes.

8) El encargado de almacén deberá realizar revisiones periódicas de las actividades que se están
efectuando en el mismo.

9) Las personas responsables de los inventarios deberán abstenerse de transferir, conceder,

donar, obsequiar, vender o poner a disposiciones de otras dependencias, funcionarios y otros
particulares, inventarios de su propiedad a excepción de los casos autorizados por Gerencia
General.

10) Será responsabilidad del almacén el registro y envío oportuno de la documentación e

información al departamento de contabilidad.

11) El responsable de la planeación, organización y control de inventarios será el jefe de

Contabilidad y el encargado de almacén.

12) La puesta en marcha y funcionamiento del presente manual estará bajo responsabilidad del
encargado del almacén.

13) Deberán levantarse mínimo 2 inventarios generales al año, para éste, el área de almacén
programará con el área de contabilidad las fechas para su ejecución.

4. Procedimientos

4.1 De almacén

4.1.1. Procedimiento de recepción de productos

Objetivos

Normar las actividades que integran el proceso de recepción de producto al almacén central

Alcance

Este procedimiento aplica las entradas por producción de proveedores locales e internacionales

Políticas

1. Todo el producto que ingresa a Almacén Central deberá contar con la documentación
soporte
2. El área de recepción deberá permanecer libre antes de cada recepción
3. El sello plasmado en la remisión significa que el producto esta liberado

Procedimiento. Recepción, registro y control de mercaderías en el almacén

1. El almacén debe registrar en el sistema todos los bienes que ingresen provenientes de
proveedores.
2. Para cada ingreso se debe generar un reporte de entrada
3. El almacén hará el alta después de recibir los bienes y generar las entradas
correspondientes.

ELABORAR EL FLUJO GRAMA

 HECHO HOJA 1

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1 Asistente de Gerencia Recibe remisiones en original y Lista de empaque
una copia
2 Encargado de Almacenes Verifica la documentación: fecha
y numero
3 Encargado de Almacenes Determina el equipo, espacio
físico y personal que realizara la
recepción
4 Encargado de Almacenes Recibe la mercadería
5 Encargado de Almacenes Verifica que la entrega se
encuentre completa

Procedimiento de control de movimientos internos y bajas

Objetivos

Normar las actividades que integran el proceso de control de movimientos internos del
producto y las bajas

Alcance

Este procedimiento es de aplicación en los almacenes. Inicia con la recepción de la nota de

remisión de los traspasos de la mercadería a los diferentes almacenes (almacén central,
almacén 20 de octubre y almacén de mercaderías dañadas) y las bajas de mercaderías.

Políticas

- Para el traspaso de mercaderías a almacén de dañadas, se debe tener un informe

detallado de las causas y la autorización respectiva de las gerencias.
- Se realizará las bajas de bienes por disminución de patrimonio, perdida, deterioro
obsolescencia.
- Se debe elaborar un informe para el visto bueno de los traspasos al almacén de
mercaderías dañadas y bajas de mercadería.
- Se debe realizar el acto administrativo de baja o traspaso al almacén de dañados , debe
ser firmada por la gerencia general y remitida al área de almacén, para que éste pueda
hacer el comprobante de salida en el sistema.
-
 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
1 Encargado de Almacén Previa autorización realiza el Nota de
traspaso al almacén de mercaderías traspaso
dañadas
2 Encargado de almacén A solicitud del departamento de Nota de
ventas traslada mercaderías del traspaso
almacén central al almacén20 de
octubre

Procedimiento de control documental

Objetivo

Normar las actividades que integran el proceso de control documental de la mercadería

Alcance

Este procedimiento es de aplicación en el almacén. Inicia con la recepción de la documentación de

salida (facturas, notas de traspaso y notas de entrega) del departamento de Ventas, incluye la
distribución de la documentación en el almacén para la atención de las solicitudes y termina con la
entrega de la documentación con las respectivas firmas.

Políticas

Es responsabilidad del encargado de almacenes de.

1. Supervisar que la información del documento sea confiable

2. Mantener actualizada el archivo de los documentos
3. Pasar toda la documentación (facturas, notas de entrega, notas de traspaso, notas de
devolución, notas de ingreso) hasta el 5 de cada mes al departamento contable

Descripción de actividades

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1 Encargado de Almacén Ordena en forma correlativa los Recepción de
documentos documentos de los
usuarios
2 Encargado de almacén Verifica que todos los documentos
tengan las autorizaciones necesarias
3 Encargado de almacén Revisa y valida la información en los
documentos

Procedimientos de empaque y despacho

Objetivo

Describir el procedimiento para realizar la entrega de la mercadería, asegurando al preservación

del producto hasta la entrega al destinatario
Alcance

Este procedimiento aplica a las entregas que realiza el almacén central, al destinatario final, así
como a transportista.

Política

1. La distribución de entregas tendrá como prioridad los pedidos que no se entregaron.

2. Es responsabilidad del encargado de almacenes mantener en buenas condiciones el
vehículo que le ha sido asignado, así como los documentos de referencia (facturas,
ordenes de trabajo, notas de entrega, notas de traspaso, notas de devolución y garantías.
3. Todas las cajas de cartón, plástico o paquetes deberán estar identificadas.
4. Es responsabilidad del encargado de almacenes, contar con toda la documentación de
soporte de las entregas.
5. El orden y acomodo de la mercadería en el vehículo debe realizarse con todas las medidas
de seguridad.
6. Es responsable del encargado de almacenes y ayudante recabar en la entrega de la
mercadería, el nombre, firma y sello de conformidad del cliente.
7. El almacén deberá enviar las salidas al área contable para soportar salidas.

FLUJO GRAMA HOJA 2

Descripción de actividades

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1 Encargado de Almacén
2 Encargado de almacén
3 Encargado de almacén

Procedimientos de Devolución

Objetivo

Normar las actividades que integran el proceso de entradas al Almacén Central de productos
devueltos por el cliente.

Alcance

Este procedimiento aplica a.

- Devoluciones del cliente final realizadas en el momento de la entrega por dañado.

- Devoluciones del producto por parte del cliente final en un período posterior a la entrega
- Devoluciones del producto por cambios por un equipo igual u otro modelo

Políticas de operación

1. El encargado de almacenes también podrá recoger la mercadería en el cliente final.

 2. El departamento de ventas y Servicio técnico informará al almacén Central las
devoluciones solicitadas.
3. Solo se recogerá devoluciones que tengan documentación de soporte

Diagrama de flujo

Descripción de actividades

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1 Ventas o Servicio técnico
2 Encargado de almacén
3 Encargado de almacén
Encargado de almacenes
Gerente comercial
Envía vía mail, solicitud de Notas de
devolución por el cliente devolución
Envía documento soporte
Entrega la mercadería solicitada
previa revisión de los documentos.
Identifica la mercadería defectuosa Nota de traspaso
con etiqueta y envía al almacén de
mercadería dañada.
Notifica periódicamente información
sobre es estado de las mercaderías
devueltas
Analiza la información y establece
acciones correctivas

Procedimientos de toma física de inventarios

Objetivos

Realizar los inventarios físicos mensuales aleatorios y anual al 100% de las existencias de
productos en el todos los almacenes, para cumplir con las disposiciones normativas
correspondientes al respecto y evaluar el desempeño de las operaciones.

Alcance

Comprende toma de inventario de todas las existencias, considerando los registros del sistema de
control de inventarios.

Políticas

a. Generales
- Se determinará las fechas en coordinación con el departamento de almacenes y otras de
forma sorpresiva.
- Los inventarios se deberán llevar a cabo en periodos donde las operaciones no se vean
afectadas por el tiempo que dure la toma del mismo.
- Los inventarios se programarán para realizarse de 1 a 3 días.
- Las existencias físicas que aún no estén registradas en el sistema, y que por ello no se
contarán, serán las siguientes:
 Mercadería recibida en palet, y pendiente de alta (costo y precio)
 Devoluciones pendientes de registrar.
 Mercaderías pendientes de despacho.
 - El ajuste al inventario, una vez autorizado, se hará en forma automática en el sistema de
control de inventarios.
b. Acomodo
- Una semana antes de la toma de inventario, se acomodará los almacenes, con el objeto de
tener un orden que facilite el conteo, se verificarán las etiquetas de identificación de cada
artículo.
- En este período se verificará constantemente la ubicación de los artículos dañados así
como su correcta identificación.
c. Cierre de operaciones previo al inventario.
- El cierre de facturación será un dia antes de realizar el inventario, y se recomendará al
departamento de ventas y servicio técnico no programar actividades de entrega de
mercaderías.
d. Identificación de almacenes teóricos a contar.
- Se deberá identificar y precisar el alcance del inventario respecto al os almacenes
registrados en el sistema, se sugiere utilizar una tabla que contenga al menos los
siguientes datos:
T1 T2 20 oct Bauleras ALM. ALM. OBSERVACIONES
DAÑADAS CENTRAL
Tienda Tienda Almacén 20 de Almacén Almacén Almacén Explicación
piso 1 piso2 octubre 20 de central central 1, 2 acerca del
octubre y3 tratamiento.

e. Organización del personal

- Para el inventario se dividirá a los participantes en los siguientes puestos:
 Supervisores. - Serán los encargados de cada grupo de contadores y verificarán que
todas las ubicaciones sean contadas y resolverán los problemas que se pudieran
presentar.
 Contadores. - Se dedicarán al conteo de los títulos en cada una de las ubicaciones.
- Se asignará un supervisor para cada equipo de contadores y éste asignará al equipo las
localizaciones que deben contar.

Diagrama de flujo HOJA 3

Procedimiento para la toma de inventarios

1. El almacén deberá tener actualizados el Kardex a la fecha de cierre para comprobarlo con
las existencias físicas.
2. El inventario deberá ser validado por el encargado de almacén y jefe administrativo
3. El almacén deberá tener separados y categorizados los tipos de bienes ya sean devueltos,
dañados y dados de baja
4. El almacén deberá hacer un corte de existencia antes del inventario, considerando los
movimientos de entrada y salida que correspondan al mes en el que se va a hacer el
inventario.
Descripción de actividades
PASO RESPONSABLE
1 Gerencia General
Departamento de contabilidad
2 Departamento de contabilidad
3 Departamento de contabilidad
Encargado de almacén
Departamento de contabilidad
Contadores
Supervisor
Departamento contable
Encargado de almacenes
Departamento contable
Gerencia General
Departamento contable
ACTIVIDAD DOCUMENTO
Definen fecha de inventario físico.
Gira circular a todas las áreas
informando fechas para la toma de
inventarios y cierre temporal de
operaciones.
Realiza reunión previa a la toma de
inventario, con todo el personal que
participará y explica el
procedimiento a seguir en el
inventario.
Realiza actividades de acomodo
previas al inventario
Asigna los puestos de cada uno de
los participantes formando grupos
para cada una de las actividades de
acuerdo al personal disponible:
Se formarán grupos de 2 personas.
Verifican que la localización a contar
esté debidamente acomodada y en
su caso deberá acomodarla para
iniciar su conteo.
Valida el conteo, aleatoriamente
verifica que las cajas estén llenas y
anota en la planilla de inventario.
Hace las aclaraciones necesarias
Realiza las sumatorias y saca
diferencias entre el sistema de
control y lo contado
Realiza revisiones para presentar
descargos
Revisa los descargos y prepara
cuadro de resumen de resultados y
propone ajustes
Genera acciones correctivas y
preventivas
Elabora ajustes. Termina
procedimiento