VIAJES Y GASTOS (EX)

MANUAL DE USUARIO
(VIAJERO)

PROYECTO PILOTO “VIATICO VIRTUAL”

TRILCE-POPLE SOFT

JUNIO DE 2018
 Manual de Generación de Viáticos e Informe de
Gastos- Usuarios

CONTENIDO
INGRESO A TRILCE ............................................................................................................... 3
1.- REGISTRAR SOLICITUD DE VIÁTICOS: Ruta: Trilce/ Servicios Varios/
Viáticos/Solicitud de Viáticos. .................................................................................. 4
2.- GENERACIÓN DE INFORME DE GASTOS: ...................................................................... 15
2.1.- Informe de Gasto: Agregar comprobante de Pago ............................................ 17
2.2.- Informe de Gasto: Devolución de Dinero .............................................................. 21
2.3.- Informe De Gasto: Informe Descriptivo de Gastos ............................................ 22
2.4.- Informe de Gasto: Impresión de Informe Descriptivo de Gastos ................... 23
2.5.- Informe de Gasto: Reporte Liquidación de Viáticos .......................................... 24
2.6.- Informe de Gasto: Envió a Tesorería para Revisión y Liquidación de Viaje.
......................................................................................................................................... 25
2.7.- Informe de Gasto: Reporte Liquidación de Viáticos Rechazado por
Tesorería....................................................................................................................... 26
3.- HISTORIAL DE VIÁTICOS / INFORME DE GASTOS POR PERSONA: ....................... 28

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 INGRESO A TRILCE

Para poder acceder a S i s t e m a T r i l c e , el usuario tendrá que ingresar su Id de

usuario y su contraseña, tal como se muestra en el gráfico.

La contraseña se escribirá usando el teclado virtual.

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1.- REGISTRAR SOLICITUD DE VIÁTICOS: Ruta: Trilce/ Servicios Varios/
Viáticos/Solicitud de Viáticos.

Para ingresar una nueva solicitud de viáticos, el usuario deberá seleccionar la opción
“Solicitud Viáticos”.

Luego, seleccionar si se trata de viáticos para viaje nacional o internacional, mediante

la opción “Tipo de Solicitud” / “Nacional” o “Internacional”:

Luego, seleccionar “T. Solicitud”:

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Para el tipo de Solicitud de Viáticos se consideran 2 tipos de acuerdo al nivel
casuística, para el cual vamos a detallar:
 Solicitud Anticipo Viatico
Para este tipo solo de consideran los anticipos superiores a la fecha de creación,
por ejemplo para los anticipos que vas a solicitar de la fecha actual hacia
adelante.

Para el sistema solo le habilitara el calendario posterior a la fecha de hoy como

se muestra en la imagen

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  Reembolso de Viatico
Para este tipo de solicitud se consideran los anticipos antes de la fecha actual por
ejemplo los viajes que ya se realizaron y se requiere el reembolsen del dinero.

Para el sistema solo le habilitara el calendario antes de la fecha de hoy como

se muestra en la imagen

Seleccionar “Tipo”:

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Seleccionar data de Destino “Departamento”, “Provincia” y “Distrito”:

Indicar el tiempo de duración del viaje, señalando la fecha de inicio y la fecha fin.
Para ello, ingresar rango de fechas “Desde” y “Hasta”:

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Importante:
Para las solicitudes de viáticos, especificarán fechas mayores o iguales a la fecha actual.
Para el caso de solicitudes de reembolso, solo se permitirá el ingreso de fechas anteriores
a la fecha actual.-

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Seleccionar los gastos a incluir en la solicitud, si no desea algún gasto solo deberá de
quitar el check de selección.

El usuario puede seleccionar marcando o desmarcando cualquiera de los ítems que se

listan Asimismo, el monto puede modificarse, siempre y cuando no supere el monto
máximo definido.

Importante
Una vez seleccionado y verificado los campos de su anticipo/ reembolso de gastos
deberá de verificar si su cuenta bancaria es la correcta:

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Verificado que todos los datos son correctos, hacer Clic en “Agregar” para generar su
nueva solicitud de anticipo/reembolso.

Si la realización de su solicitud de anticipo se realizó con éxito aparecerá el siguiente

mensaje:

Ya generada su solicitud de anticipo/reembolso aparece la siguiente pantalla con los

montos de acuerdo a la cantidad de días que solicito su anticipo.

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Una vez verificado los montos, conceptos de su solicitud deberá de adjuntar un
documento sustentara su viatico, ya sea una invitación, carta, solicitud, etc. Para
realizar solo deberá de dar “Clic” en la siguiente imagen.
Clic en la opción “Doc.Invt.”:

Clic en el botón “+”:

Seleccionar el archivo a cargar:

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Clic en el botón “Grabar”:

Clic en “Si”

*Recuerde que el sistema solo acepta archivos PDF.

En su Hoja de Solicitud de Viáticos esta todos los datos relacionados a su Viatico

Generado, esto lo puede generar de la siguiente manera:

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Esto debe generar un archivo que podrá imprimir con todos los parámetros relacionados
con su solicitud de Gastos.

En la hoja de gastos se detalla los parámetros que tendrá que realizar para su rendición de
gastos.
Una vez generada su Hoja de Solicitud de Gastos, deberá de verificar los montos y revisar
su cuenta Bancaria de abono.

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Ahora deberá de enviar la solicitud, solo dar clic en la siguiente imagen.

Le aparece un mensaje de confirmación, si está seguro de enviar su solicitud solo deberá

de dar Clic en “Si”:

Si la transacción se realizó con éxito le aparece el siguiente mensaje.

Una vez terminado el proceso de Solicitud de Anticipo, necesita la aprobación de su

Jefe Inmediato para poder continuar con el proceso.

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2.- GENERACIÓN DE INFORME DE GASTOS:

Ruta: Trilce/Servicios Varios/Viáticos/Informe de Gastos.

Para poder generar su informe de gastos es necesario que TENGA UN ANCIPO
pendiente por rendir.
Una vez ingresado se debe buscar la opción en el menú superior la siguiente ruta:

Al presionar clic le deberá de cargar la siguiente interface:

En la siguiente imagen se mostraran todos los anticipos pendientes “POR RENDIR” por
parte del usuario y/o viajero.

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Una vez seleccionado el anticipo que desea rendir, solo debe de dar clic en “Generar
Informe”

Una vez realizado la accion de generar el informe, se mostrara de la siguiente manera.

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2.1.- Informe de Gasto: Agregar comprobante de Pago

Para esto solo hay que seleccionar la opción “Agregar Nuevo Comprobante”

Una vez seleccionando esta opción se le mostrara una ventana con la siguiente
información:

Donde el “Tipo de Gasto Rendir” son todos los conceptos que hemos solicitado
“Viáticos”

**La imagen es referencial ya que los conceptos van a cargar de acuerdo a su

perfil de solicitante.
Para el siguiente ejemplo vamos a realizar la rendición del concepto de
“ALIMENTACION”
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 Ahora vamos a agregar una factura con las siguientes características

Ahora vamos a buscar el proveedor de la factura que vamos a rendir.

De existir dificultad en la carqa del proveedor se deberá remitir email a

jromero@ucv.edu.pe, dti@ucv.edu.pe a fin de validar si está activo el servidor de Sunat.

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Ahora vamos a agregar la fecha de la factura

** cabe recordar que solo se habilitaran las fechas que el usuario y/o viajero solicito su
viatico.
Ahora que ya tenemos la información necesaria de la rendición por concepto de
alimentación, el siguiente formulario deberá de quedar de la siguiente manera.

**Ejemplo básico de agregar una línea de rendición

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Ahora que ya tenemos los datos básicos de nuestra rendición solo hay que dar clic en el
botón “AGREGAR COMPROBANTE”

Al dar clic en el botón “AGREGAR COMPROBANTE” la rendición del comprobante fue un

éxito.

** Imagen de referencia de rendición de gastos por concepto de alimentación.

Una vez realizado la rendición por concepto de “ALIMENTACION” los montos se

actualizan de manera automática, como se referencia en la imagen de abajo.

** De esta manera se va realizando la rendición de gastos de todos los conceptos.

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2.2.- Informe de Gasto: Devolución de Dinero

Para eso solo tiene que agregar una línea de devolución de dinero de la siguiente
manera.

En esta parte debe agregar el monto a depositar, la devolución de dinero se

realizará a la cuenta corriente bancaria de la Universidad (verificar su solicitud de
viaje o gasto que firmó al momento del otorgamiento del viatico); la cuenta bancaria
varía de acuerdo a la filial que otorgó el viatico.

** De esta manera deberá de agregar todos los comprobante de pago que sustente
el gasto de todos los conceptos que realizo la solicitud de viáticos.

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2.3.- Informe De Gasto: Informe Descriptivo de Gastos

Para el llenado del Informe Descriptivo de Gastos solo deberá de dar clic en el
siguiente “imagen”

Donde le aparecerá el siguiente formulario, debiendo redactar al detalle su viaje

realizado.

** El texto que se muestra es referencial.

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 Una vez ingresado su sustento de gastos deberá de dar clic en el botón
“GRABAR”

2.4.- Informe de Gasto: Impresión de Informe Descriptivo de Gastos

Para imprimir su informe descriptivo de gastos solo deberá de dar clic en la

siguiente “imagen”

Una vez realizada la acción el sistema le mostrara su informe de gastos listo para
imprimir.

Imagen referencial

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2.5.- Informe de Gasto: Reporte Liquidación de Viáticos

Para imprimir solo hay que dar clic en la siguiente “imagen”

Una vez realizada la acción el sistema le mostrara su hoja de rendición de gastos

listo para imprimir.

Imagen referencial

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2.6.- Informe de Gasto: Envió a Tesorería para Revisión y Liquidación de Viaje.

Una vez ingresado todos los conceptos y revisado su Informe de Liquidación de Viaje
y/o Gastos, se debe remitir a tesorería para liquidar el viaje y para su revisión haciendo
clic en la siguiente “imagen”.

El sistema le preguntara si está seguro que ya termino con su rendición de gastos,

ya que una vez enviado el informe de gastos no hay manera de agregar algún concepto
o realizar alguna modificación.

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2.7.- Informe de Gasto: Reporte Liquidación de Viáticos Rechazado por Tesorería.

Para eso el personal de Tesorería le deberá de informar que su informe de gastos

con código “00000012” (ejemplo) ha sido rechazado necesita su verificación y
corrección.

Para eso usted deberá de ingresar al sistema TRILCE y buscar su informe de Gastos
de la siguiente manera.

Si su informe de Gastos presenta rechazo por parte de tesorería, el sistema le

mostrara la siguiente alerta.

Se le habilitara la siguiente imagen que le indica que su informe de gastos presente

algunos errores que deberá de corregir.
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Para visualizar las observaciones que presenta el informe de gastos, solo deberá de
dar clic en la siguiente “imagen”

La imagen debe de mostrar siguiente interface con las observaciones presentadas.

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 Una vez revisadas y corregidas las observaciones, solo debe de volver a enviar su
informe de gastos.

3.- HISTORIAL DE VIÁTICOS / INFORME DE GASTOS POR PERSONA:

Ruta: Trilce/Servicios Varios/Viáticos/Historial de Viáticos

Para poder visualizar el estado de sus viaticos e informes de gastos debera de realizar lo
siguiente:

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Donde le aparece la siguiente imagen:

En la imagen podrá visualizar todas las solicitudes de Anticipos que realizo, también podrá
visualizar el estado actual de su solicitud.

En el caso práctico en la imagen le indica que su solicitud aun esta por aprobación de su
jefe inmediato.

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